Проанализируем ситуацию подробно. Заказчик — АО на ОСНО. По договору на проектирование заказчик должен возместить подрядчику расходы на проведение государственной экспертизы. Услуги экспертизы оплачены с НДС 22%. При этом сам подрядчик применяет УСН. Возникает практический вопрос: возмещать подрядчику сумму расходов с НДС или без НДС?
Короткий вывод: если подрядчик на УСН не принимает входной НДС к вычету, возмещайте ему фактически понесенные расходы вместе с НДС. Для такого подрядчика предъявленный поставщиком НДС не является налогом к вычету, а становится частью стоимости приобретенной услуги. Поэтому при компенсации затрат подрядчику нужно ориентироваться не на сумму без НДС, а на полную сумму, которую подрядчик реально заплатил организации, проводившей экспертизу.
Но сразу разберем важный нюанс. Фраза «возмещаем с НДС» в этой ситуации не всегда означает, что подрядчик должен выставить заказчику документы с НДС. Если подрядчик применяет УСН и не является плательщиком НДС по данной операции, он не должен выделять НДС в своих документах заказчику. Правильнее говорить так: заказчик возмещает подрядчику сумму расходов, включающую НДС, предъявленный подрядчику третьим лицом, но сам подрядчик выставляет компенсацию заказчику без выделения НДС.
Сначала разложим операцию на участников и документы. Это поможет не смешивать входной НДС подрядчика, расходы заказчика и право на вычет.
АО применяет ОСНО и является заказчиком по договору проектирования.
Подрядчик выполняет проектные работы и применяет УСН.
Для исполнения договора нужна государственная экспертиза.
Услуги экспертизы оплачивает подрядчик.
Организация, проводящая экспертизу, предъявляет стоимость услуги с НДС 22%.
По условиям договора АО должно возместить подрядчику эти расходы.
Теперь выясним причину вопроса. Заказчик на ОСНО обычно заинтересован во входном НДС, потому что при наличии надлежащего счета-фактуры, принятии услуг к учету и использовании их в облагаемой НДС деятельности он может принять НДС к вычету. Подрядчик на УСН, наоборот, в общем случае не принимает входной НДС к вычету. Поэтому один и тот же НДС для разных сторон имеет разный экономический смысл.
Для подрядчика на УСН входной НДС от поставщика экспертизы — это не «возмещаемый из бюджета налог», а часть затрат. Если поставщик выставил подрядчику счет на 122 000 руб., в том числе НДС 22 000 руб., то для подрядчика расход составляет 122 000 руб., а не 100 000 руб.
Именно поэтому подрядчик вправе просить компенсацию всей фактически оплаченной суммы — 122 000 руб.
Рассмотрим подробнее налоговую логику. Организации и ИП на УСН в зависимости от действующих правил и выбранного порядка применения НДС могут быть освобождены от уплаты НДС либо применять специальные ставки НДС без права на вычет входного налога. Если у подрядчика нет права на вычет входного НДС, то НДС, предъявленный ему поставщиком, увеличивает его затраты.
Это особенно важно при возмещении расходов. Заказчик компенсирует не условную стоимость услуги без налога, а фактический расход подрядчика, если договором предусмотрено возмещение именно понесенных затрат. Подрядчик понес расход в полной сумме, включая НДС, потому что он оплатил поставщику всю сумму счета.
Посмотрим на пример.
Стоимость государственной экспертизы без НДС — 100 000 руб.
НДС 22% — 22 000 руб.
Всего подрядчик оплатил поставщику экспертизы — 122 000 руб.
Подрядчик применяет УСН и не принимает входной НДС к вычету.
Следовательно, фактический расход подрядчика — 122 000 руб.
В такой ситуации заказчик возмещает подрядчику 122 000 руб. Но в документах подрядчика заказчику эта сумма должна быть оформлена корректно: не как реализация с НДС 22%, а как компенсация расходов без выделения НДС, если сам подрядчик не является плательщиком НДС по этой операции.
Главная мысль: НДС, предъявленный экспертизой подрядчику, включается в сумму компенсации как часть затрат подрядчика. Но заказчик не получает автоматически право на вычет этого НДС только потому, что компенсировал подрядчику сумму, в которую входил чужой НДС.
Разберем терминологию, потому что именно здесь часто возникает путаница.
Когда бухгалтер спрашивает: «Возмещать с НДС или без НДС?», возможны два разных смысла:
Возмещать ли подрядчику полную сумму, которую он оплатил поставщику, включая предъявленный ему НДС?
Должен ли подрядчик выставить заказчику акт, счет или УПД с выделенным НДС?
Ответы будут разными.
На первый вопрос отвечаем: да, возмещайте полную сумму вместе с НДС, если подрядчик не имеет права на вычет входного НДС. Для подрядчика этот НДС стал частью расхода.
На второй вопрос отвечаем: нет, подрядчик на УСН не должен выделять НДС в своих документах заказчику, если он не является плательщиком НДС по этой операции. Он выставляет документы без НДС, но сумма документа может быть равна полной сумме понесенных расходов, включая НДС, который был в документах поставщика экспертизы.
