Проанализируем ситуацию: сотруднику выплачивают единовременную материальную помощь в связи со смертью отца. Сумма выплаты — 70 000 рублей. Возникает вопрос, удерживать ли НДФЛ со всей суммы, применять ли необлагаемый лимит 4 000 рублей или не удерживать налог вообще.
Правильное решение: НДФЛ с суммы 70 000 рублей удерживать не нужно, если помощь выплачивается единовременно именно в связи со смертью отца сотрудника. Отец относится к членам семьи работника, а единовременная материальная помощь работнику в связи со смертью члена семьи освобождается от НДФЛ на основании пункта 8 статьи 217 НК РФ. Лимит 4 000 рублей в этой ситуации не применяем.
Рассмотрим подробнее норму, из-за которой часто возникает путаница. В пункте 8 статьи 217 НК РФ перечислены суммы единовременных выплат, которые не облагаются НДФЛ. Среди них прямо указаны выплаты, осуществляемые работодателями работнику в связи со смертью члена или членов его семьи.
В рассматриваемом случае выполняются ключевые условия:
выплату делает работодатель;
получатель выплаты — работник организации;
основание выплаты — смерть отца работника;
отец является родителем, то есть членом семьи по статье 2 Семейного кодекса РФ;
выплата оформляется как единовременная материальная помощь.
При выполнении этих условий материальная помощь освобождается от НДФЛ полностью. Поэтому расчет (70 000 рублей − 4 000 рублей) × 13% в этой ситуации не применяйте. Также не удерживайте НДФЛ со всей суммы 70 000 рублей.
Итог по НДФЛ: сумма к выплате сотруднику — 70 000 рублей, НДФЛ — 0 рублей, удержание налога — 0 рублей.
Посмотрим на вопрос автора внимательнее. В пункте 8 статьи 217 НК РФ после нужного текста действительно можно увидеть фразу «абзац утратил силу». Из-за этого создается впечатление, что освобождение по материальной помощи в связи со смертью члена семьи отменено. Но это не так.
Разберем по шагам. В пункте 8 статьи 217 НК РФ есть несколько самостоятельных абзацев. Один абзац говорит о выплатах работодателя работнику в связи со смертью члена семьи. Другой соседний абзац действительно утратил силу. Фраза «абзац утратил силу» относится именно к отдельному абзацу, который раньше содержал другую норму. Она не отменяет действующий абзац про материальную помощь работнику в связи со смертью члена семьи.
Поэтому не делайте вывод, что льгота отменена. Норма о единовременной материальной помощи работнику в связи со смертью члена семьи продолжает применяться.
Теперь разберем важный критерий: умерший должен быть членом семьи работника. Для этой цели обычно ориентируйтесь на статью 2 Семейного кодекса РФ. В ней прямо названы супруги, родители и дети, включая усыновителей и усыновленных.
В нашем случае умер отец сотрудника. Отец — это родитель. Родители прямо относятся к членам семьи. Значит, материальная помощь сотруднику в связи со смертью отца попадает под освобождение по пункту 8 статьи 217 НК РФ.
Рассмотрим типовые ситуации:
умер отец работника — НДФЛ не удерживайте;
умерла мать работника — НДФЛ не удерживайте;
умер супруг или супруга работника — НДФЛ не удерживайте;
умер ребенок работника — НДФЛ не удерживайте;
умер усыновитель или усыновленный — НДФЛ не удерживайте;
умер родственник, который не является членом семьи в узком смысле нормы, — применяйте другой порядок и отдельно проверяйте лимит 4 000 рублей.
Для отца сотрудника спорного момента обычно нет: это член семьи, поэтому вся сумма единовременной помощи освобождается от НДФЛ.
Рассмотрим подробнее, откуда берется сумма 4 000 рублей. Этот лимит применяется к обычной материальной помощи, которая не подпадает под специальные освобождения. Например, работодатель выплачивает сотруднику материальную помощь по личным обстоятельствам, к отпуску, в связи с тяжелым финансовым положением или без конкретного основания, которое прямо указано в пункте 8 статьи 217 НК РФ.
