Рассмотрим ситуацию: сотрудника бюджетной организации направляют в командировку, ему нужно перечислить командировочные расходы и суточные на банковскую карту, а бухгалтер не понимает, с каких документов начать в 1С и как провести всю цепочку: от оформления командировки до выплаты денег и последующего отчета сотрудника.
Разберем проблему по шагам. В бюджетном учете командировочные на карту сотрудника обычно оформляются не как зарплата, а как выдача денежных средств под отчет. Сотрудник получает аванс на командировку, после возвращения представляет документы, а учреждение принимает расходы к учету через отчет подотчетного лица или авансовый отчет. В программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8, особенно в редакции 2.0, для этого используется цепочка документов: Решение о командировании, Ведомость в банк, расчетно-платежный документ для перечисления денег и затем Отчет о расходах подотчетного лица.
Главная логика такая: сначала оформляем основание командировки и расчет суммы, затем перечисляем деньги сотруднику на карту как подотчетному лицу, после возвращения принимаем подтвержденные расходы к учету. Не начинаем с банковского списания без документа-основания, иначе в 1С будет сложнее связать выплату, обязательства, аванс и последующий отчет.
Начнем с правильной последовательности. В бюджетной организации командировка должна быть оформлена документально. Для учреждений государственного сектора применяются специальные формы первичных документов, в том числе Решение о командировании на территории Российской Федерации по форме 0504512 и Отчет о расходах подотчетного лица по форме 0504520. В 1С эти формы реализованы через документы, связанные с расчетами с подотчетными лицами.
Если учреждение ведет электронный документооборот по первичным документам, используйте электронные формы. Если по учетной политике или техническим причинам документы оформляются на бумаге, порядок может отличаться, но сама бухгалтерская логика остается той же: сотруднику выдается аванс под отчет, а затем он отчитывается по фактическим расходам.
Разберем общий порядок:
Проверьте настройки учета расчетов с подотчетными лицами.
Оформите документ Решение о командировании.
Укажите сотрудника, сроки, место командировки, цель поездки и виды расходов.
Заполните суточные, проезд, проживание и прочие расходы.
Проверьте КФО, КПС, КВР, КОСГУ и КЭК.
Примите бюджетные и денежные обязательства, если это предусмотрено настройками и учетной политикой.
Сформируйте Ведомость в банк для перечисления денег на карту сотрудника.
На основании ведомости создайте платежный документ: Заявка на кассовый расход, Заявка на кассовый расход сокращенная, Кассовое выбытие или Платежное поручение.
После командировки оформите Отчет о расходах подотчетного лица.
Примите расходы к учету, зачтите аванс и оформите возврат остатка или доплату, если фактические расходы отличаются от выданной суммы.
Теперь рассмотрим каждый этап подробнее.
Перед оформлением командировки убедимся, что в 1С включен функционал расчетов с подотчетными лицами. В 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 нужные документы обычно находятся в разделе Денежные средства, блок Расчеты с подотчетными лицами.
Если нужных документов нет, проверьте настройки:
Откройте раздел Администрирование.
Перейдите в Настройки параметров учета.
Найдите настройку, связанную с расчетами с подотчетными лицами.
Установите флаг При расчетах с подотчетными лицами, если он не установлен.
После включения настройки вернитесь в раздел Денежные средства и проверьте появление документов по подотчетным лицам.
Если вы работаете в другой конфигурации, например в связке с зарплатной программой или в старой редакции, названия разделов могут немного отличаться. Но ориентируйтесь на объекты Подотчетные лица, Решение о командировании, Отчет о расходах подотчетного лица, Ведомость в банк, Кассовое выбытие и Заявка на кассовый расход.
Теперь создадим основание для выдачи командировочных. Для этого используем документ Решение о командировании. В бюджетной организации это не просто кадровая формальность, а документ, на основании которого рассчитывается финансовое обеспечение командировки и принимаются обязательства.
Откройте раздел Денежные средства, затем блок Расчеты с подотчетными лицами и создайте документ Решение о командировании. В некоторых базах документ может называться подробнее: Решение о командировании на территории Российской Федерации.
Заполните шапку документа:
Организация — выберите учреждение, от имени которого сотрудник направляется в командировку.
Подотчетное лицо — выберите сотрудника, которому будут перечислены командировочные.
Документ-основание — при необходимости укажите приказ, распоряжение, служебное задание или иной внутренний документ.
