Рассмотрим ситуацию, когда головная организация и ее обособленное подразделение состоят на учете в одной и той же налоговой инспекции. На первый взгляд может показаться, что в этом случае достаточно сформировать один общий расчет 6-НДФЛ. Однако совпадение налоговой инспекции само по себе не означает, что показатели головной организации и обособленного подразделения можно автоматически объединить.
По общему правилу сформируйте два отдельных расчета 6-НДФЛ и направьте их в одну налоговую инспекцию:
первый расчет — по головной организации с КПП головной организации и ОКТМО по месту ее нахождения;
второй расчет — по обособленному подразделению с КПП обособленного подразделения и ОКТМО по месту нахождения подразделения.
В расчете за обособленное подразделение на титульном листе укажите код места нахождения учета 220. Для головной организации в стандартной ситуации укажите код 214. Код налоговой инспекции в обоих расчетах может быть одинаковым, поскольку получателем отчетности является одна и та же ИФНС.
При этом предусмотрен отдельный вариант: если головная организация и обособленное подразделение находятся на территории одного муниципального образования, организация вправе перейти на централизованный порядок представления отчетности по НДФЛ. Для этого заранее подайте уведомление о выборе налогового органа. Если такое уведомление своевременно представлено, показатели можно объединять в одном расчете по выбранному КПП и ОКТМО.
Разберем подробнее, какие реквизиты определяют принадлежность расчета 6-НДФЛ. Для налоговой отчетности важно не только поле «Представляется в налоговый орган». Идентификация обязательства выполняется по совокупности реквизитов:
ИНН организации;
КПП по месту учета головной организации или обособленного подразделения;
коду ОКТМО соответствующего муниципального образования;
коду места нахождения учета;
отчетному периоду;
номеру корректировки.
У головной организации и обособленного подразделения один ИНН, поскольку обособленное подразделение не является самостоятельным юридическим лицом. Однако при постановке подразделения на налоговый учет организации присваивается отдельный КПП по месту нахождения этого подразделения.
Следовательно, даже при совпадении кода ИФНС существуют две налоговые регистрации:
регистрация по месту нахождения головной организации;
регистрация по месту нахождения обособленного подразделения.
Не объединяйте показатели только на основании того, что оба расчета поступят одному инспектору или в один налоговый орган. В информационных ресурсах ФНС расчеты учитываются в разрезе КПП и ОКТМО. Один общий расчет без предусмотренного законодательством централизованного порядка может привести к тому, что данные работников подразделения будут отнесены к неправильной налоговой регистрации.
Если организация не подавала уведомление о централизованном представлении отчетности по НДФЛ, применим обычный порядок. Подготовьте отдельный расчет по головной организации и отдельный расчет по обособленному подразделению.
Разберем по шагам:
Определите работников и физических лиц, доходы которых относятся к головной организации.
Определите работников обособленного подразделения и физических лиц, договоры с которыми заключило это подразделение.
Разделите доходы, вычеты, исчисленный, удержанный и возвращенный НДФЛ между двумя налоговыми регистрациями.
Сформируйте расчет по КПП и ОКТМО головной организации.
Сформируйте отдельный расчет по КПП и ОКТМО обособленного подразделения.
Укажите в обоих расчетах один и тот же код ИФНС, если головная организация и подразделение действительно поставлены на учет в одной инспекции.
Проверьте код места нахождения учета: для головной организации — 214, для обособленного подразделения — 220.
Отправьте оба расчета как самостоятельные файлы отчетности.
В результате налоговая инспекция получит два расчета с одинаковым ИНН и одинаковым кодом получателя, но с разными КПП. ОКТМО могут различаться либо совпадать — это зависит не от кода ИФНС, а от фактического муниципального образования, в котором находятся головная организация и подразделение.
Сначала рассмотрим расчет по головной организации. В него включите доходы работников головного офиса и других физических лиц, выплаты которым относятся к налоговой регистрации головной организации.
На титульном листе проверьте следующие реквизиты:
ИНН. Укажите ИНН юридического лица.
КПП. Укажите КПП, присвоенный по месту нахождения головной организации.
Код налогового органа. Укажите код ИФНС, в которой состоит на учете головная организация.
Код места нахождения учета. В стандартной ситуации для российской организации, не имеющей специального статуса крупнейшего налогоплательщика, укажите код 214.
ОКТМО. Укажите ОКТМО по месту нахождения головной организации.
Отчетный период. Выберите квартал, полугодие, девять месяцев или год, за который представляется расчет.
