Рассмотрим ситуацию, когда крестьянское (фермерское) хозяйство зарегистрировано как юридическое лицо, в нем несколько членов или учредителей, а глава КФХ действует без трудового договора. Возникает практический вопрос: можно ли выдать такому главе наличные деньги под отчет, оформить расходный кассовый ордер и затем принять авансовый отчет с чеками, накладными и другими первичными документами.
На первый взгляд решение кажется очевидным: глава КФХ фактически руководит хозяйством, приобретает товары, ГСМ, запчасти, семена, удобрения, корма, оплачивает хозяйственные расходы и затем представляет подтверждающие документы. Однако для КФХ — юридического лица важно разделить две разные ситуации: выдачу денежных средств именно под отчет и возмещение расходов лицу, которое оплатило хозяйственные нужды своими деньгами.
Разберем подробнее, почему не всегда безопасно оформлять выдачу наличных главе КФХ без трудового договора через стандартный счет 71 и документ АвансовыйОтчет, а также какие варианты оформления можно применить на практике.
Главный вывод: если глава КФХ — юридического лица не является работником по трудовому договору и не выполняет работы или услуги по гражданско-правовому договору, выдачу ему наличных как обычному подотчетному лицу лучше не оформлять автоматически. Для юридического лица наиболее безопасно либо оформить правовое основание для выдачи под отчет, либо применять другой порядок: прямую оплату поставщикам, корпоративную карту, возмещение подтвержденных расходов главы КФХ, использование расчетов через счет 76.
При этом сам факт отсутствия трудового договора не означает, что глава КФХ не может приобретать товары и услуги для хозяйства. Он может действовать от имени КФХ в пределах полномочий, предусмотренных уставом, решением членов хозяйства и сведениями в ЕГРЮЛ. Но порядок передачи ему денег и отражения расчетов в бухгалтерском учете необходимо оформить отдельно.
КФХ может осуществлять деятельность как без образования юридического лица, так и в форме юридического лица. В рассматриваемой ситуации речь идет именно о КФХ — юридическом лице, в котором несколько учредителей или членов.
Фермерское хозяйство — юридическое лицо представляет собой объединение граждан на основе членства для совместной деятельности в сфере сельского хозяйства. Его участники лично участвуют в деятельности хозяйства и объединяют имущественные вклады.
Важно понимать, что член КФХ, учредитель КФХ и работник КФХ — это не всегда одно и то же лицо.
Рассмотрим различия подробнее.
Член КФХ участвует в деятельности хозяйства на основании членства, устава, решения членов КФХ и иных внутренних документов хозяйства.
Учредитель КФХ участвует в создании юридического лица и может являться его членом, но само по себе учредительство не означает трудовые отношения.
Глава КФХ может быть лицом, которое организует деятельность хозяйства или представляет его интересы, если соответствующие полномочия предусмотрены уставом и отражены в сведениях о юридическом лице.
Работник КФХ выполняет трудовую функцию на основании трудового договора и получает заработную плату.
Исполнитель по гражданско-правовому договору выполняет конкретные работы или оказывает услуги по договору гражданско-правового характера.
Поэтому отсутствие трудового договора с главой КФХ не является необычной ситуацией. Глава может действовать в рамках корпоративных или членских отношений, а не как наемный работник.
Но именно здесь возникает проблема с подотчетными суммами. Классический порядок выдачи наличных под отчет построен для работников организации, а также для физических лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры. Если глава КФХ не относится ни к одной из этих категорий, использование стандартной схемы с выдачей наличных под отчет может вызвать вопросы.
Для юридических лиц порядок выдачи наличных денежных средств регулируется правилами ведения кассовых операций. Наличные под отчет выдаются физическому лицу, которое связано с организацией трудовыми отношениями либо выполняет работы или услуги по гражданско-правовому договору.
Поэтому прежде чем оформлять расходный кассовый ордер, необходимо выяснить правовой статус главы КФХ.
Рассмотрим три основных варианта.
Глава КФХ является работником и с ним заключен трудовой договор.
Глава КФХ не является работником, но с ним заключен гражданско-правовой договор на выполнение конкретных работ или оказание конкретных услуг.
Глава КФХ не является работником и не имеет гражданско-правового договора, а действует только как член КФХ или руководитель юридического лица на основании устава и решения членов хозяйства.
В первом варианте выдачу наличных под отчет можно оформлять по обычной схеме: распоряжение руководителя, расходный кассовый ордер, выдача денег, авансовый отчет, подтверждающие документы, окончательный расчет.
Во втором варианте необходимо особенно внимательно оценить предмет гражданско-правового договора. Сам договор должен быть реальным и содержать конкретные работы или услуги. Не следует заключать формальный гражданско-правовой договор только ради возможности выдать главе КФХ наличные под отчет. Такой подход может быть признан искусственным, особенно если фактически глава постоянно выполняет управленческие функции.
