Рассмотрим ситуацию подробно. ИП в Санкт-Петербурге применил пониженную ставку УСН 7% при объекте «доходы минус расходы». Все фактически работающие сотрудники получали по 40 000 рублей, то есть выше минимальной заработной платы в Санкт-Петербурге за 2025 год. Но в течение года были работницы в декрете, сотрудники в отпуске без сохранения зарплаты и постепенные увольнения. В результате по расчету ИФНС средний показатель по данным РСВ оказался ниже 28 750 рублей, и инспекция направила требование по правомерности применения ставки 7%.
Разберем проблему по шагам. В этой ситуации важно не то, что «работающие сотрудники получали больше МРОТ», а то, как именно Закон Санкт-Петербурга рассчитывает показатель для льготной ставки. Для ставки УСН 7% применяется не индивидуальная проверка зарплаты каждого работника, а специальный расчет среднемесячного дохода работников по данным расчетов по страховым взносам. Поэтому объяснение «у всех, кто работал, оклад был 40 000 рублей» само по себе не всегда спасает ставку. Нужно проверить формулу, состав среднесписочной численности, выплаты из РСВ и документы по кадровым событиям.
Начнем с главного. В Санкт-Петербурге ставка УСН 7% применяется для налогоплательщиков на объекте «доходы минус расходы», если одновременно выполнены условия регионального закона. Среди таких условий — основной вид деятельности должен подходить под установленный перечень, у налогоплательщика не должно быть неисполненной обязанности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов на последний день налогового периода, а среднемесячный доход работников должен быть не ниже минимальной заработной платы, установленной региональным соглашением.
Для 2025 года минимальная заработная плата в Санкт-Петербурге составляла 28 750 рублей. Поэтому налоговая инспекция при проверке ставки 7% смотрит, достиг ли среднемесячный доход работников этого уровня. Если расчет по данным РСВ показывает сумму ниже 28 750 рублей, инспекция обычно просит пояснить правомерность применения пониженной ставки или предлагает пересчитать налог по общей ставке для УСН «доходы минус расходы».
Ключевой момент: ИФНС проверяет не оклады по штатному расписанию и не зарплату конкретного сотрудника за полностью отработанный месяц, а показатель, рассчитанный по формуле регионального закона. Поэтому даже при окладе 40 000 рублей у фактически работающих сотрудников средний показатель может упасть ниже 28 750 рублей, если в среднесписочной численности есть работники без начислений.
Рассмотрим формулу. Для применения ставки 7% среднемесячный доход работников рассчитывается так:
Среднемесячный доход работников = сумма начисленных выплат и вознаграждений, являющихся объектом обложения страховыми взносами, по данным РСВ / среднесписочная численность работников за год / количество месяцев, за которые начислялись эти выплаты.
На практике при обычной работе в течение всего года инспекция часто считает показатель так:
сумма выплат из РСВ за год / среднесписочная численность / 12.
Именно такой подход описан в вопросе: ИФНС разделила сумму всех выплат из РСВ на 12 и на среднесписочную численность. Если выплаты начислялись в течение всех 12 месяцев, такой расчет в целом соответствует логике годового показателя. Но если выплаты начислялись не за все месяцы налогового периода, нужно отдельно проверить, правильно ли инспекция определила количество месяцев в знаменателе.
Разберем по шагам, что входит в расчет:
В числитель включайте выплаты и иные вознаграждения работникам, которые являются объектом обложения страховыми взносами по статье 420 НК РФ и отражены в РСВ.
В знаменатель включайте показатель среднесписочной численности работников за календарный год.
Дополнительно в знаменателе учитывайте количество месяцев, за которые начислялись выплаты и вознаграждения в пределах налогового периода.
Сравните результат с минимальной заработной платой в Санкт-Петербурге, действующей в налоговом периоде. Для 2025 года ориентир — 28 750 рублей.
