← На главную

При проверке справки о доходах в 1С можно увидеть, что суммы исчисленного, удержанного, неудержанного и перечисленного НДФЛ не совпадают. Не будем сразу считать это ошибкой. Рассмотрим подробнее назначение каждого показателя, проверим расчеты на примере сотрудника и разберем по шагам, в каких документах 1С искать причину расхождения.

В рассматриваемой ситуации на 30 сентября 2023 года программа показывает следующие данные:

1. сумма дохода — 143 542,86 рубля;

2. налог исчисленный — 18 661 рубль;

3. налог удержанный — 17 829 рублей;

4. налог не удержанный — 832 рубля;

5. налог перечисленный — 16 485 рублей.

На 31 января 2023 года отражаются другие показатели:

1. сумма дохода — 16 000 рублей;

2. налог исчисленный — 2 080 рублей;

3. налог удержанный — 832 рубля;

4. налог не удержанный — 1 248 рублей;

5. налог перечисленный — 312 рублей.

Главный вывод сделаем сразу: исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ не обязаны совпадать на любую произвольно выбранную дату. Эти суммы отражают разные этапы учета налога. Однако каждое расхождение необходимо расшифровать и подтвердить документами.

Проверим арифметику по данным сотрудника

Сначала выясним, правильно ли рассчитан сам налог. Доход сотрудника на 30 сентября составляет 143 542,86 рубля. Если весь доход облагается по ставке 13 процентов и налоговые вычеты отсутствуют, расчет будет следующим:

143 542,86 × 13 процентов = 18 660,5718 рубля.

НДФЛ исчисляется в полных рублях, поэтому результат округляется до 18 661 рубля. Следовательно, показатель «Исчислено — 18 661» арифметически соответствует указанному доходу.

Теперь сравним исчисленный и удержанный налог:

18 661 − 17 829 = 832 рубля.

Полученная разница полностью совпадает с показателем «Не удержано — 832». Значит, внутри налогового учета 1С выполняется следующее равенство:

исчисленный НДФЛ = удержанный НДФЛ + неудержанный НДФЛ.

Для рассматриваемого сотрудника:

18 661 = 17 829 + 832.

Таким образом, в расчете исчисленного налога явной арифметической ошибки нет. Нам необходимо выяснить, почему 832 рубля остались неудержанными и должна ли эта сумма была быть удержана к 30 сентября.

Отдельно сравним удержанный и перечисленный налог:

17 829 − 16 485 = 1 344 рубля.

По данным программы удержанный налог превышает перечисленный на 1 344 рубля. Но прежде чем искать недоплату в бюджет, разберемся, что именно означает показатель перечисленного НДФЛ в используемой версии программы и насколько он применим к учету 2023 года.

Должны ли исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ быть равны

Рассмотрим назначение каждого показателя.

1. Сумма дохода — доход физического лица, зарегистрированный в налоговом учете на соответствующие даты фактического получения дохода.

2. Налог исчисленный — НДФЛ, рассчитанный с налоговой базы с учетом ставки, вычетов, статуса налогоплательщика и ранее исчисленного налога текущего налогового периода.

3. Налог удержанный — сумма, которую налоговый агент фактически удержал из выплачиваемого сотруднику денежного дохода.

4. Налог не удержанный — исчисленная сумма, которая по данным налогового учета пока не была удержана из дохода физического лица.

5. Налог перечисленный — сумма, которую программа относит к перечислению в бюджет. В старых механизмах учета она распределялась по сотрудникам и документам выплаты. После перехода на единый налоговый платеж практическое значение этого показателя изменилось.

При обычной полностью завершенной выплате заработной платы исчисленный и удержанный налог чаще всего совпадают. Но расхождение может быть нормальным, если доход еще не выплачен, выплачен частично, получен в натуральной форме или при выплате отсутствовала достаточная денежная сумма для удержания налога.

Перечисленный налог также может отличаться от удержанного из-за сроков уплаты, особенностей распределения платежа в 1С, ошибочной привязки платежного документа, разных регистраций в налоговых органах, ОКТМО, КБК или использования механизма единого налогового счета.

Не исправляйте суммы только ради формального равенства трех показателей. Сначала установим, какой документ сформировал каждую сумму и соответствует ли она фактической хозяйственной операции.

Учитываем изменения по НДФЛ с 2023 года

Проанализируем ситуацию с учетом правил, действовавших в 2023 году. Начиная с 1 января 2023 года дата получения дохода в виде заработной платы определяется по дню фактической выплаты дохода. НДФЛ необходимо рассчитывать и удерживать при каждой выплате заработной платы, включая выплату за первую половину месяца.

Поэтому в 2023 году важно правильно указывать даты выплаты в документах начисления и ведомостях. Неправильная дата может переместить доход и налог в другой отчетный период.

Например, если зарплата за вторую половину января фактически выплачена в феврале, соответствующий доход для целей НДФЛ относится к дате февральской выплаты. Не ориентируйтесь только на месяц, за который начислена зарплата. Для налогового учета важна дата фактического получения дохода.

Кроме того, с 2023 года применяется единый налоговый счет. Организация перечисляет единый налоговый платеж, а обязанность по НДФЛ формируется на основании расчета и уведомлений об исчисленных суммах налогов. Фактическое перечисление денег на единый налоговый счет не распределяется банком отдельно по каждому сотруднику.

По этой причине показатель перечисленного налога по конкретному физическому лицу перестал быть основным показателем для контроля расчетов с бюджетом.

ФНС России разъяснила, что в справках о доходах за 2023 год поле «Сумма налога перечисленная» можно не заполнять. Начиная с отчетности за первый квартал 2024 года этот показатель исключен из формы 6-НДФЛ и из справки о доходах.

Следовательно, для проверки НДФЛ за 2023 год в первую очередь сопоставляйте доход, исчисленный и удержанный налог. Фактическую уплату организации проверяйте отдельно по единому налоговому счету, уведомлениям и данным бухгалтерского учета.

Уточним, какую именно форму называют 2-НДФЛ

Название «2-НДФЛ» продолжают использовать в повседневной работе, но отдельная отчетность с таким названием в налоговую инспекцию больше не представляется. Сведения по физическим лицам включаются в годовой расчет 6-НДФЛ в виде приложения со справками о доходах и суммах налога.

В 1С также можно сформировать справку о доходах для выдачи сотруднику. Поэтому сначала выясним, какой объект программы проверяется:

1. Справка о доходах и суммах НДФЛ для сотрудника;

2. Справка о доходах, созданная для выдачи работнику;

3. приложение со справками физических лиц в годовом расчете 6-НДФЛ;

4. отчет Сводная справка 2-НДФЛ;

5. внутренний аналитический отчет по НДФЛ.

Если документ сформирован датой 30 сентября 2023 года, это еще не означает, что он является отдельной квартальной справкой 2-НДФЛ, представляемой в налоговую инспекцию. Приложение со справками по физическим лицам представляется в составе годового 6-НДФЛ.

Дата документа также может быть датой составления или выдачи справки, а не самостоятельным параметром отбора всех налоговых операций. Для точного контроля используйте аналитические отчеты с явно заданным периодом.