В третьем варианте стандартную схему подотчета следует применять осторожно. Формально глава действует в интересах юридического лица, но не становится работником только потому, что он является руководителем или членом хозяйства.
Поэтому для КФХ — юридического лица без трудового договора с главой безопаснее заранее закрепить порядок расчетов внутренними документами и выбрать способ учета, который соответствует фактическим отношениям.
На практике часто предлагают оформить выдачу денег главе КФХ через расходный кассовый ордер и затем принять авансовый отчет. Такой вариант действительно удобен: он понятен кассиру, бухгалтеру и привычен в программе 1С.
Однако необходимо различать два случая.
Если речь идет о КФХ без образования юридического лица, глава КФХ фактически действует как индивидуальный предприниматель. Для индивидуальных предпринимателей предусмотрен упрощенный порядок ведения кассовых операций. В такой ситуации предприниматель может оформлять расходы удобным для себя способом, а использование РКО и авансового отчета может применяться как внутренний учетный порядок.
Но КФХ — юридическое лицо не является индивидуальным предпринимателем. На него распространяются правила ведения кассовых операций, установленные для юридических лиц. Поэтому нельзя без дополнительного анализа переносить порядок, подходящий для главы КФХ без образования юридического лица, на КФХ, зарегистрированное как юридическое лицо.
Рассмотрим подробнее, почему это важно.
У юридического лица имеется самостоятельная касса, расчетный счет, бухгалтерский учет и обособленное имущество.
Деньги КФХ — юридического лица не являются личными деньгами главы КФХ.
Каждая выдача денежных средств должна иметь понятное хозяйственное основание.
Необходимо обеспечить контроль целевого расходования денежных средств.
Следует исключить ситуацию, когда хозяйственные деньги долго числятся за главой КФХ без отчетности и документов.
Поэтому РКО и авансовый отчет могут использоваться как элемент внутреннего документооборота, но прежде необходимо обеспечить правовое основание для расчетов с главой КФХ.
Первый вариант подходит, когда глава КФХ фактически выполняет трудовую функцию: постоянно управляет хозяйством, организует работу, взаимодействует с контрагентами, контролирует работников, заключает договоры, принимает товары, распоряжается материальными ресурсами и получает вознаграждение за такую деятельность.
В этом случае можно заключить с главой КФХ трудовой договор. Тогда он становится работником юридического лица, а выдача денежных средств под отчет оформляется по общему правилу.
Но при оформлении трудового договора необходимо учитывать особенности подписания договора. Если глава КФХ одновременно является лицом, которое действует от имени юридического лица без доверенности, он не должен подписывать трудовой договор одновременно за работодателя и за работника без специального корпоративного решения.
Рассмотрим безопасный порядок действий.
Проверим устав КФХ и определим, какой орган уполномочен принимать решение о заключении трудового договора с главой хозяйства.
Оформим решение членов КФХ, учредителей либо иного уполномоченного органа о назначении лица, которое подпишет трудовой договор от имени КФХ.
Заключим трудовой договор с главой КФХ.
Издадим приказ о приеме на работу, если такой порядок предусмотрен кадровым документооборотом хозяйства.
Настроим начисление вознаграждения и удержание НДФЛ в программе 1С.
После оформления трудовых отношений выдадим деньги под отчет через расходный кассовый ордер или перечислим их на личную банковскую карту работника.
Примем авансовый отчет с подтверждающими документами.
Такой вариант удобен для регулярных хозяйственных расходов. Например, если глава КФХ постоянно приобретает запчасти, топливо, корма, хозяйственный инвентарь, оплачивает услуги ремонта техники или расходы на перевозку, трудовые отношения позволяют применять стандартный механизм подотчета без дополнительных нестандартных схем.
В бухгалтерском учете расчеты с работником по выданным под отчет суммам обычно отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Рассмотрим пример типовых проводок.
При выдаче наличных под отчет:
Дебет 71 Кредит 50
При перечислении денег под отчет на банковскую карту работника:
Дебет 71 Кредит 51
При принятии к учету материалов, приобретенных работником:
Дебет 10 Кредит 71
При отражении услуг или расходов, относимых на затраты:
Дебет 20, 23, 25, 26, 44 или иного соответствующего счета Кредит 71
При возврате неизрасходованного остатка в кассу:
Дебет 50 Кредит 71
Если работник потратил больше, чем получил под отчет, и КФХ возмещает перерасход:
Дебет 71 Кредит 50 или 51
Затем окончательный расчет по авансовому отчету будет закрыт через счет учета расходов, товаров, материалов или услуг.
