Рассмотрим ситуацию подробно. ООО на общей системе налогообложения с 2020 года получало от учредителей денежные средства как беспроцентные займы для производственных нужд. В 2025 году организация решила вернуть часть займа одному из учредителей, который к моменту выплаты уже был уволен. Деньги перечислили через зарплатный проект, но в банке не нашли подходящий вид выплаты для возврата займа и выбрали вариант, связанный с подотчетом. После этого налоговая при проверке расценила перечисленные суммы как подотчетные деньги, выданные физическому лицу, и доначислила НДФЛ и страховые взносы.
Разберем, как действовать в такой ситуации. Главная задача организации — доказать, что по существу физическое лицо не получило облагаемый доход, а организация не выплачивала вознаграждение за труд, услуги или работы. Платеж должен быть подтвержден как возврат ранее полученного займа. Ошибка в виде выплаты, указанном при перечислении через зарплатный проект, сама по себе не должна менять экономический смысл операции, если документы подтверждают заемные отношения.
Сначала проанализируем, почему налоговая могла начислить НДФЛ и страховые взносы. Для инспекции перечисление с видом выплаты «подотчет» выглядит как выдача денег физическому лицу под отчет. Если авансового отчета нет, подтверждающих документов о расходовании нет, возврата подотчетной суммы нет, а получатель к тому же уже не является работником, налоговая может сделать вывод, что организация фактически выплатила физическому лицу доход.
Рассмотрим логику инспекции. Подотчетные суммы обычно выдаются работнику или иному физическому лицу для совершения расходов в интересах организации. По таким суммам должен быть авансовый отчет и подтверждающие документы. Если физическое лицо не отчиталось и деньги не вернуло, у налоговой появляется аргумент: деньги остались у физического лица и являются его экономической выгодой. Отсюда возникает риск доначисления НДФЛ. Если получатель связан с организацией трудовыми отношениями или инспекция считает выплату произведенной в рамках таких отношений, дополнительно появляются страховые взносы.
Но в рассматриваемой ситуации важно другое: организация не выдавала деньги на хозяйственные расходы и не выплачивала вознаграждение. Она возвращала долг по договору займа. Поэтому спор нужно переводить из плоскости «неотчитанный подотчет» в плоскость «ошибочно указан вид выплаты при фактическом возврате займа».
Рассмотрим правовую основу. Доходом для целей налогообложения признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, если ее можно оценить. При возврате займа физическое лицо получает обратно собственные деньги, которые ранее передало организации. У него не возникает новой экономической выгоды. Организация просто исполняет обязанность заемщика по возврату суммы займа.
Поэтому возврат основной суммы займа физическому лицу не должен облагаться НДФЛ. Это не зарплата, не премия, не материальная помощь, не дивиденды, не оплата услуг и не иной самостоятельный доход. Это погашение обязательства по договору займа.
Также разберем страховые взносы. Объектом обложения страховыми взносами являются выплаты и иные вознаграждения физическим лицам в рамках трудовых отношений или гражданско-правовых договоров, предметом которых являются выполнение работ или оказание услуг. Возврат займа не является оплатой труда, не является оплатой услуг и не связан с выполнением работ. Следовательно, при наличии правильно оформленных документов страховые взносы на сумму возврата займа начислять не нужно.
Особенно важно подчеркнуть: бывший работник или бывший учредитель может оставаться кредитором организации. Увольнение не прекращает право физического лица получить обратно деньги, ранее переданные обществу по договору займа. Поэтому сам факт увольнения не делает возврат займа налогооблагаемой выплатой.
Посмотрим на вариант, при котором физическое лицо вносит деньги обратно в кассу как возврат подотчетной суммы, а организация тут же выдает ему ту же сумму как возврат займа. Такой способ может показаться удобным, но он рискованный.
Разберем почему. Если деньги фактически уже были перечислены физическому лицу как возврат займа, искусственный возврат в кассу и повторная выдача могут создать лишний оборот денежных средств и дополнительные вопросы. Налоговая может спросить, почему организация сначала признала подотчет, потом получила возврат, затем снова выдала деньги. Если операции оформлены задним числом или без реального движения денег, риск только увеличится.
Поэтому не начинаем исправление с формального «прогона» суммы через кассу. Такой вариант можно рассматривать только если физическое лицо действительно готово вернуть деньги, а организация действительно будет заново перечислять или выдавать заемный долг. Но в большинстве случаев правильнее не создавать новую хозяйственную операцию, а документально подтвердить первоначальную: перечисление было возвратом займа, а вид выплаты в банке указан ошибочно.
