Проанализируем ситуацию: ООО на УСН восстанавливает учет. До смены собственника прежний единственный участник, он же генеральный директор, тратил деньги с бизнес-карты на личные нужды. Авансовых отчетов нет, подтверждающих документов нет, деньги в организацию не возвращались, НДФЛ и страховые взносы не начислялись. Дополнительно были переводы другому сотруднику «на хозяйственные нужды», но документов и понятных пояснений по ним тоже нет. Сотрудник уже уволен. Часть операций относится к 2025 году, часть — к 2026 году.
Разберем проблему по шагам. Здесь нельзя просто «закрыть» все суммы одним документом или списать их как расходы организации. Нужно отдельно определить налоговую природу каждой выплаты: подотчет, личный доход физического лица, заработная плата, заем, материальный ущерб, неосновательное обогащение или сумма, подлежащая взысканию. От этой квалификации зависят НДФЛ, страховые взносы, корректировки отчетности и документы в 1С.
Главный вывод: если деньги выданы работнику или директору под отчет, но авансового отчета и подтверждающих документов нет, деньги не возвращены, а организация не взыскивает задолженность, такие суммы обычно рассматривайте как доход физического лица. По ним нужно исчислить НДФЛ, начислить страховые взносы, исправить отчетность и, если удержать НДФЛ уже невозможно, сообщить об этом в налоговый орган и самому физическому лицу через годовую отчетность по 6-НДФЛ.
Отдельно разберем важный момент по уволенному сотруднику. Если после восстановления учета выяснится, что ему действительно недоплачена заработная плата, нельзя автоматически зачесть старые переводы «на хозяйственные нужды» в счет этой зарплаты. Удержание из зарплаты для погашения подотчетной задолженности ограничено статьей 137 ТК РФ: нужно уложиться в месячный срок с даты, установленной для возврата аванса, и работник не должен оспаривать основание и размер удержания. Если срок пропущен, работник уволен или согласия нет, взыскивайте суммы отдельно: добровольно, по соглашению или через суд.
Рассмотрим подробнее, с чего начать. Не начисляйте налоги сразу на всю сумму банковских списаний. Сначала соберите реестр операций и разделите их по лицам, годам, назначению и документальному состоянию.
Сформируйте рабочий реестр по каждой операции:
Дата операции по выписке банка или по бизнес-карте.
Сумма операции.
Физическое лицо: бывший директор, уволенный сотрудник или другое лицо.
Назначение платежа из банковской выписки.
Есть ли распоряжение на выдачу под отчет, заявление, приказ, служебная записка или лимит по корпоративной карте.
Есть ли авансовый отчет.
Есть ли чеки, накладные, акты, счета-фактуры, УПД или иные первичные документы.
Можно ли связать покупку с деятельностью ООО.
Возвращались ли деньги в кассу или на расчетный счет.
Была ли у физлица заработная плата или иные денежные выплаты после даты возникновения дохода, из которых можно было удержать НДФЛ.
К какому налоговому периоду относится операция: 2025 год или 2026 год.
После такого анализа каждую сумму отнесите к одной из категорий:
Подтвержденные хозяйственные расходы. Есть документы, расходы связаны с деятельностью ООО, авансовый отчет можно оформить или восстановить.
Неподтвержденный подотчет, который физлицо вернет. Есть задолженность работника перед организацией, налогов с дохода пока не возникает, если организация реально взыскивает сумму.
Неподтвержденный подотчет, который организация не взыскивает. Возникает доход физлица, с которого исчисляйте НДФЛ и страховые взносы.
Личные траты по бизнес-карте. Если очевидно, что покупка личная и не связана с ООО, рассматривайте сумму как доход физлица или как задолженность к взысканию.
Заработная плата или ее часть. Если документы и расчеты подтверждают, что перевод фактически был выплатой зарплаты, пересчитывайте зарплату, НДФЛ и страховые взносы как зарплатные начисления.
Сумма к судебному взысканию. Если физлицо не подтверждает расходы и не возвращает деньги, но организация не прощает долг, оформляйте претензионную работу и не торопитесь признавать доходом до принятия решения о невзыскании.
Главное правило восстановления учета: сначала квалифицируйте операцию, затем выбирайте документ 1С. Не начинайте с ручных проводок без бухгалтерской справки и без понимания налоговых последствий.
Разберем первую часть ситуации. Прежний собственник был единственным участником ООО и одновременно генеральным директором. Он тратил деньги с бизнес-карты на личные нужды, авансовых отчетов нет, деньги не возвращались.