Второй вариант можно применять, когда глава КФХ не состоит в трудовых отношениях с хозяйством, но реально выполняет отдельные работы или оказывает отдельные услуги по гражданско-правовому договору.
Например, глава КФХ может выполнять конкретную работу, не связанную с постоянным руководством хозяйством: организовать ремонт определенного объекта, провести закупку конкретной партии оборудования, оказать услуги по подготовке документов для получения субсидии, выполнить отдельные транспортные работы, сопровождать сделку по приобретению техники.
Однако необходимо учитывать, что гражданско-правовой договор должен быть заключен не для формального оформления подотчета, а для реальной конкретной работы или услуги.
Разберем, что желательно указать в таком договоре.
Конкретный предмет договора.
Перечень работ, услуг или поручений, которые должен выполнить исполнитель.
Срок выполнения работ.
Размер и порядок выплаты вознаграждения, если оно предусмотрено.
Порядок компенсации подтвержденных расходов, понесенных исполнителем.
Порядок передачи денежных средств на хозяйственные нужды.
Требования к подтверждающим документам.
Срок представления отчета о расходовании средств.
Если по договору предусмотрено, что исполнитель получает денежные средства для приобретения товаров или оплаты услуг в интересах КФХ, можно оформить выдачу с последующим отчетом о расходовании средств.
Но необходимо проанализировать, не возникает ли конфликт интересов. Если глава КФХ действует от имени юридического лица без доверенности и одновременно становится исполнителем по договору, следует оформить решение членов хозяйства о заключении договора и определить лицо, уполномоченное подписать документ от имени КФХ.
Не рекомендуется заключать гражданско-правовой договор только ради того, чтобы формально признать главу КФХ подотчетным лицом. Если глава постоянно руководит хозяйством, такой договор может выглядеть как подмена трудовых отношений либо как формальная конструкция без самостоятельного хозяйственного смысла.
Этот вариант часто оказывается наиболее удобным, если глава КФХ не является работником и не имеет гражданско-правового договора.
Суть подхода состоит в следующем: глава КФХ приобретает товары, материалы, услуги или иные ценности для хозяйства за собственные деньги, собирает подтверждающие документы, представляет их в бухгалтерию, а КФХ возмещает ему фактически понесенные и подтвержденные расходы.
В этом случае не происходит предварительная выдача наличных под отчет. Соответственно, не возникает спор о том, может ли глава КФХ без трудового договора получить деньги именно в качестве подотчетного лица.
Разберем порядок действий по шагам.
Закрепим в уставе, положении о расчетах с членами КФХ либо отдельном решении членов хозяйства право главы КФХ совершать хозяйственные расходы в интересах юридического лица.
Определим перечень расходов, которые глава вправе совершать без предварительного согласования, и лимит таких расходов.
Установим, какие документы должны подтверждать расходы: кассовые чеки, товарные накладные, акты, УПД, договоры, путевые листы, чеки АЗС, счета-фактуры и другие документы.
Установим срок, в который глава КФХ представляет документы в бухгалтерию.
Оформим отчет о расходовании личных средств либо внутренний отчет о хозяйственных расходах.
Проверим, что товары, работы или услуги действительно получены КФХ и используются в его деятельности.
После утверждения расходов перечислим главе КФХ сумму возмещения на банковский счет либо выдадим наличные через кассу.
В таком случае бухгалтерский учет можно организовать через счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», а не через счет 71.
Например, когда глава КФХ за свои деньги купил запасные части для сельскохозяйственной техники, расходы можно отразить следующим образом:
Дебет 10 Кредит 76
Эта запись показывает, что материалы поступили в КФХ, а у хозяйства возникла задолженность перед главой КФХ, который оплатил покупку собственными средствами.
После перечисления компенсации главе КФХ:
Дебет 76 Кредит 51
Если компенсация выдается наличными:
Дебет 76 Кредит 50
Этот вариант особенно удобен, когда расходы возникают нерегулярно и нет необходимости постоянно передавать главе наличные деньги.
На практике многие бухгалтеры используют авансовый отчет не только для работников, но и для других лиц, которые приобрели товары для организации за собственные деньги. Это удобно, потому что форма авансового отчета позволяет перечислить документы, расшифровать расходы, указать сумму перерасхода и приложить первичные документы.
Однако необходимо различать форму документа и правовую природу расчета.
Если глава КФХ не является работником или исполнителем по гражданско-правовому договору, стандартный документ АвансовыйОтчет в 1С обычно ориентирован на расчеты через счет 71. При этом счет 71 предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами.
Поэтому возможны два подхода.
