Рассмотрим ситуацию подробно. В организацию принята сотрудница, у которой трое детей. Второй и третий ребенок еще не достигли 18 лет, поэтому по ним сотрудница имеет право на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ. По старшему ребенку возник вопрос: он признан судом недееспособным, находится в специализированном учреждении на полном государственном обеспечении, а опека оформлена не на родителей, а на учреждение. Нужно понять, учитывать ли такого старшего ребенка при определении размера вычета на второго и третьего ребенка.
Правильный подход: старшего ребенка не исключаем из общего количества детей. Даже если по нему самой сотруднице отдельный стандартный вычет не предоставляется, он остается первым ребенком по очередности рождения. Поэтому младшие дети не становятся «первым» и «вторым» для целей расчета вычета. Второй ребенок остается вторым, а третий ребенок остается третьим.
Значит, если сотрудница имеет троих детей, а право на вычет подтверждено только по второму и третьему несовершеннолетним детям, применяем такой вариант: по первому ребенку вычет не предоставляем, если нет документов и оснований считать, что он находится на обеспечении сотрудницы; по второму ребенку предоставляем вычет как на второго ребенка; по третьему ребенку предоставляем вычет как на третьего ребенка.
Для актуальных правил с 2025 года размеры стандартных вычетов такие: на первого ребенка — 1 400 руб. в месяц, на второго ребенка — 2 800 руб. в месяц, на третьего и каждого последующего ребенка — 6 000 руб. в месяц. Поэтому в рассматриваемой ситуации по второму ребенку применяем 2 800 руб., а по третьему — 6 000 руб. При этом вычеты предоставляем только до месяца, в котором доход сотрудницы, исчисленный нарастающим итогом с начала года, превысит установленный лимит 450 000 руб.
Начнем с основного правила. При определении размера стандартного вычета на детей учитывается не только количество детей, на которых прямо сейчас предоставляется вычет. Учитывается общее количество детей налогоплательщика. Очередность определяется по дате рождения: первым считается самый старший ребенок, вторым — следующий по возрасту, третьим — следующий после него.
Посмотрим на простой пример. У работника трое детей:
первый ребенок — совершеннолетний, вычет на него уже не предоставляется;
второй ребенок — 15 лет;
третий ребенок — 10 лет.
В такой ситуации второй ребенок не становится первым только потому, что старший уже совершеннолетний. Для расчета стандартных вычетов он остается вторым. Третий ребенок также остается третьим. Поэтому вычет предоставляется не как 1 400 руб. и 2 800 руб., а как 2 800 руб. и 6 000 руб.
Теперь применим этот же принцип к ситуации со старшим недееспособным ребенком. Если он является первым ребенком сотрудницы по дате рождения, он сохраняет эту очередность. Тот факт, что по нему может не предоставляться вычет из-за отсутствия обеспечения со стороны родителя или из-за того, что опека оформлена на учреждение, не меняет порядок рождения детей.
Выясним причину: размер вычета зависит от очередности ребенка в семье, а не от того, предоставляется ли вычет на каждого предыдущего ребенка. Поэтому исключать старшего ребенка из подсчета нельзя.
Проанализируем ситуацию более внимательно. Налоговое правило по стандартным вычетам на детей работает в двух плоскостях:
сначала определяем, какие дети есть у налогоплательщика и в какой очередности они родились;
затем отдельно проверяем, по каким из этих детей есть право на вычет в конкретном месяце.
Это разные этапы. На первом этапе мы считаем всех детей для определения очередности. На втором этапе мы решаем, предоставлять ли вычет по каждому конкретному ребенку. Именно поэтому возможна ситуация, когда первый ребенок учитывается для очередности, но вычет на него не предоставляется.
Рассмотрим подробнее. Старший ребенок может не давать права на вычет по разным причинам: он уже достиг предельного возраста, не обучается очно, не находится на обеспечении родителя, по нему нет подтверждающих документов, опека оформлена на другое лицо или учреждение. Но это не превращает второго ребенка в первого. Ребенок не исчезает из состава детей налогоплательщика для определения очередности.
Поэтому в рассматриваемой задаче используем не второй вариант, где старший ребенок полностью исключается из подсчета, а первый вариант: старший ребенок остается первым, второй ребенок считается вторым, третий ребенок считается третьим.
Теперь отдельно посмотрим на старшего ребенка. Здесь важно не смешивать два вопроса: учитывается ли ребенок для очередности и положен ли вычет именно на него. Для очередности он учитывается. А вот право на вычет по нему нужно проверять отдельно.
