Рассмотрим ситуацию подробно. Организация в 2024 году применяла УСН и работала без НДС. Покупатель перечислил аванс на расчетный счет еще в 2024 году. Авансовый счет-фактуру тогда не выставляли, потому что организация не была плательщиком НДС по этой операции. С 01.01.2025 организация стала плательщиком НДС, а в 2026 году выполняет реализацию в счет ранее полученного аванса. Возникает вопрос: нужно ли в отгрузочном счете-фактуре в строке «К платежно-расчетному документу №» указывать дату и номер платежного поручения 2024 года?
Да, нужно. В отгрузочном счете-фактуре, который составляется при реализации товаров, работ, услуг или имущественных прав в счет ранее полученной оплаты, укажите реквизиты платежно-расчетного документа, по которому поступил аванс. То есть в строке 5 счета-фактуры нужно заполнить номер и дату платежного поручения покупателя, даже если сам аванс был получен в период, когда организация применяла УСН без НДС и не выставляла авансовый счет-фактуру.
Разберем по шагам, почему нужно заполнить эту строку, как это сделать в 1С, что делать с авансовым счетом-фактурой, которого не было, и какие ошибки чаще всего возникают в такой переходной ситуации.
В задаче есть несколько важных дат и событий. Именно они определяют порядок оформления счета-фактуры:
В 2024 году организация применяла УСН без НДС.
В 2024 году покупатель перечислил предоплату на расчетный счет.
В 2024 году авансовый счет-фактуру не выставляли.
С 01.01.2025 организация стала плательщиком НДС.
В 2026 году организация оформляет реализацию в счет аванса, полученного в 2024 году.
При реализации в 2026 году нужно выставить отгрузочный счет-фактуру.
Здесь важно не смешивать два разных вопроса. Первый вопрос — нужно ли было выставлять авансовый счет-фактуру в 2024 году. Второй вопрос — нужно ли в 2026 году в отгрузочном счете-фактуре указать реквизиты платежного поручения, по которому ранее поступила предоплата.
По первому вопросу логика такая: если на дату получения аванса организация работала на УСН без НДС и не являлась плательщиком НДС по этой операции, обязанности выставлять авансовый счет-фактуру с НДС в 2024 году не было. Но это не отменяет того факта, что оплата была получена до отгрузки.
По второму вопросу ответ другой: когда в 2026 году организация уже является плательщиком НДС и выставляет счет-фактуру на реализацию, строку 5 «К платежно-расчетному документу» нужно заполнить, потому что отгрузка происходит в счет ранее полученного аванса.
Рассмотрим подробнее назначение строки 5 счета-фактуры. Эта строка нужна для связи отгрузочного счета-фактуры с ранее поступившей оплатой. Если покупатель оплатил товары, работы или услуги до отгрузки, в счете-фактуре на реализацию указывают реквизиты платежно-расчетного документа, на основании которого была получена предоплата.
В обычной ситуации это платежное поручение покупателя. Поэтому в строке 5 указываем:
номер платежного поручения;
дату платежного поручения;
при необходимости — несколько платежных поручений, если аванс был перечислен несколькими платежами.
Главное правило: строка 5 заполняется не потому, что аванс был с НДС, а потому что до отгрузки была получена оплата или частичная оплата. Поэтому факт применения УСН без НДС в 2024 году не освобождает от заполнения строки 5 в отгрузочном счете-фактуре 2026 года.
Иными словами, в 2026 году мы смотрим на факт реализации и на факт зачета ранее полученного аванса. Если реализация закрывает аванс, строка 5 должна содержать реквизиты платежного документа по этому авансу.
Нет, выставлять авансовый счет-фактуру задним числом за 2024 год в такой ситуации не нужно. Рассмотрим почему.
На дату поступления денег в 2024 году организация применяла УСН без НДС. Если организация не являлась плательщиком НДС по этой операции, то при получении аванса не возникала обязанность начислить НДС с аванса и выставить авансовый счет-фактуру. Поэтому в 2026 году не нужно искусственно создавать авансовый счет-фактуру за 2024 год только для того, чтобы заполнить реквизиты в отгрузочном документе.
