Проанализируем ситуацию. Сотрудник работает на тарифной ставке 2 000 руб. за сутки. Первую половину мая он находился на больничном, затем после болезни попросил еще пару недель не выходить на работу. Работодатель устно согласился, сотрудник фактически не работал, зарплата за этот период не начислялась. Возникает вопрос: можно ли просто не начислять оплату, потому что смен не было, или нужно оформить отсутствие документально?
Сразу зафиксируем главный вывод: оставлять период отсутствия без документов нельзя. Даже если работодатель не возражал, даже если сотрудник не требует оплату, даже если у него тарифная ставка за сутки и фактически отработанных суток не было, период неявки должен быть отражен в кадровых документах, табеле учета рабочего времени и зарплатной программе.
Разберем по шагам, как правильно поступить. Если сотрудник заранее попросил не выходить на работу и работодатель согласился, оформите отпуск без сохранения заработной платы. Для этого нужны заявление работника и приказ работодателя. Если заявления нет, а работник просто не явился, сначала отражайте отсутствие как неявку по невыясненным причинам, составляйте акты об отсутствии и запрашивайте письменное объяснение. После выяснения причины переведите период либо в отпуск без сохранения зарплаты, либо в прогул, либо в иной подтвержденный вид отсутствия.
Рассмотрим подробнее. Зарплата — это вознаграждение за труд. Если сотрудник не работал, то начислять оплату за фактически неотработанные сутки не нужно, если только этот период не относится к оплачиваемым отсутствиям. В рассматриваемой ситуации вторая половина мая не является ни больничным, ни ежегодным отпуском, ни командировкой, ни простоем по вине работодателя. Поэтому сама идея «не работал — не оплачиваем» в части начисления зарплаты верная.
Но ошибка возникает в другом: отсутствие на работе должно иметь документальное основание. Работодатель обязан вести учет рабочего времени каждого работника. Табель учета рабочего времени нужен не только для расчета зарплаты, но и для подтверждения соблюдения трудового законодательства, режима работы, норм рабочего времени, порядка предоставления отпусков и дисциплинарных процедур.
Если в табеле просто оставить пустые дни или никак не объяснить, почему сотрудник не работал, появятся риски:
при проверке будет непонятно, почему за период не начислена зарплата;
работник сможет заявить, что он был готов работать, а работодатель незаконно не допустил его к работе;
будет сложно доказать, что отсутствие было согласовано;
возникнут ошибки в расчете отпускного стажа;
в 1С могут некорректно рассчитаться норма времени, начисления, средний заработок и табель;
при споре с работником работодатель не сможет подтвердить, что период был именно отпуском без сохранения зарплаты, а не простоем или незаконным отстранением.
Поэтому действуем не только как расчетчик зарплаты, но и как кадровик: сначала определяем правовую природу отсутствия, затем оформляем документы, затем отражаем период в 1С и только после этого проверяем начисление зарплаты.
Разберем самый правильный вариант для ситуации из вопроса. Сотрудник после больничного попросил еще пару недель не выходить на работу. Если работодатель не возражал, это нужно оформить как отпуск без сохранения заработной платы по статье 128 ТК РФ.
Для такого отпуска нужны два обязательных элемента:
Письменное заявление работника. Работник должен попросить предоставить отпуск без сохранения заработной платы на конкретный период.
Решение работодателя. Работодатель должен согласовать отпуск и оформить приказ.
Важно понимать: по общему правилу отпуск без сохранения заработной платы предоставляется не автоматически, а по соглашению между работником и работодателем. Работник просит, работодатель соглашается или отказывает. Есть отдельные категории работников и ситуации, когда работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения зарплаты, но обычная просьба «после больничного хочу еще пару недель не выходить» чаще всего относится именно к отпуску по соглашению сторон.
Если работодатель согласен, попросите сотрудника написать заявление. Формулировка может быть простой:
«Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 16.05.2025 по 31.05.2025 по семейным обстоятельствам».