Стандартный вычет на детей предоставляется родителю, супругу родителя, усыновителю, опекуну, попечителю, приемному родителю или супругу приемного родителя, если ребенок находится на обеспечении этого лица. Для обычных детей вычет действует до 18 лет, а для учащихся очной формы обучения — до 24 лет. Для ребенка или подопечного, признанного судом недееспособным, правило о возрасте имеет специальное значение: такой ребенок или подопечный может учитываться для вычета независимо от возраста, если выполняются остальные условия.
Но в нашей ситуации есть важная деталь: старший ребенок находится в специализированном учреждении на полном государственном обеспечении, а опека оформлена на учреждение. Родители не являются опекунами. Поэтому работодателю нужно быть осторожным. Если у сотрудницы нет документов, подтверждающих, что старший ребенок находится именно на ее обеспечении, предоставлять отдельный вычет по старшему ребенку рискованно.
Практический вывод такой: по старшему ребенку отдельный вычет сотруднице не предоставляем, если он не находится на ее обеспечении и нет подтверждающих документов. Но для очередности детей его все равно учитываем как первого ребенка.
Именно это и решает спор между двумя вариантами из вопроса. Правильная логика не такая: «раз по старшему нет вычета, значит его исключаем». Правильная логика такая: «по старшему вычет не предоставляем, но при определении номеров детей его учитываем».
Разберем расчет по шагам. У сотрудницы трое детей:
первый ребенок — старший, признан недееспособным, находится в специализированном учреждении на полном государственном обеспечении, опека оформлена на учреждение;
второй ребенок — несовершеннолетний;
третий ребенок — несовершеннолетний.
По первому ребенку сначала проверяем право на вычет. Если ребенок не находится на обеспечении сотрудницы и сотрудница не является его опекуном, то отдельный вычет по нему не применяем. При этом он остается первым ребенком по очередности.
По второму ребенку проверяем возраст и документы. Если ребенку нет 18 лет, сотрудница является родителем и есть подтверждающие документы, применяем вычет как на второго ребенка. Размер вычета с 2025 года — 2 800 руб. в месяц.
По третьему ребенку также проверяем возраст и документы. Если ребенку нет 18 лет, сотрудница является родителем и есть подтверждающие документы, применяем вычет как на третьего ребенка. Размер вычета с 2025 года — 6 000 руб. в месяц.
Итого ежемесячная сумма стандартных вычетов по двум младшим детям составит:
2 800 руб. — на второго ребенка;
6 000 руб. — на третьего ребенка;
8 800 руб. — общая сумма вычетов за месяц до достижения лимита дохода.
Если ставка НДФЛ для зарплаты сотрудницы составляет 13 процентов, то экономия налога за месяц составит 1 144 руб. Расчет такой: 8 800 руб. × 13 процентов = 1 144 руб. Это не сумма, которую работодатель доплачивает сверху, а сумма уменьшения удержанного НДФЛ за счет уменьшения налоговой базы.
Рассмотрим второй вариант из вопроса: полностью исключить старшего ребенка из подсчета, считать второго ребенка первым и дать на него 1 400 руб., а третьего считать вторым и дать на него 2 800 руб. Такой подход занижает стандартный вычет сотрудницы.
Ошибка в этом варианте заключается в том, что право на вычет по конкретному ребенку смешивается с очередностью детей. Если на старшего ребенка нет вычета, это не означает, что его не было в составе детей сотрудницы. Он остается старшим ребенком. Поэтому младшие дети сохраняют свои реальные номера: второй и третий.
Разберем на похожем примере. У сотрудника трое детей, старшему 25 лет, он не учится очно, поэтому вычет на него уже не предоставляется. Двум младшим детям 16 и 12 лет. В этом случае вычет предоставляется на второго ребенка в размере 2 800 руб. и на третьего ребенка в размере 6 000 руб. Старший совершеннолетний ребенок не дает права на вычет, но сохраняет очередность. Ситуация со старшим недееспособным ребенком, по которому нет вычета из-за отсутствия обеспечения родителем, для подсчета очередности работает аналогично.
Поэтому не уменьшайте вычет сотрудницы из-за того, что по старшему ребенку отдельный вычет не предоставляется. Для второго и третьего ребенка применяйте размеры именно второго и третьего ребенка.