Рассмотрим основной порядок действий. Организации нужно подготовить письменные пояснения в налоговую и приложить комплект документов, который показывает всю цепочку: получение займа, возникновение задолженности перед учредителем, решение о возврате, перечисление денег и признание платежа сторонами именно возвратом займа.
Поднимите договор займа с учредителем. В договоре должны быть указаны стороны, сумма займа, порядок предоставления, условие о беспроцентности, срок возврата или порядок востребования суммы займа. Если займы вносились несколькими частями, проверьте, чтобы договор позволял предоставлять заем траншами или чтобы на каждую сумму были отдельные документы.
Подготовьте документы, подтверждающие поступление денег от учредителя на расчетный счет организации. Это могут быть банковские выписки за 2020 год и последующие периоды, платежные поручения, приходные кассовые ордера, если деньги вносились наличными, а также бухгалтерские регистры по счетам учета займов.
Сформируйте акт сверки расчетов с учредителем как с заимодавцем. В акте покажите входящее сальдо, суммы полученных займов, суммы возвратов, остаток задолженности после спорного платежа. Это один из ключевых документов, потому что он подтверждает наличие долга организации перед физическим лицом.
Оформите письмо или расписку от физического лица. В документе заимодавец должен подтвердить, что получил конкретную сумму в конкретную дату именно в счет возврата займа по договору займа. Важно указать реквизиты договора, сумму, дату платежа и формулировку о том, что претензий по данной части возврата займа он не имеет.
Составьте бухгалтерскую справку об ошибочном указании вида выплаты в зарплатном проекте. В справке опишите, что при формировании реестра или платежа был выбран некорректный вид выплаты из-за отсутствия подходящего варианта в интерфейсе банка. Укажите, что ошибка носит технический характер и не меняет экономического содержания операции.
Проверьте бухгалтерские проводки. Если операция была отражена как выдача под отчет по счету 71, исправьте учет так, чтобы платеж прошел как погашение задолженности по займу, например по счетам 66 или 67 в зависимости от срока займа и настроек учета.
Направьте в налоговую пояснения с приложениями. В пояснениях не спорьте только с названием платежа. Покажите всю экономическую суть операции и докажите, что у физического лица отсутствует облагаемый доход, а у организации отсутствует объект по страховым взносам.
Разберем содержание пояснения. Письмо должно быть спокойным, деловым и документальным. Не нужно писать, что «случайно отправили в подотчет и теперь хотим исправить». Лучше сформулировать так: при перечислении денежных средств через зарплатный проект в банковском реестре был выбран технический вид выплаты, не соответствующий фактическому содержанию операции. Фактически перечисление произведено в счет погашения задолженности по договору займа.
В пояснении укажите следующие обстоятельства:
ООО ранее получило от физического лица денежные средства по договору беспроцентного займа.
Денежные средства были использованы организацией для производственных или хозяйственных нужд.
На дату перечисления у организации имелась кредиторская задолженность перед физическим лицом по договору займа.
Спорная сумма не является оплатой труда, премией, компенсацией, материальной помощью, дивидендами или оплатой услуг.
Физическое лицо получило обратно ранее переданные организации денежные средства, поэтому экономическая выгода у него не возникла.
Вид выплаты «подотчет» был указан ошибочно из-за отсутствия подходящего вида выплаты в зарплатном проекте или из-за технической ошибки при выборе значения.
В бухгалтерском учете операция исправлена и отражена как возврат займа.
Рассмотрим пример формулировки для пояснения:
Пример текста пояснения: «Общество сообщает, что перечисление денежных средств физическому лицу в сумме ______ руб. от ______ произведено в счет частичного возврата задолженности по договору беспроцентного займа № ___ от ______. Ранее указанное физическое лицо предоставило Обществу заемные средства, что подтверждается договором займа, банковскими выписками и регистрами бухгалтерского учета. При формировании выплаты через зарплатный проект был ошибочно выбран технический вид выплаты, связанный с подотчетными суммами. Данный реквизит не отражает фактическое экономическое содержание операции. Денежные средства не выдавались физическому лицу для совершения расходов под отчет, авансовый отчет по данной операции не должен составляться. Перечисленная сумма является возвратом ранее полученного займа, не образует экономической выгоды физического лица, не является выплатой в рамках трудовых отношений или гражданско-правового договора на выполнение работ либо оказание услуг. Основания для начисления НДФЛ и страховых взносов отсутствуют».