В 2026 году оформляем именно отгрузочный счет-фактуру на реализацию. В нем отражаем НДС по реализации, потому что на дату отгрузки организация уже является плательщиком НДС. А в строке 5 указываем платежное поручение 2024 года, которым покупатель перечислил предоплату.
Разберем логику на простом примере.
15.11.2024 покупатель перечислил аванс 120 000 руб. по платежному поручению № 845.
В 2024 году продавец применял УСН без НДС, авансовый счет-фактуру не выставлял.
С 01.01.2025 продавец стал плательщиком НДС.
20.02.2026 продавец выполнил работы или отгрузил товары в счет аванса.
20.02.2026 продавец оформляет реализацию и выставляет счет-фактуру.
В строке 5 счета-фактуры указывает: № 845 от 15.11.2024.
Так мы показываем, что реализация произведена в счет ранее полученной оплаты, и связываем счет-фактуру с платежом покупателя.
Посмотрим на практическое заполнение. Если аванс поступил по одному платежному поручению, в строке 5 укажите номер и дату этого платежного поручения.
Например:
К платежно-расчетному документу № 845 от 15.11.2024
Если аванс поступил несколькими платежами, укажите реквизиты всех платежных документов, которые относятся к этой реализации. Например:
К платежно-расчетному документу № 845 от 15.11.2024, № 912 от 20.12.2024
Если реализация закрывает только часть аванса, укажите платежное поручение, за счет которого производится зачет. Если в 1С аванс распределяется по нескольким платежам, проверьте, какие именно документы оплаты попали в зачет.
Если покупатель перечислил деньги через банк, берите номер и дату из банковской выписки или из документа Поступление на расчетный счет. Если оплата поступила через кассу, ориентируйтесь на кассовый документ. Если расчет был неденежный, например зачет встречных требований, для строки 5 может применяться прочерк, потому что платежно-расчетного документа в обычном банковском смысле нет.
Разберем важную деталь. В строке 5 указывают реквизиты платежно-расчетного документа: его номер и дату. Обычно это дата платежного поручения покупателя. На практике дата платежного поручения и дата поступления денег на расчетный счет могут отличаться, особенно если платеж был отправлен в один день, а зачислен банком на следующий рабочий день.
Для заполнения строки 5 ориентируйтесь на реквизиты самого платежного документа. В 1С эти реквизиты обычно хранятся в документе Поступление на расчетный счет в полях входящего номера и входящей даты платежного документа. Если в банковской выписке есть номер платежного поручения покупателя и дата платежного поручения, перенесите именно их.
При этом для бухгалтерского учета и зачета аванса важна дата поступления денег на расчетный счет. Поэтому в документах может быть две близкие, но не всегда одинаковые даты:
дата банковской операции — когда деньги поступили на расчетный счет;
дата платежного поручения покупателя — реквизит платежного документа, который указывают в строке 5 счета-фактуры.
Если даты различаются, не нужно вручную подгонять их друг под друга. Заполните строку 5 по реквизитам платежного поручения, а учет аванса ведите по дате поступления денежных средств.
С 2026 года в счете-фактуре при отгрузке в счет ранее полученного аванса появился дополнительный реквизит, связанный с авансовым счетом-фактурой. Поэтому разберем отдельно строку 5 и строку 5б.
Строка 5 — это реквизиты платежно-расчетного документа. В нашей ситуации ее заполняем: указываем номер и дату платежного поручения 2024 года.
Строка 5б — это реквизиты авансового счета-фактуры, который был выставлен продавцом при получении предоплаты. В нашей ситуации авансового счета-фактуры за 2024 год не было, потому что на дату получения аванса организация работала на УСН без НДС. Поэтому фактически указывать в строке 5б нечего.
Практический подход такой:
если авансовый счет-фактура ранее не выставлялся законно, не создавайте его задним числом только ради строки 5б;
в строке 5 укажите платежное поручение, по которому был получен аванс;
в строке 5б оставьте прочерк или пустое значение, если программа так формирует печатную форму при отсутствии авансового счета-фактуры;
в учетных документах сохраните связь реализации с авансом 2024 года через зачет аванса.
Если программа требует заполнить строку 5б как обязательную, проанализируйте настройки и обновление конфигурации. В типовой логике 1С строка 5б должна заполняться по данным авансового счета-фактуры, если он был. Если авансового счета-фактуры нет, принудительно придумывать номер и дату нельзя.
