Проанализируем ситуацию вместе. В казенном учреждении заработная плата сотрудникам перечисляется только безналично на банковские карты. Сотрудник умер в начале месяца. После даты смерти учреждение начислило суммы, которые ему причитались: оплату больничного, заработную плату за отработанное время и компенсацию за неиспользованный отпуск. Общая дата выплаты аванса по учреждению наступила, но родственники умершего сотрудника еще не подали заявление и подтверждающие документы. При этом известно, что они обратятся за выплатой в конце текущего месяца или в начале следующего, а сама выплата также будет произведена безналично.
Главный вопрос: нужно ли в такой ситуации переносить задолженность перед умершим работником на счет 304.02 «Расчеты с депонентами»? Разберем по шагам и отделим правовую часть от бухгалтерской.
Если заработная плата, больничный и компенсация за неиспользованный отпуск не выдавались наличными и не перечислялись на карту умершего сотрудника, то депонировать эти суммы только из-за смерти работника не нужно.
В рассматриваемой ситуации учреждение не снимало наличные деньги на выплату зарплаты умершему сотруднику, не формировало невостребованный остаток наличных в кассе и не возвращало его обратно на лицевой или расчетный счет как депонированную зарплату. Значит, классического депонирования здесь нет.
Суммы, причитающиеся умершему работнику, следует учитывать как кредиторскую задолженность до момента обращения родственников или иждивенцев с документами. После получения заявления и подтверждающих документов выплатите суммы получателю в установленный срок. Перевод на счет родственника или иного правомочного лица оформляйте как выплату сумм, не полученных работником ко дню смерти, а не как выдачу депонированной заработной платы самому работнику.
Рассмотрим подробнее смысл депонирования. В бухгалтерской практике депонирование заработной платы обычно возникает тогда, когда учреждение подготовило деньги к выплате работнику, но работник не получил их в установленный срок. Чаще всего это связано с выплатой наличными через кассу: организация получила деньги на зарплату, выдала часть суммы сотрудникам, а неполученный остаток отразила как депонированный и вернула на счет.
В такой логике счет 304.02 применяется для учета сумм оплаты труда, пособий, компенсаций, стипендий и других выплат, которые были начислены и подлежали выдаче, но не были получены в установленный срок. То есть ключевой признак — сумма уже была предъявлена к выплате получателю, но фактически не была им получена.
Посмотрим на вашу ситуацию. Зарплата сотрудникам перечисляется только безналично. На карту умершего работника спорные суммы перечислять нельзя, потому что после смерти работник уже не может быть получателем денежных средств как участник трудовых отношений. Кроме того, родственники пока не представили заявление и документы, значит, у учреждения еще нет правового основания перечислить деньги конкретному лицу.
Следовательно, у учреждения есть начисленная задолженность по суммам, причитавшимся умершему работнику, но нет факта неполучения суммы после предъявления ее к выплате правомочному получателю. Поэтому переносить задолженность на 304.02 только потому, что наступила общая дата выплаты аванса, не следует.
Разберем правовую основу. Заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи или лицу, которое находилось на иждивении умершего на день смерти. Выплата производится после того, как такое лицо обратится к работодателю и представит подтверждающие документы.
К таким суммам обычно относят:
заработную плату за фактически отработанное время до даты смерти;
компенсацию за неиспользованный отпуск;
пособие по временной нетрудоспособности, если больничный подлежит оплате;
иные начисленные суммы, которые были предоставлены работнику как средства к существованию и причитались ему на дату смерти или были начислены в связи с прекращением трудовых отношений по причине смерти.
Важно: эти суммы не нужно автоматически перечислять на зарплатную карту умершего сотрудника. Выплата должна быть произведена тому лицу, которое имеет право на получение денег и подтвердило это документально.
Обычно от родственника или иждивенца следует запросить заявление, документ, удостоверяющий личность, свидетельство о смерти, документы о родстве или документы, подтверждающие нахождение на иждивении. Если учреждение перечисляет деньги безналично, также запросите банковские реквизиты получателя.
Посмотрим на срок выплаты. Работодатель должен выдать зарплату, не полученную ко дню смерти работника, не позднее недельного срока со дня подачи соответствующих документов. Это означает, что срок для учреждения начинает течь не с даты смерти и не с общей даты выплаты аванса по учреждению, а с даты, когда правомочное лицо подало заявление и необходимые документы.