Начинаем проверку с отчета «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику»

Рекомендация из обсуждения на форуме верна: сформируем отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику. Этот отчет предназначен для совместного анализа доходов, налоговой базы, вычетов, исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ по конкретному физическому лицу.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 отчет обычно открывается из раздела Налоги и взносы через команду Отчеты по налогам и взносам. В других зарплатных конфигурациях расположение команды может незначительно отличаться.

Разберем по шагам настройку отчета:

1. Установите период с 1 января по 30 сентября 2023 года.

2. Выберите организацию, в которой работает сотрудник.

3. Установите отбор по нужному сотруднику или физическому лицу.

4. Выведите данные по датам получения дохода.

5. Выведите документы-регистраторы.

6. Проверьте ставку налога.

7. Проверьте регистрацию в налоговом органе, КПП и ОКТМО.

8. При наличии нескольких видов налоговой базы выведите соответствующую группировку.

9. Раскройте строки отчета до первичных документов.

Наша задача заключается не только в получении итоговой строки. Найдем первую дату, на которой перестало выполняться ожидаемое соотношение между исчисленным и удержанным налогом.

Если расхождение появилось уже в январе, не начинайте проверку с сентября. Сформируйте отчет за январь, затем последовательно расширяйте период до февраля, марта и следующих месяцев. Так мы определим конкретный документ, после которого возникла ошибка.

Разберем данные на 31 января 2023 года

На 31 января программа показывает доход 16 000 рублей и исчисленный НДФЛ 2 080 рублей. Проверим расчет:

16 000 × 13 процентов = 2 080 рублей.

Исчисленный налог рассчитан правильно. Далее сравним показатели:

2 080 − 832 = 1 248 рублей.

Полученная сумма совпадает с неудержанным налогом. Таким образом, на эту дату программа считает, что из 2 080 рублей удалось удержать только 832 рубля, а 1 248 рублей удержано не было.

Обратим внимание на еще одно соотношение:

832 рубля составляют 13 процентов от 6 400 рублей.

1 248 рублей составляют 13 процентов от 9 600 рублей.

Это позволяет предположить, что доход 16 000 рублей мог быть разделен на две выплаты:

1. 6 400 рублей были выплачены, и с них удержано 832 рубля;

2. 9 600 рублей еще не были выплачены либо их выплата не была правильно зарегистрирована, поэтому налог 1 248 рублей остался неудержанным.

Это только рабочая гипотеза. Подтвердим ее по документам. Точная причина определяется не делением итоговых сумм, а расшифровкой отчета до ведомостей и документов начисления.

Проверяем ведомости на выплату

Следующая рекомендация из темы форума также является ключевой: проверьте ведомости. В зарплатных конфигурациях 1С удержание НДФЛ обычно регистрируется при проведении документа выплаты.

В зависимости от способа выплаты используйте один из следующих документов:

1. Ведомость в банк;

2. Ведомость на счета;

3. Ведомость в кассу;

4. Ведомость через раздатчика.

Откройте все ведомости за январь 2023 года, в которые включен сотрудник. Рассмотрим подробнее, что необходимо проверить.

1. Дату ведомости. Она должна соответствовать фактической дате выплаты либо корректно связываться с документом, подтверждающим выплату.

2. Вид выплаты. Проверьте, выбрана ли выплата аванса, зарплаты за месяц, отпуска, расчета при увольнении или межрасчетного начисления.

3. Месяц выплаты. Ошибочно выбранный месяц может привести к неправильному подбору начислений и НДФЛ.

4. Сумму к выплате. Сопоставьте ее с фактически перечисленной сотруднику суммой.

5. Колонку «НДФЛ к перечислению». Посмотрим, какая сумма указана по сотруднику.

6. Статус выплаты. Убедитесь, что ведомость проведена и не помечена как неоплаченная.

7. Документ начисления. Проверьте, из какого документа ведомость получила сумму дохода и налога.

8. Регистрацию в налоговом органе. Начисление и выплата должны относиться к одной корректной регистрации.

Если зарплата фактически выплачена, но ведомость не проведена, программа не зарегистрирует удержание НДФЛ. В результате исчисленный налог останется в показателе «Не удержано».

Если ведомость проведена, но сотрудник в нее не включен, налог также не будет удержан по данным программы.

Если сотрудник включен, но сумма НДФЛ в ведомости отличается от расчетной, выясним, почему программа подобрала именно такую сумму. Не заменяйте ее вручную без анализа документа начисления и предыдущих выплат.

Проверяем выплату аванса за январь 2023 года

С 2023 года НДФЛ удерживается при выплате заработной платы за первую половину месяца. Поэтому отдельно проверим документ Начисление за первую половину месяца и ведомость на выплату аванса.

Разберем возможную последовательность:

1. Документом Начисление за первую половину месяца начислен доход.

2. Программа рассчитала НДФЛ с аванса.

3. Создана ведомость на выплату аванса.

4. При проведении ведомости зарегистрировано удержание НДФЛ.

5. При окончательном начислении зарплаты за январь выполнен расчет оставшегося дохода и налога.

6. Зарплата за вторую половину января выплачена отдельной ведомостью.

Если в базе имеется только ведомость на аванс, но отсутствует ведомость на окончательный расчет, программа может показать удержанный НДФЛ только с первой выплаты.

В рассматриваемом примере удержанные 832 рубля могут относиться к первой выплате. Тогда неудержанные 1 248 рублей необходимо искать в окончательном расчете за январь.

Проверьте, когда фактически была выплачена вторая часть январской зарплаты. Если выплата произведена в феврале, найдите февральскую ведомость. При правильном оформлении налог должен быть удержан на дату февральской выплаты.

Если деньги были перечислены сотруднику, но февральская ведомость отсутствует или оформлена с ошибкой, исправьте учет выплаты.

Проверяем документ «Начисление зарплаты и взносов»

Откройте документ Начисление зарплаты и взносов за январь 2023 года. Перейдите на вкладку расчета НДФЛ и найдите сотрудника.

Проверим следующие данные:

1. сумму начисленного дохода;

2. код дохода для целей НДФЛ;

3. дату получения дохода;

4. налоговую базу;

5. примененные вычеты;

6. исчисленный налог;

7. ставку налога;

8. регистрацию в налоговом органе;

9. документ-основание исчисленного налога.

Если документ начисления после создания ведомости пересчитывался, суммы в нем могли измениться. Ведомость при этом может сохранить ранее подобранные данные.

Например, сначала была начислена зарплата 16 000 рублей и создана ведомость. Затем в начислении зарегистрировали отсутствие, премию, перерасчет или вычет. После этого сумма налога изменилась, но ведомость не была заполнена заново.

Не перепроводите документы без разбора, если по периоду уже представлена отчетность. Сначала создайте копию базы и зафиксируйте движения исходных документов.

Проверяем документы межрасчетных начислений

Не ограничивайтесь документом начисления зарплаты. НДФЛ может рассчитываться и удерживаться в других документах.