Теперь разберем по шагам работу в 1С. В типовой 1С:Бухгалтерии 8 используйте документы реализации и счета-фактуры. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации и интерфейса, но общая логика будет одинаковой.
Проверьте, что аванс 2024 года отражен документом Поступление на расчетный счет.
Проверьте, что в документе поступления указан покупатель, договор и назначение платежа.
Проверьте счет расчетов по авансу, обычно это 62.02.
Создайте документ Реализация товаров и услуг или Реализация акт, накладная, УПД.
Укажите того же покупателя и договор, по которому числится аванс.
Проверьте зачет аванса. Он должен закрыть задолженность покупателя за счет предоплаты 2024 года.
Создайте документ Счет-фактура выданный на основании реализации.
Проверьте строку 5 «К платежно-расчетному документу».
Если реквизиты платежного поручения не подтянулись автоматически, заполните их вручную по банковской выписке.
Проведите документ и проверьте отражение в книге продаж.
В 1С особенно важно, чтобы аванс и реализация были связаны одним договором. Если в документе реализации выбран другой договор, программа может не увидеть аванс и не заполнить строку 5. Тогда в счете-фактуре не появятся реквизиты платежного поручения, хотя фактически реализация идет в счет предоплаты.
Проанализируем, какие объекты 1С помогут правильно оформить документ и найти причину, если строка 5 не заполняется автоматически.
Поступление на расчетный счет — проверьте документ оплаты покупателя за 2024 год. В нем должны быть корректно указаны контрагент, договор, сумма, счет расчетов и реквизиты платежного документа.
Договоры контрагентов — проверьте, что в поступлении и реализации используется один и тот же договор или корректная связка договоров, если в базе ведется учет по договорам.
Реализация товаров и услуг — проверьте зачет аванса и ставку НДС по реализации.
Счет-фактура выданный — проверьте заполнение строки 5 и печатную форму счета-фактуры.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62 — проверьте, что аванс числился на 62.02 и закрывается реализацией.
Карточка счета 62 — посмотрите движение по конкретному покупателю и договору.
Книга продаж — проверьте, что счет-фактура по реализации попал в нужный налоговый период.
Помощник по учету НДС — используйте для контроля операций по НДС, если он доступен в вашей версии конфигурации.
Если реквизиты платежного поручения не заполнились, чаще всего причина не в счете-фактуре, а в связке документов. Проверьте договор, аналитику расчетов и способ зачета аванса.
Рассмотрим типовые причины. Они часто встречаются именно в переходных ситуациях, когда аванс получен в период без НДС, а реализация проходит уже с НДС.
Аванс и реализация оформлены по разным договорам. Например, аванс поступил по договору «Основной договор», а реализация создана по договору «Договор 2026». В этом случае программа может не зачесть аванс автоматически и не подтянуть платежное поручение.
В поступлении денег не указан входящий номер платежного поручения. Тогда 1С видит аванс, но не может вывести корректные реквизиты в строку 5.
Аванс был отражен ручной операцией. Если задолженность по авансу ввели через Операция введенная вручную, в базе может не быть платежного документа с номером и датой.
Зачет аванса выполнен вручную или некорректно. Если в реализации не видно зачета предоплаты, счет-фактура может сформироваться как обычная отгрузка без связи с платежом.
Платеж 2024 года был перенесен остатками без детализации. При переносе базы или вводе начальных остатков часто вводят только сумму аванса без реквизитов платежного поручения. Тогда строку 5 придется заполнить вручную или восстановить аналитику оплаты.
Конфигурация 1С не обновлена. Для документов 2026 года особенно важно использовать актуальный релиз, потому что форма счета-фактуры и дополнительные реквизиты менялись.
Чтобы исправить ситуацию, сначала проверьте не печатную форму, а учетные данные. Нужно добиться, чтобы реализация закрывала именно тот аванс, который был получен в 2024 году. После этого проверьте счет-фактуру.
Если автоматическое заполнение не сработало, заполните строку 5 вручную. Для этого используйте банковскую выписку за дату поступления аванса или сам документ Поступление на расчетный счет.
Разберем порядок действий:
Откройте банковскую выписку за 2024 год.
