Проанализируем ситуацию, когда организация не является перевозчиком, не имеет собственного грузового транспорта и выступает только в роли грузополучателя. Товар поступает от транспортных компаний, а также от поставщиков и партнеров, которые доставляют его собственным транспортом и выделяют доставку отдельной строкой в документах. Разберем, нужно ли такому грузополучателю подключаться к электронным перевозочным документам, какие действия выполнить заранее и как подготовить учетную систему, ЭДО, сотрудников и договоры.
Сразу зафиксируем главный вывод: грузополучателю также нужно готовиться к работе с электронными перевозочными документами. Даже если у организации нет грузового транспорта и она не оформляет перевозку как перевозчик, она остается участником перевозочного документооборота, если принимает груз по транспортной накладной. С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся обязательными для участников перевозок, поэтому грузополучателю нужно иметь техническую возможность получать, проверять и подписывать электронную транспортную накладную, а также фиксировать приемку, замечания, расхождения или отказ от приемки.
Рассмотрим подробнее, какую роль выполняет грузополучатель. В перевозке груза участвуют не только грузоотправитель и перевозчик. Грузополучатель завершает процесс перевозки: принимает груз, подтверждает получение, фиксирует количество мест, состояние груза, замечания, расхождения, повреждения или отказ от приемки. В бумажном документообороте это обычно подтверждалось подписью в транспортной накладной или сопроводительных документах. В электронном документообороте эта роль не исчезает, а переносится в электронный формат.
Электронная транспортная накладная, или ЭТрН, входит в состав электронных перевозочных документов. Она формируется и передается через аккредитованного оператора информационной системы электронных перевозочных документов. Данные по документу передаются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов, то есть ГИС ЭПД.
Если организация является грузополучателем, она должна быть готова получить входящую ЭТрН, проверить сведения о грузе и перевозке, подписать нужный раздел электронной подписью или оформить замечания. Поэтому подключение нужно не только тем, кто имеет собственные автомобили. Оно нужно всем участникам перевозки, которые должны подписывать или обрабатывать электронные перевозочные документы.
Практический вывод: если ваша организация принимает товар, который доставляется с оформлением транспортной накладной, подготовьтесь к ЭТрН как полноценный участник документооборота. Отсутствие собственного транспорта не освобождает от необходимости принимать и подписывать электронные перевозочные документы в роли грузополучателя.
Посмотрим шире на состав электронных перевозочных документов. Для автомобильных перевозок ключевое значение имеет электронная транспортная накладная. Кроме нее могут применяться электронные заказы и заявки на перевозку, а также отдельные экспедиторские документы, если в цепочке участвует экспедитор.
Для грузополучателя чаще всего важны следующие документы:
ЭТрН — электронная транспортная накладная, которая подтверждает перевозку груза автомобильным транспортом.
ЭЗЗ — электронный заказ или электронная заявка на перевозку, если она используется в отношениях грузоотправителя и перевозчика.
ЭПД по экспедиторским услугам — электронные экспедиторские документы, если доставка организована через экспедитора.
Электронные сопроводительные документы — документы, которые могут сопровождать перевозку в зависимости от вида груза, условий договора и отраслевых требований.
В обычной закупочной деятельности грузополучателю чаще всего нужно работать именно с входящей ЭТрН. При этом грузополучатель не всегда создает документ сам. Обычно документ инициирует грузоотправитель, перевозчик или экспедитор, а грузополучатель подключается к процессу на этапе приемки.
Разберем по шагам, какие роли могут возникать в вашей ситуации. Это важно, потому что от роли зависит, кто формирует ЭТрН, кто подписывает разделы документа и кто отвечает за корректность данных.
Вариант первый: товар доставляет транспортная компания. В этом случае поставщик или ваша организация может быть заказчиком перевозки, транспортная компания выступает перевозчиком, а ваша организация обычно является грузополучателем. ЭТрН может формировать грузоотправитель, перевозчик или иной участник в зависимости от настроенного процесса, но ваша организация должна принять входящий документ и подписать приемку груза.