Для такой обычной материальной помощи действует общий необлагаемый лимит 4 000 рублей за налоговый период. Сумма сверх 4 000 рублей облагается НДФЛ. В 1С такая выплата часто отражается как материальная помощь с кодом дохода 2760 и вычетом 503.
Посмотрим на пример обычной материальной помощи. Организация выплатила сотруднику 70 000 рублей как помощь в связи с тяжелым материальным положением. Такая выплата не связана со смертью члена семьи, рождением ребенка или чрезвычайными обстоятельствами. Тогда расчет будет таким:
(70 000 рублей − 4 000 рублей) × 13% = 8 580 рублей.
Но в нашей ситуации основание другое: смерть отца. Поэтому не используйте этот расчет. Применяйте специальное освобождение по пункту 8 статьи 217 НК РФ.
Проанализируем сумму выплаты. В вопросе указано 70 000 рублей. Для материальной помощи в связи со смертью члена семьи в пункте 8 статьи 217 НК РФ нет ограничения 4 000 рублей, 50 000 рублей или другого лимита. Освобождается вся сумма, если выплата соответствует условиям нормы.
Разберем это на числовом примере:
начислена материальная помощь сотруднику в связи со смертью отца — 70 000 рублей;
отец является членом семьи сотрудника;
выплата оформлена единовременно;
основание подтверждено документами;
НДФЛ к удержанию — 0 рублей;
сумма к выплате сотруднику — 70 000 рублей.
Не уменьшайте 70 000 рублей на 4 000 рублей. Не удерживайте 13 процентов с 66 000 рублей. Вся сумма освобождается от НДФЛ.
Рассмотрим подробнее слово «единовременная». Для применения освобождения важно, чтобы выплата была связана с конкретным событием и назначалась как разовая материальная помощь. В нашем случае событие — смерть отца работника.
Безопасный вариант оформления — издать один приказ на выплату материальной помощи по заявлению сотрудника и подтверждающим документам. В приказе укажите сумму 70 000 рублей и основание: смерть отца сотрудника. Тогда выплата будет выглядеть именно как единовременная помощь, а не как регулярная доплата или элемент оплаты труда.
Разберем, чего лучше избегать:
не называйте выплату премией;
не включайте ее в систему оплаты труда;
не указывайте производственные показатели как основание;
не оформляйте выплату как ежемесячную компенсацию;
не смешивайте эту помощь с обычной материальной помощью к отпуску.
Для налоговой цели формулировка имеет значение. В документах должно быть видно, что организация оказывает социальную материальную помощь в связи со смертью члена семьи работника.
Теперь разберем документооборот. Чтобы не удерживать НДФЛ и подтвердить правомерность освобождения, соберите документы, которые подтверждают событие и родство.
Заявление сотрудника. Попросите сотрудника написать заявление на имя руководителя. В заявлении укажите просьбу оказать материальную помощь в связи со смертью отца.
Копия свидетельства о смерти. Этот документ подтверждает сам факт смерти.
Документ, подтверждающий родство. Обычно это свидетельство о рождении сотрудника, где указан отец. Если менялась фамилия, дополнительно запросите документ о смене фамилии или свидетельство о браке.
Приказ руководителя. Оформите распоряжение о выплате единовременной материальной помощи.
Расчетный документ. Отразите начисление в зарплатной программе или бухгалтерской справке.
Платежный документ. Выплатите сумму через банк или кассу в обычном порядке.
Посмотрим на пример формулировки заявления:
«Прошу оказать мне единовременную материальную помощь в связи со смертью моего отца, Ф. И. О., умершего ___ ______ 20__ года. К заявлению прилагаю копию свидетельства о смерти и документы, подтверждающие родство».
Посмотрим на пример формулировки приказа:
«В связи со смертью отца работника Ф. И. О. и на основании заявления работника от ___ ______ 20__ года оказать работнику единовременную материальную помощь в размере 70 000 рублей. Выплату произвести за счет средств организации. НДФЛ не удерживать на основании пункта 8 статьи 217 НК РФ».
Чем точнее оформлены документы, тем проще подтвердить необложение НДФЛ при проверке.
Разберем не только НДФЛ, но и страховые взносы. Единовременная материальная помощь работнику в связи со смертью члена семьи не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование. Основание — подпункт 3 пункта 1 статьи 422 НК РФ.