Найдите платеж покупателя, который является авансом по этой реализации.
Проверьте номер платежного поручения.
Проверьте дату платежного поручения.
Откройте документ Счет-фактура выданный, созданный на основании реализации.
Найдите поле, связанное с платежно-расчетными документами или документами оплаты.
Укажите реквизиты платежного поручения.
Сформируйте печатную форму и проверьте строку 5.
Если в интерфейсе 1С нет отдельного поля для ручного ввода строки 5, проверьте команду Еще, настройки формы или связанные документы оплаты. В некоторых версиях данные строки 5 формируются из таблицы документов оплаты, а не из одного текстового поля.
Отдельно рассмотрим ситуацию, когда база 1С началась уже после получения аванса. Например, в новую базу ввели остаток по покупателю на счете 62.02, но сам документ оплаты 2024 года в базе отсутствует. Тогда при реализации в 2026 году программа может зачесть аванс, но не сможет взять номер и дату платежного поручения.
В такой ситуации действуйте так:
Поднимите банковскую выписку за 2024 год.
Определите платежное поручение, по которому поступил аванс.
Проверьте сумму, покупателя и договор.
В счете-фактуре укажите реквизиты платежного поручения вручную, если программа позволяет.
Если программа не позволяет, проверьте возможность детализации начальных остатков по документам расчетов.
При необходимости внесите документ расчетов так, чтобы аванс имел платежную аналитику.
Здесь важно не менять экономический смысл операции. Мы не создаем новый аванс в 2026 году и не меняем дату поступления денег. Мы только восстанавливаем реквизиты платежного документа, который действительно существовал в 2024 году.
Поскольку реализация происходит в 2026 году, НДС определяйте по правилам, действующим на дату реализации. Если организация в 2026 году применяет общую ставку НДС, укажите актуальную ставку для реализуемых товаров, работ или услуг. Если организация на УСН применяет специальную ставку НДС, используйте ту ставку, которую организация применяет в соответствующем налоговом периоде.
Не нужно пытаться оформлять реализацию «без НДС» только потому, что аванс был получен в 2024 году без НДС. Для НДС важна дата отгрузки. Если на дату реализации организация является плательщиком НДС и операция облагается НДС, счет-фактура на отгрузку оформляется с НДС.
Разберем пример.
В 2024 году покупатель перечислил 120 000 руб. аванса без выделения НДС.
В 2026 году продавец отгружает товары в счет этого аванса.
На дату отгрузки продавец является плательщиком НДС.
В счете-фактуре на реализацию указывается ставка НДС, применяемая продавцом в 2026 году.
В строке 5 указывается платежное поручение 2024 года.
Если договорная цена была согласована как цена без НДС или как цена, не включающая НДС, проверьте договор и дополнительные соглашения. В переходных ситуациях часто требуется отдельно урегулировать с покупателем, включается ли НДС в прежнюю цену или предъявляется сверх нее. Это уже не вопрос строки 5 счета-фактуры, но он влияет на сумму реализации и сумму налога.
Как правило, исправлять документы 2024 года не нужно, если на тот момент они были оформлены правильно по режиму УСН без НДС. Не нужно переделывать платежные документы, не нужно задним числом выделять НДС в авансе и не нужно выставлять авансовый счет-фактуру за период, когда обязанности по НДС не было.
В 2026 году оформляем документы на реализацию:
первичный документ на отгрузку или акт выполненных работ;
счет-фактуру или УПД со статусом, который используется у организации;
зачет аванса в бухгалтерском учете;
запись в книге продаж по отгрузочному счету-фактуре.
Если покупателю нужен документ для вычета НДС, он будет ориентироваться на счет-фактуру 2026 года по реализации. Реквизиты платежного поручения в строке 5 помогут связать реализацию с предоплатой.
Если организация оформляет не отдельный счет-фактуру, а УПД со статусом 1, логика остается такой же. УПД со статусом 1 одновременно выполняет функции первичного документа и счета-фактуры. Поэтому реквизит «К платежно-расчетному документу» заполняется по тем же правилам, что и в счете-фактуре.
Разберем порядок:
Оформите реализацию в 1С.
Создайте УПД со статусом 1 или выберите соответствующую печатную форму.
