Рассмотрим ситуацию: у организации есть головное подразделение и два обособленных подразделения. Все они относятся к одной налоговой инспекции, но у каждого места учета свой КПП: КПП головной организации, КПП ОП1 и КПП ОП2. Возникает практический вопрос: нужно ли при приеме сотрудников, начислении зарплаты, уплате НДФЛ и сдаче 6-НДФЛ разделять данные по КПП обособленных подразделений, если инспекция одна и та же?
Разберем проблему подробно. Одинаковая ИФНС сама по себе не означает, что НДФЛ можно учитывать и сдавать одной общей суммой по КПП головной организации. Для НДФЛ важны не только ИНН и номер инспекции, но и место учета налогового агента, КПП, ОКТМО, место работы сотрудника и порядок, который организация выбрала для отчетности по обособленным подразделениям.
Ключевой вывод по ситуации такой: если организация не перешла на централизованный порядок, который часто называют принципом «одного окна», и не выбрала ответственное подразделение или головную организацию для сдачи отчетности и уплаты НДФЛ по соответствующим подразделениям, то доходы работников нужно разделять по каждому месту учета. Значит, по каждому ОП формируйте отдельные данные для 6-НДФЛ, уведомлений об исчисленных суммах налогов и распределения НДФЛ.
Начнем с главного. У организации может быть одна налоговая инспекция, но несколько регистраций в этой инспекции. Например:
головная организация — ИНН один, КПП головной организации;
обособленное подразделение 1 — тот же ИНН, но отдельный КПП ОП1;
обособленное подразделение 2 — тот же ИНН, но отдельный КПП ОП2.
Для налогового учета это разные места учета. Даже если физически документы попадают в одну и ту же ИФНС, расчет 6-НДФЛ и распределение НДФЛ должны соответствовать тому месту, где сотрудник получает доход как работник конкретного подразделения.
Разберем на простом примере. Организация состоит на учете в ИФНС № 10. Головная организация имеет КПП 770101001. Обособленное подразделение 1 имеет КПП 770145001. Обособленное подразделение 2 имеет КПП 770146001. Все три регистрации находятся в одной ИФНС. Если сотрудник работает в ОП1, его доходы нельзя без оформления централизованного порядка просто включить в расчет по КПП головной организации. Для налоговой это будет не техническая мелочь, а ошибка в распределении сведений по месту учета.
Важно: КПП в 6-НДФЛ и уведомлениях нужен не для красоты реквизитов. Он показывает, к какому месту учета относится доход, удержанный НДФЛ и обязанность налогового агента. Поэтому ошибка в КПП или ОКТМО может привести к тому, что отчет по одному месту учета будет считаться непредставленным, а по другому месту учета — представленным с недостоверными сведениями.
Российская организация, имеющая обособленные подразделения, выступает налоговым агентом по НДФЛ. Она обязана исчислить налог, удержать его при выплате дохода и перечислить в бюджет. При наличии обособленных подразделений НДФЛ распределяется по месту нахождения головной организации и по месту нахождения каждого обособленного подразделения.
Посмотрим на практическую логику:
Если доход начислен работнику головной организации, НДФЛ относится к месту учета головной организации.
Если доход начислен работнику ОП1, НДФЛ относится к месту учета ОП1.
Если доход начислен работнику ОП2, НДФЛ относится к месту учета ОП2.
Если физическое лицо получает доход по договору ГПХ, заключенному обособленным подразделением от имени организации, такой доход также нужно относить к соответствующему ОП.
Поэтому при трудоустройстве сотрудника сразу определите, где находится его рабочее место. Не ограничивайтесь формальным названием работодателя в трудовом договоре. Для НДФЛ важно, в каком подразделении сотрудник фактически работает и по какому месту учета организация должна отражать его доход.
Если сотрудника приняли в ОП1, укажите в кадровых документах подразделение ОП1. Если приняли в ОП2, укажите ОП2. Если сотрудник работает в головной организации, укажите подразделение головной организации. Именно от этого дальше зависит заполнение регистров НДФЛ, уведомлений и 6-НДФЛ.