В этом варианте глава КФХ представляет не типовой авансовый отчет, а внутренний отчет о расходовании личных денежных средств. В документе отражаются:
дата составления отчета;
фамилия, имя, отчество главы КФХ;
основание для совершения расходов;
перечень приобретенных товаров, работ или услуг;
сумма каждого расхода;
реквизиты первичных документов;
сведения о принятии товаров на склад или списании расходов;
сумма, подлежащая возмещению;
подпись главы КФХ;
подпись бухгалтера;
подпись лица, утвердившего расходы.
После утверждения отчета бухгалтер отражает операции через счет 76. Такой вариант юридически более чистый, если глава КФХ не входит в круг лиц, которым можно выдавать деньги под отчет по общему кассовому порядку.
Иногда организация применяет стандартный авансовый отчет как внутреннюю форму расшифровки расходов, но проводки отражает не через счет 71, а через счет 76.
Такой подход требует осторожности. В типовой «1С:Бухгалтерии» документ АвансовыйОтчет обычно формирует движения по счету 71. Если вручную менять проводки каждого документа, повышается риск ошибок, несоответствия регистров и проблем при обновлении программы.
Поэтому не следует регулярно использовать ручную корректировку движений документов без предварительно утвержденной учетной методики.
Если хозяйство решает применять такой вариант, необходимо:
закрепить его в учетной политике;
описать порядок расчетов с главой КФХ во внутреннем положении;
обеспечить наличие первичных документов;
проверить корректность проводок по счету 76;
контролировать отсутствие необоснованных остатков по счету 71;
по возможности использовать внешнюю обработку или доработку конфигурации вместо постоянного ручного исправления движений.
Для регулярных операций лучше не использовать ручное изменение проводок типового документа как основной способ учета. Надежнее организовать отдельный документ внутреннего учета или настроить доработку программы.
Самый прозрачный вариант для крупных и регулярных расходов — не передавать деньги главе КФХ, а оплачивать товары и услуги непосредственно поставщикам с расчетного счета КФХ.
Например, КФХ может напрямую оплачивать:
семена, удобрения и средства защиты растений;
корма и ветеринарные препараты;
запасные части и ремонт сельскохозяйственной техники;
горюче-смазочные материалы по договору с поставщиком;
услуги перевозки;
аренду земельных участков;
страховые услуги;
услуги связи и интернета;
коммунальные услуги;
лизинговые и кредитные платежи;
налоги, страховые взносы, госпошлины и иные обязательные платежи.
В этом случае глава КФХ может согласовать покупку, подписать договор, принять товар или услугу, но сами расчеты будут проходить напрямую между КФХ и контрагентом.
Такой способ снижает риск:
нецелевого использования наличных денег;
долгого зависания подотчетных сумм;
споров о статусе главы КФХ как подотчетного лица;
ошибок в кассовых документах;
претензий по документальному подтверждению расходов.
В 1С такие операции обычно отражаются документом СписаниеСРасчетногоСчета, а поступление товаров, материалов или услуг — документами ПоступлениеТоваровУслуг, ПоступлениеДопРасходов, ПоступлениеОС или другими подходящими документами в зависимости от характера покупки.
Еще один удобный вариант — оформить корпоративную банковскую карту к расчетному счету КФХ и передать ее главе КФХ для оплаты хозяйственных расходов.
Этот способ позволяет не выдавать наличные из кассы. Глава КФХ оплачивает товары или услуги непосредственно картой, а затем представляет документы в бухгалтерию.
Однако необходимо понимать, что корпоративная карта не отменяет обязанность подтвердить расходы. По каждой операции должны быть документы, из которых видно, что расходы совершены в интересах КФХ.
Рассмотрим, что рекомендуется закрепить во внутреннем документе о корпоративных картах.
Кто имеет право пользоваться картой.
Какие расходы разрешено оплачивать картой.
Лимит расходов по одной операции.
Общий лимит расходов за день или месяц.
Запрет на использование карты для личных расходов.
Срок представления чеков и иных подтверждающих документов.
Порядок хранения карты.
Порядок действий при утрате карты.
Порядок возврата неизрасходованных денежных средств.
Ответственность за неподтвержденные расходы.
В бухгалтерском учете операции по корпоративной карте могут отражаться через отдельный банковский счет учета, например счет 55, если открыт специальный карточный счет, либо через счет 51, если карта привязана непосредственно к расчетному счету.
При этом расчеты с лицом, которое использует карту, можно организовать через счет 71 только при наличии статуса подотчетного лица. Если глава КФХ не является работником или исполнителем по гражданско-правовому договору, для отражения расчетов безопаснее рассмотреть использование счета 76 и отдельного внутреннего отчета о расходовании средств по корпоративной карте.
Если после проверки статуса главы КФХ принято решение, что он может получать деньги под отчет, необходимо соблюдать обычный порядок кассового оформления.
Рассмотрим последовательность действий.
Подготовим распоряжение или приказ о выдаче денежных средств.
