Рассмотрим ситуацию: член профсоюза состоит в трудовых отношениях с российским профсоюзом и подал личное заявление на материальную помощь. Возникает вопрос, нужно ли удерживать НДФЛ с такой выплаты, если деньги выплачивает профсоюзная организация. Разберем по шагам, когда материальная помощь члену профсоюза не облагается НДФЛ, какие условия нужно подтвердить документами, как отличить профсоюзную выплату от выплаты за трудовые обязанности и как корректно отразить такую операцию в учете и 1С.
Ключевой вывод такой: НДФЛ можно не удерживать, если материальная помощь выплачивается члену профсоюза профсоюзным комитетом за счет членских взносов и не является вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей. Сам по себе факт, что получатель материальной помощи одновременно работает в профсоюзе по трудовому договору, не делает выплату облагаемой НДФЛ автоматически. Но нужно правильно оформить документы и показать, что выплата произведена именно как члену профсоюза, а не как работнику за труд.
Рассмотрим подробнее налоговую норму. В статье 217 НК РФ перечислены доходы физических лиц, которые не облагаются НДФЛ. Для профсоюзных выплат применяется пункт 31 статьи 217 НК РФ. По этой норме не облагаются НДФЛ выплаты, производимые профсоюзными комитетами членам профсоюзов за счет членских взносов, в том числе материальная помощь. Исключение составляют вознаграждения и иные выплаты за выполнение трудовых обязанностей.
Разберем это правило по смыслу. Закон освобождает от НДФЛ не любую выплату физическому лицу от профсоюза, а только выплату, которая одновременно соответствует нескольким условиям. Если хотя бы одно условие не выполнено, освобождение может быть поставлено под сомнение.
Получатель должен быть членом профсоюза. Нужно подтвердить членство: заявление о вступлении, учетная карточка члена профсоюза, выписка из реестра членов профсоюза, сведения об уплате членских взносов.
Выплата должна производиться профсоюзным комитетом или профсоюзным органом. Желательно, чтобы решение было оформлено протоколом, распоряжением, постановлением или решением уполномоченного органа профсоюзной организации.
Источник выплаты — членские взносы. Это нужно подтвердить бухгалтерскими регистрами, сметой, решением о расходовании средств, аналитикой по счету целевого финансирования.
Выплата должна быть именно материальной помощью, социальной поддержкой или иной профсоюзной выплатой члену профсоюза. Она не должна зависеть от должности, результатов труда, премиальных показателей, стажа работы в организации или выполнения трудовой функции.
Выплата не должна быть вознаграждением за труд. Если материальная помощь фактически заменяет премию, доплату, компенсацию за работу, выплату к отпуску как часть системы оплаты труда или стимулирующую выплату, применять пункт 31 статьи 217 НК РФ рискованно.
Посмотрим на практический смысл нормы. Профсоюз может помогать своим членам за счет членских взносов. Такая помощь не считается налогооблагаемым доходом для целей НДФЛ, если она не связана с выполнением работником трудовых обязанностей. Поэтому в документах важно не смешивать два статуса физического лица: член профсоюза и работник профсоюза.
Проанализируем главный нюанс вопроса. Получатель материальной помощи не просто состоит в профсоюзе, но и работает в этом же профсоюзе. На практике это вызывает сомнение: если организация является работодателем, не нужно ли любую выплату работнику считать выплатой в рамках трудовых отношений?
Ответ зависит от содержания выплаты. Если материальная помощь выдается по личному заявлению как члену профсоюза, за счет членских взносов, на основании решения профсоюзного органа и не связана с выполнением трудовых обязанностей, то для целей НДФЛ можно применять освобождение по пункту 31 статьи 217 НК РФ. Наличие трудового договора само по себе не отменяет статус члена профсоюза.
Но рассмотрим обратную ситуацию. Если выплату назначили приказом работодателя как работнику, провели по зарплатной ведомости как элемент оплаты труда, привязали к отпуску, производственным показателям, должности или трудовому вкладу, тогда налоговая может квалифицировать ее как выплату в рамках трудовых отношений. В таком случае освобождение для профсоюзных выплат может не применяться.
Главное правило: оформляйте выплату так, чтобы было видно, что помощь оказана человеку в статусе члена профсоюза, а не в статусе работника.