Теперь разберем исключение. Организация с несколькими обособленными подразделениями может применять централизованный порядок сдачи отчетности и уплаты НДФЛ, если выполняются условия для такого порядка. На практике его часто называют принципом «одного окна».
Суть такая: если головная организация и ее обособленные подразделения находятся на территории одного муниципального образования либо несколько обособленных подразделений находятся в одном муниципальном образовании, налоговый агент может выбрать одно место учета, через которое будет представлять отчетность и платить НДФЛ по соответствующим подразделениям.
Но этот порядок не применяется автоматически. Разберем по шагам:
Организация анализирует, какие подразделения находятся в одном муниципальном образовании.
Организация выбирает налоговый орган или место учета, через которое будет централизованно представлять 6-НДФЛ и перечислять НДФЛ.
Организация подает уведомление о выборе налогового органа.
После этого в течение налогового периода применяет выбранный порядок.
Если уведомление не подавали и ответственное подразделение не выбирали, централизованный порядок не считается примененным. В этом случае нужно действовать по обычному правилу: доходы работников каждого ОП отражайте отдельно по соответствующему КПП и ОКТМО.
В обсуждаемой ситуации прямо указано, что предприятие не перешло на принцип «одного окна» и не выбрало ответственное ОП. Значит, безопасный вариант — не объединять НДФЛ по всем сотрудникам в КПП головной организации, а вести раздельный учет по каждому КПП.
Проанализируем возможную ошибку. Организация перечисляет НДФЛ или отражает его в отчетности по КПП головной организации, хотя часть сотрудников работает в ОП1 и ОП2. При этом все КПП относятся к одной ИФНС. На первый взгляд кажется, что налоговая инспекция одна, деньги поступили в бюджет, значит риска нет. Но это не совсем так.
Риски возникают по двум направлениям:
Отчетность 6-НДФЛ. Если расчет по доходам работников ОП не представлен по нужному КПП, налоговый орган может квалифицировать это как непредставление расчета по месту учета соответствующего подразделения.
Недостоверные сведения. Если доходы работников ОП включены в расчет по головной организации, в расчете по головной организации могут оказаться недостоверные сведения: неверный КПП, неверный ОКТМО, неверное место учета дохода.
Именно поэтому в ответе с форума верно указали две статьи риска: пункт 1.2 статьи 126 НК РФ и статья 126.1 НК РФ.
Разберем их смысл без лишней теории. По пункту 1.2 статьи 126 НК РФ предусмотрен штраф за непредставление расчета 6-НДФЛ в установленный срок. Размер штрафа — 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки. Если расчет по нужному КПП ОП не был представлен, налоговая может рассматривать это как отдельное нарушение.
По статье 126.1 НК РФ предусмотрен штраф за представление налоговым агентом документов с недостоверными сведениями. Размер штрафа — 500 рублей за каждый документ, содержащий недостоверные сведения. Ошибки в КПП, ОКТМО, суммах дохода, суммах налога и распределении по подразделениям могут быть оценены именно как недостоверные сведения.
Кроме того, если 6-НДФЛ не представлен в установленный срок, возможны дополнительные последствия, включая блокировку операций по счетам при длительном непредставлении расчета. Поэтому утверждение «штрафов нет, потому что ИФНС одна» лучше не использовать как рабочую позицию.
Вопрос из обсуждения звучит логично: если НДФЛ уплачен в адрес ИФНС головной организации, а у ОП та же ИФНС, можно ли оформить зачет и тем самым убрать риск?
Рассмотрим подробнее. Зачет или корректировка распределения может помочь исправить платежную часть, особенно если речь идет о суммах на ЕНС и правильном распределении обязательства по уведомлениям. Но зачет не всегда решает проблему отчетности.
Разделим две ситуации:
Деньги перечислены, но неверно распределены по КПП или ОКТМО. Здесь действительно может потребоваться корректировка уведомления, уточнение данных или зачет внутри ЕНС.
