Рассмотрим ситуацию подробно. Организация на ОСНО занимается оптовой торговлей. По итогам инвентаризации выявлена пересортица: по одним товарам появились излишки, по другим — недостача. Излишки организация оприходовала и включила в налогооблагаемый доход по налогу на прибыль. Недостачу решили списать за счет чистой прибыли, то есть не учитывать ее в расходах при расчете налога на прибыль. Возникает главный вопрос: нужно ли восстанавливать входной НДС, ранее принятый к вычету по списанному товару?
Разберем по шагам. В общем случае НДС по недостаче товара, выявленной при инвентаризации, восстанавливать не нужно. Такой вывод следует из того, что перечень случаев восстановления НДС установлен пунктом 3 статьи 170 НК РФ и является закрытым. Недостача, порча, утрата товара или пересортица как самостоятельное основание для восстановления НДС в этом перечне не указаны.
Но остановиться только на этой фразе нельзя. Проанализируем ситуацию глубже: важно правильно оформить инвентаризацию, пересортицу, оприходование излишков, списание недостачи и учет в 1С. Если документы будут оформлены слабо, налоговая может пойти не по пути восстановления НДС, а по другому пути — попытаться доказать, что недостающий товар фактически был реализован без отражения выручки. Тогда спор будет уже не о восстановлении вычета, а о начислении НДС с предполагаемой реализации.
Сразу зафиксируем основной вывод для рассматриваемой ситуации:
Восстанавливать НДС по списанному товару из-за недостачи при пересортице не нужно, если товар действительно выбыл не в результате реализации, а недостача подтверждена документами инвентаризации.
То, что недостача не учитывается в расходах по налогу на прибыль, само по себе не создает обязанности восстановить НДС.
Оприходование излишков в доходах по налогу на прибыль также не означает, что по недостаче нужно восстановить НДС.
Главная задача — документально подтвердить, что выявлена именно инвентаризационная разница или пересортица, а не скрытая продажа товара.
В 1С не создавайте документ Восстановление НДС только из-за списания недостачи, если вы придерживаетесь позиции, что НДС восстанавливать не требуется.
Теперь рассмотрим подробнее, почему так, какие есть риски и как правильно отразить операцию в 1С.
Разберем правовую логику. Входной НДС по товарам организация принимает к вычету, если товары приобретены для операций, облагаемых НДС, есть счет-фактура поставщика и выполнены общие условия для вычета. В оптовой торговле товары изначально приобретаются для перепродажи, то есть для операций, облагаемых НДС. Поэтому вычет по входному НДС при покупке товаров обычно правомерен.
Дальше при инвентаризации часть товара может быть выявлена как недостача. Налоговая логика здесь такая: нужно проверить, есть ли в НК РФ специальное правило, которое обязывает восстановить ранее принятый к вычету НДС именно из-за недостачи. Такое правило ищем в пункте 3 статьи 170 НК РФ.
Рассмотрим подробнее. В пункте 3 статьи 170 НК РФ перечислены случаи, когда НДС нужно восстановить. Например, восстановление требуется при дальнейшем использовании товаров в операциях, не облагаемых НДС, при переходе на спецрежим без НДС, при передаче имущества в уставный капитал, при получении отдельных субсидий, при восстановлении НДС с авансов и в других прямо названных ситуациях. Но недостача товара, выявленная при инвентаризации, в этом перечне не названа.
Именно поэтому в судебной практике сформировалась важная позиция: если обязанность восстановить НДС прямо не установлена НК РФ, налогоплательщик не должен сам расширять перечень оснований для восстановления налога. В Решении ВАС РФ от 23.10.2006 № 10652/06 был сделан вывод, что недостача товара, обнаруженная в процессе инвентаризации, и хищение товара не относятся к случаям, перечисленным в пункте 3 статьи 170 НК РФ. Следовательно, восстановление НДС по такой причине не требуется.
Вывод: если входной НДС был принят к вычету правомерно, а затем товар списан как недостача по результатам инвентаризации, само по себе списание не заставляет восстанавливать НДС.