Разберем безопасный вариант. НДФЛ не удерживайте, если одновременно выполняются следующие условия:
физическое лицо является членом профсоюза на дату выплаты;
есть личное заявление на материальную помощь;
есть решение профсоюзного комитета или другого уполномоченного органа о выплате материальной помощи;
в решении указано, что помощь выплачивается именно члену профсоюза;
выплата производится за счет членских профсоюзных взносов;
выплата не связана с должностью, зарплатой, премией, отпуском, выполнением трудовых обязанностей или результатами работы;
в документах не указано, что это стимулирующая, компенсационная или трудовая выплата;
в учете можно подтвердить источник финансирования и характер выплаты.
Если все эти условия соблюдены, в пояснении для внутреннего учета можно написать: «Материальная помощь оказана члену профсоюза за счет членских взносов на основании личного заявления и решения профсоюзного комитета. Выплата не является вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей. НДФЛ не удерживается на основании пункта 31 статьи 217 НК РФ».
Теперь рассмотрим ситуации, когда НДФЛ лучше удержать. Это нужно сделать, если выплата не проходит по условиям пункта 31 статьи 217 НК РФ или есть высокий риск, что налоговая признает ее трудовой выплатой.
Получатель не является членом профсоюза. Если человек не состоит в профсоюзе, применить освобождение для членов профсоюза нельзя.
Выплата произведена не за счет членских взносов. Если деньги выплачиваются из средств работодателя, от предпринимательской деятельности, грантов, субсидий или иных источников, нужно отдельно проверять налоговый режим выплаты.
Выплата является вознаграждением за работу. Если ее назначили за выполнение обязанностей, достижение показателей, участие в мероприятии как исполнителя, дополнительную работу или трудовой вклад, это уже не социальная материальная помощь.
Выплата предусмотрена системой оплаты труда. Если материальная помощь регулярно выплачивается всем работникам к отпуску, к празднику, к профессиональной дате или как элемент социального пакета работодателя, применяйте общие правила для материальной помощи работникам.
Документы оформлены как кадровая выплата. Если основанием является приказ по личному составу, расчетный листок, начисление зарплаты или положение об оплате труда, налоговая может рассматривать выплату как доход работника.
Если выплата не подпадает под профсоюзное освобождение, рассмотрим общие правила для материальной помощи. Обычно материальная помощь от работодателя работнику не облагается НДФЛ только в пределах 4 000 рублей за календарный год. С суммы превышения НДФЛ удерживается в общем порядке. Для отдельных видов помощи действуют специальные освобождения, например при чрезвычайных обстоятельствах, рождении ребенка, смерти члена семьи, но каждую ситуацию нужно проверять отдельно.
Разберем по шагам документальное оформление. Именно документы помогут доказать, что НДФЛ не удержан правомерно.
Личное заявление члена профсоюза. В заявлении пусть будет указано, что физическое лицо просит оказать материальную помощь как члену профсоюза. Желательно указать основание: тяжелое материальное положение, лечение, семейные обстоятельства, утрата имущества, иная жизненная ситуация.
Подтверждение членства в профсоюзе. Подготовьте выписку из реестра членов профсоюза, учетную карточку или иной внутренний документ. Если организация ведет электронный учет членов, распечатайте карточку или реестр.
Решение профсоюзного комитета. Оформите протокол заседания, постановление или распоряжение. Укажите Ф.И.О. получателя, основание выплаты, сумму, источник финансирования и формулировку о том, что выплата не связана с выполнением трудовых обязанностей.
Смета расходов профсоюзной организации. Если в смете есть статья «материальная помощь членам профсоюза», это усиливает позицию.
Бухгалтерская справка. В справке укажите, что выплата производится за счет членских взносов и не облагается НДФЛ на основании пункта 31 статьи 217 НК РФ.
Платежные документы. Сохраните платежное поручение, расходный кассовый ордер или ведомость на выплату. В назначении платежа укажите правильную формулировку.
Регистры учета целевых средств. Подготовьте аналитику по членским взносам и расходованию средств на материальную помощь.
Посмотрим на пример формулировки для заявления:
«Прошу оказать мне материальную помощь как члену профсоюза в связи с тяжелым материальным положением. Выплату прошу произвести за счет средств членских профсоюзных взносов».