6-НДФЛ по ОП не представлен. Здесь одного зачета недостаточно, потому что обязанность представить расчет по нужному месту учета остается. Нужно сдавать правильную отчетность.
Поэтому не рассматривайте зачет как универсальное решение. Он может убрать или снизить риск по недоимке, но не отменяет обязанность правильно заполнить и представить 6-НДФЛ. Если доходы работников ОП включили в расчет по головной организации, потребуется исправлять отчетность: обнулять ошибочные сведения в одном расчете и подавать корректные сведения по нужному КПП.
Теперь разберем рабочий порядок. Если организация не применяет принцип «одного окна», то по каждому месту учета формируйте отдельный расчет 6-НДФЛ.
Например, у организации есть:
головная организация с КПП 770101001;
ОП1 с КПП 770145001;
ОП2 с КПП 770146001.
В таком случае за отчетный период нужно подготовить:
6-НДФЛ по головной организации — только по доходам работников головной организации и физлиц, выплаты которым относятся к головной организации;
6-НДФЛ по ОП1 — по доходам работников ОП1 и физлиц по договорам ГПХ, заключенным через ОП1;
6-НДФЛ по ОП2 — по доходам работников ОП2 и физлиц по договорам ГПХ, заключенным через ОП2.
Даже если все три расчета технически отправляются в одну ИФНС, они должны отличаться по КПП и, при необходимости, по ОКТМО. Это нормальная ситуация: один налоговый орган принимает несколько расчетов от одного ИНН, но по разным местам учета.
Особенно внимательно проверяйте титульный лист 6-НДФЛ. В нем должны корректно заполняться:
ИНН организации;
КПП места учета;
код налогового органа;
код места представления расчета;
ОКТМО муниципального образования;
период представления;
номер корректировки.
Если КПП или ОКТМО указаны неверно, исправление обычно выполняется не простым уточнением одной цифры, а через специальный порядок: по ошибочному КПП или ОКТМО подается уточненный расчет с нулевыми показателями, а по правильному КПП или ОКТМО подается первичный расчет с верными данными.
Рассмотрим практический момент из вопроса: что делать при трудоустройстве сотрудников? Именно на этапе приема чаще всего закладывается ошибка, которая потом тянется в НДФЛ и 6-НДФЛ.
При оформлении сотрудника определите:
в каком подразделении он фактически будет работать;
какое подразделение указано как место работы в трудовом договоре;
какой КПП и ОКТМО соответствуют этому подразделению;
какая регистрация в налоговом органе должна применяться для НДФЛ;
нужно ли отражать сотрудника в 6-НДФЛ головной организации или отдельного ОП.
Если сотрудник принят в ОП1, не оформляйте его в головное подразделение только потому, что инспекция одна. Это создаст расхождение между кадровым учетом, фактическим рабочим местом и налоговой отчетностью.
Если сотрудника переводят из головной организации в ОП или из одного ОП в другое, оформите кадровый перевод. После даты перевода доходы сотрудника должны относиться к новому месту учета. При этом за один отчетный период один сотрудник может попасть в разные расчеты 6-НДФЛ, если он часть периода работал в одном подразделении, а часть периода — в другом.
Теперь посмотрим на 1С. В большинстве случаев ошибка появляется не в момент формирования 6-НДФЛ, а раньше — в настройках организации, подразделений и регистраций в налоговом органе.
Проверьте в 1С следующие объекты:
Организации — карточка юридического лица, ИНН, основной КПП, налоговая инспекция.
Подразделения — структура организации, признак обособленного подразделения, привязка к регистрации в налоговом органе.
Регистрации в налоговых органах — отдельные записи по головной организации и каждому ОП.
КПП — должен соответствовать конкретному месту учета.
ОКТМО — должен соответствовать муниципальному образованию подразделения.
Налоговый орган — может быть один и тот же, но регистрации по КПП должны быть разными.