Проверьте строку 5.
Укажите номер и дату платежного поручения 2024 года.
Проверьте ставку и сумму НДС по реализации.
Проверьте попадание документа в книгу продаж.
Если УПД формируется со статусом 2, он не является счетом-фактурой. Тогда для НДС нужен отдельный счет-фактура. В этом случае строку 5 проверяйте именно в счете-фактуре.
Если покупатель перечислял аванс частями, не ограничивайтесь первым платежом, если реализация закрывает несколько оплат. В строке 5 нужно отразить реквизиты платежно-расчетных документов, относящихся к полученной предоплате.
Посмотрим на пример.
Платежное поручение № 100 от 10.10.2024 — 50 000 руб.
Платежное поручение № 135 от 20.11.2024 — 70 000 руб.
В 2026 году оформлена реализация на 120 000 руб. в счет обоих авансов.
В строке 5 счета-фактуры указываем оба платежа: № 100 от 10.10.2024, № 135 от 20.11.2024.
Если реализация закрывает только часть аванса, укажите те платежные документы, которые фактически зачтены. Например, если реализация на 50 000 руб. закрывает только платеж № 100 от 10.10.2024, в строке 5 достаточно указать этот платеж. Если программа распределяет зачет по нескольким платежам пропорционально, проверьте расшифровку зачета авансов.
Иногда в базе 1С нет номера платежного поручения, особенно если данные переносились из старой базы или банковская выписка была загружена неполно. В такой ситуации не оставляйте строку 5 пустой без проверки. Сначала восстановите реквизиты.
Разберем возможные источники информации:
банковская выписка за дату поступления денег;
платежное поручение покупателя;
документ Поступление на расчетный счет в старой базе 1С;
выписка из клиент-банка;
акт сверки с покупателем, если в нем есть ссылка на оплату;
назначение платежа в банковской операции.
Если номер платежного поручения удалось восстановить, внесите его в счет-фактуру. Если реквизиты полностью отсутствуют и восстановить их невозможно, зафиксируйте внутреннюю причину и проверьте, как программа формирует строку 5. Но в нормальной ситуации по банковскому авансу реквизиты платежного документа должны быть восстановимы.
Посмотрим, как проверить учетную сторону. При получении аванса в 2024 году у покупателя обычно возникала кредиторская задолженность продавца перед покупателем по счету 62.02. При реализации в 2026 году эта предоплата должна зачесться в счет задолженности по отгрузке.
Проверьте в 1С:
сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 62;
установите период с даты аванса до даты реализации;
выберите покупателя;
включите группировку по договорам и документам расчетов;
проверьте остаток по 62.02 до реализации;
проверьте закрытие аванса после проведения реализации;
откройте Карточка счета 62 и посмотрите корреспонденцию счетов.
Если после реализации аванс не закрылся, значит, документ реализации не связан с предоплатой. В этом случае строка 5 тоже может не заполниться. Исправьте зачет аванса и снова сформируйте счет-фактуру.
После проведения счета-фактуры проверьте отражение документа в книге продаж. Для этого сформируйте отчет Книга продаж за квартал, в котором прошла реализация.
Проверьте:
номер и дату счета-фактуры;
покупателя;
стоимость реализации;
ставку НДС;
сумму НДС;
корректность отражения документа в нужном налоговом периоде;
связь с документом реализации.
Строка 5 счета-фактуры обычно важна для печатной формы и электронного счета-фактуры, а книга продаж отражает налоговую регистрацию операции. Поэтому проверяйте оба блока: и сам счет-фактуру, и книгу продаж.
Разберем самую распространенную ошибку. Бухгалтер рассуждает так: «Аванс был получен в 2024 году на УСН без НДС, авансового счета-фактуры не было, значит, и платежное поручение в отгрузочном счете-фактуре можно не указывать». Это неверный вывод.
Отсутствие авансового счета-фактуры не означает отсутствие аванса. Покупатель действительно перечислил деньги до реализации. Следовательно, отгрузочный счет-фактура оформляется в счет ранее полученной оплаты, и строка 5 должна быть заполнена.
Правильно: авансовый счет-фактуру за 2024 год не создаем, но реквизиты платежного поручения 2024 года в строке 5 счета-фактуры 2026 года указываем.
