Рассмотрим ситуацию подробно. В организации умер работник, причем смерть наступила во время ежегодного отпуска. Работодателю нужно правильно прекратить трудовой договор, оформить кадровые документы, подать сведения в СФР, рассчитать все причитающиеся суммы и понять, кому их можно выплатить. Отдельно разберем НДФЛ, страховые взносы, компенсацию за неиспользованный отпуск, трудовую книжку, ЕФС-1 и оформление операции в 1С.
Сразу зафиксируем главный вывод: в связи со смертью работника трудовой договор прекращается по пункту 6 части 1 статьи 83 ТК РФ. Датой прекращения трудового договора будет дата смерти, указанная в свидетельстве о смерти или в решении суда о признании гражданина умершим. Но приказ об увольнении издаем не задним числом в день смерти, а тогда, когда работодатель получил документ, подтверждающий смерть работника.
Разберем по шагам, что нужно сделать работодателю и какие документы запросить у родственников.
Проанализируем ситуацию с самого начала. Работодатель не может прекратить трудовой договор только на основании устного сообщения родственников, звонка коллеги или информации от третьих лиц. Для кадрового оформления нужен официальный документ, подтверждающий факт смерти.
Обычно таким документом является свидетельство о смерти, выданное органом ЗАГС. В отдельных случаях основанием может быть решение суда о признании работника умершим или безвестно отсутствующим. Если родственники еще не привезли свидетельство, приказ об увольнении пока не оформляем. Это важный момент, потому что срок сдачи ЕФС-1 считается не с даты смерти, а с даты издания приказа о прекращении трудового договора.
Разберем правильную последовательность действий:
Не торопитесь сдавать ЕФС-1 до оформления приказа. Если свидетельство о смерти еще не получено и приказ не издан, срок сдачи сведений о трудовой деятельности еще не начался. Поэтому ситуация, когда родственники сообщили о смерти, но документ еще не представили, сама по себе не означает просрочку ЕФС-1.
Рассмотрим подробнее приказ. Трудовой договор прекращается не по инициативе работодателя и не по инициативе работника, а по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Основание — смерть работника, пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ.
Приказ можно оформить по унифицированной форме Т-8 или по форме, утвержденной в организации. В приказе укажите:
Формулировка в приказе может быть такой:
«Прекратить трудовой договор в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
В строке ознакомления с приказом подписи работника не будет. Родственники не подписывают приказ вместо работника. Сделайте отметку: «Ознакомить работника с приказом невозможно в связи со смертью». Эту отметку заверяет ответственный сотрудник кадровой службы или руководитель.
Посмотрим на важный нюанс. Если работник умер во время отпуска, дата увольнения все равно будет датой смерти. Не нужно ждать окончания отпуска по приказу на отпуск. Трудовые отношения прекращаются в день смерти, даже если по документам отпуск должен был продолжаться еще несколько дней.
Разберем отдельную ситуацию из вопроса: работник умер во время отпуска. В кадровом учете уже есть приказ на отпуск, например с 1 по 14 число. Работник умер 8 числа. Получается, что по первоначальному приказу отпуск продолжается после даты смерти, хотя трудовой договор уже прекращен.
Чтобы кадровые документы не противоречили друг другу, рассмотрим корректировку отпускного периода. На практике можно оформить служебную записку или отдельный приказ о внесении изменений в ранее оформленный приказ на отпуск. В нем укажите, что в связи со смертью работника отпуск прекращается датой смерти работника.
Разберем логику:
При этом корректировка периода отпуска не всегда означает, что нужно удерживать ранее выплаченные отпускные. Этот вопрос разберем отдельно, потому что по статье 137 ТК РФ удержание отпускных при увольнении в связи со смертью работника имеет ограничения.
Теперь посмотрим на отчетность в СФР. При прекращении трудового договора нужно представить сведения о трудовой деятельности в составе формы ЕФС-1. Заполняются титульный лист, подраздел 1 раздела 1 и подраздел 1.1 раздела 1.
Срок подачи сведений — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о прекращении трудового договора. Именно за этим следим в первую очередь. Если работник умер 5 числа, свидетельство о смерти родственники передали 12 числа, приказ издан 12 числа, то ЕФС-1 нужно подать не позднее следующего рабочего дня после 12 числа.
Разберем, какие данные указать в подразделе 1.1 ЕФС-1:
Не считайте срок сдачи ЕФС-1 от даты смерти, если приказ еще не оформлен. В такой ситуации работодатель физически не мог корректно оформить кадровое мероприятие без подтверждающего документа. Поэтому сначала получаем свидетельство, затем издаем приказ, затем подаем ЕФС-1.
