Разберем ситуацию подробно. Налоговая прислала требование по годовому расчету 6-НДФЛ: сумма по показателю «Сумма налога удержанная» в разделах расчета не совпадает с суммой удержанного налога по справкам о доходах физлиц, которые раньше называли 2-НДФЛ, а сейчас они входят в состав годового расчета 6-НДФЛ как Приложение № 1. Разница небольшая — несколько рублей, потому что часть НДФЛ была удержана в феврале следующего года за прошлый год.
Главный вывод такой: суммы удержанного НДФЛ в строке 160 раздела 2 расчета 6-НДФЛ и в справках о доходах не всегда обязаны быть равны. Они совпадают в простой ситуации, когда весь налог, исчисленный с доходов текущего года, удержан в этом же году и нет переходящих сумм за прошлые или будущие периоды. Но если есть доудержание НДФЛ за прошлый год, удержание налога следующего года, перерасчеты, возвраты или неудержанный налог, расхождение может быть нормальным и объяснимым.
При этом требование налоговой нельзя игнорировать. Рассмотрим по шагам, что именно нужно проверить, как объяснить расхождение и когда надо сдавать уточненный расчет.
В годовом расчете 6-НДФЛ есть две разные части, которые часто путают между собой:
Раздел 1 и раздел 2 расчета 6-НДФЛ — это обобщенные данные налогового агента по всем физическим лицам. Здесь налог отражается по датам фактического удержания и срокам перечисления.
Приложение № 1 к расчету 6-НДФЛ — это справки о доходах и суммах налога физического лица. По привычке их часто называют 2-НДФЛ. Здесь данные показываются персонально по каждому физлицу за налоговый период.
В разделе 2 расчета 6-НДФЛ строка 160 показывает общую сумму НДФЛ, фактически удержанную налоговым агентом нарастающим итогом с начала налогового периода. То есть для расчета за 2025 год в строке 160 показываем налог, который фактически удержали в период с 1 января по 31 декабря 2025 года.
В разделе 1 расчета 6-НДФЛ строка 020 также связана с удержанным налогом, подлежащим перечислению. В ней отражается сумма НДФЛ к уплате с начала налогового периода, а ниже налог детализируется по срокам перечисления.
В Приложении № 1, то есть в справке о доходах физлица, поле «Сумма налога удержанная» показывает удержанный налог по конкретному физическому лицу в рамках сведений за налоговый период.
Ключевой момент: строка 160 раздела 2 смотрит на дату удержания налога, а справка о доходах привязана к данным конкретного физлица и налогового периода. Поэтому при переходящих удержаниях между годами механического равенства может не быть.
Рассмотрим простую ситуацию. Организация начисляла и выплачивала зарплату в течение 2025 года, весь НДФЛ удерживала при выплате дохода, переходящих сумм за 2024 год не было, налог за 2025 год не переносился на 2026 год, возвратов НДФЛ не было, перерасчетов за прошлые годы не было.
В таком случае по итогам 2025 года обычно получаем такую картину:
строка 140 раздела 2 6-НДФЛ — исчисленный НДФЛ за 2025 год;
строка 160 раздела 2 6-НДФЛ — удержанный НДФЛ за 2025 год;
сумма поля «Сумма налога удержанная» по всем справкам о доходах за 2025 год — удержанный НДФЛ по работникам за 2025 год.
Если все доходы и удержания прошли внутри одного календарного года, сумма строки 160 и сумма удержанного налога по справкам, как правило, совпадают. Именно на такую простую ситуацию часто ориентируются автоматические контрольные соотношения.
Но это не означает, что равенство является универсальным правилом для любой ситуации. Как только появляется налог, удержанный в одном году за доходы другого года, возникает разница.
Теперь проанализируем ситуацию из вопроса. У организации есть несколько рублей НДФЛ, которые относятся к доходам прошлого года, но фактически удержаны в следующем году. Например, налог за 2024 год удержали в феврале 2025 года.