Дата документа — укажите дату оформления решения.
Ответственные лица — заполните руководителя, главного бухгалтера, исполнителя или иных подписантов, если эти реквизиты используются в вашей базе.
На закладке, связанной с местом и сроками командировки, укажите:
место командирования;
дату начала командировки;
дату окончания командировки;
цель командировки;
организацию или мероприятие, куда направляется сотрудник;
при необходимости — маршрут следования.
После заполнения сроков программа сможет рассчитать количество дней командировки. Именно от этих дат зависит сумма суточных. Поэтому внимательно проверяйте дату выезда и дату возвращения. В командировках по России суточные обычно начисляются за каждый день нахождения в командировке, включая день отъезда и день возвращения. Для однодневной командировки по России суточные в общем порядке не выплачиваются, но учреждение может предусмотреть компенсацию иных расходов локальным актом.
Теперь рассмотрим суточные. В 1С они обычно заполняются на отдельной закладке Суточные. Если в программе настроены нормативы расходов подотчетных лиц, сумма может заполниться автоматически на основании сроков командировки и норматива.
Проверьте следующие данные:
Количество дней — должно соответствовать периоду командировки.
Норма суточных — должна соответствовать нормативному акту, локальному акту учреждения или установленному порядку для вашей категории сотрудников.
Сумма суточных — должна быть рассчитана корректно.
КФО — выберите источник финансового обеспечения.
КПС — укажите правильную классификацию расходов.
КЭК или КОСГУ — для суточных обычно применяется 212.
Счет расчетов — для суточных в бюджетном учете обычно используется счет 208.12, то есть расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам.
Важно: суточные — это не оплата труда и не зарплатная выплата. Поэтому не оформляйте их документом начисления зарплаты, если речь идет именно о выдаче командировочных под отчет. Выплата на карту сотрудника проводится как перечисление подотчетному лицу.
Для целей НДФЛ и страховых взносов отдельно контролируйте необлагаемые лимиты. Для обычных командировок по России суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах 700 рублей за день, для заграничных командировок — в пределах 2500 рублей за день. Если учреждение выплачивает суточные сверх этих лимитов, превышение нужно обложить НДФЛ и страховыми взносами по общим правилам. В бюджетном учете сама сумма суточных отражается по правилам учреждения, но налоговый учет превышения нужно проконтролировать отдельно.
Кроме суточных, сотруднику могут перечисляться деньги на билеты, проживание, оплату багажа, оформление документов, связь, транспорт на месте командировки и другие согласованные расходы. В Решении о командировании для этого обычно предусмотрены закладки Проезд, Проживание и Прочие расходы.
Рассмотрим заполнение по видам расходов.
Проезд. Укажите вид транспорта, маршрут, дату отправления и возвращения, ориентировочную стоимость билетов. Если билеты покупает сам сотрудник за счет выданного аванса, это отражается как командировочные расходы через подотчетное лицо. Если билеты покупает учреждение напрямую у поставщика, это уже другая схема — расчеты идут не через подотчетное лицо, а через поставщика.
Проживание. Укажите период проживания, количество суток, стоимость гостиницы или другого жилья. После командировки сотрудник должен подтвердить расходы документами.
Прочие расходы. Укажите расходы, разрешенные руководителем и предусмотренные локальными документами учреждения. Например, это могут быть расходы на связь, оформление документов, проезд в городском транспорте, услуги хранения багажа и другие расходы, связанные с командировкой.
Для проезда, проживания и прочих компенсируемых расходов через подотчетное лицо в бюджетном учете часто используется КОСГУ 226, если расходы возмещаются сотруднику как командировочные расходы на основании авансового отчета или отчета о расходах. В зависимости от конкретной ситуации и способа оплаты могут применяться и другие коды, поэтому сверяйте КОСГУ с учетной политикой, планом финансово-хозяйственной деятельности, бюджетной классификацией и действующими указаниями Минфина.
По счетам расчетов ориентируйтесь на аналитику счета 208.00. Для суточных обычно применяется 208.12, для прочих работ и услуг через подотчетное лицо может применяться счет, связанный с КОСГУ 226, например 208.26. В 1С счет часто подставляется автоматически после выбора КЭК, вида расходов и типовой операции, но проверять его все равно нужно.