Рассмотрим, кому можно выплатить суммы, не полученные работником ко дню смерти. По статье 141 ТК РФ заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день смерти. Выплату нужно произвести не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов.
Попросите у заявителя следующий комплект:
Заявление составляется в произвольной форме. В нем желательно указать:
Посмотрим на пример формулировки заявления:
«Прошу выплатить мне суммы заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск и иные суммы, причитавшиеся ко дню смерти работнику Иванову Ивану Ивановичу, работавшему в должности инженера. Я являюсь супругой умершего работника. Документы, подтверждающие личность, родство и факт смерти, прилагаю. Прошу перечислить денежные средства по следующим банковским реквизитам...»
Если обращается несколько родственников, ситуация может стать спорной. В таком случае не спешите распределять сумму по своему усмотрению. Работодатель должен выплатить причитающиеся суммы лицу, имеющему право на получение, при наличии документов. Если между родственниками возник спор, безопаснее предложить им урегулировать его между собой или в судебном порядке.
Разберем срок выплаты. Статья 141 ТК РФ устанавливает недельный срок со дня подачи работодателю соответствующих документов. Значит, отсчет начинается не с даты смерти и не с даты приказа об увольнении, а с даты, когда родственник или иждивенец подал заявление и комплект документов.
Например:
Если никто из родственников или иждивенцев не обратился за выплатой в течение четырех месяцев со дня открытия наследства, то такие суммы включаются в состав наследства. В этом случае выплату производите уже наследникам на основании документов о праве на наследство.
Не перечисляйте деньги просто на старую зарплатную карту умершего работника. После смерти работника получателем должны быть лица, которым закон дает право получить невыплаченные суммы. Поэтому оформляем заявление, подтверждаем родство или иждивение и перечисляем деньги заявителю.
Теперь разберем состав выплат. Работодатель должен определить все суммы, причитавшиеся работнику ко дню смерти. Обычно это:
Если работник умер во время оплачиваемого отпуска, отдельно проверьте расчет отпускных. Если отпускные уже были выплачены до отпуска, часть отпуска могла приходиться на период после даты смерти. В этом случае не нужно автоматически удерживать отпускные из сумм, причитающихся умершему работнику. При увольнении по основаниям, указанным в пункте 6 статьи 83 ТК РФ, удержание за неотработанные дни отпуска не производится.
Если на дату смерти у работника есть неиспользованные дни отпуска, начислите компенсацию за неиспользованный отпуск. Если отпуск был предоставлен авансом и возникла задолженность за неотработанные дни отпуска, удерживать ее при прекращении трудового договора в связи со смертью нельзя.
Рассмотрим подробнее компенсацию за неиспользованный отпуск, потому что в ситуации из вопроса именно она может быть единственной выплатой родственникам.
Компенсация за неиспользованный отпуск начисляется при прекращении трудового договора. Смерть работника не отменяет обязанность работодателя рассчитать количество неиспользованных дней отпуска и выплатить соответствующую сумму лицам, которые имеют право ее получить.
Разберем по шагам:
Если работник умер во время отпуска, расчет зависит от того, за какой период отпуск был предоставлен и сколько дней фактически использовано до даты смерти. Например, работнику предоставили отпуск на 14 календарных дней, но смерть наступила на 5-й день отпуска. Тогда период после даты смерти уже не является отпуском в трудовом смысле, но вопрос об удержании ранее выплаченных отпускных решается с учетом статьи 137 ТК РФ. При увольнении в связи со смертью работника удержание за неотработанные дни отпуска не производится.
Не удерживайте из выплат родственникам задолженность за отпуск, предоставленный авансом. Основание прекращения трудового договора — пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ — относится к случаям, когда такое удержание не производится.
Теперь проанализируем НДФЛ. Это один из самых частых вопросов в таких ситуациях. Если суммы начислены работнику, но не выплачены ему при жизни, а затем выплачиваются родственникам или иждивенцу, НДФЛ удерживать не нужно.
Логика такая:
Поэтому при выплате родственникам заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск и иных сумм, причитавшихся умершему работнику, НДФЛ не удерживайте. Также такие суммы не нужно отражать в 6-НДФЛ как облагаемые выплаты, если они выплачены уже после смерти работника родственникам.
Посмотрим на пример. Работнику начислена компенсация за неиспользованный отпуск 35 000 рублей уже после даты смерти. Заявление подала супруга, представила свидетельство о смерти и свидетельство о браке. Организация перечисляет супруге всю сумму 35 000 рублей. НДФЛ 13% не удерживается.