То есть корректная формулировка для акта или счета подрядчика может быть такой: «Возмещение расходов на проведение государственной экспертизы по договору, без НДС». Сумма при этом может равняться 122 000 руб., если именно столько подрядчик оплатил поставщику экспертизы.
Теперь проанализируем ситуацию со стороны АО на ОСНО. Заказчик может принять входной НДС к вычету только при выполнении обычных условий: услуги приобретены для облагаемой НДС деятельности, приняты к учету, есть корректный счет-фактура или УПД со статусом счета-фактуры, а продавец предъявил НДС именно заказчику.
Если услуги экспертизы приобрел подрядчик в своем имени, а заказчику он только перевыставляет или компенсирует расходы, у заказчика обычно нет прямого счета-фактуры от организации, проводившей экспертизу. В такой ситуации заказчик не может принять к вычету НДС, который был предъявлен подрядчику. Этот НДС не является входным НДС заказчика.
Разберем по шагам:
Поставщик экспертизы выставил счет-фактуру подрядчику.
Подрядчик оплатил поставщику сумму с НДС.
Подрядчик на УСН не принимает этот НДС к вычету.
Подрядчик выставляет заказчику документы на компенсацию расходов без НДС.
Заказчик возмещает подрядчику всю сумму расходов.
Заказчик учитывает компенсацию в расходах или в стоимости объекта, но НДС к вычету по этой компенсации не заявляет.
Вывод: если счет-фактура от экспертной организации оформлен не на заказчика, а на подрядчика, то заказчик на ОСНО не получает вычет НДС по этой сумме. Для заказчика это будет расход в полной сумме компенсации.
Теперь рассмотрим подробнее альтернативный вариант. В вопросе указано, что по договору на оказание услуг экспертизы Общество является заказчиком, а подрядчик — плательщиком. Это важная деталь. Если договор с организацией, проводящей экспертизу, оформлен так, что именно АО является заказчиком услуги, а подрядчик только оплачивает ее как плательщик, учет может быть другим.
В этой модели поставщик экспертизы оказывает услугу не подрядчику, а АО. Подрядчик просто перечисляет деньги за АО. Тогда нужно проверить, на кого оформлены первичные документы и счет-фактура.
Если акт оказанных услуг и счет-фактура от экспертной организации оформлены на АО, а подрядчик только указан как плательщик или фактически оплатил услугу за заказчика, то у АО может быть право на вычет НДС при соблюдении общих условий. Сам факт оплаты третьим лицом обычно не мешает вычету, если покупателем по документам является АО и услуга принята к учету для облагаемой НДС деятельности.
В этом случае компенсация подрядчику будет не покупкой услуги у подрядчика, а возмещением суммы, которую подрядчик заплатил за заказчика. Подрядчик не должен выставлять заказчику НДС по этой сумме, потому что он не оказывает услугу экспертизы от своего имени. Он просто закрыл денежное обязательство перед экспертной организацией.
Разберем эту схему по шагам:
Договор на экспертизу заключен так, что заказчиком услуги является АО.
Подрядчик указан как плательщик или оплачивает счет по поручению АО.
Экспертная организация оформляет акт и счет-фактуру на АО.
АО принимает услугу экспертизы к учету.
АО отражает входной НДС по счету-фактуре экспертной организации.
АО возмещает подрядчику сумму, которую тот оплатил за АО.
Расчеты с подрядчиком отражаются как погашение задолженности или расчеты по компенсации платежа, а не как покупка услуги экспертизы у подрядчика.
Вывод по этому варианту: если документы экспертизы оформлены на АО, заказчик может учитывать услугу и входной НДС у себя. Подрядчику возмещается фактически оплаченная сумма, но подрядчик не выставляет заказчику НДС по компенсации.
Чтобы правильно решить задачу, начнем не с налогового режима подрядчика, а с документов от экспертной организации. Именно они определяют, кто является покупателем услуги экспертизы для целей НДС.
Проверьте следующие документы:
Договор с организацией, проводящей государственную экспертизу.
Счет на оплату экспертизы.
Акт оказанных услуг или иной первичный документ по результатам экспертизы.
Счет-фактуру или УПД от экспертной организации.
Платежное поручение подрядчика.
Условие договора проектирования о возмещении расходов подрядчику.
Дальше используем простое правило:
Если покупателем услуги экспертизы по документам является подрядчик, заказчик возмещает подрядчику полную сумму расходов, включая входной НДС подрядчика, но без права заказчика на вычет этого НДС.
Если покупателем услуги экспертизы по документам является АО, а подрядчик только оплатил счет за заказчика, АО может принять входной НДС к вычету при соблюдении обычных условий, а подрядчику возмещается сумма фактической оплаты.
Если подрядчик действует как агент или поверенный, нужно проверять агентские условия, отчет агента, копии документов поставщика и порядок перевыставления счетов-фактур. Без правильно оформленного посреднического блока вычет у заказчика может быть спорным.