Номер корректировки. Для первичного расчета установите значение, обозначающее первичное представление.
В разделах расчета отразите только показатели, относящиеся к головной организации. Не включайте в них доходы работников обособленного подразделения, если организация не применяет централизованный порядок.
В годовом расчете проверьте приложение 1 со справками о доходах и суммах налога физических лиц. В расчет головной организации должны попасть справки только по тем доходам, которые учитывались по ее КПП и ОКТМО.
Теперь сформируем расчет по обособленному подразделению. В него включите доходы работников подразделения, а также доходы физических лиц по гражданско-правовым договорам, заключенным соответствующим подразделением.
На титульном листе укажите:
ИНН. Укажите ИНН головной организации. Отдельного ИНН у обособленного подразделения нет.
КПП. Укажите КПП, присвоенный организации по месту нахождения обособленного подразделения.
Код налогового органа. Укажите код ИФНС по месту учета подразделения. В рассматриваемой ситуации он совпадет с кодом ИФНС головной организации.
Код места нахождения учета. Укажите код 220 — по месту нахождения обособленного подразделения российской организации.
ОКТМО. Укажите ОКТМО муниципального образования, на территории которого находится подразделение.
Наименование налогового агента. Укажите наименование организации в соответствии с регистрационными данными и форматом расчета.
Не указывайте в расчете подразделения КПП головной организации. То обстоятельство, что расчет отправляется в ту же ИФНС, не меняет КПП, по которому должны учитываться доходы работников подразделения.
Разделы 1 и 2 заполните по операциям обособленного подразделения. В годовом расчете сформируйте приложение 1 по работникам и другим физическим лицам, доходы которых отражались по КПП подразделения.
В сообщении на форуме справедливо указано, что для каждого расчета необходимо проверить свой ОКТМО. Однако рассмотрим важное уточнение: разные КПП не всегда означают разные ОКТМО.
Возможны две ситуации:
Головная организация и подразделение находятся в разных муниципальных образованиях. В этом случае у них, как правило, будут разные коды ОКТМО, даже если их обслуживает одна межрайонная ИФНС.
Головная организация и подразделение находятся в одном муниципальном образовании. Тогда ОКТМО может совпадать, но КПП все равно будут разными.
Таким образом, не определяйте ОКТМО по коду налоговой инспекции. Одна инспекция может администрировать несколько муниципальных образований. Используйте ОКТМО, соответствующий фактическому месту нахождения головной организации или подразделения.
Проверим реквизиты по документам о постановке на учет и по данным, указанным в информационной базе. Если адрес подразделения изменялся, дополнительно выясним дату изменения регистрации, поскольку часть доходов может относиться к старому ОКТМО, а часть — к новому.
Проанализируем ситуацию, когда головная организация и подразделение имеют:
один ИНН;
одну налоговую инспекцию;
одинаковый ОКТМО;
разные КПП.
Если уведомление о централизованном порядке не подавалось, сформируйте два расчета. Первый расчет сдайте с КПП головной организации, второй — с КПП обособленного подразделения.
Совпадение ОКТМО не отменяет отдельную постановку подразделения на учет. Расчеты будут различаться как минимум КПП и кодом места нахождения учета.
Не суммируйте показатели вручную в одном расчете с КПП головной организации. Для объединения требуется применение специального порядка, предусмотренного для организаций и подразделений, находящихся в одном муниципальном образовании.
Рассмотрим второй вариант решения. Организация вправе централизовать уплату НДФЛ и представление расчета, если выполняются территориальные условия.
Централизованный порядок возможен в следующих случаях:
у организации есть несколько обособленных подразделений на территории одного муниципального образования;
головная организация и ее обособленные подразделения находятся на территории одного муниципального образования;
организация выбрала одну налоговую регистрацию, через которую будет представляться отчетность по НДФЛ за соответствующую территорию;
в налоговые органы своевременно направлено уведомление о выборе налогового органа.
Если головная организация находится в том же муниципальном образовании, можно выбрать:
налоговый орган по месту нахождения головной организации;
налоговый орган по месту нахождения одного из обособленных подразделений.
Если головная организация находится в другом муниципальном образовании, а несколько подразделений расположены в одном муниципальном образовании, выберите одно из таких подразделений в качестве ответственного.
В рассматриваемом вопросе головная организация и подразделение состоят на учете в одной ИФНС. Однако для применения централизованного порядка дополнительно выясним, находятся ли они именно в одном муниципальном образовании. Совпадения ИФНС недостаточно.
