← На главную

Разберем ситуацию, когда работник перестал выходить на работу, не отвечал на звонки, в табеле ему проставляли код НН, а позже родственники принесли свидетельство о смерти. Такая ситуация вызывает сразу несколько вопросов: нужно ли исправлять табель, какой датой увольнять сотрудника, что делать с периодом между первым днем неявки и датой получения документов, а также как потом показать стаж в отчетности. Рассмотрим все по шагам и выстроим безопасный для работодателя порядок действий.

Почему код НН в табеле изначально был правильным

Сначала проанализируем исходную точку. Пока причина отсутствия работника не установлена документально, в табеле обычно ставят НН — неявка по невыясненным причинам. Это как раз тот случай, для которого такой код и предусмотрен. Работодатель не знает, болен сотрудник, задержан, пропал, находится в отпуске без оформления, допустил прогул или с ним произошло иное событие. До выяснения обстоятельств нельзя произвольно ставить прогул, отпуск, больничный или иной код.

Именно поэтому, если работник весь июль не выходил на работу и не было ни объяснений, ни подтверждающих документов, отражение НН в табеле за июль является логичным и обоснованным. Такой подход поддерживается кадровой практикой: сначала фиксируют неизвестную причину отсутствия, а уже после получения документов при необходимости корректируют обозначения.

Ключевой вывод: сам факт того, что позже выяснилось, что работник умер, не делает изначальные отметки НН ошибочными. На момент заполнения табеля работодатель действовал исходя из имеющихся сведений.

С какой даты прекращать трудовой договор

Теперь рассмотрим дату увольнения. Если получено свидетельство о смерти, трудовой договор прекращают по основанию, предусмотренному пунктом 6 части 1 статьи 83 ТК РФ — смерть работника либо признание его умершим. Здесь важно разделять две даты:

1. дату составления приказа;
2. дату прекращения трудового договора.

Приказ работодатель оформляет после получения документа, то есть тогда, когда стало известно о смерти и появилось документальное основание. Но датой увольнения указывают именно дату смерти, которая содержится в свидетельстве. Это принципиальный момент.

Поэтому если родственники 8 августа принесли копию свидетельства, где указана дата смерти 2 августа, приказ можно оформить 8 августа, но увольнение следует провести датой 2 августа.

Практический смысл этого правила: трудовые отношения прекращаются не в день, когда работодатель узнал о событии, а в день самого события, подтвержденного документом.

Нужно ли исправлять табель после получения свидетельства о смерти

Вот здесь и возникает главный вопрос из обсуждения: оставлять ли в табеле НН или вносить корректировки. Рассмотрим подробнее оба подхода, которые встречаются на практике.

Решение 1. Оставить НН до даты, когда причина отсутствия была неизвестна, и скорректировать только период после даты смерти

Это самый аккуратный и логичный вариант. Посмотрим на него по шагам.

1. За весь период до даты смерти, пока работник отсутствовал и работодателю причина не была известна, оставляем НН.
2. Датой увольнения ставим дату смерти из свидетельства.
3. После даты смерти время в табеле уже не отражаем как рабочее или как неявку работника, потому что трудовые отношения прекращены.

Если в вашем примере дата смерти — 2 августа, то картина выглядит так:

1. с 1 июля по 1 августа — НН;
2. 2 августа — последний день трудовых отношений, который нужно оценивать по фактическим обстоятельствам;
3. с 3 августа в табеле работник уже не должен учитываться как действующий сотрудник.

Теперь разберем самую тонкую часть — что ставить именно 2 августа. Здесь возможны варианты:

1. если известно, что в этот день работник должен был выйти на работу, но не вышел, до получения свидетельства допустимо было ставить НН;
2. после получения свидетельства многие кадровики оставляют эту отметку без исправления, если точные обстоятельства дня смерти неизвестны;
3. если достоверно известно, что на дату смерти сотрудник фактически не работал и оснований для другого кода нет, на практике часто оставляют НН как исторически верную отметку на момент заполнения.

Такой вариант удобен тем, что не требует искусственно подбирать специальное табельное обозначение, которого для смерти как кадрового события в унифицированном табеле просто нет.