Практический вывод: один и тот же платеж подрядчика может быть либо собственным расходом подрядчика, либо платежом за заказчика. От этого зависит и учет НДС, и порядок отражения в 1С.
Рассмотрим первый и самый распространенный вариант. Подрядчик сам заказал экспертизу, сам получил документы от экспертной организации, сам оплатил счет с НДС 22%, а затем по договору проектирования предъявляет заказчику расходы к возмещению.
В этом случае для подрядчика на УСН входной НДС является частью расходов. Поэтому заказчик компенсирует подрядчику всю сумму, которую подрядчик оплатил экспертной организации. Но подрядчик не должен выделять НДС в документах заказчику, если он сам не является плательщиком НДС по данной операции.
Разберем на числовом примере:
Экспертиза выставила подрядчику счет на 122 000 руб.
В том числе стоимость услуги без НДС — 100 000 руб.
НДС 22% — 22 000 руб.
Подрядчик оплатил 122 000 руб.
Подрядчик на УСН не принимает НДС 22 000 руб. к вычету.
Заказчик возмещает подрядчику 122 000 руб.
Подрядчик выставляет заказчику счет или акт на 122 000 руб. без НДС.
Для заказчика на ОСНО эта сумма будет учитываться как расход, связанный с проектированием, либо включаться в стоимость создаваемого объекта, если проектные работы относятся к капитальному строительству или созданию внеоборотного актива. НДС к вычету заказчик по такой компенсации не принимает, потому что счет-фактура с НДС выставлена не ему, а подрядчику.
Итог по решению 1: возмещаем подрядчику сумму с учетом входного НДС, но документы от подрядчика оформляем без НДС. Входной НДС заказчик к вычету не принимает.
Теперь разберем второй вариант. По договору на проведение экспертизы заказчиком услуги является АО. Подрядчик указан только как плательщик или оплатил счет по поручению заказчика. В этом случае услугу экспертизы приобретает АО, а не подрядчик.
Если экспертная организация выставила акт и счет-фактуру на АО, то входной НДС относится к АО. Подрядчик на УСН здесь не является покупателем услуги экспертизы и не «перевыставляет» ее заказчику как свою услугу. Он только оплатил чужое обязательство.
Разберем пример:
Экспертная организация выставила документы на АО: акт на 122 000 руб., в том числе НДС 22 000 руб.
Подрядчик оплатил этот счет за АО.
АО принимает услугу экспертизы к учету.
АО регистрирует счет-фактуру экспертной организации в книге покупок при наличии права на вычет.
АО возмещает подрядчику 122 000 руб. как сумму, уплаченную подрядчиком за заказчика.
В этом варианте заказчик отражает не покупку услуги у подрядчика, а расчеты по погашенному обязательству. Подрядчик не должен выставлять АО счет-фактуру с НДС. НДС к вычету возникает не из документов подрядчика, а из счета-фактуры экспертной организации, оформленного на АО.
Итог по решению 2: подрядчику возмещаем всю сумму фактической оплаты. НДС к вычету заказчик принимает только по документам экспертной организации, если они оформлены на заказчика и выполнены условия для вычета.
Рассмотрим третий вариант. Иногда договор проектирования или отдельное соглашение предусматривает, что подрядчик действует в интересах заказчика как посредник: оплачивает экспертизу, получает документы, затем отчитывается перед заказчиком. В таком случае нужно смотреть, оформлены ли отношения как агентские, поручение или комиссия.
Если посредническая схема оформлена правильно, заказчик может получить документы, подтверждающие приобретение услуги для него. Но для этого недостаточно простой фразы «расходы возмещаются заказчиком». Нужны условия о том, что подрядчик действует по поручению заказчика, отчет подрядчика как посредника, копии документов экспертной организации и корректный порядок передачи счетов-фактур.
Разберем, что нужно проверить:
Есть ли в договоре условие, что подрядчик оплачивает экспертизу по поручению заказчика.
Указано ли, что расходы осуществляются в интересах и за счет заказчика.
Представляет ли подрядчик отчет о понесенных расходах.
Передает ли подрядчик копии первичных документов экспертной организации.
Есть ли счет-фактура, оформленный так, чтобы заказчик мог заявить вычет.
Разделено ли вознаграждение подрядчика и компенсация расходов.
Если посреднических условий нет, лучше не пытайтесь искусственно оформить обычную компенсацию как агентскую схему задним числом. В такой ситуации безопаснее учитывать компенсацию как возмещение фактических затрат подрядчика без вычета НДС у заказчика.
Итог по решению 3: агентская или посредническая модель может позволить заказчику работать с входным НДС по документам поставщика, но только при корректном договорном и документальном оформлении.
Отдельно разберем современный нюанс. Сам факт применения УСН не всегда означает, что подрядчик полностью вне НДС. В действующих правилах упрощенцы могут оказаться плательщиками НДС, применять освобождение, специальные ставки или обычную ставку. Поэтому перед расчетом компенсации проверьте статус подрядчика по НДС.