Теперь разберем комплект документов. Чем полнее он будет, тем выше вероятность снять претензии без дальнейшего спора.
Договор займа. Приложите копию договора займа с физическим лицом. Если договоров несколько, приложите тот, по которому возвращалась сумма, или все договоры, если задолженность формировалась несколькими займами.
Дополнительные соглашения. Если менялся срок возврата, сумма, порядок внесения траншей или условие о беспроцентности, приложите дополнительные соглашения.
Банковские выписки о поступлении займа. Покажите, что деньги действительно поступили от учредителя на расчетный счет организации.
Платежные документы по поступлению займа. Если в назначении платежа при поступлении указано «заем», это очень сильное доказательство.
Регистры бухгалтерского учета. Подготовьте оборотно-сальдовую ведомость или карточку счета по расчетам с заимодавцем. Обычно расчеты по займам отражаются на счетах 66 или 67, а аналитика ведется по контрагенту и договору займа.
Акт сверки расчетов. Составьте акт сверки между организацией и физическим лицом как заимодавцем. Отразите в нем спорный платеж как погашение займа.
Расписку или подтверждение от физического лица. Получите от бывшего учредителя письменное подтверждение, что он получил деньги именно в счет возврата займа.
Бухгалтерскую справку. В справке опишите ошибку в выборе вида выплаты и правильное отражение операции в учете.
Приказ или служебную записку. Можно оформить внутренний документ о выявлении технической ошибки в назначении или виде выплаты и о необходимости исправления бухгалтерского учета.
Письмо в банк. Если банк не может изменить уже переданную информацию, все равно полезно направить в банк письменное обращение с просьбой подтвердить порядок выбора вида выплаты и невозможность корректировки после отправки данных. Ответ банка приложите к материалам для налоговой.
Рассмотрим действия по банку отдельно. В обсуждаемой ситуации банк сообщил, что изменить назначение или вид выплаты уже невозможно, потому что данные переданы налоговой. Это не означает, что организация лишена возможности защищаться.
Направьте в банк письменное обращение. В нем укажите, что при перечислении денежных средств заимодавцу через зарплатный проект был выбран некорректный вид выплаты в связи с отсутствием подходящего варианта для возврата займа. Попросите банк пояснить, можно ли изменить или уточнить вид выплаты, а если нельзя — попросите предоставить письменный ответ о невозможности корректировки после исполнения платежа и передачи сведений.
Даже если банк откажет, этот ответ полезен. Он подтверждает, что проблема возникла на уровне технического реквизита банковского сервиса, а не из-за того, что организация действительно выдала подотчетные деньги.
Дополнительно уточните у банка, какой вид выплаты следует использовать в дальнейшем для возврата займа физическому лицу, если отдельного вида «возврат займа» нет. Если банк отвечает «на усмотрение организации», зафиксируйте это письменно или сохраните обращение в клиент-банке. В дальнейшем это поможет обосновать выбранный способ перечисления.
Теперь посмотрим на учет. Если в программе операция была отражена как выдача под отчет, ее нужно исправить. Цель исправления — убрать задолженность по счету 71 и отразить погашение займа по счетам расчетов с заимодавцем.
В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 обычно используются документы банковского учета. Если платеж был загружен из банка как Списание с расчетного счета с видом операции, связанным с подотчетным лицом, проверьте возможность изменить вид операции на вариант, связанный с возвратом займа или расчетами с контрагентом. В зависимости от настроек базы и версии программы подходящее название операции может отличаться, но экономический смысл должен быть один: списание денежных средств в счет погашения задолженности по договору займа.
Если документ можно исправить без нарушения закрытых периодов, рассмотрим такой порядок:
Откройте документ Списание с расчетного счета, которым отражено перечисление физическому лицу.
Проверьте поле Вид операции. Если выбран вариант выдачи подотчетному лицу, замените его на операцию, связанную с возвратом займа, расчетами по договору займа или прочими расчетами с контрагентом.
Укажите физическое лицо как контрагента или заимодавца, если учет займов ведется через справочник Контрагенты.
Укажите договор займа в аналитике договора. Договор должен быть оформлен как договор займа или иной договор, позволяющий корректно вести расчеты.