После заполнения сумм перейдем к классификации. В бюджетной 1С это один из самых важных этапов. Если неправильно указать КФО, КПС, КВР, КОСГУ или КЭК, программа может провести документ, но отчетность и бюджетные обязательства будут искажены.
В документе Решение о командировании откройте закладку Классификация расходов или аналогичную по смыслу закладку. Проверьте суммы по каждому виду расходов.
Обычно логика такая:
Суточные — КОСГУ 212, счет расчетов с подотчетным лицом обычно 208.12.
Проезд, проживание и прочие согласованные командировочные расходы через подотчетное лицо — часто КОСГУ 226, счет расчетов с подотчетным лицом подбирается в зависимости от КЭК, например из группы 208.26.
КВР — для штатных работников бюджетных и автономных учреждений чаще применяется 112, но для органов власти, военнослужащих, фондов и иных категорий применяются другие КВР.
КФО — выбирайте источник финансирования: бюджетная деятельность, средства от приносящей доход деятельности, ОМС, субсидии и другие источники в зависимости от вашей ситуации.
КПС — указывайте классификационный признак счета по утвержденной структуре учреждения.
Не смешивайте в одной строке разные экономические содержания расходов. Суточные, проезд и проживание лучше отражать отдельными строками, потому что у них могут быть разные КОСГУ, счета учета и аналитика.
Теперь рассмотрим бюджетные и денежные обязательства. В бюджетных учреждениях важно не только выплатить деньги, но и правильно отразить обязательства по счетам санкционирования.
В документе Решение о командировании откройте закладку Финансовое обеспечение. Обычно здесь заполняются:
Основание принятия обязательства — договор, приказ, решение, распоряжение или иной документ из справочника Договоры и иные основания для возникновения обязательств.
Раздел лицевого счета — выберите соответствующий элемент справочника Разделы лицевых счетов.
КФО, КПС, КВР, КОСГУ, КЭК — проверьте расшифровку по каждой сумме.
ЛБО или плановые назначения — проверьте наличие лимитов или плановых показателей, если они контролируются в базе.
Организация, осуществляющая финансовое обеспечение — укажите учреждение, за счет которого производится выплата.
Затем откройте закладку Бухгалтерская операция. Для документа Решение о командировании обычно выбирается типовая операция, связанная с принятием обязательств по выплате подотчетному лицу. Если учреждение ведет учет обязательств в 1С, установите флаг принятия бюджетных или денежных обязательств согласно вашей учетной политике.
После проведения документа программа сформирует записи по обязательствам. Это важно, потому что перечисление денег на карту сотрудника должно быть связано не только с банковским платежом, но и с принятым обязательством.
Теперь перейдем к самой выплате. Если командировочные нужно перечислить на банковскую карту сотрудника, в 1С удобно использовать документ Ведомость в банк. Он формирует список получателей и суммы, которые нужно перечислить на их банковские счета.
Создайте документ Ведомость в банк в разделе Денежные средства. Заполните основные реквизиты:
Банк — укажите банк, в который передается реестр для зачисления денег на карты сотрудников.
Настройка выгрузки — выберите настройку, если из 1С формируется файл для банка.
Выплата производится — выберите вариант Сотрудникам, если деньги перечисляются работникам учреждения.
Получатель — добавьте сотрудника, которому перечисляются командировочные.
Лицевой счет или банковская карта — проверьте банковские реквизиты сотрудника.
Сумма — укажите сумму аванса на командировку.
Назначение выплаты — укажите, что это командировочные расходы или аванс на командировку.
Если в базе уже заполнены банковские счета сотрудников, программа подставит счет автоматически. Если счет не подставляется, откройте карточку сотрудника или физического лица и заполните банковские реквизиты. Важно не перепутать зарплатный проект и обычный лицевой счет. В некоторых учреждениях командировочные перечисляют на тот же счет, что и зарплату, но в учете это все равно не зарплата, а подотчетная сумма.
Проверьте назначение платежа. В нем лучше указать, что перечисляется аванс на командировочные расходы или командировочные под отчет. Не пишите назначение как заработная плата, премия или компенсация зарплатного характера, если выплата отражается по счету 208.00.
После Ведомости в банк нужно создать документ, который отразит фактическое перечисление денег. В зависимости от того, как учреждение проводит оплату, используйте один из документов:
Заявка на кассовый расход;
Заявка на кассовый расход сокращенная;
Кассовое выбытие;
Платежное поручение.