Затем оформите приказ. Можно использовать унифицированную форму Т-6 или собственную форму приказа, утвержденную работодателем. В приказе укажите работника, подразделение, должность, вид отпуска, даты начала и окончания, количество календарных дней. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.
В табеле учета рабочего времени такой период обычно отражайте кодом ДО, если отпуск без сохранения заработной платы предоставлен с разрешения работодателя. Если у вас в организации применяются собственные коды табеля, используйте тот код, который закреплен в локальном нормативном акте, но смысл должен быть тем же: неоплачиваемый отпуск по заявлению работника и с согласия работодателя.
Вывод по варианту 1: если договоренность была, оформите ее документально. Не оставляйте период как «просто не вышел». Для зарплаты это будет неоплачиваемый период, для табеля — отпуск без сохранения заработной платы, для 1С — документ Отпуск без сохранения оплаты.
Теперь разберем ситуацию, когда письменного заявления нет. Устная просьба была, но документов не оформили. С точки зрения кадрового учета это опасная зона. Пока у работодателя нет заявления работника и приказа, период нельзя уверенно считать отпуском без сохранения зарплаты.
В таком случае действуйте так:
Отразите отсутствие в табеле как неявку по невыясненным причинам.
Используйте код НН, если применяете стандартные условные обозначения.
Составьте акт об отсутствии работника на рабочем месте.
Запросите у работника письменное объяснение причин отсутствия.
После получения объяснения и документов примите решение: оформить отпуск без сохранения зарплаты, признать причину уважительной или квалифицировать отсутствие как прогул.
Акт об отсутствии лучше составлять в день отсутствия или сразу после того, как стало понятно, что работник не вышел на смену. В акте укажите дату, время, место работы, ФИО работника, его должность, сведения о том, что сотрудник отсутствовал на рабочем месте, а также подписи лиц, которые подтверждают факт отсутствия.
Если сотрудник работает посуточно, особенно важно фиксировать именно смену или сутки, в которые он должен был работать. Например, если по графику сотрудник должен был работать с 08:00 16 мая до 08:00 17 мая, то акт должен подтверждать отсутствие в эту смену. Не ограничивайтесь общей формулировкой «не выходил две недели», если у работника сменный график. Разберите период по конкретным рабочим сменам.
После возвращения работника запросите письменное объяснение. До применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать объяснение. Работнику обычно дают два рабочих дня на предоставление объяснений. Если объяснение не предоставлено, составьте акт об отказе или непредоставлении объяснений.
Вывод по варианту 2: если заявления нет, не оформляйте отпуск без сохранения зарплаты автоматически. Сначала зафиксируйте НН, соберите документы и только после этого определите окончательный вид отсутствия.
Рассмотрим практическую ситуацию. Сотрудник фактически отсутствовал по устной договоренности, а кадровые документы вовремя не оформили. Теперь он вернулся и готов написать заявление. Как поступить?
Лучше не подделывать даты и не оформлять документы так, будто они были составлены до начала отсутствия, если фактически этого не было. Корректнее взять с работника заявление текущей датой, в котором он объяснит, что просил предоставить отпуск без сохранения заработной платы на период с конкретной даты по конкретную дату, а работодатель фактически не возражал.
Например, заявление можно сформулировать так:
«Прошу оформить отпуск без сохранения заработной платы за период с 16.05.2025 по 31.05.2025. В указанный период я отсутствовал на работе по семейным обстоятельствам, предварительно согласовав отсутствие с непосредственным руководителем».
Затем работодатель может издать приказ об оформлении отпуска без сохранения заработной платы за фактический период отсутствия. Такой вариант снижает риск по сравнению с полным отсутствием документов, но все равно лучше оформлять отпуск до начала периода, а не после него.
Если в организации есть служебная переписка, сообщение работника, резолюция руководителя, отметка в мессенджере, заявление по электронной почте или другой след согласования, сохраните эти материалы в кадровом деле. Они помогут подтвердить, что отсутствие не было самовольным прогулом, а фактически согласовывалось с работодателем.