Проверьте счет расчетов. Для краткосрочного займа обычно используется счет 66, для долгосрочного — счет 67. Конкретный субсчет зависит от учетной политики и настроек плана счетов.
Перепроведите документ и сформируйте проводки.
Сформируйте карточку счета и убедитесь, что задолженность перед заимодавцем уменьшилась, а задолженность по подотчету не возникла.
Если период уже закрыт или документ нельзя менять напрямую, используйте корректирующую операцию. В этом случае рассмотрим документ Операция, введенная вручную. С его помощью можно сторнировать ошибочную проводку по подотчету и отразить правильную проводку по возврату займа.
Например, если ошибочно была сформирована проводка по счету 71, нужно сделать исправление так, чтобы в итоге платеж не числился за физическим лицом как подотчетная сумма. В бухгалтерской справке укажите причину: «Исправление технической ошибки при выборе вида выплаты. Перечисление фактически произведено в счет возврата займа по договору № ___ от ___».
Важно: не ограничивайтесь только исправлением проводок в 1С. Для налоговой имеет значение не только учетная запись, но и первичные документы. Поэтому одновременно подготовьте договор займа, выписки, акт сверки, расписку заимодавца и пояснение.
Рассмотрим, какие объекты 1С обычно помогают правильно оформить ситуацию. Конкретные названия могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и версии, но логика остается общей.
Списание с расчетного счета — основной документ, которым отражается перечисление денег физическому лицу. В нем проверьте вид операции, получателя, договор, счет расчетов и статью движения денежных средств.
Операция, введенная вручную — используйте, если нужно исправить проводки без изменения исходного банковского документа или если период уже закрыт.
Контрагенты — проверьте, как заведено физическое лицо. Для расчетов по займу часто удобнее вести его как контрагента-заимодавца, а не только как физическое лицо или бывшего сотрудника.
Договоры контрагентов — заведите или проверьте договор займа. В аналитике расчетов должен быть указан именно договор займа, а не трудовой договор и не основание для подотчета.
Статьи движения денежных средств — укажите статью, соответствующую возврату займа или финансовой деятельности, а не хозяйственным расходам подотчетного лица.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету — сформируйте отчет по счетам 66, 67 и 71, чтобы увидеть правильное сальдо после исправления.
Карточка счета — используйте для детализации движения по конкретному договору и физическому лицу.
Бухгалтерская справка — оформите как внутреннее подтверждение исправления ошибки и приложите к документам по проверке.
Посмотрим на документ от физического лица. Это не обязательно должна быть нотариальная расписка. Достаточно письменного подтверждения, подписанного заимодавцем. Главное — чтобы из него было понятно, что он признает получение денег как возврат займа.
Пример формулировки: «Я, Ф.И.О., паспортные данные, подтверждаю, что получил от ООО “_____” денежные средства в сумме _____ руб., перечисленные на мой банковский счет ______ 2025 года, в счет частичного возврата займа по договору займа № ___ от ______. Указанные денежные средства не являются оплатой труда, вознаграждением за услуги, подотчетной суммой или иной выплатой в мой адрес. Претензий к ООО “_____” по указанной части возврата займа не имею».
Если возвращалась не вся сумма займа, укажите, что это частичный возврат. Если после платежа долг полностью погашен, укажите, что обязательство по договору займа исполнено полностью. Приложите копию расписки к пояснениям в налоговую.
Разберем бухгалтерскую справку. Она должна объяснять, какая ошибка была выявлена, почему она возникла и как исправлена. Справку подписывает бухгалтер или руководитель в зависимости от внутреннего порядка документооборота.
В справке отразите следующие данные:
дату выявления ошибки;
реквизиты платежа;
сумму платежа;
получателя денежных средств;
ошибочно выбранный вид выплаты;
правильное экономическое содержание операции;
реквизиты договора займа;
правильные счета бухгалтерского учета;
перечень документов, подтверждающих исправление.
Пример формулировки: «При формировании перечисления денежных средств через зарплатный проект по платежу от ______ на сумму ______ руб. был ошибочно выбран вид выплаты, относящийся к подотчетным суммам. Фактически перечисление произведено в счет возврата задолженности по договору беспроцентного займа № ___ от ______, заключенному между ООО “_____” и Ф.И.О. заимодавца. Ошибка возникла в связи с отсутствием в перечне видов выплат банка отдельного значения для возврата займа. Операция не является выдачей денежных средств под отчет. В бухгалтерском учете произведено исправление: сумма отражена как погашение задолженности по договору займа».
