Рассмотрим ситуацию подробно и разберем по шагам, какие электронные перевозочные документы понадобятся организации с 1 сентября 2026 года, а какие документы можно продолжать оформлять на бумаге. Вопрос важный, потому что в одной хозяйственной операции часто смешиваются разные роли: продавец, грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, клиент экспедитора, заказчик транспортной услуги и владелец товара. От правильного определения роли зависит, нужно ли оформлять электронную транспортную накладную, электронный путевой лист, экспедиторские документы и машиночитаемые доверенности.
В исходной ситуации организация использует три арендованных у ИП автомобиля без водителей, грузоподъемностью до 3500 кг. На этих автомобилях сотрудники компании доставляют электротехническое оборудование покупателям по Москве и Московской области, а также довозят товар до транспортных компаний, чтобы дальше груз отправлялся клиентам по России. Доставка отдельной платной услугой в договорах с покупателями не выделена. Путевые листы и транспортные накладные сейчас оформляются на бумаге: для списания ГСМ, контроля водителей, подтверждения маршрутов и предъявления при проверке на дороге.
Главный вывод такой: автоматической обязанности перевести все ваши документы в электронный вид только потому, что у организации есть собственная доставка, нет. Но обязанность работать с электронными перевозочными документами может появиться в тех операциях, где возникает перевозка с участием транспортной компании или экспедитора.
С 1 сентября 2026 года вводится обязательный электронный формат для части перевозочных документов. Речь идет не обо всех внутренних документах компании, а о документах, которые оформляются в рамках перевозки груза и транспортно-экспедиционной деятельности.
К обязательным электронным перевозочным документам относятся:
Электронная транспортная накладная, или ЭТрН. Она применяется при автомобильной перевозке груза, когда оформляется транспортная накладная как документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза.
Электронный заказ или электронная заявка на перевозку. Эти документы используются, когда стороны оформляют заказ перевозчику или заявку на выполнение перевозки.
Электронные экспедиторские документы. Сюда относятся поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка, если организация работает с экспедитором.
Электронная железнодорожная накладная. Она применяется при железнодорожной перевозке.
Электронная грузовая накладная при авиаперевозке. Она применяется при воздушной перевозке груза.
Рассмотрим подробнее, почему это важно именно для вашей ситуации. Если организация просто отвозит свой товар покупателю собственными силами и не заключает отдельный договор перевозки, то такая доставка обычно не превращает продавца в стороннего перевозчика. Но если организация передает груз транспортной компании или экспедитору, то появляется полноценная логистическая цепочка: грузоотправитель, перевозчик, экспедитор, грузополучатель. В такой цепочке уже нужно оценивать обязанность по ЭПД.
Проанализируем ситуацию в двух блоках. Это поможет не сделать ошибочный вывод, что все перевозки компании автоматически надо перевести на ЭПД, или наоборот, что ЭПД вообще не понадобится.
Первый блок — доставка своим транспортом покупателям по Москве и Московской области. Организация продает свой товар и доставляет его покупателю на арендованном автомобиле, которым управляет ее работник. Доставка не выделена в договоре как отдельная услуга, покупатель отдельно за перевозку не платит. В такой ситуации обычно нет самостоятельного договора перевозки между продавцом и покупателем. Компания исполняет обязанность по поставке товара и довозит свой товар до покупателя собственными ресурсами.
В этом случае электронная транспортная накладная не требуется только из-за факта перемещения товара. Если нет договора перевозки, нет привлеченного перевозчика и нет обязанности оформлять транспортную накладную как перевозочный документ, то нет и обязанности переводить такую транспортную накладную в электронный вид.
Но здесь важно не ограничиться формальным утверждением. Посмотрим на практические признаки, которые помогают понять, что доставка действительно является собственной доставкой, а не перевозкой как отдельной услугой:
В договоре с покупателем доставка не указана как отдельная оплачиваемая услуга.
В счете, универсальном передаточном документе или товарной накладной нет отдельной строки «транспортные услуги», «доставка», «перевозка».
Компания перевозит именно свой товар до момента передачи покупателю, а не оказывает услугу перевозки чужого груза.