Посмотрим на пример формулировки для решения профсоюзного комитета:
«Рассмотрев заявление члена профсоюза ___ от ___, постановили оказать материальную помощь в размере ___ руб. за счет средств членских профсоюзных взносов. Выплата производится члену профсоюза в рамках уставной деятельности профсоюзной организации и не является вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей».
Такие формулировки важны. Они показывают, что источник выплаты и основание выплаты соответствуют пункту 31 статьи 217 НК РФ.
Рассмотрим, как правильно указать назначение платежа при перечислении материальной помощи на банковскую карту или расчетный счет физического лица. Не пишите просто «материальная помощь работнику», если хотите подтвердить профсоюзный характер выплаты. Такая формулировка может создать риск, что выплату отнесут к трудовым отношениям.
Используйте более точную формулировку:
«Материальная помощь члену профсоюза за счет членских взносов на основании решения профкома № ___ от ___, НДФЛ не облагается на основании п. 31 ст. 217 НК РФ».
Если банк ограничивает длину назначения платежа, можно написать короче:
«Матпомощь члену профсоюза за счет членских взносов, решение № ___ от ___, без НДФЛ».
Если выплата производится наличными через кассу, аналогичную формулировку используйте в расходном кассовом ордере или платежной ведомости. Важно, чтобы в кассовом документе не было указано «зарплата», «премия», «доплата», «матпомощь работнику за труд» или иные формулировки, которые связывают выплату с оплатой труда.
Проанализируем ситуацию на практических примерах. Это поможет выбрать правильный налоговый режим.
Пример 1. Материальная помощь не облагается НДФЛ. Член профсоюза подал заявление в связи с лечением. Профком рассмотрел заявление, принял решение выплатить 15 000 руб. за счет членских взносов. В решении указано, что выплата не связана с трудовыми обязанностями. В этом случае НДФЛ не удерживаем по пункту 31 статьи 217 НК РФ.
Пример 2. Выплата облагается НДФЛ как трудовая. Работнику профсоюза выплатили 20 000 руб. «материальной помощи» по приказу руководителя за интенсивную работу и подготовку мероприятия. Несмотря на название, по сути это вознаграждение за труд. В этом случае НДФЛ удерживаем, потому что выплата связана с выполнением трудовых обязанностей.
Пример 3. Нужна осторожность. Всем работникам аппарата профсоюза к отпуску ежегодно выплачивают одинаковую сумму, называя ее материальной помощью. Если выплата предусмотрена локальным актом работодателя и зависит от трудовых отношений, применять профсоюзное освобождение рискованно. В таком случае рассмотрим общие правила для материальной помощи работникам, включая лимит 4 000 руб. за год.
Пример 4. Получатель является членом профсоюза и работником одновременно. Работник профсоюза заболел, подал заявление как член профсоюза, профком принял решение за счет членских взносов, в документах нет связи с должностью и трудовыми результатами. В этом случае наличие трудового договора не мешает применить освобождение по НДФЛ, если документы подтверждают именно профсоюзную помощь.
Разберем отчетность по НДФЛ. Если выплата полностью освобождена от НДФЛ по пункту 31 статьи 217 НК РФ и не признается налогооблагаемым доходом, ее обычно не нужно включать в расчет 6-НДФЛ как доход, с которого исчисляется налог. НДФЛ не исчисляется и не удерживается.
Однако посмотрим на практический нюанс. В 1С и в отчетности важно не поставить выплате ошибочный код дохода, который попадет в налоговую базу. Если выплату провести как обычную материальную помощь работнику с кодом дохода для НДФЛ, программа может включить ее в регистры НДФЛ и применить лимит 4 000 руб. Это будет неверно для профсоюзной выплаты, если она полностью освобождается на основании пункта 31 статьи 217 НК РФ.
Проверьте настройку вида начисления или способ отражения операции. Выплата члену профсоюза за счет членских взносов не должна попасть в базу НДФЛ как зарплатный доход, премия или облагаемая материальная помощь.
Хотя вопрос задан про НДФЛ, рассмотрим отдельно страховые взносы, потому что на практике они часто проверяются вместе с выплатами физическим лицам.