Самый удобный вариант — создать платежный документ на основании документа Ведомость в банк. Тогда 1С автоматически перенесет получателя, сумму, счет расчетов и часть аналитики.
В платежном документе проверьте:
Корреспондирующий счет — для выплаты под отчет должен быть счет 208.00 с нужной детализацией.
Подотчетное лицо — должен быть выбран именно сотрудник, которому перечислены деньги.
КФО, КПС, КВР, КОСГУ, КЭК — должны соответствовать данным из решения о командировании.
Типовая операция — выберите операцию, связанную с перечислением подотчетным лицам по ведомости. В 1С она может называться Перечисление подотчетным лицам по ведомости (208.00).
Назначение платежа — проверьте, что оно соответствует командировочным расходам.
После проведения документа в учете должна появиться дебиторская задолженность сотрудника как подотчетного лица. То есть учреждение перечислило деньги, а сотрудник обязан после командировки отчитаться за выданный аванс.
Посмотрим на экономический смысл операции. При перечислении командировочных на карту сотруднику учреждение не списывает расходы сразу. Оно выдает деньги под отчет. Поэтому сначала появляется задолженность сотрудника перед учреждением по счету 208.00.
В обобщенном виде операция выглядит так:
Дебет счета 208.00 — расчеты с подотчетным лицом.
Кредит счета денежных средств — списание с лицевого счета или банковского счета учреждения.
Конкретный счет кредита зависит от типа учреждения, источника финансирования и используемого счета денежных средств. В 1С он подставляется из платежного документа. Для суточных детализация расчетов обычно идет через 208.12, для иных командировочных расходов — через соответствующие счета аналитики 208.00.
Не относите расходы на затраты в момент перечисления аванса. Расходы признаются после того, как сотрудник вернется из командировки, представит документы, а учреждение утвердит отчет о расходах подотчетного лица.
После возвращения сотрудник должен отчитаться. Для этого в 1С оформляем документ Отчет о расходах подотчетного лица. Его можно создать на основании документа Решение о командировании. Это удобнее, потому что часть реквизитов заполнится автоматически: сотрудник, командировка, плановые суммы, виды расходов и аналитика.
Откройте документ Решение о командировании и используйте команду Создать на основании. Выберите Отчет о расходах подотчетного лица. Если такой команды нет, создайте отчет вручную в разделе Денежные средства.
В документе Отчет о расходах подотчетного лица заполните:
Подотчетное лицо — сотрудник, вернувшийся из командировки.
Документ-основание — решение о командировании.
Закладка Аванс — добавьте документ выдачи аванса, то есть ведомость или платежный документ, которым деньги были перечислены на карту.
Закладка Суточные — проверьте сумму суточных, количество дней и аналитику.
Закладка Проезд — внесите фактические расходы по билетам и подтверждающим документам.
Закладка Проживание — внесите фактические расходы по гостинице или найму жилья.
Закладка Прочие расходы — внесите согласованные дополнительные расходы.
Денежные обязательства — проверьте корректировку обязательств, если фактические расходы отличаются от плановых.
Бухгалтерская операция — выберите типовую операцию Расходы подотчетного лица.
На закладках с расходами установите признак проверки документа, если он используется в вашей конфигурации. В некоторых версиях 1С для принятия расходов к учету нужно установить флаг Документ проверен. Без этого программа может не сформировать нужные проводки по расходам.
Суточные отличаются от расходов на билеты и гостиницу. По суточным сотрудник не обязан подтверждать каждый рубль чеками, потому что это компенсация дополнительных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства. Но сами дни командировки должны быть подтверждены документами: решением о командировании, служебным заданием, билетами, документами о проживании или иными подтверждениями срока поездки.
В отчете проверьте:
количество дней командировки;
ставку суточных;
общую сумму суточных;
КОСГУ 212;
счет расчетов 208.12;
счет списания расходов, например 109.00 или 401.20 в зависимости от характера деятельности и учетной политики;
КФО, КПС и КВР.
Если суточные превышают необлагаемые нормы для НДФЛ и страховых взносов, отдельно отразите превышение в зарплатной или налоговой части учета. В самой цепочке подотчетных сумм суточные остаются командировочными расходами, но сверхнормативная часть требует налогового контроля.
Теперь разберем подтверждаемые расходы. Сотрудник должен представить документы: билеты, маршрутные квитанции, посадочные талоны при необходимости, гостиничные документы, чеки, квитанции, документы об оплате и другие подтверждения.