Водитель является сотрудником организации или привлечен в рамках внутренних отношений компании, а не выступает отдельным перевозчиком по договору перевозки с клиентом.
Автомобиль используется организацией на основании аренды без экипажа, то есть компания сама организует эксплуатацию автомобиля и работу водителя.
Если эти признаки выполняются, рассмотрим доставку как собственную хозяйственную операцию продавца. В таком сценарии можно продолжать оформлять внутренние документы для учета ГСМ, контроля маршрута, учета рабочего времени водителя и подтверждения передачи товара покупателю. Но обязательный переход именно на ЭТрН по такой доставке обычно не возникает.
Второй блок — довоз товара до транспортной компании для дальнейшей отправки клиентам по России. Здесь ситуация другая. Когда организация передает груз транспортной компании, она становится участником перевозочного процесса. В зависимости от договора организация может быть грузоотправителем, заказчиком перевозки, клиентом экспедитора или лицом, передающим груз перевозчику по поручению покупателя.
Именно в этом блоке с 1 сентября 2026 года наиболее вероятно понадобится электронный документооборот по перевозочным документам. Если транспортная компания оформляет перевозку по транспортной накладной, то транспортная накладная должна быть электронной. Если используется экспедитор, то могут понадобиться электронные экспедиторские документы. Если транспортная компания принимает груз на терминале и дальше организует перевозку, необходимо заранее согласовать, кто формирует ЭПД, кто подписывает титулы, кто получает доступ к документу и кто отвечает за корректность сведений о грузе.
Рассмотрим отдельно электронный путевой лист, потому что его часто смешивают с электронной транспортной накладной. Это разные документы.
Путевой лист нужен для допуска транспортного средства к эксплуатации, подтверждения выпуска на линию, отражения медицинского осмотра, технического контроля, маршрута, пробега, расхода топлива и иных сведений, связанных с эксплуатацией автомобиля. Он важен для учета ГСМ, контроля водителей и подтверждения экономической обоснованности расходов.
Транспортная накладная подтверждает перевозку груза и отношения участников перевозки. Она нужна не для списания топлива, а для оформления перевозочного процесса.
Поэтому разберем ваш вопрос так: если организация сейчас оформляет путевые листы на бумаге для своих водителей, нужно ли с 1 сентября 2026 года обязательно перейти на ЭПЛ? Для обычной перевозки электротехнического оборудования такой обязанности, как правило, нет. Электронный путевой лист можно применять добровольно, если это удобно для учета и контроля, но сам по себе переход на обязательные ЭПД не означает, что все путевые листы организации автоматически становятся электронными.
Исключение следует проверять по виду груза. Для отдельных категорий продукции могут быть специальные правила. Например, для алкогольной и спиртосодержащей продукции законодательство устанавливает отдельные требования к электронным документам. В вашем случае указан товар — электротехническое оборудование. Для такого товара общий вывод следующий: бумажные путевые листы можно продолжать применять, если организация не решила добровольно внедрить ЭПЛ.
Разберем по шагам, как поступить с путевыми листами:
Продолжайте оформлять путевые листы для арендованных автомобилей, если они используются в деятельности организации. Путевой лист по-прежнему нужен для внутреннего контроля, подтверждения расходов на ГСМ и соблюдения транспортных требований.
Не переводите путевые листы в электронный вид только из-за даты 1 сентября 2026 года, если перевозите обычный товар и специальных требований к ЭПЛ по вашему грузу нет.
Проверьте, не меняется ли состав перевозимых товаров. Если в будущем появится алкогольная, спиртосодержащая или иная продукция со специальным регулированием, порядок оформления документов надо будет пересмотреть.
Оцените добровольный переход на ЭПЛ, если хотите автоматизировать выпуск автомобиля на линию, медицинский осмотр, технический контроль, показания одометра, учет топлива и хранение документов.
Теперь рассмотрим самый важный практический вопрос: нужно ли оформлять электронную транспортную накладную, когда организация везет товар покупателю сама.
Если компания доставляет собственный товар покупателю своим или арендованным транспортом, а доставка не является отдельной услугой, то транспортная накладная как документ договора перевозки обычно не обязательна. Электронный формат не создает новую обязанность там, где раньше не было обязанности оформлять сам перевозочный документ.
