Рассмотрим ситуацию, когда организация закрывает обособленное подразделение в другом регионе, а окончательные выплаты работникам происходят уже после даты закрытия. Например, подразделение снимают с учета 26 октября, аванс за октябрь выплачивают 28 октября, а заработную плату за вторую половину октября перечисляют 13 ноября.
В такой ситуации важно не смешивать две группы доходов:
доходы, которые были начислены и выплачены работникам до фактического снятия обособленного подразделения с учета;
доходы, которые организация выплачивает работникам после снятия подразделения с учета.
Основной вывод: если доход работнику выплачивается уже после фактического закрытия обособленного подразделения, НДФЛ по такой выплате перечисляем, отражаем в уведомлении и включаем в расчет 6-НДФЛ по месту учета головной организации. Для таких выплат используем КПП и ОКТМО головной организации, если работник не переведен в другое действующее обособленное подразделение.
Одновременно не забываем отдельно завершить отчетность по доходам, которые относятся к периоду деятельности закрытого подразделения и были выплачены до его снятия с учета. Для этой части доходов применяем реквизиты закрытого подразделения и его ОКТМО, даже когда расчет приходится представлять уже через инспекцию головной организации.
Разберем ключевую точку, от которой зависит весь порядок уплаты НДФЛ и сдачи отчетности. Для налогового учета ориентируемся не только на внутренний приказ руководителя о закрытии подразделения и не только на дату прекращения работы сотрудников по прежнему адресу.
Проверим дату, когда подразделение фактически снято с учета в налоговом органе. Именно эта дата разделяет выплаты на доходы, относящиеся к действующему подразделению, и выплаты, которые производит уже головная организация либо другое действующее подразделение.
Не будем автоматически считать, что подразделение закрыто в день издания приказа. Между решением о прекращении деятельности, подачей сообщения в налоговый орган и фактическим снятием с учета может пройти время.
Для проверки подготовим следующие документы:
решение или приказ о прекращении деятельности подразделения;
сообщение о закрытии обособленного подразделения, направленное в налоговый орган;
подтверждение снятия подразделения с учета;
сведения о КПП и ОКТМО закрытого подразделения;
кадровые документы о переводе либо увольнении работников;
ведомости на выплату заработной платы, аванса, компенсаций и иных доходов.
Не ориентируемся только на период, за который начислена зарплата. Для НДФЛ особенно важна дата фактической выплаты дохода и дата удержания налога. С 2023 года НДФЛ с заработной платы удерживаем при каждой выплате, в том числе при выплате аванса.
Рассмотрим подробнее, как распределить доходы работников между закрытым подразделением и головной организацией.
Если организация выплатила доход сотруднику до даты снятия подразделения с учета, такой доход относим к закрываемому обособленному подразделению. НДФЛ по нему отражаем по КПП и ОКТМО подразделения.
Если организация выплатила доход после даты снятия подразделения с учета, такой доход уже не может быть выплачен закрытым подразделением. В этом случае выплату производит головная организация либо другое действующее подразделение, в которое переведен работник.
Поэтому при выплате дохода после закрытия подразделения применяем следующий подход:
если работник после закрытия подразделения переведен в головную организацию, НДФЛ отражаем по КПП и ОКТМО головной организации;
если работник переведен в другое действующее обособленное подразделение, НДФЛ отражаем по КПП и ОКТМО нового подразделения;
если работник увольняется после закрытия подразделения и окончательный расчет делает головная организация, НДФЛ отражаем по месту учета головной организации;
если после закрытия подразделения выплачиваем компенсацию, премию, отпускные, пособие, выходное пособие или задолженность по зарплате, НДФЛ отражаем по реквизитам подразделения, которое фактически производит выплату после закрытия.
Не привязываем НДФЛ после закрытия подразделения только к тому факту, что работник ранее трудился в этом подразделении. Важнее определить, какое подразделение существует на дату выплаты и кто фактически выступает налоговым агентом при удержании НДФЛ.
Проанализируем пример по шагам.
