Проанализируем ситуацию. Организация получила услуги транспортной компании, например ПЭК. Акт оказанных услуг своевременно поступил в бухгалтерию и уже проведен в учете, поэтому стоимость услуг отражена в расходах, а перед поставщиком на счете 60 сформировалась кредиторская задолженность. Позднее при сверке выяснилось, что фактически задолженности перед поставщиком уже нет: сотрудник организации еще до увольнения оплатил услуги наличными из собственных средств. Кассовый чек в бухгалтерию он своевременно не передал, возмещения расходов не потребовал, а информацию об оплате бухгалтер обнаружил только из акта сверки. Дополнительно поставщик передал организации чек, подтверждающий произведенный расчет.
На первый взгляд задача кажется простой: поставщик подтверждает оплату, поэтому оставшийся долг на счете 60 нужно закрыть. Именно такое решение предложено в обсуждении: сделать проводку Дт 60 Кт 91.01, приложив кассовый чек, акт сверки и пояснительную записку. Однако рассмотрим подробнее юридическую и бухгалтерскую сторону вопроса. В ряде случаев безопаснее сначала показать, что кредитором организации вместо поставщика стало физическое лицо, оплатившее долг, и только после документального подтверждения отказа бывшего сотрудника от возмещения списывать задолженность в доход.
Разберем по шагам исходные проводки. Поскольку акт ПЭК был получен и проведен своевременно, повторно признавать стоимость услуг не нужно. Например, если транспортные услуги относились на общехозяйственные расходы, в учете уже могла быть сформирована проводка Дт 26 Кт 60. Если услуги связаны непосредственно с продажей товаров, мог использоваться счет 44, а при включении транспортных расходов в стоимость запасов — соответствующий счет учета запасов.
При наличии правильно оформленного счета-фактуры или УПД и соблюдении остальных условий отдельно мог быть отражен входной НДС проводкой Дт 19 Кт 60, после чего налог принят к вычету. Таким образом, сейчас нам не требуется еще раз проводить акт, увеличивать расходы либо заново регистрировать приобретение услуг. Решаем исключительно вопрос расчетов.
До обнаружения оплаты бухгалтерская картина выглядит примерно так:
Услуги ПЭК приняты к учету: Дт 20, 25, 26, 44 или другого счета затрат Кт 60.
При необходимости отражен входной НДС: Дт 19 Кт 60.
В аналитике счета 60 числится кредиторская задолженность перед ПЭК.
При сверке выясняется, что по данным самого поставщика этой задолженности уже нет, поскольку деньги внесло физическое лицо.
Следовательно, выясним причину расхождения: в бухгалтерской базе отсутствует факт оплаты, а не сам расход.
Рассмотрим гражданско-правовую основу. Статья 313 ГК РФ допускает исполнение обязательства третьим лицом. Поэтому само по себе обстоятельство, что наличные в кассу ПЭК внесла не организация со своего расчетного счета и не из своей кассы, а сотрудник из личных денег, не означает, что задолженность перед поставщиком продолжает существовать.
Если поставщик принял платеж именно в счет обязательства организации, идентифицировал договор, накладную, заявку, счет или иной документ и отразил платеж в расчетах с организацией, обязательство перед поставщиком в соответствующей сумме погашено. Именно поэтому в акте сверки ПЭК показывает оплату, которой нет в бухгалтерской базе покупателя.
Однако возникает следующий вопрос: кому организация стала должна после такой оплаты? Вот здесь и находится принципиально важный момент.
По общему правилу нельзя автоматически считать, что если сотрудник не попросил деньги обратно, организация получила безвозмездный доход. В зависимости от обстоятельств у физического лица, погасившего обязательство организации, может возникнуть требование к самой организации. Кроме того, пункт 5 статьи 313 ГК РФ предусматривает переход к третьему лицу, исполнившему обязательство должника, прав кредитора в предусмотренных законом случаях.
Поэтому для надежного учета разделим две хозяйственные операции:
прекращение задолженности организации перед ПЭК;
дальнейшее урегулирование расчетов с человеком, который заплатил ПЭК собственные деньги.
