Рассмотрим ситуацию, когда сотруднику с марта 2026 года предоставляли стандартные налоговые вычеты по НДФЛ на двух детей: на старшего ребенка, которому уже исполнилось 18 лет и который обучается очно, и на младшего несовершеннолетнего ребенка. Позднее бухгалтерия выяснила, что в документах работодателя нет свидетельства о рождении старшего ребенка либо другого документа, который позволяет подтвердить родство и право сотрудника на вычет.
Одновременно может оказаться, что на младшего ребенка у работодателя есть все подтверждающие сведения, однако вычет начали применять только с марта 2026 года, хотя право на него существовало с января 2026 года. Разберем по шагам, как определить правильные суммы вычетов, как пересчитать НДФЛ, нужно ли исправлять заявление сотрудника и какие действия выполнить в 1С.
Главный вывод: нельзя просто убрать старшего ребенка из заявления и считать младшего первым ребенком. Очередность детей определяется по датам рождения всех детей сотрудника, а не по количеству детей, на которых работодатель фактически предоставляет вычет. Поэтому младший ребенок сохраняет статус второго ребенка, даже если вычет на старшего ребенка временно не предоставляется.
Если на старшего ребенка нет документов, подтверждающих право на вычет, ранее предоставленный вычет на этого ребенка необходимо отменить и пересчитать НДФЛ за месяцы, в которых вычет был применен. Если на младшего ребенка право на вычет подтверждено с января 2026 года, необходимо, наоборот, предоставить вычет за январь и февраль 2026 года. При одновременном перерасчете может возникнуть как недоудержанный, так и излишне удержанный НДФЛ. Эти суммы необходимо сопоставить и отразить в текущем расчете сотрудника.
С 2025 года стандартные налоговые вычеты на детей предоставляются работодателем без обязательного заявления сотрудника, если у налогового агента имеются сведения о детях, находящихся на обеспечении работника. Это означает, что бухгалтерии не требуется ежегодно получать от сотрудника новое заявление на стандартные вычеты.
Однако беззаявительный порядок не означает, что вычет можно применять без подтверждающих данных. Работодатель должен располагать сведениями и документами, позволяющими обосновать право сотрудника на вычет. Для ребенка старше 18 лет, обучающегося по очной форме, необходимо подтвердить не только родство, но и факт обучения.
Рассмотрим, какие сведения обычно необходимы для предоставления вычета на ребенка.
Документ, подтверждающий родство сотрудника с ребенком. Как правило, это свидетельство о рождении ребенка. В отдельных случаях право могут подтверждать и другие документы, например решение суда об установлении отцовства, свидетельство об усыновлении, документы об опеке или попечительстве.
Документ, подтверждающий возраст ребенка.
Для ребенка старше 18 лет — справка из образовательной организации о прохождении обучения по очной форме.
При необходимости — документы, подтверждающие содержание ребенка сотрудником, если обстоятельства требуют дополнительного подтверждения.
При предоставлении двойного вычета — документы, подтверждающие статус единственного родителя, либо заявление об отказе второго родителя от получения вычета.
Проанализируем ситуацию со старшим ребенком подробнее. Сам факт того, что ребенок обучается очно, не подтверждает, что он является ребенком конкретного сотрудника. Справка из учебного заведения подтверждает обучение, но не заменяет документ о родстве. Поэтому при отсутствии свидетельства о рождении или равнозначного подтверждающего документа работодатель не должен предоставлять вычет на такого ребенка.
При этом не следует делать вывод, что отсутствие именно свидетельства о рождении автоматически исключает возможность вычета. Сначала проверим, нет ли у работодателя иных документов, подтверждающих родство. Например, в личном деле сотрудника может быть копия паспорта ребенка, документ об усыновлении, решение суда либо ранее предоставленная заверенная копия свидетельства. Если таких документов нет, необходимо запросить их у сотрудника.
Одна из наиболее распространенных ошибок при пересчете детских вычетов — изменить очередность детей в зависимости от того, на кого фактически предоставляется вычет. Рассмотрим, почему такой подход неверен.
