Рассмотрим ситуацию: директор получил деньги под отчет с расчетного счета ООО, часть средств не использовал и вернул остаток в кассу. Организация хочет сразу выдать эти наличные самому директору как заработную плату, а НДФЛ и страховые взносы перечислить с расчетного счета. Разберем, можно ли так сделать, какие ограничения установлены правилами наличных расчетов, как правильно оформить операцию и какие документы сформировать в 1С.
Главный вывод: выплачивать зарплату из возвращенных подотчетных сумм нельзя. Неиспользованный остаток подотчетных денег, сданный в кассу, не относится к тем поступлениям, которые можно свободно направить на выплату заработной платы. Такие деньги нужно оприходовать в кассу, затем сдать на расчетный счет организации, а уже после этого выплатить зарплату директору безналично либо снять с расчетного счета наличные специально на выплату зарплаты.
Проанализируем ситуацию по правилам наличных расчетов. Для организации важно не только наличие денег в кассе, но и источник их поступления. Наличные деньги нельзя расходовать из кассы на любые цели просто потому, что они физически находятся в кассе.
По общему правилу наличные расчеты между организацией и физическими лицами производятся за счет денег, поступивших в кассу с банковского счета организации. Из этого правила есть исключения: например, организация может расходовать наличную выручку за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги на определенные цели, в том числе на выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы.
Но возврат подотчетных сумм в кассу — это не выручка, не поступление от продажи товаров, не поступление от оказания услуг и не получение денег с банковского счета на выплату зарплаты. Это возврат ранее выданного аванса подотчетным лицом. Поэтому такие деньги нельзя сразу направить на зарплату.
Ключевой момент: даже если первоначально деньги были перечислены директору с расчетного счета, после возврата в кассу они становятся именно возвращенным подотчетом. Для целей кассовых правил это не то же самое, что наличные, специально полученные из банка на выплату заработной платы.
В исходном вопросе сначала прозвучала формулировка «возмещение затрат по авансовому отчету», а затем уточнено, что это был обычный подотчет. Разберем эту разницу, потому что она влияет на учет.
Обычный подотчет — это ситуация, когда организация заранее выдает работнику деньги на хозяйственные расходы, командировку, покупку материалов, оплату услуг или другие нужды организации. Работник затем отчитывается авансовым отчетом и возвращает неизрасходованный остаток.
Возмещение расходов — это другая ситуация. Работник сначала тратит свои личные деньги в интересах организации, затем представляет документы, а организация компенсирует ему понесенные расходы. При настоящем возмещении расходов обычно не должно быть «неиспользованного остатка», потому что организация возмещает уже подтвержденную сумму фактических расходов.
Поэтому в нашей задаче правильнее говорить именно об обычном подотчете. Директор получил деньги под отчет, не полностью их использовал и вернул остаток в кассу. Именно этот остаток нельзя использовать для выплаты зарплаты.
Разберем правильный порядок действий по шагам. Нам нужно отделить две операции: возврат подотчета и выплату зарплаты.
Оприходуйте возврат неизрасходованного подотчета в кассу по приходному кассовому ордеру.
Отразите погашение задолженности директора по счету 71.
Сдайте возвращенные наличные деньги на расчетный счет организации.
Выплатите зарплату директору одним из двух способов: перечислите ее на банковский счет директора или снимите наличные с расчетного счета специально на выплату заработной платы.
Удержите и перечислите НДФЛ, а также начислите и уплатите страховые взносы в обычном порядке.
Такой порядок показывает, что организация не смешивает источники наличных денег. Возврат подотчета закрывает расчеты по авансу, а выплата зарплаты производится уже из допустимого источника.
Рассмотрим подробнее: запрета на выплату зарплаты наличными из кассы нет. Организация может платить заработную плату наличными, если это предусмотрено порядком расчетов с работником и соблюдены правила кассовых операций. Запрещен не сам наличный способ выплаты зарплаты, а использование для такой выплаты неподходящего источника наличных денег.
Зарплату из кассы можно выплатить, если наличные деньги поступили в кассу допустимым способом. Например:
организация сняла деньги с расчетного счета на выплату заработной платы;
организация использует наличную выручку от продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг, если такая выручка относится к разрешенным источникам расходования;
организация соблюдает лимит остатка наличных денег в кассе и правила оформления кассовых документов.