Решение 2. Исправить табель по дату увольнения, но только в пределах периода, пока сотрудник еще числился в штате

Некоторые специалисты предлагают после получения свидетельства скорректировать табель так, чтобы он полностью совпадал с юридическим моментом прекращения трудовых отношений. Рассмотрим этот подход.

Логика здесь такая:

1. до даты смерти сотрудник числился в организации;
2. после даты смерти сотрудник уже не является работником;
3. следовательно, табель как документ учета рабочего времени действующего персонала не должен содержать его неявки после даты увольнения.

Если использовать этот подход, можно:

1. оставить НН за период с начала отсутствия до 2 августа включительно;
2. после 2 августа не отражать сотрудника в табеле вовсе.

Это решение особенно удобно, если табель формируется помесячно и августовский табель еще не закрыт окончательно. Тогда можно просто не продолжать проставление НН после даты смерти.

Нужно ли исправлять июльский табель

Разберем отдельно июль, потому что именно этот месяц часто вызывает сомнения. Если работник отсутствовал весь июль, а причина выяснилась только в августе, исправлять июльский табель обычно не требуется. Почему?

Потому что на протяжении июля причина отсутствия действительно была невыясненной. Код НН отражал фактическое состояние дел в документообороте работодателя на тот момент. Иными словами, июльский табель не был неверным — он был составлен на основании доступной информации.

Практический вывод: за июль можно смело оставлять НН.

Что делать с августом в рассматриваемой ситуации

Теперь посмотрим на август на конкретном примере из вопроса:

1. работник не выходил на связь с июля;
2. 8 августа принесли свидетельство о смерти;
3. в свидетельстве дата смерти — 2 августа.

В такой ситуации безопаснее всего оформить так:

1. 1 августа — НН;
2. 2 августа — день прекращения трудового договора по смерти работника;
3. с 3 августа — сотрудника в табеле уже не учитывать.

Если к моменту получения документов в августовском табеле уже были проставлены НН по 8 августа, возможны два практических варианта:

1. внести исправления и оставить отметки только по дату увольнения;
2. не исправлять промежуточные НН, если внутренние правила документооборота это допускают и табель уже был сформирован на дату отсутствия информации.

Однако с точки зрения чистоты кадрового учета предпочтительнее все же привести августовский табель к дате прекращения трудовых отношений, то есть не тянуть отсутствие после 2 августа. Это делает документы более последовательными: табель, приказ об увольнении и отчетность начинают совпадать по конечной дате.

Почему не стоит ставить прогул

Разберем еще одну типичную ошибку. После длительного отсутствия работодателю иногда кажется, что нужно заменить НН на ПР — прогул. В рассматриваемой ситуации делать этого не нужно.

Для прогула важно установить факт отсутствия без уважительных причин. Когда позже выясняется, что сотрудник умер, говорить о неуважительности причин отсутствия уже невозможно. Более того, само основание прекращения трудового договора будет не дисциплинарным, а по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон.

Следовательно: переводить такие дни из НН в ПР нельзя.

Нужно ли составлять акты об отсутствии на рабочем месте

Посмотрим на вопрос кадровой подстраховки. Даже если позже выяснилось, что работник умер, работодателю все равно полезно фиксировать сам факт отсутствия сотрудника. Для этого обычно составляют акты об отсутствии на рабочем месте, служебные записки руководителя подразделения, попытки связаться с работником, уведомления, записи о звонках, запросы родственникам при наличии контактов.

Это не меняет код табеля автоматически, но помогает доказать, что работодатель не бездействовал, а добросовестно выяснял обстоятельства. Особенно это важно, если отсутствие длилось долго, сотрудник был в розыске, а документы о смерти поступили спустя заметное время.

Вывод: отсутствие актов не превращает код НН в ошибку, но наличие таких документов делает кадровое дело сильнее.

Как оплатить период отсутствия до получения свидетельства

Теперь разберем финансовую сторону. Дни, отмеченные как НН, как правило, не оплачиваются, пока нет документов, подтверждающих другой статус времени. Если впоследствии родственники предоставят, например, листок нетрудоспособности, тогда порядок меняется. Но если подтверждением стала именно смерть работника, а сведений о больничном нет, дни неявки по невыясненным причинам оплачивать не нужно.