Вариант второй: товар доставляет поставщик собственным транспортом. В этом случае поставщик может одновременно выступать продавцом, грузоотправителем и фактическим перевозчиком. Ваша организация остается грузополучателем. Если доставка оформляется как отдельная услуга или отдельное условие договора, особенно важно проверить, какие перевозочные документы стороны обязаны оформлять и кто инициирует ЭТрН.
Вариант третий: доставку организует партнер или экспедитор. Тогда в цепочке может появиться экспедитор, привлеченный перевозчик и отдельные экспедиторские документы. Ваша организация все равно должна быть готова принять электронные документы, если она указана грузополучателем.
Выясним причину подготовки: грузополучателю не нужно покупать грузовой автомобиль, внедрять путевые листы для своего транспорта или вести учет водителей перевозчика. Но грузополучателю нужно обеспечить прием, проверку, подписание и хранение электронных перевозочных документов.
Рассмотрим базовый план подготовки. Начните не с настройки 1С, а с инвентаризации своих поставок. Нужно понять, по каким операциям у вас возникает роль грузополучателя в перевозочных документах.
Составьте список поставщиков, которые доставляют товар на ваш склад, в магазин, офис, производство или иной пункт приемки.
Отдельно выделите поставки через транспортные компании.
Отдельно выделите поставки, когда партнер или поставщик доставляет товар собственным транспортом.
Проверьте, кто сейчас оформляет бумажную транспортную накладную: поставщик, перевозчик, экспедитор или ваша организация.
Проверьте, кто подписывает документы при приемке товара с вашей стороны.
Определите, какие подразделения участвуют в приемке: склад, бухгалтерия, закупки, логистика, охрана, экспедиция, приемочная зона.
Проверьте, какие учетные системы используются: 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, складская система, внешний ЭДО или личный кабинет оператора.
После такой проверки станет понятно, сколько контрагентов нужно перевести на электронные перевозочные документы, какие сотрудники будут подписывать документы и где в учетной системе нужно настроить обработку входящих ЭТрН.
Следующий шаг — подключение к оператору. Грузополучатель не работает с ГИС ЭПД напрямую в обычном ручном режиме. Обмен идет через аккредитованного оператора информационной системы электронных перевозочных документов. Такой оператор обеспечивает передачу ЭТрН между участниками перевозки и передачу данных в ГИС ЭПД.
Разберем, что нужно сделать:
Выберите оператора, через которого будете получать и подписывать ЭПД. Это может быть оператор, уже связанный с вашей учетной системой или вашим текущим ЭДО.
Проверьте, поддерживает ли оператор именно электронные перевозочные документы, а не только обычные УПД, счета-фактуры и акты.
Заключите соглашение или подключите соответствующий сервис для работы с ЭПД.
Уточните у оператора, есть ли роуминг с операторами ваших поставщиков, перевозчиков и экспедиторов.
Проверьте тарифы, порядок хранения документов, возможности интеграции с 1С и порядок работы с машиночитаемыми доверенностями.
Важно: если вы уже подключены к ЭДО для обмена УПД и счетами-фактурами, это не всегда означает, что у вас автоматически подключена работа с ЭПД. Проверьте у своего оператора отдельно поддержку ЭТрН, ГИС ЭПД, 1С-ЭПД или аналогичного сервиса.
Для подписания электронных перевозочных документов нужны квалифицированные электронные подписи. Если документы подписывает руководитель организации, используется его квалифицированная электронная подпись. Если документы подписывают сотрудники склада, логистики, бухгалтерии или приемки, им нужно оформить право подписи через машиночитаемую доверенность.
Разберем по шагам:
Определите, кто фактически будет подписывать приемку груза в ЭТрН.
Проверьте, есть ли у этих сотрудников квалифицированные электронные подписи.
Если сотрудник подписывает документы не как руководитель, оформите МЧД — машиночитаемую доверенность.
Проверьте, поддерживает ли ваш оператор ЭПД работу с МЧД.
Настройте права сотрудников в учетной системе и в сервисе ЭДО.
Опишите внутренний порядок: кто подписывает документы в рабочее время, кто подписывает при замещении, что делать при отсутствии ответственного сотрудника.