Посмотрим на простой пример. У ИП за 2025 год начислены выплаты, облагаемые страховыми взносами, в сумме 6 000 000 рублей. Среднесписочная численность за год — 20 человек. Выплаты начислялись за 12 месяцев. Среднемесячный доход работников составит 25 000 рублей: 6 000 000 / 20 / 12. Показатель ниже 28 750 рублей, значит условие для ставки 7% не выполнено, даже если часть сотрудников получала по 40 000 рублей.
Теперь посмотрим другой пример. У ИП за 2025 год начислены выплаты 6 000 000 рублей, среднесписочная численность — 15 человек, выплаты начислялись за 12 месяцев. Среднемесячный доход составит 33 333,33 рубля: 6 000 000 / 15 / 12. Показатель выше 28 750 рублей, значит зарплатное условие выполнено.
Проанализируем ситуацию. Автор вопроса считает, что условие должно оценивать реальную зарплату работающих сотрудников, потому что цель льготы — борьба с серой зарплатой. С точки зрения экономического смысла этот аргумент понятен. Если сотрудник реально работает полный месяц и получает 40 000 рублей, то работодатель не занижает зарплату ниже регионального минимума.
Но налоговая льгота применяется не по общему смыслу, а по формальным условиям закона. Закон Санкт-Петербурга установил именно расчет среднего показателя по всем работникам, а не проверку каждого работника отдельно. Поэтому налоговая инспекция смотрит на итоговый показатель в целом по работодателю.
Это означает: если один сотрудник получает 100 000 рублей, а несколько сотрудников весь год находятся в отпуске без сохранения зарплаты и входят в среднесписочную численность, общий показатель может быть ниже минимальной заработной платы. В такой ситуации условие льготы может считаться нарушенным, хотя у фактически работающего сотрудника зарплата высокая.
Рассмотрим подробнее. Льготная ставка 7% дана не просто за то, что отдельным работающим сотрудникам платят не ниже МРОТ. Региональный законодатель фактически связывает льготу с поддержанием занятости и выплат по персоналу в целом. Если работники числятся в организации или у ИП, входят в среднесписочную численность, но по ним длительно нет начислений, показатель снижается. Это не техническая ошибка инспекции, а следствие установленной формулы.
Теперь разберем первый важный кадровый случай — декретницы. Под этим обычно понимают работников, находящихся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком.
По правилам расчета среднесписочной численности женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам, а также лица, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, не включаются в среднесписочную численность. Исключение возможно, если работник в период отпуска по уходу за ребенком работает на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на пособие. Тогда такого работника нужно анализировать отдельно.
Что это означает для требования ИФНС? Если инспекция при автоматическом контроле включила декретниц в показатель среднесписочной численности или налогоплательщик сам неверно указал среднесписочную численность в РСВ, то требование можно отбивать пояснениями и корректным расчетом. В этом случае нужно показать, что работницы в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком не должны увеличивать знаменатель формулы.
Разберем по шагам, что нужно проверить по декретницам:
Убедитесь, что в кадровых документах правильно отражен отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком.
Проверьте, не попали ли эти работницы в среднесписочную численность за период отпуска.
Проверьте, не было ли работы на условиях неполного рабочего времени или на дому в период отпуска по уходу за ребенком.
Сверьте данные 1С, РСВ и внутренний расчет среднесписочной численности.
Приложите к пояснениям расчет, в котором декретницы исключены из среднесписочной численности за соответствующие дни или месяцы.
Вывод по декретницам: сами по себе декретницы не должны ухудшать показатель для ставки 7%, если они правильно исключены из среднесписочной численности. Если показатель упал именно потому, что декретницы ошибочно включены в среднесписочную численность, есть рабочий аргумент для ответа на требование без уточнения декларации по УСН. Но если после правильного исключения декретниц показатель все равно ниже 28 750 рублей, одного пояснения будет недостаточно.
Теперь рассмотрим второй случай — отпуск без сохранения заработной платы. Это главный риск в описанной ситуации.
