Рассмотрим вопрос учреждения, которому земельный участок предоставлен на праве постоянного бессрочного пользования. На участке уже находятся деревья и кустарники. Учреждение не покупало саженцы, не заключало договор на посадку, не формировало капитальные вложения, не знает дату посадки и не имеет документов, подтверждающих создание этих насаждений.
Главный вопрос: нужно ли такие деревья и кустарники принимать на баланс как отдельные объекты основных средств или как биологические ресурсы?
Разберем решение. Если деревья и кустарники исторически произрастают на земельном участке, учреждение не несло затрат на их создание, не получало эти насаждения по акту приема-передачи, не использует их как самостоятельный объект экономического оборота и не контролирует их естественный рост как биологический ресурс, то на баланс отдельно такие насаждения, как правило, не принимаем.
При этом не оставляйте ситуацию вообще без контроля. Деревья и кустарники находятся на территории, закрепленной за учреждением, поэтому их можно и часто целесообразно учитывать для управленческих целей: через инвентаризационные материалы, дендроплан, ведомость зеленых насаждений или дополнительный забалансовый счет, закрепленный в учетной политике.
Ключевая логика такая: земельный участок учитывайте как объект права пользования или непроизведенный актив в установленном порядке, а исторически произрастающие деревья и кустарники без затрат на создание и без отдельного поступления не выделяйте автоматически в самостоятельные балансовые объекты.
В рассматриваемой ситуации действуйте так:
Не принимайте деревья и кустарники на баланс автоматически, если они уже находились на участке, учреждение не несло затрат на их создание, не получало их по документам и не может достоверно сформировать первоначальную стоимость.
Не увеличивайте стоимость земельного участка на стоимость таких деревьев и кустарников, потому что земельный участок и многолетние насаждения имеют разную учетную природу. Земля относится к непроизведенным активам или праву пользования, а многолетние насаждения при выполнении критериев учета могут относиться к биологическим ресурсам.
Организуйте управленческий или забалансовый учет, если учреждению нужно контролировать сохранность зеленых насаждений, подтверждать фактическое наличие деревьев, оформлять вырубку, санитарную обрезку, компенсационное озеленение или взаимодействовать с органами природопользования.
Принимайте насаждения на баланс только при наличии оснований: если учреждение само понесло капитальные вложения на посадку, получило насаждения безвозмездно по документам, выявило объект при инвентаризации и комиссия признала его активом, либо если насаждения используются как самостоятельный объект основных средств или биологический ресурс.
Таким образом, по исходному вопросу ответ следующий: если деревья и кустарники исторически растут на участке, затрат на их создание не было и они не вовлечены в экономический оборот, отдельно на балансе их учитывать не нужно. Но для контроля сохранности можно закрепить забалансовый учет в учетной политике.
Рассмотрим подробнее. В бухгалтерском учете государственного сектора объект признается активом не только потому, что он физически существует. Нужно, чтобы учреждение контролировало объект, могло использовать его в деятельности, получало от него полезный потенциал или экономические выгоды, а также могло определить стоимость объекта в порядке, предусмотренном учетными правилами.
Деревья и кустарники на территории учреждения действительно существуют физически. Но этого недостаточно для автоматического принятия на баланс. Нужно выяснить, каким образом они поступили учреждению и можно ли считать их самостоятельным объектом нефинансовых активов.
Если деревья были посажены самим учреждением или по договору за счет учреждения, ситуация понятна: есть затраты, есть первичные документы, есть капитальные вложения, есть возможность сформировать первоначальную стоимость. Тогда многолетние насаждения после достижения эксплуатационного возраста могут быть приняты к учету как объект основных средств или биологический ресурс.
Если же деревья уже росли на участке до того, как участок был закреплен за учреждением, и никаких документов по ним нет, то ситуация другая. Учреждение не создавало этот объект, не приобретало его, не получало по акту и не формировало стоимость. Такие насаждения чаще всего рассматривайте как исторически произрастающие на участке. В этом случае оснований для автоматического балансового учета нет.
Разберем важный момент. Земельный участок и деревья на нем — это не один и тот же объект бухгалтерского учета.
Земельный участок, предоставленный учреждению на праве постоянного бессрочного пользования, отражайте в учете по правилам для земельных участков, прав пользования или непроизведенных активов в зависимости от статуса учреждения, правового основания, применяемых стандартов и учетной политики. Земля сама по себе является непроизведенным активом, потому что она не создана трудом учреждения.