Для целей стандартного налогового вычета первым ребенком считается самый старший ребенок сотрудника по дате рождения. Вторым ребенком считается следующий по возрасту ребенок. Очередность устанавливается с учетом всех детей, независимо от того, имеет ли сотрудник право на вычет на конкретного ребенка в текущем месяце.
Иными словами, старший ребенок учитывается при определении очередности даже в следующих случаях:
старший ребенок достиг возраста, когда право на вычет прекратилось;
старший ребенок не обучается по очной форме после достижения 18 лет;
на старшего ребенка временно нет документов для предоставления вычета;
старший ребенок проживает отдельно;
старший ребенок не находится на иждивении сотрудника;
вычет на старшего ребенка не применяется по иным основаниям.
Поэтому младший ребенок в рассматриваемой ситуации остается вторым ребенком. В 2026 году размер стандартного вычета на второго ребенка составляет 2 800 рублей за каждый месяц, в котором сотрудник имеет право на вычет и его доход с начала года не превысил установленный лимит.
Не следует исправлять документы так, чтобы младший ребенок был указан как первый. Такое изменение приведет к неправильному размеру вычета. Вместо вычета на второго ребенка в размере 2 800 рублей программа начнет применять вычет на первого ребенка в размере 1 400 рублей. В результате сотруднику будет предоставлен вычет в меньшем размере, а НДФЛ будет удержан излишне.
Рассмотрим простой пример. У сотрудника два ребенка:
старший ребенок — 20 лет, обучается очно, но документ о родстве пока не представлен;
младший ребенок — 10 лет, свидетельство о рождении представлено работодателю.
На старшего ребенка работодатель временно не применяет вычет, потому что право не подтверждено документально. На младшего ребенка применяется вычет как на второго ребенка в размере 2 800 рублей. Старший ребенок не исчезает из очередности только потому, что вычет на него не предоставлен.
Для корректного перерасчета необходимо сначала определить размеры вычетов, которые должны были применяться к сотруднику.
Стандартный вычет на детей в 2026 году предоставляется в следующих размерах:
на первого ребенка — 1 400 рублей в месяц;
на второго ребенка — 2 800 рублей в месяц;
на третьего и каждого последующего ребенка — 6 000 рублей в месяц;
на ребенка-инвалида — дополнительный вычет в размере 12 000 рублей в месяц для родителя, усыновителя, супруга родителя или приемного родителя;
на ребенка-инвалида — дополнительный вычет в размере 12 000 рублей в месяц для опекуна или попечителя.
В рассматриваемой ситуации при отсутствии документов на старшего ребенка и наличии подтверждающих документов на младшего ребенка расчет должен выглядеть следующим образом:
вычет на старшего ребенка — 0 рублей, пока не представлены документы, подтверждающие право на вычет;
вычет на младшего ребенка — 2 800 рублей в месяц как на второго ребенка;
вычет применяется до месяца, в котором доход сотрудника, рассчитанный нарастающим итогом с начала 2026 года, превысит 450 000 рублей;
с месяца превышения лимита стандартные вычеты на детей не применяются.
Если позднее сотрудник представит документы на старшего ребенка, необходимо будет восстановить право на вычет на старшего ребенка. При этом потребуется проверить, с какого месяца сотрудник имел право на вычет и за какие месяцы работодатель может выполнить перерасчет в пределах текущего налогового периода.
Для ребенка старше 18 лет, обучающегося очно, право на вычет действует до конца года, в котором ребенку исполняется 24 года, при условии продолжения очного обучения. Если ребенок завершил обучение, вычет прекращается с месяца, следующего за месяцем окончания обучения.
Вопрос об исправлении заявления на вычет часто возникает по привычке, поскольку ранее заявление было основным документом, на основании которого бухгалтерия начинала применять детские вычеты. Однако с 2025 года заявление не является обязательным условием для предоставления стандартного вычета на ребенка, если у работодателя имеются необходимые сведения.
Поэтому не следует оформлять исправление как простое изменение старого заявления задним числом. Правильнее оформить фактическое изменение сведений, которыми располагает работодатель.
Рассмотрим, какие документы целесообразно подготовить в организации.
Служебную записку бухгалтера или кадрового специалиста о выявленной ошибке в предоставлении стандартного вычета.