Но если деньги поступили как возврат подотчетных сумм, их нужно сначала сдать в банк. Только после зачисления на расчетный счет они могут быть снова использованы: либо для безналичного перечисления зарплаты, либо для снятия наличных на выплату зарплаты.
В вопросе отдельно указано, что налоги уплачиваются с расчетного счета ООО. Это правильно, но не меняет ответ по кассе.
Уплата НДФЛ и страховых взносов с расчетного счета решает налоговую часть выплаты зарплаты. Но ограничение по источнику наличных денег относится к кассовой дисциплине. То есть у нас есть две разные группы правил:
Налоговые правила: начислите зарплату, удержите НДФЛ, начислите страховые взносы, перечислите обязательные платежи.
Кассовые правила: проверьте, из какого источника поступили наличные деньги в кассу и можно ли их расходовать на зарплату.
Если НДФЛ и взносы перечислены правильно, но зарплата выдана из возвращенного подотчета, кассовое нарушение все равно возможно. Поэтому налоги платим с расчетного счета, но сами подотчетные наличные сначала возвращаем на расчетный счет организации.
Посмотрим на пример бухгалтерских записей. Предположим, директор получил под отчет 50 000 рублей, израсходовал 35 000 рублей, а 15 000 рублей вернул в кассу. Организация хочет выплатить директору зарплату 15 000 рублей наличными.
Сначала отразим обычный подотчет:
Выданы деньги директору под отчет с расчетного счета: Дт 71 Кт 51.
Приняты расходы по авансовому отчету: Дт 10, 26, 44 или другой счет учета затрат Кт 71.
Возвращен неизрасходованный остаток в кассу: Дт 50 Кт 71.
Сданы возвращенные наличные деньги в банк: Дт 51 Кт 50. Если используется счет денежных средств в пути, примените схему Дт 57 Кт 50, затем Дт 51 Кт 57.
После этого отдельно оформим зарплату:
Начислена зарплата директору: Дт 26 Кт 70 или другой счет затрат в зависимости от учетной политики.
Удержан НДФЛ: Дт 70 Кт 68.
Начислены страховые взносы: Дт 26 Кт 69 или другой счет затрат.
Если зарплата перечисляется безналично: Дт 70 Кт 51.
Если зарплата выплачивается наличными после снятия денег с расчетного счета: сначала Дт 50 Кт 51, затем Дт 70 Кт 50.
Перечислены НДФЛ и страховые взносы: Дт 68 Кт 51, Дт 69 Кт 51.
Важно: не делайте проводку Дт 70 Кт 50 напрямую за счет той суммы, которая пришла в кассу как возврат подотчета, если эти деньги не были предварительно сданы на расчетный счет и затем заново получены на выплату зарплаты.
Разберем порядок в 1С:Бухгалтерия предприятия 8. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от релиза, но общая логика остается одинаковой.
Для возврата неиспользованного остатка подотчетных сумм используйте документ Поступление наличных или кассовый документ с видом операции Возврат от подотчетного лица.
Откройте раздел Банк и касса.
Перейдите в журнал Кассовые документы.
Создайте документ Поступление наличных.
Выберите вид операции Возврат от подотчетного лица.
Укажите директора как подотчетное лицо.
Укажите сумму возвращенного остатка.
Проверьте счет расчетов 71.01 или иной субсчет, который используется в вашей базе.
Проведите документ и распечатайте приходный кассовый ордер при необходимости.
В результате программа сформирует движение по кассе и закроет задолженность директора по подотчетным суммам. Обычно проводка будет Дт 50.01 Кт 71.01.
После возврата подотчета не используйте эти деньги на зарплату. Сначала оформите сдачу наличных в банк.
Откройте раздел Банк и касса.
Перейдите в Кассовые документы.
Создайте документ Выдача наличных.
Выберите вид операции Сдача наличных в банк.
Укажите сумму, которую директор вернул в кассу.
Проведите документ.
Если в вашей учетной схеме используется счет 57, затем отразите поступление денег на расчетный счет документом Поступление на расчетный счет.
В простой схеме проводка будет Дт 51 Кт 50.01. Если используется инкассация или денежные средства в пути, сначала формируется Дт 57.01 Кт 50.01, затем после зачисления банком — Дт 51 Кт 57.01.
Теперь рассмотрим два корректных варианта выплаты зарплаты.