Для НДФЛ есть специальная норма пункта 31 статьи 217 НК РФ. Для страховых взносов нужно отдельно анализировать, является ли выплата объектом обложения по статье 420 НК РФ и есть ли освобождение по статье 422 НК РФ.
Если материальная помощь выплачивается именно члену профсоюза за счет членских взносов в рамках уставной деятельности профсоюза и не связана с трудовыми отношениями, можно обосновывать, что она не является выплатой за труд. Но если получатель одновременно является работником этой же организации, риск переквалификации выше. Поэтому оформляйте документы особенно внимательно: заявление как члена профсоюза, решение профкома, источник — членские взносы, отсутствие связи с трудовой функцией.
Если же выплата фактически производится работодателем своему работнику как материальная помощь в рамках трудовых отношений, применяются общие правила для страховых взносов. В таком случае материальная помощь работнику не облагается страховыми взносами только в пределах 4 000 рублей за расчетный период, а сумма превышения обычно включается в базу по страховым взносам, если не применяется специальное освобождение.
Не смешивайте выводы по НДФЛ и страховым взносам. То, что выплата освобождена от НДФЛ по пункту 31 статьи 217 НК РФ, не означает автоматически, что по страховым взносам можно не проводить отдельный анализ.
Рассмотрим учет. Профсоюзная организация обычно учитывает членские взносы как целевые поступления. Расходование средств на материальную помощь членам профсоюза отражайте в рамках уставной деятельности и сметы расходов.
Возможный вариант проводок:
Дт 76 Кт 50 или 51 — выплачена материальная помощь члену профсоюза.
Дт 86 Кт 76 — отражено использование целевых средств на материальную помощь члену профсоюза.
В некоторых организациях проводки могут строиться иначе, в зависимости от учетной политики, рабочего плана счетов и применяемой конфигурации 1С. Главное, чтобы учет позволял показать источник выплаты: членские взносы и целевое использование средств. Если все выплаты членам профсоюза отражаются через отдельный субсчет к счету 86, это удобно для подтверждения налогового освобождения.
Рассмотрим пример аналитики:
счет 86 — целевые средства;
субконто — «Членские взносы»;
статья расходов — «Материальная помощь членам профсоюза»;
получатель — физическое лицо, член профсоюза;
основание — решение профкома и заявление.
Если материальная помощь выплачивается через кассу, используйте документ Расходный кассовый ордер. Если выплата перечисляется на банковский счет, используйте документ Списание с расчетного счета. Если начисление оформляется отдельным расчетом, можно использовать документ Операция, введенная вручную или специализированный документ, предусмотренный вашей конфигурацией.
Разберем практический порядок в 1С. Точные названия документов зависят от конфигурации: 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и управление персоналом, отраслевое решение для НКО или доработанная база. Но логика одинаковая: выплата не должна ошибочно попасть в базу НДФЛ как зарплатный доход.
Если используем 1С:Бухгалтерия, рассмотрим такой порядок:
Создайте или проверьте физическое лицо в справочнике Физические лица.
Проверьте, что в аналитике есть возможность отделить выплаты членам профсоюза от расчетов по оплате труда.
Оформите начисление или обязательство перед получателем документом Операция, введенная вручную, если в базе нет отдельного документа для такой помощи.
Отразите использование целевых средств по счету 86 с аналитикой «Членские взносы» и «Материальная помощь членам профсоюза».
Перечислите деньги документом Списание с расчетного счета или выплатите наличными документом Расходный кассовый ордер.
В назначении платежа укажите, что это материальная помощь члену профсоюза за счет членских взносов.
Проверьте, что операция не сформировала записи по НДФЛ как облагаемый доход.
Если используем 1С:Зарплата и управление персоналом, действуйте осторожно. Если провести выплату как обычное зарплатное начисление, программа может связать ее с трудовыми отношениями. Это допустимо только тогда, когда вы сознательно отражаете материальную помощь как выплату работнику и применяете общие правила НДФЛ. Для профсоюзной выплаты за счет членских взносов лучше использовать отдельный вид начисления или отдельный порядок отражения, который не включает сумму в налоговую базу по НДФЛ.