Документ сотрудника, подтверждающий представление либо непредставление сведений о старшем ребенке.
Запрос сотруднику о предоставлении документа, подтверждающего родство со старшим ребенком.
Копию документа, подтверждающего право на вычет на младшего ребенка, если ранее в личном деле его не было.
Справку о прохождении старшим ребенком очного обучения, если сотрудник впоследствии представит документ о родстве.
Расчет перерасчета НДФЛ по месяцам 2026 года.
Реестр месяцев, в которых вычет на старшего ребенка был применен без подтверждающих документов.
Если организация продолжает использовать заявление сотрудника как внутренний кадровый документ, можно оформить новое заявление или уточнение сведений. Однако в самом заявлении не следует искусственно изменять дату возникновения права на вычет либо очередность детей.
Не указываем, что младший ребенок является первым ребенком. В уточнении можно отразить, что на дату перерасчета работодатель располагает подтверждающими документами только на младшего ребенка и предоставляет по нему вычет как на второго ребенка.
Если право на вычет на младшего ребенка существовало с января 2026 года и документы, подтверждающие право, имелись у работодателя с января, вычет необходимо предоставить с января 2026 года, а не с марта.
Если документы были представлены работодателю только в марте 2026 года, необходимо дополнительно проанализировать обстоятельства. При наличии права на вычет в текущем налоговом периоде работодатель может пересчитать НДФЛ за предыдущие месяцы этого же года после получения подтверждающих документов. В этом случае вычет на младшего ребенка можно учесть за январь и февраль 2026 года при ближайшем расчете заработной платы.
Рассмотрим два варианта.
Если свидетельство о рождении младшего ребенка, сведения о ребенке или иные подтверждающие документы уже находились у работодателя, но вычет по ошибке начали применять только с марта, необходимо исправить ошибку работодателя.
Вычет на младшего ребенка как на второго ребенка следует предоставить за январь и февраль 2026 года. Это приведет к уменьшению налоговой базы и образованию излишне удержанного НДФЛ за эти месяцы.
Например, вычет на второго ребенка составляет 2 800 рублей в месяц. При ставке НДФЛ 13 процентов налоговая экономия за один месяц составит:
2 800 рублей × 13% = 364 рубля.
За январь и февраль 2026 года излишне удержанный НДФЛ составит:
364 рубля × 2 месяца = 728 рублей.
Эта сумма должна быть учтена при перерасчете НДФЛ сотрудника. Если одновременно выявлен недоудержанный налог из-за неправомерного вычета на старшего ребенка, суммы необходимо сопоставить.
Если работодатель не располагал никакими подтверждающими сведениями о младшем ребенке до марта 2026 года, но сотрудник представил документы в марте, необходимо внести сведения в учетную систему и пересчитать НДФЛ за месяцы с начала текущего налогового периода.
При этом необходимо проверить, не превышен ли доход сотрудника с начала 2026 года лимит 450 000 рублей. Если доход сотрудника в январе, феврале и марте был в пределах лимита, вычет можно применить за эти месяцы.
Если сотрудник поступил на работу не с января 2026 года, необходимо запросить справку о доходах с предыдущего места работы. Это требуется для проверки лимита дохода, так как вычет предоставляется с учетом доходов, полученных сотрудником с начала года у предыдущего работодателя.
Если с марта 2026 года сотруднику предоставлялся вычет на старшего ребенка в размере 1 400 рублей, а право на этот вычет не было подтверждено документально, налоговая база была уменьшена без основания.
В результате НДФЛ был удержан в меньшей сумме. После отмены вычета необходимо пересчитать налог за все месяцы, в которых применялся лишний вычет.
Рассмотрим пример. Вычет на первого ребенка составляет 1 400 рублей. При ставке НДФЛ 13 процентов сумма недоудержанного налога за один месяц составит:
1 400 рублей × 13% = 182 рубля.
Если лишний вычет применялся с марта по май 2026 года включительно, недоудержанный НДФЛ составит:
182 рубля × 3 месяца = 546 рублей.
Эта сумма не является штрафом для сотрудника. Это НДФЛ, который должен был быть удержан из его дохода, но не был удержан из-за неверно примененного вычета.