Для учета важно, что бизнес-карта привязана к расчетному счету или специальному карточному счету организации. Деньги на карте остаются деньгами ООО. Когда директор расплачивается бизнес-картой, в учете обычно возникает выдача денежных средств под отчет или оплата расходов организации через подотчетное лицо. Если директор покупает товары или услуги для себя, а не для ООО, хозяйственного расхода у организации нет.
Рассмотрим возможные варианты квалификации:
Директор вернул деньги или вернет их сейчас. Тогда отражайте задолженность по счету 71 или 73 и погашение задолженности поступлением денег. НДФЛ и страховые взносы не начисляйте, если это именно возврат долга, а не прощение долга.
Организация будет взыскивать деньги с бывшего директора. Тогда оформляйте инвентаризацию расчетов, требование о возврате, претензию, при необходимости иск. Доход физлица в такой ситуации спорен, потому что организация не передает ему экономическую выгоду окончательно, а требует возврата.
Организация не взыскивает деньги и признает, что директор фактически получил личную выгоду. Тогда сумму рассматривайте как доход директора. Исчислите НДФЛ, начислите страховые взносы, исправьте отчетность. Если удержать НДФЛ невозможно, сообщите о невозможности удержания.
Стороны хотят оформить сумму как дивиденды бывшему участнику. Не применяйте этот вариант автоматически. Для дивидендов нужно решение о распределении прибыли, наличие чистой прибыли, соблюдение корпоративных процедур и корректная дата выплаты. Личные траты по бизнес-карте без решения о дивидендах обычно не являются безопасным оформлением дивидендов.
Стороны хотят оформить сумму как заем директору. Такой вариант возможен только при наличии реального договора займа, графика возврата и фактического намерения вернуть деньги. Если договор займа оформляется задним числом только для ухода от налогов, риск спора с налоговой сохраняется.
Если подтверждений хозяйственного характера нет и деньги не возвращаются, действуйте по позиции, которую поддерживают контролирующие органы: неподтвержденные и невозвращенные подотчетные суммы, использованные в личных целях, создают экономическую выгоду физического лица. Для директора, который состоял с ООО в трудовых отношениях как генеральный директор, такие суммы могут рассматриваться как выплаты в рамках трудовых отношений. Поэтому начисляйте не только НДФЛ, но и страховые взносы.
Разберем по шагам безопасный алгоритм по бывшему собственнику и бывшему генеральному директору.
Сформируйте реестр личных операций по бизнес-карте за 2025 и 2026 годы.
Отделите операции, которые можно подтвердить документами и связать с деятельностью ООО.
По подтвержденным расходам восстановите Авансовый отчет и приложите первичные документы.
По личным расходам и неподтвержденным суммам оформите бухгалтерскую справку. В ней укажите, что документы не представлены, деньги не возвращены, расходы не подтверждены, сумма признается доходом физического лица или задолженностью к взысканию.
Если решаете взыскивать сумму, отразите задолженность бывшего директора и направьте требование о возврате. Не списывайте сумму как доход физлица до принятия решения о невзыскании или прощении долга.
Если решаете не взыскивать сумму или взыскание фактически невозможно, начислите доход физлица, НДФЛ и страховые взносы.
По 2025 году подайте уточненный расчет 6-НДФЛ, если доход и налог ранее не были отражены. Если НДФЛ удержать невозможно, заполните сведения о невозможности удержания в составе годового расчета.
По страховым взносам подайте уточненный РСВ за соответствующие периоды 2025 года, если база по взносам была занижена.
По 2026 году отразите доход в текущем учете, начислите страховые взносы, включите данные в расчетные формы за соответствующие периоды 2026 года.
Если до 31 января 2027 года НДФЛ за 2026 год удержать не получится, сообщите о невозможности удержать налог в составе годового 6-НДФЛ за 2026 год не позднее 25 февраля 2027 года и направьте сведения физическому лицу.
По 2025 году учитывайте сроки. Сведения о невозможности удержать НДФЛ за 2025 год должны были быть переданы не позднее 25 февраля 2026 года. Если учет восстанавливается уже после этой даты и ошибка обнаружена сейчас, сдавайте уточненную отчетность как можно быстрее. Это не отменит риск штрафов и пеней, но уменьшит риск более серьезных последствий при проверке.
Не платите НДФЛ за физическое лицо просто «за счет организации» как обычный расход. Организация как налоговый агент должна исчислить налог, удержать его из денежных доходов физлица при выплате, а если удержать невозможно — сообщить об этом налоговой и самому налогоплательщику. Страховые взносы, в отличие от НДФЛ, организация начисляет и уплачивает за свой счет как плательщик взносов.