В документе Отчет о расходах подотчетного лица заполните соответствующие закладки:
на закладке Проезд укажите билеты, маршрут, сумму и подтверждающие документы;
на закладке Проживание укажите гостиницу, период проживания, сумму и документы;
на закладке Прочие расходы укажите согласованные дополнительные расходы;
проверьте счет дебета, КОСГУ, КВР, КПС и КФО по каждой строке;
установите флаг проверки документа, если он предусмотрен;
проведите документ.
При проведении отчета программа зачтет ранее выданный аванс по счету 208.00 и отнесет подтвержденные расходы на соответствующие счета затрат или расходов учреждения. Если фактическая сумма расходов равна выданному авансу, задолженность по сотруднику закроется. Если есть разница, ее нужно обработать отдельно.
Рассмотрим ситуацию: сотруднику перечислили на карту 15 000 рублей, а подтвержденные расходы составили 13 500 рублей. Значит, у сотрудника остался неиспользованный остаток 1 500 рублей. Его нужно вернуть учреждению.
Разберем порядок:
В документе Отчет о расходах подотчетного лица укажите фактические расходы на сумму 13 500 рублей.
Проведите отчет. В учете останется задолженность сотрудника по неиспользованному авансу.
Оформите возврат остатка. Если сотрудник возвращает деньги в кассу, используйте кассовый документ. Если возвращает на счет учреждения, используйте банковский документ поступления.
Проверьте закрытие задолженности по счету 208.00.
Не оставляйте остаток висеть на подотчетном лице без контроля. Используйте отчеты по расчетам с подотчетными лицами и анализ счета 208.00, чтобы проверить задолженность.
Теперь рассмотрим обратную ситуацию: сотруднику перечислили 15 000 рублей, а подтвержденные и разрешенные расходы составили 17 000 рублей. Значит, учреждение должно возместить сотруднику перерасход 2 000 рублей.
Действуем так:
В Отчете о расходах подотчетного лица отразите фактические расходы на 17 000 рублей.
Проверьте, что все расходы подтверждены документами и согласованы руководителем.
Проведите отчет. В учете появится задолженность учреждения перед сотрудником.
Сформируйте выплату перерасхода через Ведомость в банк или другой платежный документ.
Перечислите сотруднику сумму перерасхода на карту.
Проверьте, что задолженность по счету 208.00 закрылась.
Важно: возмещайте только те расходы, которые подтверждены документами, связаны с командировкой и разрешены работодателем. Если расход не предусмотрен локальным актом или не согласован, могут возникнуть вопросы к КВР, КОСГУ и правомерности возмещения.
Разберем счет учета. В бюджетной 1С расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 208.00. Конкретная детализация зависит от экономического содержания расходов и КОСГУ.
Для командировки чаще встречаются такие варианты:
208.12 — расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам. Обычно применяется для суточных, которые отражаются по КОСГУ 212.
208.26 — расчеты с подотчетными лицами по прочим работам, услугам. Может применяться для расходов на проезд, проживание и прочие услуги, если они отражаются по КОСГУ 226.
другие счета аналитики 208.00 — применяются, если расход имеет иное экономическое содержание.
Не выбирайте счет вручную без проверки КЭК и типовой операции. В 1С счет часто зависит от выбранного КОСГУ. Если программа подставляет не тот счет, проверьте не только поле счета, но и всю аналитику строки: КФО, КПС, КЭК, КВР, вид расхода, типовую операцию и настройку рабочего плана счетов.
В бюджетной 1С большое значение имеет поле Типовая операция. Оно определяет, какие проводки сформирует документ. Для нашей задачи обычно используются две ключевые операции.
При перечислении денег на карту выбирайте типовую операцию, связанную с перечислением подотчетным лицам по ведомости. В программе она может называться Перечисление подотчетным лицам по ведомости (208.00). Эта операция отражает выдачу аванса под отчет.
При принятии расходов после командировки выбирайте типовую операцию Расходы подотчетного лица. Эта операция закрывает аванс и относит подтвержденные расходы на соответствующие счета.
Если выбрать операцию для зарплаты, компенсации персоналу или расчетов с поставщиками, проводки будут неправильными. Поэтому ориентируйтесь на смысл операции: сотрудник получает деньги под отчет, а не зарплату и не оплату по договору.