Многолетние насаждения в бюджетном учете могут относиться к биологическим ресурсам или биологическим активам. Но для этого они должны отвечать критериям признания объекта учета. В частности, нужно определить, контролирует ли учреждение их естественный рост и восстановление, используются ли они для собственных нужд более 12 месяцев, есть ли основание для оценки и принятия на учет.
Не включайте стоимость исторически произрастающих деревьев в стоимость земельного участка только потому, что они находятся на этой земле. Если учреждение не формировало стоимость насаждений и не имеет документа о передаче именно насаждений, стоимость участка не пересчитывайте из-за наличия деревьев и кустарников.
Теперь посмотрим, когда деревья, кустарники, сады, аллеи, парки или другие объекты озеленения действительно нужно отражать на балансе.
Балансовый учет возможен, если есть основание признать насаждения активом учреждения. На практике такие основания появляются в нескольких ситуациях.
Учреждение само создало насаждения. Например, закупило саженцы, оплатило услуги подрядчика по посадке, провело работы по благоустройству территории, сформировало парк, аллею, сквер, живую изгородь или иную зону озеленения.
Насаждения получены по акту приема-передачи. Например, учредитель или иная организация передала учреждению объект озеленения, многолетние насаждения или комплексный объект благоустройства с указанием стоимости.
Насаждения выявлены при инвентаризации как неучтенный актив. В этом случае комиссия должна не просто зафиксировать наличие деревьев, а признать, что они отвечают критериям актива, определить оценку и оформить решение о принятии к учету.
Насаждения используются как самостоятельный объект деятельности учреждения. Например, это плодовый сад, питомник, коллекционные растения, дендрологический объект, парк, аллея или иной объект, который находится под управлением учреждения и имеет самостоятельное значение.
Учреждение несет капитальные вложения в создание или развитие объекта озеленения. Например, выполняется реконструкция территории, создается сквер, высаживаются многолетние растения, оформляются акты выполненных работ и формируется стоимость объекта.
В таких случаях используйте счета учета нефинансовых активов. В учреждениях государственного сектора для многолетних насаждений, достигших соответствующей стадии и отвечающих критериям признания, применяйте группу Биологические ресурсы или счета учета биологических активов в зависимости от действующего плана счетов, типа учреждения и конкретной операции.
В типовой терминологии учета учреждений встречаются счета 0 101 07 000 для биологических ресурсов, аналитические счета 0 101 27 000 или 0 101 37 000 в зависимости от вида имущества, а также счета вложений, например 0 106 07 000 для вложений в биологические активы. Конкретный счет выбирайте по действующей редакции Инструкции № 157н, инструкции для вашего типа учреждения и рабочему плану счетов.
Теперь разберем обратную ситуацию, которая как раз соответствует вопросу автора. Не принимайте деревья и кустарники на баланс как отдельные объекты, если одновременно выполняются следующие условия:
деревья и кустарники уже росли на участке до закрепления участка за учреждением;
учреждение не покупало саженцы и не оплачивало посадку;
документов о передаче именно насаждений учреждению нет;
первоначальная стоимость насаждений не сформирована;
насаждения не используются как самостоятельный объект, приносящий экономические выгоды или отдельный полезный потенциал;
учреждение не управляет естественным ростом и восстановлением каждого такого объекта как биологическим ресурсом;
насаждения фактически являются частью природной среды земельного участка, а не результатом капитальных вложений учреждения.
В такой ситуации учет деревьев и кустарников на балансе может привести к искусственному завышению активов. Если стоимость определена условно, без основания и без решения комиссии, такая оценка может исказить бухгалтерскую отчетность. Поэтому безопаснее не создавать балансовый объект там, где нет признаков актива и нет достоверной оценки.
Но это не означает, что деревья можно игнорировать при эксплуатации территории. Разберем этот вопрос отдельно.
Посмотрим на практическую сторону. Даже если деревья и кустарники не отражены на балансе, учреждение отвечает за содержание территории, соблюдение требований благоустройства, экологических правил, правил вырубки, санитарной обрезки и безопасности.
Например, если дерево аварийное, его нельзя просто списать как основное средство, если оно не числится на балансе. Но нужно оформить обследование, получить разрешительные документы, если они требуются в муниципальном образовании, оформить работы по вырубке или санитарной обрезке, а также подтвердить, почему учреждение действовало именно так.