Такое разделение позволяет правильно показать экономическое содержание операции и избежать ситуации, когда задолженность поставщику списывается сразу в доход, хотя у бывшего сотрудника теоретически сохраняется право потребовать компенсацию.
Рассмотрим подробнее наиболее понятную схему. Если установлено, что сотрудник действительно внес собственные деньги в оплату обязательства компании, первоначально закроем задолженность перед ПЭК и признаем задолженность перед физическим лицом.
Проводка будет следующей:
Дт 60 Кт 73 — сотрудник своими средствами погасил задолженность организации перед поставщиком.
Подобный вариант встречается и в практических рекомендациях по работе в 1С. Счет 73 предназначен для расчетов с персоналом по прочим операциям, то есть для расчетов, которые не относятся непосредственно к заработной плате и обычному подотчету.
Можно использовать отдельный субсчет, например счет 73.03 «Прочие расчеты с персоналом», если он предусмотрен рабочим планом счетов организации и конфигурацией. Конкретную аналитику закрепим в учетной политике.
Но обратим внимание на статус физического лица. Если на дату операции человек являлся работником и оплатил ПЭК в период работы в компании, использование счета 73 выглядит логично даже тогда, когда бухгалтер обнаружил операцию уже после увольнения. Аналитику ведем по конкретному физическому лицу.
Если же платеж был произведен уже после увольнения либо организация принципиально учитывает расчеты с бывшими сотрудниками как расчеты с прочими физическими лицами, можно использовать счет 76, например соответствующий субсчет прочих расчетов. Тогда проводка будет:
Дт 60 Кт 76 — задолженность перед поставщиком погашена физическим лицом, перед этим лицом признана кредиторская задолженность организации.
Выбор между счетами 73 и 76 желательно закрепить последовательно. Важнее не номер счета сам по себе, а то, чтобы аналитика ясно показывала: ПЭК организация больше не должна, но имеется отдельный вопрос расчетов с человеком, который внес деньги.
Если сотрудник подтвердит, что оплачивал услуги в интересах организации и хочет получить деньги обратно, после признания задолженности выплатим ему соответствующую сумму.
При использовании счета 73 отражаем:
Дт 73 Кт 50 — возместили расходы наличными из кассы;
или:
Дт 73 Кт 51 — перечислили компенсацию на банковский счет физического лица.
Если расчеты учитывались на счете 76, соответственно используем Дт 76 Кт 50 либо Дт 76 Кт 51.
Обратим внимание: увольнение человека не отменяет автоматически возникшие до увольнения обязательства организации перед ним. Поэтому не будем списывать задолженность только на основании того, что сотрудник больше не работает в компании.
Теперь рассмотрим ситуацию из исходного вопроса: бывший сотрудник никаких требований не предъявляет и возмещения не просит.
Одного отсутствия требования недостаточно для уверенного списания задолженности. Постараемся получить от бывшего работника письменный документ, из которого однозначно следует его воля.
Например, оформим заявление или уведомление, где физическое лицо подтвердит:
дату и сумму оплаты;
наименование ПЭК;
договор, заявку, акт или другой документ, в счет которого внесены деньги;
что платеж произведен из личных средств;
что денежных средств от организации за эту оплату он не получал;
что требования о возмещении соответствующей суммы к организации не имеет;
что освобождает организацию от обязанности вернуть указанную сумму, если такая обязанность возникла.
С юридической точки зрения такую ситуацию можно рассматривать в том числе через правила статьи 415 ГК РФ о прощении долга: обязательство прекращается освобождением кредитором должника от лежащих на нем обязанностей при соблюдении установленных законом условий.
После документального прекращения обязательства перед бывшим сотрудником отразим прочий доход:
Дт 73 Кт 91.01 — списана задолженность перед бывшим сотрудником, от возмещения которой он отказался.
Если использовали счет 76:
Дт 76 Кт 91.01 — прекращено обязательство перед физическим лицом и признан прочий доход.
В результате получаем прозрачную последовательность:
Дт 60 Кт 73 — закрываем ПЭК и признаем долг перед сотрудником;
Дт 73 Кт 91.01 — после документального отказа сотрудника от компенсации признаем прочий доход.