В 1С:ЗУП обычно важно правильно заполнить карточки подразделений и регистрации в налоговых органах. При начислении зарплаты программа использует подразделение сотрудника и соответствующую регистрацию для целей НДФЛ. Если подразделение не связано с нужным КПП, 6-НДФЛ сформируется неправильно.
Разберем практическую схему настройки:
Создайте или проверьте запись регистрации по месту нахождения головной организации.
Создайте или проверьте запись регистрации по ОП1 с КПП ОП1 и правильным ОКТМО.
Создайте или проверьте запись регистрации по ОП2 с КПП ОП2 и правильным ОКТМО.
В справочнике Подразделения укажите, какое подразделение относится к какой регистрации.
В кадровых документах проверьте, что сотрудник принят именно в нужное подразделение.
После начисления зарплаты сформируйте проверочные отчеты по НДФЛ в разрезе регистраций.
Главный контроль в 1С: один и тот же ИНН может иметь несколько регистраций в одном налоговом органе. Не объединяйте их в одну запись только потому, что номер ИФНС одинаковый.
Разберем, какие документы и объекты 1С нужно проверить, если НДФЛ попадает не в тот КПП.
Прием на работу — определяет подразделение сотрудника с даты приема.
Кадровый перевод — меняет подразделение сотрудника с определенной даты.
Начисление зарплаты и взносов — рассчитывает доходы и НДФЛ по сотрудникам.
Ведомость в банк, Ведомость в кассу или другой документ выплаты — влияет на удержание НДФЛ.
Уведомление об исчисленных суммах налогов — используется для отражения обязательств по ЕНС.
6-НДФЛ — итоговый расчет по НДФЛ за отчетный период.
Справка о доходах и суммах налога физического лица — годовые сведения в составе 6-НДФЛ.
Если сотрудник ошибочно принят в головное подразделение, программа будет относить его НДФЛ к головной организации. Если потом просто вручную исправить 6-НДФЛ, проблема может остаться в регистрах НДФЛ и повториться в следующем периоде. Поэтому сначала исправляйте кадровые и учетные данные, а уже потом переформировывайте отчетность.
Перед отправкой 6-НДФЛ выполните контрольную проверку. Разберем удобный алгоритм.
Сформируйте отчет по начисленным доходам сотрудников в разрезе подразделений.
Сформируйте отчет по исчисленному и удержанному НДФЛ в разрезе регистраций в налоговом органе.
Сравните список сотрудников ОП1 с данными 6-НДФЛ по КПП ОП1.
Сравните список сотрудников ОП2 с данными 6-НДФЛ по КПП ОП2.
Проверьте, что в 6-НДФЛ головной организации не попали сотрудники ОП.
Проверьте, что по каждому расчету указан правильный ОКТМО.
Проверьте уведомления об исчисленных суммах налогов по тем же регистрациям.
Если данные не сходятся, не спешите вручную править отчет. Сначала выясним причину. Чаще всего она находится в одном из мест:
у сотрудника неправильно указано подразделение;
подразделение не привязано к нужной регистрации;
у регистрации неверный КПП или ОКТМО;
кадровый перевод введен не той датой;
после исправлений не перепроведены документы начисления и выплаты;
6-НДФЛ сформирован до исправления учетных данных.
Теперь разберем исправление ошибки. Допустим, сотрудники ОП1 и ОП2 попали в расчет 6-НДФЛ по головной организации. Организация не применяла принцип «одного окна». Значит, нужно исправить и отчетность, и при необходимости распределение обязательств.
Действуйте по шагам:
Определите период ошибки: месяц, квартал, полугодие, девять месяцев или год.
Составьте список сотрудников, которые были отнесены не к тому подразделению.
Проверьте кадровые документы в 1С: Прием на работу и Кадровый перевод.
Проверьте настройки Подразделения и Регистрации в налоговых органах.
Исправьте учетные данные и перепроведите документы, если это требуется.
Сформируйте корректные 6-НДФЛ по каждому КПП.
