Рассмотрим ситуацию, когда ИП в Санкт-Петербурге применяет УСН с объектом «доходы минус расходы» и заявляет пониженную ставку 7%. В 2025 году предприниматель принял единственного сотрудника 29 декабря с окладом 30 500 руб. За декабрь сотрудник отработал только три дня, поэтому начисленная зарплата оказалась меньше минимальной заработной платы Санкт-Петербурга. После сдачи РСВ налоговая инспекция направила требование: пояснить, почему зарплата ниже МРОТ, а ставка УСН применена 7%.
Разберем по шагам, что здесь важно: сама по себе зарплата меньше месячного МРОТ за неполный месяц еще не означает нарушение. Но для пониженной ставки УСН в Санкт-Петербурге нужно отдельно подтвердить специальное региональное условие по среднемесячному доходу работников. Ошибка в среднесписочной численности в РСВ может исказить расчет и создать у инспекции формальное основание для требования пояснений.
С 2025 года в Санкт-Петербурге ставка 7% по УСН «доходы минус расходы» применяется не автоматически ко всем налогоплательщикам. Ее можно применять только при одновременном соблюдении условий, установленных Законом Санкт-Петербурга от 05.05.2009 № 185-36 в редакции Закона Санкт-Петербурга от 29.11.2024 № 742-160.
Рассмотрим основные условия:
Основной ОКВЭД должен входить в льготируемый перечень. Основной вид деятельности ИП определяется по сведениям ЕГРИП на первое число налогового периода, то есть для 2025 года смотрим данные на 01.01.2025. Если нужный ОКВЭД появился только позже, для подтверждения ставки за 2025 год это может не помочь.
На последний день налогового периода не должно быть задолженности. Проверяем отсутствие неисполненной обязанности по налогам, сборам, страховым взносам, пеням и штрафам по состоянию на 31.12.2025. Для пояснений полезно приложить справку об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней, штрафов и процентов либо указать, что задолженность отсутствует.
Среднемесячный доход работников должен быть не ниже минимальной заработной платы в Санкт-Петербурге. В 2025 году минимальная заработная плата в Санкт-Петербурге установлена в размере 28 750 руб. Именно это условие и стало причиной требования ИФНС.
Важный вывод: налоговая проверяет не только ставку в декларации по УСН, но и данные, которые есть у нее в РСВ. Если в РСВ указана среднесписочная численность 1, а начисления за год по работнику маленькие, программа инспекции может автоматически увидеть несоответствие: есть работник, есть ставка 7%, но выплаты меньше минимального уровня.
Теперь проанализируем трудовую часть. Если сотрудник принят 29.12.2025, он не работал весь декабрь. Поэтому зарплата за декабрь начисляется пропорционально фактически отработанному времени — для этого есть расчет выплат по фактически отработанному времени в 1С. При окладе 30 500 руб. за полностью отработанный месяц зарплата выше минимальной заработной платы Санкт-Петербурга 28 750 руб. Но за три рабочих дня сумма будет значительно меньше.
Посмотрим на пример. Если в декабре 2025 года по производственному календарю 23 рабочих дня, а сотрудник отработал 3 рабочих дня, начисление по окладу можно рассчитать так:
30 500 руб. / 23 рабочих дня × 3 рабочих дня = 3 978,26 руб.
Эта сумма меньше 28 750 руб., но она меньше не потому, что оклад установлен ниже минимума, а потому, что месяц отработан не полностью. Поэтому в пояснениях в ИФНС обязательно разделите два вопроса:
Оклад работника за полностью отработанный месяц. Он составляет 30 500 руб., то есть выше минимальной заработной платы Санкт-Петербурга за 2025 год.
Фактическая зарплата за декабрь. Она начислена пропорционально периоду работы с 29.12.2025 по 31.12.2025, поэтому закономерно меньше месячной минимальной заработной платы.
Именно это нужно объяснить налоговой инспекции: работник не получал зарплату ниже установленного оклада за полный месяц. Он получил оплату только за фактически отработанную часть месяца.
Разберем причину требования. В РСВ на титульном листе указывается Среднесписочная численность. Автор ситуации указал значение 1, потому что раньше на практике часто встречался подход: если работник был, то ставим 1, а 0 не указываем. Но такой подход может быть неправильным, если среднесписочная численность за год после расчета и округления получается меньше 0,5.
