Проанализируем ситуацию подробно. Организация выплатила сотруднику отпускные 19-го числа, но перечислила больше, чем было начислено. Переплату решили не возвращать отдельным платежом от сотрудника, а учесть при последующей выплате зарплаты за месяц. По начисленным отпускным НДФЛ уже включили в уведомление за период с 1-го по 22-е число. Теперь нужно понять, куда отнести НДФЛ с переплаченной суммы: в уведомление за период с 23-го по последнее число месяца или в уведомление следующего месяца, то есть в период фактической выплаты зарплаты.
Разберем главный вывод сразу: НДФЛ включайте в уведомление за тот период, в котором налог был фактически удержан у физического лица. Не ориентируйтесь только на месяц начисления, не ориентируйтесь только на дату обнаружения переплаты и не включайте сумму в уведомление автоматически из-за того, что отпускные были перечислены 19-го числа. Для уведомления по НДФЛ ключевое значение имеет именно дата удержания налога.
В обсуждаемой теме правильная логика сформулирована кратко: НДФЛ отражается тогда, когда он был удержан у физического лица. На уточняющий вопрос о начислениях ответ также верный: НДФЛ исчисляется на дату выплаты дохода, а удерживается налоговым агентом непосредственно из доходов работника при их фактической выплате. Поэтому давайте разберем ситуацию не с позиции «к какому месяцу относится отпуск», а с позиции «когда у сотрудника фактически был удержан налог».
Рассмотрим подробнее, как работает уведомление об исчисленных суммах налогов по НДФЛ. Налоговый агент подает уведомление не по любым начисленным суммам, а по суммам НДФЛ, которые были исчислены и удержаны в конкретном периоде. Для НДФЛ сейчас используются два основных периода внутри месяца:
Если НДФЛ исчислен и удержан с 1-го по 22-е число текущего месяца, включайте его в уведомление, которое подается не позднее 25-го числа текущего месяца.
Если НДФЛ исчислен и удержан с 23-го по последнее число текущего месяца, включайте его в уведомление, которое подается не позднее 3-го числа следующего месяца.
Если НДФЛ исчислен и удержан с 23 по 31 декабря, применяйте специальный срок: уведомление подается не позднее последнего рабочего дня календарного года.
Поэтому в нашей задаче вопрос нужно сформулировать так: в какой день организация удержала НДФЛ с дохода, связанного с переплатой отпускных или с последующей зарплатой? Именно эта дата и определит период уведомления.
Выясним причину типичной ошибки. В зарплатном учете бухгалтер видит начисленные отпускные, исчисленный НДФЛ, удержанный НДФЛ, сумму к выплате и фактически перечисленную сумму. Эти показатели связаны, но для уведомления они имеют разное значение.
Начисленный НДФЛ показывает расчетную сумму налога с дохода. Но сам по себе начисленный или исчисленный налог еще не всегда означает, что его уже нужно показать в уведомлении. Для уведомления важно, чтобы налог был именно удержан.
Удержанный НДФЛ появляется тогда, когда у работника есть фактическая выплата дохода, из которой налоговый агент удержал налог. Обычно это происходит при проведении ведомости на выплату зарплаты, отпускных, больничных, премии или другой денежной выплаты.
Поэтому, если отпускные были начислены в одном периоде, а перерасчет или зачет переплаты фактически закрывается при последующей зарплате, не переносите налог в уведомление механически по месяцу начисления. Сначала проверьте дату удержания.
Теперь применим правило к исходной ситуации. Отпускные выплатили 19-го числа. С начисленных отпускных НДФЛ уже включили в уведомление за период с 1-го по 22-е число. Затем выяснилось, что сотруднику перечислили больше, чем нужно, и переплату решили учесть при выплате зарплаты за месяц.
В этом случае разберите два возможных варианта.
Если НДФЛ с суммы, которая закрывает переплату, удержан при выплате зарплаты с 23-го по последнее число текущего месяца, включайте этот НДФЛ в уведомление за период с 23-го по последнее число текущего месяца.
Если НДФЛ удержан при выплате зарплаты уже в следующем месяце, включайте этот НДФЛ в уведомление следующего месяца. Конкретный период следующего месяца определяйте по дате выплаты: с 1-го по 22-е или с 23-го по последнее число.