Экономический результат этих двух проводок действительно близок к предложенной на форуме единственной проводке Дт 60 Кт 91. Но двухэтапная схема подробнее отражает реальные хозяйственные события: сначала один кредитор фактически заменяется другим, затем второе обязательство прекращается.
Теперь проанализируем форумное решение непосредственно. Участнику обсуждения предложили закрыть зависшую кредиторскую задолженность проводкой:
Дт 60 Кт 91.
Также рекомендовали приложить кассовый чек, акт сверки и объяснительную записку, чтобы спустя время можно было восстановить причину операции.
Такой подход решает техническую проблему: сальдо по ПЭК исчезает, а разница относится на финансовый результат. Если достоверно установлено, что организация никому не обязана возвращать уплаченную сумму, результат может соответствовать экономическому содержанию события.
Однако применять такую проводку автоматически только потому, что бывший сотрудник пока не обратился за деньгами, не рекомендуем. Выясним, почему.
Проводка Дт 60 Кт 91.01 означает, что обязательство перед ПЭК прекратилось и при этом у организации возник прочий доход. Но в реальности между этими событиями может существовать еще один факт — возникновение задолженности перед человеком, который оплатил обязательство компании.
Поэтому прямой вариант разумно применять, когда документы позволяют сделать однозначный вывод, что права требования к организации у плательщика нет либо он документально отказался от такого требования, а учетная политика и профессиональное суждение организации позволяют не отражать промежуточную задолженность.
Если письменного отказа физического лица нет, более осторожной будет схема через счет 73 или 76.
В исходной ситуации важную роль сыграл акт сверки: именно благодаря ему бухгалтер обнаружил отсутствующий платеж. Но разделим назначение документов.
Акт сверки подтверждает, как стороны видят состояние взаиморасчетов, однако сам по себе обычно не заменяет первичные документы, подтверждающие конкретный факт хозяйственной жизни. Судебная практика также исходит из того, что акт сверки не является первичным учетным документом в смысле статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ.
Поэтому используем акт сверки как дополнительное подтверждение и основание для проверки, но постараемся собрать комплект документов.
В рассматриваемой ситуации в него могут входить:
договор с ПЭК;
акт оказанных услуг или УПД;
кассовый чек, переданный ПЭК;
акт сверки взаиморасчетов;
письмо ПЭК с подтверждением, что конкретный платеж физического лица был зачтен в счет задолженности организации;
служебная или бухгалтерская справка об обнаружении операции;
объяснительная бывшего работника, если ее возможно получить;
заявление об отказе от возмещения или иной документ о прекращении задолженности, если сотрудник действительно не претендует на возврат денег;
решение руководителя о порядке отражения выявленной операции.
Чем подробнее будет идентифицирован платеж, тем лучше. В документах желательно указать номер договора, номер акта, номер счета или заявки, дату оплаты, сумму и реквизиты кассового чека.
Не будем отклонять документ только потому, что оригинальный бумажный чек сотрудник своевременно не принес. Современное законодательство о ККТ предусматривает использование кассовых чеков как на бумажном носителе, так и в электронной форме. Электронный кассовый чек при соблюдении установленных требований может подтверждать произведенный расчет так же, как бумажный.
Поэтому проверим полученный от ПЭК чек. Посмотрим, позволяет ли он определить продавца, дату расчета, сумму, признаки расчета и иные обязательные реквизиты. Желательно также проверить чек через сервисы ФНС либо получить подтверждение поставщика, что именно этот платеж относится к расчетам организации.
Особое внимание уделим связи чека с конкретным обязательством организации. Сам факт наличия чека на определенную сумму еще не доказывает, что физическое лицо оплачивало именно задолженность данной организации. Эту связь желательно подтвердить данными ПЭК, актом сверки, номером накладной, договора, заказа или другим идентификатором.
Теперь посмотрим на практическую часть в программе. Если услуги уже проведены документом поступления и нам требуется только исправить расчеты, повторный документ поступления создавать не будем.
