Рассмотрим ситуацию, когда организация отгрузила покупателю товар, предоставила по договору гарантию, затем наступил гарантийный случай, и продавец передает покупателю новый товар взамен ранее поставленного бракованного. При этом старый товар покупатель обратно не возвращает: он остается у покупателя, списывается, утилизируется или фактически не имеет дальнейшей ценности для продавца.
Разберем проблему по шагам. На первый взгляд кажется, что раз первая отгрузка уже была оформлена, товар был передан в полном количестве, цена договора не менялась, а замена происходит бесплатно, то новую реализацию делать не нужно. Но для бухгалтерского и налогового учета важно не только количество поставленного товара, но и качество исполнения обязательства. Если товар оказался ненадлежащего качества, поставка не может считаться полностью исполненной в той части, в которой покупатель получил непригодный товар.
Поэтому в безопасном варианте учета разделим операцию на две части:
скорректируем прошлую реализацию бракованного товара, потому что покупатель фактически отказался от товара ненадлежащего качества или стороны признали, что поставка по качеству не исполнена;
оформим передачу нового товара покупателю как новую самостоятельную реализацию, с начислением НДС по ставке, действующей на дату новой отгрузки.
Главный вывод: если вместо бракованного товара покупателю передается новый товар, такая передача обычно рассматривается как новая реализация. Поэтому по новому товару оформляйте отгрузочные документы, начисляйте НДС по ставке периода передачи нового товара и списывайте его себестоимость. Если первоначальная реализация была в прошлом году с НДС 20%, а замена выполняется в 2026 году, то по новой отгрузке применяйте ставку НДС 22%, если товар облагается по основной ставке.
Проанализируем ситуацию. Покупатель получил товар, но товар оказался бракованным. По договору продавец обязан обеспечить гарантийную замену. Если продавец передает покупателю полноценный новый товар, у покупателя появляется новый объект, которым он может пользоваться как собственник. Для целей НДС передача права собственности на товар на территории РФ является реализацией, даже если отдельная оплата за замену не взимается.
Именно поэтому вариант «просто списать товар на расходы по гарантии» подходит не всегда. Его можно рассматривать для гарантийного ремонта, технического обслуживания или передачи запасных частей в рамках ремонта, когда продавец фактически оказывает услугу по восстановлению работоспособности ранее поставленного товара. Но если передается полностью новый товар взамен старого, налоговые риски выше: контролирующие органы могут квалифицировать такую передачу как самостоятельную реализацию.
Разберем важное различие:
Гарантийный ремонт — ремонтируем прежний товар, устанавливаем детали, выполняем работы, возвращаем покупателю тот же объект. В этом случае можно анализировать освобождение от НДС по гарантийному ремонту, если выполнены условия статьи 149 НК РФ.
Гарантийная замена товара — передаем покупателю другой новый товар вместо бракованного. В этом случае безопаснее оформить новую реализацию нового товара и отдельно скорректировать первоначальную продажу бракованного товара.
В рассматриваемом вопросе речь идет именно о замене товара, а не о ремонте. Поэтому дальше будем разбирать учет через корректировку первоначальной реализации и новую отгрузку.
Посмотрим на спорный момент: покупатель не возвращает прежний товар. Это не означает, что корректировку первоначальной реализации делать нельзя. В хозяйственной практике бывают ситуации, когда возврат брака экономически нецелесообразен: товар крупногабаритный, доставка дороже остаточной ценности, товар непригоден для дальнейшего использования, подлежит утилизации у покупателя, опасен для перевозки или не имеет потребительских свойств.
Но в этом случае обязательно подготовьте документы, которые объясняют, почему товар не возвращается продавцу. Если документов нет, у налоговой инспекции может возникнуть вопрос: почему продавец уменьшает первоначальную реализацию, если товар физически не вернулся?
Соберите следующий комплект документов:
претензию покупателя с описанием недостатков товара;
акт выявленных недостатков или акт о браке;
заключение сервисной службы, эксперта, технического специалиста или комиссии продавца;
решение продавца о гарантийной замене;
соглашение сторон о замене товара и порядке обращения с бракованным товаром;
документ, подтверждающий, что бракованный товар не возвращается по экономически обоснованной причине;
акт утилизации, акт списания или уведомление покупателя об уничтожении товара, если товар остается у покупателя и подлежит утилизации;
накладную или УПД на передачу нового товара;
корректировочный счет-фактуру по первоначальной реализации, если уменьшается стоимость ранее отгруженного бракованного товара;
счет-фактуру или УПД со статусом счета-фактуры по новой отгрузке товара взамен брака.