Если деревья здоровые и являются частью озеленения территории, учреждению также может понадобиться их перечень. Такой перечень помогает:
планировать расходы на содержание территории;
оформлять договоры на уход за зелеными насаждениями;
подтверждать фактическое наличие объектов озеленения;
разграничивать балансовый учет и управленческий контроль;
оформлять санитарную обрезку, вырубку, компенсационную посадку;
готовить ответы проверяющим органам;
обеспечивать внутренний контроль за сохранностью имущества и территории.
Поэтому оптимальное решение для исторически произрастающих насаждений — не баланс, а управленческий или забалансовый учет.
Рассмотрим подробнее вариант с забалансовым учетом. Учреждение вправе в учетной политике предусмотреть дополнительный забалансовый счет для управленческого учета зеленых насаждений. Такой счет нужен не для формирования стоимости активов в балансе, а для контроля фактического наличия и движения информации.
Например, в учетной политике можно закрепить, что исторически произрастающие деревья и кустарники на земельных участках, закрепленных за учреждением, учитываются на дополнительном забалансовом счете в условной оценке. Оценку можно установить как 1 рубль за условную единицу, 1 условная единица за объект или другим способом, который не искажает бухгалтерскую отчетность и нужен только для внутреннего контроля.
В забалансовом учете можно вести аналитику по следующим признакам:
земельный участок;
адрес или кадастровый номер участка;
вид насаждений: деревья, кустарники, живая изгородь, аллея, группа насаждений;
порода или наименование растения, если известно;
примерное количество;
состояние: здоровое, аварийное, сухостой, требуется обследование, требуется обрезка;
материально ответственное лицо или ответственное структурное подразделение;
основание постановки на забалансовый учет: инвентаризация, обследование территории, дендроплан, акт комиссии;
дата постановки на учет;
примечание о выбытии, вырубке, замене или компенсационной посадке.
Такой порядок обязательно закрепите в учетной политике. Укажите, что забалансовый учет не означает признание насаждений основными средствами, не формирует балансовую стоимость и используется только для внутреннего контроля.
Разберем по шагам документооборот. Перед тем как принять решение, создайте комиссию по поступлению и выбытию активов или используйте действующую комиссию учреждения. Комиссия должна осмотреть участок и определить характер насаждений.
В решении комиссии отразите:
какой земельный участок осмотрен;
на каком праве участок находится у учреждения;
какие деревья и кустарники выявлены;
известны ли дата посадки и источник появления насаждений;
имеются ли документы о приобретении, посадке или передаче насаждений;
несло ли учреждение капитальные вложения на создание насаждений;
используются ли насаждения как самостоятельный объект деятельности;
можно ли достоверно определить первоначальную стоимость;
есть ли основания для балансового учета;
нужно ли организовать забалансовый или управленческий учет.
Если комиссия установит, что насаждения исторически произрастают на участке и не являются самостоятельным активом учреждения, в решении можно указать: на баланс не принимать, организовать контроль наличия в управленческом или забалансовом учете.
Если же комиссия обнаружит, что часть насаждений была создана учреждением или передана по документам, рассмотрите их отдельно. По таким объектам может потребоваться балансовый учет.
Посмотрим, какие положения полезно добавить в учетную политику учреждения. Это особенно важно, если на территории много зеленых насаждений и вопрос будет повторяться при инвентаризации.
В учетной политике можно закрепить следующий порядок:
многолетние насаждения, созданные за счет капитальных вложений учреждения, учитываются в составе нефинансовых активов после выполнения критериев признания;
затраты на создание многолетних насаждений до принятия объекта к учету отражаются как вложения в нефинансовые активы или биологические активы;
исторически произрастающие насаждения, по которым учреждение не несло затрат и не имеет документов о поступлении, на балансовый учет не принимаются;
для контроля таких насаждений учреждение ведет забалансовый учет на дополнительном счете;
единица забалансового учета определяется как отдельное дерево, группа кустарников, аллея, участок озеленения или иной объект в зависимости от принятого способа контроля;
оценка для забалансового учета устанавливается в условных единицах;
выбытие из забалансового учета производится на основании акта комиссии, разрешения на вырубку, акта выполненных работ или иного подтверждающего документа;
перевод из забалансового контроля в балансовый учет допускается только при наличии решения комиссии и оснований для признания актива.