Иными словами, ответ на вопрос «с 23 по 31 или в следующем месяце» зависит не от самой переплаты, а от даты выплаты зарплаты и даты удержания НДФЛ. Если зарплата выплачена 30-го числа и налог удержан 30-го числа, показывайте налог в периоде с 23-го по 30-е или 31-е число. Если зарплата выплачена 5-го числа следующего месяца и налог удержан 5-го числа, показывайте налог в периоде с 1-го по 22-е число следующего месяца.
Рассмотрим пример. Организация начислила сотруднику отпускные в сумме 50 000 руб. НДФЛ с отпускных составил 6 500 руб. К выплате должно было быть 43 500 руб., но по ошибке сотруднику перечислили больше. Ошибку обнаружили после выплаты. Переплату решили учесть при расчете зарплаты за месяц.
Отпускные были выплачены 19-го числа. НДФЛ с правильно начисленных отпускных удержан при выплате отпускных и включен в уведомление за период с 1-го по 22-е число. Зарплату за месяц организация выплатила 30-го числа. При выплате зарплаты программа учла переплату и удержала НДФЛ с зарплатного дохода на дату выплаты зарплаты.
В такой ситуации действуйте так:
НДФЛ, удержанный 19-го числа с отпускных, оставьте в уведомлении за период с 1-го по 22-е число.
НДФЛ, удержанный 30-го числа при выплате зарплаты, включите в уведомление за период с 23-го по последнее число месяца.
Не переносите налог, удержанный 30-го числа, в уведомление следующего месяца, потому что удержание произошло в текущем месяце.
Вывод по примеру: если удержание НДФЛ произошло 30-го числа, уведомление сдавайте за вторую часть текущего месяца.
Теперь рассмотрим другой пример. Отпускные выплачены 19 июня. По начисленным отпускным НДФЛ удержан и показан в уведомлении за период с 1 по 22 июня. Переплату решили зачесть при выплате зарплаты за июнь. Зарплату за июнь организация выплачивает 5 июля.
В этом случае зарплатная выплата произошла уже в следующем месяце. Если НДФЛ удержан 5 июля, то этот налог относится к периоду с 1 по 22 июля. Неважно, что зарплата начислена за июнь. Для уведомления важна дата удержания налога, а не месяц, за который начислен доход.
Действуйте так:
НДФЛ с отпускных, удержанный 19 июня, оставьте в уведомлении за период с 1 по 22 июня.
НДФЛ, удержанный при выплате зарплаты 5 июля, включите в уведомление за период с 1 по 22 июля.
Не включайте июльское удержание в уведомление за период с 23 по 30 июня, потому что в июне этот налог еще не был удержан.
Вывод по примеру: если зарплату выплатили в следующем месяце, НДФЛ отражайте в уведомлении следующего месяца по дате фактического удержания.
Проанализируем важный нюанс. Переплата отпускных может иметь разную природу. От того, как вы оформите операцию, зависит порядок дальнейшего учета, хотя для уведомления по НДФЛ все равно остается главным правило по дате удержания.
Первый вариант: это ошибочная переплата. Например, в ведомости указали сумму больше, чем нужно, или неверно рассчитали отпускные. Тогда у сотрудника возникает задолженность перед работодателем. Эту задолженность можно закрыть возвратом денег от сотрудника или удержанием из последующей зарплаты, если есть законное основание.
Второй вариант: переплату фактически рассматривают как аванс или часть будущего дохода. Тогда сумма, полученная сотрудником сверх отпускных, может быть квалифицирована как денежный доход, выплаченный раньше обычной даты зарплаты. В этом случае нужно особенно внимательно проверить дату фактического получения дохода и дату удержания НДФЛ.
Третий вариант: переплата возникла из-за перерасчета отпускных. Например, изменился период отпуска, расчет среднего заработка, данные о начислениях или был исправлен документ. Тогда нужно проверить не только выплату, но и перерасчет НДФЛ по документам.
Разберем по шагам, как действовать в каждом случае.
Если сотруднику перечислили больше, чем положено, сначала оформите саму переплату. Не начинайте исправление только с уведомления по НДФЛ. Уведомление — это уже результат налогового учета, а не первичный инструмент исправления ошибки.
Разберем порядок действий:
Определите, почему возникла переплата: счетная ошибка, неверный ввод суммы в ведомость, неправильный расчет среднего заработка, изменение периода отпуска или техническая ошибка.