Теперь проанализируем важный нюанс из вопроса: организация решила списать недостачу за счет чистой прибыли и не учитывать ее в расходах по налогу на прибыль. Нужно ли из-за этого восстановить НДС?
Ответ: нет, не нужно. НДС и налог на прибыль регулируются разными главами НК РФ. Если расход не принимается для целей налога на прибыль, это не означает автоматического восстановления НДС. Для восстановления НДС нужно отдельное основание из главы 21 НК РФ, прежде всего из пункта 3 статьи 170 НК РФ.
Посмотрим на пример. Организация купила товар для перепродажи, получила счет-фактуру, приняла товар к учету и заявила входной НДС к вычету. На момент покупки все условия для вычета были выполнены: товар предназначался для облагаемой НДС деятельности. Позднее при инвентаризации выявлена недостача. Руководитель решил не спорить с налоговой по прибыли и не включать сумму недостачи в налоговые расходы. Но это решение касается только налога на прибыль. Оно не меняет первоначальную цель приобретения товара и не добавляет в НК РФ нового основания для восстановления НДС.
Поэтому не связывайте эти два вопроса механически:
Для налога на прибыль отдельно решаем, можно ли учесть недостачу в расходах.
Для НДС отдельно проверяем, есть ли основание восстановить налог.
Если основание для восстановления НДС отсутствует, НДС не восстанавливаем, даже если недостача не уменьшает налоговую базу по прибыли.
Практический вывод: списание недостачи на расходы, не принимаемые в налоговом учете, не равно восстановлению НДС.
Рассмотрим подробнее саму пересортицу. Пересортица возникает, когда по результатам инвентаризации по одному товару выявлены излишки, а по другому — недостача. Например, по номенклатуре «Товар А» числится недостача 10 штук, а по номенклатуре «Товар Б» выявлен излишек 10 штук. Часто это бывает из-за ошибок приемки, маркировки, комплектации, перемещения или списания со склада.
В бухгалтерском учете при соблюдении условий возможен зачет излишков и недостач по пересортице. Обычно проверяем следующие условия:
Излишки и недостачи выявлены за один и тот же проверяемый период.
Они выявлены у одного и того же материально ответственного лица.
Они относятся к товарам одного или близкого наименования, по которым пересортица действительно объяснима.
Количество товаров, подлежащих зачету, сопоставимо.
Инвентаризационная комиссия зафиксировала причину расхождений и предложила порядок зачета.
Руководитель утвердил результаты инвентаризации и решение по пересортице.
В налоговом учете по налогу на прибыль ситуация строже. Глава 25 НК РФ не содержит полноценного механизма взаимного зачета пересортицы как единой операции. Поэтому на практике излишки и недостачи часто отражают отдельно: излишки — как внереализационный доход, недостачу — по правилам учета потерь, недостач и ущерба. Если организация решила недостачу не учитывать в налоговых расходах, это допустимый осторожный подход, но он не меняет НДС-вывод.
Разберем это на простом примере.
По итогам инвентаризации выявлены:
Излишек товара «Кабель А» на сумму 50 000 рублей.
Недостача товара «Кабель Б» на сумму 54 000 рублей.
Руководитель решил оприходовать излишек в налоговые доходы, а недостачу списать за счет прибыли без учета в налоговых расходах.
Для налога на прибыль организация покажет доход 50 000 рублей. Недостачу 54 000 рублей в расходах не признает. Для НДС при этом не возникает автоматической обязанности восстановить входной налог по товару «Кабель Б». Главное — подтвердить, что это действительно недостача по инвентаризации, а не неотраженная продажа.
Теперь выясним причину, почему налоговые органы иногда спорят по таким ситуациям. Вопрос часто формулируют как «нужно ли восстановить НДС», но реальный риск может быть другим. Налоговая может предположить, что товар не потерян и не списан, а фактически продан без документов. Тогда она будет говорить не о восстановлении входного НДС, а о необходимости начислить НДС с реализации.
Это разные операции:
Восстановление НДС — это возврат в бюджет ранее принятого к вычету входного НДС.