Вывод по варианту 3: если устная договоренность действительно была, оформите документы сейчас, но делайте это аккуратно. Не оставляйте период без основания и не создавайте фиктивные документы с недостоверными датами.
Теперь разберем противоположную ситуацию. Если работник не писал заявление, не согласовывал отсутствие, не предоставил уважительных причин и просто не вышел на работу, это может быть прогул.
Прогулом признается отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всей смены или более четырех часов подряд в течение рабочего дня или смены. Для посуточного графика это особенно существенно: если работник должен был выйти на суточную смену и не вышел, отсутствие может охватывать всю смену.
Но нельзя просто поставить прогул в табеле без процедуры. Сначала подтвердите факт отсутствия, запросите объяснение, оцените причины и документы работника. Только после этого принимайте решение о дисциплинарном взыскании.
Порядок действий такой:
Зафиксируйте отсутствие актом.
Отметьте период в табеле как НН до выяснения причин.
Свяжитесь с работником и запросите объяснение.
Получите объяснение или составьте акт о непредоставлении объяснения.
Оцените, есть ли уважительные причины отсутствия.
Если причин нет, издайте приказ о дисциплинарном взыскании.
После принятия решения измените вид отсутствия с НН на прогул.
В табеле прогул обычно обозначают кодом ПР. Этот период не оплачивается. Но важно помнить: прогул — это не просто вид неоплачиваемого времени. Это дисциплинарное нарушение, которое должно быть оформлено доказательно. Если процедура нарушена, у работодателя будут риски при трудовом споре.
Вывод по варианту 4: если договоренности не было и уважительных причин нет, период может быть прогулом. Но сначала проведите процедуру фиксации отсутствия и запроса объяснений.
В ситуации из вопроса первая половина мая была больничным. Это отдельный период, который подтверждается листком нетрудоспособности. Его нельзя смешивать с последующим отсутствием.
Разделите май на части:
Период болезни — оформите больничным листом. В 1С используйте документ Больничный лист. В табеле этот период отражается как временная нетрудоспособность.
Период после закрытия больничного — оформите отдельно. Если работник попросил не выходить и работодатель согласился, используйте отпуск без сохранения зарплаты. Если документов нет, сначала отражайте НН.
Не продлевайте больничный самостоятельно и не считайте последующие дни болезнью, если нет листка нетрудоспособности. После даты закрытия больничного сотрудник должен либо выйти на работу, либо иметь другое документально оформленное основание отсутствия.
Также проверьте график работы. Если сотрудник работает по суточной тарифной ставке, оплачиваются только фактически отработанные смены или иные оплачиваемые периоды. Но табель все равно должен показать, почему смены по графику не отработаны.
Посмотрим на начисления. За отпуск без сохранения заработной платы зарплата не начисляется. Само название отпуска говорит о том, что работник освобождается от работы, но заработок за этот период не сохраняется.
Если сотрудник получает 2 000 руб. за сутки, рассчитайте зарплату только за фактически отработанные сутки и оплачиваемые периоды. За дни больничного начисление зарплаты не производится, но может быть рассчитано пособие по временной нетрудоспособности. За отпуск без сохранения заработной платы оплата также не начисляется.
Пример:
С 1 по 15 мая сотрудник был на больничном.
С 16 по 31 мая сотрудник находился в отпуске без сохранения заработной платы.
В мае фактически отработанных суточных смен нет.
Зарплата по тарифной ставке 2 000 руб. за сутки не начисляется.
Пособие по больничному рассчитывается по правилам временной нетрудоспособности.
Период с 16 по 31 мая в зарплату не включается.
Если сотрудник в мае частично отработал смены, начислите оплату только за эти смены. Например, если он отработал 3 суточные смены, начисление по тарифу составит 6 000 руб. Если после больничного он не отработал ни одной смены и весь период оформлен отпуском без сохранения зарплаты, начисления по тарифной ставке не будет.