Посмотрим, что происходит в 6-НДФЛ за 2025 год:
налог фактически удержан в 2025 году;
значит, он попадает в строку 160 раздела 2 расчета 6-НДФЛ за 2025 год;
также он должен попасть в раздел 1 расчета 6-НДФЛ за тот период 2025 года, в котором возник срок перечисления;
но этот налог относится не к доходам 2025 года, а к доходам 2024 года;
поэтому в справках о доходах за 2025 год такая сумма может не попасть как налог с доходов 2025 года.
Из-за этого строка 160 за 2025 год может быть больше суммы удержанного налога по справкам за 2025 год. Это нормальная логика, если разница полностью объясняется налогом прошлого года, фактически удержанным в текущем году.
Например:
НДФЛ, исчисленный с доходов 2025 года, — 25 007 рублей.
НДФЛ, удержанный в 2025 году за доходы 2025 года, — 25 007 рублей.
Дополнительно в 2025 году удержан НДФЛ за 2024 год — 4 рубля.
Строка 160 раздела 2 6-НДФЛ за 2025 год — 25 011 рублей.
Сумма удержанного налога по справкам за 2025 год — 25 007 рублей.
Расхождение — 4 рубля, и оно объясняется удержанием налога за прошлый год.
В такой ситуации не надо вручную подгонять справки под строку 160. Нужно подготовить пояснение для ИФНС и показать, что разница не является ошибкой, а связана с переходящим удержанием.
Теперь рассмотрим обратную ситуацию. Налог относится к доходам 2025 года, но фактически удержан уже в 2026 году. Тогда для годового расчета за 2025 год появляется другая логика.
Если НДФЛ не был удержан в 2025 году, он не может попасть в строку 160 годового 6-НДФЛ за 2025 год, потому что строка 160 показывает фактическое удержание с 1 января по 31 декабря 2025 года.
Если налог удержан в январе 2026 года, то он попадет уже в расчет 6-НДФЛ за 1 квартал 2026 года — в раздел 1 и в строку 160 раздела 2 за 2026 год. При этом в годовой справке за 2025 год его отражение зависит от того, была ли сумма удержана до предельной даты, установленной для сообщения о невозможности удержания.
С 2025 года для неудержанного НДФЛ важна дата 31 января года, следующего за налоговым периодом. Если налоговый агент не смог удержать налог до 31 января следующего года, он должен сообщить о невозможности удержания налога налогоплательщику и налоговому органу. Для этого используются показатели годового расчета 6-НДФЛ и справки о доходах.
Поэтому при налоге за 2025 год, удержанном в феврале 2026 года, разберите ситуацию особенно внимательно. Если речь именно о налоге, который не удалось удержать до 31 января 2026 года, его нужно показывать как неудержанный, а не просто отражать как обычное доудержание без пояснений. Если же речь об исправлении технической ошибки, перерасчете или иной нестандартной ситуации, подготовьте отдельное обоснование и проверьте, нужно ли сдавать уточненный расчет.
Ответ сформулируем так: суммы удержанного налога в строке 160 раздела 2 6-НДФЛ и в справках о доходах не обязаны совпадать всегда. Они должны быть сопоставимы и объяснимы. Если есть расхождение, бухгалтер должен уметь разложить его по причинам.
Равенство обычно ожидается, если:
нет удержаний текущего года за прошлые налоговые периоды;
нет налога текущего года, удержанного в следующем году;
нет возврата НДФЛ;
нет излишне удержанного НДФЛ;
нет неудержанного НДФЛ;
нет корректировок доходов прошлых лет;
нет ошибок в датах получения дохода и датах удержания налога.
Расхождение допустимо, если оно связано с переходящими суммами и подтверждается регистрами НДФЛ, ведомостями на выплату, документами удержания и расчетом расхождения.
Главное правило: не исправляйте отчет только ради того, чтобы показатели стали равны. Сначала выясните причину расхождения. Если причина законная и документально подтвержденная, дайте пояснение. Если причина в ошибке учета, тогда сдавайте уточненный расчет.
Рассмотрим пример по логике, похожей на ситуацию из темы.
В 2024 году по работникам был исчислен НДФЛ. Часть налога за 2024 год фактически доудержали уже в 2025 году. В 2025 году налоговая видит, что в расчете 6-НДФЛ удержанная сумма отличается от суммы удержанного налога по справкам о доходах за 2025 год.