После проведения документов обязательно проверим учет. Для этого используйте стандартные отчеты 1С.
Сформируйте отчет по счету 208.00 в разрезе подотчетных лиц.
Проверьте, что после перечисления денег сотруднику появилась задолженность по авансу.
Проверьте, что после проведения Отчета о расходах подотчетного лица задолженность закрылась полностью или осталась только сумма возврата либо перерасхода.
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 208.12, 208.26 и другим счетам подотчета, если они использовались.
Проверьте проводки по счетам расходов: 109.00, 401.20 или другим счетам, которые применяются в вашем учреждении.
Проверьте записи по обязательствам на 500-х счетах, если в базе ведется учет санкционирования.
Сверьте суммы с платежными документами, ведомостью, решением о командировании и отчетом сотрудника.
Если после отчета на счете 208.00 осталась сумма, выясните причину. Это может быть неиспользованный остаток, перерасход, неприкрепленный документ аванса, неправильное подотчетное лицо, разные КФО или разные КПС в авансе и отчете.
Одна из частых ошибок — бухгалтер сразу создает Платежное поручение или Кассовое выбытие и перечисляет деньги сотруднику, но не оформляет Решение о командировании и Ведомость в банк. В результате деньги ушли, но в 1С нет понятной связи между командировкой, авансом и будущим отчетом.
Чтобы исправить ситуацию, разберем порядок:
Проверьте проведенный платежный документ.
Убедитесь, что в нем указан счет 208.00, а не счет зарплаты или расчетов с прочими кредиторами.
Проверьте, что выбран сотрудник как подотчетное лицо.
Проверьте КФО, КПС, КВР, КОСГУ и КЭК.
Если документ проведен неверно, исправьте типовую операцию и аналитику.
Создайте Решение о командировании задним числом, если это допустимо по документообороту учреждения, и свяжите его с последующим отчетом.
При оформлении Отчета о расходах подотчетного лица на закладке Аванс добавьте документ фактической выдачи денег.
Лучше сразу идти правильной цепочкой: решение, ведомость, платеж, отчет. Тогда 1С автоматически заполнит большую часть реквизитов и снизит риск ошибок.
Еще одна ошибка — перечислить суточные и командировочные через зарплатную ведомость как обычную выплату сотруднику. Внешне деньги попадают на ту же карту, но в учете это совсем другая операция.
Разберем различие:
Зарплата отражается через расчеты по оплате труда и счета зарплатных расчетов.
Командировочные под отчет отражаются через счет 208.00 как расчеты с подотчетным лицом.
Суточные являются командировочной выплатой, а не оплатой за труд.
Расходы на проезд и проживание принимаются после подтверждения документами.
Если командировочные ошибочно прошли как зарплата, проверьте возможность сторнирования или исправления документа. Затем оформите выплату как подотчетную сумму. В сложных случаях согласуйте исправление с главным бухгалтером, потому что ошибка может затронуть НДФЛ, страховые взносы, зарплатную отчетность и бюджетную классификацию.
Если в документе Ведомость в банк не подставляется счет сотрудника, проверьте карточку физического лица и сотрудника. В разных базах банковские реквизиты могут храниться в разных справочниках.
Разберем проверку:
Откройте справочник Сотрудники.
Найдите нужного сотрудника.
Перейдите к связанному элементу справочника Физические лица, если банковские счета хранятся там.
Проверьте банковский счет, номер карты или лицевой счет для перечисления.
Проверьте банк, БИК, корреспондентский счет и номер счета получателя.
Если используется зарплатный проект, проверьте привязку сотрудника к этому проекту.
Вернитесь в Ведомость в банк и заполните строку сотрудника заново.
Если перечисление идет через казначейство, проверьте также требования к формату платежного документа и назначению платежа. Ошибка в банковских реквизитах может привести к возврату платежа.
Иногда бухгалтер оформляет Отчет о расходах подотчетного лица, но не добавляет на закладке Аванс документ, которым сотруднику перечислили деньги. В результате программа видит расходы, но не зачитывает ранее выданный аванс.
Исправим это так:
Откройте Отчет о расходах подотчетного лица.
Перейдите на закладку Аванс.
Нажмите Добавить.
Выберите документ выдачи аванса: Ведомость в банк, Заявка на кассовый расход, Кассовое выбытие или другой платежный документ.
Проверьте сумму аванса.