Проверьте, можно ли удержать переплату из зарплаты работника. Удержания из зарплаты допускаются только в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и федеральными законами.
Проверьте ограничение по размеру удержаний. По общему правилу общий размер удержаний при каждой выплате зарплаты не должен превышать 20 процентов суммы, причитающейся работнику, если не применяются специальные случаи.
Оформите удержание документально. В зависимости от причины переплаты может понадобиться распоряжение работодателя, заявление или согласие сотрудника.
Отразите удержание или зачет в 1С.
После проведения документов проверьте дату удержания НДФЛ и только затем формируйте уведомление.
Важно: если переплата возникла не из-за счетной ошибки, а из-за неправильного ввода данных или спорной ситуации, удержание без согласия работника может быть рискованным. Поэтому сначала оформите трудовую сторону вопроса, а уже затем проверяйте налоговый учет.
Рассмотрим подробнее вариант из вопроса. Организация решила не требовать от сотрудника отдельный возврат денег, а зачесть переплату при выплате зарплаты. В зарплатном учете это обычно выглядит так: сотруднику начисляют зарплату за месяц, затем сумма к выплате уменьшается на размер переплаты.
Здесь нужно разделить три операции:
Начисление зарплаты — формирует доход работника за месяц.
Зачет или удержание переплаты — уменьшает сумму, которую работник получит на руки.
Удержание НДФЛ — формирует налоговое обязательство для уведомления.
Если зарплату выплатили в текущем месяце после 22-го числа, НДФЛ, удержанный при этой выплате, попадет во вторую часть текущего месяца. Если зарплату выплатили в следующем месяце, налог попадет в следующий месяц. Начисление зарплаты за прошлый месяц не меняет это правило.
Посмотрим на формулировку для практического применения: отражайте НДФЛ с учетом переплаты в том уведомлении, куда попадает дата фактического удержания налога по ведомости выплаты зарплаты.
Теперь рассмотрим более сложный вариант. Допустим, организация перечислила сотруднику больше отпускных, но не оформляет это как задолженность работника. Фактически лишняя сумма признается выплатой в счет будущей зарплаты. В этом случае нужно проверить, не появился ли доход уже в день перечисления денег.
Для денежных доходов датой фактического получения дохода обычно является день выплаты денег, в том числе перечисления на банковский счет работника. Поэтому, если лишняя сумма была квалифицирована как будущий зарплатный доход и фактически выплачена 19-го числа, может возникнуть вопрос: нужно ли было исчислить и удержать НДФЛ уже 19-го числа.
Разберем практический подход. Если в 1С и в первичных документах переплата оформлена именно как ошибочно перечисленная сумма, которую сотрудник должен вернуть или которая будет удержана из зарплаты, то ориентируйтесь на дальнейшую выплату и дату удержания НДФЛ. Если же переплата оформлена как доход, выплаченный работнику, то нужно проверить НДФЛ на дату такой выплаты.
Главное правило не меняется: в уведомление включайте только тот НДФЛ, который был фактически удержан. Если налог удержан 19-го числа, он относится к периоду с 1-го по 22-е. Если налог удержан при последующей выплате зарплаты, он относится к периоду этой последующей выплаты.
Теперь посмотрим, как проверить ситуацию в 1С. В типовых конфигурациях конкретные формы и названия команд могут отличаться, но логика проверки сохраняется.
В 1С:Зарплата и управление персоналом удержание НДФЛ обычно регистрируется при проведении документов выплаты. Проверьте документы Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость через раздатчика. Именно эти документы помогают понять, когда программа посчитала НДФЛ удержанным.
В 1С:Бухгалтерия предприятия при выплате через банк также важно проверить документ выплаты и банковское списание. Если учет зарплаты ведется в 1С:ЗУП, а уведомление формируется в 1С:Бухгалтерии, дополнительно проверьте обмен и документ Отражение удержанного НДФЛ в бухучете или соответствующие сведения об удержанном НДФЛ, которые передаются в бухгалтерскую базу.
Разберем проверку по шагам:
Откройте документ Отпуск и проверьте сумму начисленных отпускных, дату выплаты, сумму исчисленного НДФЛ и сумму к выплате.
Откройте документ выплаты отпускных: Ведомость в банк, Ведомость в кассу или другой документ выплаты.