Работники, находящиеся в обычном отпуске без сохранения зарплаты, как правило, включаются в списочную и среднесписочную численность. При этом начислений за период такого отпуска у них нет. В результате они увеличивают знаменатель формулы, но не увеличивают числитель. Именно поэтому средний показатель по РСВ может резко снизиться.
Посмотрим на пример. У ИП числится 10 сотрудников. Из них 5 человек весь год работают и получают по 40 000 рублей в месяц. Еще 5 человек длительно находятся в отпуске без сохранения зарплаты. Выплаты за год работающим сотрудникам составляют 2 400 000 рублей: 5 человек × 40 000 × 12 месяцев. Если среднесписочная численность с учетом работников в отпуске без сохранения равна 10, среднемесячный доход работников составит 20 000 рублей: 2 400 000 / 10 / 12. Показатель ниже 28 750 рублей, хотя каждый фактически работающий сотрудник получал 40 000 рублей.
Разберем, можно ли «отбить» требование пояснениями в такой ситуации. Если отпуск без сохранения зарплаты оформлен правильно и работники действительно входят в среднесписочную численность, то формально показатель рассчитан верно. Налоговая инспекция, скорее всего, не примет довод о том, что эти сотрудники фактически не работали. Для формулы важно, что они состояли в списочном составе и не были исключены из среднесписочной численности по специальному правилу.
Исключение: отдельные виды отпусков без сохранения зарплаты для целей статистики могут иметь специальный порядок, например дополнительные отпуска без сохранения заработной платы у работников, обучающихся в образовательных организациях, или у поступающих для сдачи вступительных экзаменов. Но обычный отпуск за свой счет по заявлению работника не дает автоматического исключения из среднесписочной численности.
Поэтому по отпуску без сохранения зарплаты действуйте так:
Разделите все отпуска без сохранения зарплаты по основаниям: обычный отпуск за свой счет, учебный отпуск без сохранения зарплаты, иные специальные случаи.
Проверьте, какие сотрудники действительно должны включаться в среднесписочную численность.
Пересчитайте среднесписочную численность по дням, а не только по итоговой цифре из РСВ.
Если сотрудники включаются в среднесписочную численность, оцените итоговый показатель. Если он ниже 28 750 рублей, право на ставку 7% находится под серьезным риском.
Если выявлены ошибки в кадровом учете или расчете среднесписочной численности, исправьте их и подготовьте пояснения в ИФНС.
Вывод по отпуску за свой счет: если снижение показателя произошло именно из-за работников в обычном отпуске без сохранения зарплаты, отбить ставку 7% одними пояснениями будет сложно. Налоговая будет исходить из формального расчета. Если после корректного расчета показатель ниже минимальной зарплаты, безопаснее пересчитать налог, доплатить сумму и пени, а затем подать уточненную декларацию по УСН.
Теперь разберем увольнения. Само по себе увольнение не должно искусственно ухудшать показатель. Работник включается в среднесписочную численность только за период, когда он состоял в трудовых отношениях. После даты увольнения он не должен попадать в списочную и среднесписочную численность.
Но на практике увольнения могут повлиять на показатель косвенно. Например, если работник несколько месяцев находился в отпуске без сохранения зарплаты, затем был уволен, то за период до увольнения он мог входить в среднесписочную численность и уменьшать средний показатель. После увольнения он уже не учитывается.
Также при увольнении могут быть начислены компенсация за неиспользованный отпуск, зарплата за отработанные дни, премии, иные выплаты. Часть таких выплат входит в базу по страховым взносам и увеличивает числитель формулы. Поэтому увольнение само по себе часто не снижает, а иногда даже повышает показатель за счет дополнительных начислений. Но если до увольнения человек долго числился без выплат, общий эффект может быть отрицательным.
Разберем проверку увольнений по шагам:
Проверьте даты приема и увольнения каждого работника.
Убедитесь, что уволенные сотрудники исключены из среднесписочной численности со дня, следующего за датой увольнения.