По ошибочному КПП подготовьте уточненный расчет с корректировкой лишних сведений.
По правильному КПП подайте расчет с правильными данными.
Проверьте уведомления об исчисленных суммах налогов и состояние ЕНС.
Если ошибка касается только КПП или ОКТМО, на практике применяется подход: по ошибочным реквизитам подается уточненный расчет с нулевыми показателями, а по правильным реквизитам — расчет с верными данными. Но перед отправкой обязательно проверьте, какой именно порядок применим к вашей ситуации, потому что важны период, вид ошибки и то, принимала ли инспекция исходный расчет.
Важно: чем раньше организация сама выявит и исправит ошибку, тем ниже риск штрафа за недостоверные сведения. Если налоговый агент сам обнаружил ошибку и представил уточненные документы до того, как налоговый орган выявил недостоверность, это может помочь избежать ответственности по статье 126.1 НК РФ.
Сейчас уплата налогов и взносов связана с ЕНС, но для НДФЛ налогового агента все равно важно корректно раскрывать суммы в уведомлениях и отчетности. Поэтому не ограничивайтесь фразой «мы заплатили на ЕНС». Налоговая должна понимать, к какому обязательству относится сумма.
В уведомлении по НДФЛ проверяйте:
КБК по НДФЛ;
период удержания налога;
сумму налога;
ОКТМО;
КПП, если он используется в форме и выгрузке для конкретного места учета;
соответствие уведомления данным 6-НДФЛ.
Если уведомление подано общей суммой по головной организации, а фактически налог относится к ОП, возникнет расхождение. Его нужно исправить корректирующим уведомлением или иным предусмотренным способом, в зависимости от того, закрыт ли период 6-НДФЛ и как налоговая распределила сумму на ЕНС.
Разберем важное правило: уведомление не заменяет 6-НДФЛ, а 6-НДФЛ не отменяет обязанности корректно распределять НДФЛ по местам учета. Эти документы должны сходиться между собой.
Отдельно проанализируем ситуацию, когда головная организация, ОП1 и ОП2 находятся не только в одной ИФНС, но и в одном муниципальном образовании. В таком случае организация может рассмотреть переход на централизованный порядок.
Для этого:
проверьте, действительно ли все подразделения находятся в одном муниципальном образовании;
решите, через какое место учета удобнее сдавать отчетность: через головную организацию или выбранное обособленное подразделение;
подготовьте уведомление о выборе налогового органа;
подайте уведомление в установленный срок;
настройте 1С так, чтобы НДФЛ централизованно относился к выбранному месту учета;
проверьте, что 6-НДФЛ и уведомления формируются по выбранной регистрации.
Но до подачи такого уведомления не применяйте «одно окно» самовольно. Если организация просто решила сдавать все по головной организации, но уведомление не подавала, налоговая может не признать такой порядок.
Также учитывайте, что выбранный порядок обычно нельзя произвольно менять в течение налогового периода. Поэтому перед переходом оцените, как это повлияет на учет, отчетность, кадровые перемещения и контроль НДФЛ.
Рассмотрим отдельный риск. Бывает, что несколько подразделений стоят на учете в одной налоговой инспекции, но находятся в разных муниципальных образованиях. Тогда у них могут быть разные ОКТМО. В такой ситуации объединение особенно опасно.
Даже если код ИФНС один, разные ОКТМО означают разные муниципальные образования. Для НДФЛ это критично, потому что налог распределяется по соответствующим бюджетам. Поэтому при разных ОКТМО обязательно формируйте отдельные данные по каждому месту учета, если не применим специальный централизованный порядок.
Проверьте в 1С, чтобы для каждого ОП был указан свой правильный ОКТМО. Не копируйте ОКТМО головной организации в карточки всех подразделений без проверки адреса. Такая ошибка приводит к неверному распределению налога и к вопросам со стороны инспекции.