Не будем считать понятия «одна ИФНС» и «одно муниципальное образование» равнозначными. Межрайонная налоговая инспекция может обслуживать несколько городов, районов, муниципальных округов и иных территорий с разными ОКТМО.
Посмотрим на два варианта:
Головная организация и подразделение находятся в разных районах, но оба района обслуживает одна межрайонная ИФНС. Централизовать отчетность только по причине совпадения инспекции нельзя.
Головная организация и подразделение находятся в пределах одного города и имеют один ОКТМО. При соблюдении уведомительного порядка отчетность можно централизовать.
Поэтому перед выбором способа сдачи отчетности сопоставьте не только коды ИФНС, но и ОКТМО. Если ОКТМО различаются, это обычно указывает на разные муниципальные образования, и отчетность следует разделять.
Для перехода на централизованный порядок используйте уведомление о выборе налогового органа по форме КНД 1150097.
Разберем порядок действий:
Определите муниципальное образование, в пределах которого находятся подразделения либо головная организация и подразделения.
Выберите налоговую регистрацию, через которую организация будет представлять расчет 6-НДФЛ.
Укажите выбранную ИФНС, КПП и ОКТМО.
Перечислите подразделения, показатели которых будут объединяться.
Направьте уведомление в налоговые органы, в которых организация состоит на учете по месту нахождения соответствующих обособленных подразделений.
Сохраните подтверждение приема уведомления.
Настройте централизованный учет НДФЛ в программе 1С с начала соответствующего налогового периода.
Уведомление представьте не позднее первого числа налогового периода, с которого планируется применять выбранный порядок. Поскольку налоговым периодом по НДФЛ является календарный год, решение обычно принимают до начала нового года.
Чтобы избежать споров о переносе срока, направьте уведомление заблаговременно, до окончания предыдущего календарного года. Не откладывайте его отправку до формирования первого квартального расчета.
Выбранный порядок нельзя произвольно менять в течение налогового периода. Если в январе организация начала сдавать отдельные расчеты без уведомления, перейти в середине года на один объединенный расчет только для сокращения количества отчетов нельзя.
Если уведомление о выборе налогового органа не направлено в установленный срок, продолжайте применять общий порядок.
В рассматриваемой ситуации это означает:
сформируйте расчет по головной организации;
сформируйте расчет по обособленному подразделению;
укажите в обоих расчетах одну и ту же ИФНС;
используйте разные КПП;
укажите ОКТМО соответствующих мест нахождения;
в расчете подразделения установите код 220.
Не оформляйте уведомление задним числом и не пересобирайте уже представленную отчетность в один расчет без официального основания. На централизованный порядок перейдите с нового налогового периода после своевременной подачи уведомления.
Если организация своевременно уведомила ФНС и выбрала головную организацию либо ответственное подразделение, сформируйте один расчет по выбранной налоговой регистрации.
В расчет включите совокупные показатели:
выбранной головной организации или ответственного подразделения;
остальных подразделений соответствующего муниципального образования;
работников этих подразделений;
физических лиц по договорам, выплаты по которым относятся к включенным подразделениям.
На титульном листе используйте КПП и ОКТМО выбранной регистрации. Если выбрана головная организация, примените ее КПП, ОКТМО и соответствующий код места учета. Если выбрано обособленное подразделение, используйте его КПП, ОКТМО и код 220.
Не формируйте одновременно объединенный расчет и отдельные расчеты по включенным подразделениям. В противном случае одни и те же доходы и суммы налога будут задвоены.
При раздельной сдаче отчетности распределите работников по месту их работы. Доходы работника обособленного подразделения отражайте по КПП и ОКТМО этого подразделения.
Разберем основные случаи:
Работник постоянно трудится в головном офисе. Включите его доходы в расчет головной организации.
Работник постоянно трудится в обособленном подразделении. Включите его доходы в расчет подразделения.
Работник переведен из головной организации в подразделение. Разделите доходы с учетом кадрового перевода, дат выплат и регистрации НДФЛ в учетной системе.
Работник переведен из одного подразделения в другое. Проверьте, по какой регистрации отражена каждая выплата, и сформируйте показатели по соответствующим КПП и ОКТМО.
Работник одновременно выполняет обязанности в разных подразделениях. Распределите доход в соответствии с документами, условиями трудового договора, учетом рабочего времени и правилами налогового учета.
Не относите весь годовой доход сотрудника к подразделению, в котором он числится на дату формирования годовой отчетности. Посмотрим историю выплат и налоговых регистраций за весь год.