Также такая выплата не облагается взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Основание — подпункт 3 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.
Для рассматриваемой выплаты получаем следующий итог:
НДФЛ — не удерживайте;
страховые взносы по НК РФ — не начисляйте;
взносы на травматизм — не начисляйте;
лимит 4 000 рублей — не применяйте;
сумма к выплате — 70 000 рублей.
Если умерший родственник является членом семьи работника, материальная помощь освобождается и от НДФЛ, и от страховых взносов полностью.
Рассмотрим подробнее пограничные случаи. Для отца сотрудника решение однозначное: это родитель, а значит член семьи. Но в практике встречаются ситуации со смертью бабушки, дедушки, брата, сестры, тети, дяди, гражданского супруга, бывшего супруга и других родственников.
Здесь уже нужно анализировать документы и степень родства. Если умерший родственник не относится к членам семьи для целей применения пункта 8 статьи 217 НК РФ, тогда выплата может рассматриваться как обычная материальная помощь. В таком случае применяйте лимит 4 000 рублей за год, а сумму превышения облагайте НДФЛ и страховыми взносами по общим правилам.
Посмотрим на два варианта:
Умер отец сотрудника. Это член семьи. 70 000 рублей не облагаются НДФЛ и взносами полностью.
Умер родственник, который не признается членом семьи для этой нормы. Выплата может не облагаться только в пределах 4 000 рублей, а сумма сверх лимита облагается НДФЛ.
Поэтому всегда начинайте с вопроса: кем умерший приходился сотруднику и подтверждается ли это документами.
Теперь посмотрим, как оформить такую выплату в 1С. В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом используйте документ Материальная помощь, если он доступен в вашей версии и включен в настройках программы.
Разберем по шагам типовой порядок:
Перейдите в раздел Зарплата.
Откройте документ Материальная помощь.
Создайте новый документ.
Укажите месяц начисления.
Выберите сотрудника.
Выберите вид материальной помощи, который соответствует выплате в связи со смертью члена семьи.
Укажите сумму 70 000 рублей.
Проверьте, что НДФЛ не исчисляется.
Проверьте, что страховые взносы не начисляются.
Проведите документ и сформируйте выплату.
В разных релизах название вида начисления может отличаться. Ориентируйтесь не только на название, но и на настройки. В начислении должно быть указано, что доход не облагается НДФЛ и не облагается страховыми взносами. Если в базе уже есть предопределенный вид начисления для материальной помощи в связи со смертью члена семьи, используйте его.
Не выбирайте обычную материальную помощь с кодом дохода 2760 и вычетом 503, если речь идет именно о смерти отца. Такой вариант предназначен для материальной помощи, которая не облагается только в пределах 4 000 рублей.
Рассмотрим подробнее настройки вида начисления. Если в базе нет готового начисления или вы сомневаетесь в его корректности, откройте карточку начисления и проверьте разделы по налогам и взносам.
В поле назначения укажите, что это материальная помощь.
В настройках НДФЛ выберите вариант не облагается, если такая настройка предусмотрена интерфейсом вашей конфигурации.
В настройках страховых взносов выберите вид дохода, который соответствует единовременной материальной помощи в связи со смертью члена семьи.
В настройках налога на прибыль укажите, что сумма не включается в расходы, если организация учитывает такую выплату как социальную материальную помощь, не связанную с оплатой труда.
Проверьте способ отражения в бухгалтерском учете.
В 1С могут использоваться объекты Начисления, Материальная помощь, Отражение зарплаты в бухучете, Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете. Конкретный набор документов зависит от конфигурации: 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия предприятия или связка двух баз.
После проведения начисления обязательно проверьте расчетный листок и регистры по НДФЛ. В колонке НДФЛ по этой выплате не должно быть суммы удержания.
Если зарплата ведется в 1С:Бухгалтерия предприятия, порядок может отличаться от ЗУП. Обычно выплату отражают через раздел зарплаты и начислений. Если специального документа для материальной помощи нет, создайте или настройте отдельный вид начисления.
Разберем по шагам:
Перейдите в раздел Зарплата и кадры.
Откройте справочник Начисления.