Проверьте наличие следующих объектов:

1. Отпуск;

2. Больничный лист;

3. Премия;

4. Материальная помощь;

5. Разовое начисление;

6. Командировка;

7. Увольнение;

8. Доход в натуральной форме;

9. Прочие доходы;

10. Дивиденды.

В каждом документе проверьте дату выплаты. Для межрасчетного дохода указанная дата влияет на регистрацию дохода и исчисленного налога.

Если фактическая дата выплаты отличается от плановой, зарегистрируйте реальную дату предусмотренным в программе способом. Не оставляйте документ с условной датой, если деньги фактически перечислены в другой день.

Проверяем стандартные, социальные и имущественные вычеты

В рассматриваемом примере исчисленный налог равен 13 процентам от полного дохода, поэтому налоговые вычеты, вероятно, не уменьшали базу. Однако при общей диагностике обязательно проверим их.

Используйте отчеты:

1. Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками;

2. Подробный анализ НДФЛ по сотруднику;

3. Регистр налогового учета по НДФЛ.

Проверьте заявления на стандартные вычеты, уведомления налогового органа и даты начала применения вычетов.

Если вычет введен задним числом, программа может пересчитать исчисленный налог и сформировать излишне удержанную сумму. В следующей ведомости налог может уменьшиться за счет зачета переплаты.

При таком перерасчете равенство между исчисленным и удержанным налогом может восстановиться не в том же документе, а при последующей выплате.

Проверяем налоговый статус сотрудника

Убедитесь, что в карточке физического лица правильно указан статус налогоплательщика. Например, изменение статуса резидента на нерезидента влияет на ставку и может вызвать перерасчет налога с начала налогового периода.

Проверьте историю статусов, а не только текущее значение. Статус должен быть установлен на соответствующую дату получения дохода.

Если статус исправлялся задним числом, повторно сформируйте Подробный анализ НДФЛ по сотруднику и посмотрите, каким документом выполнен перерасчет.

Для доходов 2023 года также проверьте, не распределена ли налоговая база по разным ставкам. При значительном годовом доходе могли применяться ставки 13 и 15 процентов. В рассматриваемом примере доход значительно ниже установленного для 2023 года порога, поэтому расчет по ставке 13 процентов выглядит логичным.

Проверяем дубли физического лица или сотрудника

Иногда выплаты и налог распределяются между двумя карточками одного человека. Например, в справочнике Физические лица могут существовать дубли с одинаковыми фамилией, именем и отчеством, но разными ссылками.

Проверьте:

1. ИНН физического лица;

2. СНИЛС;

3. дату рождения;

4. связь карточки сотрудника с физическим лицом;

5. наличие уволенного и повторно принятого сотрудника;

6. наличие дублей в справочнике.

Если начисление относится к одной карточке физического лица, а выплата — к другой, справка может показать исчисленный налог без соответствующего удержания.

Не объединяйте карточки механическим редактированием ссылок. Используйте предусмотренный в программе сервис поиска и объединения дублей после создания резервной копии.

Проверяем регистрацию в налоговом органе, КПП и ОКТМО

Если организация имеет обособленные подразделения или в течение года меняла регистрацию, НДФЛ может учитываться по разным КПП и ОКТМО.

В Подробном анализе НДФЛ по сотруднику выведите регистрацию в налоговом органе. Сопоставьте ее в следующих документах:

1. кадровом переводе сотрудника;

2. начислении зарплаты;

3. ведомости на выплату;

4. уведомлении об исчисленных суммах налогов;

5. расчете 6-НДФЛ;

6. документах перечисления налога старого механизма учета.

Если налог исчислен по одному ОКТМО, а удержание или перечисление отнесено к другому, в отчете по конкретной регистрации появится расхождение.

В общей сумме по организации налог может совпадать, но по отдельному подразделению или справке физического лица останется разница.

Почему фактически перечислено 832 рубля, а отчет показывает 312 рублей

Рассмотрим подробнее главный вопрос пользователя. Организация перечислила в бюджет 832 рубля, но в справке или отчете по сотруднику отражено только 312 рублей.

Сначала разделим два понятия:

1. фактическое списание денег с расчетного счета организации;

2. распределение перечисленного НДФЛ по конкретному сотруднику в регистрах 1С.

Платеж на 832 рубля мог быть произведен, но программа могла распределить на данного сотрудника только 312 рублей. Оставшаяся сумма могла быть отнесена:

1. к другому сотруднику;

2. к другой ведомости;

3. к другому сроку уплаты;

4. к другому ОКТМО;

5. к другому КПП;

6. к другому КБК;

7. к другому документу выплаты;

8. к другому налоговому периоду.

Сумма 312 рублей составляет 13 процентов от 2 400 рублей. Возможно, в документ перечисления была включена только ведомость с доходом 2 400 рублей. Но подтвердим это только после расшифровки регистратора.

При учете до перехода на единый налоговый платеж сумма перечисленного налога могла регистрироваться документом Перечисление НДФЛ в бюджет либо связанными платежными документами. В документе необходимо было правильно подобрать ведомости, сотрудников и суммы удержанного налога.

Если в документ попала не вся ведомость или была указана сумма меньше фактически удержанной, по сотруднику отражалось неполное перечисление.

При учете 2023 года дополнительно учитывайте механизм единого налогового счета. Перечисленный единый налоговый платеж невозможно корректно сопоставить с одним сотрудником только по банковскому документу. Поэтому расхождение поля «Перечислено» в старом отчете не всегда означает, что организация недоплатила НДФЛ.

Проверяем документ перечисления НДФЛ в старом механизме учета

Если используемая версия конфигурации продолжает вести персонализированный учет перечисленного налога, найдите документы Перечисление НДФЛ в бюджет.

Проверим каждый документ за январь и последующие месяцы:

1. дату документа;

2. сумму перечисления;

3. организацию;

4. налоговую инспекцию;

5. КПП;

6. ОКТМО;

7. КБК;

8. перечень выбранных ведомостей;

9. сумму, распределенную на сотрудника;

10. соответствие банковскому платежному документу.

Если фактически перечислено 832 рубля, а в документе зарегистрировано 312 рублей, выясним, относится ли оставшаяся сумма к другим сотрудникам. Не изменяйте сумму по одному сотруднику, пока не проверите общее распределение платежа.

Если документ был заполнен автоматически до проведения всех ведомостей, часть удержанного налога могла в него не попасть. После проведения поздней ведомости автоматическое распределение ранее созданного документа могло не обновиться.

В открытом периоде исправьте исходный документ и повторно сформируйте аналитические отчеты. В закрытом периоде сначала оцените влияние исправления на представленную отчетность.

Как проверять уплату НДФЛ при едином налоговом счете

Для 2023 года не ограничивайтесь показателем «Перечислено» в справке сотрудника. Проверим расчеты с бюджетом по данным единого налогового счета.

1. Определите сумму НДФЛ, удержанного за соответствующий период.

2. Проверьте Уведомление об исчисленных суммах налогов.

3. Убедитесь, что в уведомлении указан правильный период и КБК.

4. Проверьте сумму единого налогового платежа, перечисленную на единый налоговый счет.

5. Получите данные о принадлежности единого налогового платежа в личном кабинете налогоплательщика.