Разберем на примере. Сотрудник умер 5 числа. Аванс по учреждению выплачивается 20 числа. Родственник обратился за выплатой 28 числа и приложил все документы. В этом случае учреждение не обязано было перечислять спорные суммы 20 числа на карту умершего сотрудника и не обязано было депонировать их 20 числа. Срок выплаты родственнику следует считать с 28 числа, то есть с момента обращения с документами.
Если родственники обратятся в начале следующего месяца, выплатите деньги в течение недели после получения полного комплекта документов. До этого момента суммы остаются кредиторской задолженностью учреждения перед правомочным получателем, но не превращаются автоматически в депонированную зарплату.
Проанализируем разницу по существу. Депонированная заработная плата — это сумма, которая была предназначена к выплате работнику, но не была им получена в установленный срок. При выплате наличными это особенно очевидно: деньги были в кассе, работник за ними не пришел, сумма депонируется.
В ситуации с умершим сотрудником при безналичной форме расчетов картина другая. Учреждение не должно перечислять деньги умершему работнику после его смерти. Оно должно дождаться обращения лиц, которым закон разрешает получить эти суммы. Поэтому до обращения родственников или иждивенцев это не депонентская задолженность, а невыплаченная сумма, причитающаяся умершему работнику и подлежащая выдаче правомочному лицу.
Сравним два варианта.
Вариант 1. Зарплата выплачивалась наличными. Учреждение получило деньги в кассу на выплату зарплаты. Работник не явился за деньгами, а затем выяснилось, что он умер. Неполученная сумма может быть отражена как депонированная, потому что деньги были подготовлены к выдаче и не были получены в срок.
Вариант 2. Зарплата выплачивается только безналично. Деньги умершему работнику после смерти не перечислялись, наличные не снимались, кассовая выплата не готовилась, остаток наличных не образовывался. В этом случае депонировать нечего. Суммы ожидают выплаты родственникам после получения заявления и документов.
В вашем случае подходит второй вариант. Поэтому ответ на вопрос форума следует сформулировать так: депонирование на счет 304.02 не требуется, если выплата будет произведена безналично родственникам после представления документов, а наличные на выплату умершему работнику не получались.
Разберем порядок действий по шагам. Сначала оформите кадровое прекращение трудового договора в связи со смертью работника. Основанием будет документ о смерти. Датой прекращения трудового договора обычно указывается дата смерти работника.
Затем рассчитайте все суммы, которые причитаются работнику:
заработную плату за фактически отработанное время;
компенсацию за неиспользованный отпуск;
пособие по временной нетрудоспособности, если есть больничный лист и он подлежит оплате;
иные выплаты, предусмотренные трудовым договором, коллективным договором, положением об оплате труда или локальными нормативными актами учреждения.
Далее не включайте умершего работника в обычную зарплатную ведомость на перечисление на банковскую карту, если дата перечисления наступила уже после смерти. Это важный контрольный момент: перевод на карту умершего сотрудника может создать спорную ситуацию, потому что деньги фактически уйдут не тому получателю, который должен получить их по закону.
После начисления оставьте сумму как невыплаченную до обращения родственников. Когда правомочное лицо представит документы, оформите выплату именно этому лицу.
Посмотрим на практический комплект документов. Универсальный перечень может зависеть от учетной политики учреждения и внутренних регламентов, но в большинстве случаев запросите следующие документы:
заявление о выплате сумм, не полученных работником ко дню смерти;
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность заявителя;
свидетельство о смерти работника или иной документ, подтверждающий факт смерти;
документы, подтверждающие родство с умершим работником: свидетельство о браке, свидетельство о рождении, документы об усыновлении и другие подтверждающие документы;
если обращается иждивенец — документы, подтверждающие нахождение на иждивении;
банковские реквизиты получателя для безналичного перечисления.
Важно: не выплачивайте сумму любому лицу только на основании устного обращения. Учреждение должно подтвердить, что заявитель относится к кругу лиц, имеющих право на получение выплаты. Если обращаются несколько родственников, действуйте особенно аккуратно: зафиксируйте обращения, проверьте документы и при необходимости руководствуйтесь правовой позицией учреждения, локальным порядком и консультацией юриста.
В вашей ситуации родственники пока не подали заявление, но известно, что они обратятся позже. Здесь не нужно искусственно создавать депонирование. До получения документов у учреждения нет конкретного получателя выплаты. Поэтому правильнее сохранить сумму как невыплаченную кредиторскую задолженность и ожидать обращения.