Рассмотрим отражение в 1С:Бухгалтерии 8. Конкретные команды зависят от версии и настроек интерфейса, но логика обычно такая: операции по бизнес-карте сначала попадают в банк, затем закрываются авансовым отчетом, возвратом денег, взысканием задолженности или начислением дохода физлица.
Используйте следующие объекты 1С:
Списание с расчетного счета — для списаний по банковской выписке или операций по корпоративной карте, если они загружаются как банковские операции.
Авансовый отчет — для подтвержденных расходов подотчетного лица.
Поступление наличных или Поступление на расчетный счет — для возврата денег директором или сотрудником.
Операция, введенная вручную — для корректировок, если типовыми документами нельзя восстановить старую операцию.
Операция учета НДФЛ — для регистрации дохода физлица, исчисленного и неудержанного НДФЛ, если стандартное начисление зарплаты не подходит.
Операция учета взносов — для регистрации базы и начисленных страховых взносов по суммам, которые не прошли через обычное начисление зарплаты.
Начисление зарплаты — если сумму решено квалифицировать как зарплату или иной доход работника, который должен проходить через зарплатный контур.
Отражение зарплаты в бухучете — если в вашей базе зарплата отражается отдельным документом после расчета.
Регламентированные отчеты — для формирования 6-НДФЛ и РСВ.
Если личные расходы бывшего директора ранее были отражены как подотчет, а авансового отчета нет, в бухгалтерском учете может висеть дебетовое сальдо по счету 71.01. Тогда сначала проведите инвентаризацию расчетов с подотчетным лицом. Если принято решение взыскать долг, оставьте задолженность и оформляйте претензионную работу. Если принято решение не взыскивать, перенесите сумму в доход физлица и начислите налоги.
Возможная логика проводок зависит от вашей учетной политики, но для понимания рассмотрим типовой подход:
Дт 71.01 Кт 51 или аналогичная запись — деньги выданы под отчет через бизнес-карту.
Дт 20, 26, 44 или иной счет затрат Кт 71.01 — подтвержденные расходы по авансовому отчету, если документы есть и расходы связаны с деятельностью ООО.
Дт 73 или Дт 94 Кт 71.01 — выделена неподтвержденная задолженность физлица или сумма недостачи, если организация будет разбираться и взыскивать.
Дт 91.02 Кт 73 или аналогичная запись — списана задолженность, если организация приняла решение ее не взыскивать. В налоговом учете УСН такую сумму как расход обычно не принимайте.
Одновременно зарегистрируйте доход физлица для целей НДФЛ и страховых взносов через зарплатные документы или специальные операции учета.
Важно: не включайте личные расходы бывшего директора в расходы по УСН. Для ООО на УСН такие траты не являются экономически обоснованными расходами организации. Если объект УСН — «доходы», расходы в любом случае не уменьшают налоговую базу, но неверное отражение может исказить бухгалтерский учет и расчеты с физлицами.
Разберем НДФЛ отдельно. Когда физлицо получает доход от организации, ООО становится налоговым агентом. Налоговый агент исчисляет НДФЛ, удерживает его из доходов физлица при выплате денежных средств и перечисляет в бюджет. Если физлицу больше ничего не выплачивается, удержать налог невозможно.
По бывшему директору, который после смены собственника уже не получает выплат от ООО, порядок такой:
Исчислите НДФЛ с суммы дохода, возникшего из неподтвержденных личных трат.
Проверьте, были ли после даты признания дохода какие-либо денежные выплаты этому физлицу. Если выплаты были, удержите НДФЛ с учетом ограничения: удерживаемая сумма налога не должна превышать допустимую часть выплаты.
Если денежных выплат не было и не будет, признайте налог неудержанным.
В 6-НДФЛ покажите исчисленный и неудержанный налог.
В годовом расчете заполните сведения о доходах физлица и раздел о невозможности удержать налог.
Направьте сведения не только в ИФНС, но и самому физическому лицу.
По 2025 году, если доход относится к 2025 году и НДФЛ не был удержан до 31 января 2026 года, сведения о невозможности удержать налог нужно было представить не позднее 25 февраля 2026 года. Если это не сделано, подайте уточненные сведения сейчас. По 2026 году налог можно удерживать из последующих выплат до 31 января 2027 года. Если удержать не получится, сообщите о невозможности удержать НДФЛ не позднее 25 февраля 2027 года.
В 1С проверьте заполнение 6-НДФЛ. Для неудержанного налога важны разделы расчета, где отражаются исчисленный налог, удержанный налог и налог, который невозможно удержать. В годовом расчете сведения по физлицу должны попасть в приложение к расчету, включая данные о доходе и неудержанном налоге.