Для отражения задолженности перед сотрудником удобно использовать документ Операция в разделе Операции — Операции, введенные вручную. Такой механизм официально предусмотрен в «1С:Бухгалтерии 8» для операций, для которых нет подходящего специализированного документа или требуется сформировать бухгалтерскую корректировку вручную.
Разберем по шагам.
Откроем раздел Операции.
Перейдем в Операции, введенные вручную.
Создадим документ Операция.
В дебете укажем счет 60.01 или другой субсчет счета 60, на котором числится задолженность перед ПЭК.
В аналитике дебета обязательно выберем ПЭК, договор и документ расчетов, если учет расчетов ведется по документам.
В кредите укажем счет 73.03 или выбранный организацией счет 76.
Укажем бывшего сотрудника или физическое лицо в соответствующей аналитике.
В содержании операции подробно напишем назначение, например: «Отражена оплата задолженности перед ПЭК личными денежными средствами сотрудника, выявленная по акту сверки».
После проведения сформируется проводка Дт 60 Кт 73 либо Дт 60 Кт 76.
Затем сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету 60 и проверим аналитику ПЭК. Задолженность по конкретному договору должна уменьшиться на сумму подтвержденного платежа.
Дополнительно сформируем Анализ счета 60 или карточку счета и сопоставим результат с актом сверки ПЭК.
Если получено документальное подтверждение, что бывший сотрудник освобождает организацию от возврата денег, создадим еще одну Операцию.
Укажем:
Дт 73.03 Кт 91.01
или при использовании счета 76:
Дт 76 Кт 91.01.
Для счета 91.01 выберем подходящую статью прочих доходов. При необходимости создадим отдельную статью, позволяющую явно видеть подобные операции, например «Списание кредиторской задолженности» или «Прочие внереализационные доходы».
При настройке статьи внимательно заполним отражение в налоговом учете. Не будем автоматически ставить признак «Не принимается в налоговом учете» только потому, что оплата была сделана сотрудником. Налоговые последствия списания задолженности нужно определить отдельно.
Рассмотрим еще одно решение, встречающееся в обсуждениях специалистов 1С. Когда действующий сотрудник оплачивает задолженность организации собственными средствами, в программе иногда используют документ Авансовый отчет и вкладку оплаты поставщику. При такой схеме формируется проводка:
Дт 60 Кт 71.
То есть задолженность перед поставщиком заменяется кредитовым остатком на счете 71 — задолженностью организации перед подотчетным лицом.
В «1С:Бухгалтерии 8» документ Авансовый отчет находится в разделе Банк и касса — Авансовые отчеты. Для оплаты ранее принятой задолженности поставщику используется функциональность оплаты поставщику, а не повторное отражение самой услуги.
При этом отсутствие предварительно выданного аванса само по себе не обязательно означает невозможность кредитового остатка на счете 71. В практике учета возможен перерасход подотчетного лица, который организация затем компенсирует.
Но в нашей ситуации имеются дополнительные обстоятельства: работник уже уволен, бухгалтер узнал о платеже значительно позже, авансового отчета сотрудник своевременно не представлял и возмещения не требует. Поэтому искусственно создавать обычный подотчетный процесс только ради закрытия счета 60 не всегда удобно.
Для рассматриваемой ситуации вариант через счет 73 или 76 и ручную операцию обычно выглядит понятнее. А вариант через счет 71 разумнее использовать тогда, когда сотрудник действительно отчитывается о расходах, передает документы и организация рассматривает платеж как служебный расход подотчетного лица с последующим возмещением перерасхода.
Посмотрим на пример. Организация получила от ПЭК транспортные услуги стоимостью 12 000 рублей. Акт был своевременно проведен в учете. Допустим, для упрощения примера вся сумма задолженности по акту отражена на счете 60.
В бухгалтерской базе имеется кредитовое сальдо по ПЭК 12 000 рублей.
При сверке ПЭК сообщает, что задолженности нет. Выясняется, что сотрудник Иванов И.И. еще во время работы в компании внес в кассу ПЭК 12 000 рублей собственными средствами. ПЭК передал кассовый чек, а платеж идентифицирован как оплата услуг по договору организации.