Проведите отчет заново.
Сформируйте анализ счета 208.00 и убедитесь, что зачет произошел.
Если документ аванса не виден в подборе, проверьте дату, подотчетное лицо, КФО, организацию и счет расчетов. Часто аванс и отчет не связываются из-за того, что в одном документе выбран сотрудник, а в другом — физическое лицо или другой элемент справочника.
В некоторых учреждениях или старых базах командировка может оформляться через классический Авансовый отчет. Такой вариант встречается, если учреждение не перешло на электронные формы 0504512 и 0504520 или если порядок закреплен в учетной политике.
Тогда порядок будет похожим:
Оформите приказ или распоряжение о командировке вне программы или отдельным кадровым документом.
Перечислите сотруднику аванс на карту через платежный документ с использованием счета 208.00.
После возвращения создайте Авансовый отчет.
На закладке авансов укажите документ выдачи денег.
На закладке расходов внесите суточные, проезд, проживание и прочие расходы.
Проверьте КФО, КПС, КВР, КОСГУ и счета учета.
Проведите документ и проверьте закрытие счета 208.00.
Но для бюджетных учреждений, работающих по актуальным электронным формам, предпочтительнее использовать Решение о командировании и Отчет о расходах подотчетного лица, потому что эти документы лучше соответствуют современному порядку оформления командировочных расходов в государственном секторе.
Рассмотрим частный случай: сотруднику нужно перечислить только суточные, а билеты и гостиницу учреждение оплатило напрямую или их нет. Тогда порядок упрощается, но цепочка остается той же.
Создайте Решение о командировании.
Заполните сотрудника, место, сроки и цель поездки.
На закладке Суточные рассчитайте сумму.
Не заполняйте проезд и проживание, если сотруднику не выдаются деньги на эти расходы.
Проверьте КОСГУ 212 и счет 208.12.
Сформируйте Ведомость в банк на сумму суточных.
Создайте платежный документ на основании ведомости.
После командировки оформите Отчет о расходах подотчетного лица и примите суточные к учету.
Даже если сотрудник получает только суточные, отчетный этап не пропускайте. Нужно закрыть подотчетную сумму и подтвердить, что командировка состоялась в заявленные сроки.
Командировочные обычно выдают до начала командировки, чтобы сотрудник мог оплатить расходы. В 1С это отражается как аванс под отчет. Не ждите возвращения сотрудника, чтобы перечислить ему деньги, если по внутреннему порядку аванс должен быть выдан заранее.
Разберем последовательность:
Оформите Решение о командировании до даты поездки.
Рассчитайте плановую сумму командировочных.
Сформируйте Ведомость в банк.
Создайте платежный документ и перечислите деньги.
После возвращения оформите Отчет о расходах подотчетного лица.
Если командировка срочная и документы оформили после перечисления, приведите учет в порядок как можно быстрее: создайте решение, свяжите его с платежом и отчетом, проверьте обязательства и аналитику.
Бывает и другая ситуация: сотрудник съездил в командировку без аванса, оплатил расходы своими деньгами, а учреждение должно возместить ему сумму на карту. В этом случае сначала возникает не аванс, а задолженность учреждения перед сотрудником после утверждения отчета.
Действуем так:
Оформите Решение о командировании, если оно не было оформлено ранее.
Создайте Отчет о расходах подотчетного лица.
На закладке Аванс ничего не указывайте, если аванс не выдавался.
Заполните фактические расходы по документам.
Проведите отчет. В учете появится задолженность учреждения перед сотрудником.
Сформируйте Ведомость в банк или платежный документ на сумму возмещения.
Перечислите деньги сотруднику на карту.
Проверьте закрытие задолженности по счету 208.00.
В назначении платежа укажите, что это возмещение командировочных расходов по отчету подотчетного лица, а не аванс. Это поможет правильно объяснить операцию при проверке.
В командировках почти всегда возможны отклонения: билеты подорожали, гостиница стоила меньше, появились дополнительные расходы или сотрудник не использовал часть аванса. В 1С для этого предусмотрена корректировка обязательств.
В документе Отчет о расходах подотчетного лица проверьте закладку Денежные обязательства и закладку Бухгалтерская операция. Если фактические расходы отличаются от плановых, установите флаг Корректировать принятые обязательства, если он используется в вашей базе и соответствует учетной политике.