Проверьте начисления при увольнении: зарплату, компенсацию отпуска, премии, выходные пособия.
Сверьте, какие выплаты попали в РСВ как объект обложения страховыми взносами.
Пересчитайте показатель по формуле закона с учетом фактического периода нахождения работников в штате.
Вывод по увольнениям: если среднесписочная численность рассчитана правильно, постепенные увольнения сами по себе не являются аргументом против требования ИФНС. Они просто входят в общий расчет. Но если уволенные работники ошибочно учитывались в среднесписочной численности после увольнения, это нужно исправить и использовать как аргумент в пояснениях.
Теперь рассмотрим главный практический вопрос: можно ли сохранить ставку 7% и ответить на требование без уточненной декларации?
Пояснения без уточненки возможны, если после правильного расчета все условия для ставки 7% выполнены. То есть ошибка находится не в применении ставки, а в автоматическом расчете инспекции или в некорректной интерпретации данных.
Рассмотрим ситуации, когда пояснения могут помочь:
Декретницы ошибочно включены в среднесписочную численность. Если исключение работников в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком поднимает показатель до 28 750 рублей или выше, подготовьте расчет и поясните ошибку.
Уволенные сотрудники ошибочно учитывались после увольнения. Если в расчете численности есть ошибка по датам увольнения, исправьте показатель и приложите расчет.
Неверно определено количество месяцев начисления выплат. Если ИП начал деятельность не с января или выплаты начислялись не за все 12 месяцев, проверьте, обоснованно ли инспекция делит на 12.
В РСВ или учетной программе неверно заполнена среднесписочная численность. Тогда может потребоваться уточнить РСВ или дать пояснения, но декларацию по УСН уточнять не нужно, если ставка 7% правомерна.
Не все выплаты, являющиеся объектом страховых взносов, попали в расчет. Проверьте премии, доплаты, компенсации, выплаты при увольнении. Если они должны участвовать в показателе и отражены в РСВ, используйте их в расчете.
Инспекция взяла не те данные или не тот период. В ответе покажите свой расчет по налоговому периоду и сверку с РСВ.
В этих случаях подготовьте ответ на требование, приложите расчет среднемесячного дохода работников, поясните исключение декретниц, покажите движение сотрудников и подтвердите, что показатель равен или превышает 28 750 рублей.
Важно: если ошибка только в РСВ, сначала оцените необходимость подачи уточненного расчета по страховым взносам. Если в РСВ неверно указана среднесписочная численность или выплаты, налоговая может не принять пояснение, пока не будут исправлены исходные отчетные данные. Но если декларация по УСН с применением ставки 7% верна, уточненную декларацию по УСН подавать не нужно.
Теперь разберем противоположную ситуацию. Если после корректного расчета показатель среднемесячного дохода работников все равно ниже 28 750 рублей, то условие применения ставки 7% не выполнено. В таком случае налогоплательщик утрачивает право на пониженную ставку с начала налогового периода.
Это означает, что налог нужно пересчитать не с месяца нарушения, а с начала года, в котором ставка применялась неправомерно. Для УСН за 2025 год это означает пересчет налога за весь 2025 год по общей ставке, если нет права на другую региональную льготу.
Уточненка и доплата нужны, если:
после исключения декретниц показатель все равно ниже 28 750 рублей;
снижение произошло из-за обычных отпусков без сохранения зарплаты, которые включаются в среднесписочную численность;
среднесписочная численность рассчитана верно;
выплаты из РСВ учтены верно;
количество месяцев в знаменателе определено верно;
ошибок в данных ИФНС нет, а спор идет только о том, что «по смыслу льготы» нужно учитывать только работающих сотрудников.
В такой ситуации аргумент о том, что у реально работающих работников зарплата была 40 000 рублей, скорее всего, не отменит формального нарушения. Инспекция будет ссылаться на региональную формулу. Если показатель ниже региональной минимальной зарплаты, право на ставку 7% не подтверждается.