Доходы по договорам гражданско-правового характера также необходимо распределять между головной организацией и подразделением.
Если договор с физическим лицом заключило обособленное подразделение, выплату и НДФЛ по общему правилу отразите по месту учета этого подразделения. Если договор заключен головной организацией и не связан с подразделением, включите доход в расчет головной организации.
Проверьте:
какая сторона организации указана в договоре;
кто подписал договор;
какое подразделение приняло результат работ или услуг;
по какой регистрации НДФЛ проведена выплата в программе;
какой КПП и ОКТМО использованы в уведомлении об исчисленных суммах налогов.
Не определяйте принадлежность дохода только по банковскому счету, с которого перечислены деньги. Выплату может технически проводить головная организация, но налоговое обязательство при этом относится к обособленному подразделению.
Раздельный учет касается не только расчета 6-НДФЛ. Проверьте уведомления об исчисленных суммах налогов, представляемые в связи с применением единого налогового счета.
Если организация отчитывается отдельно, в уведомлении сформируйте отдельные блоки:
по КПП и ОКТМО головной организации;
по КПП и ОКТМО обособленного подразделения.
Само уведомление можно направить одним электронным файлом, но внутри него суммы должны быть правильно разделены по регистрационным реквизитам.
Для НДФЛ, удержанного с доходов работников подразделения, укажите КПП и ОКТМО подразделения. Для НДФЛ работников головного офиса укажите реквизиты головной организации.
Если применяется централизованный порядок, объедините суммы по выбранному КПП и ОКТМО. Эти же реквизиты должны использоваться в расчете 6-НДФЛ.
Перечисление единого налогового платежа на единый налоговый счет не отменяет распределение обязательств по КПП и ОКТМО. Детализация выполняется через уведомления и налоговую отчетность.
Совпадение налоговой инспекции не меняет сроки представления формы 6-НДФЛ. Отчитайтесь в общие сроки:
за первый квартал — не позднее 25 апреля;
за полугодие — не позднее 25 июля;
за девять месяцев — не позднее 25 октября;
за год — не позднее 25 февраля следующего года.
Если установленная дата приходится на выходной или нерабочий праздничный день, перенесите срок на следующий рабочий день.
Например, за первый квартал 2026 года установленный срок 25 апреля приходился на выходной, поэтому расчет следовало представить не позднее 27 апреля 2026 года.
При раздельном порядке к одному сроку направьте два расчета. Не считайте, что второй расчет можно сдать позднее, поскольку он поступает в ту же инспекцию.
Отдельную форму 2-НДФЛ в составе самостоятельной годовой отчетности не представляйте. Сведения о доходах и суммах налога физических лиц включаются в приложение 1 к годовому расчету 6-НДФЛ.
При раздельном порядке сформируйте:
приложение 1 к годовому расчету головной организации;
приложение 1 к годовому расчету обособленного подразделения.
Если один сотрудник в течение года получал доходы по двум регистрациям, сведения о нем могут присутствовать в обоих расчетах. В каждой справке отразите соответствующую часть дохода и налога.
Не объединяйте доходы сотрудника в справке головной организации, если часть выплат была зарегистрирована по КПП подразделения. Сначала сверим суммарный годовой доход сотрудника, затем проверим его распределение по двум расчетам.
Каждый расчет является отдельным отчетным документом. При электронной отправке сформируйте два файла. В них будут:
одинаковый ИНН;
одинаковый код налогового органа;
одинаковый отчетный период;
разные КПП;
разные либо одинаковые ОКТМО;
разные коды места учета для головной организации и подразделения;
разный состав физических лиц и налоговых показателей.
Организации, у которых доходы получили десять и более физических лиц, представляют расчет в электронной форме. При меньшем количестве получателей дохода законодательство допускает бумажный формат, однако при наличии подключенной электронной отчетности удобнее направить оба расчета по телекоммуникационным каналам связи.
Чтобы программа правильно разделила показатели, внесите в информационную базу обе налоговые регистрации. Рассмотрим общую логику, применяемую в программах 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Бухгалтерия предприятия и других конфигурациях с зарплатным учетом.
Проверьте следующие объекты:
Организации — карточку юридического лица и регистрацию по месту нахождения головной организации;
Подразделения — структуру организации и признак обособленного подразделения;
Регистрация в налоговом органе — код ИФНС, КПП, ОКТМО и период действия регистрации;
кадровые документы — место работы сотрудников;
расчетные документы — регистрацию, по которой исчисляется НДФЛ;
платежные документы — дату выплаты и удержание налога.