Укажем получателя денежных средств.
Укажем сумму выдаваемого аванса.
Укажем цель выдачи: приобретение ГСМ, запасных частей, кормов, семян, хозяйственного инвентаря, оплата услуг перевозки и так далее.
Укажем срок, на который выдаются деньги.
Оформим расходный кассовый ордер.
Выдадим наличные получателю.
После совершения расходов примем отчет с первичными документами.
Проверим документы и утвердим отчет.
Оформим возврат неиспользованных средств либо возместим перерасход.
В расходном кассовом ордере следует четко указывать назначение выдачи. Формулировка «на хозяйственные нужды» допустима, но при возможности лучше конкретизировать цель.
Например, можно использовать формулировки:
«Выдача денежных средств для приобретения запасных частей к трактору».
«Выдача денежных средств для оплаты ГСМ для сельскохозяйственной техники».
«Выдача денежных средств для закупки ветеринарных препаратов».
«Выдача денежных средств для приобретения кормов для сельскохозяйственных животных».
«Выдача денежных средств для оплаты хозяйственных расходов по ремонту складского помещения».
Чем точнее определено назначение аванса, тем проще будет проверить расходы и подтвердить их производственный характер.
Независимо от выбранной схемы рекомендуется утвердить локальный документ, который регулирует расчеты с главой КФХ, членами хозяйства и иными физическими лицами, участвующими в хозяйственной деятельности.
Такой документ можно оформить как:
положение о расчетах с подотчетными лицами;
положение о расходовании денежных средств главой КФХ;
положение о корпоративных банковских картах;
регламент возмещения хозяйственных расходов членам КФХ;
решение членов КФХ о порядке совершения хозяйственных расходов;
приложение к учетной политике КФХ.
Рассмотрим, какие положения желательно включить в такой документ.
Перечень лиц, которым разрешено совершать хозяйственные расходы от имени КФХ.
Основания для выдачи денежных средств.
Порядок согласования расходов.
Лимиты наличных расходов.
Правила использования корпоративных банковских карт.
Сроки представления отчетов и подтверждающих документов.
Перечень обязательных первичных документов.
Порядок возврата неиспользованных средств.
Порядок возмещения перерасхода.
Порядок отражения операций в бухгалтерском учете.
Лицо, утверждающее расходы главы КФХ.
Порядок действий при отсутствии или утрате первичных документов.
Особенно важно определить, кто утверждает расходы самого главы КФХ. Если глава одновременно подписывает отчет как лицо, совершившее расходы, и как руководитель, утверждающий расходы, возникает риск формального самоконтроля.
Поэтому рекомендуется, чтобы расходы главы КФХ утверждал другой уполномоченный член хозяйства, коллегиальный орган, общее собрание членов КФХ либо лицо, прямо указанное в уставе или решении членов хозяйства.
Даже если не используется стандартный авансовый отчет, необходимо обеспечить документальное подтверждение расходов.
Рассмотрим рекомендуемую структуру внутреннего отчета главы КФХ.
Наименование КФХ — юридического лица.
Номер и дата отчета.
Фамилия, имя, отчество главы КФХ.
Основание для совершения расходов: решение членов КФХ, положение, приказ, доверенность, утвержденный бюджет или иной документ.
Период, за который представлен отчет.
Перечень хозяйственных операций.
Наименование поставщика или исполнителя.
Наименование приобретенных товаров, работ или услуг.
Сумма расходов.
Реквизиты чека, накладной, акта, УПД, счета-фактуры или другого документа.
Сведения о принятии товаров на склад.
Сведения о списании расходов на производство или иные нужды КФХ.
Сумма, подлежащая возмещению.
Подпись главы КФХ.
Подпись бухгалтера о проверке документов.
Подпись лица, утвердившего отчет.
Если расходы связаны с приобретением материалов, обязательно необходимо оформить их фактическое поступление. Например, если глава КФХ купил запасные части, семена, удобрения или корма, в учете должно быть видно не только то, что он потратил деньги, но и то, что ценности поступили в КФХ.
Если речь идет об услугах, необходимо подтвердить факт оказания услуги. Например, при ремонте техники следует иметь акт выполненных работ, заказ-наряд, документы на использованные запчасти и иные документы, предусмотренные договором.
Рассмотрим практический вариант, когда глава КФХ не является сотрудником, покупает товары за личные средства, а КФХ затем возмещает расходы.
В типовой «1С:Бухгалтерии» для отражения такой операции необходимо не просто создать документ АвансовыйОтчет, потому что стандартный механизм подотчета чаще всего ориентирован на расчеты с работниками через счет 71.
Рассмотрим более аккуратную схему.
Заведем главу КФХ в справочник Контрагенты или используем отдельную аналитику для расчетов с физическими лицами, если это предусмотрено настройками программы.