Разберем, почему это возможно:
В строке 160 расчета 6-НДФЛ за 2025 год отражается налог, который фактически удержали в 2025 году.
Туда попадает и НДФЛ, удержанный в 2025 году за доходы 2024 года.
В справках о доходах за 2025 год отражаются показатели по доходам и налогу физлиц за 2025 год.
Налог за 2024 год не является налогом с доходов 2025 года, даже если удержан в 2025 году.
Поэтому строка 160 может быть больше суммы удержанного налога по справкам за 2025 год.
Если дополнительно есть налог за 2025 год, который удержали уже в 2026 году, то расчет становится еще сложнее. Тогда разницу нужно раскладывать на две составляющие:
плюс НДФЛ прошлых лет, удержанный в текущем году;
минус НДФЛ текущего года, удержанный в следующем году или признанный неудержанным.
Общая формула для проверки может выглядеть так:
Строка 160 за год = НДФЛ, удержанный с доходов текущего года в текущем году + НДФЛ прошлых лет, удержанный в текущем году - НДФЛ текущего года, не удержанный в текущем году.
А сумма удержанного налога по справкам за год анализируется по каждому физическому лицу и налоговому периоду. Поэтому она не всегда равна строке 160.
Если налоговая прислала требование, подготовьте ответ не общими фразами, а с расчетом. Разберем по шагам.
Сначала проверьте, какие суммы указаны в самом требовании. Иногда в требовании налоговая формулирует сравнение так, что суммы выглядят перепутанными. Например, в требовании может быть написано, что в 6-НДФЛ сумма 25 007 рублей, а по справкам 25 010 рублей, хотя в вашем отправленном отчете наоборот: в 6-НДФЛ 25 010 рублей, а по справкам 25 007 рублей.
Откройте отправленный расчет 6-НДФЛ и проверьте фактические значения строки 160 раздела 2 по каждой ставке и каждому КБК.
Сформируйте свод по справкам о доходах: суммируйте поле «Сумма налога удержанная» по всем справкам за год по той же ставке и тому же КБК.
Составьте таблицу расхождений: отдельно покажите налог, удержанный в 2025 году за 2024 год, и налог за 2025 год, удержанный в 2026 году либо признанный неудержанным.
Если расхождение объясняется только переходящими суммами, направьте пояснение без уточненного расчета.
Если нашли ошибку в отчете, сформируйте уточненный расчет 6-НДФЛ.
В ответе можно написать по смыслу так:
«Расхождение между строкой 160 раздела 2 расчета 6-НДФЛ и суммой удержанного налога по справкам о доходах возникло из-за переходящего удержания НДФЛ. В строке 160 расчета за 2025 год отражен НДФЛ, фактически удержанный налоговым агентом в 2025 году, в том числе сумма НДФЛ за доходы 2024 года, доудержанная в 2025 году. В справках о доходах за 2025 год отражены сведения по доходам физических лиц за налоговый период 2025 года. Ошибки в исчислении и удержании НДФЛ не установлено».
Если в требовании суммы указаны наоборот, добавьте:
«Дополнительно сообщаем, что в направленном расчете показатели указаны следующим образом: строка 160 раздела 2 расчета 6-НДФЛ — такая-то сумма, сумма удержанного налога по справкам о доходах — такая-то сумма. В требовании суммы указаны в обратном порядке. Просим учесть фактические данные представленного расчета».
Теперь разберем, когда пояснения недостаточно и нужна уточненка.
Уточненный расчет нужен, если вы обнаружили ошибку в самом отчете. Например:
налог удержан в 2025 году, но не попал в строку 160 расчета за 2025 год;
налог не удержан в 2025 году, но ошибочно попал в строку 160;
налог за 2024 год ошибочно попал в справки о доходах за 2025 год как налог с доходов 2025 года;
в справке по сотруднику неверно указана сумма исчисленного, удержанного или неудержанного налога;
неправильно определена дата фактического получения дохода;
неправильно указана ставка НДФЛ или КБК;
не заполнена строка 170 при невозможности удержать налог;
в 1С вручную исправили печатную форму отчета, но не исправили регистры учета НДФЛ.