Такая формулировка помогает учреждению объяснить проверяющим, почему деревья не стоят на балансе, но при этом контролируются.
Теперь разберем практический порядок в 1С. Если учреждение использует 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, не создавайте карточки основных средств для исторически произрастающих деревьев только ради того, чтобы «что-то было в базе». Сначала определите учетное решение.
Если комиссия решила не принимать насаждения на баланс, в 1С можно организовать контроль одним из способов:
Вести дополнительный забалансовый счет в рабочем плане счетов, если такая аналитика предусмотрена учетной политикой.
Использовать справочник Номенклатура или дополнительную аналитику для группировки видов насаждений, если учреждение ведет управленческий учет работ по уходу за территорией.
Вести сведения через дополнительные реквизиты к объекту земельного участка, если нужно хранить информацию о количестве деревьев, породах, состоянии и ответственных лицах.
Использовать внешние реестры или прикрепленные файлы, если дендроплан или ведомость зеленых насаждений утверждаются отдельным документом и не требуют проводок.
Если используете забалансовый счет, в 1С обычно работайте через документы, которые позволяют отразить операции по забалансовым счетам, например через операции бухгалтерского учета. Конкретное название документа зависит от версии конфигурации, но чаще всего используется Операция бухгалтерская или аналогичный документ ручного ввода операций.
В качестве аналитики используйте Основные средства, Номенклатура, Контрагенты, Центры материальной ответственности, Подразделения или дополнительные субконто, если они настроены в вашей базе. Не вводите фиктивную балансовую стоимость, если принято решение о забалансовом контроле.
Если же комиссия признала насаждения активом и есть основание для балансового учета, тогда в 1С используйте документы учета нефинансовых активов:
Поступление ОС, НМА, НПА — если насаждения поступают по документам;
Принятие к учету ОС — если объект сформирован через вложения и готов к учету;
Операция бухгалтерская — если нужно отразить решение комиссии в нетиповой ситуации;
Инвентарная карточка — для аналитического учета объекта;
Инвентаризация ОС или документы инвентаризации нефинансовых активов — для фиксации результатов проверки фактического наличия.
В типовых конфигурациях 1С не пишите программный код для решения такой задачи. Это учетный вопрос, который решается настройкой учетной политики, рабочим планом счетов, документами по нефинансовым активам и решением комиссии. Поэтому примеры кода 1С здесь не требуются.
Рассмотрим другое решение, если ситуация отличается от исходной. Допустим, учреждение не просто обнаружило деревья на участке, а само высадило многолетние растения. Тогда порядок будет другим.
Если учреждение приобретает саженцы и оплачивает посадку, расходы не нужно сразу смешивать с текущим содержанием территории, если в результате создается объект, который будет использоваться более 12 месяцев. Такие затраты формируют вложения в объект.
Разберем по шагам:
отразите приобретение саженцев или работ по посадке на основании договора, накладной, акта выполненных работ;
сформируйте фактические затраты на создание многолетних насаждений;
до момента готовности объекта учитывайте затраты как вложения;
после достижения эксплуатационного возраста или после завершения работ примите объект к учету;
откройте инвентарную карточку;
закрепите ответственное лицо;
начисляйте амортизацию, если объект относится к амортизируемым и достиг соответствующего стоимостного критерия;
при гибели, вырубке или замене оформляйте выбытие документально.
В бюджетном учете для таких операций применяйте счета вложений и счета учета биологических ресурсов или биологических активов. Например, до принятия к учету затраты могут аккумулироваться на счете вложений, а после принятия объект отражается на счете учета биологических ресурсов. Точный счет выбирайте по типу учреждения: казенное, бюджетное или автономное.
Важно: расходы на текущий уход за уже существующими насаждениями не всегда формируют новый объект основных средств. Полив, обрезка, санитарная обработка, покос травы, уборка листвы и обычное содержание территории чаще относятся к текущим расходам. А вот создание новой аллеи, парка, сквера или посадка многолетних насаждений как объекта благоустройства может формировать капитальные вложения.
Посмотрим на еще один практический вопрос. Если учреждение все-таки принимает насаждения на баланс, нужно решить, как определить инвентарный объект: учитывать каждое дерево отдельно или создать комплексный объект, например «аллея», «сквер», «парк», «зеленые насаждения территории учреждения».