Вариант 1 — перечислите зарплату директору на банковский счет. Это самый простой вариант. После того как возвращенный подотчет поступил на расчетный счет организации, выплатите зарплату платежным поручением или через зарплатный проект.
Начислите зарплату директору документом начисления зарплаты.
Сформируйте Ведомость в банк или платежный документ на перечисление зарплаты.
Проведите Списание с расчетного счета с видом операции выплаты зарплаты.
Проверьте удержание НДФЛ и начисление страховых взносов.
Вариант 2 — выплатите зарплату наличными, но только после снятия денег с расчетного счета. В этом случае организация сначала получает наличные с расчетного счета на выплату зарплаты, а затем выдает их директору по кассовым документам.
Оформите получение наличных с расчетного счета в кассу на выплату заработной платы.
В 1С создайте документ Поступление наличных с видом операции Получение наличных в банке.
Сформируйте Ведомость в кассу на выплату зарплаты директору.
Создайте Выдача наличных с видом операции Выплата заработной платы по ведомостям.
Проверьте проводку Дт 70 Кт 50.01.
Таким образом, зарплата будет выплачена наличными, но источник наличных будет корректный — деньги, полученные с расчетного счета именно для выплаты заработной платы.
Если зарплата ведется в 1С:Зарплата и управление персоналом, сформируйте начисление зарплаты директору в обычном порядке. Затем выберите способ выплаты.
Для безналичной выплаты используйте документ Ведомость в банк.
Для выплаты через кассу используйте документ Ведомость в кассу.
После синхронизации с бухгалтерией проверьте документ выплаты в 1С:Бухгалтерия предприятия.
Для наличной выплаты сформируйте кассовый документ Выдача наличных.
Для перечисления НДФЛ используйте платежный документ с расчетного счета.
Если зарплата ведется непосредственно в 1С:Бухгалтерия предприятия, используйте документы начисления зарплаты и ведомости, доступные в разделе Зарплата и кадры. После начисления сформируйте ведомость и выплату.
Обратите внимание: в 1С можно технически провести разные кассовые операции, но программа не всегда остановит пользователя, если источник наличных денег выбран экономически неверно. Поэтому контролируйте не только проводку, но и реальный источник поступления денег в кассу.
Разберем документальное оформление. По возврату подотчета и выплате зарплаты нужны разные документы, потому что это разные хозяйственные операции.
Авансовый отчет — подтвердите, какую сумму директор израсходовал и какая сумма подлежит возврату.
Приходный кассовый ордер — оформите поступление неизрасходованного остатка подотчетных средств в кассу.
Расходный кассовый ордер на сдачу денег в банк — оформите передачу возвращенных наличных на расчетный счет.
Банковская выписка — подтвердите зачисление денег на расчетный счет.
Ведомость на выплату зарплаты — оформите выплату директору.
Расходный кассовый ордер на выплату зарплаты — оформите наличную выдачу зарплаты, если выбран наличный способ выплаты.
Платежные документы по НДФЛ и страховым взносам — подтвердите перечисление обязательных платежей.
Если зарплата выплачивается наличными по ведомости, срок выдачи наличных на зарплату указывается в ведомости. Продолжительность срока выдачи зарплатных наличных не должна превышать пяти рабочих дней, включая день получения денег с банковского счета на эти выплаты.
Теперь рассмотрим практическую ситуацию: организация уже выдала директору зарплату из возвращенных подотчетных денег. Разберем, как минимизировать риски.
Не оставляйте операцию без анализа. Зафиксируйте, что возврат подотчета и выплата зарплаты были проведены из одного кассового остатка.
Проверьте кассовую книгу, приходные и расходные кассовые ордера, авансовый отчет и ведомость на выплату зарплаты.
Оцените возможность исправления учета. Например, если фактически деньги еще можно внести на расчетный счет и выплатить зарплату корректно, лучше переоформить расчеты правильно.
Если деньги уже выданы и период закрыт, подготовьте внутреннюю пояснительную записку и не повторяйте такую схему в дальнейшем.
Проверьте лимит кассы на дату возврата и выплаты. Нарушение может быть не только в источнике расходования, но и в превышении лимита остатка наличных.
При существенной сумме или спорной ситуации рассмотрите консультацию с аудитором, потому что исправление зависит от фактических дат, документов и кассовой книги.
Важно: нельзя просто переименовать возврат подотчета в «получение наличных из банка», если фактически деньги не снимались с расчетного счета. Исправление должно соответствовать реальному движению денег.