Теперь рассмотрим страховые взносы. Если сумма признана доходом физлица в рамках трудовых отношений, начисляйте страховые взносы. Это касается как директора, так и работника, если выплаты связаны с трудовыми отношениями и не подтверждены как компенсационные или хозяйственные расходы.
Почему возникает база по взносам? Подотчетные суммы не облагаются взносами, когда они подтверждают компенсацию расходов работника, произведенных в интересах работодателя. Для этого нужны авансовый отчет и первичные документы. Если документов нет, целевое использование не подтверждено, деньги не возвращены и работодатель не удерживает их, сумма перестает быть компенсацией и становится выплатой в пользу физлица.
Действуйте так:
Определите месяц, в котором сумма признается доходом физлица. Закрепите дату бухгалтерской справкой. Обычно ориентируйтесь на момент, когда истек срок отчета или возврата и стало ясно, что документы не представлены, деньги не возвращены, а организация принимает решение не взыскивать сумму.
Начислите страховые взносы по тарифам, действующим в соответствующем периоде.
По 2025 году подайте уточненный РСВ за период, в котором должна была быть отражена база.
По 2026 году отразите базу и взносы в текущем периоде или подайте корректировку, если отчетный период уже закрыт.
Проверьте персонифицированные сведения, если изменение базы влияет на ранее представленные данные.
Уплатите недоимку и пени через ЕНС.
В 1С используйте Операция учета взносов, если сумма не начислялась через обычный зарплатный документ. Если сумму удобно провести как отдельный вид начисления, настройте начисление в разделе зарплаты так, чтобы оно включалось в базу по страховым взносам и корректно попадало в РСВ.
Не ограничивайтесь только НДФЛ. В теме форума правильно указано, что по бывшему директору при признании неподтвержденных сумм доходом нужно начислять и страховые взносы. НДФЛ может остаться неудержанным, но страховые взносы организация обязана уплатить сама.
Теперь разберем вторую часть ситуации. Другому сотруднику переводились деньги на хозяйственные нужды, документов нет, пояснения неубедительные, сотрудник уже уволен. Дополнительно есть подозрение, что ему выплачивалась не вся зарплата.
Здесь нужно действовать особенно аккуратно, потому что есть два разных блока расчетов:
Расчеты по заработной плате: начислена ли зарплата, выплачена ли она полностью, был ли НДФЛ, были ли страховые взносы, есть ли компенсация за задержку.
Расчеты по подотчетным суммам: были ли деньги выданы на хозяйственные нужды, представлены ли документы, должен ли работник вернуть деньги.
Не смешивайте эти блоки без юридических оснований. Перевод «на хозяйственные нужды» не становится зарплатой только потому, что у работника есть задолженность по зарплате. И наоборот, задолженность по зарплате не исчезает только потому, что работник ранее получил подотчетные деньги.
Разберем возможные варианты.
Посмотрим на первый вариант. Если восстановление учета покажет, что суммы, обозначенные как хозяйственные нужды, фактически являлись оплатой труда, это нужно подтвердить документами и расчетами. Например, есть табели, расчетные листки, ведомости, переписка, приказы, фактические начисления, из которых видно, что работнику должны были выплатить зарплату именно в таких суммах.
В таком случае действуйте как при исправлении зарплатной ошибки:
Восстановите кадровые документы: трудовой договор, приказы, табели учета рабочего времени, штатное расписание, графики, документы об увольнении.
Пересчитайте зарплату за каждый месяц.
Сравните начисленную зарплату с фактическими выплатами по банку.
Если спорные переводы действительно являются выплатой зарплаты, отразите их как выплату зарплаты, а не как подотчет.
Пересчитайте НДФЛ по датам фактического получения дохода и датам выплат.
Пересчитайте страховые взносы по месяцам начисления зарплаты.
Подайте уточненные 6-НДФЛ, РСВ и при необходимости другие корректирующие сведения.
Доплатите налоги, взносы и пени.
Если после пересчета осталась задолженность по зарплате, выплатите ее бывшему сотруднику с компенсацией за задержку.
В 1С для этого используйте Начисление зарплаты, Ведомость в банк, Списание с расчетного счета, Операция учета НДФЛ, Операция учета взносов, Отражение зарплаты в бухучете и корректирующие регламентированные отчеты. Если зарплата ведется в 1С:ЗУП, исправления лучше делать в зарплатной базе, а затем переносить данные в бухгалтерию.
Важно: если перевод был зарплатой, не начисляйте повторно НДФЛ и взносы как с неподтвержденного подотчета. Нельзя обложить одну и ту же сумму дважды. Сначала определите, была ли это зарплата, затем отражайте налоговые последствия.