Возможны такие варианты:
Подрядчик на УСН освобожден от НДС. Он не принимает входной НДС к вычету. Тогда входной НДС от экспертной организации включается в его расходы. Заказчик компенсирует полную сумму расходов, но подрядчик выставляет документы без НДС.
Подрядчик на УСН применяет специальные ставки НДС без права на вычет входного НДС. Тогда входной НДС 22%, предъявленный экспертной организацией, также не принимается подрядчиком к вычету и фактически увеличивает его затраты. Но вопрос начисления НДС с суммы компенсации нужно решать по налоговому статусу подрядчика и условиям договора.
Подрядчик на УСН применяет НДС по обычной ставке и имеет право на вычет. Тогда входной НДС по экспертизе может не быть для него расходом, если он принимает его к вычету. В такой ситуации возмещение всей суммы «с входным НДС» может привести к необоснованному удорожанию. Нужно анализировать договор и подтверждение того, включен ли НДС в фактический невозмещенный расход подрядчика.
Поэтому не ограничивайтесь фразой «подрядчик на УСН». Запросите у подрядчика письменное подтверждение применяемого режима и порядка работы с НДС: освобождение, специальная ставка, обычная ставка, наличие или отсутствие права на вычет входного НДС.
Практическая рекомендация: если подрядчик не имеет права на вычет входного НДС, компенсируйте ему сумму расходов вместе с входным НДС. Если подрядчик имеет право на вычет и реально заявляет его, компенсировать входной НДС как расход нужно только при наличии прямого договорного основания.
Теперь разберем документальное оформление. Чтобы заказчик мог обосновать компенсацию расходов, одного счета подрядчика недостаточно. Нужен комплект документов, подтверждающих, что расходы действительно понесены в интересах исполнения договора проектирования.
Запросите у подрядчика:
Счет экспертной организации на оплату государственной экспертизы.
Акт оказанных услуг или иной первичный документ по экспертизе.
Копию счета-фактуры или УПД экспертной организации, если он оформлялся.
Платежное поручение подрядчика на оплату экспертизы.
Письмо или отчет подрядчика о понесенных расходах.
Расчет суммы, предъявленной к возмещению.
Счет подрядчика на компенсацию расходов.
Акт, отчет или иной документ, которым стороны подтверждают обязанность заказчика возместить расходы.
Если документы экспертной организации оформлены на подрядчика, заказчику достаточно копий для подтверждения экономической обоснованности компенсации. Но такие копии не дают заказчику право на вычет НДС.
Если документы экспертной организации оформлены на АО, заказчик должен получить оригинал или надлежащий электронный документ, зарегистрировать его у себя и отразить входной НДС по общим правилам.
Посмотрим на договорную часть. Чтобы не спорить о том, компенсируется сумма с НДС или без НДС, лучше прямо прописывать порядок расчета компенсации.
Для подрядчика на УСН, который не принимает входной НДС к вычету, безопасная формулировка может быть такой: «Заказчик возмещает подрядчику фактически понесенные и документально подтвержденные расходы на проведение государственной экспертизы в полной сумме, включая суммы налогов, предъявленные подрядчику поставщиками услуг и не подлежащие вычету у подрядчика».
Если хотите разделить проектные работы и компенсацию расходов, укажите в договоре:
какие именно расходы подлежат возмещению;
включены ли они в цену проектных работ или возмещаются сверх цены договора;
какие документы подрядчик обязан представить заказчику;
в какой срок заказчик возмещает расходы;
как учитывается НДС, предъявленный подрядчику третьими лицами;
должен ли подрядчик выставлять отдельный акт или достаточно отчета о расходах;
является ли подрядчик посредником или несет расходы от своего имени.
Важно: если в договоре написано только «заказчик возмещает расходы», то обычно под расходами понимается фактически понесенная сумма. Если подрядчик оплатил поставщику сумму с НДС и не может принять этот НДС к вычету, фактический расход включает НДС.
Теперь рассмотрим практическое оформление документов от подрядчика. Если подрядчик на УСН не является плательщиком НДС по этой операции, он не должен указывать в своих документах НДС 22%.
В счете подрядчика можно указать:
«Возмещение расходов на проведение государственной экспертизы по договору № ...».
Сумма: полная сумма фактически понесенных расходов.
НДС: «Без НДС».
Основание: пункт договора о возмещении расходов.
Приложение: копии подтверждающих документов экспертной организации и платежного поручения.
В акте или отчете подрядчика также не нужно выделять НДС, если подрядчик не начисляет НДС по этой операции. Но можно отдельно показать расчет компенсации:
стоимость услуги экспертизы по документам поставщика;
НДС, предъявленный поставщиком подрядчику;
общая сумма, оплаченная подрядчиком;
сумма к возмещению заказчиком.
При этом строка с НДС в расчете должна показывать состав фактического расхода подрядчика, а не НДС, предъявленный подрядчиком заказчику. Это принципиально разные вещи.