Еще одна ошибка — поставить в строке 5 дату реализации или дату счета-фактуры. Так делать не нужно. В строке 5 указываются реквизиты платежно-расчетного документа, а не дата отгрузки.
Если реализация прошла 20.02.2026, а платежное поручение покупателя было от 15.11.2024, в строке 5 нужно указать именно дату 15.11.2024.
Правильная запись:
К платежно-расчетному документу № 845 от 15.11.2024
Неправильная запись:
К платежно-расчетному документу № 845 от 20.02.2026
Дата 20.02.2026 может быть датой реализации или счета-фактуры, но она не является датой платежного поручения 2024 года.
Иногда в строку 5 ошибочно переносят номер договора, счета на оплату или спецификации. Это неправильно. Строка называется «К платежно-расчетному документу», поэтому в ней указываются реквизиты документа оплаты, а не реквизиты договора.
Договор можно указать в назначении платежа, в первичных документах или в аналитике 1С, но не вместо платежного поручения в строке 5. Если покупатель оплатил по платежному поручению, укажите номер и дату платежного поручения.
Не создавайте авансовый счет-фактуру за 2024 год, если на дату поступления аванса организация не была обязана начислять НДС с предоплаты. Такой документ может исказить учет и создать лишние вопросы по НДС.
В 2026 году оформляйте реализацию в обычном порядке для плательщика НДС. НДС начисляйте на дату реализации, а не задним числом на дату аванса. Строку 5 заполняйте по платежному поручению 2024 года.
Если покупатель спрашивает, почему в счете-фактуре 2026 года указано платежное поручение 2024 года, объясните простую логику: реализация производится в счет предоплаты, перечисленной ранее. Поэтому в счете-фактуре отражаются реквизиты платежного документа, которым эта предоплата была внесена.
Можно использовать такую формулировку:
«В строке 5 счета-фактуры указаны реквизиты платежного поручения, по которому была получена предварительная оплата. Реализация 2026 года оформлена в счет указанной предоплаты. На дату получения аванса организация применяла УСН без НДС, поэтому авансовый счет-фактура не выставлялся. На дату реализации организация является плательщиком НДС, поэтому выставлен отгрузочный счет-фактура с НДС».
Такая формулировка помогает покупателю понять, почему аванс был без авансового счета-фактуры, но платежное поручение все равно указано в отгрузочном документе.
Соберем решение в один практический алгоритм.
Найдите платежное поручение покупателя за 2024 год, по которому поступил аванс.
Проверьте номер и дату платежного поручения.
Проверьте, что аванс отражен в 1С по правильному покупателю и договору.
Оформите реализацию в 2026 году с учетом действующей ставки НДС.
Проверьте зачет аванса в документе реализации.
Создайте счет-фактуру на реализацию.
В строке 5 укажите номер и дату платежного поручения 2024 года.
Не создавайте авансовый счет-фактуру за 2024 год задним числом.
Если в форме 2026 года есть строка 5б, заполняйте ее только при наличии авансового счета-фактуры. Если авансового счета-фактуры не было, не придумывайте его реквизиты.
Проверьте печатную форму счета-фактуры или УПД и книгу продаж.
В рассматриваемой ситуации в счете-фактуре на реализацию 2026 года нужно заполнить поле «К платежно-расчетному документу №». Укажите номер и дату платежного поручения, по которому покупатель перечислил аванс в 2024 году. Это нужно сделать даже несмотря на то, что в 2024 году организация применяла УСН без НДС и авансовый счет-фактуру не выставляла.
Авансовый счет-фактуру за 2024 год задним числом не создавайте, если на дату получения аванса обязанности по НДС не было. В 2026 году оформите отгрузочный счет-фактуру с НДС, заполните строку 5 по платежному поручению, проверьте зачет аванса в 1С и отражение документа в книге продаж.
Коротко: платежное поручение в строке 5 указываем обязательно, потому что была предоплата. Авансовый счет-фактуру за 2024 год не создаем, потому что в момент получения аванса организация работала без НДС. В 1С проверяем документы Поступление на расчетный счет, Реализация товаров и услуг, Счет-фактура выданный, зачет аванса по счету 62.02 и запись в Книга продаж.
Информация носит справочный характер