Если ошибка только в том, что налоговая не поняла переходящую сумму, уточненка не нужна. Дайте пояснение и приложите расчет.
Не подавайте уточненный расчет только ради равенства показателей. Это может привести к новой ошибке: вы исказите дату удержания НДФЛ или отнесете налог не к тому налоговому периоду.
Теперь посмотрим, как проверить проблему в 1С. Конкретные названия команд могут немного отличаться в зависимости от конфигурации, но общая логика одинаковая для 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Бухгалтерия предприятия и связки ЗУП + Бухгалтерия.
Начните с проверки не самого отчета, а регистров НДФЛ. В 1С удержанный НДФЛ обычно формируется не документом начисления зарплаты, а документами выплаты. Поэтому для строки 160 особенно важны ведомости.
Проверьте следующие документы и отчеты:
Начисление зарплаты и взносов — проверьте исчисленный НДФЛ по месяцу налогового периода.
Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Ведомость на счета — проверьте фактическое удержание НДФЛ при выплате дохода.
Перерасчет НДФЛ — проверьте, не возникла ли разница из-за перерасчета прошлых периодов.
Операция учета НДФЛ — проверьте ручные корректировки, если они вводились.
Возврат НДФЛ — проверьте, не было ли возврата излишне удержанного налога.
Отражение удержанного НДФЛ — проверьте данные для перечисления налога и уведомлений, если такой документ используется в вашей базе.
6-НДФЛ в разделе регламентированной отчетности — проверьте автоматическое заполнение строк 020, 021-026, 160, 161-166, 170, 180 и 190.
Справки о доходах или Приложение № 1 к годовому расчету — проверьте персональные данные по каждому физлицу.
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — используйте для поиска конкретного работника, по которому возникла разница.
Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода — используйте для сверки дохода, исчисленного и удержанного налога по месяцам.
Регистр налогового учета по НДФЛ — используйте как основной источник для расшифровки данных по физлицу.
Если в 1С строка 160 заполнена неверно, чаще всего причина в ведомости на выплату. Например, зарплата начислена, НДФЛ исчислен, но ведомость не проведена, проведена не той датой или НДФЛ в ведомости был исправлен вручную. Тогда программа может видеть исчисленный налог, но не видеть удержанный налог на нужную дату.
Разберем практический алгоритм.
Откройте отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.
Выберите сотрудника, по которому была копеечная или рублевая разница.
Установите период с 1 января по 31 декабря текущего года.
Посмотрите блок удержанного НДФЛ.
Найдите строки, где дата удержания относится к текущему году, а месяц налогового периода или основание относится к прошлому году.
Сверьте сумму с расхождением из требования ИФНС.
Проверьте ведомость, которой налог был удержан.
Проверьте, как эта сумма попала в строку 160 расчета 6-НДФЛ.
Если сумма расхождения равна сумме таких переходящих удержаний, причина найдена. Тогда готовьте пояснение.
Теперь проверим вторую сторону сверки — справки о доходах.
Откройте годовой расчет 6-НДФЛ.
Перейдите к Приложению № 1, то есть к справкам о доходах физлиц.
Сформируйте справки по всем физлицам.
Проверьте поле «Сумма налога исчисленная».
Проверьте поле «Сумма налога удержанная».
Проверьте поле «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом», если были возвраты или переплаты.
Проверьте раздел о неудержанном налоге, если налог не удалось удержать.
Сформируйте сводную таблицу по всем справкам и сравните итог со строкой 160.
Если по справке исчисленный налог больше удержанного, это не всегда ошибка. Такое возможно, когда налог действительно не удержан. Но если налог был удержан до установленного срока и программа не видит его в справке, проверьте дату удержания, месяц налогового периода и корректность перерасчета.
Разберем контрольные вопросы. Ответьте на них перед подготовкой пояснения.
Есть ли НДФЛ прошлых лет, фактически удержанный в текущем году?
Есть ли НДФЛ текущего года, фактически удержанный в следующем году?
Есть ли суммы НДФЛ, которые не удалось удержать до 31 января следующего года?
Есть ли возврат НДФЛ работнику?
Есть ли излишне удержанный налог?
Есть ли перерасчет доходов прошлых лет?
Есть ли сотрудники, по которым корректировались справки?