Правильная логика: подрядчик не выставляет заказчику НДС, но подтверждает, что его фактический расход состоял из стоимости экспертизы и входного НДС, который он не смог принять к вычету.
Теперь посмотрим, как заказчику на ОСНО учитывать компенсацию. Конкретный счет учета зависит от назначения проектирования и экспертизы.
Если проектирование связано с созданием, строительством, модернизацией или реконструкцией объекта, расходы на экспертизу обычно включаются в стоимость вложений во внеоборотные активы. В 1С и бухгалтерском учете это часто отражается через счет 08.
Если расходы относятся к текущей деятельности, возможны счета 20, 25, 26, 44 или 91.02 в зависимости от характера затрат и учетной политики.
Для варианта, когда документы экспертизы оформлены на подрядчика и заказчик только компенсирует ему расходы, возможна логика проводок:
Дт 08 или счет затрат — Кт 60 или Кт 76: отражена компенсация расходов подрядчика в полной сумме без выделения НДС.
Дт 60 или Дт 76 — Кт 51: перечислена компенсация подрядчику.
Счет 19 в этом варианте не используйте, потому что у заказчика нет входного НДС по документам подрядчика. Документы подрядчика оформлены без НДС, а счет-фактура экспертной организации выставлена не заказчику.
Для варианта, когда документы экспертизы оформлены на АО, учет будет другим:
Дт 08 или счет затрат — Кт 60: отражена стоимость услуги экспертизы без НДС по документам экспертной организации.
Дт 19 — Кт 60: отражен входной НДС по счету-фактуре экспертной организации.
Дт 68.НДС — Кт 19: принят НДС к вычету при выполнении условий для вычета.
Дт 60 — Кт 76: отражено, что задолженность перед экспертной организацией погашена подрядчиком за заказчика.
Дт 76 — Кт 51: возмещена подрядчику сумма, оплаченная им за заказчика.
Проводки могут отличаться в зависимости от учетной политики и настроек 1С, но смысл остается таким: если НДС принадлежит заказчику по документам поставщика, используем 19 и вычет; если компенсация идет по документам подрядчика без НДС, включаем всю сумму в расходы или стоимость объекта.
Разберем по шагам отражение в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 для ситуации, когда подрядчик на УСН сам получил документы экспертизы и предъявляет заказчику компенсацию без НДС.
Откройте раздел Покупки.
Создайте документ Поступление (акт, накладная, УПД).
Выберите вид операции Услуги или другой подходящий вид, если в базе используется отдельная настройка для прочих расходов.
В поле контрагента укажите подрядчика.
В договоре выберите договор проектирования или отдельный договор на возмещение расходов.
В табличной части укажите номенклатуру, например «Возмещение расходов на государственную экспертизу».
Ставку НДС установите Без НДС.
Счет учета затрат выберите исходя из назначения расходов: 08, 20, 26, 44 или другой счет по учетной политике.
Не создавайте документ Счет-фактура полученный от подрядчика, если подрядчик выставил документы без НДС.
Оплату подрядчику отразите документом Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику.
После проведения проверьте проводки. В них не должно быть счета 19 и записей в книге покупок по этой компенсации. Сумма компенсации должна попасть в расходы или в стоимость объекта полностью.
Контрольная точка: если в документе Поступление (акт, накладная, УПД) случайно выбрана ставка НДС 22%, исправьте ее на Без НДС. Иначе программа может сформировать некорректные данные по НДС.
Теперь рассмотрим вариант, когда экспертная организация выставила документы непосредственно на АО, а подрядчик только оплатил счет. Здесь в 1С лучше разделить две части: поступление услуги от экспертной организации и расчеты с подрядчиком как лицом, оплатившим задолженность.
Разберем по шагам:
В разделе Покупки создайте документ Поступление (акт, накладная, УПД) от экспертной организации.
Укажите договор с экспертной организацией.
В табличной части отразите услугу государственной экспертизы.
Укажите ставку НДС 22%.
Проверьте счет учета затрат или вложений, например 08 или счет текущих расходов.
Зарегистрируйте Счет-фактура полученный от экспертной организации.
При наличии права на вычет отразите НДС в книге покупок.
Отдельно отразите факт оплаты подрядчиком за заказчика через Операция, введенная вручную или через документ взаиморасчетов, если в вашей базе настроен подходящий механизм.
Используйте счет 76 для расчетов с подрядчиком по сумме, которую он оплатил за заказчика.
Когда АО перечислит деньги подрядчику, оформите Списание с расчетного счета на подрядчика.
В этой схеме документ поступления создается не на подрядчика, а на экспертную организацию. Это важно. Если вы отразите поступление от подрядчика без НДС, а затем попытаетесь принять НДС по счету-фактуре экспертной организации, учет станет противоречивым.
Контрольная точка: право на вычет НДС у заказчика возникает из счета-фактуры экспертной организации, оформленного на заказчика, а не из платежа подрядчика.