Теперь рассмотрим ситуацию, которую прямо обсуждали на форуме. Допустим, после восстановления учета выяснилось, что сотруднику недоплатили зарплату. Одновременно есть старые переводы на хозяйственные нужды, по которым нет авансовых отчетов. Можно ли просто закрыть задолженность по зарплате этими переводами?
Нет, автоматически так делать нельзя. У работодателя нет свободного права зачесть неподтвержденный подотчет против зарплаты, особенно если срок для удержания давно прошел и работник уже уволен.
Разберем почему:
Заработная плата защищена трудовым законодательством.
Удержания из зарплаты возможны только в случаях, предусмотренных ТК РФ и федеральными законами.
Для удержания неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса работодатель должен принять решение не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса.
Работник не должен оспаривать основание и размер удержания.
Если срок пропущен или согласия работника нет, взыскивайте сумму только добровольно или через суд.
Если работник уже уволен, удерживать из будущей зарплаты обычно уже не из чего.
Поэтому правильный порядок такой:
Начислите и выплатите работнику недоплаченную зарплату полностью, если задолженность подтверждена.
Исчислите и удержите НДФЛ при выплате этой зарплаты, если выплата производится сейчас.
Начислите страховые взносы за периоды, к которым относится зарплата.
Начислите компенсацию за задержку выплаты зарплаты по правилам статьи 236 ТК РФ, если срок выплаты был нарушен.
По неподтвержденному подотчету отдельно потребуйте от бывшего работника авансовый отчет, документы или возврат денег.
Если работник согласен добровольно вернуть сумму, оформите возврат отдельным платежом или заявлением.
Если работник не согласен, взыскивайте сумму через суд как задолженность или неосновательное обогащение.
Если организация принимает решение не взыскивать сумму, признайте доход физлица и начислите НДФЛ и страховые взносы.
Главный вывод: недоплаченную зарплату выплатите как зарплату, а неподтвержденный подотчет взыскивайте или облагайте налогами отдельно. Не закрывайте одну задолженность другой без согласия работника и без соблюдения трудовых ограничений.
Рассмотрим третий вариант. После восстановления зарплаты выяснилось, что сотруднику ничего не должны. При этом переводы на хозяйственные нужды документально не подтверждены, авансовых отчетов нет, деньги не возвращены.
Тогда у организации есть два практических пути:
Взыскивайте задолженность. Направьте бывшему работнику требование представить авансовые отчеты и документы или вернуть деньги. При отказе готовьте претензию и обращайтесь в суд.
Признайте доход физлица. Если организация не будет взыскивать деньги, оформите решение о невзыскании или списании задолженности, исчислите НДФЛ, начислите страховые взносы и отразите неудержанный НДФЛ, если удержать его уже невозможно.
Если сотрудник уволен и новых выплат ему не будет, НДФЛ, скорее всего, удержать не получится. Тогда действуйте так же, как по бывшему директору: исчислите налог, покажите его в отчетности как неудержанный и сообщите об этом в ИФНС и физическому лицу в составе годового 6-НДФЛ.
По страховым взносам ситуация другая: если сумма признана выплатой в рамках трудовых отношений, начислите и уплатите взносы за счет организации. Невозможность удержать НДФЛ не освобождает от страховых взносов.
Разберем практические действия в 1С по сотруднику. Сначала восстановите зарплатный учет, а потом закрывайте подотчетные суммы.
Если выяснилось, что переводы были зарплатой, используйте такой порядок:
Восстановите начисления документом Начисление зарплаты за соответствующие месяцы.
Проверьте табели и кадровые данные сотрудника.
Отразите фактические выплаты через Ведомость в банк и Списание с расчетного счета.
Проверьте НДФЛ по регистрам учета НДФЛ.
Проверьте страховые взносы через отчеты по зарплате и РСВ.
Сформируйте корректирующие отчеты, если зарплата относится к закрытым периодам.
Если переводы остаются неподтвержденным подотчетом, используйте такой порядок:
Отразите выдачу денег под отчет по счету 71.01, если она не была отражена ранее.
Проверьте сальдо по сотруднику в отчете Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.
Если документы представлены, оформите Авансовый отчет.
Если деньги возвращены, оформите Поступление наличных или Поступление на расчетный счет.
Если принято решение взыскивать, перенесите сумму на счет расчетов с работником по возмещению ущерба, например 73, если такой порядок закреплен в учетной политике.
Если принято решение не взыскивать, зарегистрируйте доход физлица и начислите налоги.
Для НДФЛ используйте Операция учета НДФЛ или другой документ, предусмотренный вашей конфигурацией для регистрации прочих доходов физлица.
Для взносов используйте Операция учета взносов, если сумма не проходит через обычный документ начисления.