Посмотрим на пример.
Организация продает покупателю электротехническое оборудование. В договоре поставки указано, что поставщик доставляет товар до склада покупателя. Стоимость доставки отдельно не выделена, перевозчик со стороны не привлекается. Водитель организации загружает товар на складе поставщика, отвозит его покупателю, покупатель принимает товар по УПД или товарной накладной. В этой ситуации достаточно документов на реализацию товара и внутренних транспортных документов организации. ЭТрН можно не оформлять.
Но рассмотрим другой пример.
Организация продает товар покупателю, но по условиям договора доставка оплачивается отдельно. В документах выделена стоимость транспортной услуги, а организация фактически берет на себя обязанность перевезти груз. В этом случае нужно внимательнее оценить договорную конструкцию. Если отношения сторон фактически похожи на перевозку груза, может потребоваться транспортная накладная. А если транспортная накладная обязательна, с 1 сентября 2026 года ее нужно оформлять в электронном виде, если нет специального исключения для бумажного формата.
Поэтому для вашей организации полезно сделать ревизию договоров с покупателями. Разберем, на что обратить внимание:
Есть ли в договоре формулировки «доставка входит в цену товара» или «поставщик осуществляет доставку собственными силами».
Есть ли отдельная обязанность оказать транспортные услуги.
Выделена ли доставка отдельной строкой в счете, УПД, акте или спецификации.
Передается ли товар покупателю на складе поставщика, на складе покупателя или в момент передачи транспортной компании.
Кто несет риск случайной гибели товара в пути.
Кто указан грузоотправителем и грузополучателем в документах при передаче груза транспортной компании.
Если доставка не оплачивается отдельно и является частью исполнения договора поставки, обязанность по ЭТрН для собственной доставки обычно не возникает. Но если компания фактически оказывает транспортную услугу или привлекает перевозчика, ситуацию надо рассматривать отдельно.
Рассмотрим второй сценарий: организация довозит товар до транспортной компании, а транспортная компания дальше отправляет груз клиенту по России. Здесь важно определить, какие документы оформляет транспортная компания и в какой роли выступает ваша организация.
Если организация передает груз транспортной компании для перевозки, то чаще всего появляется транспортная накладная или документы экспедитора. С 1 сентября 2026 года такие документы должны оформляться в электронном виде. Бумажный формат будет возможен только в исключительных случаях, которые должны быть отдельно предусмотрены уполномоченным органом.
Разберем типовые варианты.
В этом варианте ваша организация продает товар покупателю и сама заключает договор с транспортной компанией. Транспортная компания забирает груз у вас или принимает его на терминале, а затем доставляет покупателю в другой регион. Ваша организация выступает заказчиком перевозки и грузоотправителем.
В таком случае с 1 сентября 2026 года нужно быть готовыми к работе с ЭПД. Обычно понадобится электронная транспортная накладная, а также электронная заявка или заказ на перевозку, если такой документ используется в процессе. Если транспортная компания работает как экспедитор, могут появиться поручение экспедитору, экспедиторская расписка или складская расписка.
Разберем по шагам, что потребуется:
Подключитесь к оператору информационной системы электронных перевозочных документов.
Согласуйте с транспортной компанией порядок обмена ЭПД.
Определите сотрудников, которые будут создавать, проверять и подписывать документы.
Оформите квалифицированные электронные подписи для подписантов.
Оформите машиночитаемые доверенности для сотрудников, которые подписывают документы не как руководитель организации.
Настройте работу в учетной системе, например через 1С-ЭПД и 1С-ЭДО, если организация ведет учет в 1С.
Проверьте, как водитель будет участвовать в процессе: будет ли он только предъявлять сведения о перевозке, подписывать титул, подтверждать приемку или передачу груза.
В этом варианте ответ: да, ЭПД понадобятся. Не обязательно по всем внутренним перемещениям, но по операциям с транспортной компанией — да.
Теперь рассмотрим ситуацию, когда покупатель сам выбирает и оплачивает транспортную компанию, а ваша организация только передает товар перевозчику или на терминал. Здесь важно проверить условия поставки. Если по договору покупатель забирает товар самовывозом или через своего перевозчика, ваша организация может не быть заказчиком перевозки. Но она все равно может участвовать в документообороте как грузоотправитель или лицо, передающее груз.