Начисление НДС с реализации — это расчет исходящего НДС с предполагаемой продажи товара.
Разберем отличие на примере. Организация купила товар за 120 000 рублей, в том числе НДС 20 000 рублей, и приняла НДС к вычету. Позже товар выявлен в недостаче. Если бы речь шла о восстановлении, налоговая требовала бы вернуть 20 000 рублей входного НДС. Но если налоговая докажет скрытую реализацию, она может попытаться доначислить НДС исходя из продажной стоимости товара, а не просто восстановить входной налог.
Поэтому в рассматриваемой ситуации важно не только ответить «НДС не восстанавливаем», но и подготовить доказательства, что недостача возникла по итогам инвентаризации, а не из-за неучтенной продажи.
Рассмотрим, какие документы помогут защитить позицию:
Приказ о проведении инвентаризации.
Инвентаризационная опись товаров.
Сличительная ведомость с расхождениями.
Объяснительные записки материально ответственных лиц.
Протокол или заключение инвентаризационной комиссии.
Решение руководителя о зачете пересортицы, оприходовании излишков и списании недостачи.
Акт о списании товаров.
Регистры складского учета, подтверждающие движение товара.
Документы по внутренним перемещениям, если пересортица связана со складскими операциями.
Документы служебного расследования, если недостача значительная.
Практический вывод: НДС не восстанавливаем, но документы оформляем так, чтобы было понятно, почему товар списан и почему нет объекта обложения НДС по реализации.
Рассмотрим отдельный вариант. Допустим, по результатам инвентаризации установлено виновное лицо, которое должно возместить ущерб. Нужно ли в этом случае восстанавливать НДС?
В общем подходе восстановление НДС по самой недостаче все равно не требуется, потому что недостача не включена в перечень пункта 3 статьи 170 НК РФ. При этом компенсация ущерба виновным лицом обычно не является оплатой реализации товара. Организация не продает товар виновному лицу, а получает возмещение убытка. Поэтому начислять НДС с суммы компенсации как с реализации также, как правило, не нужно.
Но разберем важное отличие. Если документы оформлены именно как возмещение ущерба, это одна ситуация. Если же организация фактически передает товар работнику или иному лицу и оформляет это как продажу, тогда возникает реализация и нужно начислить НДС в обычном порядке. Поэтому анализируем содержание операции, а не только название документа.
Порядок действий при виновном лице будет таким:
Отразите недостачу на счете 94.
Оформите материалы инвентаризации и служебного расследования.
Получите объяснения виновного лица.
Оформите приказ о взыскании ущерба или иной документ, подтверждающий обязанность возмещения.
Отразите задолженность виновного лица перед организацией.
Не создавайте документ восстановления НДС, если операция является именно возмещением ущерба, а не реализацией товара.
В 1С для такой ситуации могут использоваться документы Списание товаров, материалов, Операция, введенная вручную, счета 94, 73.02, 91.01 и 91.02. Конкретные проводки зависят от того, как организация оформляет взыскание ущерба и какие настройки учета применяются.
Иногда организация принимает управленческое решение восстановить НДС добровольно, чтобы снизить риск спора. Разберем этот вариант отдельно.
С точки зрения позиции, основанной на пункте 3 статьи 170 НК РФ и судебной практике, обязанности восстанавливать НДС при недостаче нет. Но некоторые компании все равно выбирают консервативный подход: восстанавливают НДС и отражают это в книге продаж. Такой вариант может снизить риск претензий по вычету, но он увеличивает налоговую нагрузку и не всегда экономически оправдан.
Если организация все же решила восстановить НДС добровольно, в 1С обычно используют документ Восстановление НДС или операцию, предусмотренную конфигурацией для отражения восстановления налога. Но подчеркнем: это не обязательное действие для рассматриваемой ситуации, а добровольный осторожный подход.
Перед таким решением разберем последствия:
Организация увеличит сумму НДС к уплате.
В книге продаж появится запись по восстановлению НДС.
Налоговая нагрузка возрастет без прямого требования НК РФ.
Возникнет вопрос, почему НДС восстановлен, если по аналогичным ситуациям организация раньше его не восстанавливала.
