Рассмотрим ситуацию: в организацию поступила устная информация о смерти сотрудника, например от родственника по телефону. По словам звонившего, работник умер 20-го числа, но свидетельство о смерти, справка или иной подтверждающий документ работодателю пока не предоставлены. При этом уже нужно рассчитывать зарплату за первую половину месяца, а позднее — окончательный расчет за месяц. Возникает вопрос: начислять ли зарплату, можно ли перечислять ее на карту, нужно ли ждать родственников и что делать, если за выплатой никто не обратится.
Главный вывод: зарплату начисляйте обязательно. Если работник до даты смерти работал или за ним сохранялись оплачиваемые периоды, труд должен быть оплачен. Отсутствие родственников, отсутствие заявления на выплату и отсутствие банковского перечисления не являются основанием не начислять заработную плату. Проблема здесь не в начислении, а в выплате: пока нет надлежащих документов и получателя, сумму нужно отразить как начисленную, но не выплаченную.
Разберем подробнее. Устное сообщение о смерти сотрудника само по себе не является достаточным основанием для кадрового увольнения, прекращения трудового договора и выплаты денег родственнику. Но оно является поводом приостановиться с перечислением денег на личную карту работника, запросить документы и аккуратно оформить расчеты. При этом расчет зарплаты за фактически отработанное время не отменяется.
Проанализируем ситуацию с точки зрения трудового учета. Работник состоял в трудовых отношениях с организацией. До момента документального подтверждения смерти у работодателя нет основания просто исключить его из расчета зарплаты. Если сотрудник работал в первой половине месяца, выполнял трудовые обязанности, находился в оплачиваемом отпуске, на больничном или в другом оплачиваемом периоде, соответствующие суммы должны быть рассчитаны.
Не начислять зарплату нельзя только потому, что пока некому ее выплатить. Начисление и выплата — это разные этапы учета. Начисление отражает обязанность работодателя оплатить труд или причитающиеся работнику суммы. Выплата отражает передачу денег конкретному получателю. В рассматриваемой ситуации обязанность начислить сумму есть, а вот с выплатой нужно дождаться документов от лиц, которые имеют право получить деньги умершего работника.
Разберем простую логику:
Работник отработал часть месяца или имел право на оплату за определенный период.
Работодатель обязан рассчитать оплату за этот период.
После смерти работника начисленные, но не полученные суммы не исчезают.
Эти суммы могут быть выданы членам семьи или иждивенцам при представлении документов.
Если за выплатой никто не обратится в установленный срок, суммы переходят в наследственную массу и решаются через нотариуса.
Поэтому правильный подход такой: зарплату рассчитываем, но выплату на карту умершего работника не выполняем, если работодателю уже известно о смерти и нет подтвержденного получателя.
Рассмотрим первый этап — у работодателя есть только телефонный звонок от племянницы или другого родственника. Документов нет. В этом случае не торопитесь оформлять увольнение в связи со смертью. Для кадрового прекращения трудового договора нужен подтверждающий документ: свидетельство о смерти, справка о смерти или вступившее в силу решение суда о признании гражданина умершим либо безвестно отсутствующим.
Разберем по шагам, как действовать до получения документов:
Зафиксируйте устную информацию для внутреннего контроля: кто сообщил, когда сообщил, какую дату смерти назвал.
Свяжитесь с руководителем подразделения, табельщиком или непосредственным руководителем работника и уточните фактическую явку сотрудника.
Проверьте табель учета рабочего времени за период до предполагаемой даты смерти.
Не оформляйте увольнение по основанию смерти до получения подтверждающего документа.
Не перечисляйте зарплату на банковскую карту работника, если уже знаете о возможной смерти и нет уверенности, что счетом распоряжается сам работник.
Начислите зарплату за фактически отработанное время и другие положенные суммы.
Отразите начисленную сумму как задолженность перед работником до момента появления законного получателя.