Организация закрывает обособленное подразделение 26 октября 2023 года. Предположим, что 26 октября является именно датой снятия подразделения с учета в налоговом органе.
После этого организация выплачивает:
аванс за октябрь — 28 октября 2023 года;
заработную плату за вторую половину октября — 13 ноября 2023 года.
Обе выплаты происходят после закрытия подразделения. Следовательно, НДФЛ с этих сумм удерживаем в момент выплаты дохода и относим к головной организации, если сотрудники не были переведены в другое действующее подразделение.
В таком случае не включаем НДФЛ с аванса 28 октября и с зарплаты 13 ноября в расчет закрытого подразделения только потому, что сотрудники отработали часть октября по прежнему месту работы.
Для НДФЛ в 2023 году дата выплаты имеет принципиальное значение. Аванс, перечисленный 28 октября, является самостоятельной выплатой дохода. НДФЛ с него удерживаем 28 октября. Зарплата, перечисленная 13 ноября, является второй выплатой дохода. НДФЛ с нее удерживаем 13 ноября.
Поэтому для рассматриваемого примера сформируем следующую логику:
доходы, выплаченные работникам до 26 октября, относим к закрытому обособленному подразделению;
аванс, выплаченный 28 октября, относим к головной организации;
зарплату, выплаченную 13 ноября, относим к головной организации;
НДФЛ с выплат 28 октября и 13 ноября включаем в уведомление и расчет 6-НДФЛ головной организации;
для выплат после закрытия используем ОКТМО головной организации, а не ОКТМО бывшего подразделения.
Не будем делать вывод, что после закрытия подразделения его ОКТМО больше нигде не применяется. ОКТМО закрытого подразделения сохраняется для отчетности, которая относится к периоду его работы.
Используем ОКТМО закрытого подразделения, когда необходимо представить расчет 6-НДФЛ за деятельность подразделения до даты снятия с учета, но сам расчет направляем уже после его закрытия через инспекцию головной организации.
Рассмотрим ситуацию. Подразделение закрыто в октябре, а организация не успела представить окончательный расчет 6-НДФЛ по доходам, выплаченным работникам до даты закрытия. В этом случае расчет подаем в инспекцию по месту учета головной организации, но в самом расчете отражаем ОКТМО закрытого подразделения.
Таким образом, различим два случая:
Отчетность за доходы, выплаченные до закрытия подразделения. Расчет после снятия с учета подаем через головную организацию, но используем ОКТМО бывшего подразделения.
Отчетность за доходы, выплаченные после закрытия подразделения. Доход отражаем в обычном расчете головной организации с ОКТМО головной организации, если работник не переведен в другое действующее подразделение.
Не смешиваем эти две части в одном показателе ОКТМО. Доходы, относящиеся к разным муниципальным образованиям, должны быть разделены корректно.
Рассмотрим первый вариант: организация успевает подготовить и представить расчет 6-НДФЛ до даты фактического снятия подразделения с учета.
В этом случае направим расчет в инспекцию по месту учета обособленного подразделения. На титульном листе укажем реквизиты действующего на момент подачи подразделения.
Проверим следующие показатели:
ИНН — ИНН организации;
КПП — КПП обособленного подразделения;
код налогового органа — код инспекции по месту учета подразделения;
код по месту нахождения — код 220, то есть по месту нахождения обособленного подразделения;
ОКТМО — ОКТМО муниципального образования по месту нахождения подразделения.
В расчет включаем доходы и удержанный НДФЛ, относящиеся к работе подразделения до даты его закрытия. При этом не включаем выплаты, которые организация произведет после закрытия подразделения через головную организацию.
Рассмотрим подробнее практическую задачу. Если подразделение закрывается 26 октября, а расчет за девять месяцев уже сдан по обычным правилам, дополнительно контролируем необходимость представления окончательного расчета за период деятельности подразделения с начала года по дату прекращения его работы.