Работодатель как налоговый агент должен выполнить перерасчет и удержать недостающую сумму НДФЛ из ближайшей выплаты сотруднику с учетом ограничений, установленных трудовым законодательством и налоговыми правилами.
В рассматриваемой ситуации могут возникнуть две разнонаправленные суммы:
недоудержанный НДФЛ из-за неправомерно предоставленного вычета на старшего ребенка;
излишне удержанный НДФЛ из-за того, что вычет на младшего ребенка не применялся с января 2026 года.
Разберем пример с условными суммами.
Предположим, что:
на старшего ребенка вычет 1 400 рублей предоставлялся с марта по май 2026 года;
на младшего ребенка вычет 2 800 рублей должен был применяться с января 2026 года, но фактически начали применять его только с марта;
доход сотрудника не превысил лимит для предоставления вычета;
доход облагается НДФЛ по ставке 13 процентов.
Рассчитаем недоудержанный НДФЛ по старшему ребенку:
1 400 рублей × 13% × 3 месяца = 546 рублей.
Рассчитаем излишне удержанный НДФЛ по младшему ребенку за январь и февраль:
2 800 рублей × 13% × 2 месяца = 728 рублей.
Сопоставим суммы:
728 рублей − 546 рублей = 182 рубля.
В результате после общего перерасчета у сотрудника останется излишне удержанный НДФЛ в сумме 182 рубля. Эту сумму необходимо учесть при ближайшем расчете зарплаты либо вернуть сотруднику в установленном порядке.
Если бы вычет на старшего ребенка применялся дольше, чем вычет на младшего ребенка не предоставлялся, итог мог бы быть обратным. Тогда образовалась бы сумма недоудержанного НДФЛ, которую необходимо удержать из ближайших выплат сотруднику.
Не следует выполнять два несвязанных перерасчета в разных периодах без сверки итогового результата. Сначала необходимо рассчитать корректные вычеты по всем месяцам с начала 2026 года, затем определить правильную сумму НДФЛ нарастающим итогом и только после этого отражать разницу.
Пока 2026 год не закончился, работодатель может исправить ошибку в предоставлении стандартных вычетов путем перерасчета НДФЛ в текущем налоговом периоде.
Для этого необходимо определить правильную налоговую базу по каждому месяцу с начала года. Не рекомендуется ограничиваться только теми месяцами, когда была обнаружена ошибка. Стандартные вычеты и НДФЛ рассчитываются нарастающим итогом, поэтому необходимо проверить всю цепочку расчетов.
Разберем последовательность действий.
Определим все доходы сотрудника, облагаемые НДФЛ, с января 2026 года.
Проверим применяемую ставку НДФЛ по каждому виду дохода.
Проверим доход сотрудника нарастающим итогом для контроля лимита 450 000 рублей.
Определим правильный размер вычета на каждого ребенка за каждый месяц.
Исключим вычет на старшего ребенка за месяцы, по которым нет подтверждающих документов.
Включим вычет на младшего ребенка как на второго ребенка за месяцы, в которых он должен был быть предоставлен.
Пересчитаем налоговую базу и исчисленный НДФЛ нарастающим итогом.
Сопоставим правильную сумму исчисленного НДФЛ с суммой фактически удержанного налога.
Отразим итоговую разницу в ближайшем документе начисления заработной платы.
Если в результате перерасчета возникает недоудержанный НДФЛ, необходимо удержать его из ближайшей выплаты дохода сотруднику. Если удержать всю сумму сразу невозможно, удержание выполняется по мере последующих выплат.
Если в результате перерасчета возникает излишне удержанный НДФЛ, необходимо отразить сумму к возврату сотруднику. Практически в рамках текущего года такая сумма часто засчитывается при расчете ближайшей заработной платы, когда программа уменьшает сумму налога к удержанию.
При отсутствии ближайших выплат либо при увольнении сотрудника необходимо отдельно рассмотреть порядок возврата излишне удержанного НДФЛ. В такой ситуации от сотрудника может потребоваться письменное заявление на возврат налога с указанием реквизитов для перечисления.