6. Сопоставьте совокупную обязанность по НДФЛ с сальдо единого налогового счета.

7. Проверьте, не было ли недостаточного положительного сальдо к сроку уплаты.

Наличие платежного поручения на 832 рубля еще не доказывает, что именно 832 рубля были зачтены налоговым органом в счет НДФЛ. Деньги могли находиться на едином налоговом счете, но при недостаточном сальдо или наличии других обязательств распределиться в установленной очередности.

Одновременно показатель 312 рублей в отчете по сотруднику не доказывает недоимку. Это может быть только результат внутреннего распределения старого регистра 1С.

Проверяем уведомления об исчисленных суммах налогов

В 2023 году организация должна была формировать уведомления по НДФЛ за установленные периоды удержания. Проверьте уведомления в бухгалтерской базе.

Обратите внимание на следующие реквизиты:

1. КПП организации или обособленного подразделения;

2. ОКТМО;

3. КБК НДФЛ;

4. код отчетного периода;

5. сумму удержанного налога;

6. дату отправки уведомления;

7. результат приема налоговым органом.

Если уведомление составлено на меньшую сумму, чем удержанный НДФЛ, исправьте его в порядке, действовавшем для соответствующего периода.

Если уведомление заполнено правильно, а на едином налоговом счете достаточно средств, отсутствие персональной суммы «Перечислено» в справке сотрудника не требует ручного исправления налогового учета.

Проверяем синхронизацию между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерией

Если зарплата рассчитывается в 1С:Зарплате и управлении персоналом, а платежи и единый налоговый счет учитываются в 1С:Бухгалтерии, проверим обмен данными.

1. Убедитесь, что ведомости выгружены из зарплатной базы.

2. Проверьте, что банковские документы связаны с правильными ведомостями.

3. Убедитесь, что в бухгалтерской базе сформированы уведомления по НДФЛ.

4. Проверьте дату последней синхронизации.

5. Изучите сообщения об ошибках обмена.

6. Проверьте соответствие организаций и подразделений в двух базах.

7. Убедитесь, что не созданы дубли ведомостей или документов списания.

Не ожидайте, что банковский документ из бухгалтерской базы автоматически изменит персональный показатель перечисленного налога в зарплатной базе, если используемый механизм обмена этого не предусматривает.

Контроль удержанного налога выполняйте в зарплатной базе, а контроль фактической уплаты и состояния единого налогового счета — в бухгалтерской базе и по данным ФНС.

Изучаем движения документов

Если стандартных отчетов недостаточно, откройте движения документов. В типовых конфигурациях используйте команду просмотра движений документа.

Для диагностики НДФЛ важны регистры, связанные со следующими показателями:

1. доходами для исчисления НДФЛ;

2. исчисленным налогом;

3. удержанным налогом;

4. перечисленным налогом;

5. предоставленными вычетами;

6. расчетами налогоплательщика с бюджетом по НДФЛ;

7. расчетами налогового агента с бюджетом по НДФЛ.

В разных конфигурациях и релизах названия регистров могут отличаться. В «1С:ЗУП 8» редакции 3 обычно используются регистры накопления Учет доходов для исчисления НДФЛ, Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ и связанные регистры учета налогового агента.

Не редактируйте записи регистров вручную. Исправляйте документ-регистратор, который создал неправильное движение. Прямая корректировка регистра может временно изменить один отчет, но нарушить автоматические перерасчеты и заполнение 6-НДФЛ.

Используем «Регистр налогового учета по НДФЛ»

Сформируем отчет Регистр налогового учета по НДФЛ по сотруднику за 2023 год. Он помогает проверить последовательность налоговых операций.

Проанализируем разделы:

1. доходы по кодам и датам получения;

2. налоговые вычеты;

3. налоговую базу;

4. исчисленный налог;

5. удержанный налог;

6. возвращенный налог;

7. неудержанный налог.

Сопоставьте каждую дату получения дохода с ведомостью. Для каждой суммы исчисленного налога должна существовать понятная хозяйственная операция.

Если в регистре имеется доход и исчисленный налог, но отсутствует удержание, найдите последующую денежную выплату сотруднику. Ранее неудержанный налог может быть доудержан при следующей выплате.

Проверяем отчет «Удержанный НДФЛ»

Сформируйте отчет Удержанный НДФЛ за январь и за период с января по сентябрь.

Выведите группировки по следующим полям:

1. сотрудник;

2. дата удержания;

3. ведомость;

4. документ-основание;

5. дата получения дохода;

6. регистрация в налоговом органе;

7. КБК.

Найдите сумму 832 рубля. Откройте ведомость, которая ее зарегистрировала. Затем найдите, каким документом должен был удерживаться остаток 1 248 рублей.

Если отчет не показывает удержание 1 248 рублей ни в январе, ни в последующих месяцах, выясним, была ли произведена соответствующая выплата сотруднику.

Проверяем фактические выплаты сотруднику

Сопоставим данные зарплатной базы с банковской выпиской и кассовыми документами.

1. Определите общую сумму, фактически перечисленную сотруднику за январь.

2. Найдите каждое банковское списание.

3. Сопоставьте его с ведомостью.

4. Проверьте дату зачисления денег сотруднику.

5. Проверьте возвраты банком и непроведенные платежи.

6. Проверьте выплаты наличными.

7. Проверьте депонированные суммы.

Возможна ситуация, когда ведомость сформирована на 16 000 рублей, но банк перечислил сотруднику только часть суммы. В учете необходимо отразить фактический результат выплаты.

Также возможна обратная ситуация: деньги перечислены полностью, но в 1С ведомость отмечена как частично оплаченная. Тогда программа покажет неудержанный НДФЛ, хотя фактически налог был удержан из выплаты.

Причина 1: зарплата начислена, но еще не выплачена

Если часть зарплаты на проверяемую дату действительно не была выплачена, расхождение может быть нормальным.

Однако для доходов 2023 года дополнительно проверьте дату получения дохода. Неоплаченная зарплата не должна ошибочно попадать в налоговый учет на дату начисления как фактически полученный денежный доход.

Если отчет показывает доход до фактической выплаты, проверьте плановую дату выплаты в документе начисления и актуальность релиза программы. Возможно, доход зарегистрирован по предполагаемой дате, которая не соответствует фактической.

После правильного оформления выплаты программа должна зарегистрировать удержание НДФЛ.

Причина 2: отсутствует или не проведена ведомость

Если деньги сотруднику фактически выплачены, но ведомость отсутствует, создайте правильный документ выплаты.

В открытом периоде выполните следующие действия:

1. создайте ведомость с фактической датой выплаты;

2. выберите правильный вид выплаты;

3. заполните ее по документам начисления;

4. сопоставьте сумму с банковской выпиской;

5. проведите ведомость;

6. повторно сформируйте Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.

Не создавайте фиктивную выплату только для закрытия неудержанного налога. Ведомость должна отражать реально состоявшееся перечисление или выдачу денежных средств.

Причина 3: в ведомости выбрана неправильная дата

Если фактическая выплата произведена 10 февраля, а ведомость датирована 31 января, доход и налог могут попасть не в тот отчетный период.