Разберем документальное оформление. Работодатель как налоговый агент должен иметь сведения и документы, подтверждающие право на вычет. С 2025 года вычет на детей может предоставляться без отдельного заявления, если у работодателя уже есть сведения о детях, находящихся на обеспечении налогоплательщика. Однако на практике заявление и комплект подтверждающих документов по-прежнему помогают избежать споров и ошибок в 1С.
Для рассматриваемой ситуации запросите у сотрудницы документы по всем детям, потому что свидетельства о рождении нужны не только для подтверждения права на вычет по младшим детям, но и для правильного определения очередности.
Подготовьте такой комплект:
свидетельство о рождении первого старшего ребенка или иной документ, подтверждающий родство с сотрудницей;
свидетельство о рождении второго ребенка;
свидетельство о рождении третьего ребенка;
документы, подтверждающие возраст младших детей;
при необходимости — документы об обучении, если ребенок старше 18 лет, но обучается очно и еще не достиг 24 лет;
по старшему ребенку — решение суда о признании недееспособным, если сотрудница заявляет право на вычет именно по нему;
документы об опеке или о нахождении ребенка на государственном обеспечении, если это важно для подтверждения отсутствия права на отдельный вычет по старшему ребенку;
заявление сотрудницы на предоставление стандартных вычетов или внутреннее подтверждение сведений о детях, если организация применяет порядок предоставления вычетов на основании имеющихся данных.
Особое внимание уделите свидетельствам о рождении всех детей. Без документов на старшего ребенка бухгалтеру сложнее доказать, что младшие дети действительно являются вторым и третьим. Поэтому даже если вычет по старшему не предоставляется, документ о нем нужен для обоснования размера вычета на младших.
Посмотрим на практическую формулировку. Сотрудница может указать в заявлении, что просит предоставить стандартный вычет по НДФЛ на второго и третьего ребенка, а также перечислить всех детей для определения очередности.
Формулировка может быть такой:
«Прошу предоставить мне стандартные налоговые вычеты по НДФЛ на детей: на второго ребенка — в размере, установленном для второго ребенка; на третьего ребенка — в размере, установленном для третьего ребенка. Для определения очередности детей сообщаю, что первым ребенком является мой старший ребенок, признанный недееспособным и находящийся в специализированном учреждении на полном государственном обеспечении. Право на отдельный вычет по первому ребенку не заявляю».
Такое заявление удобно тем, что сразу объясняет бухгалтерии, почему в программе нужно выбрать вычет на второго и третьего ребенка, а не на первого и второго.
Если организация не требует заявление, все равно сохраните документы и внутреннюю отметку в личном деле сотрудницы. Работодатель должен понимать, на основании каких сведений он применил вычет именно в таком размере.
Теперь разберем практическую часть в 1С. В типовых конфигурациях, например в 1С:Зарплата и управление персоналом или в зарплатном блоке 1С:Бухгалтерия предприятия, право на стандартные вычеты обычно регистрируется через документ Заявление на вычеты по НДФЛ или через карточку сотрудника.
Общий порядок действий такой:
Откройте карточку сотрудницы в справочнике Сотрудники.
Перейдите к разделу или ссылке Налог на доходы.
Создайте документ Заявление на вычеты по НДФЛ или введите новое заявление на стандартные вычеты.
Укажите месяц, с которого нужно предоставлять вычеты. Обычно это месяц приема на работу или месяц, с которого сотрудница подтвердила право на вычет.
В табличной части укажите вычет на второго ребенка. В типовой логике это вид вычета с кодом 127 или соответствующим наименованием «на второго ребенка».
Отдельной строкой укажите вычет на третьего ребенка. В типовой логике это вид вычета с кодом 128 или соответствующим наименованием «на третьего и каждого последующего ребенка».
По первому ребенку не вводите строку вычета, если право на вычет по нему сотрудница не заявляет или не подтверждает.
В поле срока действия укажите период, по который предоставляется вычет, с учетом возраста детей и подтверждающих документов.
Сохраните документ и проверьте расчет НДФЛ в документе Начисление зарплаты и взносов или Начисление зарплаты, в зависимости от конфигурации.
Главное в 1С — выбрать не «первого» и «второго» ребенка, а именно вычеты на второго и третьего ребенка. Старший ребенок нужен для подтверждения очередности, но строка вычета по нему не создается, если на него нет права.
Рассмотрим конкретные объекты 1С, которые обычно используются в этой ситуации:
Сотрудники — карточка сотрудницы, из которой можно перейти к сведениям по НДФЛ.
Физические лица — карточка физического лица, где в некоторых конфигурациях хранятся персональные данные и сведения, связанные с налоговым учетом.