Среднесписочная численность считается не по принципу «работник был или не был», а по специальному расчету. Для работника, принятого 29 декабря, сначала определяем среднесписочную численность за декабрь:
3 календарных дня нахождения в списочном составе / 31 календарный день декабря = 0,0968.
Далее годовой показатель рассчитывается через месячные показатели. Если с января по ноябрь работников не было, а в декабре показатель составил 0,0968, то годовая среднесписочная численность будет:
0,0968 / 12 = 0,0081.
В РСВ показатель среднесписочной численности на титульном листе отражается в целых единицах. Поэтому при обычном округлении годовой показатель 0,0081 превращается в 0, а не в 1.
Вывод: если у ИП действительно не было работников до 29.12.2025, а единственный работник принят только на последние три дня года, указание среднесписочной численности 1 в годовом РСВ может быть ошибочным. Из-за этой единицы налоговая могла посчитать выплаты так, будто один работник работал весь расчетный период, и поэтому увидела зарплату ниже минимального уровня.
Да, рассмотрим вариант с корректировкой как основной рабочий способ. Если среднесписочная численность на титульном листе РСВ указана неверно, сдайте уточненный РСВ за 2025 год. В корректировке исправьте именно показатель среднесписочной численности на титульном листе, если расчет показывает, что он должен быть 0.
При этом важно не перепутать два разных смысла нуля:
0 в поле среднесписочной численности может быть результатом округления годового показателя. Это не означает, что работников вообще не было.
Раздел 3 РСВ по работнику все равно должен быть заполнен, потому что работник был принят, ему начислена зарплата, с выплат начислены страховые взносы.
То есть корректировка не должна превращать отчет в «нулевой». Работник и начисления остаются в РСВ. Исправляется только ошибочный показатель среднесписочной численности, если он был указан как 1 вместо 0.
Разберем порядок действий:
Откройте расчет среднесписочной численности за 2025 год.
Проверьте дату приема сотрудника: 29.12.2025.
Проверьте, сколько календарных дней сотрудник числился в декабре: 29, 30 и 31 декабря, то есть 3 дня.
Рассчитайте среднесписочную численность за декабрь: 3 / 31 = 0,0968.
Рассчитайте среднесписочную численность за год: 0,0968 / 12 = 0,0081.
Округлите годовой показатель для титульного листа РСВ до целого значения: 0.
Сформируйте уточненный РСВ с номером корректировки.
Оставьте сведения по работнику и суммы начислений в разделе 3.
Отправьте уточненный РСВ в ИФНС.
После принятия корректировки направьте пояснения на требование.
Не ограничивайтесь только корректировкой РСВ. Налоговая уже направила требование, значит нужно обязательно дать письменные пояснения. В пояснениях укажите, что первоначально показатель среднесписочной численности был отражен некорректно, уточненный расчет представлен, а начисленная зарплата ниже месячной минимальной заработной платы только из-за приема сотрудника в конце месяца.
Теперь рассмотрим налоговый расчет. Для льготной ставки 7% в Санкт-Петербурге важно подтвердить среднемесячный доход работников. Региональный закон использует расчет, основанный на сумме выплат и иных вознаграждений, являющихся объектом обложения страховыми взносами, и показателе среднесписочной численности.
В упрощенном виде логику можно представить так:
Среднемесячный доход работников = выплаты работникам, облагаемые страховыми взносами / среднесписочная численность / количество месяцев, за которые начислялись выплаты.
В рассматриваемой ситуации ошибка возникает, если в знаменатель поставить искусственную единицу. Тогда получится:
3 978,26 руб. / 1 / 1 месяц = 3 978,26 руб.
Такой результат действительно ниже 28 750 руб. Но это расчет через ошибочную среднесписочную численность. Если работник был принят только на три дня, показатель среднесписочной численности за год не равен 1.
Поэтому в пояснениях нужно показать расчет через фактический показатель среднесписочной численности. Например:
Работник принят 29.12.2025.
Количество календарных дней в списочном составе в декабре — 3.
Среднесписочная численность за декабрь — 3 / 31 = 0,0968.
Среднесписочная численность за 2025 год — 0,0968 / 12 = 0,0081.
Оклад работника — 30 500 руб., что выше минимальной заработной платы Санкт-Петербурга 28 750 руб.
Начисленная зарплата за декабрь рассчитана пропорционально отработанным дням.