Для головной организации и обособленного подразделения создайте отдельные элементы Регистрация в налоговом органе, даже если код ИФНС совпадает.
В регистрации головной организации укажите:
код общей ИФНС;
КПП головной организации;
ОКТМО головной организации.
В регистрации подразделения укажите:
тот же код ИФНС;
КПП обособленного подразделения;
ОКТМО подразделения.
Не создавайте одну общую регистрацию только потому, что совпадает ИФНС. Программа должна различать налоговые обязательства по КПП и ОКТМО.
В 1С:ЗУП откройте настройки организации и список налоговых регистраций. Затем проверьте карточку обособленного подразделения.
Разберем по шагам:
Откройте справочник Организации и выберите нужное юридическое лицо.
Перейдите к сведениям о регистрации в налоговом органе.
Проверьте КПП и ОКТМО головной организации.
Откройте справочник Подразделения.
Выберите обособленное подразделение.
Установите признак обособленного подразделения, если он предусмотрен используемой конфигурацией.
Укажите отдельную регистрацию в налоговом органе с КПП и ОКТМО подразделения.
Проверьте дату начала действия регистрации.
Сохраните настройки и проверьте кадровую историю работников.
Если подразделение зарегистрировано с начала года, его налоговая регистрация должна действовать с соответствующей даты. Если подразделение создано в середине года, не распространяйте новую регистрацию на более ранние выплаты.
Если сотрудник переводился в подразделение, оформите изменение документом Кадровый перевод. Не меняйте подразделение непосредственно в карточке сотрудника без кадрового документа, поскольку это может нарушить историю распределения доходов.
После настройки регистраций посмотрим, как программа отнесла выплаты. Проверьте документы:
Начисление за первую половину месяца;
Начисление зарплаты и взносов;
Премия;
Отпуск;
Больничный лист;
Разовое начисление;
Договор авторского заказа или документы учета договоров ГПХ;
Ведомость в банк;
Ведомость в кассу.
В документах начисления проверьте подразделение сотрудника и предполагаемую дату выплаты. В ведомостях проверьте фактическую дату выплаты и удержанный НДФЛ.
Если регистрация подразделения была настроена после начисления зарплаты, пересчитайте НДФЛ штатными средствами программы. При необходимости перезаполните ведомости, чтобы удержанный налог распределился по правильным налоговым регистрациям.
Не корректируйте только готовую форму 6-НДФЛ, если ошибка возникла в расчетных документах. Исправим первичные данные, перепроведем документы и заново заполним отчет.
Для составления отчетности используйте регламентированный отчет 6-НДФЛ.
Сначала создайте расчет по головной организации:
Откройте сервис Регламентированные отчеты.
Создайте новый отчет 6-НДФЛ.
Выберите организацию и отчетный период.
В поле представления в налоговый орган выберите регистрацию головной организации.
Заполните отчет автоматически.
Проверьте КПП, ОКТМО и код места учета.
Запустите встроенную проверку.
Затем создайте второй расчет:
Еще раз создайте отчет 6-НДФЛ за тот же период.
Выберите ту же организацию.
В поле представления в налоговый орган выберите регистрацию обособленного подразделения.
Заполните отчет.
Проверьте КПП подразделения.
Проверьте ОКТМО подразделения.
Убедитесь, что код места нахождения учета равен 220.
Проверьте состав работников и суммы налога.
В списке отчетов появятся два экземпляра 6-НДФЛ за один период. Это корректно. Различить их можно по регистрации в налоговом органе, КПП и ОКТМО.
Если при создании отчета программа не предлагает выбрать подразделение или формирует один общий расчет, выясним причину.
Последовательно проверьте:
создана ли отдельная Регистрация в налоговом органе для подразделения;
указан ли в ней КПП подразделения;
заполнен ли ОКТМО;
связано ли подразделение с этой регистрацией;
есть ли работники, кадровые данные которых относятся к подразделению;
существуют ли выплаты, зарегистрированные по КПП подразделения;
не включена ли в настройках централизованная сдача отчетности;
поддерживает ли используемая конфигурация полноценный учет нескольких налоговых регистраций;
установлен ли актуальный релиз программы.
В некоторых версиях 1С:Бухгалтерия предприятия возможности учета подразделений зависят от редакции и функциональности конфигурации. Если расчет зарплаты ведется в 1С:ЗУП, формируйте данные по НДФЛ в зарплатной базе либо обеспечьте корректную синхронизацию с бухгалтерской базой.