Разберем по шагам правильное оформление для наиболее мягкого и логичного варианта — отпуск без сохранения заработной платы.
Получите заявление от работника. В заявлении должны быть даты отпуска и причина. Причину можно указать общей формулировкой: «по семейным обстоятельствам», «по личным обстоятельствам», «по состоянию здоровья после закрытия больничного без оформления листка нетрудоспособности».
Проверьте даты. Дата начала отпуска без сохранения зарплаты должна быть после окончания больничного. Не допускайте пересечения периодов больничного и отпуска без сохранения оплаты, если для этого нет специальных оснований.
Получите согласование руководителя. На заявлении можно поставить резолюцию: «Не возражаю», «Предоставить отпуск без сохранения заработной платы», дата и подпись.
Издайте приказ. Укажите вид отпуска, период, количество календарных дней, основание — заявление работника.
Ознакомьте работника с приказом. Работник должен расписаться в ознакомлении.
Заполните табель. Период больничного отметьте кодом больничного, период неоплачиваемого отпуска — кодом ДО или собственным аналогичным кодом.
Отразите период в 1С. Введите документ Отпуск без сохранения оплаты.
Перерассчитайте зарплату. Убедитесь, что за период отпуска без сохранения зарплаты начисление по тарифной ставке не производится.
Такой комплект документов показывает, что работник отсутствовал не самовольно, а с согласия работодателя. Это защищает и кадровую службу, и бухгалтерию, и руководителя.
Если работник еще отсутствует и заявление не предоставил, действуйте аккуратно. Не оформляйте отпуск без сохранения зарплаты без заявления. Сначала квалифицируйте период как отсутствие по невыясненным причинам.
Порядок действий такой:
В день неявки проверьте график работы сотрудника.
Убедитесь, что это действительно рабочая смена по графику.
Составьте акт об отсутствии.
Попытайтесь связаться с работником: телефон, электронная почта, мессенджер, письмо.
Зафиксируйте попытки связи, если это важно для дальнейшего спора.
В табеле поставьте НН.
В 1С зарегистрируйте отсутствие документом Отсутствие, Прогул, неявка или Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) в зависимости от конфигурации.
Когда работник появится, запросите объяснение.
После выяснения причин замените НН на окончательный вид отсутствия.
Если работник позже принесет заявление на отпуск без сохранения зарплаты и работодатель согласится оформить этот период как отпуск, в 1С можно будет ввести документ Отпуск без сохранения оплаты. В типовой логике зарплатных конфигураций такой документ может перекрыть ранее зарегистрированное отсутствие по невыясненной причине. После этого табель должен показать код неоплачиваемого отпуска, а не НН.
Теперь посмотрим на практику в 1С. В 1С:Зарплата и управление персоналом важно не просто «не начислить зарплату», а правильно зарегистрировать вид отсутствия. От этого зависит табель, расчет зарплаты, средний заработок, отпускной стаж и кадровые отчеты.
Для периода больничного используйте документ Больничный лист. Он регистрирует временную нетрудоспособность, рассчитывает пособие или передает данные для выплаты пособия в зависимости от применяемого порядка, а также отражает период болезни в табеле.
Для отпуска без сохранения зарплаты используйте документ Отпуск без сохранения оплаты. Обычно он находится в разделе Кадры или Зарплата, в группе документов по отпускам. В документе укажите сотрудника, организацию, период отпуска, месяц начисления и вид времени. После проведения документа программа должна исключить этот период из оплачиваемого времени.
Для неявки по невыясненной причине используйте документ Отсутствие, Прогул, неявка или Отсутствие (болезнь, прогул, неявка). Название зависит от версии и настроек программы. В документе выберите причину отсутствия Отсутствие по невыясненной причине. В табеле такой период обычно отражается кодом НН.
Если после выяснения обстоятельств период нужно признать прогулом, используйте тот же блок документов учета отсутствий и выберите вид отсутствия Прогул. В табеле период будет отражен как прогул, обычно кодом ПР.