Практический вывод: если расчет действительно ниже 28 750 рублей и ошибок в среднесписочной численности нет, лучше не затягивать спор. Рассчитайте налог по правильной ставке, доплатите налог и пени, затем подайте уточненную декларацию по УСН. Так можно снизить риск штрафа и дальнейших претензий.
Разберем по шагам, как подготовить расчет, который можно приложить к пояснениям.
Соберите выплаты из РСВ. Возьмите сумму начисленных выплат и вознаграждений, которые являются объектом обложения страховыми взносами. Не используйте просто обороты по зарплатному счету без сверки с РСВ.
Сформируйте список работников за год. Укажите каждого сотрудника, даты приема, увольнения, периоды работы, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения зарплаты.
Рассчитайте среднесписочную численность по месяцам. Не ограничивайтесь общей цифрой. Покажите, кто включен и кто исключен по каждому месяцу.
Исключите работников, которые не должны включаться в среднесписочную численность. В первую очередь проверьте декретниц и работников в отпуске по уходу за ребенком.
Оставьте в численности работников в обычном отпуске за свой счет. Если это обычный отпуск без сохранения зарплаты, исключать таких работников из среднесписочной численности рискованно.
Проверьте месяцы начисления выплат. Если выплаты начислялись за все 12 месяцев, делите на 12. Если есть особая ситуация, обоснуйте другое количество месяцев.
Сравните результат с 28 750 рублей. Если результат равен или выше, готовьте пояснения. Если ниже, готовьте пересчет налога.
Структура расчета может быть такой:
налогоплательщик: ИП или организация;
налоговый период: 2025 год;
объект УСН: доходы, уменьшенные на величину расходов;
примененная ставка: 7%;
сумма выплат по РСВ за 2025 год;
среднесписочная численность работников за 2025 год;
количество месяцев начисления выплат;
расчет среднемесячного дохода работников;
сравнение с минимальной заработной платой в Санкт-Петербурге;
вывод о выполнении или невыполнении условия.
Посмотрим, какие документы помогут подтвердить позицию. Не нужно отправлять в ИФНС лишний массив документов без необходимости, но расчет должен быть проверяемым.
Пояснительная записка. В ней кратко опишите, почему ставка 7% применена правомерно или какие ошибки выявлены в автоматическом расчете инспекции.
Расчет среднемесячного дохода работников. Приложите таблицу с формулой и итоговым показателем.
Расчет среднесписочной численности по месяцам. Покажите, какие работники включены, а какие исключены.
Кадровые документы по декретницам. Используйте приказы об отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, больничные листы, заявления работников.
Кадровые документы по отпуску без сохранения зарплаты. Подготовьте заявления работников и приказы. Они нужны не для исключения работников, а для объяснения причины отсутствия начислений.
Документы по увольнениям. Приложите приказы об увольнении или реестр дат увольнения, если ошибка связана с учетом уволенных работников.
Выписки из РСВ. Покажите суммы выплат и среднесписочную численность, на которых основан расчет.
Свод начислений по зарплате. Подтвердите суммы выплат по данным бухгалтерского и зарплатного учета.
Не стройте пояснение только на фразе: «У всех работающих сотрудников зарплата была выше МРОТ». Добавьте расчет по формуле закона. Если расчет не подтверждает показатель, такое пояснение не устранит нарушение.
Разберем примерную структуру ответа. Используйте ее как основу и адаптируйте под свои цифры.
В ответе сначала укажите, что налогоплательщик применил ставку 7% по УСН за 2025 год, так как считает выполненными условия регионального закона. Далее приведите расчет среднемесячного дохода работников. Затем отдельно поясните спорные кадровые категории: работники в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, отпуске без сохранения зарплаты, уволенные работники.