При больших суммах лучше оформить бухгалтерскую справку с обоснованием выбранного подхода.
Для большинства стандартных ситуаций с документально подтвержденной инвентаризационной недостачей рациональнее не восстанавливать НДС, а усилить документальное оформление.
Теперь посмотрим на практику в 1С. Названия документов могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и релиза, но для 1С:Бухгалтерия 8 типовая логика обычно строится вокруг документов Инвентаризация товаров, Оприходование товаров, Списание товаров, материалов и Операция, введенная вручную.
Разберем общий порядок действий.
Сначала создайте документ Инвентаризация товаров или Инвентаризация товаров на складе. Укажите организацию, склад и дату инвентаризации.
Заполните учетное количество товаров по данным программы.
Внесите фактическое количество по результатам инвентаризации.
Проверьте расхождения: по одним позициям должны появиться излишки, по другим — недостачи.
На основании инвентаризации оформите оприходование излишков.
На основании инвентаризации оформите списание недостачи.
Если в бухгалтерском учете оформляется зачет пересортицы, выполните корректирующие операции так, чтобы себестоимость и количество товаров отражались корректно.
Если недостача не принимается в налоговом учете по прибыли, настройте статью расходов как не принимаемую для налогового учета.
Не формируйте документ Восстановление НДС, если приняли позицию, что НДС по недостаче не восстанавливается.
В 1С полезно проверить следующие объекты:
Номенклатура — карточки товаров, по которым возникла пересортица.
Склады — место хранения, где выявлены расхождения.
Счета учета номенклатуры — счет 41.01 или иной счет учета товаров.
Инвентаризация товаров — документ фиксации фактических остатков.
Оприходование товаров — документ отражения излишков.
Списание товаров, материалов — документ списания недостачи.
Операция, введенная вручную — документ для корректировок, если типовыми документами не удается отразить выбранный порядок.
Прочие доходы и расходы — справочник для настройки статьи списания недостачи.
Восстановление НДС — документ, который в рассматриваемой ситуации обычно не используем.
Рассмотрим первый блок операции — оприходование излишков. Излишки товаров, выявленные при инвентаризации, в бухгалтерском учете признаются активом. Для налога на прибыль их стоимость обычно отражается во внереализационных доходах по рыночной стоимости.
В 1С действуем так:
Откройте документ Инвентаризация товаров.
Проверьте строки, где фактическое количество больше учетного.
Создайте на основании инвентаризации документ Оприходование товаров.
Проверьте номенклатуру, количество, склад, счет учета и стоимость.
Проверьте счет доходов, обычно используется счет 91.01.
Проведите документ.
Типовая проводка по оприходованию излишков товаров может выглядеть так:
Дт 41.01 Кт 91.01 — оприходованы излишки товаров, выявленные при инвентаризации.
Если излишки включаются в налоговые доходы, проверьте, что соответствующая статья прочих доходов принимается к налоговому учету. В 1С это обычно контролируется через аналитику счета 91 и справочник Прочие доходы и расходы.
Важно: при оприходовании излишков входной НДС не возникает, потому что нет покупки у поставщика и нет счета-фактуры. Поэтому по излишкам не заявляйте НДС к вычету. Они принимаются к учету по стоимости, определенной организацией по правилам бухгалтерского и налогового учета.
Теперь разберем второй блок — списание недостачи. Недостачу сначала удобно отразить через счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Это позволяет отделить сам факт выявления недостачи от дальнейшего решения: взыскать с виновного лица, списать в расходы, не учитывать в налоговом учете или оформить зачет пересортицы.
В 1С порядок может быть таким:
Откройте документ Инвентаризация товаров.
Проверьте строки, где фактическое количество меньше учетного.
Создайте на основании инвентаризации документ Списание товаров, материалов.
Укажите вид операции, склад, номенклатуру, количество и счет учета товара.
Проверьте, что списание идет со счета 41.01 на счет 94.
Проведите документ.
Типовая проводка при списании недостачи:
Дт 94 Кт 41.01 — отражена недостача товара по фактической себестоимости.