Сначала отразим:
Дт 60 Кт 73.03 — 12 000 рублей.
После этой операции задолженность перед ПЭК закрыта. Одновременно появляется кредиторская задолженность организации перед Ивановым И.И. в размере 12 000 рублей.
Если организация выплачивает ему деньги:
Дт 73.03 Кт 51 — 12 000 рублей.
Если же Иванов письменно подтвердил, что возмещения не требует и освобождает организацию от обязанности вернуть деньги, после оформления соответствующего документа отражаем:
Дт 73.03 Кт 91.01 — 12 000 рублей.
В результате счет 73 закрывается, а организация признает прочий доход.
Если имеются достаточные основания не признавать задолженность перед физическим лицом вообще и организация принимает прямой вариант, результат можно отразить одной записью:
Дт 60 Кт 91.01 — 12 000 рублей.
Но еще раз подчеркнем: этот вариант используем только после документального выяснения отношений с физическим лицом, а не просто из-за того, что человек некоторое время не обращался за деньгами.
Рассмотрим подробнее налоговый учет. Согласно статье 250 НК РФ суммы кредиторской задолженности, списанной в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям, по общему правилу относятся к внереализационным доходам. Исключения предусмотрены статьей 251 НК РФ.
Поэтому если организация признала задолженность перед бывшим сотрудником, а затем он документально простил этот долг, необходимо проанализировать возникновение внереализационного дохода.
Для обычного бывшего сотрудника, который не подпадает под специальные исключения статьи 251 НК РФ, общего правила, позволяющего просто исключить сумму прощенного долга из доходов, нет. Следовательно, при применении общей системы налогообложения такая сумма, как правило, учитывается во внереализационных доходах.
Поэтому не следует автоматически отражать проводку на счете 91.01 только в бухгалтерском учете с признаком «не принимается в НУ». Сначала определим правовое основание прекращения задолженности и только затем настроим налоговый учет.
Если сумма существенная или обстоятельства платежа нестандартны, целесообразно дополнительно получить профессиональное налоговое заключение с учетом документов конкретной организации.
Если организация применяет УСН, также не будем исходить из того, что списание кредиторской задолженности вообще не влияет на налог.
Статья 346.15 НК РФ при определении доходов отсылает к правилам статей 248 и 250 НК РФ. Поэтому списанная кредиторская задолженность в предусмотренных законодательством случаях может формировать внереализационный доход и у организации на УСН.
Отдельно разберем первоначальную стоимость услуг. Если организация применяет УСН «доходы минус расходы», признание самой стоимости услуги зависит от правил главы 26.2 НК РФ, вида расхода и выполнения условий его признания. Не будем смешивать этот вопрос с бухгалтерским закрытием счета 60.
Если расход по услугам уже был учтен в налоговом учете, а выяснение способа оплаты способно изменить дату выполнения условия об оплате, проверим налоговый регистр за соответствующий период. Особенно внимательно проанализируем ситуацию, когда сотрудник фактически оплатил услугу в одном налоговом периоде, а бухгалтер узнал об этом значительно позже.
Если организация применяет ОСНО и входной НДС по услугам ПЭК был правомерно принят к вычету, сам по себе факт оплаты задолженности третьим лицом или последующего прощения возникшего обязательства не означает автоматической обязанности восстановить НДС.
Перечень оснований для восстановления НДС установлен статьей 170 НК РФ. Прощение задолженности само по себе в этот перечень не включено.
Но проверим первоначальные условия вычета: наличие счета-фактуры или надлежащего УПД, принятие услуг к учету, использование их в облагаемой НДС деятельности и другие необходимые условия. Если они были выполнены, не будем повторно корректировать НДС только из-за обнаружения способа оплаты.
В исходной ситуации сотрудник уже уволился, а платеж обнаружен при сверке. Это может означать, что операция относится к прошлому отчетному периоду. Тогда кроме выбора проводки нам необходимо применить правила исправления ошибок в бухгалтерском учете.
Рассмотрим ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности».
Если ошибка текущего года выявлена до его окончания, исправим ее в том месяце, когда она обнаружена.