Сравните сумму по документу Отпуск с суммой, фактически указанной в ведомости. Так мы увидим размер переплаты.
Проверьте, какой НДФЛ был удержан в момент выплаты отпускных 19-го числа.
Откройте документ Начисление зарплаты и взносов за месяц и посмотрите, как программа учла переплату.
Откройте ведомость на выплату зарплаты. Проверьте дату ведомости, дату выплаты и сумму НДФЛ к перечислению.
Сформируйте отчет по удержанному НДФЛ. Проверьте суммы в разрезе дат удержания и сроков перечисления.
После проверки сформируйте Уведомление об исчисленных суммах налогов и сравните его с данными по удержанному НДФЛ.
Не исправляйте уведомление вручную, пока не проверены документы выплаты. Если ошибка возникла в ведомости, перерасчете или обмене между базами, ручная правка уведомления даст временный результат, но затем расхождение может проявиться в 6-НДФЛ, регистре НДФЛ или на ЕНС.
Рассмотрим, какие объекты и отчеты помогают быстро найти ошибку.
Отпуск — используйте для проверки начисленных отпускных, периода отпуска, среднего заработка, даты выплаты и исчисленного НДФЛ.
Ведомость в банк — используйте для проверки фактической выплаты на банковские счета сотрудников и удержанного НДФЛ.
Ведомость в кассу — используйте, если выплата проводилась наличными.
Ведомость через раздатчика — используйте, если в вашей базе применяется такой способ выплаты.
Начисление зарплаты и взносов — используйте для проверки зарплаты за месяц, перерасчетов, итогового НДФЛ и взаиморасчетов с сотрудником.
Перерасчет НДФЛ — используйте, если после исправления начислений нужно корректно пересчитать налог.
Операция учета НДФЛ — используйте только тогда, когда штатными документами нельзя корректно исправить налоговый учет. Перед применением такого документа обязательно проанализируйте последствия для 6-НДФЛ.
Отражение удержанного НДФЛ в бухучете — проверьте при обмене между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия предприятия.
Уведомление об исчисленных суммах налогов — используйте как итоговый документ для передачи обязательства в налоговый орган.
6-НДФЛ — используйте для итоговой сверки налогового учета за отчетный период.
Также полезно сформировать отчеты по НДФЛ в разрезе сотрудников, дат получения дохода, дат удержания и сроков перечисления. Названия отчетов могут отличаться в зависимости от конфигурации и релиза, но обычно в зарплатной базе есть отчеты по анализу НДФЛ, удержанному НДФЛ и регистрам налогового учета.
Разберем универсальный алгоритм. Используйте его каждый раз, когда возникает сомнение по периоду уведомления.
Найдите дату фактической выплаты дохода. Для отпускных это дата перечисления отпускных. Для зарплаты — дата перечисления зарплаты или выдачи из кассы.
Найдите дату удержания НДФЛ. Обычно она совпадает с датой выплаты, но при исправлениях, перерасчетах и зачетах ее нужно проверять отдельно.
Определите интервал внутри месяца. Если дата удержания находится с 1-го по 22-е число, это первое уведомление месяца. Если дата удержания находится с 23-го по последнее число, это второе уведомление месяца.
Проверьте срок перечисления НДФЛ. Для периода с 1-го по 22-е число налог перечисляется в установленный срок для первой части месяца, для периода с 23-го по последнее число — в срок для второй части месяца.
Сравните данные уведомления с отчетом по удержанному НДФЛ. Суммы должны совпадать по периоду удержания и сроку перечисления.
Этот алгоритм особенно полезен при отпускных, больничных, премиях, перерасчетах, удержаниях переплаты и выплатах, которые попадают на границу периодов: 22-е и 23-е число.
Теперь рассмотрим ситуацию, когда уведомление уже сформировали или отправили, но позже поняли, что НДФЛ попал не в тот период. Например, налог фактически удержали в следующем месяце, а его ошибочно включили в уведомление за период с 23-го по последнее число текущего месяца.
Разберем порядок исправления:
Сначала определите правильную дату удержания НДФЛ по документам выплаты.
Проверьте, в каком уведомлении сумма была отражена ошибочно.
Сформируйте корректное уведомление за ошибочный период с правильной суммой обязательства.
Сформируйте уведомление за правильный период, если сумма должна быть отражена там.