Важно понимать: устная информация не дает работодателю права выплатить деньги позвонившему человеку. Даже если человек представился племянницей, супругой, сыном или другим родственником, работодатель должен запросить документы, подтверждающие смерть работника и право лица получить причитающиеся суммы.
Теперь разберем расчет аванса или зарплаты за первую половину месяца. Если документы о смерти еще не предоставлены, но работник фактически работал в первой половине месяца, зарплату за первую половину месяца рассчитывайте в обычном порядке. В 1С:ЗУП для этого используйте документ Начисление за первую половину месяца.
Посмотрим на порядок действий в 1С:ЗУП:
Откройте раздел Зарплата.
Перейдите в список Все начисления или используйте рабочее место расчета зарплаты.
Создайте документ Начисление за первую половину месяца.
Укажите месяц начисления и организацию.
Укажите дату расчета первой половины месяца.
Заполните документ по сотрудникам.
Проверьте строку умершего сотрудника: программа должна рассчитать оплату исходя из табеля, графика, оклада и других начислений.
Проверьте НДФЛ, удержания и сумму к выплате.
Проведите документ.
Если на дату расчета первой половины месяца сотрудник числится работающим и в программе нет документа увольнения, ЗУП рассчитает его как обычного сотрудника. Это нормально на этапе, когда подтверждающих документов о смерти нет. Но после расчета не формируйте фактическую выплату на карту умершего работника, если организация уже получила информацию о смерти.
Начислить зарплату за первую половину месяца нужно, а выплатить ее нужно только надлежащему получателю после предоставления документов.
Если позднее родственники принесут свидетельство о смерти или иной подтверждающий документ, нужно оформить прекращение трудового договора. Основание — смерть работника, то есть прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. В кадровых документах дата прекращения трудового договора обычно указывается датой смерти работника.
В 1С:ЗУП используйте документ Увольнение. В нем выберите основание прекращения трудового договора: п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ — смерть работника либо работодателя — физического лица, а также признание судом работника либо работодателя умершим или безвестно отсутствующим.
Разберем порядок оформления после получения документов:
Получите от родственника или другого заявителя документ, подтверждающий смерть работника.
Проверьте дату смерти, указанную в документе.
Оформите кадровый документ Увольнение в 1С:ЗУП.
Укажите дату увольнения равной дате смерти работника.
Выберите основание увольнения по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.
Рассчитайте все положенные суммы: зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск, премии, доплаты, районные коэффициенты, северные надбавки и другие начисления, если они положены.
Проверьте, были ли ранее начислены суммы за первую половину месяца.
Проверьте итоговую задолженность организации перед умершим работником.
Если на момент окончательного расчета документы о смерти все еще не предоставлены, действуйте осторожно: начислите зарплату по данным учета рабочего времени, но кадровое увольнение по смерти без документа не оформляйте. После получения свидетельства о смерти придется внести корректировки с учетом фактической даты смерти.
Рассмотрим состав начислений. Работодатель должен рассчитать все суммы, которые причитались работнику на дату смерти. В зависимости от ситуации это могут быть разные выплаты.
Зарплата за фактически отработанное время. Рассчитайте оплату по окладу, тарифной ставке, сдельным расценкам или другому установленному порядку оплаты труда.
Доплаты и надбавки. Учтите районный коэффициент, северную надбавку, доплату за условия труда, доплату за совмещение, ночные часы, сверхурочную работу и другие положенные начисления.
Премии. Начислите премии, если право на них возникло по локальным нормативным актам организации, трудовому договору или приказу.
Компенсация за неиспользованный отпуск. При прекращении трудового договора рассчитайте компенсацию за все неиспользованные дни отпуска.
Оплата больничного. Если есть больничный лист, рассчитайте пособие по общим правилам, учитывая дату смерти и период нетрудоспособности.
Иные суммы. Проверьте материальную помощь, компенсации, командировочные расходы и другие обязательства организации перед сотрудником.