Если ставка подтверждается, логика ответа может быть такой:
указать сумму выплат, являющихся объектом обложения страховыми взносами, по данным РСВ;
указать корректную среднесписочную численность за год;
пояснить, что работницы в отпуске по беременности и родам и отпуске по уходу за ребенком не включены в среднесписочную численность;
показать расчет среднемесячного дохода;
сравнить результат с 28 750 рублей;
сделать вывод, что условие выполнено и уточненная декларация по УСН не требуется.
Если ставка не подтверждается, ответ должен быть другим. В таком случае лучше указать, что налогоплательщик провел проверку, выявил несоответствие условию применения пониженной ставки, произведет доплату налога и пеней и представит уточненную декларацию. Такой вариант выглядит добросовестнее, чем попытка спорить при очевидном нарушении формулы.
Теперь посмотрим, как решить задачу в 1С. Для проверки используйте данные зарплатного учета, кадровых документов и РСВ. Конкретный набор объектов зависит от конфигурации: 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия или связка двух баз.
Начните с кадровых документов. Проверьте документы ПриемНаРаботу, КадровыйПеревод, Увольнение, ОтпускБезСохраненияОплаты, БольничныйЛист, ОтпускПоУходуЗаРебенком, Табель. Эти документы влияют на периоды работы, начисления и расчет численности.
Затем проверьте начисления. Используйте документ НачислениеЗарплатыИВзносов или аналогичный документ начисления зарплаты в вашей конфигурации. Сформируйте отчеты по начислениям и страховым взносам. Обратите внимание, что для формулы ставки 7% нужны не все выплаты подряд, а выплаты и вознаграждения, являющиеся объектом обложения страховыми взносами.
Для сверки используйте отчеты и регламентированные формы:
РасчетПоСтраховымВзносам — проверьте суммы выплат и исходные данные, которые видит ИФНС.
СреднесписочнаяЧисленность — сформируйте расчет численности за 2025 год.
СводНачисленнойЗарплаты — проверьте начисления по сотрудникам и месяцам.
АнализВзносовВФонды — сверяйте облагаемую базу по страховым взносам.
КадроваяИсторияСотрудников — проверьте приемы, переводы, отпуска и увольнения.
ТабельУчетаРабочегоВремени — проверьте периоды фактической работы, отпусков и отсутствий.
РегламентированныйОтчетУСН — проверьте ставку, указанную в декларации по УСН.
Разберем типовые ошибки в 1С:
Декретница не оформлена документом отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу. В этом случае программа может неверно учитывать сотрудницу в численности.
Отпуск без сохранения зарплаты оформлен не кадровым документом, а только отсутствием начисления. Тогда расчет численности и табель могут быть некорректными.
Увольнение введено неправильной датой или не проведено. Сотрудник может продолжать попадать в численность после фактического увольнения.
Начисления при увольнении отражены не тем видом начисления. Выплаты могут неверно попадать или не попадать в базу по страховым взносам.
РСВ сформирован до исправления кадровых документов. После исправлений нужно переформировать отчет и сверить показатели.
Данные в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии не синхронизированы. В этом случае декларация по УСН и РСВ могут опираться на разные данные.
Практический совет: перед ответом в ИФНС сделайте отдельную сверочную таблицу по каждому месяцу 2025 года: среднесписочная численность, начисления, выплаты без начислений, декретницы, сотрудники в отпуске без содержания, уволенные сотрудники. Такая таблица часто быстрее показывает причину расхождения, чем общий годовой расчет.
Теперь проанализируем, как инспекция обычно смотрит на такие требования. Если налогоплательщик показывает, что инспекция неверно учла декретниц или ошибочно взяла среднесписочную численность, пояснения могут быть приняты. Налоговой важны данные, которые можно проверить по отчетности и документам.
Если же налогоплательщик говорит только о цели закона и справедливости расчета, но формальный показатель ниже регионального минимума, шанс сохранить ставку ниже. Инспекция не обязана пересчитывать льготу по альтернативной методике, если в законе прямо установлена формула.