Если после выяснения обстоятельств работодатель оформляет отпуск без сохранения зарплаты, введите документ Отпуск без сохранения оплаты за тот же период. Затем сформируйте табель и расчет зарплаты заново. Проверьте, что программа не оставила одновременно два вида отсутствия на одни и те же даты.
Рассмотрим подробнее настройки, которые могут повлиять на учет. В разных версиях 1С:ЗУП регистрация прогулов, неявок и прочих отсутствий может быть доступна только после включения соответствующих настроек.
Проверьте следующие элементы:
Настройка состава начислений и удержаний — убедитесь, что в программе включен учет отсутствий, прогулов и неявок.
Виды времени — проверьте, какие обозначения используются для отпуска без оплаты, неявки по невыясненной причине и прогула.
Графики работы сотрудников — убедитесь, что у сотрудника корректно заполнен сменный или суточный график.
Индивидуальный график — используйте его, если график сотрудника на май отличается от общего графика.
Табель — сформируйте табель после ввода документов и проверьте коды по каждому дню или смене.
Начисление зарплаты и взносов — убедитесь, что за период неоплачиваемого отсутствия тарифная оплата не начислена.
Для сотрудника с оплатой 2 000 руб. за сутки особенно важен график работы. Если график не заполнен или заполнен неверно, программа может неправильно определить, какие сутки должны были быть рабочими, а какие нет. В результате расчет зарплаты и табель будут ошибочными.
Посмотрим на пример расчета. Допустим, сотрудник должен был работать по графику суточными сменами. Тарифная ставка — 2 000 руб. за одну отработанную смену или сутки. В мае он был на больничном с 1 по 15 мая, а с 16 по 31 мая оформлен отпуск без сохранения заработной платы. Отработанных смен нет.
В этом случае:
за период больничного зарплата по тарифу не начисляется;
за период отпуска без сохранения зарплаты тарифная оплата не начисляется;
начисление по виду оплаты за сутки должно быть равно 0;
в расчетном листке может быть отражено пособие по больничному, если оно рассчитывается в программе;
в табеле должны быть заполнены все календарные или рабочие дни по соответствующим кодам.
Если в мае сотрудник отработал часть смен, рассчитайте оплату только за эти смены. Например, если сотрудник отработал 4 суточные смены, начисление составит:
4 смены × 2 000 руб. = 8 000 руб.
Если в период после больничного по графику у него должно было быть 5 смен, но все они пришлись на отпуск без сохранения заработной платы, эти смены не оплачиваются. В 1С они должны быть исключены из оплачиваемого времени документом отсутствия.
Разберем еще один важный кадровый момент. Отпуск без сохранения заработной платы влияет на стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. В отпускной стаж включается время отпусков без сохранения заработной платы, но только в пределах 14 календарных дней в течение рабочего года. Период сверх 14 календарных дней в отпускной стаж не включается.
Например, если сотрудник за свой рабочий год уже использовал 10 календарных дней отпуска без сохранения зарплаты, а сейчас ему предоставили еще 16 календарных дней, то в отпускной стаж войдут только 4 календарных дня из нового отпуска. Остальные 12 календарных дней сдвинут окончание рабочего года для ежегодного отпуска.
Если отсутствие будет оформлено не как отпуск без сохранения зарплаты, а как прогул, такой период также не включается в отпускной стаж, поскольку это отсутствие без уважительных причин. Поэтому правильная квалификация периода важна не только для начисления зарплаты, но и для будущего расчета ежегодного отпуска.
В 1С проверьте, как документ отсутствия влияет на рабочий год сотрудника. Для этого используйте кадровые отчеты по остаткам отпусков и карточку сотрудника. Если период оформлен отпуском без сохранения оплаты и превышает 14 календарных дней в рабочем году, программа может сдвинуть рабочий год. Если период оформлен как НН или прогул, программа также может исключить его из отпускного стажа в зависимости от настроек и вида времени.