Не ограничивайтесь только окладом за дни до смерти. При окончательном расчете нужно проверить все расчетные основания, включая отпускной стаж, удержания, ранее выплаченные суммы и начисления, которые должны быть рассчитаны по итогам месяца.
Проанализируем важный практический вопрос. Если зарплата в организации выплачивается на банковские карты, может возникнуть желание просто перечислить сумму на привычный зарплатный счет сотрудника. Делать так не следует, если работодателю уже известно о смерти работника.
Причина в том, что после смерти работник уже не может распоряжаться денежными средствами. Зарплата, не полученная ко дню смерти, должна быть выдана не самому работнику, а лицам, которые имеют право на ее получение: членам семьи или иждивенцам при предъявлении соответствующих документов. Если работодатель перечислит деньги на карту умершего сотрудника, может возникнуть спор: кто фактически получил деньги, имел ли он право ими распоряжаться и исполнена ли обязанность работодателя перед надлежащим лицом.
Поэтому применяйте безопасный порядок:
Начислите зарплату.
Не включайте умершего сотрудника в обычную зарплатную ведомость на перечисление на карты.
Отразите сумму как не выплаченную.
После обращения родственника или иждивенца получите документы.
Выплатите сумму лицу, имеющему право на получение денег.
Если платеж на карту был отправлен до того, как организация узнала о смерти, ситуацию оценивайте отдельно. Но если на момент выплаты работодатель уже знает о смерти, безопаснее не перечислять деньги на личную карту умершего работника.
Разберем, кому можно выплатить начисленную, но не полученную зарплату. По трудовым правилам такая зарплата выдается членам семьи умершего работника или лицу, находившемуся на его иждивении на день смерти. По гражданско-правовому порядку аналогичные суммы могут быть востребованы в течение четырех месяцев со дня открытия наследства.
На практике у работодателя нужно запросить документы, которые подтверждают:
факт смерти работника;
личность заявителя;
родство или статус члена семьи;
при необходимости — факт нахождения на иждивении;
реквизиты для перечисления или заявление на получение наличными через кассу.
Например, к работодателю может обратиться супруг, супруга, ребенок, родитель или другое лицо, которое подтверждает право на получение суммы. Но одного телефонного сообщения недостаточно. Работодатель не должен выплачивать деньги человеку только потому, что он назвался родственником.
Выплату производите не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов. Отсчет этого срока начинается не с даты смерти и не с даты телефонного звонка, а с момента, когда лицо, имеющее право на получение денег, предоставило работодателю документы.
Рассмотрим ситуацию из вопроса: родственники могут не прийти вообще или документы могут появиться намного позже. Это не означает, что зарплату не нужно начислять. Сумма должна быть рассчитана и отражена как задолженность.
Если зарплата начислена, но не выплачена, в бухгалтерском учете ее можно перевести на расчеты по депонированным суммам. На форуме правильно указали типовую проводку: Дт 70 Кт 76. Смысл этой проводки в том, что задолженность перед работником по счету 70 переносится на счет расчетов с прочими кредиторами, например на субсчет расчетов по депонированным суммам.
Разберем учетную логику:
Зарплата начислена работнику: возникает кредиторская задолженность перед работником.
Выплатить сумму самому работнику уже нельзя, а законный получатель пока не обратился.
Сумма признается своевременно не полученной.
Задолженность переносится со счета 70 на счет 76.
Далее сумма ожидает обращения лиц, имеющих право на получение, либо передается в наследственную процедуру.
Депонирование не означает, что нужно физически положить деньги в отдельный конверт или держать их на отдельном банковском счете. Если зарплата выплачивается безналично, никаких «живых денег» в кассе нет. Депонирование — это прежде всего бухгалтерское отражение задолженности, которая не была выплачена в установленный момент.