Разберем три сценария:
Сценарий 1: показатель ниже из-за декретниц, ошибочно включенных в ССЧ. Шанс защитить ставку есть. Подготовьте расчет без таких работников и подтвердите кадровыми документами.
Сценарий 2: показатель ниже из-за обычных отпусков без сохранения зарплаты. Шанс защитить ставку низкий, если работники правильно включены в среднесписочную численность.
Сценарий 3: показатель ниже из-за ошибок в РСВ или 1С. Исправьте отчетность или дайте пояснения. Если после исправления показатель выше минимума, уточненка по УСН не нужна.
Главный критерий: не спорьте с формулой, а проверьте исходные данные формулы. Если исходные данные правильные и показатель ниже 28 750 рублей, ставка 7% применена рискованно.
Рассмотрим ситуацию, когда работников в отпуске за свой счет действительно много. В этом случае нужно не только решить вопрос с требованием за 2025 год, но и изменить кадровую политику на будущее.
Если сотрудник долго находится в отпуске без сохранения зарплаты, он продолжает числиться у работодателя и может ухудшать среднесписочный показатель. Если работодатель не может обеспечить ему занятость, возникает вопрос, насколько оправдано сохранять трудовой договор. Длительные отпуска за свой счет без реальной перспективы выхода на работу создают не только налоговый риск по ставке УСН, но и кадровые вопросы.
Разберем варианты:
Сотрудник действительно временно отсутствует по уважительной причине. Оформляйте отпуск без сохранения зарплаты корректно, но учитывайте его влияние на показатель ставки 7%.
Сотрудник фактически не планирует возвращаться. Обсудите прекращение трудового договора по соглашению сторон или по инициативе работника, если для этого есть основания и воля сторон.
Работы временно нет. Не заменяйте простой работодателя массовыми отпусками за свой счет. Это может быть рискованно и с трудовой, и с налоговой точки зрения.
Работник может работать неполное время. Рассмотрите кадровый перевод на неполное рабочее время с фактическими начислениями, если это соответствует реальной занятости.
Работник находится в декрете или отпуске по уходу. Оформляйте соответствующий отпуск правильно, чтобы он не попадал в среднесписочную численность, если не работает на условиях, влияющих на учет.
На будущее рассчитывайте показатель заранее, а не после получения требования. Если ИП планирует применять ставку 7%, контролируйте средний доход работников ежеквартально. При большом количестве отпусков без сохранения зарплаты ставка может стать недоступной даже при высоких окладах у активных работников.
Разберем профилактический порядок. Чтобы не получать неприятные требования после сдачи декларации, проверяйте право на ставку 7% до окончания года.
Проверьте основной ОКВЭД на первое число налогового периода. Для ставки 7% важно, чтобы основной вид деятельности соответствовал перечню регионального закона.
Контролируйте отсутствие задолженности на последний день налогового периода. Проверьте ЕНС, налоги, сборы, пени и штрафы до 31 декабря.
Ежемесячно рассчитывайте средний показатель. Используйте формулу: выплаты, облагаемые взносами / среднесписочная численность / количество месяцев.
Отдельно контролируйте отпуска без сохранения зарплаты. Такие сотрудники могут ухудшать показатель, даже если не получают зарплату.
Правильно оформляйте декрет и отпуск по уходу. Эти работники не должны необоснованно попадать в среднесписочную численность.
Проверяйте увольнения и приемы. Ошибки в датах могут искажать среднесписочную численность.
Перед сдачей декларации УСН сформируйте контрольный расчет. Если показатель ниже минимума, не применяйте ставку 7% без оценки рисков.
Если показатель близок к минимуму, не ждите конца года. Рассмотрите премии, доплаты, корректное оформление занятости, пересмотр кадровой структуры. Но любые начисления должны быть реальными, экономически обоснованными, закрепленными документами и отраженными в страховых взносах. Искусственные начисления только ради льготы могут вызвать дополнительные вопросы.