В большинстве случаев для объектов озеленения удобнее использовать плоскостной или комплексный подход. То есть учитывать не каждое дерево отдельно, а объект озеленения как комплекс: сквер, аллею, парк, цветник, живую изгородь, участок озеленения. Внутри инвентарной карточки можно указать состав объекта: количество деревьев, кустарников, породы, площадь, местоположение.
Поштучный учет оправдан не всегда. Он может быть разумным, если дерево имеет самостоятельную ценность, относится к особо ценным, редким, историческим, мемориальным, коллекционным или охраняемым объектам. Например, отдельное мемориальное дерево на территории музея или редкое растение в ботанической коллекции можно рассматривать как самостоятельный объект.
Для обычных деревьев и кустарников на территории учреждения поштучный балансовый учет часто создает больше рисков, чем пользы. Каждое засохшее или замененное растение придется отдельно списывать, перемещать, оценивать, инвентаризировать и отражать в карточках. Поэтому выбирайте подход исходя из характера объекта, требований учредителя, дендроплана и учетной политики.
Разберем отдельный случай: на участке растут дикорастущие деревья и кустарники. Здесь возможны два подхода, и важно не смешивать их.
Первый подход: если насаждения исторически произрастают на участке, не были созданы учреждением, не вовлечены в экономический оборот и не признаются комиссией самостоятельным активом, не принимайте их на баланс. Ведите контроль на забалансовом счете или в управленческом реестре.
Второй подход: если учреждение в ходе инвентаризации выявило дикорастущие насаждения, которые фактически используются как самостоятельный объект, имеют полезный потенциал, контролируются учреждением и комиссия может обосновать их оценку, такие объекты могут быть признаны в учете как выявленные излишки или безвозмездное поступление. В этом случае оформляйте решение комиссии, определяйте справедливую стоимость или иную оценку по правилам учета и отражайте поступление на счетах учета нефинансовых активов.
Но для исходной ситуации второй подход применять не нужно автоматически. Сам факт наличия деревьев на участке еще не означает, что учреждение обязано признать доход от их оприходования и поставить их на баланс. Сначала проанализируйте критерии актива, документы, возможность оценки и характер использования.
Для безопасного решения подготовьте комплект документов. Он поможет подтвердить позицию учреждения при проверке.
Правоустанавливающие документы на земельный участок. Подтвердите, что участок находится у учреждения на праве постоянного бессрочного пользования.
Инвентаризационную опись или ведомость осмотра территории. Зафиксируйте фактическое наличие деревьев и кустарников.
Акт комиссии. Укажите, что учреждение не несло затрат на создание насаждений, дата посадки неизвестна, документы о поступлении отсутствуют.
Решение комиссии о непризнании балансовым активом. Обоснуйте, что насаждения исторически произрастают на участке и не являются самостоятельным объектом нефинансовых активов учреждения.
Приказ руководителя. Утвердите порядок контроля, например ведение забалансового учета или управленческого реестра.
Изменения в учетную политику. Закрепите порядок учета исторически произрастающих зеленых насаждений.
Реестр зеленых насаждений. Ведите перечень деревьев и кустарников для контроля территории, если это нужно учреждению.
Если в муниципальном образовании действуют правила благоустройства, дендрологические требования или порядок выдачи разрешений на вырубку, учитывайте их отдельно. Бухгалтерское решение о непостановке на баланс не освобождает учреждение от соблюдения природоохранных и муниципальных правил.
Если комиссия решила, что исторически произрастающие насаждения не являются балансовым активом, проводки по счетам балансового учета не формируйте. Не отражайте поступление на 0 101 07 000, не начисляйте доход на 0 401 10 199, не открывайте инвентарные карточки основных средств только на основании факта наличия деревьев.
Если учреждение закрепило забалансовый учет, делайте записи по дополнительному забалансовому счету в условной оценке. Например, можно принять к забалансовому контролю одну группу насаждений на участке или несколько групп по зонам территории.
Пример учетной логики без конкретной корреспонденции балансовых счетов:
комиссия осмотрела участок;
составлен реестр зеленых насаждений;
насаждения признаны исторически произрастающими;
балансовым активом не признаны;
для контроля отражены на дополнительном забалансовом счете в условной оценке;
ответственным назначено подразделение или материально ответственное лицо.