Разберем логику. Депонирование применяется не для того, чтобы «припарковать» любую невыплаченную сумму, а для отражения расчетов с депонентами, когда сумма не получена в установленный срок. Если получатель еще не определен документально, а выплата на карту умершего работника невозможна, то оснований для отражения на 304.02 только из-за наступления плановой даты выплаты аванса нет.
Когда родственники обратятся, учреждение выполнит выплату не как выплату аванса умершему работнику, а как перечисление сумм, причитавшихся умершему работнику, правомочному лицу. Это разные экономические и правовые операции.
Рассмотрим больничный отдельно, потому что он часто вызывает вопросы. Если работник болел до смерти и больничный лист оформлен, пособие по временной нетрудоспособности начисляется в общем порядке. При этом часть пособия, которая оплачивается работодателем за первые дни болезни, выплачивается вместе с прочими суммами, причитавшимися работнику, правомочному родственнику или иждивенцу после представления документов.
Если применяется механизм прямых выплат через Социальный фонд, порядок взаимодействия зависит от действующих правил электронного больничного и сведений, которые учреждение передает в фонд. Но для вопроса депонирования принцип остается тем же: сумма, которую учреждение должно выплатить за счет работодателя, не становится депонированной только потому, что работник умер. Ее нужно выплатить лицу, имеющему право на получение, после подтверждения документов.
Практический вывод: больничный, зарплату и компенсацию за отпуск рассматривайте как состав выплат, причитавшихся умершему работнику. Но получателем после смерти будет не сам работник, а родственник или иждивенец, подтвердивший право на получение суммы.
Проанализируем налоговый вопрос, потому что он влияет на сумму к выплате. По общему подходу обязанность физического лица по уплате налога прекращается со смертью. Поэтому суммы заработной платы и компенсаций, которые не были выплачены работнику при жизни и выплачиваются родственникам после его смерти, обычно не облагаются НДФЛ у умершего работника. Работодатель в такой ситуации не удерживает НДФЛ как с выплаты самому работнику.
При этом важно проверить конкретный состав начислений. Например, заработная плата за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск и пособие по временной нетрудоспособности, выплачиваемые после смерти правомочному лицу, требуют аккуратного отражения в учете и отчетности. В спорных случаях сверяйте позицию с действующими разъяснениями Минфина, ФНС, СФР и внутренней методологией учреждения.
Для целей рассматриваемого вопроса главное следующее: налоговый порядок не превращает сумму в депонированную. Даже если учреждение определяет особый порядок НДФЛ и страховых взносов, вопрос применения счета 304.02 решается по факту неполучения суммы в установленный срок и по способу выплаты.
Посмотрим на страховые взносы. Начисления в пользу работника за период трудовых отношений обычно рассматриваются как выплаты в рамках трудовых отношений. Поэтому вопрос обложения страховыми взносами нужно решать по виду выплаты и по действующим правилам на дату начисления. Зарплата за отработанное время, как правило, относится к объекту обложения страховыми взносами. Компенсация за неиспользованный отпуск также обычно включается в базу по страховым взносам.
Но вопрос страховых взносов не меняет вывод по депонированию. Даже если начисления облагаются взносами, это не означает, что сумму нужно переносить на 304.02. Счет расчетов с депонентами применяется не из-за начисления взносов и не из-за смерти сотрудника, а из-за факта неполучения суммы, предъявленной к выплате.
Разберем практический подход в 1С. Конкретные документы зависят от конфигурации: например, в зарплатных конфигурациях используются документы кадрового учета, начисления зарплаты, больничного листа и выплаты зарплаты. В бюджетном учете дополнительно важны документы отражения зарплаты в бухгалтерском учете и счета расчетов.
Если речь идет о зарплатной части, обычно последовательно оформляют:
кадровое прекращение трудовых отношений в связи со смертью работника;
начисление зарплаты за фактически отработанное время;
начисление компенсации за неиспользованный отпуск;
начисление больничного, если он подлежит оплате;
формирование выплаты не на карту умершего работника, а правомочному получателю после получения документов.
В 1С не нужно формировать операцию депонирования только для того, чтобы убрать сумму из обычной ведомости. Лучше исключите умершего сотрудника из ведомости на перечисление зарплаты на карты сотрудников и оформите отдельную выплату получателю, когда появятся документы.
Если в конфигурации есть объект или документ для депонирования зарплаты, используйте его только тогда, когда действительно есть депонированная сумма. Например, когда зарплата была подготовлена к выдаче, но работник или получатель ее не получил в установленный срок. В рассматриваемом случае это условие не выполняется.