Разберем вопрос из обсуждения: если родственники не пришли, что значит, что сумма наследуется на общих основаниях? Это означает, что работодатель не выбирает наследников самостоятельно и не разыскивает всех возможных претендентов. Если лица, имеющие право получить зарплату умершего работника напрямую у работодателя, не обратились за ней в установленный срок, сумма входит в наследственную массу.
Дальше наследственные вопросы решаются через нотариуса. Наследники обращаются не к работодателю как к органу, который определяет круг наследников, а к нотариусу. Работодатель в такой ситуации может перечислить сумму на депозит нотариуса или исполнить обязательство в порядке, который укажет нотариус.
На практике применяйте следующий подход:
Начислите зарплату и другие положенные суммы.
Не выплачивайте их посторонним лицам без документов.
Ожидайте обращения членов семьи или иждивенцев с документами.
Если обращение поступило в установленный срок, выплатите деньги надлежащему лицу.
Если никто не обратился, сохраните задолженность в учете и решайте вопрос через нотариуса.
Работодатель не должен самостоятельно определять наследников вместо нотариуса. Если есть спор между несколькими лицами или непонятно, кому платить, безопаснее запросить дополнительные документы либо ориентироваться на нотариальное оформление.
Рассмотрим срок четыре месяца, который часто вызывает вопросы. В гражданско-правовом порядке требования о выплате сумм, причитавшихся умершему, но не полученных им при жизни, должны быть предъявлены в течение четырех месяцев со дня открытия наследства. Обычно днем открытия наследства является день смерти гражданина.
Это не значит, что работодатель обязан ничего не делать четыре месяца. Если в течение этого срока обратился член семьи или иждивенец и предоставил документы, сумму нужно выплатить в недельный срок после подачи документов. Четыре месяца важны для другой ситуации: если за выплатой никто не обратился, сумма включается в наследственную массу и далее решается через нотариуса.
Разберем варианты:
Родственник обратился сразу и принес документы. Выплачиваем причитающиеся суммы в течение недели после получения документов.
Родственник сообщил по телефону, но документы не принес. Начисляем зарплату, но не выплачиваем до получения документов.
Несколько лиц претендуют на деньги. Проверяем документы, не берем на себя функцию разрешения наследственного спора, при необходимости ориентируемся на нотариальное оформление.
Никто не обратился в течение четырех месяцев. Сумма наследуется на общих основаниях, дальнейшие действия выполняем через нотариуса.
Не путайте недельный срок выплаты и четырехмесячный срок обращения. Недельный срок применяется после того, как работодателю подали документы для выплаты. Четыре месяца — это срок, в течение которого соответствующие лица могут предъявить требование о выплате таких сумм.
Теперь разберем бухгалтерские проводки. На форуме предложен базовый вариант: невыплаченную сумму депонировать проводкой Дт 70 Кт 76. Это правильная логика для ситуации, когда начисленная зарплата своевременно не выплачена и должна быть перенесена на расчеты по депонированным суммам или прочим кредиторам.
Типовая схема может выглядеть так:
Начислена зарплата умершему работнику: Дт счетов затрат Кт 70.
Начислена компенсация за неиспользованный отпуск: Дт счетов затрат Кт 70.
Начислены страховые взносы, если они применяются по конкретным выплатам: Дт счетов затрат Кт 69.
Сумма зарплаты не выплачена и депонирована: Дт 70 Кт 76.
Выплата родственнику или иному надлежащему получателю: Дт 76 Кт 50 или Дт 76 Кт 51.
Перечисление на депозит нотариуса: Дт 76 Кт 51.
Конкретный субсчет счета 76 зависит от учетной политики и настроек бухгалтерской программы. Часто используют субсчет для депонированных сумм или отдельный субсчет расчетов по суммам, причитающимся умершим работникам. Главное — отделить обычную задолженность по зарплате на счете 70 от задолженности, которая уже не может быть выплачена самому работнику.
Если зарплата в организации выплачивается на карты, депонирование все равно возможно. Депонирование не привязано только к наличной кассе. Оно отражает факт, что сумма начислена, но не получена адресатом и не может быть выплачена обычным способом.