Если ошибка относится к предыдущему отчетному году, порядок зависит от момента выявления, утверждения бухгалтерской отчетности и существенности ошибки.
Если ошибка прошлого года несущественная и отчетность уже подписана, ПБУ 22/2010 позволяет исправлять ее в текущем периоде, а возникшую прибыль или убыток отражать через прочие доходы или расходы.
Если же ошибка предыдущего года является существенной и обнаружена после утверждения отчетности, применяются специальные правила ПБУ 22/2010, включая использование счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» и при необходимости ретроспективный пересчет сравнительных показателей.
Поэтому нельзя считать счет 91 универсальным решением для любой старой операции. Сначала установим дату фактической оплаты, дату обнаружения ошибки, статус бухгалтерской отчетности за соответствующий год и критерий существенности, закрепленный в учетной политике.
Организации, имеющие право применять упрощенные способы бухгалтерского учета, дополнительно проверят предусмотренный для них порядок исправления существенных ошибок.
Услуги по акту уже были признаны правильно и своевременно. Следовательно, причина расхождения находится не в документе поступления, а в отсутствующей операции оплаты.
Не будем без необходимости перепроводить старый акт, менять стоимость услуг или создавать фиктивный банковский либо кассовый платеж от организации.
Особенно опасно создавать в 1С документ списания с расчетного счета с корреспонденцией счета 51, если фактически с расчетного счета деньги не уходили. Такая запись приведет к расхождению с банковской выпиской.
Аналогично не будем искусственно отражать Дт 60 Кт 50, если наличные не выдавались из кассы организации. В противном случае кассовая книга и остаток счета 50 окажутся недостоверными.
Наша задача — показать реальный источник исполнения обязательства: личные деньги физического лица.
Рассмотрим подробнее внутреннее документирование. Помимо документов от ПЭК и бывшего сотрудника подготовим бухгалтерскую справку.
В ней зафиксируем:
когда проводилась сверка с ПЭК;
какое расхождение выявлено;
по какому акту или договору в базе числилась задолженность;
кто фактически произвел платеж;
дату и сумму кассового чека;
какими документами ПЭК подтверждает зачет платежа в счет обязательства организации;
почему первоначально информация об оплате отсутствовала в бухгалтерии;
какое решение принято по расчетам с бывшим сотрудником;
какие бухгалтерские проводки выполняются;
почему выбран счет 73 либо 76;
как операция отражается в налоговом учете;
к какому периоду относится исправление по правилам ПБУ 22/2010, если операция прошлых лет.
Такой документ особенно полезен в рассматриваемой ситуации. Через несколько лет из одной проводки Дт 60 Кт 91 практически невозможно понять, почему поставщику внезапно уменьшили задолженность и признали доход. Бухгалтерская справка позволит восстановить всю цепочку событий.
После отражения корректировки не ограничимся просмотром одной проводки. Проверим результаты комплексно.
Сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету 60 по ПЭК.
Проверим нужный договор и документ расчетов.
Убедимся, что сумма оплаты закрыла именно тот долг, который указан в акте сверки.
Сформируем Карточку счета 60 и проследим всю цепочку от акта оказанных услуг до корректирующей операции.
Если использовали счет 73, сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету 73 по бывшему сотруднику.
Если использовали счет 76, аналогично проверим аналитику счета 76.
Если задолженность списана в доход, сформируем Анализ счета 91.01 и проверим выбранную статью прочих доходов.
Сопоставим конечное сальдо по ПЭК с новым актом сверки.
Проверим налоговый учет операции и отражение суммы при закрытии месяца.
Если после проводки счет 60 формально закрылся, но в акте сверки все равно остается расхождение, проверим аналитику: договор, документ расчетов, вид задолженности и дату операции. В 1С часто проблема заключается не в общей сумме по счету 60, а в том, что дебет и кредит числятся на разных договорах или разных документах расчетов и поэтому автоматически не закрываются.
Подведем практический итог и выберем последовательность действий.
Если бывший сотрудник доступен для связи, рекомендуем сначала оформить задолженность перед ним. Получим от ПЭК подтверждение платежа, чек и связь платежа с конкретным обязательством организации. Затем отразим Дт 60 Кт 73 или Дт 60 Кт 76.