При этом окончательный расчет при прекращении трудового договора все равно нужно сделать. В него могут войти:

1. начисленная, но не выплаченная зарплата за фактически отработанное время;
2. компенсация за неиспользованный отпуск, если она положена;
3. иные суммы, причитающиеся работнику.

Эти суммы затем выдаются членам семьи или лицам, имеющим право на их получение в установленном порядке.

Что делать, если уже начисляли аванс или зарплату

В обсуждении на форуме справедливо подняли вопрос: как начисляли аванс и зарплату, если сотрудник не выходил на работу. Разберем это отдельно, потому что на практике здесь часто появляется путаница.

Если табель был заполнен кодом НН, начисление за период отсутствия производить не следовало. Если же аванс был перечислен автоматически по общим правилам выплаты без учета фактического табеля, работодателю нужно будет провести сверку расчетов и посмотреть, не образовалась ли переплата.

Здесь важно различать две ситуации:

1. начисление по фактически отработанному времени — тогда за дни НН начислений быть не должно;
2. автоматическая выплата фиксированной части — тогда потребуется корректировка расчетов.

На уровне 1С это обычно проверяют через документы начисления зарплаты и кадровые документы, связанные с увольнением.

Как отразить стаж в годовой отчетности

Теперь разберем вторую важную часть вопроса — стаж. Логика здесь простая: в персонифицированной отчетности показывают период работы по дату прекращения трудового договора, то есть по дату смерти.

Иначе говоря, если работник принят ранее, а смерть наступила 2 августа, то период работы для целей отчетности отражают с даты приема по 02.08 включительно, если именно эта дата является датой увольнения.

При этом наличие в табеле кодов НН за предшествующий период само по себе не означает, что стаж нужно обрывать на последний день фактического выхода на работу. До даты прекращения трудового договора работник оставался в трудовых отношениях с работодателем. Поэтому в кадровом смысле финальной датой периода будет именно дата увольнения, совпадающая с датой смерти.

Как увязать табель и стаж, если сотрудник весь месяц отсутствовал

Здесь часто возникает сомнение: если весь июль стоял НН, не нужно ли исключать июль из стажа. Рассмотрим подробнее.

Сам по себе табельный код НН не является автоматически кодом исключаемого периода для всей кадровой истории сотрудника. Это лишь способ учета отсутствия до выяснения обстоятельств. Для целей стажа и отчетности важна правовая квалификация периода и дата прекращения трудового договора.

Если впоследствии не установлено оснований, которые требуют исключить период из стажа по специальным правилам, а трудовой договор продолжал действовать до даты смерти, то в отчетности конечной датой будет именно дата смерти.

Практический вывод: в типовой ситуации из вопроса безопаснее отражать период работы с даты приема по 02.08.

Что подавать в СФР

Рассмотрим это без лишней путаницы в терминах. По кадровому событию увольнения работника в связи со смертью нужно подать сведения о трудовой деятельности в составе ЕФС-1 по правилам, действующим для увольнения. Основанием будет прекращение трудового договора по пункту 6 части 1 статьи 83 ТК РФ.

Если речь идет о годовой части отчетности, связанной со стажем, период работы показывают до даты увольнения. То есть:

1. в кадровом мероприятии увольнения указывают основание прекращения договора;
2. в сведениях о стаже период ограничивают датой смерти.

Именно поэтому фраза из вопроса «так и поставлю с даты приема по 02.08» в целом отражает правильную логику.

Нужно ли продолжать табелировать сотрудника после даты смерти

Нет, не нужно. После даты смерти сотрудник перестает быть работником организации, а значит, дальнейшее отражение его рабочего времени или неявок лишено правового смысла. Если табель уже был предварительно заполнен дальше, его лучше привести в порядок и ограничить период учета датой увольнения.

Именно это помогает устранить главное внутреннее противоречие: нельзя одновременно иметь приказ об увольнении 2 августа и табель неявок того же сотрудника за 3–8 августа как действующего работника.

Как оформить исправление табеля, если организация решила его корректировать

Разберем по шагам безопасный способ оформления.