Не считаем, что ранее сданный расчет за девять месяцев автоматически закрывает все обязательства подразделения. В октябре могли быть выплаты, удержания НДФЛ, отпускные, премии, компенсации либо иные операции до даты снятия с учета.
Теперь рассмотрим второй вариант: обособленное подразделение уже снято с учета, а расчет 6-НДФЛ за период его деятельности еще не представлен или требуется уточнение ранее сданного расчета.
В этом случае расчет подаем в налоговый орган по месту учета головной организации. Однако отчет сохраняет связь с закрытым подразделением через специальные реквизиты титульного листа.
Проверим порядок заполнения титульного листа расчета 6-НДФЛ за закрытое подразделение:
укажем ИНН организации;
укажем КПП головной организации по месту ее нахождения;
укажем код налогового органа по месту учета головной организации;
укажем код по месту нахождения 223 — по месту нахождения организации при представлении расчета за закрытое обособленное подразделение;
укажем код 9 в поле о закрытии обособленного подразделения;
укажем ИНН и КПП закрытого обособленного подразделения в специальном поле титульного листа;
укажем ОКТМО закрытого подразделения;
укажем сведения только по доходам, которые относятся к периоду работы подразделения до снятия с учета.
Не указываем КПП закрытого подразделения в поле КПП самого налогового агента, если расчет подается уже после снятия подразделения с учета. В этом поле указываем КПП головной организации. КПП закрытого подразделения отражаем в специальном поле, предназначенном для сведений о закрытом подразделении.
Не пропускаем код 9. Этот код показывает, что расчет связан именно с закрытием обособленного подразделения, а не с ликвидацией самой организации или реорганизацией юридического лица.
После закрытия подразделения организация продолжает быть налоговым агентом. Закрытие подразделения не прекращает обязанность удерживать НДФЛ с доходов работников, перечислять налог в бюджет и представлять отчетность.
Поэтому доходы, выплаченные после закрытия подразделения, включаем в обычный расчет 6-НДФЛ головной организации. Для таких доходов используем реквизиты головной организации.
Рассмотрим выплаты после закрытия подразделения:
заработную плату за период до закрытия, если она фактически выплачена после закрытия;
аванс за месяц, если он выплачен после закрытия;
окончательный расчет при увольнении;
компенсацию за неиспользованный отпуск;
выходное пособие;
премию, начисленную за период работы в подразделении, но выплаченную после его закрытия;
материальную помощь и иные выплаты, произведенные после закрытия.
По этим выплатам не формируем отдельный расчет за закрытое подразделение, если на дату выплаты подразделение уже снято с учета, а доход выплачивает головная организация.
Рассмотрим пример. Работник трудился в подразделении до 26 октября. После закрытия подразделения его увольняют 10 ноября, а окончательный расчет перечисляют 13 ноября. НДФЛ удерживаем 13 ноября. В такой ситуации доход и НДФЛ отражаем в расчете 6-НДФЛ головной организации.
Если работника не увольняют, а переводят в головную организацию, дальнейшие выплаты также отражаем по головной организации. Если работника переводят в другое действующее подразделение, дальнейшие выплаты отражаем по КПП и ОКТМО нового подразделения.
Разберем отдельно сроки, действовавшие в 2023 году. В 2023 году порядок уведомлений по НДФЛ отличался от порядка, применяемого с 2024 года.
В 2023 году в уведомлении отражали НДФЛ, удержанный за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца. Уведомление направляли не позднее 25-го числа текущего месяца, а налог перечисляли не позднее 28-го числа текущего месяца.
В рассматриваемой ситуации:
аванс выплачен 28 октября 2023 года;
зарплата выплачена 13 ноября 2023 года;
НДФЛ с обеих выплат удержан в период с 23 октября по 22 ноября 2023 года;
уведомление по НДФЛ необходимо было представить не позднее 27 ноября 2023 года, поскольку 25 ноября приходилось на выходной день;
перечислить НДФЛ необходимо было не позднее 28 ноября 2023 года.