Рассмотрим работу в 1С:ЗУП. В ЗУП основная задача — правильно рассчитать начисления, удержания, компенсацию отпуска и итоговую сумму задолженности. Само бухгалтерское депонирование обычно отражается при синхронизации с 1С:Бухгалтерией или отдельными документами бухгалтерского учета.
В 1С:ЗУП используйте следующие объекты:
Начисление за первую половину месяца — для расчета зарплаты за первую половину месяца.
Начисление зарплаты и взносов — для окончательного расчета зарплаты за месяц, если увольнение еще не оформлено или расчет выполняется общим документом.
Увольнение — для прекращения трудового договора после получения документа о смерти.
Компенсация отпуска — расчетная часть документа увольнения, если у сотрудника есть неиспользованные дни отпуска.
Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Ведомость на счета — документы выплаты, которые не следует использовать для перечисления на карту умершего работника после получения информации о смерти.
Депонирование зарплаты — механизм или документ, если он используется в вашей базе и настройках учета.
Отражение зарплаты в бухучете — документ для передачи начислений и задолженности в бухгалтерский учет.
Если в базе есть механизм депонирования зарплаты, используйте его для фиксации невыплаченной суммы. Если типовой сценарий в вашей базе построен через выплату из кассы и последующее депонирование, а фактически зарплата выплачивается безналично, проверьте настройки синхронизации с бухгалтерией. В некоторых организациях депонирование удобнее отражать непосредственно в 1С:Бухгалтерии проводкой Дт 70 Кт 76 после передачи начислений из ЗУП.
Не создавайте произвольное удержание только для того, чтобы «убрать» задолженность перед сотрудником, если вы не понимаете последствий для отчетов и синхронизации. Удержание уменьшит сумму к выплате, но экономически это не удержание из зарплаты, а перенос задолженности на другой счет. Корректнее отражать операцию как депонирование или бухгалтерскую проводку Дт 70 Кт 76.
Рассмотрим частый сценарий. Зарплату за первую половину месяца уже рассчитали как обычному работнику. Потом пришли документы, из которых видно, что сотрудник умер 20-го числа. В этом случае нужно проверить, не начислили ли лишние суммы за период после даты смерти.
Разберем порядок действий:
Оформите документ Увольнение датой смерти.
Перерассчитайте зарплату за месяц с учетом даты прекращения трудового договора.
Проверьте, не попали ли в расчет рабочие дни после даты смерти.
Проверьте компенсацию за неиспользованный отпуск.
Проверьте ранее начисленный аванс за первую половину месяца.
Если аванс был только начислен, но не выплачен, учтите его в общей сумме задолженности.
Если аванс был ошибочно выплачен на карту после смерти, разберите ситуацию отдельно с бухгалтером, юристом и банком.
Если зарплата была начислена за период после даты смерти, ее нужно сторнировать или перерассчитать. Работнику не может начисляться зарплата за дни после прекращения трудового договора, кроме отдельных выплат, право на которые возникло ранее или связано с окончательным расчетом.
Выясним причину возможных ошибок. Зарплата в ЗУП часто зависит от табеля и графика работы. Если сотрудника не было на работе до предполагаемой даты смерти или дата смерти еще не подтверждена, важно корректно отразить явки и неявки.
До получения документов не ставьте в табеле произвольные обозначения, которые не подтверждены документально. Если известно, что сотрудник работал до определенной даты, отражайте фактическую работу. Если сотрудник не выходил на связь и не появлялся на работе, используйте установленный в организации порядок оформления неявок до выяснения обстоятельств.
После получения свидетельства о смерти:
уточните дату смерти;
исправьте табель за период после даты смерти;
оформите увольнение датой смерти;
перерассчитайте зарплату;
проверьте итоговую задолженность.