После этого нужно принять решение, куда закрыть счет 94. В вопросе указано, что недостачу решили списать за счет чистой прибыли и не учитывать в расходах по налогу на прибыль. В 1С это чаще всего отражают через счет 91.02 с аналитикой, не принимаемой к налоговому учету.
Проводка может быть такой:
Дт 91.02 Кт 94 — списана недостача в прочие расходы, не принимаемые для целей налога на прибыль.
В карточке статьи справочника Прочие доходы и расходы проверьте налоговый учет. Если организация решила не учитывать недостачу при расчете налога на прибыль, настройте статью так, чтобы сумма не попадала в налоговые расходы. В разных релизах 1С это может быть флажок или реквизит, связанный с принятием расходов к налоговому учету.
Не рекомендуем без необходимости делать прямую проводку Дт 84 Кт 94 для текущей хозяйственной операции. Обычно расходы периода проходят через счета 91 и 99, а уже затем финансовый результат влияет на нераспределенную прибыль. Если организация использует формулировку «за счет чистой прибыли» в управленческом смысле, в 1С это чаще означает, что расход отражается в бухгалтерском учете, но не принимается в налоговом учете по прибыли.
Если организация оформляет именно зачет пересортицы, а не просто отдельное оприходование излишков и списание недостачи, разберем возможную технику. В типовой 1С пересортицу часто отражают документом Операция, введенная вручную, потому что отдельного универсального документа для всех вариантов пересортицы может не быть.
Смысл зачета такой: по бухгалтерскому учету часть недостачи перекрывается излишком, если комиссия признала, что это одна пересортица. Если стоимость недостающего товара выше стоимости излишка, разницу относят на счет 94. Если стоимость излишка выше, может возникнуть прочий доход в части превышения.
Рассмотрим пример.
По итогам инвентаризации выявлено:
Недостача товара А — 10 штук по себестоимости 1 000 рублей, всего 10 000 рублей.
Излишек товара Б — 10 штук по стоимости 900 рублей, всего 9 000 рублей.
Комиссия признала пересортицу и разрешила зачет в количестве 10 штук.
В бухгалтерском учете можно показать, что товар А списан, товар Б оприходован, а разница 1 000 рублей отнесена на недостачу. В 1С для технического отражения иногда применяют вспомогательный счет или вспомогательный склад. Например, можно использовать счет 000 как технический счет для переноса стоимости, если это соответствует учетной политике и внутреннему порядку работы с 1С.
Вариант с вспомогательным счетом может выглядеть так:
Дт 000 Кт 41.01 — списан товар, по которому выявлена недостача, в части зачета пересортицы.
Дт 41.01 Кт 000 — оприходован товар, по которому выявлен излишек, в части зачета пересортицы.
Дт 94 Кт 000 — отражена разница, если себестоимость недостающего товара выше стоимости излишка.
Другой вариант — использовать вспомогательный склад, например условный склад для пересортицы. Такой подход удобен, если в организации ведется складской учет по количеству и сумме. Сначала товар, по которому возникла недостача, технически перемещают на вспомогательный склад, затем через операции отражают зачет. Этот вариант помогает сохранить аналитику по складам и номенклатуре.
Выберите тот способ, который поддерживает ваша конфигурация и который закреплен во внутреннем порядке учета. Главное — не нарушить себестоимость товаров и не исказить остатки по номенклатуре.
Теперь отдельно посмотрим на документ Восстановление НДС. В рассматриваемой ситуации, если организация придерживается позиции, что НДС по недостаче не восстанавливается, этот документ создавать не нужно.
Документ Восстановление НДС применяйте тогда, когда действительно есть основание для восстановления налога. Например, когда товары начинают использоваться в операциях, не облагаемых НДС, или возникает другая ситуация, прямо указанная в статье 170 НК РФ. Но списание товара из-за инвентаризационной недостачи не является таким основанием.
Разберем, что произойдет, если ошибочно создать Восстановление НДС:
В книге продаж появится запись по восстановлению НДС.
Увеличится сумма НДС к уплате.