Рассмотрим вопрос об авансовом отчете. Если организация признает, что деньги действительно были выданы под отчет, тогда авансовый отчет нужен. Но в нашей ситуации позиция организации другая: деньги не выдавались под отчет, а были перечислены как возврат займа. Поэтому составлять фиктивный авансовый отчет не нужно.
Более того, авансовый отчет может навредить, если в нем нет реальных расходов. Он создаст впечатление, что организация сначала подтверждает подотчетную природу операции, а затем пытается ее переоформить. Вместо этого оформите бухгалтерскую справку об ошибке и подтверждение от заимодавца о получении возврата займа.
Важно: не подменяйте экономический смысл операции искусственными документами. Если был возврат займа, доказывайте возврат займа. Если был подотчет, подтверждайте подотчет. В рассматриваемой ситуации документы должны быть выстроены вокруг договора займа.
Разберем предложенный вариант: внести перечисленную сумму в кассу как возврат подотчетной суммы, а затем тут же выдать задолженность по займу. Такой способ возможен только при реальном движении денег и согласии физического лица. Но он не является лучшим решением, если деньги фактически уже были получены как возврат займа.
Почему этот вариант не оптимален:
он создает дополнительные кассовые операции;
может выглядеть как искусственное исправление после проверки;
требует соблюдения кассовой дисциплины;
не устраняет первоначальный вопрос налоговой о природе первого платежа;
может вызвать вопрос, почему бывший учредитель возвращал деньги, если они изначально являлись возвратом займа.
Поэтому рассмотрим этот вариант как запасной, но не основной. Основной вариант — не прогонять деньги через кассу, а документально подтвердить, что спорный платеж изначально был возвратом займа.
Теперь разберем стратегию ответа на акт проверки. Если акт уже получен, нужно подготовить возражения. В возражениях укажите, что вывод инспекции основан на формальном признаке — виде выплаты в банковском реестре. При этом фактические обстоятельства и документы подтверждают заемные отношения.
Структура возражений может быть такой:
Описание операции. Укажите, что спорная сумма перечислена физическому лицу в счет возврата займа.
Документальное подтверждение займа. Перечислите договор, банковские выписки, регистры учета, акт сверки.
Отсутствие дохода по НДФЛ. Объясните, что возврат ранее предоставленной суммы займа не создает экономической выгоды.
Отсутствие объекта по страховым взносам. Объясните, что выплата не произведена в рамках трудовых отношений или договора на выполнение работ либо оказание услуг.
Техническая ошибка в виде выплаты. Укажите, что ошибочный банковский реквизит не меняет правовую природу платежа.
Просьба снять доначисления. Попросите исключить спорную сумму из базы по НДФЛ и страховым взносам.
Пример итоговой формулировки: «Просим учесть представленные документы и исключить сумму ______ руб. из налоговой базы по НДФЛ и базы для исчисления страховых взносов, поскольку указанная сумма является возвратом ранее полученного займа, не образует дохода физического лица и не относится к выплатам в рамках трудовых отношений или гражданско-правовых договоров на выполнение работ либо оказание услуг».
В исходной ситуации указано, что через ТКС требование о предоставлении пояснений не получали, но пришел акт проверки. Рассмотрим этот момент отдельно. Проверьте в операторе электронного документооборота и в личном кабинете налогоплательщика, были ли входящие документы от налоговой. Иногда требование может быть направлено, но не обработано пользователем, либо оно могло попасть в непросмотренные документы.
Если требования действительно не было, в возражениях можно указать, что до составления акта у организации не было возможности представить пояснения и документы, подтверждающие фактический характер операции. Но не делайте этот аргумент единственным. Главный аргумент — отсутствие налогооблагаемого дохода и объекта по взносам.
Разберем правильную тактику: не ограничивайтесь процессуальным возражением. Даже если инспекция нарушила порядок запроса пояснений, нужно приложить полный комплект документов по займу. Тогда у налоговой будет основание снять доначисления по существу.
Посмотрим, как избежать аналогичной проблемы при следующих возвратах займа. Лучше не перечислять возврат займа через зарплатный проект, если банк не позволяет выбрать корректный вид выплаты. Зарплатный проект предназначен прежде всего для выплат работникам и связанных с ними перечислений. Возврат займа физическому лицу удобнее проводить обычным платежным поручением на банковский счет физического лица.