1. Получите документальное основание — копию или реквизиты свидетельства о смерти.
2. Издайте приказ о прекращении трудового договора по пункту 6 части 1 статьи 83 ТК РФ датой смерти.
3. Скорректируйте табель за месяц, в котором дата смерти пришлась на уже заполненный период.
4. Сделайте отметку об исправлении в порядке, который принят у вас внутри организации: исправленный табель, корректирующий табель, служебная записка, бухгалтерская справка или иной внутренний документ.
5. Приведите в соответствие расчеты и кадровую отчетность.

Если у вас применяется собственная форма табеля, порядок исправлений может быть установлен локальным актом. Если используете унифицированные формы, действуйте по общим правилам исправления первичных документов.

Как подойти к ситуации, если в свидетельстве дата смерти позже последнего выхода на работу

Это как раз ваш случай, и он встречается достаточно часто. Работник может отсутствовать длительное время, находиться в розыске, а дата смерти окажется уже после начала отсутствия. Что это означает на практике?

Это означает, что период между последним выходом на работу и датой смерти не превращается автоматически в отработанное время. Он остается периодом отсутствия, который вы отражали кодом НН, потому что причины не были известны.

То есть логика будет такой:

1. до даты смерти — сотрудник числился в штате, но отсутствовал;
2. после даты смерти — трудовые отношения прекращены;
3. табель за период до смерти может содержать НН, а стаж в отчетности идет по дату увольнения.

На первый взгляд это кажется противоречием, но на самом деле здесь просто учитываются два разных аспекта:

1. табель показывает режим присутствия и отсутствия по дням;
2. кадровая отчетность фиксирует период существования трудовых отношений.

Что делать в 1С

Теперь посмотрим на практическую сторону в 1С, потому что именно здесь обычно и нужно быстро привести все в порядок. Конкретные названия объектов могут немного отличаться в зависимости от конфигурации, но общая логика одинакова.

Вариант для 1С:ЗУП

Если вы работаете в 1С:Зарплата и управление персоналом, обычно понадобятся следующие объекты:

1. Табель — для проверки и, при необходимости, исправления кодов отсутствия;
2. Увольнение — для оформления прекращения трудового договора датой смерти;
3. ЕФС-1 — для формирования сведений о трудовой деятельности и стаже;
4. Начисление зарплаты и взносов — для проверки, не были ли ошибочно начислены суммы за дни отсутствия.

Разберем последовательность действий:

1. откройте документ Увольнение и укажите основание прекращения трудового договора в связи со смертью работника;
2. в качестве даты увольнения поставьте дату смерти из свидетельства;
3. проверьте документ Табель за месяц смерти и при необходимости обрежьте дни после даты увольнения;
4. пересчитайте документ Начисление зарплаты и взносов, если ранее начисления попали на период отсутствия;
5. сформируйте ЕФС-1 и проверьте, что конечная дата периода работы совпадает с датой увольнения.

Если табель в вашей базе ведется не отдельным документом, а отклонениями и графиками, принцип все равно остается тем же: сначала оформляем кадровое прекращение, затем проверяем расчет и отчетность.

Вариант для 1С:Бухгалтерии с кадровым учетом в упрощенном виде

Если кадровый учет ведется не в ЗУП, а в бухгалтерской конфигурации, действия обычно сводятся к следующему:

1. оформите увольнение датой смерти;
2. проверьте начисления зарплаты за спорный период;
3. скорректируйте табель или внутренний регистр учета рабочего времени;
4. сформируйте отчетность по кадровому мероприятию и стажу.

Здесь важно не столько название документа, сколько последовательность: сначала юридический факт, потом табель и расчет, затем отчетность.

Нужно ли использовать какой-то специальный код табеля в связи со смертью

Нет, специального унифицированного кода для самой смерти как основания прекращения трудового договора в табеле нет. Именно поэтому работодатели и не находят «идеальное» обозначение для такого случая. Табель не предназначен для фиксации юридического основания увольнения, он нужен для учета использования рабочего времени.

Поэтому на практике применяют обычную логику:

1. пока причина неизвестна — НН;
2. если известны иные фактические обстоятельства дня смерти, используют код по этим обстоятельствам;
3. после даты смерти сотрудника больше не табелируют.

Нужно ли вносить в табель пометку «уволен»

Обычно нет. Табель не заменяет приказ об увольнении и не является реестром кадровых событий. В нем достаточно корректно отразить использование времени в период, когда трудовые отношения еще существовали. Сам факт прекращения договора подтверждается приказом и кадровыми регистрами.