Ключевая мысль: отсутствие физического возврата брака не отменяет возможность корректировки, но требует разумного экономического обоснования. Обязательно покажите в документах, что товар не возвращается не потому, что покупатель получил второй товар бесплатно сверх договора, а потому что первоначальный товар оказался ненадлежащего качества и не имеет нормальной потребительской ценности.
Рассмотрим основной вариант, который соответствует логике, предложенной в обсуждении. Поскольку старая поставка была некачественной, отражаем уменьшение или аннулирование первоначальной реализации в части бракованного товара. Затем оформляем передачу нового товара как новую реализацию.
В этом варианте используйте такие бухгалтерские записи:
Дт 91.02 Кт 62 — отражаем убыток прошлых лет или текущего периода, связанный с уменьшением обязательств покупателя по первоначальной реализации бракованного товара. Такая проводка применяется, если первоначальная реализация была в прошлом году и период уже закрыт.
Дт 68.02 Кт 91.01 — принимаем к вычету НДС по корректировочному счету-фактуре, оформленному на уменьшение стоимости первоначальной реализации.
Дт 62 Кт 90.01 — отражаем выручку от реализации нового товара, переданного покупателю взамен бракованного.
Дт 90.02 Кт 41 — списываем себестоимость нового товара, переданного покупателю.
Дт 90.03 Кт 68.02 — начисляем НДС по новой отгрузке товара по ставке, действующей на дату передачи нового товара.
Если замена выполняется в 2026 году и товар облагается по основной ставке, применяйте ставку 22%. То, что первоначальная реализация была в прошлом году со ставкой 20%, не дает права применить старую ставку к новой передаче товара. Для новой реализации определяющим является период новой отгрузки.
Рассмотрим подробнее экономику этих проводок. Первая операция уменьшает эффект от прошлой реализации бракованного товара. Вторая операция возвращает продавцу ранее начисленный НДС по корректировочному счету-фактуре. Третья, четвертая и пятая операции отражают уже новую поставку качественного товара покупателю.
Если покупатель не должен ничего доплачивать, организуйте взаимозачет между задолженностью по новой реализации и обязательством продавца, возникшим из-за корректировки старой реализации. В 1С это можно сделать через корректное заполнение договора и документа расчетов либо отдельным документом взаимозачета, если в вашей конфигурации он используется.
Разберем вопрос, который чаще всего вызывает возражение: старая отгрузка была с НДС 20%, а при новой передаче товара в 2026 году возникает НДС 22%. Кажется, что продавец как будто доплачивает налог по прошлогодней реализации. Но это не совсем так.
Мы не пересчитываем прошлогоднюю реализацию по ставке 22%. Прошлая реализация корректируется по той ставке, по которой была изначально оформлена, то есть по ставке 20%, если отгрузка была в период действия этой ставки. А новая передача товара взамен брака — это новая хозяйственная операция. По ней ставка определяется по дате новой отгрузки.
Поэтому получаем две разные операции:
корректировка старой реализации — применяем ставку из первоначального счета-фактуры, например 20%;
новая реализация товара взамен брака — применяем текущую ставку на дату новой отгрузки, например 22% в 2026 году.
Посмотрим на простой пример. В 2025 году товар был продан за 120 000 руб., в том числе НДС 20 000 руб. В 2026 году товар признан бракованным, покупатель его не возвращает, потому что он непригоден и утилизируется у покупателя. Продавец передает новый аналогичный товар. Если стороны сохраняют цену 120 000 руб. уже с учетом НДС 22%, то в новой реализации налог составит 21 639,34 руб., а выручка без НДС — 98 360,66 руб.
В результате продавец по старой операции принимает к вычету 20 000 руб. НДС, а по новой операции начисляет 21 639,34 руб. НДС. Разница по НДС действительно может увеличить налоговую нагрузку. Это не доначисление по прошлому году, а последствие того, что новая отгрузка приходится на период новой ставки.
Если договорная цена указана как «цена без НДС плюс НДС сверху», проверьте условия договора и соглашения о замене. В этом случае вопрос о сумме доплаты покупателем или принятии разницы продавцом за свой счет нужно решить в документах. Для гарантийной замены обычно покупатель не доплачивает, поэтому налоговая разница фактически ложится на продавца.