В назначении платежа укажите максимально конкретную формулировку:
Пример назначения платежа: «Возврат займа по договору беспроцентного займа № ___ от ______. НДС не облагается».
Если возврат частичный, напишите:
Пример назначения платежа: «Частичный возврат займа по договору беспроцентного займа № ___ от ______. НДС не облагается».
Если банк требует выбрать вид выплаты, заранее получите от банка письменную рекомендацию, какой вариант использовать для возврата займа физическому лицу. Если подходящего варианта нет, лучше использовать обычный платеж вне зарплатного проекта, если это технически возможно.
Рассмотрим сам договор займа. При налоговом споре слабый договор может осложнить защиту. Проверьте следующие условия:
договор заключен между правильными сторонами: физическим лицом и ООО;
указана сумма займа или порядок предоставления денежных средств траншами;
указано, что заем беспроцентный, если проценты не начислялись;
определен срок возврата или порядок возврата по требованию заимодавца;
есть реквизиты сторон;
есть подписи сторон;
поступления денег соответствуют условиям договора;
возврат не превышает фактическую задолженность перед заимодавцем.
Если в договоре не было условия о траншах, а деньги поступали многократно, подготовьте дополнительные соглашения или поясните, что каждая сумма поступала в рамках договора займа и отражалась в учете как заем. Главное — чтобы сумма возврата не была больше подтвержденной задолженности.
Проанализируем учетные счета. Если займы от учредителей учитывались на счете 66 или 67, спорный платеж должен уменьшать кредиторскую задолженность по соответствующему счету. Если вместо этого сформировался счет 71, налоговая увидит подотчет.
Проверьте следующие отчеты:
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 за период выплаты. После исправления по спорной сумме не должно быть задолженности подотчетного лица.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 66 или 67 по физическому лицу и договору займа. Должно быть видно, что задолженность уменьшилась на сумму платежа.
Карточка счета по договору займа. В карточке должны быть видны поступления займа и его возврат.
Анализ счета по расчетам с заимодавцем. Он поможет показать налоговой общую картину расчетов.
Если бухгалтерские проводки уже исправлены, приложите к пояснениям распечатки регистров после исправления и бухгалтерскую справку. Если доначисления основаны на первоначальных данных, отдельно поясните, что ошибка в учете устранена.
Рассмотрим аргументацию по НДФЛ. Она должна быть простой и последовательной. Физическое лицо ранее передало организации деньги. Организация вернула эти деньги. В результате имущественное положение физического лица не улучшилось по сравнению с исходным состоянием: оно получило обратно то, что ранее передало. Следовательно, экономической выгоды нет.
Дополнительно подчеркните, что спорная сумма не является:
заработной платой;
премией;
дивидендами;
материальной помощью;
подарком;
оплатой товаров, работ или услуг;
прощением долга физического лица;
неизрасходованной подотчетной суммой.
Сделайте акцент на том, что ошибочный банковский признак не может сам по себе создать доход, если первичные документы и бухгалтерский учет подтверждают иное содержание операции.
Теперь разберем страховые взносы. Инспекция может пытаться начислить взносы, потому что платеж прошел через зарплатный проект или потому что получатель ранее был работником. Но для взносов важен не только факт перечисления физическому лицу, а правовое основание выплаты.
В возражениях укажите, что спорная сумма не начислена в пользу физического лица в рамках трудовых отношений. На дату выплаты лицо уже было уволено. Но даже если раньше оно состояло в трудовых отношениях, спорный платеж связан не с трудовой функцией, а с договором займа. Также сумма не выплачена по гражданско-правовому договору на выполнение работ или оказание услуг.
Ключевая формулировка: «Перечисленная сумма не является вознаграждением за труд, не зависит от квалификации, должности, результата работы, стажа, режима рабочего времени или иных трудовых показателей. Основание выплаты — договор займа, по которому физическое лицо является заимодавцем, а Общество — заемщиком».
Рассмотрим ситуацию, когда инспекция продолжает утверждать, что раз в банковских данных указан подотчет, значит сумма облагается. В ответ нужно показать, что банковская классификация платежа не является первичным документом, определяющим налоговую базу. Налоговые последствия определяются фактическим содержанием хозяйственной операции и подтверждающими документами.