После отражения операций сформируйте 6-НДФЛ, РСВ, Карточку учета страховых взносов, Расчетный листок, Оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 и Анализ счета 70. Эти отчеты помогут увидеть, не осталось ли незакрытых расчетов и корректно ли суммы попали в налоговую отчетность.
Разберем этот вопрос отдельно, потому что он ключевой. Если в выписке банка есть переводы сотруднику с назначением «на хозяйственные нужды», а в зарплатном учете есть долг перед сотрудником, возникает соблазн зачесть одно против другого. Но такой подход рискован.
Корректно закрыть зарплату такими переводами можно только в том случае, если вы докажете, что эти выплаты фактически были зарплатой. Для этого нужны документы и логика расчета:
Суммы совпадают с расчетом зарплаты за конкретные месяцы.
Даты выплат соответствуют зарплатным датам или авансам.
Есть расчетные листки, ведомости, приказы или иные документы, подтверждающие выплату зарплаты.
Назначение платежа можно объяснить ошибкой оформления, а не реальным подотчетом.
Работник не оспаривает, что получил именно зарплату.
Если таких подтверждений нет, не закрывайте зарплату подотчетом. В этом случае налоговая, трудовая инспекция или сам работник могут сказать, что зарплата не выплачена, а подотчетные суммы — отдельная задолженность работника перед работодателем.
Если задолженность по зарплате подтверждается, выплатите ее. Если одновременно есть долг работника по подотчету, оформите отдельное добровольное соглашение о возврате или взыскивайте сумму через суд. Не делайте односторонний зачет без соблюдения статьи 137 ТК РФ.
Рассмотрим документы, которые желательно оформить перед начислением налогов. Для восстановления учета важно, чтобы в базе 1С была не только проводка, но и основание.
Подготовьте следующий комплект:
Бухгалтерская справка. Опишите обстоятельства: деньги выданы или списаны по бизнес-карте, авансовые отчеты отсутствуют, документы не представлены, возврат не произведен, сумма не подтверждена как расход организации.
Акт инвентаризации расчетов. Покажите задолженность по каждому физическому лицу.
Требование о возврате или представлении документов. Направьте бывшему директору или сотруднику, если организация будет пытаться взыскать сумму.
Решение руководителя. Зафиксируйте, взыскивает организация сумму или признает ее доходом физлица и списывает задолженность.
Расчет НДФЛ и страховых взносов. Приложите расчет налоговой базы, ставки, суммы налога и взносов.
Корректирующие налоговые регистры. Обновите регистры НДФЛ и страховых взносов.
Уточненная отчетность. Подайте корректировки по 2025 году и отразите текущие данные по 2026 году.
Если организация решает не взыскивать деньги, дата признания дохода должна быть обоснована. Практически ее часто привязывают к дате решения руководителя о невзыскании, дате списания задолженности или дате, когда стало очевидно, что подотчет не будет закрыт. Выбранный подход закрепите в бухгалтерской справке, потому что именно от даты зависит налоговый период, форма отчетности и сроки.
Теперь посмотрим на отчетность. Если неподтвержденные суммы относятся к 2025 году, а НДФЛ и страховые взносы не отражались, исправьте отчетность за 2025 год.
По НДФЛ проверьте:
Был ли доход физлица отражен в 6-НДФЛ за 2025 год.
Был ли исчислен НДФЛ.
Был ли НДФЛ удержан из последующих выплат до 31 января 2026 года.
Если удержания не было, отражена ли невозможность удержать налог в годовом 6-НДФЛ за 2025 год.
Переданы ли сведения физическому лицу.
Если все это не сделано, сформируйте уточненный годовой 6-НДФЛ за 2025 год. В нем покажите доход, исчисленный налог и неудержанную сумму. Если в течение 2025 года подавались квартальные расчеты с ошибками, проверьте, нужны ли уточнения за отчетные периоды. На практике итоговая корректировка зависит от того, как именно доход должен был попасть в расчет и в каком периоде возникла дата получения дохода.
По страховым взносам проверьте:
Включена ли сумма в базу по страховым взносам за нужный период 2025 года.
Начислены ли взносы по правильному тарифу.
Попала ли сумма в РСВ.
Нужно ли уточнять персонифицированные сведения.
Начислены ли пени по недоимке.
Если база была занижена, подайте уточненный РСВ за соответствующий отчетный или расчетный период. Перед подачей уточненки проверьте лицевые данные сотрудника, СНИЛС, ИНН, даты приема и увольнения, чтобы корректировка прошла без ошибок.