Проверьте состояние ЕНС после корректировки, чтобы не осталось искусственной недоимки или лишней переплаты.
Проверьте будущий расчет 6-НДФЛ, потому что данные по датам удержания и срокам перечисления должны быть согласованы.
Важно: если уведомление заполнилось неправильно из-за ошибки в 1С, сначала исправьте документы-основания. Если просто вручную поменять уведомление, а в регистрах НДФЛ оставить старые данные, ошибка может повториться при следующем заполнении или проявиться в отчетности.
Отдельно разберем трудовой блок. Если переплаченные отпускные удерживаются из зарплаты, нужно учитывать ограничения трудового законодательства. Работодатель не всегда может просто уменьшить ближайшую зарплату на всю сумму переплаты.
Действуйте так:
Определите основание переплаты. Если это счетная ошибка, удержание может быть допустимо при соблюдении условий. Если это не счетная ошибка, а, например, неправильное применение нормы или ошибка ввода, может потребоваться согласие работника.
Проверьте срок и порядок оформления решения об удержании.
Проверьте предельный размер удержаний. По общему правилу нельзя удерживать больше установленной части заработка при каждой выплате.
Если удержать всю сумму сразу нельзя, распределите удержание на несколько выплат.
Каждую выплату проверяйте отдельно с точки зрения НДФЛ и уведомления.
Например, если переплата большая и удерживается частями, то НДФЛ по зарплатным выплатам также будет попадать в уведомления по датам фактического удержания. Не нужно пытаться отразить весь налог в одном уведомлении только потому, что переплата возникла в одном месяце.
Посмотрим на практический момент. Если при выплате зарплаты сумма к выдаче сотруднику уменьшилась из-за зачета переплаты, проверьте, хватает ли денежной выплаты для удержания НДФЛ. Налоговый агент удерживает НДФЛ из доходов налогоплательщика при фактической выплате. Если после зачета сумма к выплате маленькая или равна нулю, может возникнуть вопрос о возможности удержания налога.
Разберем варианты:
Денежной выплаты достаточно для удержания НДФЛ. Тогда удержите налог при выплате и включите его в уведомление по дате этой выплаты.
Денежной выплаты недостаточно для удержания всей суммы НДФЛ. Тогда удержите возможную сумму, а оставшийся налог контролируйте как неудержанный до ближайшей денежной выплаты, если применимые правила позволяют это сделать.
Денежной выплаты нет совсем. Тогда проверьте, есть ли фактическая возможность удержать НДФЛ. Нельзя показывать в уведомлении налог как удержанный, если он фактически не удержан у сотрудника.
Практический вывод: для уведомления не достаточно того, что НДФЛ рассчитан. Нужно, чтобы он был удержан. Если удержания не было, не включайте налог в уведомление как удержанный.
Рассмотрим отдельно отпускные. Отпускные являются денежным доходом работника. Дата фактического получения такого дохода определяется по дате выплаты. Поэтому при выплате отпускных 19-го числа НДФЛ с отпускных обычно исчисляется и удерживается именно на дату выплаты отпускных.
Если отпускные начислены правильно, но перечислена лишняя сумма, важно понять, что именно было перечислено сверх начисления. Если это ошибка выплаты, то переплата отражается как задолженность работника. Если это будущий доход, нужно оценивать НДФЛ на дату фактического перечисления. Если это результат неправильного начисления отпускных, нужно делать перерасчет начисления и НДФЛ.
В 1С не ограничивайтесь визуальной проверкой суммы в документе Отпуск. Обязательно смотрите ведомость выплаты. Именно ведомость покажет, какая сумма была выплачена и какой НДФЛ был удержан.
В теме нет примеров программного кода 1С, поэтому код писать не будем. В данной ситуации задача решается документами учета, а не программной доработкой. Разберем, какие документы использовать в типовом порядке.
Если ошибка только в сумме выплаты, проверьте Ведомость в банк или Ведомость в кассу. Возможно, нужно исправить ведомость, если это допустимо по состоянию учета и банковских операций.
Если отпускные были начислены неправильно, исправьте документ Отпуск или введите документ-исправление, если период уже закрыт.
Если нужно пересчитать зарплату и НДФЛ, используйте Начисление зарплаты и взносов и при необходимости Перерасчет НДФЛ.