Отразим поступление материалов, товаров, услуг или иных ценностей документом, соответствующим характеру операции.
В качестве расчетного счета укажем счет 76 или субсчет, предназначенный для расчетов с главой КФХ.
Отразим задолженность КФХ перед главой КФХ на сумму подтвержденных расходов.
После утверждения отчета оформим выплату через документ СписаниеСРасчетногоСчета или ВыдачаНаличных.
Проверим, что задолженность по счету 76 закрылась.
Например, глава КФХ приобрел за личные деньги удобрения на сумму 45 000 рублей. Удобрения поступили на склад и подтверждены товарной накладной.
В учете можно отразить:
Дебет 10 Кредит 76 — 45 000 рублей.
После перечисления возмещения:
Дебет 76 Кредит 51 — 45 000 рублей.
Если расходы относятся непосредственно на производство, например оплачены услуги по ремонту техники, проводки могут выглядеть так:
Дебет 20 Кредит 76
После выплаты компенсации:
Дебет 76 Кредит 51
Если расходы относятся к общехозяйственным нуждам, может применяться счет 26. Если расходы связаны со сбытом продукции, может использоваться счет 44. Конкретный счет необходимо определить исходя из учетной политики КФХ и характера расходов.
Если глава КФХ оформлен как работник или имеет соответствующий гражданско-правовой договор и может получать деньги под отчет, в 1С можно использовать типовой механизм.
Рассмотрим последовательность работы в «1С:Бухгалтерии».
Проверим, что глава КФХ внесен в справочник ФизическиеЛица.
Проверим, что он доступен для выбора в качестве подотчетного лица.
Создадим документ ВыдачаНаличных с видом операции, соответствующим выдаче подотчетному лицу.
Укажем сумму, получателя и назначение выдачи.
Проведем документ и распечатаем расходный кассовый ордер.
После совершения расходов создадим документ АвансовыйОтчет.
На вкладке «Авансы» укажем расходный кассовый ордер, по которому выдавались деньги.
На вкладке «Товары» отразим материалы, товары, ГСМ, запасные части, семена, удобрения и другие ценности.
На вкладке «Оплата» отразим оплату поставщикам, если глава КФХ погасил задолженность перед контрагентом.
На вкладке «Прочее» отразим услуги, командировочные расходы, транспортные услуги, ремонт и другие расходы.
Проверим бухгалтерские проводки.
При необходимости оформим возврат остатка денег через документ ПоступлениеНаличных.
При перерасходе оформим доплату через документ ВыдачаНаличных или СписаниеСРасчетногоСчета.
Типовой документ АвансовыйОтчет помогает отразить поступление товаров, оплату поставщикам, расходы на услуги и другие хозяйственные операции. Но необходимо помнить, что его стандартная логика рассчитана на счет 71.
Поэтому перед использованием этого механизма убедимся, что глава КФХ имеет статус лица, которому можно выдавать деньги под отчет.
Чтобы расходы были признаны обоснованными и документально подтвержденными, необходимо собрать первичные документы.
Перечень документов зависит от вида расходов. Рассмотрим основные примеры.
При покупке товаров, материалов, кормов, семян, удобрений и запчастей — кассовый чек, товарная накладная, УПД, счет-фактура при наличии, договор, спецификация.
При покупке ГСМ — кассовый чек АЗС, отчет по топливной карте, путевой лист, документы о списании топлива.
При ремонте техники — заказ-наряд, акт выполненных работ, кассовый чек, накладная на запасные части.
При транспортных услугах — договор, заявка, акт оказанных услуг, транспортная накладная, кассовый чек или платежный документ.
При оплате ветеринарных услуг — договор, акт, кассовый чек, документы на ветеринарные препараты.
При оплате хозяйственных услуг — договор, акт, кассовый чек, счет, платежное поручение.
При приобретении основных средств — договор, УПД или накладная, акт приема-передачи, кассовый чек или платежный документ.
Недостаточно приложить только кассовый чек, если из него невозможно определить, что именно приобретено и для какой деятельности использовано. Например, если в чеке указано только общее наименование товара без расшифровки, рекомендуется дополнительно приложить товарную накладную или иной документ, позволяющий идентифицировать покупку.
Особенно тщательно необходимо документировать расходы, которые могут иметь личный характер: ГСМ, мобильная связь, питание, хозяйственные товары, ремонт транспорта, аренда помещений и другие аналогичные затраты.
В КФХ с несколькими членами или учредителями необходимо заранее определить порядок утверждения расходов главы хозяйства.
Не рекомендуется, чтобы глава КФХ единолично:
выдавал себе деньги;
подписывал расходный кассовый ордер как руководитель;
получал деньги как физическое лицо;
сам утверждал собственный отчет;
сам принимал решение о возмещении собственных расходов.