В таком случае транспортная компания или покупатель могут инициировать электронную транспортную накладную. Вам потребуется не обязательно создавать документ с нуля, но возможно потребуется подписать свой титул или подтвердить передачу груза. Поэтому полностью игнорировать ЭПД нельзя.
Разберем по шагам:
Уточните у покупателей, кто будет инициировать ЭТрН после 1 сентября 2026 года.
Проверьте, кто в документах будет указан грузоотправителем.
Если вашей организации нужно подписывать титул грузоотправителя, подготовьте электронную подпись и МЧД для сотрудника.
Если покупатель или перевозчик просит подключиться к оператору ЭПД, согласуйте оператора и роуминг.
Пропишите в договоре или регламенте, кто отвечает за ошибки в данных о грузе, адресах, количестве мест, весе, получателе и условиях перевозки.
В этом варианте ответ: ЭПД могут понадобиться не как инициатору перевозки, а как участнику электронного подписания. Поэтому подготовиться все равно надо.
Рассмотрим третий вариант. Многие транспортные компании фактически работают не просто как перевозчики, а как экспедиторы: принимают груз, организуют перевозку несколькими видами транспорта, консолидируют грузы на складе, оформляют документы, передают груз другим перевозчикам, выдают экспедиторские расписки.
Если договор с транспортной компанией является договором транспортной экспедиции или содержит элементы экспедирования, с 1 сентября 2026 года надо обратить внимание не только на ЭТрН, но и на электронные экспедиторские документы.
Возможные документы:
Поручение экспедитору. В нем клиент дает экспедитору задание организовать перевозку или выполнить связанные с перевозкой услуги.
Экспедиторская расписка. Она подтверждает, что экспедитор принял груз.
Складская расписка. Она подтверждает принятие груза на склад экспедитора, если такая операция есть.
В этом сценарии ваша организация может быть клиентом экспедитора. Поэтому потребуется подключение к ЭПД, если экспедиторские документы будут оформляться и подписываться в электронном виде. На практике именно такие операции часто становятся причиной, по которой даже компания без собственного транспортного бизнеса вынуждена подключаться к транспортному ЭДО.
Теперь разберем вопрос о МЧД. Машиночитаемая доверенность нужна не сама по себе из-за внедрения ЭПД, а из-за того, кто будет подписывать электронные документы.
Если электронный перевозочный документ подписывает руководитель организации своей квалифицированной электронной подписью руководителя, отдельная МЧД для него обычно не нужна. Руководитель действует от имени организации без доверенности.
Если документ подписывает сотрудник — например логист, кладовщик, бухгалтер, менеджер по отгрузке, начальник склада или водитель, — он подписывает документ своей электронной подписью физического лица. Чтобы оператор, контрагент и государственная система могли понять, что этот сотрудник имеет право действовать от имени организации, нужна МЧД.
Следовательно, если ЭПД будут подписывать сотрудники, МЧД оформляйте обязательно. Это относится к сотрудникам, которые будут создавать, подписывать, отправлять, подтверждать или принимать электронные перевозочные документы от имени АО.
Разберем, для кого в вашей ситуации могут понадобиться МЧД:
Для логиста или менеджера по отгрузке, если он оформляет ЭТрН, заявку на перевозку или поручение экспедитору.
Для кладовщика, если он подписывает передачу груза перевозчику или подтверждает сведения о грузе.
Для бухгалтера, если бухгалтер участвует в подписании перевозочных документов или закрывающих документов по перевозке.
Для водителя, если по выбранному сценарию водитель должен подписывать электронный документ от имени организации.
Для администратора ЭДО МЧД нужна только в том случае, если он не просто настраивает доступ, а подписывает юридически значимые документы.
Рассмотрим подробнее водителей. Если водитель только перевозит товар и предъявляет сведения о рейсе, но ничего не подписывает электронной подписью от имени организации, МЧД для него может не понадобиться. Если же водитель в мобильном приложении подписывает приемку груза, передачу груза, данные путевого листа или титул ЭПД, тогда ему потребуется электронная подпись и МЧД с соответствующими полномочиями.