Создайте начисление, например Единовременная материальная помощь в связи со смертью члена семьи.
В настройках НДФЛ укажите, что выплата не облагается.
В настройках страховых взносов укажите, что выплата не облагается взносами как единовременная материальная помощь в связи со смертью члена семьи.
В способе отражения выберите счет учета в соответствии с учетной политикой.
Начислите сумму 70 000 рублей сотруднику.
Проверьте, что программа не рассчитала НДФЛ и взносы.
Сформируйте ведомость на выплату.
Часто материальную помощь сотрудникам отражают через счет 73 или через счет 70, если организация ведет расчеты с работниками по всем выплатам через расчеты по оплате труда. Расходы могут отражаться на счете 91.02, если помощь носит социальный характер и не связана с производственными результатами. Конкретный счет закрепите в учетной политике и согласуйте с принятой методикой учета.
Главное в 1С — не допустить автоматического применения лимита 4 000 рублей. Для смерти отца нужен вид начисления, который полностью не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Рассмотрим отчетность по НДФЛ. Если выплата полностью освобождена от НДФЛ по статье 217 НК РФ, она не формирует налоговую базу. По ней нет исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ.
На практике полностью необлагаемые выплаты по статье 217 НК РФ обычно не включают в расчет 6-НДФЛ, потому что они не являются облагаемым доходом для целей расчета налога. Если программа 1С настроена правильно, сумма материальной помощи в связи со смертью отца не должна попасть в налоговую базу по НДФЛ.
Проверьте после начисления:
не появилась ли сумма 70 000 рублей в облагаемой базе НДФЛ;
не рассчитался ли НДФЛ 13 процентов;
не применился ли вычет 4 000 рублей;
не появился ли код дохода 2760 для этой выплаты, если программа должна отражать ее как полностью необлагаемую;
не попала ли сумма в разделы 6-НДФЛ как доход, облагаемый налогом.
Если видите в 1С расчет НДФЛ с 66 000 рублей, значит выбран неправильный вид начисления. Исправьте начисление на полностью необлагаемую материальную помощь в связи со смертью члена семьи.
Теперь посмотрим на расчет по страховым взносам. Здесь важно различать полностью необлагаемые выплаты и выплаты, которые включаются в базу с последующим исключением. В разных программах и методиках отражение может зависеть от настройки вида дохода для взносов.
Для материальной помощи в связи со смертью члена семьи работника страховые взносы не начисляйте. В 1С проверьте, чтобы сумма не увеличивала базу по пенсионным, медицинским и социальным взносам. Также проверьте, что не начисляются взносы на травматизм.
Если программа относит выплату к необлагаемым суммам и показывает ее в соответствующих строках отчетности, проверьте контрольные соотношения. Если программа вообще не включает полностью необлагаемый доход в расчетную базу, также проверьте корректность регистров. Главное — взносы к уплате по этой сумме должны быть нулевыми.
Разберем еще один практический вопрос. Материальная помощь в связи со смертью отца сотрудника обычно не связана с трудовыми результатами, производственными показателями или системой оплаты труда. Это социальная выплата по решению работодателя.
Поэтому для налога на прибыль такую помощь, как правило, не включают в расходы, уменьшающие налоговую базу. В 1С для такого начисления часто выбирают вариант, при котором расход не учитывается в целях налога на прибыль. В бухгалтерском учете сумма отражается как прочий расход или иной расход в соответствии с учетной политикой, но в налоговом учете может формировать постоянную разницу.
Не смешивайте два вопроса: НДФЛ и налог на прибыль. Для сотрудника сумма не облагается НДФЛ, но для организации эта выплата обычно не является расходом на оплату труда.
Соберем безопасный алгоритм оформления. Действуйте так:
Получите от сотрудника заявление на материальную помощь.
Запросите копию свидетельства о смерти отца.
Запросите документ, подтверждающий родство: свидетельство о рождении или другой подтверждающий документ.
Подготовьте приказ руководителя о единовременной материальной помощи.
В приказе укажите основание: смерть отца сотрудника.
Начислите сумму 70 000 рублей отдельным видом начисления.
Проверьте, что НДФЛ не удержан.