Посмотрим на выбор счетов. Если подрядчик выставляет заказчику счет или акт на компенсацию расходов в рамках договора проектирования, можно использовать счет 60 как расчеты с поставщиками и подрядчиками. Если компенсация оформляется отдельно от стоимости работ или подрядчик выступает как лицо, оплатившее чужую задолженность, часто удобнее использовать счет 76.
Используйте счет 60, если:
компенсация включена в расчеты по договору подряда;
подрядчик выставляет акт или счет на компенсацию как часть расчетов по договору;
расходы учитываются как дополнительные затраты по проектированию;
договор и закрывающие документы ведутся в рамках обычных расчетов с подрядчиком.
Используйте счет 76, если:
подрядчик оплатил обязательство заказчика перед экспертной организацией;
нужно отделить компенсацию платежа от стоимости работ подрядчика;
используется трехсторонняя схема «заказчик — исполнитель экспертизы — плательщик»;
расчеты по компенсации не должны смешиваться с расчетами за проектные работы.
Оба подхода возможны, но важно выбрать один и закрепить его внутренней учетной логикой. Главное — не создавать искусственный входной НДС по документам подрядчика, если подрядчик выставляет компенсацию без НДС.
Разберем вопрос счета-фактуры. Если подрядчик применяет УСН и не является плательщиком НДС по данной операции, он не должен выставлять заказчику счет-фактуру с НДС. Если он выставит счет-фактуру с выделенным НДС, у него может возникнуть обязанность уплатить этот НДС в бюджет.
Поэтому в типовой ситуации подрядчик оформляет:
счет на возмещение расходов без НДС;
акт, отчет или иной документ на компенсацию без НДС;
копии документов экспертной организации;
копию платежного поручения;
расчет суммы компенсации.
Счет-фактура от подрядчика заказчику не нужен, если подрядчик не начисляет НДС. Заказчик не должен требовать счет-фактуру только потому, что в документах экспертной организации был НДС. Этот НДС был предъявлен подрядчику, а не заказчику.
Важно: если подрядчик ошибочно выставит счет-фактуру с НДС, у заказчика формально может появиться документ для вычета, но для подрядчика возникнет обязанность уплатить НДС. Такая схема может быть налогово рискованной, если не соответствует реальному налоговому статусу подрядчика и условиям договора.
Хотя вопрос задает заказчик, кратко разберем учет у подрядчика. Если подрядчик применяет УСН с объектом «доходы минус расходы» и не принимает НДС к вычету, он учитывает оплаченные услуги экспертизы в расходах по правилам УСН, если эти расходы экономически обоснованы, документально подтверждены и относятся к деятельности по договору.
Входной НДС в таком случае может учитываться как часть стоимости приобретенной услуги или как отдельная сумма налога по приобретенным работам и услугам в рамках правил УСН. Для практической задачи главное, что подрядчик не получает этот НДС обратно из бюджета через вычет.
Если подрядчик применяет УСН с объектом «доходы», расходы не уменьшают налоговую базу по УСН. Но экономически он все равно понес затрату в полной сумме, включая НДС. Поэтому условие договора о возмещении расходов сохраняет значение: заказчик компенсирует не налоговую базу подрядчика, а фактически понесенный подрядчиком расход.
Когда заказчик перечислит компенсацию, для подрядчика эта сумма может быть доходом по УСН, если она не проходит по посреднической модели за счет заказчика. Поэтому подрядчику важно отдельно оценить свой налоговый учет компенсации.
Теперь посмотрим на распространенные ошибки, которые приводят к спорам и исправлениям в учете.
Ошибка 1. Возмещают подрядчику только сумму без НДС. Если подрядчик не принимает входной НДС к вычету, это занижает компенсацию его фактических расходов. Подрядчик оплатил поставщику полную сумму, и НДС стал частью его затрат.
Ошибка 2. Подрядчик на УСН выставляет заказчику НДС 22%. Если подрядчик не является плательщиком НДС по операции, выделять НДС в документах нельзя. Иначе может возникнуть обязанность уплатить НДС в бюджет.
Ошибка 3. Заказчик принимает к вычету НДС по копии счета-фактуры, оформленного на подрядчика. Копия счета-фактуры, выписанного на другого покупателя, не дает заказчику права на вычет.
Ошибка 4. Не проверяют, на кого оформлены документы экспертизы. Именно этот момент определяет, является ли НДС входным налогом заказчика или частью расходов подрядчика.
Ошибка 5. Смешивают компенсацию расходов и стоимость работ. Если договор не разделяет цену работ и возмещаемые расходы, могут возникнуть вопросы по налоговой базе, актам и смете.
Ошибка 6. В 1С случайно выбирают ставку НДС 22% в документе поступления от подрядчика. Если подрядчик выставляет компенсацию без НДС, в документе нужно указать Без НДС.
Ошибка 7. Не собирают подтверждающие документы. Без счета, акта, платежного поручения и расчета компенсации заказчику сложнее обосновать расход.