После этого выясним позицию бывшего сотрудника.
Если он хочет получить деньги, возместим сумму проводкой Дт 73 Кт 50/51 либо Дт 76 Кт 50/51.
Если он действительно отказывается от возмещения, оформим письменное подтверждение прекращения задолженности и только затем сделаем Дт 73 Кт 91.01 либо Дт 76 Кт 91.01.
Прямую проводку Дт 60 Кт 91.01, предложенную в обсуждении, будем рассматривать как упрощенный вариант только при наличии достаточных документов, подтверждающих, что обязательства перед физическим лицом у организации нет.
Само по себе увольнение сотрудника или отсутствие требования о компенсации на текущую дату таким подтверждением не является.
Сверим счет 60 по ПЭК и определим конкретный незакрытый акт.
Получим от ПЭК кассовый чек и подтверждение, что платеж относится именно к обязательству нашей организации.
Не будем повторно проводить акт оказанных услуг — расход уже отражен.
Определим, когда сотрудник произвел платеж: во время работы или после увольнения.
Выясним, существует ли требование физического лица к организации о возврате уплаченных денег.
Если такое обязательство существует, закроем поставщика проводкой Дт 60 Кт 73 либо Дт 60 Кт 76.
Если деньги сотруднику возмещаются, отразим Дт 73/76 Кт 50/51.
Если бывший сотрудник документально освобождает организацию от возврата денег, отразим Дт 73/76 Кт 91.01.
Прямую проводку Дт 60 Кт 91.01 применим только тогда, когда документально обосновано отсутствие задолженности перед физическим лицом.
Если платеж относится к прошлому году, дополнительно применим правила ПБУ 22/2010 и определим существенность ошибки.
Проверим налог на прибыль или УСН при списании задолженности в доход.
Сформируем оборотно-сальдовые ведомости и убедимся, что данные 1С совпадают с актом сверки ПЭК.
В рассматриваемой ситуации стоимость услуг ПЭК повторно в расходы не включаем, поскольку акт оказанных услуг уже был своевременно проведен. Исправляем именно расчеты.
Наиболее прозрачный вариант — сначала показать погашение задолженности перед поставщиком за счет личных средств сотрудника проводкой Дт 60 Кт 73, а если человек на момент расчетов уже рассматривается как стороннее физическое лицо — использовать подходящий субсчет счета 76.
Затем отдельно решаем вопрос задолженности перед бывшим сотрудником. Если сумма ему возмещается, закрываем счет 73 или 76 через кассу либо расчетный счет. Если бывший работник документально отказывается от возмещения, списываем задолженность в прочий доход проводкой Дт 73/76 Кт 91.01 и отдельно анализируем налоговые последствия.
Предложенная на форуме проводка Дт 60 Кт 91 действительно позволяет технически закрыть остаток по поставщику, однако применять ее без дополнительного анализа не стоит. Отсутствие просьбы о компенсации еще не доказывает отсутствие обязательства перед человеком, который заплатил за организацию.
В «1С:Бухгалтерии 8» такую корректировку удобно оформить через Операции — Операции, введенные вручную документом Операция. Если операция действительно оформляется как расход подотчетного лица с последующим возмещением перерасхода, можно рассмотреть документ Авансовый отчет в разделе Банк и касса, но для уже уволенного сотрудника и поздно обнаруженного платежа схема через счета 73 или 76 обычно нагляднее.
К операции приложим чек ПЭК, акт сверки, акт оказанных услуг, подтверждение назначения платежа, бухгалтерскую справку и по возможности письменное объяснение или заявление бывшего сотрудника. Если операция относится к закрытому прошлому году, дополнительно применим ПБУ 22/2010 и определим, является ли выявленная ошибка существенной.
Главный принцип: не будем закрывать счет 60 произвольной проводкой только ради совпадения акта сверки. Сначала восстановим экономическую цепочку операции — кто заплатил, за какое обязательство, возникло ли право на возмещение и прекращено ли оно документально, — а уже после этого сформируем проводки в 1С.
Информация носит справочный характер