Если какая-то выплата была фактически произведена самому работнику до смерти, например аванс или отпускные до начала отпуска, такая выплата уже была доходом работника при жизни. Но суммы, которые остались невыплаченными и перечисляются родственникам после смерти, рассматриваем отдельно и НДФЛ с них не удерживаем.
Разберем страховые взносы. Здесь важно определить, когда начислена выплата: до даты смерти или после даты смерти.
Если заработная плата или иные выплаты были начислены работнику до даты смерти, они возникли в рамках трудовых отношений, когда работник был застрахованным лицом. Такие суммы облагаются страховыми взносами в общем порядке, даже если фактически их получают родственники.
Если же выплата начислена после даты смерти, например компенсация за неиспользованный отпуск рассчитана уже после получения свидетельства о смерти и издания приказа, то страховые взносы на такую выплату не начисляются. После смерти работника цель обязательного социального страхования уже не может быть реализована: умершее лицо не может получить пенсионное, медицинское обеспечение или обеспечение по социальному страхованию.
Разберем на примерах:
Не применяйте один подход ко всем выплатам автоматически. Сначала определите дату начисления и правовую природу выплаты, а затем решайте вопрос по страховым взносам.
Рассмотрим вопрос с кодом вида дохода в поле 20 платежного поручения. Он нужен для целей исполнительного производства, чтобы банк понимал, можно ли обращать взыскание на перечисляемые средства и в каком размере.
Для сумм, которые фактически являются зарплатой, компенсацией отпуска и иными выплатами, причитавшимися умершему работнику, на практике обычно используют код 1. Такой подход основан на том, что родственник получает сумму, которую получил бы сам работник, если бы был жив. К таким доходам применяются ограничения удержаний по статье 99 закона об исполнительном производстве.
Для единовременной материальной помощи родственнику умершего работника обычно применяют код 4, если выплата относится к доходам, на которые не может быть обращено взыскание по статье 101 закона об исполнительном производстве и имеет единовременный характер.
Разберем практически:
В назначении платежа укажите понятную формулировку, например: «Выплата сумм, причитавшихся умершему работнику Иванову И.И., на основании заявления супруги от __.__.____. НДФЛ не удерживается». Не перегружайте назначение платежа лишними персональными данными, но сделайте его достаточным для идентификации основания выплаты.
Теперь посмотрим на кадровые документы. Если по работнику продолжали вести бумажную трудовую книжку, в нее нужно внести запись о прекращении трудового договора.
Формулировка записи может быть такой:
«Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
После внесения записи трудовую книжку можно выдать члену семьи умершего работника, который предъявил свидетельство о смерти. Выдачу оформите под расписку. Если родственник просит направить трудовую книжку по почте, получите от него письменное заявление и отправьте документ почтовым отправлением с подтверждением вручения.
Разберем, что запросить для выдачи трудовой книжки:
Если работник перешел на электронную трудовую книжку и бумажная трудовая у работодателя не ведется, выдавать бумажную книжку не нужно. При необходимости родственникам можно разъяснить, что сведения о трудовой деятельности передаются через ЕФС-1, а документы, связанные с работой, выдаются в пределах требований законодательства и с учетом защиты персональных данных.
Рассмотрим дополнительные документы. Закон прямо не требует выдавать родственникам весь комплект документов, который обычно выдается самому работнику при увольнении. Но на практике родственники могут попросить справки для оформления наследства, пенсии по потере кормильца, пособий или других выплат.
Работодатель должен осторожно относиться к персональным данным умершего работника. Выдавайте документы тем лицам, которые подтвердили право на получение соответствующей информации. Если сомневаетесь, запросите письменное заявление с указанием, какой документ нужен и для какой цели.
Обычно могут понадобиться:
Если родственник просит копию трудового договора, личной карточки или другие документы, оцените правовое основание. Не все документы, связанные с работником, можно автоматически выдавать любому родственнику. Безопаснее выдавать только те документы, которые нужны для подтверждения трудового стажа, выплаты сумм или оформления прав заявителя.
Разберем отдельный вопрос, который часто возникает при смерти работника. Раньше работодатели участвовали в выплате социального пособия на погребение. Сейчас по действующему порядку социальное пособие на погребение назначается и выплачивается напрямую через СФР. Поэтому работодатель обычно не начисляет и не выплачивает это пособие за счет средств СФР.
Родственнику или иному лицу, фактически оплатившему погребение, можно разъяснить, что за социальным пособием на погребение нужно обратиться в СФР. Заявление подается в установленный срок, а размер пособия определяется по действующим правилам на дату регистрации смерти и с учетом региональных особенностей.