Посмотрим на подробный пример. В 2025 году продавец отгрузил покупателю товар за 120 000 руб., в том числе НДС 20% — 20 000 руб. Себестоимость товара составляла 70 000 руб. В 2026 году выявлен гарантийный случай. Старый товар покупатель не возвращает, потому что он не подлежит восстановлению и утилизируется у покупателя. Продавец передает новый товар такой же договорной стоимости — 120 000 руб. Цена считается включающей НДС. Себестоимость нового товара — 75 000 руб.
В 2026 году по корректировке старой реализации сделаем записи:
Дт 91.02 Кт 62 — 120 000 руб. Отражаем уменьшение требований к покупателю или обязательство перед покупателем по бракованной прошлогодней поставке.
Дт 68.02 Кт 91.01 — 20 000 руб. Принимаем к вычету НДС по корректировочному счету-фактуре на уменьшение первоначальной реализации.
По новой реализации товара взамен брака сделаем записи:
Дт 62 Кт 90.01 — 120 000 руб. Отражаем выручку от новой реализации товара покупателю.
Дт 90.03 Кт 68.02 — 21 639,34 руб. Начисляем НДС по ставке 22%, если новая отгрузка приходится на 2026 год.
Дт 90.02 Кт 41 — 75 000 руб. Списываем себестоимость нового товара.
Если расчеты с покупателем нужно закрыть без оплаты, проверьте взаимозачет по счету 62. По одной операции возникнет кредит счета 62, по другой — дебет счета 62. При правильной аналитике по контрагенту, договору и документам расчетов задолженность должна закрыться. Если в 1С сальдо осталось на разных субконто, оформите корректировку долга или перенесите задолженность на единый документ расчетов.
Разберем по шагам, как действовать в 1С:Бухгалтерии 8.3. Конкретные названия команд могут немного отличаться в зависимости от релиза, но общий порядок сохраняется.
Откройте первоначальный документ Реализация (акт, накладная, УПД), которым был отгружен бракованный товар.
На основании реализации создайте документ Корректировка реализации.
Выберите вид операции, который позволяет уменьшить стоимость реализации по согласованию сторон. Обычно используется вариант Корректировка по согласованию сторон, если стороны оформили соглашение о замене, акт брака или иной документ, подтверждающий изменение обязательств.
В табличной части укажите товар, по которому признается брак, и уменьшите количество или стоимость в зависимости от того, как оформлено соглашение. Если вся единица товара признается некачественной, корректировка может быть на полную стоимость этой позиции.
Проверьте ставку НДС в корректировке. Она должна соответствовать первоначальной реализации, например 20%, если товар отгружался в прошлом году по ставке 20%.
Сформируйте корректировочный счет-фактуру. В 1С для этого используется связанный объект Счет-фактура выданный или оформление УПД/корректировочного документа в зависимости от настроек.
Проверьте, что корректировочный счет-фактура попал в книгу покупок продавца как основание для вычета НДС по уменьшению реализации.
Если типовой документ Корректировка реализации формирует проводки текущего года через счета 90, а вам нужно отразить эффект прошлых лет через счет 91, проверьте настройки закрытого периода и методологию вашей базы. В некоторых случаях корректировку бухгалтерских проводок выполняют документом Операция, введенная вручную, а НДС-регистры формируют специализированным документом. Делайте так только после проверки книги покупок, книги продаж и декларации по НДС.
Не исправляйте закрытый прошлый год задним числом, если в прошлом году не было бухгалтерской ошибки. Гарантийный случай, выявленный сейчас, обычно является фактом текущего периода. Поэтому убыток по некачественной прошлогодней поставке отражайте в текущем периоде, а не перепроводите реализацию прошлого года без необходимости.
Теперь оформим передачу нового товара. Для этого используйте обычный документ реализации, потому что покупателю передается новый товар.
Создайте документ Реализация (акт, накладная, УПД).
Укажите покупателя, договор и склад отгрузки.
В табличной части выберите новый товар, который передается взамен бракованного.
Укажите цену. Если замена выполняется без доплаты, чаще всего цена новой реализации устанавливается равной стоимости заменяемого товара по соглашению сторон. При этом обязательно определите, включает цена НДС или НДС начисляется сверх цены.
Укажите ставку НДС, действующую на дату новой отгрузки. Если отгрузка в 2026 году и товар облагается по основной ставке, укажите 22%.