В учете появится расход или корректировка, которую нужно будет объяснять.
Организация фактически заплатит налог без прямой обязанности.
В дальнейшем может возникнуть вопрос единообразия учетной позиции по аналогичным списаниям.
Поэтому действуем аккуратно: если НДС не восстанавливаем, в 1С отражаем только инвентаризацию, оприходование излишков, списание недостачи и закрытие счета 94. Книгу продаж по этой операции не формируем.
В вопросе прямо указано, что недостачу решили не учитывать в расходах при расчете налога на прибыль. Тогда в 1С важно правильно настроить аналитику по счету 91.02.
Разберем по шагам:
Откройте справочник Прочие доходы и расходы.
Создайте или выберите статью, например «Списание недостачи товаров, не принимаемое в НУ».
Укажите вид статьи, соответствующий прочим расходам.
Проверьте признак принятия к налоговому учету. Если расход не должен уменьшать налоговую базу по прибыли, не включайте его в налоговые расходы.
При закрытии счета 94 используйте именно эту статью.
После проведения операции сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 94 и 91.02.
Проверьте регистры налогового учета по налогу на прибыль.
Такой подход позволит разделить бухгалтерский и налоговый учет. В бухгалтерском учете недостача будет отражена как расход. В налоговом учете по прибыли она не уменьшит налоговую базу. При этом НДС не будет восстановлен, потому что для него нет отдельного основания.
Рассмотрим подробнее документальный комплект. Это ключевая часть решения. Налоговый спор по НДС при недостаче часто выигрывается или проигрывается не из-за одной проводки, а из-за качества документов.
Подготовьте следующий комплект:
Приказ о проведении инвентаризации. Укажите состав комиссии, проверяемый склад, период и материально ответственных лиц.
Инвентаризационные описи. Зафиксируйте фактическое наличие товаров по номенклатуре, количеству, единицам измерения и складам.
Сличительные ведомости. Покажите расхождения между учетными и фактическими остатками.
Акт о пересортице. Опишите, какие товары перепутаны, почему комиссия считает расхождение пересортицей, в каком количестве проводится зачет.
Объяснительные материально ответственных лиц. Зафиксируйте возможные причины пересортицы: ошибки маркировки, приемки, отгрузки, перемещения, комплектации.
Протокол инвентаризационной комиссии. Укажите решение комиссии: оприходовать излишки, списать недостачу, зачесть пересортицу, отнести разницу на счет 94.
Приказ руководителя по результатам инвентаризации. Утвердите результаты и порядок отражения в учете.
Акт списания товара. Подтвердите списание недостающих позиций.
Бухгалтерскую справку. Отдельно пропишите, почему НДС не восстанавливается: недостача не названа в пункте 3 статьи 170 НК РФ.
Регистры 1С. Сохраните оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов 41, 94, 91.01, 91.02 и при необходимости отчеты по НДС.
В бухгалтерской справке рекомендуем указать не только сумму недостачи, но и налоговую позицию. Например: товар приобретался для операций, облагаемых НДС; входной НДС был принят к вычету правомерно; недостача выявлена по результатам инвентаризации; пункт 3 статьи 170 НК РФ не содержит основания для восстановления НДС при недостаче; признаков реализации товара не установлено.
Посмотрим на пример, близкий к вопросу.
ООО на ОСНО занимается оптовой торговлей. По итогам инвентаризации выявлены:
Излишки товара на сумму 100 000 рублей.
Недостача товара по себестоимости 120 000 рублей.
Входной НДС по недостающему товару ранее был принят к вычету при покупке.
Виновное лицо не установлено.
Руководитель решил излишки включить в доходы по налогу на прибыль, а недостачу не учитывать в налоговых расходах.
Отразим операции:
Дт 41.01 Кт 91.01 — 100 000 рублей. Оприходованы излишки товара.
Дт 94 Кт 41.01 — 120 000 рублей. Отражена недостача товара.
Дт 91.02 Кт 94 — 120 000 рублей. Недостача списана в прочие расходы, не принимаемые для целей налога на прибыль.
Документ Восстановление НДС не создается.