Не ограничивайтесь просмотром титульных листов. Перед отправкой сверим суммы по налоговым регистрациям.
В 1С:ЗУП сформируйте отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику. Установите период с начала года и проверьте:
дату получения дохода;
сумму дохода;
предоставленные вычеты;
исчисленный НДФЛ;
удержанный НДФЛ;
возвращенный налог;
КПП и ОКТМО налоговой регистрации.
Дополнительно используйте отчет Анализ НДФЛ по документам-основаниям, если он доступен в применяемой версии. Он поможет определить, какой документ сформировал доход и по какой регистрации он был учтен.
Сверьте итоговые суммы:
с расчетом по головной организации;
с расчетом по подразделению;
с уведомлениями об исчисленных суммах;
с данными единого налогового счета;
с бухгалтерским учетом расчетов по НДФЛ.
Сумма двух отдельных расчетов должна соответствовать общим данным организации за период, но показатели конкретных строк сверяйте с учетом правил заполнения формы и дат фактических выплат.
Посмотрим на условный пример.
Организация имеет следующие реквизиты:
ИНН — 7701000000;
КПП головной организации — 770101001;
ОКТМО головной организации — 45375000;
КПП обособленного подразделения — 770145001;
ОКТМО подразделения — 45378000;
код ИФНС для обеих регистраций — 7701.
В головном офисе работают 20 человек, а в подразделении — 8 человек. Уведомление о централизованной сдаче не подавалось.
Сформируйте первый расчет:
ИНН — 7701000000;
КПП — 770101001;
ИФНС — 7701;
код места учета — 214;
ОКТМО — 45375000;
доходы — только по работникам головного офиса.
Сформируйте второй расчет:
ИНН — 7701000000;
КПП — 770145001;
ИФНС — 7701;
код места учета — 220;
ОКТМО — 45378000;
доходы — только по работникам подразделения.
Оба файла отправьте в ИФНС 7701. Наличие одного получателя не мешает представить два самостоятельных расчета.
Теперь рассмотрим ситуацию, когда головной офис и подразделение находятся в пределах одного муниципального образования.
Условные реквизиты:
КПП головной организации — 770101001;
КПП подразделения — 770145001;
ОКТМО обеих регистраций — 45375000;
код ИФНС — 7701.
Если уведомление о выборе налогового органа не подавалось, представьте два расчета:
первый — с КПП 770101001, ОКТМО 45375000 и кодом места учета 214;
второй — с КПП 770145001, ОКТМО 45375000 и кодом места учета 220.
Одинаковый ОКТМО в двух расчетах допустим. Основным различающим реквизитом в данном случае будет КПП.
Если до начала года организация подала уведомление и выбрала головную организацию, сформируйте один расчет с КПП 770101001 и объедините в нем показатели головного офиса и подразделения.
Предположим, у организации в одном муниципальном образовании находятся три обособленных подразделения. Головная организация зарегистрирована в другом муниципальном образовании.
Организация выбрала второе подразделение в качестве ответственного и своевременно представила уведомление.
В этом случае:
доходы работников всех трех подразделений объедините;
сформируйте один расчет по КПП ответственного подразделения;
укажите ОКТМО соответствующего муниципального образования;
укажите код места учета 220;
отдельные расчеты по первому и третьему подразделениям не формируйте;
уведомления об исчисленных суммах заполняйте по выбранному КПП и ОКТМО.
Показатели головной организации, расположенной в другом муниципальном образовании, в этот расчет не включайте. По головной организации сформируйте отдельный расчет.
При кадровом переводе один сотрудник может попасть в два расчета за год. Это не ошибка, если доходы распределены правильно.
Рассмотрим ситуацию:
с января по июнь сотрудник работал в головной организации;
с 1 июля его перевели в обособленное подразделение;
выплаты за первое полугодие зарегистрированы по КПП головной организации;
выплаты после перевода зарегистрированы по КПП подразделения.
В расчет головной организации включите доходы и НДФЛ за период работы по ее регистрации. В расчет подразделения включите доходы и налог после перевода.
В годовых приложениях сведения о сотруднике появятся в двух расчетах. Суммарный доход по двум справкам должен совпасть с общим доходом сотрудника за год.
Если зарплата за июнь выплачена уже после перевода, дополнительно проанализируем дату выплаты и то, по какой регистрации программа учла НДФЛ. Не переносите сумму между расчетами вручную без проверки документов начисления, кадрового перевода и ведомости.