Для грузополучателя это один из самых важных этапов. В бумажном документообороте кладовщик мог расписаться на накладной вручную. В электронном документообороте нужно заранее обеспечить, чтобы у этого сотрудника были техническая возможность и полномочия подписать приемку.
Практический риск: если товар привезли, а сотрудник не может подписать ЭТрН из-за отсутствия подписи, МЧД или доступа к сервису, процесс приемки может затянуться. Поэтому не откладывайте настройку полномочий на момент первой поставки.
Теперь посмотрим, что нужно подготовить в 1С. Конкретный набор функций зависит от конфигурации и версии программы. В разных организациях используются 1С:Бухгалтерия предприятия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP Управление предприятием, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Документооборот, отраслевые решения и внешние сервисы ЭДО.
Для грузополучателя обычно важны следующие объекты и разделы:
1С-ЭДО — сервис обмена электронными документами с контрагентами.
1С-ЭПД — сервис или функциональность для работы с электронными перевозочными документами.
Текущие дела ЭДО — раздел для обработки входящих электронных документов.
Входящие электронные документы — список документов, поступивших от контрагентов.
Поступление товаров и услуг — документ учета, с которым можно связать поставку.
Приобретение товаров и услуг — аналогичный документ в управленческих и ERP-конфигурациях.
Заказ поставщику — основание закупки, если учет ведется через заказы.
Соглашения с контрагентами ЭДО — настройки обмена электронными документами.
Сертификаты электронных подписей — настройки подписей пользователей.
Машиночитаемые доверенности — полномочия сотрудников для подписания документов.
Разберем практический порядок настройки:
Обновите конфигурацию 1С до версии, которая поддерживает работу с электронными перевозочными документами.
Проверьте, подключен ли сервис 1С-ЭДО или иной оператор ЭДО.
Подключите возможность работы с 1С-ЭПД или другим сервисом ЭПД.
Настройте организацию, сертификаты электронной подписи и права пользователей.
Проверьте карточки контрагентов: ИНН, КПП, юридические данные, настройки ЭДО, договоры.
Настройте сотрудников, которые будут принимать груз и подписывать документы.
Проведите тестовый обмен с одним поставщиком или перевозчиком до обязательной даты.
Проверьте, как входящая ЭТрН связывается с документом поступления в 1С.
Код 1С в этой задаче обычно не требуется. Подготовка выполняется через настройки сервиса, обновление конфигурации, подключение оператора, настройку прав, сертификатов и электронного документооборота. Поэтому используйте штатные механизмы 1С, а не программные доработки, если у вас типовая конфигурация.
Рассмотрим договорную часть. Переход на ЭТрН затрагивает не только техническую настройку, но и порядок взаимодействия с контрагентами. Нужно заранее договориться, кто формирует электронный документ, через какого оператора идет обмен, кто подписывает разделы, в какие сроки грузополучатель должен подтвердить приемку и что делать при расхождениях.
В договорах или дополнительных соглашениях полезно закрепить:
согласие сторон на применение электронных перевозочных документов;
операторов ЭПД, через которых стороны обмениваются документами;
порядок роуминга между операторами, если они разные;
момент получения электронного документа;
порядок подписания ЭТрН грузополучателем;
сроки обработки входящих ЭТрН;
порядок отражения замечаний при недостаче, повреждении или несоответствии груза;
действия сторон при техническом сбое;
ответственных лиц со стороны поставщика, перевозчика и грузополучателя;
порядок хранения электронных документов.
Если поставщик доставляет товар собственным транспортом и выделяет доставку отдельной строкой, отдельно проанализируйте условия договора поставки. Посмотрите, кто организует перевозку, кто несет риски до момента передачи товара, кто указан грузоотправителем, кто фактически перевозит груз и оформляется ли транспортная накладная. Это поможет понять, кто должен инициировать ЭТрН.
Посмотрим на первый распространенный вариант: поставщик отгружает товар, а доставку выполняет транспортная компания. В этой цепочке у грузополучателя основная задача — принять груз и подтвердить приемку в электронной транспортной накладной.