Технически в 1С могут использоваться такие объекты и документы, как НачислениеЗарплаты, БольничныйЛист, ВедомостьВБанк, ВедомостьВКассу, ОтражениеЗарплатыВБухучете, ДепонированиеЗарплаты или аналогичные объекты конкретной конфигурации. Названия могут отличаться в зависимости от версии и настройки программы. Важно не название документа, а экономический смысл операции.
Рассмотрим отдельный риск. Иногда бухгалтерия пытается действовать по привычному зарплатному циклу: начислили сумму, включили сотрудника в ведомость, отправили реестр в банк. В случае смерти работника так делать не следует, если учреждение уже знает о смерти до даты выплаты.
После смерти работника деньги должны получить лица, указанные законом. Перечисление на карту умершего сотрудника может привести к тому, что денежные средства попадут на банковский счет, доступ к которому регулируется наследственными и банковскими правилами. Родственники могут не получить деньги оперативно, а учреждение рискует получить претензии о неправильном исполнении обязанности по выплате сумм, не полученных ко дню смерти.
Правильный путь: не перечисляйте сумму на карту умершего работника после получения информации о смерти. Дождитесь заявления и документов от правомочного лица, затем перечислите деньги на реквизиты этого лица.
Чтобы не смешивать ситуации, рассмотрим случаи, когда счет 304.02 действительно может использоваться. Он может быть уместен, если учреждение сформировало выплату, но сумма не была получена в установленный срок. Например:
зарплата выдавалась наличными через кассу, но работник или получатель не явился за деньгами;
сумма была подготовлена к выплате, но по установленному порядку признана неполученной;
выплата правомочному лицу была оформлена, но получатель не получил сумму в срок, и учетная политика учреждения предусматривает отражение такой суммы как депонированной;
по правилам конкретной бюджетной методологии сумма должна быть перенесена на расчеты с депонентами как неполученная в установленный срок.
Однако в исходной ситуации этих обстоятельств нет. Родственники еще не обращались, получатель не определен, выплата не была предъявлена к получению, наличные не выдавались и не возвращались. Поэтому счет 304.02 применять преждевременно.
Разберем более сложный вариант. По гражданскому законодательству требования о выплате сумм, подлежавших выплате умершему как средства к существованию, должны быть предъявлены в установленный срок со дня открытия наследства. Если лица, имеющие право на получение таких сумм, не обратились в этот срок, либо таких лиц нет, соответствующие суммы включаются в состав наследства и наследуются на общих основаниях.
Практически это означает, что если родственники или иждивенцы не представили документы в установленный срок, учреждению не следует просто списывать задолженность или перечислять ее произвольному лицу. Нужно дождаться документов от наследников или нотариуса либо действовать по официальному запросу в рамках наследственного дела.
В такой ситуации уже может потребоваться отдельное юридическое сопровождение: нужно определить, кому именно выплачивать сумму, какие документы являются достаточными и как отразить выплату в учете. Но даже здесь автоматическое депонирование на 304.02 не является универсальным решением. Сначала выясните правовой статус суммы и получателя.
Посмотрим на пример содержания заявления. В статье не будем приводить форму как обязательный шаблон, но разберем, какие сведения стоит включить. В заявлении получатель обычно указывает:
наименование учреждения;
свои фамилию, имя, отчество;
паспортные данные;
адрес и контактный телефон;
степень родства или основание получения выплаты как иждивенца;
ФИО умершего работника;
дату смерти работника;
просьбу выплатить суммы, не полученные работником ко дню смерти;
банковские реквизиты для перечисления;
перечень приложенных документов;
дату и подпись.
После получения заявления зарегистрируйте его во входящей корреспонденции или по внутреннему порядку документооборота. Это позволит подтвердить дату, с которой начинается недельный срок для выплаты.
Сформулируем практическое объяснение для бухгалтерии. Депонирование — это не способ временно отложить выплату до прихода родственников. Депонирование отражает сумму, которая не была получена в установленный срок после того, как она была предназначена к выдаче конкретному получателю.
В рассматриваемой ситуации умерший работник уже не может получить выплату, а родственники пока не подтвердили право на получение. Значит, нет неполученной выплаты конкретным получателем. Есть начисленная задолженность, которая будет погашена после обращения правомочного лица.