Такой порядок не искажает баланс и одновременно позволяет подтвердить, что учреждение контролирует территорию.
Если ситуация другая и комиссия обоснованно признала насаждения активом, порядок будет отличаться. Например, если деревья выявлены при инвентаризации как неучтенный объект, отвечающий критериям основного средства или биологического ресурса, возможно отражение поступления на счетах учета нефинансовых активов.
В общем виде для учреждения может применяться логика:
дебет счета учета биологических ресурсов или биологических активов, например 0 101 07 310;
кредит счета доходов от безвозмездных неденежных поступлений или выявленных излишков, например 0 401 10 199;
открытие инвентарной карточки ф. 0504031;
присвоение инвентарного номера, если это требуется;
закрепление ответственного лица;
дальнейший учет амортизации, перемещения, выбытия и инвентаризации.
Но применяйте этот вариант только тогда, когда есть основания признать актив. Для исходного вопроса этот путь не является основным, потому что учреждение не несло затрат, дата посадки неизвестна, документы отсутствуют, а насаждения уже исторически находились на участке.
Выясним причину частых ошибок. Иногда учреждение ежегодно тратит деньги на уход за территорией и бухгалтерия начинает думать, что все деревья нужно принять на баланс. Это не всегда верно.
Разделите расходы:
Текущее содержание территории — это полив, санитарная обрезка, уборка сухих веток, покос травы, обработка от вредителей, уборка мусора, вывоз порубочных остатков. Такие расходы обычно не создают новый объект основных средств.
Капитальные вложения в создание объекта озеленения — это посадка многолетних насаждений, создание аллеи, сквера, парка, живой изгороди или другого объекта, который будет использоваться длительное время. Такие затраты могут формировать стоимость объекта учета.
Реконструкция или развитие существующего объекта — это работы, которые меняют характеристики объекта озеленения, увеличивают его полезный потенциал или формируют новые элементы. Такие затраты анализируйте отдельно.
Если учреждение только ухаживает за уже существующими историческими деревьями, это не означает, что деревья нужно принять на баланс. Расходы на уход учитывайте как расходы текущего периода по соответствующим КВР и КОСГУ, если они не создают новый актив.
Рассмотрим практическую ситуацию: на участке есть аварийные деревья. Если деревья не стоят на балансе, их не нужно списывать как основные средства. Но нужно оформить выбытие из управленческого или забалансового учета, если такой учет ведется.
Порядок действий:
проведите обследование дерева или группы деревьев;
получите заключение специалиста, если это требуется;
оформите разрешение на вырубку или порубочный билет, если это предусмотрено местными правилами;
заключите договор на работы, если вырубку выполняет подрядчик;
оформите акт выполненных работ;
исключите дерево или группу деревьев из забалансового реестра;
отразите расходы на вырубку и вывоз отходов по соответствующим статьям учета.
Если дерево числится на балансе как объект основных средств или как часть комплексного объекта озеленения, дополнительно оформляйте списание или изменение состава объекта по правилам учета нефинансовых активов.
Разберем инвентаризацию. При ежегодной инвентаризации учреждение должно подтвердить наличие объектов, числящихся в учете. Если исторические деревья не стоят на балансе, их не нужно включать в инвентаризационную опись как основные средства. Но если учреждение ведет забалансовый реестр, проверьте их наличие в рамках внутреннего контроля.
При инвентаризации задайте комиссии следующие вопросы:
есть ли деревья и кустарники, которые числятся на балансе;
есть ли насаждения, созданные учреждением, но не принятые к учету;
есть ли расходы на посадку, которые ошибочно списаны как текущие расходы;
есть ли исторические насаждения, которые контролируются только забалансово;
есть ли аварийные или отсутствующие объекты;
соответствует ли забалансовый реестр фактическому состоянию территории;
не нужно ли обновить учетную политику или реестр зеленых насаждений.
Если в ходе инвентаризации выявлены ранее неучтенные насаждения, не принимайте их на баланс автоматически. Сначала комиссия должна определить, являются ли они активом учреждения. Если нет, оформите решение о забалансовом контроле. Если да, оформите оценку, поступление и карточку учета.
Посмотрим, какие ошибки чаще всего возникают по этой теме.
Ставят на баланс все деревья подряд. Физическое наличие дерева на участке не означает, что оно является самостоятельным балансовым активом учреждения.