Проверьте настройки вида начисления:
в разделе НДФЛ укажите, что доход не облагается НДФЛ, если конфигурация позволяет выбрать такой вариант;
в наименовании вида начисления используйте формулировку Материальная помощь члену профсоюза за счет членских взносов;
не называйте начисление просто Материальная помощь работнику, если цель — отразить именно профсоюзную выплату;
проверьте отражение в регистре налогового учета по НДФЛ;
проверьте, не попала ли сумма в 6-НДФЛ и справку о доходах как облагаемый доход;
отдельно проверьте настройки страховых взносов, потому что для них действует самостоятельная логика.
Если в программе нет подходящего варианта освобождения по пункту 31 статьи 217 НК РФ, не выбирайте случайный код дохода. Лучше настройте отдельный вид начисления, обратитесь к методологу 1С или отразите выплату через бухгалтерскую операцию вне зарплатного контура, если это соответствует вашей учетной политике и реальному документообороту.
Посмотрим на контрольные действия после отражения выплаты. Они помогут избежать ошибок в отчетности.
Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 86 и проверьте, что выплата прошла как использование целевых средств.
Сформируйте Карточка счета по счету 86 с отбором по статье «Материальная помощь членам профсоюза».
Проверьте счет расчетов с физическим лицом, например 76, если он используется в вашей базе.
Сформируйте отчет по НДФЛ и убедитесь, что сумма не попала в облагаемый доход.
Проверьте расчет 6-НДФЛ, если выплата была проведена через зарплатный блок.
Проверьте отчетность по страховым взносам отдельно, если выплата отражалась как выплата работнику.
Сохраните печатные формы решения профкома, заявления и платежного документа в архиве к операции.
Если программа автоматически удержала НДФЛ, хотя вы считаете выплату необлагаемой, выясним причину. Обычно это происходит из-за неправильного вида начисления, кода дохода или настройки налогового учета. Исправьте вид начисления, перепроведите документы и проверьте регистры НДФЛ. Если налог уже удержан и перечислен, порядок исправления зависит от периода, отчетности и возможности вернуть излишне удержанный налог физическому лицу.
Рассмотрим пример бухгалтерской справки. Такой документ полезно составить, если выплата крупная или получатель одновременно является работником профсоюза.
«На основании заявления члена профсоюза ___ от ___ и решения профсоюзного комитета № ___ от ___ оказана материальная помощь в размере ___ руб. Выплата произведена члену профсоюза за счет членских профсоюзных взносов в рамках уставной деятельности профсоюзной организации. Выплата не связана с выполнением трудовых обязанностей, не является оплатой труда, премией, компенсационной или стимулирующей выплатой. НДФЛ с указанной суммы не удерживается на основании пункта 31 статьи 217 НК РФ».
Если получатель является работником профсоюза, добавьте:
«Факт нахождения получателя в трудовых отношениях с профсоюзной организацией не является основанием для удержания НДФЛ, поскольку выплата произведена не в связи с трудовыми обязанностями, а в связи с членством в профсоюзе и за счет членских взносов».
Такая справка поможет при внутренней проверке, аудите, налоговом запросе или смене бухгалтера.
Если инспекция запросит пояснения по выплате, подготовьте краткую и документальную позицию. Не ограничивайтесь фразой «НДФЛ не удерживается». Покажите условия освобождения.
Пример ответа:
«Материальная помощь в размере ___ руб. выплачена ___ как члену профсоюза на основании личного заявления от ___ и решения профсоюзного комитета № ___ от ___. Источник выплаты — членские профсоюзные взносы. Выплата произведена в рамках уставной деятельности профсоюзной организации и не связана с выполнением трудовых обязанностей, не является оплатой труда, премией, компенсационной или стимулирующей выплатой. На основании пункта 31 статьи 217 НК РФ указанная выплата не подлежит обложению НДФЛ».
К такому пояснению приложите:
заявление физического лица;
подтверждение членства в профсоюзе;
решение профкома;
смету или выписку по источнику финансирования;
бухгалтерскую справку;
платежное поручение или расходный кассовый ордер;
регистры учета целевых средств.
Разберем ошибки в документах, которые могут создать налоговый риск.
Не пишите «материальная помощь работнику» без уточнения. Если получатель одновременно член профсоюза и работник, такая формулировка может связать выплату с трудовыми отношениями.