Есть ли ручные исправления в документах Операция учета НДФЛ?
Совпадает ли расхождение с конкретной суммой переходящего удержания?
Не перепутаны ли в требовании ИФНС суммы из расчета и суммы из справок?
Если расхождение можно объяснить конкретной суммой и конкретной датой удержания, это обычно не ошибка отчета. Если расхождение не раскладывается по документам и сотрудникам, значит, нужно искать ошибку в учетной базе.
В теме есть еще один важный момент: программа может не давать отправить справку, если исчисленный НДФЛ не равен удержанному. Разберем аккуратно.
Сама по себе разница между исчисленным и удержанным налогом возможна. Например, налог исчислен, но удержать его невозможно. Тогда нужно правильно заполнить сведения о неудержанном налоге. Проблема возникает, когда программа видит несогласованность: налог не удержан, но при этом не заполнены показатели неудержанного налога, либо удержание отражено не в том периоде.
Не исправляйте такую ошибку простым ручным изменением поля «Сумма налога удержанная». Вместо этого:
найдите документ начисления, где налог исчислен;
найдите ведомость, где налог должен быть удержан;
проверьте дату выплаты;
проверьте месяц налогового периода;
проверьте, не нужен ли документ Перерасчет НДФЛ;
проверьте, не нужно ли заполнить неудержанный налог;
перезаполните расчет 6-НДФЛ после исправления документов.
Правильный принцип: исправляйте первичные документы и регистры НДФЛ, а не только итоговые строки отчета.
Посмотрим на пример структуры таблицы, которую удобно приложить к ответу на требование.
Показатель: строка 160 раздела 2 расчета 6-НДФЛ за 2025 год. Сумма: 25 010 рублей.
Показатель: сумма удержанного НДФЛ по справкам о доходах за 2025 год. Сумма: 25 007 рублей.
Разница: 3 рубля.
Причина увеличения строки 160: НДФЛ за 2024 год, фактически удержанный в 2025 году. Сумма: 4 рубля.
Причина уменьшения сопоставимой суммы: НДФЛ за 2025 год, удержанный в следующем году или отраженный по правилам неудержанного налога. Сумма: 1 рубль.
Итоговое отклонение: 4 рубля минус 1 рубль = 3 рубля.
Такой расчет показывает налоговой, что разница не случайная и не связана с занижением налога, а сформировалась из-за переходящих удержаний.
В вопросе указано, что налог был удержан в феврале следующего года за предыдущий год. Здесь рассмотрим важную оговорку.
Для неудержанного НДФЛ действует правило: если налоговый агент не смог удержать налог до 31 января года, следующего за истекшим налоговым периодом, он должен сообщить о невозможности удержания налога. Поэтому удержание в феврале за прошлый год требует отдельного анализа.
Разберем два разных случая:
Налог можно было удержать, но бухгалтерия ошиблась. Тогда это не «невозможность удержания», а ошибка налогового агента. Нужно исправлять учет, проверять уточненные расчеты, пени и возможную ответственность.
Налог реально невозможно было удержать до 31 января. Тогда нужно отражать неудержанный налог в годовом расчете и справке, а дальнейшее взыскание налога происходит по специальному порядку.
Поэтому не ограничивайтесь фразой «удержали в феврале». Выясните причину: почему налог не был удержан раньше, были ли денежные выплаты работнику до 31 января, была ли возможность удержать налог, как это отражено в 1С и в регистрах НДФЛ.
Чтобы такие ситуации не повторялись, рассмотрим внутренний порядок проверки НДФЛ перед сдачей годового расчета.
Перед сдачей годового 6-НДФЛ сформируйте отчет Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода.
Отдельно проверьте сотрудников с расхождением между исчисленным и удержанным налогом.
Отдельно сформируйте список переходящих сумм: налог прошлых лет, удержанный в текущем году, и налог текущего года, удержанный в следующем году.
Проверьте все суммы до 31 января следующего года.
До формирования справок о доходах определите, есть ли налог, который нужно показать как неудержанный.
После заполнения 6-НДФЛ сравните строку 160 с суммой удержанного налога по справкам, но не требуйте автоматического равенства.