Здесь есть практический нюанс. На титульном листе РСВ среднесписочная численность округляется до целого значения, поэтому в уточненном РСВ может стоять 0. Но для пояснений полезно приложить отдельный расчет с неокругленными промежуточными значениями. Это поможет показать, что значение 0 в РСВ не означает отсутствие работника, а является результатом округления годовой среднесписочной численности.
Чтобы ответ был убедительным, подготовьте пакет документов. Рассмотрим, что стоит приложить или перечислить в пояснениях:
Трудовой договор (поможет автоматизация подготовки трудовых договоров в 1С) с окладом 30 500 руб.
Приказ о приеме на работу (удобно через автоматическое формирование приказов по шаблонам) с датой приема 29.12.2025.
Табель учета рабочего времени за декабрь 2025 года, где видно, что сотрудник работал только с 29 по 31 декабря.
Расчет зарплаты за декабрь с формулой пропорционального начисления.
Расчет среднесписочной численности за декабрь и за год.
Уточненный РСВ или уведомление о его принятии, если корректировка уже отправлена.
Подтверждение основного ОКВЭД из ЕГРИП на 01.01.2025, если инспекция одновременно проверяет условие по виду деятельности.
Подтверждение отсутствия задолженности на 31.12.2025, если это условие также требуется подтвердить.
Если налоговая запросила только пояснения по зарплате, не перегружайте ответ лишними документами. Но в самом тексте пояснений обязательно покажите, что вы проверили все три условия льготной ставки: ОКВЭД, отсутствие задолженности и среднемесячный доход работников.
Рассмотрим общий порядок в 1С. Названия разделов могут отличаться в зависимости от конфигурации: 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и управление персоналом, облачный сервис или доработанная база. Но логика будет одинаковой.
Проверьте кадровый документ Прием на работу. Дата приема должна быть 29.12.2025, график работы и оклад должны соответствовать трудовому договору.
Проверьте документ Начисление зарплаты за декабрь 2025 года. Зарплата должна быть начислена пропорционально отработанным дням.
Сформируйте или проверьте Табель, если учет рабочего времени ведется через табель.
Сформируйте отчет по численности. В 1С:ЗУП обычно используйте кадровые отчеты, например Численность и текучесть кадров, чтобы проверить расчет среднесписочной численности.
Откройте регламентированный отчет Расчет по страховым взносам за 2025 год.
Создайте корректирующий отчет с номером корректировки.
Проверьте титульный лист и поле Среднесписочная численность. Если расчет показывает 0, а программа подставила 1, исправьте показатель вручную, если это допустимо в вашей базе и проходит форматно-логический контроль.
Проверьте, что Раздел 3 по сотруднику остался заполненным.
Выполните проверку отчета встроенной проверкой 1С.
Отправьте уточненный РСВ через сервис сдачи отчетности.
Обратите внимание: исправление среднесписочной численности не должно менять факт начисления зарплаты, НДФЛ и страховых взносов. Если начисления в декабре были правильными, не меняйте их только ради прохождения автоматической проверки. Исправляйте именно тот показатель, который был рассчитан неверно.
Рассмотрим примерный текст пояснения. Его можно адаптировать под конкретное требование ИФНС.
В пояснении напишите так:
«В ответ на требование сообщаем, что ИП применяет УСН с объектом налогообложения “доходы, уменьшенные на величину расходов” и ставку 7% в соответствии с Законом Санкт-Петербурга от 05.05.2009 № 185-36. Условия применения ставки проверены: основной вид деятельности соответствует перечню, задолженность по налогам, сборам, страховым взносам, пеням и штрафам по состоянию на 31.12.2025 отсутствует, условие по среднемесячному доходу работников соблюдается с учетом фактического периода работы сотрудника и расчета среднесписочной численности.
Единственный работник принят на работу 29.12.2025. До указанной даты наемные работники у ИП отсутствовали, выплаты физическим лицам в рамках трудовых отношений не производились. Оклад работника по трудовому договору составляет 30 500 руб. за полностью отработанный месяц, что превышает минимальную заработную плату в Санкт-Петербурге на 2025 год в размере 28 750 руб.
За декабрь 2025 года заработная плата начислена пропорционально фактически отработанному времени: работник отработал период с 29.12.2025 по 31.12.2025. Поэтому сумма начисленной заработной платы за декабрь меньше месячной минимальной заработной платы, что связано исключительно с неполным месяцем работы.