Запись в книге продаж по восстановлению НДС не формируется.
В налоговом учете по прибыли излишки увеличивают доходы. Недостача не уменьшает налоговую базу, если организация приняла такое решение. По НДС восстановление не производится.
Если сумма входного НДС по недостающему товару известна, например 20 000 рублей, ее не нужно автоматически переносить в книгу продаж. Эта сумма уже была правомерно принята к вычету при покупке товара. Основания вернуть ее в бюджет только из-за инвентаризационной недостачи нет.
После отражения операции в 1С проверьте декларацию по НДС. Если НДС не восстанавливается, операция списания недостачи не должна создавать запись в книге продаж.
Разберем контрольный список:
Сформируйте книгу продаж за квартал.
Проверьте, нет ли записи по восстановлению НДС по списанному товару.
Сформируйте декларацию по НДС.
Проверьте раздел 3 декларации: сумма НДС к уплате не должна увеличиться из-за восстановления по недостаче.
Проверьте регистр НДС продажи, если в вашей конфигурации он используется для анализа записей книги продаж.
Проверьте, не создали ли пользователи вручную документ Восстановление НДС или ручную запись книги продаж.
Если запись по восстановлению НДС появилась случайно, выясните, каким документом она сформирована. Возможно, кто-то создал Восстановление НДС или выбрал неправильный вид операции. Тогда исправьте исходный документ, а не только итоговую декларацию.
Так как в вопросе указано, что излишки отражены в налогооблагаемом доходе, а недостача не учитывается в расходах, отдельно проверим налог на прибыль.
По излишкам проверьте:
Отражена ли сумма по счету 91.01.
Попадает ли статья доходов в налоговый учет.
Учитывается ли сумма как внереализационный доход.
Соответствует ли стоимость излишков решению инвентаризационной комиссии и бухгалтерской справке.
По недостаче проверьте:
Закрыт ли счет 94.
Отражена ли сумма по счету 91.02.
Не попала ли сумма в налоговые расходы, если принято решение ее не учитывать.
Корректно ли сформировались постоянные разницы, если в программе ведется учет разниц по ПБУ 18/02.
Не отражена ли недостача одновременно и как непринимаемый расход, и как принимаемый расход.
Если организация применяет ПБУ 18/02, из-за непризнания недостачи в налоговом учете может возникнуть постоянная разница и постоянный налоговый расход. Проверьте закрытие месяца и регламентные операции, чтобы финансовый результат и налог на прибыль сформировались корректно.
Рекомендуем составить бухгалтерскую справку. Она не заменяет первичные документы инвентаризации, но помогает показать налоговую позицию организации.
В справке разберите следующие пункты:
Когда проведена инвентаризация.
Какие товары выявлены в излишках и недостачах.
Какая сумма недостачи списана.
Как недостача отражена в бухгалтерском и налоговом учете.
Почему НДС не восстанавливается.
Какие документы подтверждают отсутствие реализации.
Кто утвердил результаты инвентаризации.
Формулировка может быть такой: «Входной НДС по товарам, списанным в результате недостачи, выявленной при инвентаризации, не восстанавливается, поскольку пункт 3 статьи 170 НК РФ не содержит такого основания для восстановления налога. Товары приобретались для операций, облагаемых НДС, вычет был заявлен правомерно. Факт недостачи подтвержден документами инвентаризации. Реализация недостающих товаров не установлена».
Такую справку храните вместе с материалами инвентаризации. При требовании налоговой она поможет быстро объяснить позицию.
Чтобы не сделать ошибочный общий вывод, рассмотрим случаи, когда НДС может возникнуть, но не как восстановление по недостаче.
Если выявлена фактическая реализация. Если выяснится, что товар не потерян, а продан без документов, нужно начислить НДС с реализации.
Если товар передан безвозмездно. Безвозмездная передача для целей НДС может признаваться реализацией, тогда налог начисляется по правилам главы 21 НК РФ.
Если товар начали использовать в необлагаемой НДС деятельности. В этом случае может возникнуть основание для восстановления НДС по статье 170 НК РФ, но причина будет не в недостаче, а в изменении направления использования товара.