Разберем контрольный алгоритм для АО на ОСНО. Прежде чем отражать НДС на счете 19 и принимать его к вычету, ответьте на несколько вопросов.
Кто указан покупателем в счете-фактуре экспертной организации?
На кого оформлен акт оказанных услуг по экспертизе?
Кто по договору является заказчиком услуги экспертизы?
Используется ли результат экспертизы в деятельности, облагаемой НДС?
Принята ли услуга к учету у АО?
Есть ли корректный счет-фактура или УПД со статусом счета-фактуры?
Подрядчик оплатил счет как собственный расход или как платеж за заказчика?
Есть ли в договоре посреднические условия или поручение на оплату?
Если на первые вопросы ответ такой: покупателем является подрядчик, акт оформлен на подрядчика, счет-фактура оформлен на подрядчика, то у заказчика нет вычета НДС. Возмещайте подрядчику полную сумму расходов и учитывайте ее без выделения НДС.
Если покупателем является АО, акт и счет-фактура оформлены на АО, а подрядчик только оплатил счет, тогда рассматривайте вычет НДС у заказчика по общим правилам.
Рассмотрим практический расчет, который можно приложить к акту или отчету подрядчика.
Укажите реквизиты договора проектирования.
Укажите пункт договора, по которому заказчик возмещает расходы на государственную экспертизу.
Укажите реквизиты договора или счета экспертной организации.
Покажите стоимость услуги экспертизы без НДС.
Покажите сумму НДС, предъявленную экспертной организацией подрядчику.
Покажите общую сумму, оплаченную подрядчиком.
Укажите, что сумма предъявляется заказчику к возмещению в полном объеме.
Укажите, что компенсация подрядчиком предъявляется без НДС, если подрядчик не является плательщиком НДС по данной операции.
Пример расчета:
Стоимость услуг государственной экспертизы — 100 000 руб.
НДС 22%, предъявленный экспертной организацией подрядчику, — 22 000 руб.
Всего оплачено подрядчиком — 122 000 руб.
Сумма к возмещению заказчиком — 122 000 руб.
Документы подрядчика заказчику — без НДС.
Такой расчет помогает показать, что НДС не предъявляется подрядчиком заказчику, а лишь входит в состав фактически понесенных подрядчиком затрат.
Посмотрим, как оформить платеж заказчика подрядчику. В назначении платежа не нужно писать «в том числе НДС 22%», если подрядчик выставляет компенсацию без НДС. Такая формулировка может создать лишние вопросы.
Лучше использовать назначение платежа в таком стиле: «Возмещение расходов на проведение государственной экспертизы по договору № ... от ..., без НДС». Если нужно, можно добавить: «на основании счета № ... и отчета о расходах № ...».
Если заказчик возмещает подрядчику сумму, которую тот оплатил за АО по счету экспертной организации, также можно указать: «Возмещение суммы, оплаченной за АО по счету экспертной организации № ..., без НДС».
Не указывайте НДС в назначении платежа заказчику подрядчику, если подрядчик не предъявляет НДС по своим документам. Иначе у подрядчика могут возникнуть вопросы по налоговому учету, а у заказчика — несоответствие платежа и первичных документов.
Иногда подрядчик просит указать в акте отдельную строку «НДС к возмещению». Рассмотрим, как поступить правильно.
Если подрядчик не является плательщиком НДС по операции, он не должен предъявлять заказчику НДС как налог. Но он может показать в расчете, что в составе его фактических расходов был входной НДС от экспертной организации.
Безопаснее оформить так:
В акте или счете подрядчика указать одну строку: «Возмещение расходов на проведение государственной экспертизы, без НДС».
В приложении к акту сделать расчет фактических расходов.
В расчете показать, что поставщик экспертизы предъявил подрядчику НДС.
Итоговую сумму к возмещению указать полной суммой оплаченных расходов.
Не писать в акте подрядчика «НДС 22%», если подрядчик его не начисляет.
Так мы сохраняем экономическую суть: заказчик компенсирует подрядчику реальную стоимость расходов. Но при этом не создаем видимость того, что подрядчик сам предъявляет НДС заказчику.
Если заказчик на ОСНО хочет получить вычет НДС по экспертизе, нужно заранее выстроить документооборот. После того как документы уже оформлены на подрядчика, исправить ситуацию бывает сложно.
Разберем правильный порядок на будущее:
Заключайте договор с экспертной организацией так, чтобы заказчиком услуги было АО.
Просите экспертную организацию выставлять акт и счет-фактуру на АО.
Если подрядчик должен оплатить счет, оформите это как оплату третьим лицом за заказчика или как исполнение поручения.
В договоре проектирования пропишите порядок возмещения подрядчику сумм, оплаченных за заказчика.
В 1С отражайте поступление услуги от экспертной организации, а не от подрядчика.
Регистрируйте счет-фактуру экспертной организации на АО в книге покупок.
Расчеты с подрядчиком ведите отдельно через 76 или другой выбранный счет расчетов.