Практический процесс может выглядеть так:
Грузоотправитель или перевозчик формирует ЭТрН.
Перевозчик принимает груз к перевозке и подписывает свой раздел.
Водитель доставляет груз грузополучателю.
Грузополучатель проверяет груз по количеству, местам, состоянию упаковки и сопроводительным документам.
Грузополучатель подписывает приемку в ЭТрН или отражает замечания.
Подписанный документ передается участникам обмена и в ГИС ЭПД через оператора.
Бухгалтерия связывает ЭТрН с документом поступления и хранит ее вместе с закупочными документами.
Для такой схемы грузополучателю важно не пропустить входящую ЭТрН. Настройте уведомления ответственным сотрудникам, чтобы документы не зависали в ЭДО без обработки.
Теперь рассмотрим второй вариант: поставщик доставляет товар собственным транспортом и выделяет доставку отдельной строкой. На практике здесь возможны разные юридические модели. Иногда доставка является частью договора поставки. Иногда поставщик дополнительно оказывает услугу доставки. Иногда поставщик фактически выступает и грузоотправителем, и перевозчиком.
Для грузополучателя важно не столько название схемы, сколько наличие перевозочного документа. Если по перевозке оформляется транспортная накладная, после перехода на обязательный электронный формат она должна оформляться как ЭТрН. Ваша организация в такой накладной будет указана грузополучателем и должна быть готова ее подписать.
Разберем, что уточнить у поставщика:
будет ли поставщик оформлять ЭТрН при доставке собственным транспортом;
каким оператором ЭПД он пользуется;
будет ли поставщик сам выступать перевозчиком в документе;
какие данные о вашем пункте приемки нужны для заполнения ЭТрН;
кто с вашей стороны должен подписывать приемку;
как поставщик будет действовать при расхождениях по количеству или повреждении товара.
Практический вывод: если поставщик доставляет товар собственным транспортом, это не означает, что ЭТрН не нужна. Проанализируйте договор и фактическую перевозку. Если оформляется транспортная накладная, подготовьтесь принимать ее в электронном виде.
ЭТрН содержит сведения о грузоотправителе, грузополучателе, пунктах погрузки и разгрузки, грузе, транспортном средстве, перевозчике и других параметрах перевозки. Грузополучателю нужно заранее проверить свои данные, чтобы поставщики и перевозчики не заполняли документы с ошибками.
Подготовьте справочник по местам приемки:
полное и сокращенное наименование организации;
ИНН и КПП;
юридический адрес;
фактические адреса складов, магазинов, производственных площадок и пунктов разгрузки;
контактные лица на приемке;
телефоны и электронные адреса ответственных сотрудников;
режим работы склада или приемочной зоны;
особые условия въезда, разгрузки и пропускного режима;
оператор ЭПД, через которого вы принимаете документы;
идентификатор участника ЭДО, если он используется оператором.
Передайте эти данные ключевым поставщикам и перевозчикам. Чем точнее они будут заполнять ЭТрН, тем меньше входящих документов придется отклонять и исправлять.
Рассмотрим организационную часть. Электронная транспортная накладная меняет не только формат документа, но и порядок действий сотрудников. Если раньше кладовщик ставил подпись на бумаге, теперь он должен выполнить действие в системе или передать информацию ответственному подписанту.
Опишите внутренний регламент:
кто проверяет входящие ЭТрН до прибытия груза;
кто проверяет груз при фактической приемке;
кто подписывает ЭТрН электронной подписью;
кто фиксирует замечания по количеству, качеству, упаковке или повреждениям;
кто связывает ЭТрН с документом поступления в 1С;
кто контролирует неподписанные и отклоненные документы;
кто взаимодействует с поставщиком и перевозчиком при ошибках;
что делать при техническом сбое, отсутствии интернета или недоступности сервиса.
Особенно внимательно настройте процесс для складов, которые работают вечером, ночью, в выходные дни или в удаленных точках. Если в момент приемки нет сотрудника с правом электронной подписи, нужно заранее определить резервный порядок действий.