Обязанность по представлению 6-НДФЛ возникает у налогового агента при выплате доходов физическим лицам.
Если подразделение создано, но с начала года не выплачивало доходы и не выполняло функции налогового агента, обязательный нулевой расчет по нему обычно не формируйте.
Однако рассмотрим другую ситуацию: выплаты были в первом квартале, а затем сотрудники переведены и до конца года доходов по подразделению больше не было. Поскольку расчет заполняется нарастающим итогом, продолжайте представлять расчеты за полугодие, девять месяцев и год с ранее сформированными показателями.
Не прекращайте сдачу отчетности по подразделению только потому, что в текущем квартале отсутствовали выплаты. Проверим, были ли выплаты с начала календарного года.
Если организация не применяла централизованный порядок, но включила доходы подразделения в расчет с КПП головной организации, исправьте отчетность.
Разберем общий алгоритм:
Определите суммы, ошибочно включенные в расчет головной организации.
Сформируйте уточненный расчет по КПП головной организации с правильными показателями.
Создайте первичный расчет по КПП обособленного подразделения.
Укажите в нем код места учета 220.
Укажите ОКТМО подразделения.
Проверьте уведомления об исчисленных суммах НДФЛ.
При необходимости исправьте распределение обязательств по КПП и ОКТМО.
Если из-за ошибки суммы в расчете головной организации были завышены, в уточненном расчете уменьшите их до правильного значения. В расчете подразделения отразите соответствующие доходы и налог.
Перед исправлением отчетов приведите в порядок данные 1С. Иначе после автоматического заполнения программа снова объединит показатели.
Ошибка в КПП или ОКТМО считается ошибкой в идентификационных реквизитах расчета. Обычной заменой значения в уточненном отчете такую ошибку полностью не исправить, поскольку расчет с правильным КПП или ОКТМО воспринимается как отчет по другой регистрационной совокупности.
Примените специальный порядок:
создайте расчет с правильными КПП и ОКТМО;
укажите в нем признак первичного представления;
перенесите правильные показатели из ошибочного расчета;
по ошибочным КПП и ОКТМО представьте уточненный расчет;
укажите в уточненном расчете очередной номер корректировки;
обнулите показатели разделов ошибочного расчета;
для годового расчета проверьте необходимость корректировки или аннулирования справок приложения 1.
Например, если расчет подразделения ошибочно отправлен с КПП головной организации, сначала сформируйте правильный первичный расчет с КПП подразделения. Затем исправьте расчет по ошибочным реквизитам так, чтобы показатели подразделения больше не учитывались по КПП головной организации.
Если неправильные реквизиты были указаны не только в 6-НДФЛ, но и в уведомлении об исчисленных суммах, исправьте уведомление отдельно.
В новом уведомлении:
повторите ошибочные КПП, ОКТМО, КБК и период;
укажите по ошибочной строке нулевую сумму;
добавьте новую строку с правильными КПП и ОКТМО;
укажите правильную сумму обязательства;
проверьте отражение исправления на едином налоговом счете.
В 1С:Бухгалтерия предприятия используйте документ Уведомление об исчисленных суммах налогов. Не редактируйте уже отправленное уведомление: создайте новое корректирующее уведомление.
Рассмотрим распространенные ошибки, которые возникают при совпадении налоговой инспекции.
Формируют один расчет без уведомления. Совпадение ИФНС ошибочно воспринимают как основание для объединения показателей.
В обоих расчетах указывают КПП головной организации. В расчете подразделения должен стоять его собственный КПП.
В расчете подразделения указывают код 214. По общему правилу используйте код 220.
Определяют ОКТМО по адресу ИФНС. Указывайте ОКТМО места нахождения организации или подразделения, а не налогового органа.
Считают, что ОКТМО обязательно должны различаться. В одном муниципальном образовании они могут совпадать.
Считают, что одинаковый ОКТМО разрешает объединить расчеты. Без уведомления и выбора централизованного порядка сформируйте отдельные расчеты по разным КПП.
Указывают разных получателей, хотя подразделение состоит на учете в той же ИФНС. Код налоговой инспекции в обоих расчетах должен соответствовать фактической постановке на учет.
Объединяют отчет, но продолжают подавать отдельные уведомления по старым КПП. Отчетность и уведомления должны соответствовать выбранному порядку.
Меняют способ сдачи в середине года. Выбор централизованного порядка нельзя произвольно менять в течение налогового периода.