Исправьте дату в соответствии с фактической выплатой. После исправления проверьте:

1. дату получения дохода;

2. дату удержания НДФЛ;

3. период включения в 6-НДФЛ;

4. период уведомления об исчисленных суммах;

5. срок уплаты налога.

Если отчетность уже представлена, изменение даты может потребовать корректирующего расчета 6-НДФЛ.

Причина 4: ведомость заполнена до перерасчета зарплаты

Рассмотрим распространенную техническую ошибку. Сначала бухгалтер рассчитывает зарплату и создает ведомость. Затем вводит больничный, отпуск, отсутствие или премию и повторно рассчитывает зарплату.

После перерасчета исчисленный налог изменяется, но ранее созданная ведомость содержит первоначальную сумму.

В открытом периоде удалите старое заполнение ведомости и заполните документ заново. Перед этим сравните первоначальную сумму с фактической банковской выплатой.

Если выплата уже состоялась, не подменяйте историю расчетной суммой. Отразите фактически выплаченную сумму, а разницу урегулируйте в следующей выплате.

Причина 5: НДФЛ в ведомости изменили вручную

Колонка НДФЛ к перечислению могла быть исправлена пользователем вручную. Например, вместо рассчитанных 832 рублей была указана сумма 312 рублей.

Откройте ведомость и сравните ее с движениями документа. Посмотрите историю изменений, если она включена.

Не вводите произвольную сумму НДФЛ в ведомости. Программа распределяет налог по датам получения дохода и документам-основаниям. Ручное изменение может закрыть одну сумму и оставить открытой другую.

Если ошибка обнаружена до выплаты, заполните ведомость заново. Если выплата уже выполнена, определите фактическую сумму удержания и отразите корректировку предусмотренным механизмом.

Причина 6: налог должен быть доудержан при следующей выплате

Если налог был исчислен, но не мог быть полностью удержан, программа обычно предлагает его к удержанию при следующей денежной выплате сотруднику.

Создайте следующую ведомость и проверьте колонку НДФЛ к перечислению. Ранее неудержанная сумма может добавиться к налогу с текущего дохода.

Например, если на конец января не удержано 1 248 рублей, при февральской выплате программа может включить эту сумму в общую сумму удержания при наличии достаточного денежного дохода.

Не списывайте неудержанный НДФЛ ручной операцией. Проследите его движение до следующей выплаты.

Причина 7: у сотрудника отсутствовала достаточная денежная выплата

Налог может быть исчислен с натурального дохода, подарка, материальной выгоды или другого дохода, который не выплачивается деньгами.

Удержать такой НДФЛ можно из последующей денежной выплаты с учетом установленных ограничений. До этого сумма будет отражаться как неудержанная.

Проверьте коды доходов. Если 832 рубля относятся к натуральному доходу, наличие неудержанной суммы на промежуточную дату может быть обоснованным.

В конце налогового периода при невозможности удержать налог необходимо правильно отразить сведения в годовом расчете 6-НДФЛ и справке физического лица.

Причина 8: сформирована неполная выплата или депонирование

При выплате через кассу сотрудник мог не получить деньги. Сумма была включена в ведомость, но затем депонирована.

Проверьте кассовые ведомости и документы депонирования. Если доход фактически не выплачен, удержание налога также требует отдельного анализа.

При последующей выплате депонированной зарплаты укажите фактическую дату и проверьте удержание НДФЛ.

Причина 9: произведен перерасчет прошлого месяца

Перерасчет начисления может уменьшить или увеличить налоговую базу предыдущего периода. В результате программа перераспределяет исчисленный налог между датами получения дохода.

В Подробном анализе НДФЛ по сотруднику найдите строки со знаком минус и документы перерасчета.

Проверьте:

1. какой документ был исправлен;

2. какой месяц указан в перерасчете;

3. на какую дату отнесен доход;

4. как изменился исчисленный налог;

5. как программа зачла ранее удержанную сумму.

При уменьшении налоговой базы может возникнуть излишне удержанный налог. Он не всегда автоматически возвращается сотруднику деньгами. Программа может зачесть его при следующих выплатах.

Причина 10: ошибочно предоставлен налоговый вычет

Если вычет введен не с того месяца или предоставлен дважды, исчисленный налог может измениться после выплаты.

Проверьте документы:

1. Заявление на вычеты по НДФЛ;

2. Уведомление налогового органа о праве на вычеты;

3. документы возврата НДФЛ;

4. переносы начальных данных.

Сопоставьте сумму вычета в Регистре налогового учета по НДФЛ с документами сотрудника.

Причина 11: ошибки начального переноса данных

Если учет в новой базе начат с января 2023 года, проверьте документы переноса. Начальные остатки могли содержать исчисленный, удержанный и перечисленный налог в разных суммах.

Особенно внимательно проверьте перенос при переходе:

1. из старой редакции 1С;

2. из другой зарплатной программы;

3. из бухгалтерской конфигурации в ЗУП;

4. между информационными базами.

Сформируйте отчет за 1 января. Если расхождение существует до ввода первого начисления, причина находится в начальных данных.

Исправляйте перенос отдельным корректирующим документом с учетом уже представленной отчетности. Не меняйте регистры напрямую.

Причина 12: отчет сформирован с неправильными отборами

Показатели могут выглядеть противоречиво, если два отчета сформированы с разными настройками.

Сравните:

1. период;

2. организацию;

3. сотрудника и физическое лицо;

4. налоговую ставку;

5. вид налоговой базы;

6. регистрацию в налоговом органе;

7. ОКТМО;

8. КБК;

9. статус налогоплательщика.

Сбросьте сохраненные пользовательские настройки отчета и сформируйте его заново с минимальным количеством отборов.

Если при отборе по одной регистрации сумма не сходится, сформируйте отчет без отбора по регистрации. Возможно, удержание отнесено к другому подразделению.

Причина 13: используется устаревший релиз программы

Учет НДФЛ в 2023 году существенно изменился. В течение года разработчики выпускали обновления, связанные с датами получения дохода, удержанием налога с аванса, заполнением 6-НДФЛ и единым налоговым счетом.

Проверьте номер релиза конфигурации. Сопоставьте его с доступными обновлениями для используемой программы.

Перед обновлением:

1. создайте резервную копию базы;

2. проверьте наличие доработок конфигурации;

3. изучите описание изменений;

4. выполните обновление сначала в копии;

5. повторно сформируйте отчеты по НДФЛ.

Если расхождение исчезает после обновления и перепроведения документов, убедитесь, что перепроведение не изменило данные уже представленной отчетности без вашего контроля.

Когда исчисленный и удержанный налог должны совпасть

Рассмотрим обычную ситуацию с полностью выплаченной денежной зарплатой. К концу года исчисленный и удержанный НДФЛ по сотруднику должны совпасть, если выполнены следующие условия:

1. все доходы выплачены;

2. налог рассчитан правильно;

3. из каждой выплаты можно было удержать налог;

4. отсутствуют натуральные доходы с невозможностью удержания;

5. нет незавершенных перерасчетов;

6. нет излишне удержанного налога;

7. все ведомости проведены;

8. правильно указаны даты фактической выплаты.