Налог на доходы — раздел или ссылка в карточке сотрудника для просмотра сведений по НДФЛ.
Заявление на вычеты по НДФЛ — основной документ для регистрации стандартных вычетов.
Виды вычетов НДФЛ — справочник или предопределенный список видов стандартных вычетов, где выбираются вычеты на второго и третьего ребенка.
Начисление зарплаты и взносов — документ, в котором программа применяет вычеты при расчете НДФЛ.
Перерасчет НДФЛ — документ или механизм, который может понадобиться, если вычеты ранее были указаны неверно.
Анализ НДФЛ по сотруднику — отчет для проверки налоговой базы, примененных вычетов и удержанного НДФЛ.
Расчетный листок — отчет, где можно увидеть влияние вычета на удержанный налог и сумму к выплате.
6-НДФЛ — регламентированный отчет, на который влияет правильность расчета НДФЛ, хотя сами детские вычеты в нем отражаются через налоговую базу и сумму исчисленного налога.
Специальный программный код 1С для этой задачи обычно не нужен. Это не ошибка алгоритма и не доработка конфигурации, а корректная настройка стандартных вычетов в карточке сотрудника и в документе Заявление на вычеты по НДФЛ.
После настройки вычетов обязательно проверим расчет. Для этого начислите зарплату за месяц, в котором сотруднице должен предоставляться вычет. Затем откройте расшифровку НДФЛ.
Проверьте следующие показатели:
применился ли вычет на второго ребенка в размере 2 800 руб.;
применился ли вычет на третьего ребенка в размере 6 000 руб.;
не применился ли ошибочно вычет на первого ребенка, если по нему нет права;
общая сумма вычетов за месяц составила ли 8 800 руб.;
не превышен ли лимит дохода 450 000 руб. нарастающим итогом с начала года;
не введены ли вычеты дважды разными документами;
не указан ли ошибочно вычет на первого и второго ребенка вместо второго и третьего.
Если сотрудница устроилась не с начала года, обязательно учтите доходы с предыдущего места работы. Иначе программа может продолжить предоставлять вычеты после того, как общий доход с начала года уже превысил лимит. Для этого запросите у сотрудницы справку о доходах от предыдущего работодателя или иной документ, который используется в вашей организации для подтверждения дохода с начала налогового периода.
Рассмотрим частую ошибку: бухгалтер исключил старшего ребенка из подсчета и ввел в 1С вычеты как на первого и второго ребенка. В этом случае сотруднице предоставили меньше вычета, чем положено: вместо 2 800 руб. и 6 000 руб. могли применить 1 400 руб. и 2 800 руб.
Разберем исправление по шагам:
Откройте документ Заявление на вычеты по НДФЛ, которым были зарегистрированы вычеты.
Проверьте, какие виды вычетов указаны в табличной части.
Если указаны вычеты на первого и второго ребенка, исправьте их на вычеты на второго и третьего ребенка.
Проверьте месяц начала предоставления вычета.
Перепроведите документы начисления зарплаты, если период еще открыт и конфигурация позволяет корректно пересчитать налог.
Если зарплата уже выплачена и НДФЛ удержан, выполните перерасчет НДФЛ в текущем месяце или используйте документ Перерасчет НДФЛ, если он предусмотрен в конфигурации.
Проверьте результат отчетом Анализ НДФЛ по сотруднику.
Если из-за ошибки НДФЛ был удержан в большем размере, чем нужно, у сотрудницы может образоваться излишне удержанный налог. В таком случае разберитесь с порядком зачета или возврата НДФЛ. Обычно программа может учесть перерасчет в следующих выплатах, но порядок зависит от конфигурации, периода ошибки и настроек учета.
Теперь рассмотрим альтернативную ситуацию. Сотрудница может заявить, что хочет получать вычет не только на второго и третьего ребенка, но и на старшего недееспособного ребенка. В этом случае не отказывайте автоматически только потому, что ребенок совершеннолетний или признан недееспособным. Разберем основания подробнее.
Для ребенка или подопечного, признанного судом недееспособным, возраст сам по себе не является препятствием для стандартного вычета. Но работодатель должен проверить, выполняется ли условие о нахождении ребенка на обеспечении налогоплательщика и есть ли подтверждающие документы.
Если старший ребенок находится на полном государственном обеспечении, опека оформлена на специализированное учреждение, а сотрудница не несет расходов на его содержание и не является опекуном, оснований для вычета по нему может не быть. В такой ситуации работодатель вправе не предоставлять вычет по старшему ребенку без дополнительных подтверждений.