Проанализируем ситуацию из вопроса. Если у ИП все фактически работающие сотрудники получали по 40 000 рублей, но средний показатель по РСВ упал ниже 28 750 рублей, нужно сначала выяснить причину падения.
Если причина в декретницах, проверьте среднесписочную численность. Работницы в отпуске по беременности и родам и лица в отпуске по уходу за ребенком обычно не включаются в среднесписочную численность. Если они ошибочно попали в расчет, подготовьте пояснения, приложите кадровые документы и расчет без этих работников. В такой ситуации есть шанс сохранить ставку 7% без уточненной декларации по УСН.
Если причина в обычном отпуске без сохранения зарплаты, позиция слабее. Такие работники обычно включаются в среднесписочную численность, но не дают выплат в числитель формулы. Если из-за этого среднемесячный доход работников ниже 28 750 рублей, условие для ставки 7% не выполнено. В таком случае безопаснее пересчитать налог, доплатить налог и пени, а затем подать уточненную декларацию.
Если причина в увольнениях, проверьте даты увольнения и расчет численности. Уволенные сотрудники не должны учитываться после увольнения. Если они ошибочно попали в среднесписочную численность после даты увольнения, исправьте расчет и используйте это в пояснениях. Если расчет верный, увольнения сами по себе не отменяют формулу.
Если ИФНС просто разделила выплаты на 12 и среднесписочную численность, проверьте, были ли выплаты начислены за все 12 месяцев. Если да, такой подход в целом соответствует годовому расчету. Если нет, подготовьте свой расчет с обоснованием количества месяцев, за которые начислялись выплаты.
Действуйте так:
Возьмите требование ИФНС и определите, какой показатель инспекция считает нарушенным.
Сформируйте в 1С РСВ за 2025 год и свод начислений по сотрудникам.
Проверьте сумму выплат, являющихся объектом обложения страховыми взносами.
Рассчитайте среднесписочную численность по месяцам и за год.
Исключите из среднесписочной численности работников, которые не должны туда попадать, прежде всего декретниц и работников в отпуске по уходу за ребенком.
Не исключайте обычные отпуска за свой счет без специального основания.
Проверьте уволенных работников: после даты увольнения они не должны входить в численность.
Пересчитайте среднемесячный доход работников по формуле регионального закона.
Если показатель 28 750 рублей или выше, направьте пояснения с расчетом и подтверждающими документами.
Если показатель ниже 28 750 рублей, подготовьте пересчет УСН, доплату налога, пени и уточненную декларацию.
Сохранить ставку УСН 7% в Санкт-Петербурге можно только при выполнении всех условий регионального закона. По зарплатному критерию проверяется не зарплата каждого фактически работающего сотрудника, а среднемесячный доход работников по специальной формуле на основании данных РСВ.
Декретницы обычно не должны влиять на показатель, потому что они не включаются в среднесписочную численность. Поэтому по ним можно готовить пояснения и защищать ставку, если инспекция или учетная программа включили их в расчет ошибочно.
Работники в обычном отпуске без сохранения зарплаты, наоборот, обычно продолжают учитываться в среднесписочной численности. Если именно они снизили средний показатель ниже 28 750 рублей, сохранить ставку 7% будет сложно. В такой ситуации довод о том, что «работающие сотрудники получали выше МРОТ», не заменяет выполнение формулы закона.
Увольнения нужно проверять технически: уволенные работники должны учитываться только до даты увольнения. Ошибки в датах можно исправить и использовать в пояснениях. Но если расчет численности и выплат верный, а показатель ниже минимальной заработной платы, право на ставку 7% утрачивается с начала налогового периода.
Главная рекомендация: сначала пересчитайте показатель самостоятельно по данным РСВ и среднесписочной численности. Если результат подтверждает ставку 7%, направляйте пояснения без уточненки по УСН. Если результат ниже 28 750 рублей и причина в обычных отпусках без содержания, готовьте уточненную декларацию, доплату налога и пени.
Информация носит справочный характер