Рассмотрим частый вопрос: если сотрудник после болезни еще не готов работать, но больничный уже закрыт, можно ли дать ему отпуск без сохранения зарплаты? Да, можно, если работник написал заявление, а работодатель согласился.
Но не называйте такой период больничным, если нет листка нетрудоспособности. После закрытия больничного сотрудник считается трудоспособным с точки зрения документов. Если ему нужно дополнительное время по личным обстоятельствам, оформите отпуск без сохранения заработной платы.
Если сотрудник фактически продолжает болеть, предложите ему обратиться к врачу. Если врач откроет новый больничный или продлит нетрудоспособность, период нужно будет оформить как больничный. Если больничного нет, а работник просит не выходить, используйте отпуск без сохранения оплаты или фиксируйте отсутствие до выяснения причин.
Разберем табель. Табель должен показывать не только отработанное время, но и причины неявок. Для нашей ситуации возможны такие обозначения:
Б или иной установленный код временной нетрудоспособности — за период больничного.
ДО — отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику с разрешения работодателя.
ОЗ — отпуск без сохранения заработной платы в случаях, когда работодатель обязан предоставить такой отпуск по закону, если такая ситуация применима.
НН — неявка по невыясненным причинам до момента выяснения обстоятельств.
ПР — прогул, если отсутствие признано прогулом после соблюдения процедуры.
Для ситуации из вопроса, если работник просто попросил пару недель и работодатель согласился, чаще всего итоговый код — ДО. Если документов пока нет, временно ставьте НН, а после оформления заявления и приказа заменяйте на ДО.
Не оставляйте табель пустым. Не ставьте рабочие часы или отработанные сутки, если сотрудник фактически не работал. Не ставьте больничный на период, который не подтвержден листком нетрудоспособности.
Сформируем комплект документов для безопасного оформления.
Если оформляете отпуск без сохранения заработной платы, храните:
заявление работника;
приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
подпись работника об ознакомлении с приказом;
табель учета рабочего времени;
при необходимости — служебную записку руководителя подразделения о согласовании отсутствия;
документы по больничному за предыдущий период.
Если сначала была неявка по невыясненным причинам, дополнительно храните:
акты об отсутствии на рабочем месте;
запрос письменного объяснения;
объяснительную работника;
акт о непредоставлении объяснений, если работник объяснение не дал;
решение работодателя о квалификации периода;
приказ о дисциплинарном взыскании, если отсутствие признано прогулом и работодатель применяет взыскание.
Если договоренность была устной, но документы оформляете позднее, добавьте служебную записку от руководителя подразделения. В ней можно указать, что работник обращался с просьбой о предоставлении неоплачиваемого периода, руководитель не возражал, фактическое отсутствие было согласовано. Это не заменяет заявление работника, но помогает подтвердить обстоятельства.
Рассмотрим проблемную ситуацию. Работник просил устно не выходить, работодатель согласился, но потом сотрудник отказывается писать заявление. В этом случае у работодателя нет основания оформить отпуск без сохранения заработной платы.
Действуйте так:
Зафиксируйте фактическое отсутствие актами.
Письменно запросите объяснение причин отсутствия.
Получите объяснение или составьте акт о непредоставлении объяснения.
Оцените доказательства устной договоренности.
Если уважительных причин и заявления нет, рассмотрите вопрос о квалификации периода как прогула.
Не оформляйте отпуск без сохранения зарплаты без заявления работника. Статья 128 ТК РФ прямо привязывает такой отпуск к письменному заявлению работника. Приказ работодателя без заявления будет слабым документом, потому что отпуск без сохранения зарплаты нельзя навязать работнику в одностороннем порядке.
Если работодатель сам отправляет работника «посидеть дома без оплаты», это уже не отпуск без сохранения зарплаты. Такая ситуация может быть расценена как незаконное лишение возможности трудиться, простой или нарушение трудовых прав. Поэтому инициатива должна исходить от работника и подтверждаться письменным заявлением.