Не указывайте «за хорошую работу», «за активное участие в трудовом процессе», «за выполнение поручений». Такие формулировки превращают выплату в вознаграждение за труд.
Не оформляйте выплату только приказом работодателя по оплате труда. Для профсоюзной помощи нужно решение профсоюзного органа.
Не проводите выплату за счет фонда оплаты труда. Источник должен быть членские взносы, если применяем пункт 31 статьи 217 НК РФ.
Не включайте выплату в положение о премировании. Материальная помощь члену профсоюза не должна быть частью системы мотивации работников.
Не используйте один и тот же вид начисления для зарплатной материальной помощи и профсоюзной материальной помощи. В 1С лучше разделите эти выплаты.
Правильная формулировка должна показывать три признака: получатель — член профсоюза, источник — членские взносы, характер выплаты — не трудовой.
Рассмотрим отдельный вариант. Профсоюз может оказать помощь не только деньгами, но и в натуральной форме: продуктами, лекарствами, оплатой услуги, компенсацией расходов, подарочным сертификатом. Для НДФЛ важно не только то, в какой форме передана помощь, но и выполняются ли условия пункта 31 статьи 217 НК РФ.
Если помощь в натуральной форме передана члену профсоюза за счет членских взносов и не является вознаграждением за труд, ее также можно рассматривать как необлагаемую выплату по профсоюзному основанию. Но документы должны подтверждать стоимость, основание передачи и источник финансирования.
Оформите:
заявление члена профсоюза;
решение профкома;
документы на приобретение имущества или услуги;
акт передачи помощи или ведомость выдачи;
бухгалтерскую справку о применении пункта 31 статьи 217 НК РФ.
Не называйте натуральную помощь подарком работнику, если фактически применяете профсоюзное освобождение. Для подарков и материальной помощи от работодателя действуют другие налоговые правила и лимиты.
Посмотрим на смежную ситуацию. Если помощь выплачивается не самому члену профсоюза, а его родственнику, нужно быть осторожнее. Пункт 31 статьи 217 НК РФ говорит о выплатах членам профсоюзов. Если получатель денег не является членом профсоюза, применение этой нормы может быть спорным.
Если профсоюз хочет помочь семье члена профсоюза, безопаснее оформлять помощь самому члену профсоюза, если это возможно и соответствует обстоятельствам. Если член профсоюза умер и помощь выплачивается членам семьи, нужно отдельно анализировать специальные освобождения по НДФЛ для помощи в связи со смертью, а также условия внутренних документов профсоюза.
В любом случае проверяйте, кто является получателем дохода для целей НДФЛ. Налог удерживается или не удерживается именно по получателю дохода, а не только по основанию выплаты.
Рассмотрим еще один риск. Если материальная помощь члену профсоюза выплачивается регулярно, например каждый месяц или каждый квартал в одинаковой сумме, налоговая может спросить, почему такая выплата не является скрытой оплатой труда или регулярным доходом.
Чтобы снизить риск, оформляйте каждую выплату документально:
указывайте конкретное основание помощи;
оформляйте отдельное заявление или решение;
подтверждайте источник членских взносов;
не привязывайте сумму к окладу, должности или трудовым показателям;
не включайте выплату в систему оплаты труда;
проверяйте, что помощь соответствует уставным целям профсоюза.
Если регулярная выплата фактически заменяет зарплату, компенсацию или премию, удерживайте НДФЛ и начисляйте страховые взносы по общим правилам. Название «материальная помощь» само по себе не освобождает выплату от налогов.
Разберем ситуацию, когда бухгалтер сначала удержал НДФЛ, а потом выяснил, что выплата соответствовала пункту 31 статьи 217 НК РФ. В этом случае нужно проверить период, сумму, отчетность и возможность возврата налога физическому лицу.
Проверьте документы: заявление, решение профкома, источник членских взносов, отсутствие связи с трудом.
Исправьте вид начисления или способ отражения выплаты в 1С.
Сторнируйте ошибочное исчисление НДФЛ, если период позволяет это сделать корректно.
Верните излишне удержанный НДФЛ физическому лицу по правилам налогового агента, если налог еще можно вернуть через организацию.