На промежуточную дату эти суммы могут различаться. Например, зарплата начислена, но ее окончательная часть будет выплачена в следующем месяце.

Для 2023 года дополнительно следите, чтобы доход учитывался именно по фактической дате выплаты.

Когда неудержанный НДФЛ является ошибкой

Сумму 832 рубля следует считать ошибочной, если одновременно выполняются следующие условия:

1. соответствующий доход фактически выплачен сотруднику;

2. денежной выплаты было достаточно для удержания налога;

3. НДФЛ фактически уменьшил сумму, полученную сотрудником;

4. в программе отсутствует удержание из-за неправильной ведомости, даты или аналитики.

В таком случае исправьте документ выплаты и повторно проверьте отчет.

Если доход не выплачен или удержание объективно невозможно, неудержанная сумма может быть правильной.

Когда показатель перечисленного налога можно не исправлять

Для справок за 2023 год показатель перечисленного НДФЛ имеет ограниченное контрольное значение. Не добивайтесь его равенства удержанному налогу, если:

1. исчисленный и удержанный НДФЛ отражены правильно;

2. уведомления об исчисленных суммах заполнены правильно;

3. на едином налоговом счете достаточно средств;

4. обязанность по НДФЛ сформирована и исполнена;

5. расхождение связано только с персональным распределением старого показателя «Перечислено».

ФНС разрешила не заполнять перечисленную сумму в справках за 2023 год. Поэтому не вводите ручные корректировки только ради заполнения этого поля.

Когда показатель перечисленного налога требует исправления

Исправление необходимо, если используется старый период учета или конфигурация, в которой перечисленный налог должен был отражаться персонально, и установлено, что документ перечисления заполнен неверно.

Например:

1. платеж не зарегистрирован в программе;

2. выбрана неправильная ведомость;

3. указана неправильная сумма;

4. платеж отнесен к другому ОКТМО;

5. платеж ошибочно распределен на другого сотрудника;

6. документ не проведен;

7. обмен между базами не перенес платеж.

Исправьте первичный документ и сформируйте отчеты заново.

Как исправить отсутствующее удержание в открытом периоде

Если период не закрыт и отчетность не представлена, действуйте в следующем порядке:

1. создайте резервную копию базы;

2. найдите дату первого расхождения;

3. откройте документ начисления;

4. проверьте дату выплаты и расчет НДФЛ;

5. откройте ведомость;

6. проверьте сумму к выплате и НДФЛ;

7. исправьте ошибочный реквизит;

8. заполните ведомость заново, если выплата еще не состоялась;

9. проведите документы в хронологическом порядке;

10. сформируйте Подробный анализ НДФЛ по сотруднику;

11. проверьте 6-НДФЛ и уведомления.

Как исправить ошибку после фактической выплаты

Если деньги уже перечислены сотруднику, отражайте фактическую операцию. Не заменяйте фактическую сумму выплаты расчетной задним числом без документального основания.

Разберем два варианта.

Первый вариант: налог фактически удержали, но 1С его не зарегистрировала.

1. Проверьте банковскую сумму и расчетный листок.

2. Установите, какая сумма фактически выдана сотруднику.

3. Исправьте или создайте ведомость с фактическими данными.

4. Проверьте дату удержания.

5. Повторно сформируйте отчет.

Второй вариант: налог действительно не удержали и сотруднику выплатили лишнюю сумму.

1. Не регистрируйте фиктивное удержание.

2. Оставьте сумму как неудержанную.

3. Проверьте ее включение в следующую ведомость.

4. Доудержите налог при следующей денежной выплате в пределах, допускаемых законодательством.

5. При невозможности удержания правильно отразите сведения в годовой отчетности.

Как исправлять ведомость, если отчетность уже сдана

Если ошибка относится к 2023 году и по периоду уже представлен 6-НДФЛ, не перепроводите документы без оценки последствий.

1. Создайте копию информационной базы.

2. Зафиксируйте первоначальные показатели 6-НДФЛ.

3. Исправьте документы в копии.

4. Сформируйте новый расчет 6-НДФЛ.

5. Сравните разделы исходного и нового расчета.

6. Проверьте справку по сотруднику.

7. Определите необходимость корректирующего расчета.

8. Проверьте уведомления по НДФЛ.

9. Только после анализа перенесите исправления в рабочую базу.

Если ошибка привела к недостоверным сведениям об исчисленном или удержанном налоге, сформируйте корректирующий 6-НДФЛ в установленном порядке.

Не используем ручную «Операцию учета НДФЛ» без необходимости

В некоторых конфигурациях доступен документ Операция учета НДФЛ. Он позволяет вручную регистрировать доход, исчисленный, удержанный и другие показатели налога.

Не применяйте его как первый способ исправления обычной зарплаты. Если ошибка возникла в ведомости, исправьте ведомость. Если ошибка возникла в начислении, исправьте документ начисления.

Ручная операция оправданна только тогда, когда хозяйственная ситуация не может быть отражена стандартными зарплатными документами или необходимо перенести подтвержденные данные.

При неправильном применении Операции учета НДФЛ можно получить:

1. двойной доход;

2. двойной исчисленный налог;

3. удержание без ведомости;

4. неправильную дату получения дохода;

5. расхождения между разделами 6-НДФЛ;

6. нарушение распределения по ОКТМО и КБК.

Не исправляем НДФЛ прямым изменением регистров

Даже если пользователь имеет доступ к универсальным обработкам и регистрам накопления, не изменяйте движения напрямую.

Прямое вмешательство может привести к тому, что:

1. аналитический отчет будет показывать одну сумму;

2. 6-НДФЛ заполнится по другим данным;

3. следующая ведомость повторно удержит налог;

4. перерасчет зарплаты восстановит удаленные движения;

5. обновление конфигурации выявит нарушение структуры учета.

Всегда находите документ-регистратор и исправляйте его.

Посмотрим на пример правильной диагностики

Предположим, сотруднику за январь начислено 16 000 рублей. За первую половину месяца выплачено 6 400 рублей, а оставшиеся 9 600 рублей выплачиваются в феврале.

При выплате 6 400 рублей программа рассчитывает и удерживает:

6 400 × 13 процентов = 832 рубля.

Если полный налог с дохода 16 000 рублей уже отражен в проверяемом отчете, показатели могут выглядеть следующим образом:

1. исчислено — 2 080 рублей;

2. удержано — 832 рубля;

3. не удержано — 1 248 рублей.

После выплаты оставшихся 9 600 рублей программа должна зарегистрировать удержание еще 1 248 рублей:

9 600 × 13 процентов = 1 248 рублей.

После этого общая сумма удержанного налога составит 2 080 рублей.

Если вторая выплата фактически произведена, но 1 248 рублей продолжают числиться неудержанными, найдите ведомость на окончательный расчет. Скорее всего, она отсутствует, не проведена, оформлена на другую дату или содержит неправильную сумму НДФЛ.

Посмотрим на пример с показателем «Перечислено — 312»

Предположим, организация действительно перечислила 832 рубля. Однако в старом механизме персонального учета платежа документ перечисления связан только с одной ведомостью, в которой на сотрудника распределено 312 рублей.