Выясним причину, почему заявление так важно. Отпуск без сохранения заработной платы — это отпуск по просьбе работника. Работодатель не вправе принудительно отправить сотрудника в такой отпуск только потому, что нет работы, неудобный график, закончился больничный или нужно снизить расходы на зарплату.
Если работник не просил отпуск без оплаты, а работодатель не допускает его к работе, это может привести к претензиям. Работник может потребовать оплатить период как простой по вине работодателя или как время незаконного лишения возможности трудиться. Поэтому не заменяйте кадровое оформление устными договоренностями.
В нашей ситуации работник именно попросил еще пару недель не выходить. Значит, подходящий вариант — заявление работника и приказ работодателя. Но если заявления нет, безопасного основания для неоплачиваемого отпуска нет.
Теперь разберем ситуацию, когда месяц уже закрыт, зарплата не начислена, а документы не оформлены. Действуйте по порядку.
Поднимите график работы сотрудника за май.
Определите даты больничного по листку нетрудоспособности.
Определите даты отсутствия после больничного.
Проверьте, есть ли заявление работника, переписка, служебная записка или иное подтверждение договоренности.
Если работник готов подтвердить просьбу, оформите заявление и приказ на отпуск без сохранения заработной платы.
Если подтверждения нет, оформите акты и запросите объяснение.
Внесите документы в 1С.
Пересчитайте зарплату за май при необходимости.
Проверьте табель и расчетный листок.
Если зарплата не начислялась и после ввода документов сумма начислений не меняется, все равно исправьте кадровый учет и табель. Отсутствие начислений само по себе не подтверждает законность неоплачиваемого периода.
Если ранее в табеле стояли рабочие смены, а зарплата не начислена, это особенно опасно. Получается противоречие: табель показывает работу, а расчет зарплаты — отсутствие оплаты. В таком случае обязательно исправьте табель. Рабочие смены должны быть заменены на больничный, отпуск без сохранения зарплаты, НН или прогул в зависимости от фактических обстоятельств.
Если заявления нет, рассмотрим подробнее акт. Акт составляется в свободной форме, но в нем должны быть ключевые сведения:
наименование организации;
дата и место составления;
ФИО и должность отсутствующего работника;
дата и время отсутствия;
рабочее место или подразделение;
график, по которому работник должен был выйти;
факт отсутствия на рабочем месте;
подписи комиссии или свидетелей.
Для суточной смены можно составить один акт в начале смены и при необходимости дополнительный акт в конце смены, чтобы подтвердить отсутствие в течение всей смены. Если отсутствие длится несколько смен, лучше составлять акты по каждой смене или хотя бы регулярно фиксировать продолжающееся отсутствие.
Акт не заменяет объяснение работника. Он подтверждает факт отсутствия. Причины отсутствия выясняются через объяснение работника и документы, которые он предоставит.
Перед тем как признавать отсутствие прогулом или применять дисциплинарное взыскание, запросите объяснение. Запрос оформите письменно. В нем укажите, за какие даты и смены работник должен объяснить отсутствие.
Формулировка может быть такой:
«Просим предоставить письменное объяснение причин отсутствия на рабочем месте в смены с 16.05.2025 по 31.05.2025 согласно установленному графику работы. Объяснение необходимо представить в течение двух рабочих дней с даты получения настоящего требования».
Если работник отказывается получить запрос или поставить подпись, составьте акт. Если работник не выходит на связь, направьте запрос доступным способом, который позволит подтвердить отправку. После истечения срока составьте акт о непредоставлении объяснений.
Если работник объяснит, что отсутствие было согласовано с руководителем, попросите его написать заявление на отпуск без сохранения заработной платы или представить иные подтверждения. Если работодатель действительно согласен оформить период как отпуск без оплаты, оформите документы и не применяйте прогул.
Проанализируем риски, если ничего не оформить.
Риск по зарплате. Работник может заявить, что он не отсутствовал добровольно, а работодатель не обеспечил работу. Тогда может возникнуть спор об оплате периода.