Если же сотрудница представит документы, подтверждающие, что она фактически участвует в содержании старшего ребенка, несет расходы и ребенок находится на ее обеспечении, ситуацию нужно рассматривать отдельно. Тогда возможно появление права на вычет и по старшему ребенку. Но это уже другой расчет и другой комплект документов.
В любом случае даже при отказе в вычете по старшему ребенку он продолжает учитываться как первый ребенок при определении размера вычета на младших детей.
Посмотрим на дополнительный пример, чтобы не запутаться. Допустим, сотрудница представила документы, подтверждающие право на вычет по старшему недееспособному ребенку. Тогда старший ребенок был бы первым ребенком, и по нему мог бы применяться вычет как на первого ребенка — 1 400 руб. в месяц, если выполняются условия предоставления вычета.
По второму ребенку применялся бы вычет 2 800 руб. По третьему ребенку — 6 000 руб. Общая сумма вычетов составила бы 10 200 руб. в месяц: 1 400 руб. + 2 800 руб. + 6 000 руб.
Но в исходной ситуации сотрудница, по сути, спрашивает не о том, как дать вычет по старшему ребенку, а о том, как определить размер вычета на второго и третьего ребенка. Поэтому для ответа достаточно зафиксировать: старший ребенок считается первым, а младшие получают вычеты как второй и третий.
Разберем важный терминологический момент. Недееспособность и инвалидность — это не одно и то же. Недееспособность устанавливается судом, когда гражданин не может понимать значение своих действий или руководить ими. Инвалидность устанавливается по результатам медико-социальной экспертизы и подтверждается справкой об инвалидности.
Для стандартных вычетов это важно, потому что есть отдельный повышенный вычет на ребенка-инвалида. По общему правилу он предоставляется на ребенка-инвалида до 18 лет, а также на учащегося очной формы обучения до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы. Размер такого вычета с 2025 года составляет 12 000 руб. в месяц.
Но в исходной ситуации старший ребенок признан недееспособным и находится в специализированном учреждении. Само по себе признание недееспособным не означает автоматического применения повышенного вычета на ребенка-инвалида. Для повышенного вычета нужна справка об инвалидности и выполнение условий по возрасту или обучению, а также условие о том, что ребенок находится на обеспечении налогоплательщика.
Не подменяйте понятия: недееспособный ребенок учитывается для очередности как ребенок сотрудницы, но повышенный вычет на ребенка-инвалида применяйте только при наличии оснований и подтверждающих документов.
Чтобы в дальнейшем не возникло вопросов при проверке или при обращении сотрудницы, зафиксируйте логику расчета во внутренней бухгалтерской справке или комментарии к документам. Это особенно полезно, если ситуация нестандартная: старший ребенок недееспособен, находится на полном государственном обеспечении, опека оформлена на учреждение, а вычеты предоставляются только на двух младших детей.
Внутреннее пояснение можно сформулировать так:
«При определении размера стандартных налоговых вычетов по НДФЛ учтено общее количество детей сотрудницы. Старший ребенок является первым ребенком по дате рождения, однако отдельный стандартный вычет по нему не предоставляется в связи с отсутствием документов, подтверждающих нахождение ребенка на обеспечении сотрудницы. Второй ребенок учитывается как второй ребенок, третий ребенок учитывается как третий ребенок. Сотруднице предоставляются стандартные вычеты по НДФЛ на второго ребенка и на третьего ребенка».
Такое пояснение помогает показать, что бухгалтерия не забыла про старшего ребенка и не ошиблась в размере вычета, а сознательно разделила два вопроса: право на вычет по старшему и очередность младших детей.
Проанализируем типичные ошибки, чтобы избежать неправильного расчета НДФЛ.
Полностью исключают старшего ребенка из подсчета. Это приводит к занижению вычетов на младших детей.
Автоматически дают вычет по старшему ребенку без проверки обеспечения. Это рискованно, если ребенок находится на полном государственном обеспечении, а сотрудница не является опекуном и не подтверждает расходы на содержание.
Путают недееспособность и инвалидность. Повышенный вычет на ребенка-инвалида требует отдельных оснований и документов.
Запрашивают документы только на младших детей. Для правильного определения очередности нужны документы на всех детей, включая старшего.
В 1С выбирают вычеты на первого и второго ребенка вместо второго и третьего. Это технически простая, но финансово значимая ошибка.
Не учитывают доход с предыдущего места работы. Если сотрудница принята не с января, лимит дохода для вычета нужно контролировать с начала года, а не только с даты приема.