Проверьте, что страховые взносы не начислены.
Выплатите сотруднику всю сумму 70 000 рублей.
Сохраните документы в личном деле или в папке документов по начислению зарплаты.
Если организация применяет локальное положение о материальной помощи, проверьте, есть ли в нем основание для выплаты при смерти члена семьи. Если такого положения нет, это не обязательно лишает выплату освобождения по НДФЛ, но приказ руководителя и подтверждающие документы все равно должны быть оформлены.
Посмотрим на расчет по данным из вопроса.
Сумма материальной помощи — 70 000 рублей.
Основание — смерть отца сотрудника.
Отец — член семьи сотрудника.
Выплата — единовременная.
НДФЛ — 0 рублей.
Страховые взносы — 0 рублей.
Взносы на травматизм — 0 рублей.
Сумма к выплате — 70 000 рублей.
Если бухгалтер ошибочно применит лимит 4 000 рублей, расчет получится таким:
(70 000 рублей − 4 000 рублей) × 13% = 8 580 рублей.
Но для этой ситуации такой расчет неправильный. Он подходит для обычной материальной помощи, а не для единовременной помощи в связи со смертью члена семьи.
Разберем типовые ошибки, чтобы сразу их избежать.
Применяют лимит 4 000 рублей. Это главная ошибка. При смерти отца сотрудника вся сумма единовременной помощи освобождается от НДФЛ.
Считают, что норма утратила силу. Фраза «абзац утратил силу» относится к другому абзацу пункта 8 статьи 217 НК РФ, а не к норме о выплате работнику в связи со смертью члена семьи.
Не подтверждают родство. Без документа о родстве сложнее доказать, что умерший был членом семьи сотрудника.
Оформляют выплату как премию. Если назвать выплату премией, можно потерять связь с основанием освобождения.
Выбирают в 1С обычную материальную помощь. Тогда программа может применить лимит 4 000 рублей и рассчитать НДФЛ с превышения.
Начисляют страховые взносы. По этой выплате взносы также не начисляются.
Не проверяют отчетность. После начисления обязательно проверьте регистры НДФЛ, расчетный листок и отчетность.
Рассмотрим практический вариант: бухгалтер уже начислил материальную помощь как обычную, применил вычет 4 000 рублей и удержал НДФЛ с 66 000 рублей. В таком случае исправьте ошибку.
Проверьте документы: заявление, свидетельство о смерти, документ о родстве, приказ.
Исправьте вид начисления в 1С на полностью необлагаемую материальную помощь в связи со смертью члена семьи.
Перерассчитайте НДФЛ за период выплаты.
Определите сумму излишне удержанного НДФЛ.
Оформите возврат излишне удержанного НДФЛ работнику в порядке статьи 231 НК РФ.
Скорректируйте отчетность, если ошибка уже попала в 6-НДФЛ.
Если налог удержан ошибочно, не оставляйте ситуацию как есть. Для выплаты в связи со смертью отца сотрудника НДФЛ удерживать не нужно.
Сформулируем итоговое решение в рабочем виде. Сотруднику выплачивается 70 000 рублей единовременной материальной помощи в связи со смертью отца. Отец является членом семьи сотрудника. На основании пункта 8 статьи 217 НК РФ сумма полностью освобождается от НДФЛ. На основании подпункта 3 пункта 1 статьи 422 НК РФ сумма не облагается страховыми взносами. На основании подпункта 3 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ сумма не облагается взносами на травматизм.
Выплачивайте сотруднику всю сумму 70 000 рублей. НДФЛ не удерживайте. Страховые взносы не начисляйте. Лимит 4 000 рублей не применяйте.
Перед выплатой пройдите короткую проверку:
В заявлении указано, что помощь нужна в связи со смертью отца?
Есть свидетельство о смерти?
Есть документ, подтверждающий, что умерший — отец сотрудника?
Приказ оформлен как единовременная материальная помощь?
В 1С выбран правильный вид начисления?
НДФЛ в расчетном листке равен нулю?
Страховые взносы не начислены?
Сумма к выплате равна 70 000 рублей?
Если на все вопросы ответ положительный, выплату можно проводить без удержания НДФЛ.
Информация носит справочный характер