Поэтому в учете нужно обеспечить три контрольные точки:
не перечислить деньги на карту умершего работника после даты смерти;
не переносить сумму на 304.02 без факта депонирования;
выплатить сумму родственнику или иждивенцу после получения заявления и документов в установленный срок.
Теперь соберем решение в готовую формулировку. В вашем случае заработная плата сотрудникам выплачивается только безналично. Наличные на выплату умершему работнику не получались, ведомость на выдачу наличных не формировалась, остаток невыплаченной наличной зарплаты не возникал. Родственники пока не представили документы, поэтому учреждение еще не имеет правового основания перечислить деньги конкретному получателю.
Следовательно, депонировать зарплату умершего сотрудника на счет 304.02 не нужно. Суммы следует оставить как невыплаченную задолженность до обращения лиц, имеющих право на получение. После получения заявления, свидетельства о смерти, документов о родстве или иждивении и банковских реквизитов перечислите деньги родственнику или иждивенцу безналично.
Если же учреждение уже подготовило наличные к выплате и они не были получены в установленный срок, тогда ситуация была бы другой: неполученную сумму можно было бы рассматривать как депонированную. Но при полностью безналичном порядке расчетов и отсутствии перечисления на карту умершего работника оснований для депонирования нет.
Разберем итоговый алгоритм, который можно использовать в работе.
Получите документ о смерти работника. На основании этого документа оформите прекращение трудового договора в связи со смертью.
Рассчитайте все причитающиеся суммы. Включите зарплату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, больничный и другие положенные выплаты.
Исключите умершего сотрудника из обычной зарплатной ведомости на перечисление на карту. Не отправляйте деньги на банковскую карту работника, если учреждение уже знает о смерти.
Не отражайте сумму на счете 304.02 только из-за наступления даты выплаты. При безналичной выплате и отсутствии факта неполучения суммы конкретным получателем депонирование не возникает.
Дождитесь заявления и документов от родственника или иждивенца. Проверьте паспорт, свидетельство о смерти, документы о родстве или иждивении и банковские реквизиты.
Выплатите сумму правомочному лицу. Сделайте это не позднее установленного срока после подачи полного комплекта документов.
Сохраните документы в расчетном деле. Подшейте заявление, копии подтверждающих документов, расчет сумм и платежные документы.
Проверьте отражение в 1С и бухгалтерском учете. Убедитесь, что сумма не ушла на карту умершего работника и не была необоснованно перенесена на расчеты с депонентами.
Рассмотрим ошибки, которые часто возникают при выплатах после смерти работника.
Ошибка 1. Автоматически перечислить деньги на зарплатную карту умершего сотрудника. Так делать не следует, если учреждение уже знает о смерти. Деньги должны быть выплачены правомочному лицу после представления документов.
Ошибка 2. Депонировать сумму только потому, что родственники пока не пришли. Ожидание документов не равно депонированию. Пока получатель не определен, сумма остается невыплаченной задолженностью.
Ошибка 3. Считать, что общая дата выплаты аванса запускает недельный срок выплаты родственникам. Срок выплаты родственникам считается с даты подачи заявления и документов, а не с даты плановой выплаты зарплаты сотрудникам учреждения.
Ошибка 4. Выплатить деньги без проверки родства или иждивения. Учреждение должно убедиться, что заявитель имеет право получить сумму.
Ошибка 5. Смешать зарплату умершего работника и пособие на погребение. Это разные выплаты с разными правилами оформления. Зарплата и компенсации выплачиваются как суммы, не полученные работником ко дню смерти, а пособие на погребение оформляется по специальным правилам через уполномоченный орган.
Подведем итог. В описанной ситуации казенное учреждение не должно депонировать зарплату умершего сотрудника на счет 304.02, если зарплата выплачивается только безналично, наличные на выплату не получались, а родственники еще не представили заявление и документы. Депонирование применяется к суммам, которые не были получены в установленный срок, а не к любой задолженности, ожидающей определения правомочного получателя.
Начислите все причитающиеся суммы, не перечисляйте их на карту умершего работника, дождитесь заявления и документов от родственника или иждивенца, затем выплатите деньги безналично на реквизиты получателя. В 1С не используйте документ депонирования без фактических оснований для депонирования. Работайте через корректное начисление, исключение из обычной ведомости и отдельную выплату правомочному лицу после подтверждения документов.
Главный практический вывод: в данной ситуации нужно не депонировать зарплату, а правильно оформить выплату сумм, не полученных умершим работником ко дню смерти, его родственнику или иждивенцу после представления документов.
Информация носит справочный характер