Какой вариант считать самым безопасным на практике

Если подвести итог и выбрать один рабочий вариант для большинства организаций, он будет таким:

1. за июль оставить НН без исправлений;
2. оформить увольнение датой смерти по пункту 6 части 1 статьи 83 ТК РФ;
3. в августовском табеле оставить НН только до даты смерти включительно, либо не спорить из-за уже проставленных предварительных отметок, если они были сделаны до получения документов, но предпочтительно привести табель к дате увольнения;
4. после даты смерти сотрудника в табеле не отражать;
5. в сведениях о стаже показать период работы с даты приема по дату смерти.

Именно этот подход лучше всего согласует между собой:

1. табель;
2. приказ об увольнении;
3. начисления;
4. ЕФС-1;
5. кадровую логику.

Разберем ситуацию по вашему примеру

Посмотрим на пример полностью, чтобы закрепить решение.

Исходные данные:

1. работник перестал выходить на работу с 1 июля;
2. весь июль в табеле стоял НН;
3. 8 августа родственники принесли копию свидетельства о смерти;
4. в свидетельстве указана дата смерти — 2 августа.

Тогда оформляем так:

1. июль: оставляем НН за весь месяц;
2. 1 августа: можно оставить НН;
3. 2 августа: это дата прекращения трудового договора;
4. с 3 августа: в табеле сотрудника больше не учитываем;
5. приказ: оформляем после получения свидетельства, но датой увольнения ставим 2 августа;
6. ЕФС-1: отражаем увольнение и показываем период работы по 2 августа;
7. начисления: проверяем, чтобы не было оплаты за дни НН и после даты смерти.

Почему фраза «это ни на что не влияет» не совсем точна

В обсуждении прозвучала мысль, что можно оставить все как есть — НН до 8 августа, и это ни на что не влияет. Частично это верно в том смысле, что сам факт первоначального использования НН не является грубым нарушением. Но рассмотрим ситуацию глубже.

Если в приказе стоит увольнение 2 августа, а в табеле дальше идут НН за 3–8 августа, возникает документальное расхождение. Оно не всегда приводит к санкциям, но делает кадровое дело менее аккуратным. При проверке придется отдельно объяснять, почему после даты увольнения человек продолжал фигурировать в табеле как отсутствующий работник.

Поэтому более профессионально все же:

1. признать, что НН были правомерны до выяснения обстоятельств;
2. после получения документов привести табель в соответствие с датой увольнения.

Нужно ли уведомлять военкомат

Если в организации ведется воинский учет и умерший работник был военнообязанным, этот вопрос действительно нужно проверить отдельно по правилам воинского учета. Но это уже не влияет на решение по табелю и стажу. Не смешивайте эти две задачи.

Сначала закрываем кадровый и расчетный контур:

1. табель;
2. приказ;
3. начисления;
4. СФР.

И уже параллельно проверяем, есть ли обязанность по действиям в рамках воинского учета.

Итоговое решение

Сформулируем итог максимально практично.

Если о смерти сотрудника стало известно через месяц, действуйте так:

1. оставьте код НН за период, когда причина отсутствия действительно не была известна;
2. оформите прекращение трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ;
3. датой увольнения укажите дату смерти из свидетельства, а не дату получения документа;
4. в табеле не продолжайте отражать сотрудника после даты смерти;
5. при необходимости скорректируйте уже заполненный табель за месяц смерти;
6. проверьте, чтобы за дни НН не были ошибочно начислены выплаты;
7. в сведениях о стаже покажите период работы с даты приема по дату смерти включительно.

Краткий вывод для рассматриваемой темы

Ответ на исходный вопрос будет таким: за июль НН оставляйте, это корректно. За август ориентируйтесь на дату смерти: после 2 августа сотрудника в табеле лучше уже не вести. Стаж в отчетности отражайте по 02.08, поскольку именно эта дата является датой прекращения трудового договора.

Таким образом, здесь не нужно искать «особый» табельный код для смерти. Достаточно правильно разделить два периода: до выяснения обстоятельств — НН, после установленной даты смерти — прекращение трудовых отношений.

Информация носит справочный характер.