Не рассчитывайте зарплату за дни после даты смерти как за обычные рабочие дни. Если до получения документов такие суммы были рассчитаны автоматически, после получения подтверждения выполните корректировку.
Рассмотрим налоговую часть аккуратно. По выплатам умершему сотруднику есть особенности. На практике вопрос НДФЛ зависит от вида выплаты, даты начисления, даты смерти и порядка выплаты. В ряде разъяснений указывается, что обязанность физического лица по уплате НДФЛ прекращается со смертью, а у работодателя может не возникать обязанность удерживать НДФЛ при выплате сумм членам семьи умершего работника. При этом страховые взносы по выплатам в рамках трудовых отношений обычно анализируются отдельно по виду начисления.
В 1С:ЗУП при оформлении увольнения в связи со смертью программа может применять специальные настройки налогообложения. Поэтому обязательно проверьте вкладки и отчеты по НДФЛ после оформления документа Увольнение.
Разберем практический порядок:
Сначала оформите кадровое основание — документ о смерти и Увольнение по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.
Затем рассчитайте положенные выплаты.
Проверьте вкладку НДФЛ в расчетном документе.
Проверьте отчетность по НДФЛ, если выплаты уже отражались до получения документов.
Проверьте страховые взносы по каждому виду начисления.
Если есть спорная сумма, сверяйтесь с актуальными разъяснениями и учетной политикой организации.
Не исправляйте НДФЛ вручную без понимания причины. Сначала оформите смерть сотрудника в кадровом учете, затем перезаполните расчет. Если программа после этого меняет налогообложение, проверьте, связано ли это с типовым алгоритмом ЗУП.
Теперь рассмотрим ситуацию, когда родственник пришел и предоставил документы. Работодатель должен проверить документы и оформить выплату. Для выплаты можно использовать кассу или банковское перечисление на реквизиты получателя, если такой порядок принят в организации и документы оформлены корректно.
Попросите у заявителя:
заявление на выплату причитающихся сумм;
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
свидетельство о смерти работника или иной подтверждающий документ;
документы, подтверждающие родство или право на получение суммы;
банковские реквизиты, если выплата будет безналичной;
документы об иждивении, если обращается иждивенец, а не член семьи.
После проверки документов выплатите сумму в установленный срок. В учете отразите погашение задолженности перед получателем. Если сумма ранее была перенесена на счет 76, выплата отражается по дебету счета 76 и кредиту счета денежных средств.
Пример бухгалтерской логики:
Дт 70 Кт 76 — депонирована сумма, причитающаяся умершему работнику.
Дт 76 Кт 51 — сумма перечислена родственнику на банковские реквизиты.
или:
Дт 70 Кт 76 — депонирована сумма, причитающаяся умершему работнику.
Дт 76 Кт 50 — сумма выдана из кассы надлежащему получателю.
В платежных документах указывайте фактического получателя денег, а не умершего работника. Основанием выплаты будут заявление, документы о смерти и документы, подтверждающие право на получение суммы.
Разберем ситуацию из вопроса: по телефону звонила племянница, которая сама себя так назвала. Племянница не всегда автоматически является лицом, которому можно выплатить зарплату умершего работника. Нужно проверить документы и право на получение суммы.
Действуйте так:
Попросите предоставить свидетельство о смерти работника.
Попросите документ, удостоверяющий личность заявителя.
Попросите документы, подтверждающие родство.
Уточните, проживала ли она совместно с умершим и была ли на иждивении, если это имеет значение для подтверждения права.
Если право на получение суммы не подтверждено, не выплачивайте деньги.
Предложите заявителю обратиться к нотариусу, если вопрос должен решаться в порядке наследования.
Телефонный звонок не создает права на получение зарплаты умершего сотрудника. Он только сообщает работодателю о возможном событии и позволяет подготовиться к корректному оформлению.