Если переплата удерживается из зарплаты, настройте или введите удержание в зарплатной подсистеме. В зависимости от конфигурации это может быть удержание по отдельному виду удержания или корректировка взаиморасчетов.
Если данные передаются из 1С:ЗУП в 1С:Бухгалтерия предприятия, проверьте документ Отражение удержанного НДФЛ в бухучете и синхронизацию.
После исправления перезаполните Уведомление об исчисленных суммах налогов.
Если в вашей базе используется нестандартная доработка, дополнительно проверьте регистры учета НДФЛ. Но в типовой ситуации ручной код или обработка не требуются.
Соберем простой контрольный пример, чтобы закрепить правило.
19 июня выплатили отпускные.
19 июня удержали НДФЛ с начисленных отпускных.
НДФЛ с отпускных включили в уведомление за период с 1 по 22 июня.
После выплаты обнаружили переплату.
Переплату решили зачесть при выплате зарплаты.
Дальше возможны два исхода:
Если зарплату выплатили 28 июня и НДФЛ удержали 28 июня, включайте этот НДФЛ в уведомление за период с 23 по 30 июня.
Если зарплату выплатили 5 июля и НДФЛ удержали 5 июля, включайте этот НДФЛ в уведомление за период с 1 по 22 июля.
Так мы видим, что ответ зависит только от даты удержания НДФЛ. Сам факт переплаты 19-го числа не означает, что весь связанный с ней НДФЛ автоматически должен быть в уведомлении за период с 1-го по 22-е число.
Перед отправкой уведомления выполните контрольную проверку. Она поможет избежать расхождений между уведомлением, ЕНС и расчетом 6-НДФЛ.
Проверьте все выплаты за период с 1-го по 22-е число.
Проверьте все выплаты за период с 23-го по последнее число месяца.
Сформируйте отчет по удержанному НДФЛ в разрезе дат удержания.
Сравните сумму удержанного НДФЛ с суммой в уведомлении.
Проверьте, не попала ли одна и та же сумма НДФЛ в два уведомления.
Проверьте, не остался ли удержанный НДФЛ без уведомления.
Проверьте, что в уведомление не включен НДФЛ, который только исчислен, но еще не удержан.
Если учет зарплаты ведется в другой базе, проверьте синхронизацию между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия предприятия.
Особое внимание уделите датам 22-е и 23-е число. Если налог удержан 22-го числа, он относится к первой части месяца. Если налог удержан 23-го числа, он уже относится ко второй части месяца.
Разберем типичные неверные действия.
Не включайте НДФЛ в уведомление только по месяцу начисления. Зарплата может быть начислена за один месяц, а выплачена в следующем. Для уведомления важна дата удержания.
Не показывайте налог как удержанный, если удержания не было. Уплата НДФЛ за счет средств организации по общему правилу не допускается.
Не исправляйте только уведомление, если ошибка находится в документах 1С. Сначала исправьте документы начисления, выплаты или удержания.
Не удерживайте переплату из зарплаты без проверки трудовых ограничений. Переплата отпускных — это не только налоговый вопрос, но и вопрос расчетов с работником.
Не объединяйте все суммы НДФЛ в один период для удобства. Уведомление должно соответствовать фактическим датам удержания.
Сформулируем окончательный ответ. Если сотруднику 19-го числа переплатили отпускные, а переплату решили учесть при выплате зарплаты за месяц, то НДФЛ с суммы, связанной с этой операцией, отражайте в периоде фактического удержания НДФЛ.
Если НДФЛ был удержан при выплате зарплаты в период с 23-го по последнее число текущего месяца, включайте его в уведомление за период с 23-го по последнее число текущего месяца. Если зарплата выплачена и НДФЛ удержан в следующем месяце, включайте налог в уведомление следующего месяца по соответствующему периоду: с 1-го по 22-е или с 23-го по последнее число.
По начисленным отпускным, выплаченным 19-го числа, НДФЛ уже правильно отражен в уведомлении за период с 1-го по 22-е число, если он действительно был удержан 19-го числа. А НДФЛ, который возникает или удерживается при последующем зачете переплаты с зарплатой, отражайте отдельно — по дате фактического удержания при выплате зарплаты.
Коротко: смотрим не на дату начисления и не на дату обнаружения переплаты, а на дату удержания НДФЛ у сотрудника. Именно она определяет период уведомления.
Информация носит справочный характер