Скорректируйте 6-НДФЛ и справку о доходах, если выплата уже попала в отчетность.
Подготовьте бухгалтерскую справку с описанием причины исправления.
Если отчетность уже сдана, действуйте аккуратно. Ошибку лучше исправлять не вручную в отчетной форме, а через корректные регистры 1С, чтобы данные в расчетах, справках и учетных регистрах совпадали.
Теперь рассмотрим обратную ситуацию: НДФЛ не удержали, но в документах нет решения профкома, не указан источник средств или выплата проведена как помощь работнику. В этом случае нужно восстановить доказательственную базу.
Поднимите заявление физического лица и проверьте его текст.
Если решения профкома нет, оформите документ в установленном внутреннем порядке, но не искажайте даты и факты.
Подготовьте бухгалтерскую справку с пояснением источника выплаты.
Сформируйте регистры по членским взносам и расходам на материальную помощь.
Проверьте, не была ли выплата отражена в зарплатных регистрах как доход работника.
Если документы не позволяют доказать профсоюзный характер выплаты, оцените необходимость удержания НДФЛ по общим правилам.
Не пытайтесь задним числом создавать фиктивные документы. Лучше оформите пояснительную бухгалтерскую справку, приведите учет в порядок и зафиксируйте порядок оформления таких выплат на будущее.
Посмотрим, как организовать работу системно. Чтобы каждый раз не спорить, удерживать НДФЛ или нет, разработайте внутреннее положение о материальной помощи членам профсоюза.
В положении укажите:
кто имеет право на материальную помощь;
какие основания для выплаты признаются уважительными;
какие документы подает член профсоюза;
какой орган принимает решение;
за счет каких источников выплачивается помощь;
какие лимиты или критерии применяются;
как оформляется решение;
как производится выплата;
кто отвечает за хранение документов;
как подтверждается, что выплата не связана с трудовыми обязанностями.
Добавьте в положение важную формулировку:
«Материальная помощь членам профсоюза выплачивается за счет членских профсоюзных взносов в рамках уставной деятельности профсоюзной организации. Указанные выплаты не являются оплатой труда, премией, компенсацией за выполнение трудовых обязанностей или иной выплатой в рамках трудовых отношений».
Такое положение поможет бухгалтерии, профкому и проверяющим увидеть единый порядок принятия решений.
Соберем решение в простой порядок действий. Если к вам поступило заявление на материальную помощь от члена профсоюза, который одновременно является работником профсоюза, действуйте так:
Проверьте, является ли физическое лицо членом профсоюза.
Проверьте заявление: оно должно быть подано как от члена профсоюза, а не как от работника по трудовому договору.
Подготовьте решение профсоюзного комитета или другого уполномоченного органа.
Укажите в решении, что выплата производится за счет членских взносов.
Укажите, что выплата не связана с выполнением трудовых обязанностей.
Проверьте наличие статьи расходов в смете профсоюза.
Отразите выплату в бухгалтерском учете как использование целевых средств.
В 1С проверьте, что сумма не попала в облагаемую базу НДФЛ.
Отдельно оцените страховые взносы, особенно если получатель является работником организации.
Сохраните полный комплект документов в архиве выплаты.
Применим все правила к вопросу автора. Если член профсоюза состоит в трудовых отношениях с российским профсоюзом и ему оказана материальная помощь по личному заявлению, НДФЛ не удерживайте при выполнении обязательных условий: помощь выплачена именно как члену профсоюза, за счет членских взносов, на основании решения профсоюзного органа и не является выплатой за выполнение трудовых обязанностей.
Если же материальная помощь выплачена как работнику профсоюза, из фонда оплаты труда или иного источника работодателя, связана с трудовыми отношениями либо оформлена как зарплатная выплата, тогда применяйте общие правила обложения НДФЛ. В обычной ситуации материальная помощь работнику освобождается от НДФЛ только в пределах 4 000 рублей за календарный год, если не применяется специальное основание освобождения.
Практически безопасная формулировка для учета: «Материальная помощь члену профсоюза за счет членских взносов на основании заявления и решения профкома. Выплата не связана с выполнением трудовых обязанностей. НДФЛ не удерживается на основании п. 31 ст. 217 НК РФ».
Информация носит справочный характер