При этом работодатель вправе выплатить собственную материальную помощь родственникам умершего работника, если такая выплата предусмотрена коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или если руководитель принял отдельное решение. Такая материальная помощь не заменяет социальное пособие на погребение от СФР.
Если организация решила выплатить материальную помощь родственнику умершего работника, оформите ее отдельно от зарплаты и компенсации отпуска. Это другая выплата по правовой природе.
Разберем порядок:
Не смешивайте в одном документе зарплатную задолженность и материальную помощь, если учетная система позволяет разделить выплаты. Так будет проще проверить НДФЛ, страховые взносы, коды доходов и назначение платежа.
Теперь посмотрим, как отразить ситуацию в 1С. В теме нет программного кода 1С, поэтому писать обработку или фрагмент модуля не нужно. Используем типовые документы и настройки программы.
В 1С:Зарплата и управление персоналом обычно используйте документ Увольнение. В нем укажите:
Если программа автоматически предлагает удержать отпускные за неотработанные дни отпуска, внимательно проверьте расчет. При увольнении в связи со смертью работника удержание за неотработанные дни отпуска не производится. При необходимости скорректируйте настройки документа или начислений так, чтобы удержание не попало в расчет.
Для начислений используйте документы и объекты:
Увольнение — для прекращения трудового договора и расчета компенсации отпуска.Отпуск — для анализа уже оформленного отпуска.Начисление зарплаты и взносов — для начислений за период до смерти, если они еще не были рассчитаны.Ведомость в банк или Ведомость в кассу — для выплаты родственнику.Физические лица — для добавления родственника как получателя выплаты, если это требуется в вашей базе.ЕФС-1 — для формирования сведений о трудовой деятельности.Отражение зарплаты в бухучете — для передачи начислений в бухгалтерскую программу, если используется обмен.Если выплата идет не самому сотруднику, а родственнику, проверьте, как в вашей версии 1С оформляется получатель. В некоторых базах родственника добавляют как физическое лицо и выплачивают через отдельную ведомость. В других случаях используют специальные механизмы выплаты депонированных или причитающихся сумм. Главное — сохранить документы, подтверждающие право получателя.
Если учет зарплаты ведется в 1С:Бухгалтерия 8, порядок зависит от того, где рассчитывается зарплата: непосредственно в бухгалтерии или в отдельной базе ЗУП.
Если зарплата рассчитывается в 1С:Бухгалтерия 8, используйте доступные кадровые и зарплатные документы:
Увольнение или кадровый документ прекращения трудового договора, если он доступен в вашей версии.Начисление зарплаты — для окончательного расчета.Операция, введенная вручную — только если типовыми документами невозможно корректно отразить редкую операцию.Списание с расчетного счета — для перечисления выплаты родственнику.Выдача наличных — если выплата производится из кассы.Если зарплата рассчитывается в ЗУП, а в бухгалтерию передаются проводки, сначала корректно оформите кадровое событие и начисления в ЗУП, затем выполните обмен и проверьте документ Отражение зарплаты в бухучете. После этого оформите платеж получателю.
Особое внимание уделите НДФЛ и страховым взносам. Если компенсация за неиспользованный отпуск начислена после даты смерти и выплачивается родственнику, в настройках начисления не должно быть НДФЛ и страховых взносов. Если зарплата была начислена при жизни работника, страховые взносы по ней могут быть рассчитаны, но НДФЛ при выплате родственникам после смерти не удерживается.
Перед тем как перечислить деньги родственнику, разберем контрольный список. Он поможет не пропустить важные документы и избежать ошибок.
Если все пункты выполнены, можно проводить выплату.
Посмотрим на пример. Работник ООО находился в ежегодном оплачиваемом отпуске с 1 по 14 июня. 7 июня он умер. Родственники передали работодателю свидетельство о смерти 13 июня. В свидетельстве указана дата смерти — 7 июня.
Разберем действия работодателя:
Такой порядок закрывает кадровые, зарплатные и отчетные обязанности работодателя.
Проанализируем типичные ошибки, чтобы не повторять их на практике.
Соберем решение в один практический алгоритм. Если работник умер во время отпуска, действуйте так:
Главное — разделяйте три блока: кадровое прекращение трудового договора, выплату сумм родственникам и налогово-страховой учет. Кадрово увольнение оформляем датой смерти по пункту 6 части 1 статьи 83 ТК РФ. Выплаты выдаем родственникам или иждивенцу по статье 141 ТК РФ после заявления и документов. НДФЛ с выплат родственникам не удерживаем, а страховые взносы проверяем по дате начисления выплаты.
Информация носит справочный характер