После проведения документа программа сформирует корректирующие записи по обязательствам. Это особенно важно для учреждений, которые ведут санкционирование расходов в 1С и контролируют ЛБО, плановые назначения и денежные обязательства.
Чтобы командировочные расходы были подтверждены, соберите полный комплект документов. Для бюджетной организации это особенно важно, потому что проверяют не только саму выплату, но и основание, классификацию расходов, подтверждение фактических затрат и закрытие подотчета.
Решение о командировании или приказ о направлении в командировку.
Расчет суточных и плановых расходов.
Ведомость в банк на перечисление командировочных.
Заявка на кассовый расход, Кассовое выбытие или другой платежный документ.
Выписка банка или подтверждение перечисления денег.
Отчет о расходах подотчетного лица.
Билеты, чеки, квитанции, гостиничные документы и другие подтверждения расходов.
Документы о возврате остатка, если сотрудник вернул неиспользованную сумму.
Документы о доплате перерасхода, если учреждение возмещало сотруднику дополнительные суммы.
Если документы оформляются электронно, обеспечьте их подписание и хранение в соответствии с учетной политикой учреждения. Если документы бумажные, проверьте подписи, даты и утверждение руководителем.
После завершения командировки сделаем итоговую проверку. Это поможет найти ошибку до закрытия месяца и формирования отчетности.
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 208.00.
Отберите данные по конкретному сотруднику.
Проверьте, что сумма перечисления на карту отражена как аванс под отчет.
Проверьте, что отчет о расходах зачел этот аванс.
Убедитесь, что по сотруднику нет необъясненного остатка.
Проверьте расходы по КОСГУ 212 и 226, если они применялись.
Проверьте КВР, КФО, КПС и КЭК.
Проверьте 500-е счета, если ведете учет обязательств.
Сверьте суммы с банковской выпиской.
Проверьте, что документы проведены в правильных датах.
Если все документы связаны между собой, счет 208.00 закрыт, расходы отнесены на правильные КОСГУ и обязательства скорректированы, командировочные отражены корректно.
Соберем всю схему в короткий алгоритм.
Включите учет расчетов с подотчетными лицами в Настройки параметров учета, если документы не отображаются.
Создайте Решение о командировании.
Заполните сотрудника, место, сроки и цель командировки.
Заполните закладки Суточные, Проезд, Проживание, Прочие расходы.
Проверьте КФО, КПС, КВР, КОСГУ, КЭК и счета 208.12, 208.26 или другие счета 208.00.
На закладке Финансовое обеспечение заполните основание обязательства и раздел лицевого счета.
На закладке Бухгалтерская операция выберите операцию принятия обязательств, если она используется.
Создайте Ведомость в банк для перечисления денег на карту сотрудника.
На основании ведомости создайте Заявка на кассовый расход, Кассовое выбытие или Платежное поручение.
В платежном документе выберите типовую операцию Перечисление подотчетным лицам по ведомости (208.00).
После командировки создайте Отчет о расходах подотчетного лица на основании решения о командировании.
На закладке Аванс добавьте документ выдачи денег.
Заполните фактические расходы и подтверждающие документы.
Выберите типовую операцию Расходы подотчетного лица.
Проведите отчет и проверьте закрытие счета 208.00.
Если в бюджетной организации нужно перечислить сотруднику командировочные и суточные на карту, оформляйте выплату в 1С как расчеты с подотчетным лицом. Не отражайте ее как зарплату. Сначала создайте Решение о командировании, рассчитайте суточные и другие расходы, проверьте бюджетную классификацию и обязательства. Затем сформируйте Ведомость в банк и на ее основании создайте платежный документ для перечисления денег на карту сотрудника. После возвращения сотрудника оформите Отчет о расходах подотчетного лица, укажите документ аванса, внесите фактические расходы и закройте расчеты по счету 208.00.
Запомните основное правило: перечисление командировочных на карту — это только выдача аванса под отчет. Расходы признаются не в момент перечисления денег, а после утверждения отчета сотрудника. Суточные обычно отражайте по КОСГУ 212 и счету 208.12, а проезд, проживание и прочие подтвержденные командировочные расходы отражайте по соответствующей аналитике, чаще через КОСГУ 226 и счета расчетов с подотчетными лицами. Всегда сверяйте КФО, КПС, КВР, КОСГУ, КЭК и типовую операцию с учетной политикой учреждения.
Информация носит справочный характер