Посмотрим на пример. В организации работают 30 сотрудников:
10 сотрудников — в головной организации;
12 сотрудников — в ОП1;
8 сотрудников — в ОП2.
За месяц начислены доходы:
головная организация — 900 000 руб.;
ОП1 — 1 200 000 руб.;
ОП2 — 800 000 руб.
НДФЛ удержан:
головная организация — 117 000 руб.;
ОП1 — 156 000 руб.;
ОП2 — 104 000 руб.
Если «одно окно» не оформлено, нельзя показать всю сумму 377 000 руб. только по КПП головной организации. Нужно разделить:
117 000 руб. — по КПП головной организации;
156 000 руб. — по КПП ОП1;
104 000 руб. — по КПП ОП2.
Соответственно, при сдаче 6-НДФЛ за период формируйте отдельные расчеты по каждому КПП. Если все расчеты отправляются в одну ИФНС, это не отменяет разделения.
Чтобы ошибка не повторялась, закрепите порядок учета НДФЛ по обособленным подразделениям во внутреннем регламенте. Это особенно важно, если бухгалтерия, кадровая служба и расчетчики зарплаты работают раздельно.
В регламенте пропишите:
какие обособленные подразделения есть у организации;
какие КПП и ОКТМО соответствуют каждому подразделению;
кто отвечает за правильное указание подразделения в документе Прием на работу;
кто проверяет кадровые переводы между подразделениями;
кто контролирует настройки Регистрации в налоговых органах в 1С;
как проверяются суммы НДФЛ перед подачей уведомлений;
как формируются отдельные 6-НДФЛ по КПП;
кто принимает решение о переходе на принцип «одного окна».
Такой регламент помогает не только при проверке, но и в обычной работе. Например, если кадровик ошибочно выбрал головное подразделение вместо ОП, расчетчик зарплаты сможет выявить ошибку до сдачи отчетности.
Разберем итоговый чек-лист, который можно использовать в работе.
Проверьте, применяет ли организация принцип «одного окна». Если уведомление не подавалось, считайте, что централизованный порядок не применяется.
Проверьте список всех ОП, их КПП, ОКТМО и налоговые инспекции.
Проверьте, в каком подразделении числится каждый сотрудник.
Проверьте трудовые договоры и кадровые документы на соответствие фактическому месту работы.
Проверьте настройки Подразделения и Регистрации в налоговых органах в 1С.
Сформируйте НДФЛ по подразделениям и сравните его с данными 6-НДФЛ.
Проверьте уведомления об исчисленных суммах налогов.
Если нашли ошибку, подготовьте корректировки до того, как ее обнаружит налоговый орган.
Если хотите применять централизованный порядок, подготовьте уведомление о выборе налогового органа на следующий налоговый период.
Если у организации есть два обособленных подразделения и головная организация, все они относятся к одной ИФНС, но имеют разные КПП, то при отсутствии оформленного принципа «одного окна» НДФЛ нужно разделять по каждому месту учета. Одна инспекция не отменяет обязанности корректно указывать КПП и ОКТМО.
По работникам головной организации формируйте данные по КПП головной организации. По работникам ОП1 — по КПП ОП1. По работникам ОП2 — по КПП ОП2. Отдельно контролируйте 6-НДФЛ и уведомления об исчисленных суммах налогов.
Если все доходы работников ОП включить в расчет по головной организации, появляются риски: штраф по пункту 1.2 статьи 126 НК РФ за непредставление 6-НДФЛ по нужному месту учета и штраф по статье 126.1 НК РФ за недостоверные сведения. Возможность зачета или корректировки платежа не отменяет обязанности правильно представить отчетность.
Правильный порядок работы: настройте в 1С отдельные регистрации в налоговых органах для головной организации, ОП1 и ОП2, привяжите подразделения к нужным КПП и ОКТМО, принимайте сотрудников в правильные подразделения, формируйте 6-НДФЛ отдельно по каждому месту учета либо заранее оформите централизованный порядок через уведомление о выборе налогового органа.
Информация носит справочный характер