Теперь разберем, что делать, если при приемке обнаружены расхождения. Электронный формат не отменяет обычные правила приемки. Если груз поврежден, количество не совпадает, упаковка нарушена или товар не соответствует документам, грузополучатель должен зафиксировать замечания.
В электронном процессе действуйте так:
не подписывайте приемку без замечаний, если фактически есть недостача, повреждение или несоответствие;
отразите замечания в ЭТрН доступным способом через оператора или учетную систему;
зафиксируйте фактическое количество принятых мест или товаров;
оформите внутренний акт о расхождениях, если это предусмотрено вашим порядком учета;
уведомите поставщика и перевозчика;
свяжите электронные замечания с документом поступления в 1С;
не допускайте, чтобы бухгалтерия приняла товар в полном объеме, если склад зафиксировал недостачу.
В 1С при расхождениях могут использоваться документы и механизмы Поступление товаров и услуг, Акт о расхождениях, Корректировка поступления, Претензия поставщику, Возврат товаров поставщику. Конкретный набор зависит от вашей конфигурации и учетной политики.
Рассмотрим по шагам тестовый запуск. Не ждите обязательной даты. Лучше выбрать одного поставщика или одну транспортную компанию и пройти весь процесс заранее.
Выберите контрагента, который уже готов работать с ЭТрН.
Проверьте, есть ли между вашими операторами ЭПД роуминг.
Настройте прием входящих ЭПД в 1С или личном кабинете оператора.
Оформите тестовую или реальную поставку с электронной транспортной накладной.
Проверьте получение документа грузополучателем.
Проверьте подписание приемки сотрудником с МЧД или руководителем.
Проверьте, как документ попадает в архив и как его найти при проверке.
Проверьте, как ЭТрН связывается с поступлением товаров в 1С.
Зафиксируйте проблемы и доработайте регламент.
После теста проведите короткое обучение для сотрудников склада, бухгалтерии и закупок. Покажите, где смотреть входящие документы, как определить, что ЭТрН требует подписи, как проверить данные и что делать при ошибке.
Проанализируем типичные ошибки, чтобы избежать их заранее.
Считают, что ЭТрН касается только перевозчика. Это неверно. Грузополучатель также участвует в подписании и подтверждении приемки.
Подключили обычный ЭДО, но не подключили ЭПД. Обмен УПД и счетами-фактурами не всегда означает готовность к транспортным накладным.
Не оформили МЧД на сотрудников склада. В результате груз приехал, а подписать электронную приемку некому.
Не проверили роуминг операторов. Поставщик отправляет ЭТрН через одного оператора, а грузополучатель не может получить ее через своего.
Не подготовили адреса разгрузки. Контрагенты указывают неправильные склады, КПП или адреса приемки.
Не описали порядок действий при расхождениях. Склад принимает груз с замечаниями, а бухгалтерия видит только стандартный документ.
Не связали ЭТрН с поступлением в 1С. Документ есть в ЭДО, но не привязан к учетной операции.
Не контролируют неподписанные документы. Входящие ЭТрН зависают в статусе ожидания, что создает риски при сверке и проверках.
Главное правило: подготовка грузополучателя — это не покупка транспортного модуля для собственного автопарка, а настройка приемки, подписи, полномочий, обмена и контроля входящих электронных документов.
Разберем ситуацию, когда вы уже готовы, а поставщик или перевозчик еще нет. До обязательной даты стороны могут поэтапно переходить на электронный формат. Но если с 1 сентября 2026 года по вашей операции требуется электронный перевозочный документ, контрагентам нужно обеспечить такую возможность.
Действуйте так:
Направьте поставщикам уведомление о готовности принимать ЭТрН.
Попросите указать оператора ЭПД, через которого они будут работать.
Согласуйте тестовый обмен.
Включите условие об ЭПД в новые договоры и дополнительные соглашения.
Для ключевых поставщиков установите внутренний срок готовности до обязательной даты.
Проверьте альтернативный порядок действий на случай технического сбоя.