Формально такая схема может быть технически реализована, но с точки зрения внутреннего контроля она создает высокий риск претензий со стороны других членов КФХ, аудиторов, банков, налоговых органов и проверяющих органов.
Рассмотрим более безопасные варианты.
Утверждать расходы главы КФХ решением общего собрания членов хозяйства.
Назначить одного из членов КФХ ответственным за утверждение отчетов главы.
Создать коллегиальный орган, который утверждает крупные расходы.
Закрепить лимиты расходов, в пределах которых глава действует самостоятельно, а расходы сверх лимита согласовываются предварительно.
Установить обязанность представлять регулярный отчет о расходовании денежных средств, например раз в месяц.
Такой порядок особенно важен, если КФХ имеет трех и более членов, как в рассматриваемой ситуации. Чем больше участников хозяйства, тем важнее заранее согласовать правила распоряжения деньгами.
Внутреннее положение можно сформулировать в виде отдельных правил. Рассмотрим пример логики такого документа.
В положении можно закрепить, что глава КФХ имеет право совершать хозяйственные расходы в интересах КФХ в пределах утвержденного лимита. Расходы должны быть связаны с производством, переработкой, хранением, транспортировкой или реализацией сельскохозяйственной продукции, а также с обеспечением деятельности хозяйства.
Можно установить, что глава КФХ обязан представить документы в бухгалтерию в течение определенного срока после совершения расходов. Например, в течение трех, пяти или десяти рабочих дней.
Можно установить, что расходы на сумму свыше определенного лимита подлежат предварительному согласованию с членами КФХ или иным уполномоченным лицом.
Также можно закрепить, что расходы главы КФХ утверждает один из членов хозяйства, назначенный решением общего собрания, либо общее собрание членов КФХ.
При использовании корпоративной карты можно установить отдельный лимит на снятие наличных и отдельный лимит на безналичную оплату.
Важно, чтобы документ не противоречил уставу КФХ. Поэтому сначала необходимо проверить, какие полномочия главы КФХ уже предусмотрены уставом, а затем дополнить внутренний порядок деталями учета и контроля.
Главный риск при расчетах с руководителем или членом КФХ связан с тем, что расходы могут быть признаны не связанными с деятельностью хозяйства.
Например, вопросы могут возникнуть, если глава КФХ оплачивает за счет хозяйства:
личные покупки;
личные поездки;
топливо для личного автомобиля без подтверждения служебного использования;
ремонт личного имущества, не переданного КФХ;
питание, проживание и иные расходы без служебного обоснования;
расходы членов семьи, не связанные с деятельностью КФХ;
товары, которые не поступили в хозяйство и не были использованы в производстве.
Если расходы не подтверждены или не имеют производственной направленности, они не должны учитываться как расходы КФХ. Кроме того, неподтвержденные суммы могут остаться задолженностью главы КФХ перед хозяйством.
Поэтому необходимо регулярно контролировать остатки по счетам 71 и 76. Не следует допускать ситуацию, когда за главой КФХ годами числятся крупные суммы без отчетов, чеков и подтверждающих документов.
Если деньги уже были выданы главе КФХ и учтены как подотчетные суммы, необходимо правильно закрыть задолженность.
Рассмотрим возможные варианты.
Глава КФХ представил документы на всю сумму — задолженность закрывается через принятие к учету материалов, товаров, работ или услуг.
Глава КФХ потратил не всю сумму — остаток необходимо вернуть в кассу или на расчетный счет КФХ.
Глава КФХ потратил больше, чем получил — необходимо оформить возмещение перерасхода после утверждения отчета.
Документы отсутствуют — необходимо запросить документы, вернуть деньги либо рассмотреть иную правовую квалификацию суммы.
Расходы имеют личный характер — сумму необходимо взыскать с получателя или оформить иной предусмотренный законом и внутренними документами порядок расчетов.
Не рекомендуется закрывать неподтвержденную задолженность главы КФХ произвольной бухгалтерской справкой. Для каждой операции должно быть экономическое и документальное основание.
Посмотрим на несколько практических ситуаций.
Ситуация 1. Глава КФХ оформлен по трудовому договору.
В этом случае можно применять обычный подотчетный порядок. Оформляем распоряжение, РКО, выдачу денег, авансовый отчет и возврат остатка либо возмещение перерасхода. В 1С используем документы ВыдачаНаличных и АвансовыйОтчет, расчеты отражаем через счет 71.
Ситуация 2. Глава КФХ не оформлен как работник, но постоянно покупает материалы за свои деньги.
В этом случае безопаснее не выдавать ему наличные под отчет. Оформляем внутренний отчет о расходах, принимаем товары или материалы к учету и возмещаем расходы через счет 76. В 1С отражаем поступление ценностей и затем выплату компенсации.