Отдельно рассмотрим ситуацию, когда ошибка обнаружена после увольнения сотрудника. В этом случае организация не сможет удержать недоудержанный НДФЛ из последующей заработной платы, потому что выплат сотруднику уже не будет.
Если после перерасчета выявлен недоудержанный НДФЛ, который невозможно удержать до конца налогового периода, работодатель должен отразить неудержанную сумму в отчетности по НДФЛ и сообщить сотруднику о сумме неудержанного налога. Далее сотрудник уплачивает налог на основании налогового уведомления.
Если после перерасчета выявлен излишне удержанный НДФЛ, необходимо оформить возврат сотруднику в установленном порядке. Для этого следует получить заявление сотрудника, определить сумму возврата, перечислить ее сотруднику и отразить операцию в учете и отчетности.
При увольнении особенно важно не пытаться «закрыть» проблему простым изменением карточки сотрудника без оформления перерасчета. Необходимо сохранить документальное обоснование исправления и обеспечить корректное отражение сумм в учете НДФЛ.
Рассмотрим общий порядок работы в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1. Наименования разделов и команд могут незначительно отличаться в зависимости от версии программы, настроек интерфейса и подключенных расширений.
В первую очередь необходимо проверить сведения о детях в карточке сотрудника. Обычно для этого используется раздел, связанный с НДФЛ, стандартными вычетами и данными о детях сотрудника.
В программе необходимо найти сотрудника и открыть сведения о стандартных вычетах. В карточке сотрудника могут использоваться данные, связанные с объектами Сотрудники, ФизическиеЛица, СтандартныеВычеты и настройками по НДФЛ.
Рассмотрим, какие действия необходимо выполнить.
Откроем карточку сотрудника.
Перейдем к сведениям по НДФЛ и стандартным вычетам.
Проверим список детей и очередность по датам рождения.
Проверим дату начала применения каждого вычета.
Проверим код и размер стандартного вычета по каждому ребенку.
Проверим, не установлен ли лишний вычет на старшего ребенка.
Проверим, что младший ребенок указан как второй ребенок, а не как первый.
Исправим дату начала применения вычета на младшего ребенка на январь 2026 года, если право и документы подтверждают предоставление вычета с начала года.
Отменим или приостановим вычет на старшего ребенка с месяца, в котором он был неправомерно применен.
При исправлении сведений не следует удалять информацию о старшем ребенке только ради того, чтобы изменить размер вычета на младшего. Старший ребенок должен оставаться в данных о детях, потому что он влияет на определение очередности.
Если программа позволяет указать период действия вычета, необходимо ограничить период применения вычета на старшего ребенка. Например, если вычет был предоставлен с марта 2026 года, но документы не представлены, необходимо установить окончание применения вычета до марта 2026 года либо удалить именно право на вычет, сохранив сведения о ребенке для очередности.
После корректировки данных о вычетах необходимо пересчитать НДФЛ. В «1С:Зарплата и управление персоналом» для этого обычно используется документ Перерасчет НДФЛ.
Документ Перерасчет НДФЛ позволяет пересчитать исчисленный налог по сотруднику за прошлые месяцы текущего налогового периода, если изменились сведения о вычетах, доходах, ставках либо иных показателях, влияющих на расчет НДФЛ.
Рассмотрим общий порядок работы с документом.
Создадим новый документ Перерасчет НДФЛ.
Укажем месяц, в котором проводится перерасчет.
Добавим сотрудника, по которому необходимо исправить расчет.
Проверим период, за который программа выполняет перерасчет.
Убедимся, что программа учитывает правильные сведения о детских вычетах.
Проверим сумму доначисленного или излишне исчисленного НДФЛ.
Проведем документ только после контроля сумм.
После проведения документа необходимо открыть расшифровку расчета и проверить, за какие месяцы программа изменила налог. Важно убедиться, что перерасчет затронул именно нужные периоды: январь и февраль 2026 года по младшему ребенку и месяцы с марта 2026 года по старшему ребенку.
Если программа не пересчитывает НДФЛ автоматически, необходимо проверить дату действия вычета, наличие доходов в соответствующих месяцах, настройки учетной политики по НДФЛ и последовательность проведения документов.