Проведите документ и сформируйте Счет-фактура выданный или УПД со статусом счета-фактуры.
Проверьте движения по счетам 90.01, 90.02, 90.03, 41, 62 и 68.02.
После проведения новой реализации сформируйте Книгу продаж. Новая отгрузка должна попасть в книгу продаж периода передачи товара. Не пытайтесь отнести новую отгрузку к прошлому году только потому, что гарантийный случай связан с прошлогодней продажей. Передача нового товара — это текущая операция.
Посмотрим, как закрыть счет 62, если покупатель не должен платить за замену. При корректировке старой реализации у продавца возникает уменьшение задолженности покупателя или обязательство перед покупателем. При новой реализации возникает новая дебиторская задолженность. Эти суммы нужно зачесть между собой.
В 1С проверьте аналитику счета 62. Важно, чтобы задолженность по корректировке и задолженность по новой реализации были сопоставимы по контрагенту, договору и документу расчетов. Если они оказались на разных аналитиках, используйте документ Корректировка долга.
Практический порядок такой:
Откройте отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62.
Сформируйте отчет с детализацией по контрагенту, договору и документам расчетов.
Найдите сумму задолженности по корректировке старой реализации и сумму задолженности по новой реализации.
Если суммы должны закрыться, но висят на разных документах расчетов, оформите Корректировка долга с видом операции, который используется в вашей базе для зачета задолженности.
После проведения снова сформируйте ОСВ по счету 62 и проверьте отсутствие лишнего сальдо.
Если из-за изменения ставки НДС сумма новой реализации отличается от суммы корректировки старой реализации, заранее решите, кто несет разницу. Если по гарантийным условиям покупатель ничего не доплачивает, разницу относите на расходы продавца. Если договор предусматривает доплату налога или изменение цены, оформите дополнительное соглашение и счет на доплату.
Рассмотрим второй вариант: покупатель возвращает бракованный товар продавцу. Тогда учет становится более понятным, потому что есть физическое движение товара обратно на склад продавца.
В этом случае оформите:
документ от покупателя на возврат товара или акт возврата;
корректировочный счет-фактуру на уменьшение первоначальной реализации;
поступление возвращенного бракованного товара на склад, на счет 41 или счет 94 в зависимости от состояния товара;
новую реализацию товара, переданного взамен;
списание бракованного товара, если он не подлежит восстановлению или продаже.
В 1С можно использовать документ Возврат товаров от покупателя, если он доступен в вашей конфигурации и корректно формирует движения. В более новых подходах по НДС при возврате товаров продавец обычно оформляет корректировочный счет-фактуру, а не получает счет-фактуру от покупателя на обратную реализацию. Поэтому проверяйте, чтобы возврат попал в книгу покупок продавца именно через корректировочный счет-фактуру.
Проводки могут быть такими:
Дт 41 Кт 62 или корректировочные записи по расчетам — отражаем возврат товара, если товар можно принять на склад как товар.
Дт 68.02 Кт 90.03 или Дт 68.02 Кт 91.01 — принимаем к вычету НДС по корректировочному счету-фактуре в зависимости от того, текущий это период или прошлый закрытый период.
Дт 94 Кт 41 — отражаем недостачу, порчу или непригодность бракованного товара, если он не может использоваться как обычный товар.
Дт 96 Кт 94 — списываем брак за счет оценочного обязательства по гарантийному ремонту, если резерв создавался.
Дт 44 Кт 94 или Дт 91.02 Кт 94 — списываем расходы, если оценочное обязательство не создавалось и учетная политика допускает такой вариант.
Передачу нового товара взамен возвращенного оформляйте так же, как обычную реализацию: Дт 62 Кт 90.01, Дт 90.02 Кт 41, Дт 90.03 Кт 68.02.
Разберем бухгалтерский учет гарантийных обязательств. Если организация продает товары с гарантией и по опыту знает, что часть товаров будет ремонтироваться или заменяться, в бухгалтерском учете может формироваться оценочное обязательство по гарантийному обслуживанию. Такой подход соответствует логике признания будущих расходов, связанных с уже совершенными продажами.
При продаже товаров организация может начислять оценочное обязательство:
Дт 44 Кт 96 — создано оценочное обязательство по гарантийному обслуживанию товаров.