Тогда отчет показывает:

1. удержано — 832 рубля;

2. перечислено — 312 рублей;

3. условная разница — 520 рублей.

Фактическая банковская выписка при этом подтверждает перечисление 832 рублей.

Разберем действия:

1. Откройте документ перечисления.

2. Проверьте выбранные ведомости.

3. Найдите, куда распределены оставшиеся 520 рублей.

4. Проверьте других сотрудников.

5. Проверьте ОКТМО и КБК.

6. Исправьте распределение, если для используемого периода оно действительно необходимо.

Для 2023 года отдельно оцените, нужно ли вообще восстанавливать персональный показатель перечисленного налога. Если исчисленный и удержанный НДФЛ отражены правильно, а обязательство на едином налоговом счете исполнено, ручное выравнивание поля «Перечислено» может быть лишним.

Почему сумма на 30 сентября могла накопиться из январской ошибки

Если в январе возник неудержанный налог, он мог переноситься из месяца в месяц. В сентябре остаток 832 рубля может быть связан не с сентябрьской зарплатой, а с одной из январских дат получения дохода.

Именно поэтому в Подробном анализе НДФЛ по сотруднику необходимо выводить дату получения дохода и документ-основание.

Не ориентируйтесь только на строку итогов. Раскройте сумму 832 рубля. Программа должна показать:

1. дату получения дохода;

2. код дохода;

3. документ начисления;

4. ставку;

5. регистрацию в налоговом органе;

6. сумму исчисленного налога;

7. связанные удержания.

Если неудержанные 832 рубля относятся к январскому доходу, проверяйте все выплаты сотруднику после этой даты. Возможно, программа не смогла зачесть налог из-за неправильного документа-основания или другой регистрации.

Проверяем последовательность проведения документов

Нарушение хронологии проведения может создавать временные расхождения.

Документы желательно проводить в следующем порядке:

1. кадровые документы;

2. документы отсутствий;

3. межрасчетные начисления;

4. начисление за первую половину месяца;

5. ведомость на выплату первой половины месяца;

6. начисление зарплаты и взносов;

7. ведомость на выплату окончательного расчета;

8. документы подтверждения выплаты;

9. документы учета НДФЛ и отчетности.

Если ведомость проведена раньше начисления или начисление перепроведено после ведомости, повторно проверьте суммы.

Не выполняйте массовое перепроведение всей базы без резервной копии. Оно может изменить даты и суммы в ранее подготовленной отчетности.

Сравниваем данные с расчетным листком

Сформируйте Расчетный листок сотрудника за январь и последующие месяцы.

Проверьте:

1. начисленную зарплату;

2. НДФЛ;

3. прочие удержания;

4. сумму к выплате;

5. долг за организацией;

6. долг за сотрудником.

Расчетный листок отражает взаиморасчеты по зарплате, но не заменяет налоговый регистр. Поэтому возможны различия между расчетным листком и отчетом по НДФЛ.

Например, расчетный листок может показывать удержание как расчетный показатель, а налоговый учет не зарегистрирует фактическое удержание до проведения ведомости.

Сравниваем бухгалтерский и налоговый учет

Не пытайтесь проверять персональный НДФЛ только по счету 68.01. Счет бухгалтерского учета отражает общую задолженность организации перед бюджетом, а налоговые регистры содержат детализацию по физическим лицам, датам получения дохода и срокам перечисления.

Для сравнения используйте:

1. Анализ зарплаты по сотрудникам;

2. Подробный анализ НДФЛ по сотруднику;

3. Регистр налогового учета по НДФЛ;

4. оборотно-сальдовую ведомость по счету 68.01 в бухгалтерской базе;

5. данные единого налогового счета.

Сначала добейтесь правильного персонального налогового учета, затем сопоставьте совокупные суммы с бухгалтерским учетом и ЕНС.

Контролируем 6-НДФЛ

После исправления документов сформируйте расчет 6-НДФЛ за соответствующий период.

Проверьте раздел 2, в котором отражаются обобщенные суммы дохода, исчисленного и удержанного налога. Выполните расшифровку показателей до сотрудника.

Не сравнивайте механически все строки разделов 1 и 2. Они формируются по разным правилам и периодам. Раздел 1 связан со сроками перечисления удержанного налога, а раздел 2 содержит показатели нарастающим итогом.

Для справки сотрудника проверьте:

1. общую сумму дохода;

2. налоговую базу;

3. исчисленный налог;

4. удержанный налог;

5. неудержанный налог;

6. излишне удержанный налог;

7. доход, с которого невозможно удержать налог.

Когда оформлять возврат НДФЛ

Если после перерасчета выяснилось, что у сотрудника удержали больше налога, чем необходимо, не исправляйте ситуацию отрицательной суммой в ведомости без анализа.

При наличии заявления сотрудника используйте документ Возврат НДФЛ.

Проверьте:

1. сумму излишне удержанного налога;

2. налоговый период;

3. ставку;

4. регистрацию в налоговом органе;

5. дату возврата;

6. способ выплаты.

После проведения документа сформируйте налоговый регистр и 6-НДФЛ заново.

Что делать, если налог действительно не удержали

Если сотруднику выплатили доход без необходимого удержания, действуйте следующим образом:

1. зафиксируйте сумму неудержанного налога;

2. не уменьшайте задним числом фактически выданную сумму;

3. проверьте возможность удержания при следующей выплате;

4. сформируйте следующую ведомость;

5. убедитесь, что ранее неудержанный налог включен в НДФЛ к перечислению;

6. проверьте ограничения на размер удержания;

7. при невозможности удержания до конца установленного периода отразите соответствующие сведения в отчетности.

Не просите сотрудника просто перечислить НДФЛ на расчетный счет организации без оформления и анализа правового основания. Порядок урегулирования зависит от вида дохода и момента обнаружения ошибки.

Как определить документ, который создал сумму 832 рубля

Разберем практический алгоритм поиска.

1. Сформируйте Подробный анализ НДФЛ по сотруднику за весь 2023 год.

2. Найдите итоговую сумму неудержанного налога 832 рубля.

3. Раскройте строку до даты получения дохода.

4. Раскройте ее до документа-основания.

5. Откройте документ начисления.

6. Проверьте налоговую базу и исчисленный налог.

7. Найдите все последующие ведомости сотрудника.

8. Проверьте, подбирался ли этот документ-основание в ведомость.

9. Откройте движения ведомости.

10. Сравните аналитику исчисленного и удержанного налога.

Если дата получения дохода, ставка, ОКТМО или документ-основание в удержании отличаются от исчисленного налога, программа не сможет корректно закрыть сумму.

Как определить источник суммы 312 рублей

Теперь найдем перечисленные 312 рублей.

1. Сформируйте отчет по перечисленному НДФЛ с группировкой по регистраторам.

2. Найдите строку на 312 рублей.

3. Откройте документ-регистратор.

4. Проверьте общую сумму документа.

5. Посмотрите распределение по сотрудникам.

6. Проверьте ведомости, указанные в документе.

7. Сопоставьте документ с банковским платежом на 832 рубля.