По 2026 году действуйте в текущем учете. Период еще не закрыт годовой отчетностью, поэтому у организации больше возможностей корректно удержать НДФЛ, если физлицу будут выплаты.
Разберем порядок:
Определите суммы неподтвержденного подотчета за 2026 год.
Попробуйте получить документы или возврат денег.
Если документы не представлены и деньги не возвращаются, примите решение: взыскивать задолженность или признавать доход.
Если признаете доход, начислите НДФЛ и страховые взносы в том периоде, к которому относится доход.
Если физлицу будут денежные выплаты до 31 января 2027 года, удержите НДФЛ из этих выплат.
Если выплат не будет, отразите налог как неудержанный.
В годовом 6-НДФЛ за 2026 год сообщите о невозможности удержания не позднее 25 февраля 2027 года.
Страховые взносы уплатите в обычном порядке через ЕНС.
Если бывший директор после мая 2026 года уже не является сотрудником и никаких выплат ему не планируется, по доходам 2026 года НДФЛ, скорее всего, будет неудержанным. Но если ООО выплачивает ему какие-либо суммы по другому основанию, например аренду, дивиденды, компенсации или расчет по договору, проверьте возможность удержания НДФЛ из таких выплат.
ООО применяет УСН. В теме указано, что учет восстанавливается в ООО на УСН, но объект не уточнен. Разберем общий подход.
Если объект УСН — «доходы», личные траты директора и неподтвержденные подотчетные суммы не уменьшают налоговую базу по УСН. Они влияют на бухгалтерский учет, НДФЛ и страховые взносы, но не дают расходов для расчета единого налога.
Если объект УСН — «доходы минус расходы», такие суммы также не включайте в расходы УСН, если нет подтверждающих документов и связи с деятельностью организации. Для расходов при УСН нужны экономическая обоснованность, документальное подтверждение, фактическая оплата и наличие расхода в закрытом перечне статьи 346.16 НК РФ. Личные покупки директора и неподтвержденные переводы сотруднику этим условиям не соответствуют.
Если неподтвержденные суммы признаны доходом работника и с них начислены страховые взносы, сами страховые взносы при объекте «доходы» могут уменьшать налог УСН в пределах установленных правил, если организация имеет право на такое уменьшение. При объекте «доходы минус расходы» страховые взносы могут учитываться как расходы после выполнения условий признания. Но исходные личные траты физлица расходом ООО не становятся.
После отражения всех операций обязательно проведите контроль. Не ограничивайтесь тем, что документы «провелись». Проверьте регистры, отчетность и бухгалтерские остатки.
Сформируйте в 1С следующие отчеты:
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 — проверьте задолженность подотчетных лиц.
Карточка счета 71 — посмотрите движение по каждому физическому лицу.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 70 — проверьте задолженность по зарплате.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 73 — проверьте расчеты по возмещению ущерба или иным расчетам с персоналом.
Анализ счета 69 — проверьте начисленные страховые взносы.
Анализ счета 68.01 — проверьте НДФЛ.
Расчетный листок — проверьте доходы, удержания и задолженность по каждому сотруднику.
Свод начисленной зарплаты — проверьте начисления по месяцам.
6-НДФЛ — проверьте исчисленный, удержанный и неудержанный налог.
РСВ — проверьте базу и страховые взносы.
Книга учета доходов и расходов УСН — убедитесь, что личные траты не попали в расходы УСН.
Если после исправлений по счету 71 остались старые суммы, по которым нет решения, не оставляйте их без внимания. По каждой сумме должно быть понятно: отчет представлен, деньги возвращены, сумма взыскивается, сумма признана доходом физлица или задолженность списана по законному основанию.
Рассмотрим полный комплект документов для восстановления учета. Чем лучше оформлены документы, тем ниже риск претензий при проверке.
Приказ о восстановлении учета. Укажите период, ответственных лиц, перечень проверяемых участков учета.
Реестр операций по бизнес-карте и переводам физлицам. Приложите выписки банка.
Запросы бывшему директору и бывшему сотруднику. Попросите представить авансовые отчеты, первичные документы или вернуть деньги.
Акт инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. Зафиксируйте задолженность и отсутствие документов.
Бухгалтерская справка по каждой группе операций. Опишите квалификацию сумм и налоговые последствия.
Решение о взыскании или невзыскании. Если взыскиваете — оформите претензию. Если не взыскиваете — зафиксируйте основание списания и признания дохода физлица.
Расчет НДФЛ и страховых взносов. Разделите суммы по годам, месяцам и физлицам.
Корректирующая отчетность. Подготовьте уточненные формы по НДФЛ и страховым взносам.
Сообщение физлицу о невозможности удержать НДФЛ. Направьте бывшему директору или сотруднику сведения о доходе и неудержанном налоге, если удержание невозможно.