Также необходимо убедиться, что в программе не остались вручную введенные корректировки, которые могут задвоить результат. Например, если бухгалтер ранее вручную исправлял НДФЛ через отдельное удержание или корректировку выплаты, новый автоматический перерасчет может привести к повторному удержанию налога.
После проведения изменений не ограничивайтесь только суммой в документе Перерасчет НДФЛ. Необходимо проверить, как исправление отразилось в регистрах учета НДФЛ и в будущей отчетности.
Для контроля обычно используют отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику. В зависимости от версии программы могут также использоваться отчеты по исчисленному, удержанному и перечисленному НДФЛ.
Рассмотрим, что необходимо проверить в отчете.
Доход сотрудника по каждому месяцу с января 2026 года.
Сумму стандартных вычетов по каждому месяцу.
Отсутствие вычета на старшего ребенка за периоды без подтверждающих документов.
Наличие вычета на младшего ребенка в размере, соответствующем второму ребенку.
Исчисленный НДФЛ после перерасчета.
Удержанный НДФЛ с учетом ближайшей выплаты сотруднику.
Наличие суммы излишне удержанного либо недоудержанного налога.
Дополнительно можно использовать расшифровку расчетов по документу Начисление зарплаты и взносов. Это позволит проверить, как перерасчет отразился на сумме к выплате сотруднику.
Если у сотрудника есть несколько видов доходов, например заработная плата, премии, отпускные, больничные, материальная помощь или доходы по договору гражданско-правового характера, необходимо проверить, к каким доходам программа применила стандартные вычеты. Не все выплаты формируют одинаковую налоговую базу и не все периоды учета дохода совпадают с периодами начисления.
Рассмотрим условный пример для понимания логики расчета.
Предположим, сотрудник имеет двух детей:
старший ребенок — 19 лет, обучается очно, но свидетельство о рождении работодателю не представлено;
младший ребенок — 12 лет, документы представлены.
Заработная плата сотрудника составляет 60 000 рублей в месяц. Сотрудник работает с января 2026 года. Доход с начала года до мая 2026 года не превысил 450 000 рублей.
Фактически программа применяла вычеты следующим образом:
январь — вычеты не предоставлялись;
февраль — вычеты не предоставлялись;
март — вычет 1 400 рублей на старшего ребенка и 2 800 рублей на младшего ребенка;
апрель — вычет 1 400 рублей на старшего ребенка и 2 800 рублей на младшего ребенка;
май — вычет 1 400 рублей на старшего ребенка и 2 800 рублей на младшего ребенка.
Правильный вариант должен быть следующим:
январь — вычет 2 800 рублей на младшего ребенка как на второго ребенка;
февраль — вычет 2 800 рублей на младшего ребенка как на второго ребенка;
март — вычет 2 800 рублей на младшего ребенка как на второго ребенка;
апрель — вычет 2 800 рублей на младшего ребенка как на второго ребенка;
май — вычет 2 800 рублей на младшего ребенка как на второго ребенка.
В этой ситуации программа должна:
доначислить НДФЛ за март, апрель и май из-за отмены вычета на старшего ребенка;
уменьшить НДФЛ за январь и февраль из-за предоставления вычета на младшего ребенка;
определить итоговую разницу по НДФЛ нарастающим итогом;
отразить итоговую разницу в ближайшей выплате сотруднику.
Если в июне 2026 года будет создан документ Перерасчет НДФЛ, программа должна пересчитать налог с учетом исправленных сведений. После этого в документе Начисление зарплаты и взносов за июнь будет отражена итоговая сумма НДФЛ, подлежащая удержанию либо возврату.
Если после перерасчета выявлен недоудержанный НДФЛ, его необходимо удержать при ближайшей выплате дохода сотруднику. Не обязательно формировать отдельную выплату только для удержания налога, если в ближайшее время сотруднику будет начислена заработная плата, премия или иной доход.
Однако не следует удерживать недоудержанный НДФЛ без предварительной проверки итоговой суммы. В рассматриваемой ситуации одновременно может возникнуть переплата НДФЛ за январь и февраль из-за непредоставленного вычета на младшего ребенка.