8. Проверьте, не распределены ли оставшиеся 520 рублей на других сотрудников.

Если используется механизм ЕНС, дополнительно выясните, не является ли сумма 312 рублей устаревшим персональным показателем, который больше не участвует в заполнении обязательной отчетности.

Контрольный расчет по данным на 30 сентября

Вернемся к итоговым суммам:

1. доход — 143 542,86 рубля;

2. исчислено — 18 661 рубль;

3. удержано — 17 829 рублей;

4. не удержано — 832 рубля;

5. перечислено — 16 485 рублей.

Проведем контроль.

Первое равенство:

143 542,86 × 13 процентов = 18 660,57 рубля, после округления — 18 661 рубль.

Исчисленный налог соответствует доходу.

Второе равенство:

18 661 − 17 829 = 832 рубля.

Исчисленный налог полностью объясняется удержанным и неудержанным налогом.

Третья разница:

17 829 − 16 485 = 1 344 рубля.

Эту разницу проверяем отдельно. Для 2023 года она может быть связана с механизмом учета перечисленного НДФЛ и не обязательно означает фактическую недоимку.

Следовательно, основной потенциальной ошибкой является не расчет 18 661 рубля, а отсутствие удержания 832 рублей при условии, что соответствующий доход уже был выплачен.

Рабочий порядок исправления рассматриваемой ситуации

Разберем рекомендуемую последовательность действий.

1. Создайте резервную копию информационной базы.

2. Проверьте релиз конфигурации.

3. Сформируйте Подробный анализ НДФЛ по сотруднику за январь 2023 года.

4. Расшифруйте исчисленные 2 080 рублей.

5. Найдите ведомость, удержавшую 832 рубля.

6. Определите документ и доход, к которым относятся неудержанные 1 248 рублей.

7. Проверьте ведомость на выплату второй части январской зарплаты.

8. Сопоставьте ведомость с банковской выпиской.

9. Проверьте все последующие выплаты сотруднику.

10. Выясните, был ли налог 1 248 рублей доудержан в феврале или позже.

11. Расширьте отчет до 30 сентября.

12. Расшифруйте оставшиеся неудержанные 832 рубля.

13. Определите конкретную дату получения дохода и документ-основание.

14. Проверьте ведомость по этой дате.

15. Отдельно найдите документ, сформировавший перечисленные 312 рублей.

16. Сопоставьте его с фактическим платежом на 832 рубля.

17. Проверьте уведомления по НДФЛ и единый налоговый счет.

18. Исправьте исходные документы, если ошибка подтверждена.

19. Повторно сформируйте налоговые отчеты.

20. Оцените необходимость корректирующего 6-НДФЛ.

Что считать правильным результатом

После проверки возможны несколько правильных вариантов.

Вариант 1. Доход выплачен полностью, налог удержан полностью.

В этом случае показатель неудержанного налога должен исчезнуть после правильного оформления ведомостей. Исчисленный и удержанный НДФЛ составят по 18 661 рублю.

Вариант 2. Часть дохода не выплачена.

Неудержанный налог может остаться до фактической выплаты. Одновременно проверьте, правильно ли в 2023 году определена дата получения дохода.

Вариант 3. Получен натуральный доход.

Неудержанный налог остается до следующей достаточной денежной выплаты либо отражается в отчетности как налог, который невозможно удержать.

Вариант 4. Налог фактически не удержали из-за ошибки выплаты.

Оставьте сумму как неудержанную и доудержите ее при следующей выплате. Не создавайте фиктивное удержание задним числом.

Вариант 5. Отличается только перечисленный налог.

Проверьте уведомления и единый налоговый счет. Для справок за 2023 год не добивайтесь обязательного заполнения персонального показателя перечисленного налога.

Распространенные неправильные действия

1. Ручное изменение справки. Исправление итоговой строки не изменяет регистры налогового учета.

2. Ручное выравнивание исчисленного, удержанного и перечисленного налога. Показатели могут законно отличаться.

3. Изменение НДФЛ в ведомости без проверки начисления. Нарушается связь с документом-основанием.

4. Создание фиктивной ведомости. В учете появляется выплата, которой не было.

5. Прямая корректировка регистров. Другие отчеты продолжают заполняться неправильно.

6. Сравнение персонального показателя «Перечислено» с единым налоговым платежом. ЕНП не распределяется банком по сотрудникам.

7. Игнорирование даты выплаты. Для 2023 года она определяет дату получения зарплатного дохода.

8. Массовое перепроведение закрытого периода. Можно непреднамеренно изменить сданную отчетность.

9. Проверка только итоговой строки. Причину находим по документам-регистраторам.

10. Использование старого релиза. Изменения законодательства 2023 года могли быть не полностью поддержаны.

Итоговый контрольный список

Для окончательной проверки выполним следующие действия:

1. Проверьте расчет налоговой базы и ставку.

2. Убедитесь, что 18 661 рубль правильно исчислен с дохода 143 542,86 рубля.

3. Расшифруйте неудержанные 832 рубля.

4. Определите дату получения дохода, к которой относится эта сумма.

5. Найдите документ начисления.

6. Найдите ведомость на выплату.

7. Проверьте дату и сумму фактической выплаты.

8. Проверьте колонку НДФЛ к перечислению.

9. Проверьте проведение ведомости.

10. Проверьте последующее доудержание налога.

11. Расшифруйте перечисленные 16 485 рублей.

12. Найдите источник суммы 312 рублей за январь.

13. Сопоставьте его с платежом на 832 рубля.

14. Проверьте КПП, ОКТМО и КБК.

15. Проверьте уведомления об исчисленных суммах.

16. Проверьте состояние единого налогового счета.

17. Сформируйте Регистр налогового учета по НДФЛ.

18. Сформируйте отчет Удержанный НДФЛ.

19. Повторно заполните 6-НДФЛ после исправлений.

20. Не изменяйте справку и регистры вручную.

Основной вывод

В рассматриваемом примере сам исчисленный налог рассчитан правильно:

143 542,86 × 13 процентов = 18 661 рубль после округления.

Разница между исчисленным и удержанным налогом также полностью объясняется показателем неудержанного налога:

18 661 − 17 829 = 832 рубля.

Поэтому сначала выясним, к какому доходу относятся 832 рубля и была ли произведена соответствующая выплата сотруднику. Для этого используем отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику и проверяем документы Ведомость в банк, Ведомость на счета, Ведомость в кассу или Ведомость через раздатчика.

Данные на 31 января показывают аналогичную картину:

2 080 = 832 + 1 248.

Это может указывать на частичную выплату январского дохода или на отсутствие правильно проведенной ведомости по второй части зарплаты.

Показатель перечисленного налога проверяем отдельно. Для 2023 года он не обязан совпадать с удержанным НДФЛ по каждому сотруднику, поскольку применяется единый налоговый счет, а ФНС разрешила не заполнять перечисленную сумму в справках за 2023 год.

Не выравнивайте показатели ручными операциями. Найдите первый документ, в котором возникло расхождение, проверьте фактическую выплату, исправьте ведомость или начисление и только после этого повторно сформируйте справку и 6-НДФЛ.

Информация носит справочный характер