Если организация переходит на спецрежим без НДС. Тогда восстановление НДС возможно по остаткам товаров в порядке, предусмотренном НК РФ.
Если документы по недостаче отсутствуют. При слабом оформлении налоговая может попытаться доказать скрытую реализацию и начислить НДС.
То есть сам факт пересортицы или недостачи не приводит к восстановлению НДС. Но неправильное оформление может привести к спору о реализации.
Проанализируем частые ошибки, которые встречаются в 1С и в налоговом учете.
Автоматически восстанавливают НДС по любой недостаче. Это приводит к лишней уплате налога, если нет основания из статьи 170 НК РФ.
Не оформляют акт пересортицы. Без объяснения причин расхождений налоговой проще утверждать, что товар выбыл неизвестно куда.
Оприходуют излишки, но не оформляют недостачу. В результате складские остатки и бухгалтерский учет становятся несогласованными.
Списывают недостачу сразу на счет 91.02 без счета 94. Так можно потерять аналитический контроль за недостачами и решениями комиссии.
Отражают недостачу как налоговый расход, хотя решили ее не учитывать. В этом случае декларация по прибыли будет противоречить управленческому решению.
Используют прямую проводку на счет 84 для текущей недостачи. Обычно корректнее отразить расход через 91.02, а уже финансовый результат периода повлияет на нераспределенную прибыль.
Создают документ Восстановление НДС по привычке. В рассматриваемой ситуации он не нужен, если организация не выбрала добровольный консервативный подход.
Не проверяют книгу продаж. Иногда восстановление НДС попадает туда случайно из-за ручных операций или некорректных настроек.
Не сохраняют объяснительные материально ответственных лиц. Это ослабляет доказательственную базу.
Не проводят служебное расследование при значительной недостаче. При крупных суммах лучше показать, что организация реально выясняла причины расхождений.
Соберем итоговый алгоритм, который можно применить в работе.
Проведите инвентаризацию и оформите первичные документы.
Зафиксируйте пересортицу: отдельно излишки, отдельно недостачи.
Получите объяснения материально ответственных лиц.
Оформите решение инвентаризационной комиссии.
Утвердите результаты инвентаризации приказом руководителя.
В 1С отразите излишки документом Оприходование товаров или другим типовым документом, предусмотренным конфигурацией.
Отразите недостачу документом Списание товаров, материалов с проводкой на счет 94.
Закройте счет 94 на 91.02 с аналитикой, не принимаемой к налоговому учету, если принято решение не учитывать недостачу при расчете налога на прибыль.
Не создавайте документ Восстановление НДС, если нет отдельного основания из статьи 170 НК РФ.
Сформируйте книгу продаж и проверьте, что восстановление НДС по недостаче не отражено.
Сформируйте декларацию по НДС и проверьте отсутствие лишнего начисления.
Сформируйте декларацию по налогу на прибыль и проверьте, что излишки включены в доходы, а недостача не попала в расходы, если так решено организацией.
Подготовьте бухгалтерскую справку с налоговым обоснованием по НДС.
Храните справку вместе с материалами инвентаризации.
В описанной ситуации НДС по списанному товару восстанавливать не нужно. Недостача, выявленная при инвентаризации, в том числе при пересортице, не указана в пункте 3 статьи 170 НК РФ как основание для восстановления ранее принятого к вычету НДС. Решение организации не учитывать недостачу в расходах по налогу на прибыль не меняет этот вывод.
В 1С отразите излишки и недостачу как отдельные результаты инвентаризации: излишки оприходуйте, недостачу спишите через счет 94, затем закройте на 91.02 с непринимаемой для налогового учета статьей расходов. Документ Восстановление НДС не создавайте, если организация не выбирает добровольный консервативный вариант.
Главное внимание уделите документам. Подтвердите, что товар списан именно из-за инвентаризационной недостачи или пересортицы, а не реализован без документов. Тогда позиция «НДС не восстанавливаем» будет выглядеть обоснованной и последовательной.
Информация носит справочный характер