Документы по зарплате. Если выявлена недоплата, оформите перерасчет, выплату, компенсацию за задержку и корректировки отчетности.
Не оформляйте задним числом фиктивные авансовые отчеты, если документов нет. Это создает дополнительный риск. Лучше честно восстановите учет: где есть документы — подтвердите расходы; где документов нет — признайте задолженность, взыскивайте или начисляйте налоги.
Рассмотрим частые ошибки, которых нужно избежать.
Ошибка 1. Списывают личные траты директора как расходы организации. Так делать нельзя. Без хозяйственной цели и первичных документов расход не подтвержден.
Ошибка 2. Не начисляют страховые взносы. Если неподтвержденные суммы признаны доходом работника в рамках трудовых отношений, начисляйте взносы.
Ошибка 3. Пытаются просто заплатить НДФЛ за физлицо. НДФЛ удерживайте из доходов физлица. Если удержать невозможно, сообщайте о невозможности удержания.
Ошибка 4. Закрывают долг по зарплате подотчетными переводами без согласия работника. Это нарушает трудовые ограничения по удержаниям.
Ошибка 5. Не подают уточненные отчеты за 2025 год. Если база по НДФЛ и взносам была занижена, отчетность нужно исправлять.
Ошибка 6. Не уведомляют физлицо о неудержанном НДФЛ. Сообщение направляется не только в налоговый орган, но и самому налогоплательщику.
Ошибка 7. Оставляют сальдо по счету 71 без решения. Старый подотчет должен быть закрыт документами, возвратом, взысканием или налоговым признанием дохода.
Ошибка 8. Не начисляют компенсацию за задержку зарплаты. Если после восстановления учета выявлена задолженность по зарплате, ее нужно выплатить с компенсацией.
Ошибка 9. Не разделяют 2025 и 2026 годы. Для каждого года свои сроки, отчеты и порядок сообщения о неудержанном НДФЛ.
Ошибка 10. Делают ручные проводки без регистров НДФЛ и взносов. В 1С важно, чтобы суммы попали не только в бухгалтерские счета, но и в налоговые регистры, 6-НДФЛ и РСВ.
Теперь сформулируем практический вывод.
По бывшему собственнику и бывшему генеральному директору действуйте так: соберите реестр личных трат по бизнес-карте, запросите документы или возврат денег. Если документы не представлены, деньги не возвращены и организация не взыскивает сумму, признайте доход физического лица, начислите страховые взносы и исчислите НДФЛ. Если удержать НДФЛ невозможно, отразите неудержанный налог в годовом 6-НДФЛ и направьте сведения бывшему директору. По 2025 году, если срок уже пропущен, сдайте уточненную отчетность как можно скорее. По 2026 году удерживайте налог из возможных выплат до 31 января 2027 года, а если удержать не получится — сообщите о невозможности удержания не позднее 25 февраля 2027 года.
По уволенному сотруднику сначала восстановите зарплату. Если подтвердится, что спорные переводы фактически были зарплатой, отразите их как зарплатные выплаты, пересчитайте НДФЛ и страховые взносы, подайте корректировки. Если подтвердится, что зарплата недоплачена, выплатите задолженность по зарплате с компенсацией за задержку. Не закрывайте ее автоматически переводами «на хозяйственные нужды», если эти переводы были подотчетом и нет согласия работника на удержание.
Если зарплатная задолженность не подтвердится, а подотчетные суммы сотрудник не подтвердил и не вернул, выберите один из двух вариантов: взыскивайте деньги с бывшего работника или признавайте сумму его доходом. При признании дохода начислите НДФЛ и страховые взносы. Если удержать НДФЛ невозможно из-за увольнения и отсутствия выплат, сообщите о невозможности удержания через годовой 6-НДФЛ и направьте сведения физическому лицу.
В 1С используйте Авансовый отчет для подтвержденных расходов, Поступление на расчетный счет или Поступление наличных для возврата денег, Операция учета НДФЛ для регистрации дохода и неудержанного налога, Операция учета взносов для базы по страховым взносам, Начисление зарплаты для зарплатных корректировок и Регламентированные отчеты для уточненных 6-НДФЛ и РСВ. После исправлений обязательно проверьте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 71, Анализ счета 70, Анализ счета 68.01, Анализ счета 69, 6-НДФЛ, РСВ и Книга учета доходов и расходов УСН.
Главное правило: не смешивайте подотчет, зарплату и личный доход физлица. По каждой сумме определите основание, восстановите документы, выберите способ закрытия и только потом отражайте налоговые последствия в 1С.
Информация носит справочный характер