Правильный порядок выглядит следующим образом:
сначала пересчитаем НДФЛ по всем месяцам с начала 2026 года;
затем определим общую разницу между правильной и фактически удержанной суммой налога;
после этого удержим только итоговую сумму недоудержанного НДФЛ либо учтем сумму переплаты.
Например, если по старшему ребенку необходимо доудержать 546 рублей, а по младшему ребенку необходимо вернуть 728 рублей, нельзя удержать с сотрудника 546 рублей, а затем отдельно возвращать 728 рублей. Экономически и учетно правильнее определить итоговую разницу 182 рубля в пользу сотрудника.
Если после общего перерасчета возникает излишне удержанный НДФЛ, необходимо определить, можно ли зачесть эту сумму в ближайшем расчете заработной платы.
Если сотрудник продолжает работать и в ближайшем месяце у него возникает НДФЛ к удержанию, программа обычно уменьшает сумму удерживаемого налога. Сотрудник получит большую сумму к выплате, а переплата будет погашена за счет уменьшения удержания НДФЛ.
Если сотрудник не получает дальнейших доходов либо если переплату невозможно зачесть в текущих расчетах, необходимо оформить возврат излишне удержанного НДФЛ. Для этого следует запросить у сотрудника заявление на возврат налога.
В заявлении целесообразно указать:
фамилию, имя, отчество сотрудника;
основание возврата — перерасчет НДФЛ в связи с предоставлением стандартного вычета на ребенка;
сумму излишне удержанного налога;
банковские реквизиты для перечисления средств, если возврат не будет произведен через заработную плату;
дату и подпись сотрудника.
Не следует возвращать сотруднику переплату как обычную выплату без отражения в учете НДФЛ. Необходимо, чтобы возврат был корректно отражен в учетных регистрах и в отчетности.
Возможна ситуация, когда сотрудник через некоторое время представит свидетельство о рождении старшего ребенка и справку об очном обучении. Тогда необходимо будет восстановить право на вычет на старшего ребенка.
Сначала определим, с какого месяца сотрудник имел право на вычет. Если старший ребенок обучался очно весь 2026 год, не достиг возраста 24 лет и находился на обеспечении сотрудника, право на вычет могло существовать с января 2026 года.
Если документы представлены в течение 2026 года, работодатель может пересчитать НДФЛ за предыдущие месяцы этого же года. В таком случае вычет на старшего ребенка можно восстановить с начала года, если есть основания и подтверждающие документы.
Однако не следует восстанавливать вычет только на основании поздно представленной справки об обучении. Необходимо иметь документ о родстве и документ об очном обучении. Также следует проверить возраст ребенка и отсутствие обстоятельств, прекращающих право на вычет.
После получения документов необходимо:
внести или актуализировать сведения о старшем ребенке в 1С;
указать корректный период предоставления вычета;
проверить, что младший ребенок продолжает учитываться как второй ребенок;
создать документ Перерасчет НДФЛ;
проверить возникшую сумму излишне удержанного НДФЛ;
учесть переплату при ближайшей выплате либо вернуть ее сотруднику.
Если ошибка обнаружена и исправлена до представления отчетности за соответствующий период, необходимо проверить, чтобы в расчете 6-НДФЛ были отражены правильные суммы исчисленного и удержанного налога.
Если отчетность уже сдана, необходимость представления уточненного расчета зависит от того, какие показатели были отражены в поданной форме и как именно перерасчет повлиял на исчисленный и удержанный НДФЛ.
При подготовке уточненной отчетности необходимо особенно внимательно проверить:
общую сумму исчисленного НДФЛ;
сумму удержанного НДФЛ;
сумму возвращенного НДФЛ, если возврат уже произведен;
сведения о доходах конкретного сотрудника;
соответствие данных 6-НДФЛ данным регистров налогового учета в 1С;
соответствие сумм перечисленного НДФЛ банковским платежам.
Не следует сдавать уточненный расчет автоматически только из-за того, что был создан документ Перерасчет НДФЛ. Сначала необходимо определить, относится ли исправление к уже сданному отчетному периоду и изменяет ли оно показатели представленного расчета.