Поскольку обе выплаты произведены после закрытия подразделения, в уведомлении по НДФЛ за этот период отражаем КПП и ОКТМО головной организации, если сотрудники не были переведены в другое действующее подразделение.
Не включаем НДФЛ с аванса 28 октября и зарплаты 13 ноября в уведомление по реквизитам уже закрытого подразделения.
Для текущих периодов применяем порядок, действующий с 2024 года. НДФЛ удерживаем при выплате дохода и отражаем в уведомлениях два раза в месяц.
Разберем действующие сроки:
по НДФЛ, удержанному с 1-го по 22-е число месяца, уведомление направляем не позднее 25-го числа этого же месяца, а налог перечисляем не позднее 28-го числа;
по НДФЛ, удержанному с 23-го числа по последнее число месяца, уведомление направляем не позднее 3-го числа следующего месяца, а налог перечисляем не позднее 5-го числа следующего месяца;
по НДФЛ, удержанному с 23 по 31 декабря, уведомление и перечисление налога производим не позднее последнего рабочего дня календарного года.
Всегда проверяем перенос сроков, если установленная дата выпадает на выходной или нерабочий праздничный день.
При закрытии подразделения не создаем отдельное платежное поручение на НДФЛ только потому, что ранее существовало отдельное ОКТМО подразделения. НДФЛ перечисляем в составе единого налогового платежа. При этом корректно заполняем уведомление об исчисленных суммах налогов, поскольку именно уведомление позволяет налоговому органу распределить обязанность по соответствующим реквизитам.
Уведомление об исчисленных суммах налогов представляем по организации в целом. В верхней части уведомления указываем КПП головной организации.
Далее в разделе с данными отражаем отдельные блоки по НДФЛ, если выплаты относятся к разным подразделениям и разным кодам ОКТМО.
Рассмотрим заполнение уведомления в двух ситуациях.
Ситуация первая: НДФЛ удержан до закрытия подразделения. В блоке данных укажем КПП, который должен использоваться в расчете 6-НДФЛ по подразделению, и ОКТМО действовавшего на момент выплаты подразделения.
Ситуация вторая: НДФЛ удержан после закрытия подразделения. В блоке данных укажем КПП и ОКТМО головной организации, если доход после закрытия выплатила головная организация.
Не отражаем в одном блоке уведомления налог, относящийся одновременно к головной организации и закрытому подразделению. При разных КПП или ОКТМО формируем отдельные блоки данных.
Проверим перед отправкой уведомления:
дату фактической выплаты дохода;
дату удержания НДФЛ;
подразделение, которое существовало и выплачивало доход на эту дату;
КПП, используемый в соответствующем расчете 6-НДФЛ;
ОКТМО территории, к которой относится выплата;
код отчетного периода в уведомлении;
сумму налога, удержанную за соответствующий период.
Не используем устаревшее представление о том, что нужно отдельно сдать форму 2-НДФЛ. Сведения о доходах и суммах налога по каждому физическому лицу включаются в Приложение № 1 к годовому расчету 6-НДФЛ.
При закрытии подразделения важно разделить сведения по работникам:
сведения о доходах, выплаченных до закрытия подразделения, отражаем в расчете за закрытое подразделение с его ОКТМО;
сведения о доходах, выплаченных после закрытия подразделения головной организацией, отражаем в годовом расчете головной организации с ее ОКТМО;
сведения о доходах после перевода работника в другое действующее подразделение отражаем по ОКТМО нового подразделения.
Не включаем в справку работника одну и ту же сумму дохода дважды. Особенно внимательно проверяем премии, компенсации, окончательные расчеты и выплаты задолженности по зарплате, начисленные за период работы в подразделении, но перечисленные после его закрытия.
Для годового расчета 6-НДФЛ контролируем, чтобы суммы в Приложении № 1 совпадали с показателями разделов расчета, сформированного по соответствующему ОКТМО.
После закрытия подразделения может потребоваться уточненный расчет 6-НДФЛ. Например, организация обнаружила ошибку в сумме дохода, неверно указала ОКТМО, ошибочно отразила выплату в головной организации либо не показала удержанный НДФЛ.