Риск по табелю. Незаполненный или неверно заполненный табель нарушает обязанность работодателя учитывать фактически отработанное время.
Риск по отпускному стажу. Неправильный вид отсутствия может исказить стаж для ежегодного отпуска.
Риск по дисциплинарной процедуре. Если позже работодатель захочет признать период прогулом, без актов и объяснений доказать прогул будет сложно.
Риск по проверке ГИТ. Инспекция труда может запросить табели, приказы, заявления и расчетные листки. Отсутствие документов вызовет вопросы.
Риск по 1С-учету. Если в программе не введены документы отсутствия, расчет зарплаты может быть формально некорректным, даже если сумма к выплате получилась нулевая.
Поэтому безопаснее потратить время на оформление документов, чем потом объяснять, почему человек две недели числился в штате, по графику должен был работать, зарплата не начислялась, а оснований отсутствия нет.
Теперь применим правила к исходной ситуации. Работник долго болел, после болезни попросил еще пару недель не выходить, работодатель фактически согласился. Значит, по смыслу это не прогул, а согласованное неоплачиваемое отсутствие. Самый правильный вариант — оформить отпуск без сохранения заработной платы.
Сделайте так:
Оформите больничный за первую половину мая на основании листка нетрудоспособности.
Получите от работника заявление на отпуск без сохранения заработной платы за вторую половину мая.
Издайте приказ о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.
В табеле за первую половину мая поставьте код больничного.
В табеле за вторую половину мая поставьте код ДО.
В 1С введите документ Больничный лист.
В 1С введите документ Отпуск без сохранения оплаты.
Сформируйте Табель и проверьте, что период отсутствия отражен корректно.
Сформируйте Начисление зарплаты и взносов и убедитесь, что оплата по тарифной ставке за неотработанные сутки не начислена.
Если заявление получить невозможно, временно отражайте период как НН, составляйте акты и запрашивайте объяснение. Не оформляйте отпуск без сохранения зарплаты без заявления.
Разберем типичные ошибки.
Не оставляйте дни пустыми в табеле. Каждый день или каждая смена должны иметь код.
Не ставьте рабочие смены, если сотрудник не работал. Это создаст риск задолженности по зарплате.
Не продлевайте больничный без листка нетрудоспособности. Период после закрытия больничного должен иметь другое основание.
Не оформляйте отпуск без сохранения зарплаты без заявления работника. Такой отпуск предоставляется по письменной просьбе работника.
Не ставьте прогул сразу, если была договоренность с работодателем. Сначала выясните обстоятельства и оформите документы.
Не ограничивайтесь нулевым начислением зарплаты. Нулевое начисление не заменяет кадровые документы.
Не забывайте про 1С. Документы должны быть отражены не только на бумаге, но и в программе.
Сформулируем итог. Если сотрудник на тарифной ставке 2 000 руб. за сутки после больничного не выходил на работу по договоренности с работодателем, зарплату за неотработанные сутки начислять не нужно. Но период отсутствия обязательно оформите документально.
Если работник просил предоставить время без оплаты и работодатель согласился, оформите заявление на отпуск без сохранения заработной платы, приказ и табель с кодом ДО. В 1С используйте документ Отпуск без сохранения оплаты. Больничный за первую половину мая оформите отдельно документом Больничный лист.
Если заявления нет, не считайте период отпуском автоматически. До выяснения обстоятельств поставьте в табеле НН, составьте акты об отсутствии, запросите объяснение у работника. После получения объяснений определите окончательный вид отсутствия: отпуск без сохранения зарплаты, прогул или иной подтвержденный период.
Главный практический вывод: при тарифной оплате можно не начислять зарплату за неотработанные смены, но нельзя оставлять отсутствие без кадрового основания. Для проверяющих, для работника и для 1С важна не только сумма начисления, но и причина, почему сотрудник не работал и почему оплата не была начислена.
Информация носит справочный характер