Если есть расхождение, сразу подготовьте расшифровку для себя, даже если требование еще не пришло.
Такой регламент позволит быстро отвечать на требования ИФНС и не искать несколько рублей разницы в последний момент.
Рассмотрим типовые причины требований по удержанному НДФЛ.
Декабрьская зарплата выплачена в январе. После изменения правил по дате получения дохода зарплата обычно относится к периоду выплаты, поэтому нужно внимательно проверять, в какой год попадает доход и налог.
НДФЛ доудержан за прошлый год. Строка 160 текущего года увеличивается, а справки текущего года могут не увеличиваться на эту сумму.
НДФЛ текущего года удержан в следующем году. Строка 160 текущего года не включает такую сумму, если удержание произошло после 31 декабря.
Не заполнен неудержанный налог. Если удержать налог невозможно, его нужно отражать в специальных показателях, а не просто оставлять расхождение.
Ручные корректировки в 1С. Операции учета НДФЛ могут исправить одну часть отчета и сломать другую, если введены без понимания регистров.
Разные ставки и КБК. С 2025 года НДФЛ нужно особенно внимательно анализировать по ставкам, налоговым базам и КБК. Нельзя сверять общую сумму без детализации, если есть разные категории доходов.
Возврат НДФЛ. Возвращенный налог влияет на показатели расчета и может создавать расхождение, если его не учли в сверке.
Ошибка в персональной справке. По одному сотруднику может быть неверно указан удержанный налог, и это даст расхождение в общей сумме справок.
По ситуации из вопроса вывод такой: если в 2025 году фактически удержали несколько рублей НДФЛ за 2024 год, эта сумма должна анализироваться как переходящее удержание. Она может попасть в строку 160 расчета 6-НДФЛ за 2025 год, потому что удержание произошло в 2025 году. При этом она не обязана увеличивать сумму удержанного налога по справкам о доходах за 2025 год, если относится к доходам 2024 года.
Если в требовании налоговая указала суммы наоборот, то в ответе прямо напишите, какие суммы фактически отражены в отправленном расчете, и приложите расшифровку.
Если разница составляет 3 рубля, а расчет показывает, что она возникла из-за 4 рублей НДФЛ за 2024 год, удержанных в 2025 году, и 1 рубля НДФЛ за 2025 год, удержанного позже или отраженного отдельно, такое расхождение нужно пояснить. Но дополнительно проверьте, корректно ли отражен налог, удержанный после 31 января следующего года.
Подведем итог.
Сумма строки 160 раздела 2 6-НДФЛ и сумма удержанного налога по справкам о доходах не всегда должны быть равны.
Строка 160 показывает НДФЛ, фактически удержанный в отчетном году, в том числе переходящие суммы за прошлые периоды.
Справки о доходах показывают персональные сведения по физлицам за налоговый период.
Если налог за 2024 год удержан в 2025 году, он может увеличить строку 160 расчета за 2025 год, но не обязан увеличивать справки за 2025 год.
Если налог за 2025 год удержан в 2026 году, он не попадает в строку 160 расчета за 2025 год, потому что удержание произошло не в 2025 году.
Если налог не удалось удержать до 31 января следующего года, проверьте обязанность отразить неудержанный налог и сообщить о невозможности удержания.
На требование ИФНС подготовьте пояснение с таблицей: строка 160, сумма по справкам, разница, переходящие удержания за прошлый год, удержания следующего года.
Уточненный расчет сдавайте только при реальной ошибке, а не для искусственного равенства показателей.
В 1С проверяйте не только сам отчет 6-НДФЛ, но и документы Начисление зарплаты и взносов, Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Перерасчет НДФЛ, Операция учета НДФЛ, а также отчеты Подробный анализ НДФЛ по сотруднику и Регистр налогового учета по НДФЛ.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации сначала разложите расхождение по датам удержания и налоговым периодам. Если несколько рублей действительно связаны с доудержанием НДФЛ за прошлый год и переходящими суммами, направьте в ИФНС пояснение. Если же при проверке обнаружите, что налог попал не в тот год, не в ту строку или не в ту справку, исправьте учет в 1С и сдайте уточненный расчет.
Информация носит справочный характер