Поэтому не оформляйте МЧД «на всех подряд» без анализа процесса. Сначала составьте схему документооборота: кто создает документ, кто проверяет, кто подписывает, кто исправляет, кто получает уведомления. После этого оформляйте МЧД только тем сотрудникам, которые действительно подписывают юридически значимые документы.
Теперь посмотрим на практическую подготовку в 1С. В теме форума не приведены фрагменты программного кода 1С, поэтому писать код здесь не нужно. Вопрос решается не процедурой или обработкой, а организационной настройкой электронного документооборота, электронных подписей, полномочий и обмена с оператором ЭПД.
Для работы с электронными перевозочными документами в экосистеме 1С используется сервис 1С-ЭПД. Он предназначен для формирования, подписания, отправки и получения электронных перевозочных документов через оператора ЭПД. Также используется связанный электронный документооборот 1С-ЭДО, через который можно приглашать контрагентов к обмену и работать с юридически значимыми электронными документами.
Рассмотрим, какие программы 1С могут участвовать в таком процессе. В зависимости от учетной системы организации это могут быть 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Управление автотранспортом и другие решения на платформе 1С:Предприятие 8.
Разберем по шагам, что надо сделать в учетной системе и организационно:
Определите сценарии перевозок. Разделите отгрузки на собственную доставку покупателям, передачу груза транспортной компании, самовывоз покупателем, доставку через экспедитора и доставку до терминала.
Определите документы по каждому сценарию. Для собственной доставки могут быть достаточно путевого листа и документов реализации. Для перевозки через транспортную компанию может понадобиться ЭТрН. Для экспедитора — электронные экспедиторские документы.
Подключите сервис 1С-ЭПД, если организация будет создавать или подписывать ЭПД из программы 1С.
Настройте 1С-ЭДО и обмен с контрагентами, если он еще не настроен.
Проверьте электронные подписи. Руководителю нужна КЭП руководителя. Сотрудникам, которые подписывают документы, нужны КЭП физического лица и МЧД.
Назначьте администратора ЭДО. Он будет управлять доступами, пользователями, настройками обмена и взаимодействием с оператором.
Проверьте карточки контрагентов. Для корректного обмена нужны ИНН, КПП, наименования, адреса, данные грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков и экспедиторов.
Проверьте номенклатуру и упаковку. Для перевозочных документов важны наименование груза, количество мест, вес, объем, вид упаковки, особые условия перевозки.
Проверьте данные транспорта и водителей. Для ЭПД могут потребоваться сведения о транспортном средстве, прицепе, водителе, государственном номере, маршруте и точках погрузки/разгрузки.
Проведите тестовый обмен. До обязательной даты выберите одну транспортную компанию и один типовой маршрут, чтобы проверить создание, подписание, отправку и получение ЭПД.
Ключевая ошибка — ждать 1 сентября 2026 года и пытаться подключиться в последний момент. На практике сложность не только в подключении сервиса, но и в согласовании ролей с контрагентами, настройке МЧД, обучении сотрудников и исправлении справочников.
В исходном вопросе указано, что организация сейчас выписывает бумажные транспортные накладные для своих водителей. Разберем, нужно ли продолжать это делать и надо ли переводить такие документы в электронный вид.
Если транспортная накладная оформляется только «для порядка», но фактически нет договора перевозки и нет стороннего перевозчика, то стоит пересмотреть саму необходимость такого документа. Возможно, для собственных доставок достаточно:
путевого листа;
УПД или товарной накладной на реализацию;
внутреннего задания на доставку;
маршрутного листа или реестра доставок;
документа передачи товара покупателю;
отчета водителя или отметки о доставке.
Если же вы продолжите оформлять транспортную накладную как полноценный перевозочный документ, то после 1 сентября 2026 года может возникнуть вопрос: почему документ, который должен быть электронным, оформлен на бумаге. Поэтому для собственных доставок лучше не создавать лишнюю правовую неопределенность.
Рассмотрим практическое решение. Для рейсов, где компания везет свой товар покупателю собственным транспортом без отдельной транспортной услуги, закрепите во внутреннем регламенте, что транспортная накладная не оформляется, если отсутствует договор перевозки. Вместо нее используйте путевой лист, документы реализации и внутреннее задание на доставку. Это позволит отделить собственную доставку от перевозки по договору перевозки.