Когда наступает гарантийный случай, расходы можно списывать за счет созданного резерва:
Дт 96 Кт 41 — списан товар или запасная часть, использованная для гарантийного обслуживания;
Дт 96 Кт 10 — списаны материалы для гарантийного ремонта;
Дт 96 Кт 70 — начислена зарплата сотрудникам, выполняющим гарантийный ремонт;
Дт 96 Кт 69 — начислены страховые взносы;
Дт 96 Кт 60 — отражены услуги стороннего сервисного центра.
Но применяйте этот вариант аккуратно. Если речь идет именно о ремонте или обслуживании, списание расходов через счет 96 логично. Если же покупателю передается целый новый товар взамен старого, безопаснее дополнительно оценить НДС-последствия и не ограничиваться одной проводкой Дт 96 Кт 41. Налоговые органы могут увидеть в такой передаче новую реализацию товара.
Поэтому для полной замены товара используйте комбинированный подход: бухгалтерски учитывайте гарантийный характер расходов, но для НДС и документооборота оформляйте новую передачу как реализацию, если товар переходит покупателю как самостоятельный новый объект.
Если резерв по гарантийным обязательствам не создавался, расходы по гарантийной замене отражайте в текущем периоде. Когда замена связана с продажей прошлых лет и не является исправлением бухгалтерской ошибки, не переписывайте прошлый год. Признайте последствия гарантийного случая в текущем периоде.
В зависимости от принятой учетной политики расходы можно отразить через счета 44 или 91.02. Если это обычные расходы на продажу и гарантийное обслуживание в рамках текущей деятельности, чаще используют счет 44. Если речь идет об убытке по прошлогодней реализации или существенной претензии, которую нужно отделить от обычных расходов периода, может применяться счет 91.02.
Посмотрим на возможные записи:
Дт 44 Кт 41 — списан товар или комплектующие на гарантийные расходы, если операция квалифицируется как гарантийное обслуживание без новой реализации.
Дт 91.02 Кт 62 — отражен убыток по прошлогодней бракованной реализации при корректировке старой поставки.
Дт 90.02 Кт 41 — списана себестоимость нового товара, если замена оформлена как новая реализация.
Важно: не выбирайте проводку только ради удобства. Сначала определите экономическую сущность операции: ремонт, замена части, замена всего товара, возврат брака или отказ от товара без возврата. Только после этого выбирайте документы и счета.
Рассмотрим альтернативный вариант. Организация может решить не корректировать первоначальную реализацию, а списать стоимость нового товара как гарантийные расходы. Такой подход встречается, когда продавец считает, что первая реализация состоялась полностью, покупатель товар не возвращает, цена не уменьшается, а новый товар передается в рамках гарантийного обслуживания.
Тогда бухгалтерские записи могут быть такими:
Дт 44 Кт 41 или Дт 96 Кт 41 — списан товар, переданный покупателю в рамках гарантийных обязательств;
Дт 91.02 Кт 68.02 или иная запись по начислению НДС — если организация признает объект НДС при безвозмездной передаче или передаче в рамках замены и начисляет налог за свой счет.
Но у этого варианта есть существенный риск: если передается не деталь для ремонта, а полностью новый товар, налоговая инспекция может потребовать оформить реализацию и начислить НДС как по обычной отгрузке. Кроме того, если старая поставка фактически была некачественной, отсутствие корректировки первоначальной реализации может исказить экономику расчетов с покупателем.
Поэтому используйте этот вариант только после анализа договора, претензии покупателя, характера товара и позиции вашей организации по НДС. Для полной замены товара без возврата брака более безопасным выглядит вариант с корректировкой первоначальной реализации и новой реализацией заменяющего товара.
Посмотрим отдельно на гарантийный ремонт. НК РФ предусматривает освобождение от НДС для услуг по гарантийному ремонту и техническому обслуживанию товаров, если они оказываются без взимания дополнительной платы. В стоимость таких услуг могут включаться запасные части и детали, используемые при ремонте.
Но не смешивайте ремонт и замену товара. Если организация ремонтирует прежний товар, меняет в нем детали и возвращает покупателю тот же объект, можно анализировать применение освобождения. Если организация передает покупателю совершенно новый товар вместо старого, это уже не просто ремонт. В такой ситуации освобождение по гарантийному ремонту применять рискованно.