Удаляют регистрацию подразделения из 1С. Сохраните историю регистрации для отчетности и возможных корректировок.
Исправляют только титульный лист. Проверьте распределение доходов и налога в регистрах программы.
Дважды включают одного работника. Сверьте выплаты по документам и налоговым регистрациям.
Составим контрольный список для раздельной сдачи.
Убедитесь, что созданы два экземпляра расчета за один отчетный период.
Проверьте, что ИНН в обоих расчетах одинаковый.
Проверьте, что КПП различаются.
Сверьте КПП подразделения с уведомлением о постановке на учет.
Проверьте, что код ИФНС в обоих расчетах одинаковый, если обе регистрации действительно относятся к одной инспекции.
В расчете головной организации проверьте код места учета 214 для стандартной ситуации.
В расчете подразделения проверьте код места учета 220.
Сверьте ОКТМО с адресами и муниципальными образованиями.
Проверьте состав работников в каждом расчете.
Проверьте доходы по договорам ГПХ.
Сверьте исчисленный и удержанный НДФЛ.
Сопоставьте раздел 1 с уведомлениями об исчисленных суммах.
В годовой форме проверьте приложение 1.
Выполните проверку контрольных соотношений.
Убедитесь, что один и тот же доход не попал одновременно в оба расчета.
Чтобы окончательно определить порядок, ответим на несколько вопросов.
Головная организация и подразделение состоят на учете в одной ИФНС? Если да, оба отчета можно направить одному получателю, но это еще не означает возможность их объединения.
Они находятся в одном муниципальном образовании? Если нет, применяйте раздельный порядок.
Подавалось ли уведомление по форме КНД 1150097? Если нет, применяйте раздельный порядок.
Уведомление подано до начала налогового периода? Если нет, не переходите на объединенный расчет в середине года.
В уведомлении выбрана головная организация или подразделение? Используйте КПП и ОКТМО выбранной регистрации.
Настроен ли тот же порядок в 1С? Отчетность, расчет НДФЛ и уведомления должны формироваться согласованно.
Если хотя бы одно обязательное условие централизованного порядка не выполнено, безопасным и правильным решением будет представление отдельных расчетов.
Вернемся к вопросу автора. Есть головная организация и одно обособленное подразделение. Обе регистрации обслуживает одна налоговая инспекция.
Если уведомление о централизованном порядке не подавалось, действуйте следующим образом:
Создайте в 1С отдельную налоговую регистрацию для головной организации.
Создайте отдельную налоговую регистрацию для обособленного подразделения.
В обеих регистрациях укажите один код ИФНС.
Для головной организации укажите ее КПП и ОКТМО.
Для подразделения укажите КПП и ОКТМО подразделения.
Распределите работников и выплаты между регистрациями.
Сформируйте первый расчет 6-НДФЛ по головной организации.
Укажите в нем код места учета 214 для стандартной организации.
Сформируйте второй расчет 6-НДФЛ по подразделению.
Укажите в нем код места учета 220.
Проверьте ОКТМО каждого расчета. Они могут быть разными или одинаковыми.
Отправьте оба расчета в одну ИФНС отдельными файлами.
Проверьте, что уведомления об исчисленных суммах также разделены по КПП и ОКТМО.
Если организация и подразделение находятся в одном муниципальном образовании и организация хочет сдавать один расчет, подготовьте переход на централизованный порядок со следующего налогового периода. До его начала направьте уведомление о выборе налогового органа, а затем настройте объединение данных в 1С.
Да, по общему правилу необходимо подать два расчета 6-НДФЛ с разными КПП в одну и ту же налоговую инспекцию.
В расчете по головной организации укажите:
ИНН организации;
КПП головной организации;
код общей ИФНС;
код места учета 214 в стандартной ситуации;
ОКТМО по месту нахождения головной организации.
В расчете по обособленному подразделению укажите:
тот же ИНН организации;
КПП обособленного подразделения;
тот же код ИФНС;
код места учета 220;
ОКТМО по месту нахождения подразделения.
ОКТМО у головной организации и подразделения могут различаться, если они находятся в разных муниципальных образованиях. Если они находятся в одном муниципальном образовании, ОКТМО может совпадать, но без уведомления о централизованном порядке расчеты все равно сформируйте отдельно по разным КПП.
Один объединенный расчет представляйте только в том случае, если выполнены территориальные условия и организация своевременно подала уведомление о выборе налогового органа. В таком расчете используйте КПП и ОКТМО выбранной головной организации или ответственного подразделения.
Информация носит справочный характер