Если же услуга уже оформлена на подрядчика, а заказчику переданы только копии документов, не принимайте НДС к вычету у заказчика. Включите полную сумму компенсации в расходы или стоимость объекта.
Соберем решение в понятный алгоритм. Начнем с проверки документов и налогового статуса подрядчика.
Проверьте, кто указан покупателем в документах экспертной организации.
Проверьте, на кого выставлен счет-фактура по экспертизе.
Проверьте, является ли подрядчик плательщиком НДС по своей операции или применяет УСН без права на вычет входного НДС.
Проверьте, что именно предусмотрено договором проектирования: расходы включены в цену работ или возмещаются сверх цены.
Проверьте, есть ли посреднические условия: агент, поверенный, оплата за счет заказчика.
Если документы экспертизы оформлены на подрядчика, возмещайте подрядчику полную сумму расходов, включая входной НДС, но документы от подрядчика принимайте без НДС.
Если документы экспертизы оформлены на АО, отражайте услугу и входной НДС у АО, а подрядчику возмещайте сумму оплаты как расчет по погашенному обязательству.
Если подрядчик выставил счет-фактуру с НДС, отдельно проверьте его статус по НДС и правомерность такого выставления.
Для ситуации из вопроса наиболее вероятное решение: если подрядчик на УСН не является плательщиком НДС и не может принять входной НДС к вычету, возмещайте ему расходы на экспертизу в полной сумме, включая НДС 22%, уплаченный экспертной организации. При этом документы подрядчика заказчику оформляйте без НДС.
Посмотрим на практический пример в 1С. Подрядчик оплатил экспертизу 122 000 руб., в том числе НДС 22 000 руб. Документы экспертной организации оформлены на подрядчика. Заказчик компенсирует подрядчику 122 000 руб.
Создайте документ Поступление (акт, накладная, УПД).
Контрагент — подрядчик.
Договор — договор проектирования или отдельный договор возмещения расходов.
Номенклатура — «Возмещение расходов на государственную экспертизу».
Сумма — 122 000 руб.
Ставка НДС — Без НДС.
Счет затрат — например 08.03, если расходы относятся к строительству или созданию объекта, либо другой счет по учетной политике.
Счет-фактуру полученный от подрядчика не регистрируйте.
Оплату отразите документом Списание с расчетного счета.
Проверьте, что программа не сформировала проводку по счету 19. Вся сумма 122 000 руб. должна лечь на выбранный счет расходов или вложений.
Теперь посмотрим другой пример. Экспертная организация выставила документы на АО: стоимость 100 000 руб., НДС 22 000 руб., всего 122 000 руб. Подрядчик оплатил счет за АО, а АО затем возмещает ему деньги.
Создайте документ Поступление (акт, накладная, УПД) от экспертной организации.
Укажите сумму услуги 100 000 руб. и НДС 22 000 руб.
Проверьте счет учета затрат или вложений, например 08.
Зарегистрируйте Счет-фактура полученный от экспертной организации.
Проверьте отражение НДС на счете 19.
При выполнении условий примите НДС к вычету через книгу покупок.
Через Операция, введенная вручную или документ корректировки взаиморасчетов отразите, что задолженность перед экспертной организацией погашена подрядчиком.
Задолженность перед подрядчиком отразите на счете 76.
При перечислении денег подрядчику оформите Списание с расчетного счета на сумму 122 000 руб.
В этой схеме НДС принимается к вычету не по документам подрядчика, а по документам экспертной организации. Это ключевое отличие от первого варианта.
В рассматриваемой ситуации не нужно исключать НДС из суммы компенсации только потому, что подрядчик применяет УСН. Если подрядчик оплатил услуги государственной экспертизы с НДС 22% и не имеет права принять этот НДС к вычету, то для него НДС является частью фактических расходов. Следовательно, заказчик возмещает подрядчику расходы в полной сумме, включая предъявленный подрядчику НДС.
При этом не смешивайте сумму компенсации и порядок выставления НДС. Если подрядчик на УСН не является плательщиком НДС по данной операции, он должен выставить заказчику документы на компенсацию без НДС. В документах можно приложить расчет, где видно, что в составе расходов подрядчика был входной НДС от экспертной организации, но сам подрядчик не предъявляет этот НДС заказчику как налог.
Заказчик на ОСНО принимает НДС к вычету только в том случае, если счет-фактура экспертной организации оформлен на заказчика и выполнены общие условия для вычета. Если счет-фактура оформлен на подрядчика, заказчик не принимает этот НДС к вычету, а учитывает всю сумму компенсации в расходах или в стоимости объекта.
Поэтому начните с проверки документов: кто указан заказчиком и покупателем у экспертной организации, на кого оформлен счет-фактура, как в договоре прописано возмещение расходов и какой статус по НДС имеет подрядчик на УСН. После этого выберите один из двух основных вариантов учета: компенсация расходов подрядчика без вычета НДС у заказчика или отражение услуги экспертизы напрямую у заказчика с вычетом НДС по документам экспертной организации.
Информация носит справочный характер