Разберем по признакам:
если покупателю возвращается тот же товар после ремонта — анализируйте льготу по гарантийному ремонту;
если покупателю передается другой новый товар — оформляйте новую реализацию и начисляйте НДС;
если передается отдельная запчасть для установки в прежний товар — смотрите, является ли это частью гарантийного ремонта или самостоятельной передачей товара;
если покупатель сам устанавливает новый товар вместо старого — это больше похоже на передачу товара, а не на услугу ремонта.
Если организация решила применять освобождение по гарантийному ремонту, проверьте, не подавался ли отказ от освобождения по статье 149 НК РФ, ведется ли раздельный учет входного НДС и подтверждают ли документы именно ремонтные услуги, а не замену товара.
Разберем комплект документов для покупателя и продавца. Чем лучше оформлена претензионная часть, тем меньше вопросов будет к корректировочному счету-фактуре и новой реализации.
Претензия покупателя. В ней укажите номер договора, дату первоначальной поставки, наименование товара, серийный номер при наличии, описание дефекта, требование покупателя о замене.
Акт о выявленных недостатках. Зафиксируйте, что товар имеет недостатки, возникшие в гарантийный период, и не соответствует условиям договора по качеству.
Заключение о невозможности ремонта или экономической нецелесообразности возврата. Этот документ особенно важен, если товар не возвращается продавцу.
Соглашение о гарантийной замене. Укажите, что продавец передает новый товар взамен бракованного, а бракованный товар остается у покупателя для утилизации или списания.
Корректировочный документ по первоначальной реализации. Оформите корректировочный счет-фактуру или корректировочный УПД на уменьшение стоимости бракованного товара.
Документ на новую отгрузку. Оформите накладную, УПД и счет-фактуру на новый товар.
Документ о зачете расчетов. Если покупатель не доплачивает, оформите зачет взаимных требований или отразите закрытие расчетов в документах 1С.
Не ограничивайтесь фразой «замена по гарантии» в накладной. Подробно связывайте документы между собой: указывайте номер первоначальной реализации, номер претензии, номер акта о браке и основание передачи нового товара. Это поможет объяснить, почему старая реализация корректируется, а новая отгрузка не оплачивается отдельно деньгами.
После оформления документов обязательно проверьте НДС-регистры. В 1С используйте отчеты Книга покупок, Книга продаж, Анализ учета по НДС, Оборотно-сальдовая ведомость по счету 68.02.
Порядок проверки такой:
Сформируйте Книгу покупок за период корректировки. В ней должен появиться корректировочный счет-фактура на уменьшение первоначальной реализации. Сумма НДС к вычету должна соответствовать НДС из первоначальной реализации, например 20%.
Сформируйте Книгу продаж за период новой отгрузки. В ней должна появиться новая реализация товара взамен брака. Ставка НДС должна соответствовать дате новой отгрузки, например 22% в 2026 году.
Проверьте счет 68.02. По корректировке должен быть дебетовый оборот, уменьшающий налог к уплате. По новой реализации должен быть кредитовый оборот, начисляющий НДС.
Проверьте счет 62. После зачета не должно остаться необоснованной задолженности покупателя или обязательства перед ним.
Проверьте счет 41. Новый товар должен быть списан со склада, а бракованный товар не должен числиться у продавца, если он физически не возвращался.
Проверьте счет 91. Если корректировка прошлогодней реализации отражалась через прочие доходы и расходы, убедитесь, что суммы сформированы корректно.
Если в книге покупок нет корректировочного счета-фактуры, НДС по старой реализации не уменьшится. Если в книге продаж нет новой реализации, возникнет риск занижения НДС по новой передаче товара. Поэтому проверяйте не только проводки, но и регистры НДС.
Проанализируем ошибки, которые часто возникают в такой ситуации.
Ошибка 1. Новый товар списали только проводкой Дт 44 Кт 41 без анализа НДС. Если передан полноценный новый товар, налоговая может квалифицировать операцию как реализацию и доначислить НДС.
Ошибка 2. Не оформили корректировочный счет-фактуру по старой реализации. В результате продавец не получает основание для вычета НДС по бракованной поставке.
Ошибка 3. Применили старую ставку НДС к новой отгрузке. Если новый товар передан в 2026 году, а товар облагается по основной ставке, применяйте 22%, даже если первоначальная реализация была по ставке 20%.
Ошибка 4. Не оформили причину, почему бракованный товар не возвращается. Если товар остается у покупателя, подготовьте акт брака, заключение о непригодности и документ об утилизации или списании.