Для рейсов, где груз передается транспортной компании, транспортная накладная или экспедиторские документы оформляются по правилам перевозки. После 1 сентября 2026 года такие документы надо оформлять в электронном виде через оператора ЭПД, если операция подпадает под обязательный электронный формат.
Чтобы сотрудники не путались, рассмотрим структуру внутреннего регламента. Такой регламент поможет бухгалтерии, складу, логистике и водителям одинаково понимать, какие документы оформлять.
В регламенте целесообразно описать следующие разделы:
Виды доставок. Укажите: собственная доставка покупателю, доставка до терминала транспортной компании, самовывоз покупателем, перевозка привлеченным перевозчиком, экспедирование.
Документы по каждому виду доставки. Для собственной доставки — путевой лист, УПД, внутреннее задание. Для перевозки через транспортную компанию — ЭТрН, заявка, экспедиторские документы при необходимости.
Ответственные лица. Назначьте, кто формирует документы, кто проверяет данные, кто подписывает, кто контролирует возврат или завершение документа.
Порядок работы с ЭПД. Опишите оператора, сервис, порядок входа, порядок подписания, действия при ошибке, действия при отказе контрагента.
Порядок работы с МЧД. Укажите, кому выдаются доверенности, какие полномочия включаются, кто контролирует срок действия и отзыв МЧД.
Порядок хранения документов. Разделите бумажные документы, электронные документы в учетной системе и документы, хранящиеся у оператора ЭПД.
Порядок действий водителя. Опишите, какие документы водитель должен иметь в рейсе, как он подтверждает получение и передачу груза, что делает при проверке, отсутствии связи или ошибке в документе.
Такой регламент особенно важен для вашей ситуации, потому что используются арендованные автомобили без водителей. Организация сама отвечает за выпуск автомобиля, водителя, путевой лист, контроль рейса и внутренние документы. При этом часть операций выходит за пределы внутренней доставки, когда груз передается транспортной компании.
Рассмотрим подробнее договоры с покупателями. Из вопроса следует, что оплата доставки клиентами не предусмотрена. Это хороший аргумент в пользу того, что собственная доставка не является отдельной перевозочной услугой. Но одного этого признака может быть недостаточно, если текст договора содержит противоречивые формулировки.
Проверьте договоры и спецификации по следующим пунктам:
Как определен момент исполнения обязанности поставщика по передаче товара.
Где происходит переход права собственности и риска случайной гибели товара.
Указана ли доставка как обязанность поставщика в рамках поставки товара.
Есть ли отдельная цена доставки.
Есть ли формулировки о транспортных услугах.
Кто выбирает транспортную компанию при отправке в регионы.
Кто оплачивает услуги транспортной компании.
Кто является грузоотправителем в документах транспортной компании.
Кто несет ответственность за оформление перевозочных документов.
Если хотите снизить риск споров, используйте более ясные формулировки. Например, для собственной доставки можно закрепить, что поставщик доставляет товар собственными силами в рамках договора поставки, стоимость такой доставки отдельно не выделяется, самостоятельная транспортная услуга покупателю не оказывается. Для отправки через транспортную компанию отдельно укажите, кто заказывает перевозку, кто оплачивает ее, кто является грузоотправителем и кто подписывает электронные перевозочные документы.
Теперь разберем договоры с транспортными компаниями. Именно здесь с 1 сентября 2026 года вероятнее всего появится обязанность работать с ЭПД.
Проверьте следующие условия:
Договор является договором перевозки или договором транспортной экспедиции.
Какие документы оформляются: транспортная накладная, заявка, поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка.
Кто создает электронный документ.
Через какого оператора ЭПД работает транспортная компания.
Есть ли роуминг между вашим оператором и оператором транспортной компании.
Кто подписывает документ со стороны вашей организации.
Нужна ли подпись водителя.
Как исправляются ошибки в ЭПД.
Что делать при техническом сбое, отсутствии связи или недоступности сервиса.
Как подтверждается прием груза на терминале.