В первоначальном РСВ показатель среднесписочной численности был указан как 1. При дополнительной проверке установлено, что годовая среднесписочная численность с учетом приема работника 29.12.2025 составляет менее 0,5 и при отражении на титульном листе РСВ округляется до 0. Уточненный расчет по страховым взносам представлен. Раздел 3 РСВ по работнику и суммы начисленных выплат сохранены, поскольку работник фактически был принят и выплаты ему начислялись.
Просим учесть представленные пояснения и расчет при проверке правомерности применения ставки 7% по УСН» — поможет экспресс-проверка учёта и налоговых рисков перед отчётностью.
После этого перечислите приложения: трудовой договор, приказ о приеме, табель, расчет зарплаты, расчет среднесписочной численности, подтверждение отправки уточненного РСВ.
Теперь разберем ситуации, когда риск утраты права на ставку 7% действительно возникает. Это важно, чтобы не сводить проблему только к РСВ.
Основной ОКВЭД не подходит. Если основной вид деятельности ИП на 01.01.2025 не входит в перечень, установленный законом Санкт-Петербурга, ставка 7% не применяется даже при хорошей зарплате.
Есть задолженность на 31.12.2025. Даже небольшая неисполненная обязанность по налогам, страховым взносам, пеням или штрафам может стать основанием для отказа в льготной ставке.
Среднемесячный доход работников действительно ниже минимальной заработной платы. Например, если работник трудился полный месяц на полной ставке, а начисления за месяц ниже 28 750 руб., подтвердить условие будет сложно.
В РСВ и кадровых документах противоречия. Если в трудовом договоре один оклад, в начислениях другая база, в табеле нет рабочих дней, а в РСВ отражены выплаты, инспекция может запросить дополнительные пояснения.
Корректировка РСВ сделана формально и не подтверждена расчетом. Если просто поставить 0 вместо 1 без расчета среднесписочной численности и без пояснений, это может вызвать новый вопрос.
В рассматриваемой ситуации главный аргумент в пользу налогоплательщика — сотрудник принят только 29 декабря, оклад за полный месяц выше минимальной заработной платы, а показатель среднесписочной численности 1 в первоначальном РСВ, вероятно, завысил реальную годовую среднесписочную численность.
Рассмотрим практический алгоритм решения проблемы.
Пересчитайте среднесписочную численность. Не ориентируйтесь на правило «если был сотрудник, ставим 1». Рассчитайте показатель по дням нахождения работника в списочном составе.
Если годовая среднесписочная численность округляется до 0, сдайте уточненный РСВ. Это устранит искажение, из-за которого налоговая могла сравнить маленькую декабрьскую зарплату с полной минимальной зарплатой.
Подготовьте пояснения. Укажите дату приема, оклад, расчет пропорциональной зарплаты, расчет среднесписочной численности и причину корректировки РСВ.
Подтвердите, что оклад выше минимальной заработной платы. Приложите трудовой договор или выписку из него.
Проверьте остальные условия ставки 7%. Убедитесь, что основной ОКВЭД подходит, а задолженности на конец года нет.
Сохраните все расчеты. Даже если инспекция примет пояснения, расчет среднесписочной численности и подтверждение ставки лучше оставить в налоговом досье за 2025 год.
Оптимальное решение: сдайте корректировку РСВ, если среднесписочная численность 1 была указана ошибочно, и одновременно направьте пояснения. В пояснениях не утверждайте, что работников не было. Пишите точнее: работник был принят 29.12.2025, выплаты были начислены, но годовая среднесписочная численность после расчета и округления для титульного листа РСВ составляет 0.
В этой ситуации не нужно сразу отказываться от ставки 7% только потому, что зарплата за декабрь оказалась меньше 28 750 руб. Сначала выясним причину: сотрудник принят в конце месяца, поэтому зарплата начислена пропорционально отработанным дням. Оклад за полный месяц выше минимальной заработной платы Санкт-Петербурга, значит трудовое объяснение есть.
Далее проанализируем РСВ. Если среднесписочная численность за год фактически меньше 0,5, на титульном листе РСВ она должна быть отражена как 0 после округления. Указание 1 может привести к неверному автоматическому сравнению выплат с минимальной заработной платой. Поэтому корректировка РСВ в такой ситуации не просто допустима, а практически необходима для защиты позиции.
После корректировки подготовьте подробные пояснения: покажите дату приема, расчет зарплаты за три дня, расчет среднесписочной численности и подтвердите, что остальные условия льготной ставки соблюдены. Такой подход позволяет обосновать применение ставки 7% и снять вопрос инспекции без автоматического перехода на ставку 15%.
Информация носит справочный характер