В таком случае уточненный расчет подаем в налоговый орган по месту учета головной организации. В уточненном расчете сохраняем связь с закрытым подразделением.
Разберем порядок действий:
определим период, в котором была допущена ошибка;
выясним, относится ли доход к выплатам до закрытия подразделения или после закрытия;
если ошибка относится к доходам до закрытия, подготовим уточненный расчет за закрытое подразделение;
укажем КПП головной организации, код по месту учета 223, код закрытия подразделения 9 и ОКТМО бывшего подразделения;
укажем номер корректировки, например 001, 002 и далее по порядку;
перенесем в уточненный расчет все верные показатели первичного расчета и исправим ошибочные сведения;
если ошибка относится к выплате после закрытия, исправим обычный расчет 6-НДФЛ головной организации.
Не исправляем ошибку путем подачи нового нулевого расчета. Уточненный расчет должен содержать полный набор показателей за соответствующий период с учетом исправлений.
При закрытии подразделения часто возникает вопрос, куда относить НДФЛ, если работники не увольняются, а продолжают работать в организации.
Сначала оформим кадровое решение. Работника можно перевести в головную организацию либо в другое действующее подразделение. После перевода изменяется подразделение, которое связано с будущими выплатами работнику.
Разберем возможные варианты:
работник переведен в головную организацию до даты выплаты — НДФЛ с будущих выплат отражаем по головной организации;
работник переведен в другое подразделение до даты выплаты — НДФЛ с будущих выплат отражаем по новому подразделению;
работник уволен при закрытии подразделения — НДФЛ с окончательного расчета отражаем по месту, где этот расчет фактически производит действующий налоговый агент;
работник продолжает числиться в организации, но подразделение уже снято с учета — не продолжаем использовать КПП закрытого подразделения для новых выплат.
Не оставляем сотрудника в учетной программе привязанным к закрытому подразделению для новых выплат. Это может привести к ошибочному формированию уведомлений, 6-НДФЛ и сведений о доходах физического лица.
Для решения задачи не требуется писать программный код, создавать внешнюю обработку или изменять типовую конфигурацию. Важно корректно настроить налоговые регистрации, даты переводов работников и реквизиты обособленного подразделения.
В программах 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия 8 проверим сведения о регистрации организации и подразделений в налоговых органах.
Рассмотрим общий порядок работы в 1С.
Проверим карточку организации и реквизиты головной организации: ИНН, КПП, ОКТМО и налоговый орган.
Проверим сведения о закрываемом подразделении: его КПП, ОКТМО, налоговый орган и дату прекращения деятельности.
Не удаляем регистрацию закрытого подразделения из базы до завершения отчетности и возможных уточнений.
Оформим кадровые переводы работников в головную организацию или в другое действующее подразделение.
Проверим дату перевода в кадровых документах.
Проверим даты в документах Ведомость в банк, Ведомость в кассу или иных документах выплаты дохода.
Проверим, какое подразделение указано у сотрудника на дату фактической выплаты.
Сформируем уведомление через отчет Уведомление об исчисленных суммах налогов.
Сформируем расчет 6-НДФЛ отдельно по реквизитам закрытого подразделения и головной организации, когда это требуется.
Проверим контрольные соотношения перед отправкой отчетности.
В 1С особенно внимательно контролируем дату выплаты дохода. НДФЛ удерживается при проведении ведомости на выплату. Если ведомость датирована неверно, программа может включить НДФЛ в неправильный период уведомления и неверный расчет 6-НДФЛ.
Не меняем у старых выплат подразделение задним числом только для того, чтобы отчетность сформировалась проще. Сначала разделим выплаты до и после закрытия подразделения, затем проверим даты и реквизиты, а после этого сформируем отчет.
Разберем последовательность действий, которая поможет закрыть подразделение без ошибок по НДФЛ.
Подтвердим дату снятия подразделения с учета в налоговом органе.