Если перерасчет был отражен в текущем периоде до формирования отчетности, достаточно проверить правильность заполнения текущего расчета. Если же ранее поданная отчетность содержит неверные сведения об исчисленном налоге, необходимо рассмотреть представление уточненного расчета.
Чтобы избежать повторных корректировок, разберем наиболее распространенные ошибки.
Удаляют старшего ребенка из карточки сотрудника. Это приводит к неправильному определению очередности детей. Старший ребенок должен учитываться при определении порядка, даже если вычет на него не предоставляется.
Переводят младшего ребенка из категории второго в категорию первого. Такой подход уменьшает размер вычета с 2 800 рублей до 1 400 рублей и приводит к излишнему удержанию НДФЛ.
Отменяют вычет на старшего ребенка, но не пересчитывают НДФЛ. Изменение сведений в карточке сотрудника само по себе не исправляет уже исчисленный налог за прошлые месяцы.
Предоставляют вычет на младшего ребенка только с даты обнаружения ошибки. Если право подтверждено с января, необходимо пересчитать НДФЛ с начала текущего налогового периода.
Проводят доудержание без учета переплаты по другому вычету. Сначала необходимо определить итоговую разницу НДФЛ по всем исправлениям.
Исправляют только сумму удержанного НДФЛ вручную. Необходимо изменить основания для вычета и выполнить корректный перерасчет исчисленного налога.
Не проверяют лимит дохода. Вычеты на детей не применяются с месяца, в котором доход сотрудника с начала года превысил 450 000 рублей.
Не проверяют доходы с предыдущего места работы. Если сотрудник принят не с января, необходимо учитывать доход, полученный у предыдущего работодателя, при определении права на вычет.
Не сохраняют документы, на основании которых выполнен перерасчет. В личном деле сотрудника должны быть документы, подтверждающие право на вычет и причины корректировки.
Подведем ситуацию к последовательному алгоритму, который позволит исправить вычеты и НДФЛ без искажения очередности детей.
Проверим сведения обо всех детях сотрудника по датам рождения.
Установим, что младший ребенок является вторым ребенком независимо от предоставления вычета на старшего.
Проверим наличие документов, подтверждающих родство со старшим ребенком и его очное обучение.
Если документов на старшего ребенка нет, отменим предоставление вычета на него с месяца, в котором вычет был применен ошибочно.
Проверим документы на младшего ребенка и дату возникновения права на вычет.
Установим вычет на младшего ребенка в размере, предусмотренном для второго ребенка.
Если право на вычет на младшего ребенка было с января 2026 года, установим дату начала предоставления вычета с января 2026 года.
Проверим доход сотрудника нарастающим итогом и лимит 450 000 рублей.
Внесем исправления в сведения о стандартных вычетах в 1С.
Создадим документ Перерасчет НДФЛ.
Проверим суммы исчисленного НДФЛ по каждому месяцу.
Сопоставим недоудержанный НДФЛ по старшему ребенку и излишне удержанный НДФЛ по младшему ребенку.
Отразим итоговую разницу в ближайшей выплате сотруднику.
Проверим результат отчетом Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.
Сохраним документы, служебную записку и расчет перерасчета в личном деле сотрудника.
Проверим влияние исправления на 6-НДФЛ и при необходимости подготовим уточненный расчет.
В рассматриваемой ситуации необходимо не исправлять заявление формально, а восстановить правильные сведения о праве на стандартные вычеты и выполнить перерасчет НДФЛ.
Если на старшего ребенка нет документа, подтверждающего родство, вычет на него предоставлять нельзя. Ранее примененный вычет необходимо отменить и пересчитать НДФЛ за соответствующие месяцы.
При этом младший ребенок не становится первым ребенком. Он остается вторым ребенком по очередности рождения, поэтому вычет на него должен предоставляться в размере 2 800 рублей в месяц при соблюдении всех условий.
Если на младшего ребенка право на вычет существовало с января 2026 года, необходимо предоставить вычет с января и пересчитать НДФЛ за прошедшие месяцы. При одновременном исправлении может произойти зачет недоудержанного и излишне удержанного НДФЛ. Итоговую разницу следует отразить при ближайшем расчете заработной платы и проверить через регистры НДФЛ в 1С.
Информация носит справочный характер