Не ограничивайтесь общей фразой «стороны используют ЭДО». Для перевозочных документов нужен именно оператор информационной системы электронных перевозочных документов, потому что документы передаются не только контрагентам, но и в государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Поэтому обычного обмена сканами или стандартного ЭДО для актов и УПД недостаточно.
Рассмотрим роль водителей отдельно. Водители в вашей ситуации управляют арендованными автомобилями и доставляют товар покупателям или до транспортных компаний. Для собственных доставок, где ЭТрН не оформляется, водителю достаточно работать с обычным комплектом документов: путевой лист, документы на товар, доверенность или иные документы, если они требуются по внутреннему порядку.
Если же водитель участвует в перевозке, по которой оформляется ЭПД, возможны разные варианты:
Водитель не подписывает ЭПД. Документ оформляет и подписывает логист или кладовщик. Водитель только выполняет рейс и при необходимости предъявляет сведения о перевозке.
Водитель подтверждает отдельные действия в мобильном приложении. Например, получение груза, прибытие, передачу груза. В этом случае нужно проверить, является ли такое подтверждение юридически значимой подписью.
Водитель подписывает титул от имени организации. Тогда ему нужны электронная подпись и МЧД.
Для небольшой организации с тремя автомобилями часто удобнее централизовать юридическое подписание у логиста, кладовщика или ответственного сотрудника склада, а водителю оставить операционные действия. Но это зависит от того, какой сценарий поддерживает транспортная компания и выбранный оператор ЭПД.
На практике транспортные компании могут установить единый порядок: с 1 сентября 2026 года все клиенты работают через ЭПД. Даже если ваша организация редко отправляет грузы, транспортная компания может потребовать подключение к оператору и электронное подписание документов.
В такой ситуации действуйте по шагам:
Запросите у транспортной компании схему документооборота.
Уточните, какие документы будут электронными: ЭТрН, заявка, поручение экспедитору, экспедиторская расписка.
Проверьте, должен ли клиент создавать документ или только подписывать уже созданный документ.
Уточните оператора ЭПД и возможность роуминга.
Назначьте ответственного сотрудника в организации.
Оформите КЭП и МЧД для подписанта.
Проведите тестовую отправку до обязательной даты.
Если транспортная компания предлагает свой личный кабинет, не принимайте решение сразу. Сравните его с работой из 1С. Если основная учетная система организации — 1С, удобнее настроить 1С-ЭПД, чтобы документы не жили отдельно от учета отгрузок, контрагентов и номенклатуры.
Разберем, что в рассматриваемой ситуации можно оставить на бумаге, если организация не переходит добровольно на полностью электронный процесс.
На бумаге можно продолжать оформлять:
Путевые листы по собственным автомобилям, если для вашего вида перевозок нет специальной обязанности применять ЭПЛ.
Внутренние задания водителю, маршрутные листы, реестры доставок и иные документы управленческого контроля.
Документы внутреннего учета ГСМ, если организация использует бумажный порядок и он закреплен в учетной политике или внутренних регламентах.
Документы по собственной доставке, которые не являются перевозочными документами в смысле обязательного транспортного ЭДО.
Но если документ является транспортной накладной, заявкой на перевозку или экспедиторским документом в рамках перевозки с транспортной компанией, после 1 сентября 2026 года его бумажный формат может быть недопустимым, кроме специальных исключений.
Теперь сформулируем практический перечень того, что стоит подготовить к электронному формату.
Для вашей организации в электронный вид нужно будет переводить не все подряд, а документы по операциям с перевозчиками и экспедиторами:
ЭТрН — если оформляется транспортная накладная при перевозке груза транспортной компанией.
Электронный заказ или заявка — если такой документ используется для заказа перевозки.
Поручение экспедитору — если транспортная компания работает как экспедитор.
Экспедиторская расписка — если экспедитор принимает груз и выдает подтверждение.
Складская расписка — если груз принимается на склад экспедитора.
Если организация только получает груз от поставщиков через транспортные компании, она также может быть участником ЭПД как грузополучатель. В этом случае документ может создавать не ваша организация, но подписать электронное подтверждение приемки груза может потребоваться.
Теперь сведем выводы по конкретному вопросу автора.