Ситуация 3. Глава КФХ регулярно оплачивает мелкие расходы.
Можно рассмотреть корпоративную банковскую карту с утвержденными лимитами и обязательной отчетностью. Для учета используем внутренний отчет по корпоративной карте, документы поставщиков и порядок, закрепленный в положении.
Ситуация 4. КФХ приобретает дорогостоящую технику, удобрения или материалы.
Лучше оплачивать поставщику напрямую с расчетного счета КФХ. Глава КФХ может участвовать в заключении договора, приемке и контроле поставки, но деньги не передаются ему наличными.
Ситуация 5. Глава КФХ уже получил деньги под отчет без трудового договора.
Необходимо не оставлять сумму без движения. Соберем документы, проверим расходы, утвердим отчет, закроем задолженность либо оформим возврат неизрасходованных средств. Одновременно подготовим внутренний документ, который определит порядок будущих расчетов.
Рассмотрим типичные ошибки при выдаче денег главе КФХ.
Выдают наличные без распоряжения и без указания цели. Каждая выдача должна быть обоснована и документально оформлена.
Считают, что статус главы КФХ автоматически делает его работником. Членство, руководство и трудовые отношения — разные основания.
Используют счет 71 для любого физического лица. Счет 71 предназначен для расчетов с подотчетными лицами, поэтому необходимо проверить статус получателя денег.
Не устанавливают срок отчета по выданным средствам. Это приводит к накоплению неподтвержденных сумм.
Не утверждают расходы главы КФХ независимым лицом. Самоутверждение расходов снижает уровень внутреннего контроля.
Принимают к учету только кассовый чек без подтверждения поступления товаров. Для материалов, запасных частей, семян, кормов и иных ценностей необходимо подтвердить их поступление и использование.
Используют корпоративную карту для личных расходов. Все операции по карте должны быть хозяйственно обоснованы.
Оставляют крупные суммы на счете 71 или 76 без движения. Необходимо регулярно проводить инвентаризацию расчетов.
Заключают фиктивный гражданско-правовой договор только ради выдачи денег. Договор должен отражать реальные работы или услуги.
Не закрепляют порядок расчетов в учетной политике или внутреннем положении. Это создает неопределенность для бухгалтера, кассира и членов КФХ.
Подведем ситуацию к понятному алгоритму действий для КФХ — юридического лица, в котором имеется три учредителя или члена хозяйства, а глава КФХ работает без трудового договора.
Проверим устав КФХ и сведения в ЕГРЮЛ: кто является руководителем, кто действует от имени КФХ без доверенности и какие полномочия закреплены за главой.
Определим правовой статус главы КФХ: работник, исполнитель по гражданско-правовому договору или член хозяйства без трудовых отношений.
Если глава является работником или исполнителем по гражданско-правовому договору, рассмотрим выдачу денег под отчет через РКО и авансовый отчет.
Если глава не имеет трудового или гражданско-правового договора, не будем автоматически оформлять выдачу наличных через счет 71.
Выберем подходящий способ расчетов: возмещение личных расходов через счет 76, корпоративная карта либо прямые безналичные платежи поставщикам.
Подготовим положение о расчетах с главой КФХ, членами хозяйства и иными лицами.
Установим лимиты расходов, порядок согласования и сроки представления документов.
Определим, кто утверждает расходы главы КФХ.
Организуем сбор первичных документов по каждому расходу.
Настроим учет в 1С: через счет 71 для подотчетных лиц либо через счет 76 для возмещения расходов главы КФХ без трудового договора.
Регулярно проверим остатки по счетам 71 и 76.
Не допускаем использования денег КФХ для личных расходов главы или членов хозяйства.
Если глава КФХ — юридического лица не состоит с хозяйством в трудовых отношениях, выдачу ему наличных под отчет через РКО и стандартный авансовый отчет нельзя считать безусловно безопасной схемой.
Сначала необходимо определить, имеет ли глава статус работника или исполнителя по гражданско-правовому договору. При наличии такого статуса можно применять обычный порядок подотчета: выдача денег через РКО, учет через счет 71, оформление авансового отчета, возврат остатка или возмещение перерасхода.
Если глава КФХ действует только на основании членства и полномочий руководителя, безопаснее использовать иной порядок: прямую оплату поставщикам, корпоративную банковскую карту либо возмещение подтвержденных расходов через счет 76.
В КФХ с несколькими учредителями особенно важно закрепить порядок выдачи денег, согласования расходов и утверждения отчетов главы во внутреннем документе. Это позволит подтвердить хозяйственный характер расходов, исключить самоконтроль и обеспечить корректный бухгалтерский учет.
Информация носит справочный характер