Рассмотрим частый вопрос. Малые предприятия могут применять упрощенный порядок ведения кассовых операций и не устанавливать лимит остатка кассы. Но это не отменяет правила о допустимых источниках расходования наличных денег.
Даже если организация относится к субъектам малого предпринимательства и не устанавливает лимит кассы, возвращенные подотчетные суммы все равно нельзя направлять на выплату зарплаты. Для дальнейшего расходования их нужно сначала сдать на расчетный счет.
То есть упрощенный порядок по лимиту кассы не превращает возвращенный подотчет в разрешенный источник зарплатной выплаты.
Разберем смежный вопрос. Если нельзя выдать зарплату, может быть можно выдать эти деньги снова под отчет другому работнику? По разъяснениям Банка России подход такой же: возвращенный подотчет не является допустимым источником для дальнейшего расходования из кассы.
Поэтому безопасный порядок будет таким же:
получите от директора неизрасходованный остаток подотчета;
оформите приходный кассовый ордер;
сдайте наличные на расчетный счет;
при необходимости заново выдайте деньги под отчет уже с расчетного счета или снимите их с расчетного счета в кассу для выдачи под отчет.
Не используйте возвращенные подотчетные наличные как «оборотную кассу» для следующих выплат. Такой подход создает риск нарушения кассовых правил.
Посмотрим еще один практический момент. При возврате подотчетных сумм в кассу ККТ обычно не применяется, потому что это не расчет за товары, работы или услуги. Организация принимает обратно собственные деньги, ранее выданные работнику под отчет.
При выплате заработной платы ККТ также не применяется, потому что зарплата не является расчетом за реализованные организацией товары, работы или услуги. Но кассовые документы оформить нужно: приходный кассовый ордер по возврату подотчета, расходный кассовый ордер и ведомость по выплате зарплаты, если зарплата выплачивается наличными.
Проанализируем риски. Нарушение порядка работы с наличными деньгами и порядка ведения кассовых операций может привести к административной ответственности. Штрафы по кассовым нарушениям могут составлять для должностных лиц несколько тысяч рублей, а для организаций — десятки тысяч рублей.
Кроме штрафа, неправильная схема создает дополнительные вопросы при проверке:
почему возвращенный подотчет не был сдан на расчетный счет;
почему из этого источника была выплачена зарплата;
соблюдался ли лимит кассы;
правильно ли оформлены приходные и расходные кассовые ордера;
нет ли фактического смешения подотчетных сумм, зарплаты и личных расчетов директора;
правильно ли отражены расчеты по счетам 50, 51, 70 и 71.
Поэтому лучше сразу провести операцию корректно, чем затем объяснять проверяющим, почему возвращенный подотчет был использован как источник зарплаты.
Теперь соберем решение именно для исходной ситуации. Директор получил деньги под отчет, вернул остаток в кассу, организация хочет выплатить ему зарплату.
Оформите авансовый отчет директора по израсходованной части подотчетных сумм.
Оформите возврат неизрасходованного остатка в кассу документом Поступление наличных с видом операции Возврат от подотчетного лица.
Проверьте, что задолженность по счету 71.01 закрылась.
Оформите сдачу этих денег в банк документом Выдача наличных с видом операции Сдача наличных в банк.
Проверьте зачисление денег на расчетный счет по банковской выписке.
Начислите зарплату директору документом начисления зарплаты.
Выберите способ выплаты: Ведомость в банк или Ведомость в кассу.
Если платите наличными, сначала снимите деньги с расчетного счета в кассу на выплату зарплаты.
Оформите выдачу зарплаты директору расходным кассовым ордером или ведомостью.
Перечислите НДФЛ и страховые взносы с расчетного счета в обычном порядке.
Такой алгоритм полностью разделяет подотчетные расчеты и зарплатные расчеты. Он соответствует экономическому смыслу операций и снижает риск претензий по кассовой дисциплине.
Нет, выплатить зарплату директору из возвращенных им подотчетных средств нельзя. Эти деньги нужно принять в кассу как возврат подотчета, сдать на расчетный счет ООО, а затем выплатить зарплату директору безналично или снять наличные с расчетного счета специально на зарплату.
Налоги можно и нужно перечислять с расчетного счета, но это не отменяет ограничения по источнику наличных денег. Возвращенный подотчет нельзя использовать как источник выплаты заработной платы.
Информация носит справочный характер