Составим список работников подразделения на дату закрытия.
Определим, кто из работников увольняется, кто переводится в головную организацию, а кто переводится в другое подразделение.
Проверим все выплаты, произведенные до даты снятия подразделения с учета.
Отнесем НДФЛ с выплат до закрытия к ОКТМО закрытого подразделения.
Проверим все выплаты, произведенные после даты снятия подразделения с учета.
Отнесем НДФЛ с выплат после закрытия к головной организации либо к новому подразделению работника.
Подготовим окончательный расчет 6-НДФЛ за период работы закрытого подразделения.
Если подразделение уже снято с учета, направим расчет через инспекцию головной организации с кодом 223, кодом закрытия 9 и ОКТМО бывшего подразделения.
Сформируем уведомления по НДФЛ с учетом даты фактического удержания налога.
Перечислим единый налоговый платеж в установленные сроки.
Проверим единый налоговый счет и убедимся, что обязанности по НДФЛ распределились без задолженности.
Сохраним подтверждения приема расчетов, уведомлений и платежей.
Рассмотрим ошибки, которые чаще всего приводят к расхождениям по НДФЛ и требованиям налогового органа.
Продолжаем использовать КПП закрытого подразделения после его снятия с учета. Не отражаем новые выплаты по несуществующему подразделению.
Используем ОКТМО бывшего подразделения для всех выплат бывшим сотрудникам. Разделяем выплаты до и после закрытия.
Не сдаем окончательный расчет 6-НДФЛ по закрытому подразделению. Даже после снятия подразделения с учета сохраняется обязанность представить отчетность за период его деятельности.
Отражаем доход после закрытия в отчете за закрытое подразделение. Если доход выплатила головная организация после закрытия, включаем его в расчет головной организации.
Удаляем сведения о подразделении из 1С до формирования отчетности. Сохраняем регистрацию, КПП и ОКТМО закрытого подразделения для подготовки окончательного и уточненных расчетов.
Не оформляем перевод работников в кадровом учете. Проверяем, чтобы новое место работы было отражено до даты последующих выплат.
Неверно определяем дату удержания НДФЛ. Проверяем дату ведомости на выплату, а не только месяц, за который начислена зарплата.
Путаем закрытие подразделения с ликвидацией организации. При закрытии ОП организация продолжает существовать и исполняет обязанности налогового агента в обычном порядке.
Не разделяем данные по разным ОКТМО в уведомлении. Формируем отдельные блоки данных по каждому необходимому КПП и ОКТМО.
Не проверяем сальдо ЕНС после подачи уведомления. Контролируем, что налоговый орган распределил обязанность без образования необоснованной недоимки.
Если обособленное подразделение фактически снято с учета 26 октября 2023 года, а аванс выплачен 28 октября и зарплата за вторую половину октября выплачена 13 ноября, эти выплаты происходят после закрытия подразделения.
Поэтому НДФЛ с аванса и зарплаты удерживаем в даты фактических выплат и относим к головной организации, если работники не были переведены в другое действующее подразделение.
Для выплат после закрытия используем КПП и ОКТМО головной организации. Уведомление по НДФЛ и расчет 6-НДФЛ по этим суммам представляем по месту учета головной организации.
Одновременно отдельно завершаем отчетность по закрытому подразделению за доходы, выплаченные до даты его снятия с учета. Если расчет за закрытое подразделение подаем уже после его снятия с учета, направляем его в инспекцию головной организации, указываем КПП головной организации, код по месту учета 223, код закрытия подразделения 9, ИНН и КПП закрытого подразделения в специальном поле и ОКТМО бывшего подразделения.
Таким образом, не применяем единое правило «все выплаты бывшим сотрудникам всегда отражаем по ОКТМО закрытого подразделения». Сначала определяем дату фактической выплаты дохода и статус подразделения на эту дату, затем выбираем правильные КПП, ОКТМО, расчет 6-НДФЛ и уведомление по НДФЛ.
Информация носит справочный характер