Если поставщик доставляет товар собственным транспортом и считает, что ЭТрН ему не нужна, попросите его письменно пояснить применяемую схему доставки и документы, которыми оформляется перевозка. Это поможет вам оценить риск и не оказаться в ситуации, когда груз доставляется, но электронная транспортная накладная не оформлена.
Электронные перевозочные документы нужно хранить так, чтобы в любой момент можно было подтвердить факт перевозки, приемки груза, подписи участников и содержание документа. Простого распечатанного экземпляра недостаточно для полноценного хранения электронного документа, потому что юридическую значимость обеспечивают электронный файл, подписи и служебная информация обмена.
Организуйте хранение так:
храните ЭТрН в системе оператора ЭПД или в интегрированном архиве 1С;
обеспечьте доступ бухгалтерии, логистики и ответственным сотрудникам;
настройте поиск по поставщику, перевозчику, номеру документа, дате, складу и поступлению;
сохраняйте связь ЭТрН с документами Поступление товаров и услуг, Заказ поставщику, УПД, счетом-фактурой и актами расхождений;
проверяйте, что вместе с документом хранятся электронные подписи и подтверждения оператора;
опишите порядок выгрузки документов для налоговой, аудиторов или внутренней проверки.
Если у вас несколько учетных баз или несколько складов, заранее определите, где находится основной архив ЭПД и кто отвечает за его полноту.
Рассмотрим роль бухгалтерии. Бухгалтеру важно понимать, что ЭТрН не заменяет автоматически все первичные документы по покупке. Она подтверждает перевозку груза. Для принятия товаров, работ, услуг, расходов и НДС могут также использоваться УПД, счета-фактуры, акты, товарные накладные и другие документы в зависимости от операции.
Бухгалтерии нужно:
понимать, по каким поставкам должна быть ЭТрН;
проверять наличие ЭТрН по доставкам, где она обязательна;
контролировать связь ЭТрН с поступлением товара;
сверять перевозочные документы с УПД и договором;
проверять, как отражена доставка, если она выделена отдельной строкой;
контролировать документы по расхождениям и претензиям;
не принимать документы формально, если склад зафиксировал замечания.
Если доставка выделена отдельной строкой в УПД или акте поставщика, бухгалтерии нужно связать услугу доставки с условиями договора и перевозочными документами. Это особенно важно для подтверждения расходов и корректного распределения транспортно-заготовительных затрат, если они включаются в стоимость товаров.
Теперь посмотрим на склад. Именно склад чаще всего первым сталкивается с ЭТрН в момент доставки. Поэтому сотрудников приемки нужно обучить не только физической проверке груза, но и электронному подтверждению.
Для склада подготовьте инструкцию:
как узнать, что по поставке есть входящая ЭТрН;
как проверить поставщика, перевозчика, номер автомобиля, водителя, груз и адрес разгрузки;
как действовать, если водитель приехал, а ЭТрН в системе нет;
как действовать, если в ЭТрН указан неправильный адрес или грузополучатель;
как подписать приемку без замечаний;
как отразить замечания при недостаче или повреждении;
кому сообщать о проблемах с документом;
как передавать информацию бухгалтерии.
Если склад не работает напрямую в 1С, а документы подписывает бухгалтерия или логистика, настройте быстрый канал передачи информации. Например, склад фиксирует факт приемки и расхождения в своей системе, а ответственный сотрудник подписывает ЭТрН на основании этих данных. Главное — не допустить расхождения между фактической приемкой и электронным документом.
Закупки и логистика должны заранее согласовать с контрагентами правила обмена. Именно эти подразделения обычно знают, кто доставляет товар, на каких условиях, каким транспортом и в какие сроки.
Рекомендуем выполнить следующие действия:
добавьте в карточку поставщика сведения об операторе ЭПД;
проверьте, готов ли поставщик отправлять ЭТрН;
согласуйте порядок действий при смене перевозчика;
проверьте, кто будет формировать ЭТрН при самовывозе, доставке поставщиком и доставке транспортной компанией;
обновите шаблоны договоров и заявок;
согласуйте сроки направления ЭТрН до прибытия груза;
организуйте тестовые поставки с ключевыми контрагентами.