Не прекращают вычет после превышения лимита дохода. С месяца превышения лимита вычет не применяется.
Не делают перерасчет при обнаружении ошибки. Если вычет был занижен или завышен, НДФЛ нужно пересчитать.
Главная ошибка именно в рассматриваемом вопросе — считать, что ребенок, на которого нет права на вычет, не участвует в определении очередности. Такой подход неверен.
Соберем решение в понятный алгоритм.
Получите от сотрудницы сведения обо всех детях.
Запросите свидетельства о рождении всех трех детей, включая старшего.
Определите очередность детей по датам рождения: старший — первый, следующий — второй, младший — третий.
Проверьте право на вычет по каждому ребенку отдельно.
По старшему ребенку не предоставляйте вычет, если он находится на полном государственном обеспечении, опека оформлена на учреждение и нет документов, подтверждающих обеспечение со стороны сотрудницы.
По второму ребенку предоставьте вычет как на второго ребенка, если он несовершеннолетний и документы подтверждены.
По третьему ребенку предоставьте вычет как на третьего ребенка, если он несовершеннолетний и документы подтверждены.
В 1С зарегистрируйте вычет на второго ребенка и вычет на третьего ребенка через Заявление на вычеты по НДФЛ или соответствующий механизм вашей конфигурации.
Проверьте расчет НДФЛ в документе Начисление зарплаты и взносов.
Контролируйте лимит дохода 450 000 руб. нарастающим итогом с начала года.
Если ранее расчет был сделан неверно, выполните перерасчет НДФЛ.
Допустим, сотрудница получает зарплату 60 000 руб. в месяц. У нее трое детей. Старший ребенок признан недееспособным, находится на полном государственном обеспечении, и по нему вычет не предоставляется. Второй и третий ребенок несовершеннолетние.
Определяем вычеты:
первый ребенок — вычет не применяем;
второй ребенок — 2 800 руб.;
третий ребенок — 6 000 руб.;
общая сумма вычетов — 8 800 руб.
Налоговая база по НДФЛ за месяц с учетом вычета составит 51 200 руб.: 60 000 руб. − 8 800 руб.
НДФЛ при ставке 13 процентов составит 6 656 руб.: 51 200 руб. × 13 процентов.
Если бы вычет не применялся, НДФЛ с зарплаты 60 000 руб. составил бы 7 800 руб. Разница — 1 144 руб. Это сумма, на которую уменьшается удержанный налог за месяц при применении вычетов 2 800 руб. и 6 000 руб.
Если бы бухгалтер ошибочно исключил старшего ребенка и применил вычеты как на первого и второго ребенка, сумма вычетов составила бы только 4 200 руб.: 1 400 руб. + 2 800 руб. Тогда сотрудница потеряла бы часть налоговой выгоды. Поэтому важно правильно определить очередность.
Если при проверке возникнет вопрос, почему по сотруднице применены вычеты на второго и третьего ребенка, хотя по первому вычета нет, объясните логику так:
очередность детей определяется по датам рождения;
старший ребенок является первым ребенком сотрудницы;
отсутствие права на вычет по старшему ребенку не меняет очередность младших детей;
вычет по второму ребенку применен как на второго ребенка;
вычет по третьему ребенку применен как на третьего ребенка;
по старшему ребенку вычет не применен, так как отсутствуют подтвержденные основания для предоставления вычета сотруднице;
документы о рождении всех детей хранятся для подтверждения очередности.
Такое пояснение соответствует общей логике стандартных вычетов: сначала считаем детей, затем проверяем право на вычет по каждому из них.
В рассматриваемой ситуации старшего недееспособного ребенка нужно учитывать при определении очередности детей. Он остается первым ребенком сотрудницы, даже если по нему самой сотруднице не предоставляется отдельный стандартный вычет из-за нахождения ребенка на полном государственном обеспечении и отсутствия опеки у родителей.
Поэтому второй ребенок считается вторым ребенком, а третий ребенок считается третьим ребенком. При актуальных размерах стандартных вычетов применяем 2 800 руб. на второго ребенка и 6 000 руб. на третьего ребенка. Полностью исключать старшего ребенка из подсчета и считать младших детей первым и вторым не нужно.
В 1С укажите вычеты именно на второго и третьего ребенка, а документы по старшему ребенку сохраните для подтверждения очередности. По старшему ребенку отдельный вычет не вводите, если сотрудница не подтвердила право на него.
Информация носит справочный характер