По собственным доставкам покупателям по Москве и Московской области обязательный переход на ЭТрН, как правило, не требуется, если организация доставляет свой товар собственными силами, доставка не является отдельной платной услугой и нет договора перевозки. Путевые листы можно продолжать оформлять на бумаге, если нет специального требования по виду груза.
По доставке товара до транспортных компаний нужно готовиться к ЭПД. Как только организация передает груз транспортной компании или экспедитору для дальнейшей перевозки клиентам по России, она становится участником перевозочной цепочки. В этом случае с 1 сентября 2026 года могут потребоваться ЭТрН, электронные заявки и электронные экспедиторские документы.
По электронным путевым листам обязательный переход для перевозки электротехнического оборудования не следует из общего правила об ЭПД. ЭПЛ можно внедрить добровольно, но бумажный путевой лист для внутреннего учета и контроля можно сохранить, если нет специального регулирования по перевозимому грузу.
По МЧД оформляйте машиночитаемые доверенности тем сотрудникам, которые будут подписывать ЭПД от имени организации. Если подписывает руководитель своей КЭП руководителя, МЧД для него не нужна. Если подписывает логист, кладовщик, бухгалтер, менеджер или водитель, нужна КЭП физического лица и МЧД с соответствующими полномочиями.
Рассмотрим итоговый план, который можно применить в организации до 1 сентября 2026 года.
Составьте карту доставок. Разделите все рейсы на собственную доставку покупателям, доставку до терминала транспортной компании, отправку через перевозчика, отправку через экспедитора и самовывоз покупателем.
Проверьте договоры с покупателями. Убедитесь, что доставка собственными силами не оформлена как отдельная транспортная услуга, если вы не хотите создавать обязанность по перевозочным документам там, где ее можно избежать.
Проверьте договоры с транспортными компаниями. Определите, где перевозка, а где экспедиция. От этого зависит набор электронных документов.
Определите, кто будет подписывать ЭПД. Не назначайте подписантов формально. Выберите сотрудников, которые реально контролируют отгрузку, груз и перевозочные сведения.
Оформите КЭП и МЧД. Для сотрудников-подписантов подготовьте электронные подписи и машиночитаемые доверенности.
Подключите сервис для ЭПД. Если учет ведется в 1С, рассмотрите подключение 1С-ЭПД и настройку обмена через 1С-ЭДО.
Согласуйте обмен с транспортными компаниями. Уточните операторов, роуминг, порядок создания документов и порядок исправления ошибок.
Подготовьте справочники в 1С. Проверьте контрагентов, адреса, склады, номенклатуру, вес, упаковку, транспорт, водителей и ответственных лиц.
Проведите тестовую отправку. Выберите одну типовую поставку через транспортную компанию и пройдите весь путь документа: создание, подписание, отправка, приемка, завершение.
Закрепите порядок во внутреннем регламенте. Укажите, когда транспортная накладная не оформляется, когда оформляется ЭТрН, кто подписывает документы и что делает водитель.
Проанализируем ситуацию окончательно. Организация не обязана переводить все свои бумажные путевые листы и все внутренние документы доставки в электронный вид только из-за наступления 1 сентября 2026 года. Для доставки собственного электротехнического оборудования покупателям своими силами, без отдельной оплаты доставки и без договора перевозки, обязательная ЭТрН обычно не нужна.
Но организация не сможет полностью игнорировать ЭПД, потому что часть ее логистики связана с транспортными компаниями. При передаче груза перевозчику или экспедитору возникнет обязанность работать с электронными перевозочными документами: ЭТрН, электронными заявками, поручениями экспедитору, экспедиторскими или складскими расписками — в зависимости от конкретного договора и схемы перевозки.
Правильное решение — не переводить без разбора все документы в электронный вид, а разделить операции по ролям и основаниям. Собственную доставку оформляйте внутренними документами и путевыми листами. Перевозки с транспортными компаниями переводите на ЭПД. Для сотрудников, которые будут подписывать электронные документы, оформляйте КЭП и МЧД. Для работы в 1С настройте 1С-ЭПД, 1С-ЭДО, права пользователей, электронные подписи и обмен с контрагентами.
Информация носит справочный характер