Позиция организации должна быть такой:
подотчетные отношения не возникали;
задание на приобретение товаров, работ или услуг физическому лицу не выдавалось;
авансовый отчет не должен был составляться, потому что аванс под отчет не выдавался;
у организации имелась задолженность по договору займа;
сумма платежа соответствует задолженности или ее части;
получатель подтвердил получение денег как возврат займа;
учет исправлен в соответствии с фактическим содержанием операции.
Таким образом, спор нужно сводить к доказательствам. Если документы по займу есть и они оформлены до проверки, позиция организации значительно сильнее.
Посмотрим, что делать, если договор займа есть, но документы оформлены неидеально. Например, в старых платежах не всегда указано назначение «заем», договор содержит общие формулировки, нет акта сверки, а физическое лицо уже уволено.
В такой ситуации не отказывайтесь от защиты. Подготовьте документы, которые можно оформить сейчас без искажения фактов:
акт сверки расчетов на текущую дату;
подтверждение физического лица о предоставлении займа и получении возврата;
бухгалтерскую справку с расшифровкой задолженности;
оборотно-сальдовую ведомость за период с момента поступления займа;
письменное пояснение руководителя о цели привлечения заемных средств;
копии банковских выписок, где видно поступление денег от этого физического лица.
Важно не создавать документы, которые противоречат фактам. Если деньги поступали в 2020 году, не оформляйте задним числом документы так, будто они подписаны тогда, если фактически их не было. Лучше оформите текущую сверку и пояснение, подтверждающие реальную историю расчетов.
Теперь вернемся к трем вариантам из вопроса.
Вариант 1: внести сумму как возврат подотчетной суммы в кассу и тут же выдать задолженность по займу. Этот вариант не рекомендуем как основной. Он создает лишние операции и может выглядеть искусственно. Используйте его только при реальном возврате денег физическим лицом и реальной повторной выдаче, если организация осознанно выбирает такой путь после оценки кассовых и налоговых рисков.
Вариант 2: написать, что ошибочно указан вид выплаты, а фактически это возврат займа. Это основной и наиболее логичный вариант. Его нужно подкрепить документами: договором займа, выписками, регистрами учета, актом сверки, распиской или подтверждением от заимодавца, бухгалтерской справкой и, по возможности, ответом банка.
Вариант 3: комплексный подход. Оптимально использовать расширенный вариант второго решения: не просто написать пояснение, а одновременно исправить учет, запросить банк, получить подтверждение от физического лица и направить в налоговую полный пакет возражений.
Соберем решение в единый алгоритм.
Найдите договор займа с бывшим учредителем и проверьте сумму задолженности на дату спорного платежа.
Сформируйте банковские выписки, подтверждающие поступление займа от физического лица в 2020 году и последующих периодах.
Сформируйте регистры бухгалтерского учета по счетам 66 или 67 и проверьте, что задолженность перед заимодавцем действительно была.
Проверьте счет 71. Если платеж ошибочно отражен как подотчет, исправьте учет.
Оформите бухгалтерскую справку об ошибочном выборе вида выплаты в зарплатном проекте.
Получите от физического лица подтверждение, что деньги получены в счет возврата займа.
Составьте акт сверки расчетов с физическим лицом по договору займа.
Направьте в банк письменное обращение о невозможности корректировки вида выплаты или о порядке выбора вида выплаты для возврата займа.
Подготовьте возражения на акт проверки или пояснения в налоговую.
Приложите к ответу все подтверждающие документы.
На будущее перечисляйте возврат займа обычным платежным поручением с прямым назначением платежа, не через зарплатный проект, если в нем нет корректного вида выплаты.
Проанализируем итог. В рассматриваемой ситуации начисление НДФЛ и страховых взносов можно оспаривать, если организация документально подтвердит, что спорная сумма является возвратом займа. Ошибочный вид выплаты в зарплатном проекте — это технический признак, а не самостоятельное основание для признания дохода физического лица.
Действуйте не через искусственный возврат денег в кассу, а через доказательство фактической операции. Подготовьте договор займа, выписки, учетные регистры, акт сверки, подтверждение заимодавца, бухгалтерскую справку и возражения в налоговую. В 1С исправьте операцию так, чтобы она отражалась не как подотчет по счету 71, а как погашение задолженности по договору займа по счетам 66 или 67.
Главная позиция для налоговой: физическое лицо не получило экономическую выгоду, потому что ему вернули ранее переданные организации деньги. Организация не выплачивала вознаграждение за труд, работы или услуги. Следовательно, оснований для начисления НДФЛ и страховых взносов нет.
Информация носит справочный характер