На форуме возник вопрос: если зарплата выплачивается на карты и наличных денег в кассе нет, можно ли говорить о депонировании? Да, можно. Депонированная зарплата — это не обязательно деньги, которые физически лежали в кассе, а потом были сданы в банк. Это зарплата, которая начислена, но своевременно не получена работником или не может быть выплачена обычному получателю.
При безналичной выплате деньги могут вообще не сниматься с расчетного счета. Но задолженность в учете нужно переклассифицировать: с обычных расчетов с персоналом по оплате труда на расчеты по депонированным суммам или прочим кредиторам. Именно для этого применяется проводка Дт 70 Кт 76.
Рассмотрим пример. Организация начислила умершему работнику 45 000 рублей. Зарплата в компании обычно перечисляется на карты. Работодатель узнал о смерти до выплаты и не включил сотрудника в ведомость на перечисление. В учете сумма остается задолженностью. Чтобы отделить ее от обычной зарплаты к выплате, бухгалтер отражает депонирование: Дт 70 Кт 76. Позже приходит супруга работника с документами, и организация перечисляет ей деньги: Дт 76 Кт 51.
Физическое наличие денег в кассе не является обязательным условием депонирования. Важно, что сумма начислена, но не выплачена получателю.
Если после начисления зарплаты сумма умершего работника продолжает числиться на счете 70, это нормально на первом этапе. Но если понятно, что самому работнику сумма уже не будет выплачена, а получатель пока не определен, задолженность лучше перенести на счет 76.
Разберем порядок:
Начислите зарплату и окончательный расчет в ЗУП.
Передайте данные в бухгалтерскую программу через Отражение зарплаты в бухучете или синхронизацию.
Проверьте проводки по счету 70.
Создайте операцию депонирования или ручную бухгалтерскую операцию, если типовой механизм не используется.
Отразите проводку Дт 70 Кт 76 на сумму невыплаченной зарплаты.
В дальнейшем погашайте задолженность уже со счета 76.
Если в вашей базе используется документ Депонирование зарплаты, применяйте его. Если такого механизма нет или он не подходит под безналичную схему, настройте отдельный порядок отражения в 1С:Бухгалтерии. Главное — не оставлять сумму бесконтрольно в обычной зарплатной ведомости к выплате на карту умершего сотрудника.
Если за суммой никто не обратился или есть наследственный порядок, рассмотрим выплату через нотариуса. По истечении срока обращения сумма может быть включена в наследственную массу. В этом случае работодатель не передает деньги неизвестным наследникам, а действует через нотариуса.
Порядок может быть таким:
Определите сумму задолженности перед умершим работником.
Проверьте, были ли обращения от членов семьи или иждивенцев.
Если обращений нет или право получателя не подтверждено, запросите информацию о нотариусе, ведущем наследственное дело, если она доступна.
Подготовьте письмо нотариусу с расшифровкой суммы задолженности.
Перечислите сумму на депозит нотариуса или выполните иное распоряжение в рамках наследственного дела.
Отразите в учете погашение задолженности: Дт 76 Кт 51.
Не списывайте задолженность в доходы организации только потому, что родственники не пришли сразу. Суммы, причитавшиеся умершему работнику, не становятся собственностью работодателя автоматически. Их нужно хранить в учете как кредиторскую задолженность и урегулировать через получателей или нотариуса.
Рассмотрим сложную ситуацию: организация узнала о смерти уже после того, как зарплата была перечислена на карту работника. В этом случае не делайте автоматических выводов. Нужно установить даты: когда наступила смерть, когда работодатель получил информацию, когда была создана и отправлена ведомость, когда банк исполнил платеж.
Разберем порядок анализа:
Определите дату смерти по документам.
Определите дату, когда работодатель достоверно узнал о смерти.
Проверьте дату ведомости и дату фактического перечисления.
Проверьте, кто получил доступ к деньгам на карте.
Оцените, нужно ли обращаться в банк или к родственникам.
Проконсультируйтесь с юристом, если есть риск спора с наследниками.