Оценивают деревья условно и отражают на балансе. Условная оценка допустима для управленческого или забалансового контроля, но не должна подменять первоначальную или справедливую стоимость балансового объекта.
Увеличивают стоимость земельного участка на стоимость деревьев. Земля и многолетние насаждения учитываются по разным правилам. Без оснований стоимость участка не пересчитывайте.
Не закрепляют порядок в учетной политике. Если учреждение решило вести забалансовый учет, обязательно опишите порядок, единицы учета, оценку и документы.
Путают уход за территорией с созданием объекта. Обрезка и полив не создают новый объект основных средств, если не меняют характеристики объекта и не формируют новый полезный потенциал.
Не оформляют решение комиссии. Устного решения бухгалтера недостаточно. Нужен акт или протокол комиссии, особенно если вопрос может заинтересовать проверяющих.
Не ведут никакого контроля. Даже если балансового учета нет, деревья на территории требуют контроля с точки зрения эксплуатации, безопасности и правил благоустройства.
Вернемся к вопросу автора. Учреждение владеет земельным участком на праве постоянного бессрочного пользования. На участке есть деревья и кустарники. Учреждение не несло затрат на их создание. Когда они были посажены, неизвестно.
В этой ситуации примите следующее решение:
Не учитывайте деревья и кустарники отдельно на балансе, если они исторически произрастают на участке, не были созданы учреждением, не передавались ему по документам и не признаны комиссией самостоятельным активом.
Оформите акт комиссии, где укажите, что документы о приобретении или посадке отсутствуют, затраты учреждением не производились, дата посадки неизвестна, первоначальная стоимость не сформирована.
Закрепите в учетной политике, что такие насаждения не признаются балансовыми объектами, но могут учитываться для целей внутреннего контроля.
Создайте забалансовый реестр, если учреждению нужно контролировать количество, состояние и местонахождение деревьев и кустарников.
Не начисляйте амортизацию по таким насаждениям, если они не приняты на баланс как основные средства или биологические ресурсы.
Не отражайте доход от оприходования, если комиссия не признала насаждения выявленными активами, подлежащими балансовому учету.
Итоговый вывод: исторически произрастающие деревья и кустарники без затрат учреждения на их создание отдельно на балансе учитывать не нужно. Для контроля сохранности организуйте забалансовый или управленческий учет, если это требуется учетной политикой, учредителем или внутренними задачами учреждения.
Рассмотрим пример формулировки, которую можно адаптировать под учетную политику учреждения:
«Многолетние насаждения, исторически произрастающие на земельных участках, закрепленных за учреждением, по которым учреждение не осуществляло капитальных вложений, не имеет документов о приобретении, создании или безвозмездном получении, и которые не признаны комиссией самостоятельными активами, на балансовом учете не отражаются. В целях внутреннего контроля такие насаждения учитываются в реестре зеленых насаждений и, при необходимости, на дополнительном забалансовом счете в условной оценке. Основанием для включения в реестр является акт комиссии или инвентаризационная ведомость. Основанием для исключения из реестра является акт комиссии, разрешение на вырубку, акт выполненных работ или иной подтверждающий документ.»
Такой текст поможет закрепить единый подход и исключить споры при последующих инвентаризациях.
Разберем по шагам финальный алгоритм для бухгалтера учреждения:
Проверьте документы на земельный участок.
Выясните, есть ли документы на деревья и кустарники как на отдельный объект.
Проверьте, не несло ли учреждение расходов на посадку или создание объекта озеленения.
Проведите осмотр или инвентаризацию территории.
Оформите решение комиссии.
Если насаждения исторические и затрат не было, не принимайте их на баланс.
Если нужен контроль, заведите забалансовый счет или управленческий реестр.
Если выявлены насаждения, созданные учреждением или полученные по документам, рассмотрите их отдельно и при наличии оснований примите к балансовому учету.
Закрепите порядок в учетной политике.
В 1С отражайте только тот вариант учета, который утвержден комиссией и учетной политикой: балансовый учет для признанных активов или забалансовый контроль для исторических насаждений.
Главное правило: не ставьте деревья и кустарники на баланс только потому, что они физически находятся на участке. Сначала определите источник их появления, наличие затрат, документы, возможность оценки и соответствие критериям актива. Если этих оснований нет, используйте забалансовый или управленческий контроль.
Информация носит справочный характер