Если компания получает товар от большого количества поставщиков, начните с самых крупных и регулярных. По ним настройка ЭТрН даст максимальный эффект и позволит выявить проблемы до массового перехода.
Электронный документооборот требует резервного порядка действий. Рассмотрим, что нужно предусмотреть при технических проблемах.
Внутренний регламент должен отвечать на вопросы:
что делать, если не работает интернет на складе;
что делать, если недоступен оператор ЭПД;
что делать, если у сотрудника не работает электронная подпись;
что делать, если истек срок действия сертификата;
что делать, если МЧД не найдена или не проходит проверку;
как принять скоропортящийся или срочный груз при технической проблеме;
как затем завершить электронный документооборот после восстановления доступа.
Не ограничивайтесь устными договоренностями. Опишите резервный процесс письменно и согласуйте его с ответственными подразделениями. Это снизит риск остановки приемки товаров.
Используйте контрольный список. Пройдем его вместе.
Определили все поставки, где организация является грузополучателем.
Выбрали оператора ИС ЭПД.
Проверили поддержку ЭТрН в текущем ЭДО.
Обновили 1С до версии с поддержкой ЭПД.
Настроили 1С-ЭПД или другой сервис обмена перевозочными документами.
Оформили квалифицированные электронные подписи.
Оформили МЧД для сотрудников, которые будут подписывать документы.
Настроили права пользователей в 1С и у оператора.
Проверили карточки контрагентов, договоры и адреса складов.
Согласовали обмен с поставщиками, перевозчиками и экспедиторами.
Подготовили внутренний регламент приемки.
Обучили склад, бухгалтерию, закупки и логистику.
Провели тестовую поставку с ЭТрН.
Проверили хранение и поиск электронных документов.
Настроили контроль неподписанных и ошибочных документов.
Если по каждому пункту есть ответственный и срок выполнения, организация будет готова к обязательному переходу без аврала.
Если выделить только самое необходимое, грузополучателю нужно выполнить минимум пять действий.
Подключитесь к оператору ЭПД. Без оператора вы не сможете полноценно получать и подписывать ЭТрН.
Настройте электронные подписи и МЧД. Определите сотрудников, которые будут подписывать приемку груза.
Обновите и настройте 1С или личный кабинет оператора. Обеспечьте прием входящих ЭТрН и связь с документами поступления.
Согласуйте порядок обмена с поставщиками и перевозчиками. Уточните операторов, сроки, роли и действия при ошибках.
Обучите сотрудников приемки. Они должны понимать, как принимать груз, подписывать документ и фиксировать замечания.
Этого достаточно, чтобы начать работать в роли грузополучателя. Дальше можно расширять процесс: интегрировать ЭТрН с заказами, складским учетом, претензионной работой и архивом документов.
Подведем итог. Если организация выступает только грузополучателем и не имеет собственного грузового транспорта, она все равно должна подготовиться к электронным перевозочным документам. Грузополучатель является участником перевозки на этапе приемки груза и должен иметь возможность получать, проверять, подписывать ЭТрН и отражать замечания.
Начните с анализа поставок и ролей. Определите, по каким поставщикам и транспортным компаниям будет возникать ЭТрН. Затем подключитесь к аккредитованному оператору ИС ЭПД, настройте электронные подписи и МЧД, обновите 1С, согласуйте обмен с контрагентами и обучите сотрудников склада, бухгалтерии, закупок и логистики.
Для поставок от транспортных компаний подготовьте процесс приемки входящих ЭТрН. Для поставок от партнеров, которые доставляют товар собственным транспортом и выделяют доставку отдельной строкой, отдельно проанализируйте договорную схему и уточните, кто будет формировать ЭТрН. Если транспортная накладная по такой перевозке оформляется, будьте готовы принять ее в электронном виде.
Практический вывод: грузополучателю не нужно внедрять учет собственного автопарка, если транспорта нет. Но нужно подключить ЭПД, настроить подписи, полномочия, 1С, регламент приемки и обмен с контрагентами. Это позволит без сбоев принимать товары по электронным транспортным накладным после обязательного перехода.
Информация носит справочный характер