Ошибка 5. Перепровели прошлый год вместо отражения текущего гарантийного случая. Если в прошлом году не было ошибки, а гарантийный случай выявлен сейчас, отражайте последствия в текущем периоде.
Ошибка 6. Оставили незакрытое сальдо по счету 62. После корректировки и новой реализации выполните зачет, если покупатель не должен платить дополнительно.
Ошибка 7. Смешали гарантийный ремонт и замену товара. Для ремонта и для передачи нового товара применяются разные подходы к НДС и документам.
Разберем практический алгоритм выбора решения.
Сначала определите, что именно произошло: ремонт старого товара, замена детали или передача нового товара.
Если это ремонт старого товара, рассмотрите учет гарантийных расходов через счет 96 или 44 и проверьте возможность освобождения от НДС по гарантийному ремонту.
Если это передача нового товара взамен бракованного, готовьте новую реализацию и начисляйте НДС по ставке периода новой отгрузки.
Если бракованный товар возвращается, оформите возврат, корректировочный счет-фактуру и дальнейшее списание или ремонт брака.
Если бракованный товар не возвращается, оформите документы, подтверждающие экономическую причину невозврата и утилизацию или списание у покупателя.
Если старая реализация была в прошлом году, отражайте гарантийный случай в текущем периоде через счет 91, если это соответствует вашей учетной политике.
Если покупатель не доплачивает за замену, закройте расчеты через зачет требований или корректировку долга.
Для ситуации из вопроса наиболее безопасное решение выглядит так: оформите корректировку первоначальной реализации бракованного товара, примите к вычету НДС по корректировочному счету-фактуре, затем оформите новую реализацию товара, переданного взамен брака, и начислите НДС по текущей ставке.
Соберем весь порядок в один рабочий алгоритм.
Получите от покупателя претензию и акт о недостатках товара.
Оформите внутреннее решение о гарантийной замене.
Если бракованный товар не возвращается, оформите документальное обоснование невозврата: акт непригодности, соглашение об утилизации или акт списания у покупателя.
На основании первоначальной реализации создайте в 1С документ Корректировка реализации.
Сформируйте корректировочный счет-фактуру на уменьшение старой реализации. Ставку НДС укажите такую же, как в первоначальной отгрузке, например 20%.
Проверьте, что корректировочный счет-фактура попал в Книгу покупок.
Создайте документ Реализация (акт, накладная, УПД) на новый товар, переданный взамен брака.
Укажите ставку НДС по дате новой отгрузки. Если отгрузка идет в 2026 году и применяется основная ставка, укажите 22%.
Сформируйте счет-фактуру или УПД по новой отгрузке.
Проверьте проводки Дт 62 Кт 90.01, Дт 90.02 Кт 41, Дт 90.03 Кт 68.02.
Если нужно, оформите Корректировка долга для зачета расчетов по старой корректировке и новой реализации.
Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 62 и убедитесь, что задолженность закрыта.
Сформируйте Книгу покупок, Книгу продаж и проверьте декларацию по НДС.
Если первоначальная отгрузка была в прошлом году, товар оказался бракованным, покупатель его не возвращает, а продавец передает новый товар взамен, используйте следующий набор проводок как базовый безопасный вариант:
Дт 91.02 Кт 62 — отражаем уменьшение расчетов по прошлогодней бракованной поставке или убыток по поставке ненадлежащего качества.
Дт 68.02 Кт 91.01 — принимаем к вычету НДС по корректировочному счету-фактуре на уменьшение первоначальной реализации.
Дт 62 Кт 90.01 — отражаем новую реализацию товара, переданного взамен брака.
Дт 90.02 Кт 41 — списываем себестоимость нового товара.
Дт 90.03 Кт 68.02 — начисляем НДС по новой реализации по ставке, действующей на дату новой отгрузки.
Дт 62 Кт 62 через аналитику или документ Корректировка долга — закрываем расчеты взаимозачетом, если покупатель не доплачивает за замену.
Ставка НДС по старой корректировке остается старой, например 20%. Ставка НДС по новой реализации определяется датой новой отгрузки, например 22% в 2026 году.
Именно поэтому при гарантийной замене товара, отгруженного в прошлом году с НДС 20%, в текущем году может возникнуть начисление НДС по ставке 22%. Это не пересчет прошлогодней реализации, а налогообложение новой передачи товара покупателю.
Информация носит справочный характер