Если перечисление было сделано до того, как работодатель узнал о смерти, ситуация может оцениваться иначе, чем выплата после получения информации. Но для будущих выплат безопасный принцип один: как только стало известно о смерти, не перечисляйте деньги на карту умершего до выяснения получателя.
Теперь соберем решение именно для исходной ситуации. Работодатель узнал о смерти работника от племянницы по телефону. Документов нет. Нужно рассчитать зарплату за первую половину месяца и затем зарплату за месяц.
Действуйте так:
Не оформляйте увольнение в связи со смертью до получения подтверждающего документа.
Рассчитайте зарплату за первую половину месяца в обычном порядке, если по данным учета сотрудник работал или имел право на оплату.
Не перечисляйте рассчитанную сумму на карту работника, если уже известно о возможной смерти.
Сохраните сумму как начисленную, но не выплаченную.
Запросите у родственников свидетельство о смерти и документы, подтверждающие право на получение денег.
После получения документов оформите увольнение датой смерти по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.
Рассчитайте окончательную зарплату, компенсацию отпуска и другие положенные суммы.
Если получатель предоставил документы, выплатите сумму ему в установленный срок.
Если получателя нет, депонируйте сумму проводкой Дт 70 Кт 76.
Если в установленный срок никто не обратится, решайте вопрос через наследственный порядок и нотариуса.
Таким образом, зарплата не должна «не начисляться» из-за отсутствия родственников. Она должна быть начислена, но не выплачена до появления законного получателя.
Посмотрим, какие ошибки чаще всего допускают в такой ситуации.
Не начисляют зарплату. Это неверно, потому что труд должен быть оплачен, а смерть работника не аннулирует задолженность работодателя.
Увольняют по телефонному звонку. Устная информация не является документальным основанием для прекращения трудового договора.
Перечисляют деньги на карту умершего. После получения информации о смерти безопаснее остановить обычное перечисление и ждать документов от получателя.
Выплачивают деньги человеку без проверки документов. Работодатель должен убедиться, что заявитель имеет право получить сумму.
Оставляют задолженность на счете 70 без контроля. После признания суммы невыплаченной ее лучше перенести на счет 76.
Списывают задолженность в доходы организации. Сумма принадлежит получателям или наследственной массе, а не работодателю.
Не перерассчитывают зарплату после получения даты смерти. Если программа начислила суммы за дни после смерти, их нужно исправить.
Избежать этих ошибок поможет разделение трех действий: начислить, удержать от обычной выплаты, затем выплатить надлежащему лицу или депонировать.
Подведем итог. Если работодатель узнал о смерти сотрудника только устно и документов пока нет, зарплату все равно рассчитывайте. Работник работал, значит начисления должны быть отражены. Но выплату на карту не выполняйте, если уже известно о возможной смерти. До получения документов сумма остается начисленной, но не выплаченной.
После получения свидетельства о смерти оформите в 1С:ЗУП документ Увольнение с основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ и датой увольнения, равной дате смерти. Рассчитайте окончательную зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск и другие положенные суммы. Если член семьи или иждивенец предоставит документы, выплатите деньги ему. Если никто не обратится, отразите невыплаченную сумму как депонированную проводкой Дт 70 Кт 76 и далее решайте вопрос через наследственный порядок и нотариуса.
Рабочая схема выглядит так:
Получили устное сообщение о смерти — зафиксируйте информацию, но не увольняйте без документа.
Начислите зарплату за фактически отработанное время.
Не перечисляйте сумму на карту умершего работника.
Запросите документы у родственников или иных заявителей.
После получения документов оформите увольнение по смерти.
Сделайте окончательный расчет.
Выплатите сумму надлежащему получателю либо депонируйте.
Если никто не обратится, урегулируйте задолженность через нотариуса.
Главное правило: отсутствие документов и родственников не отменяет начисление зарплаты. Оно влияет только на порядок выплаты.
Информация носит справочный характер