← На главную

С 1 сентября 2026 года при коммерческой перевозке грузов по договору перевозки транспортную накладную формируйте в электронном виде и передавайте через государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

Рассмотрим главный вопрос: водителю не обязательно во всех случаях оформлять собственную квалифицированную электронную подпись. Действующие правила допускают несколько схем подписания электронной транспортной накладной. Выберите схему совместно с оператором ИС ЭПД и закрепите ее во внутренних документах ИП.

На практике используйте один из следующих вариантов:

1. водитель подтверждает погрузку и выгрузку простой электронной подписью в мобильном приложении, после чего соответствующий файл дополнительно подписывает квалифицированной электронной подписью сам ИП или уполномоченный сотрудник перевозчика;

2. водитель подписывает документ усиленной неквалифицированной электронной подписью через приложение Госключ, а перевозчик завершает подписание своей допустимой электронной подписью;

3. водитель получает усиленную квалифицированную электронную подпись физического лица и машиночитаемую доверенность от ИП, после чего подписывает титул непосредственно как полномочный представитель перевозчика;

4. если водитель одновременно является самим индивидуальным предпринимателем, он подписывает документы собственной квалифицированной электронной подписью ИП, и машиночитаемая доверенность ему не требуется.

Следовательно, утверждение о том, что каждому водителю обязательно понадобится отдельная КЭП, является слишком категоричным. КЭП водителя — один из возможных вариантов, но не единственный. Для небольшого перевозчика часто удобнее выдать водителю доступ к мобильному приложению и простую электронную подпись, а окончательную подпись перевозчика ставить централизованно от имени ИП.

Распространяется ли обязательный переход на рассматриваемого ИП

Проанализируем ситуацию. ИП использует принадлежащие ему грузовые автомобили и за плату перевозит грузы клиентов по территории России на основании договоров оказания транспортных услуг.

Сначала выясним юридическое содержание таких договоров. Название «договор оказания транспортных услуг» само по себе не определяет комплект перевозочных документов. Если по факту ИП:

1. принимает груз от отправителя;

2. обязуется доставить груз в установленный пункт;

3. передает груз указанному получателю;

4. получает плату именно за перевозку;

5. несет ответственность перевозчика за принятый груз,

то отношения по существу являются договором перевозки груза. Заключение такого договора подтверждается транспортной накладной.

Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ установил обязательный переход на электронный перевозочный документооборот. С 1 сентября 2026 года транспортные накладные при внутренних перевозках по договору перевозки формируйте в электронной форме, если конкретная операция не относится к установленным законодательством исключениям.

Собственный автомобиль перевозчика не освобождает от оформления ЭТрН. В рассматриваемой ситуации ИП перевозит не собственный товар для собственных нужд, а груз заказчика в рамках отдельного договора перевозки.

Не путайте эту ситуацию с доставкой продавцом своего товара покупателю собственным автомобилем. Если самостоятельный договор перевозки не возникает, транспортная накладная может не потребоваться. У ИП-перевозчика, который принимает чужой груз для доставки за плату, договор перевозки возникает, поэтому оформляйте ЭТрН.

Влияет ли масса автомобиля более 3,5 тонны на обязанность оформить ЭТрН

Нет, масса автомобиля не является основным критерием для оформления электронной транспортной накладной.

Обязанность связана прежде всего с наличием договора перевозки груза. Если выполняется коммерческая перевозка по договору, ЭТрН потребуется независимо от того, имеет автомобиль разрешенную максимальную массу более или менее 3,5 тонны.

Показатель 3,5 тонны может иметь значение для других требований транспортного законодательства, допуска на отдельные дороги, контроля массы, специальных реестров, режима труда водителей и иных обязанностей. Однако не используйте этот показатель как критерий, позволяющий отказаться от ЭТрН.

Что представляет собой электронная транспортная накладная

ЭТрН — это не отсканированная бумажная накладная и не файл PDF, отправленный по электронной почте. Это формализованный электронный документ, состоящий из последовательных файлов обмена, которые участники перевозки создают и подписывают на разных этапах.

Документ проходит через аккредитованного оператора информационной системы электронных перевозочных документов. Оператор:

1. принимает файл от участника перевозки;

2. проверяет его на соответствие формату ФНС России;

3. проверяет электронную подпись и полномочия подписанта;

4. передает сведения в ГИС ЭПД;

5. доставляет документ другим участникам перевозки;

6. получает и передает участникам идентификатор документа и его текущий статус;

7. обеспечивает роуминг, если стороны используют разных операторов.

Самостоятельно подключаться непосредственно к ГИС ЭПД обычному ИП не требуется. Работайте через сервис аккредитованного оператора ИС ЭПД.

Кто участвует в оформлении ЭТрН

Рассмотрим стандартную перевозку. В электронном документообороте участвуют:

1. грузоотправитель — формирует первоначальные сведения о грузе, отправителе, получателе, месте погрузки и условиях перевозки;

2. перевозчик — принимает заказ на перевозку, указывает транспортное средство и водителя, подтверждает прием груза;

3. водитель — присутствует при погрузке и выгрузке, сверяет фактические сведения, фиксирует замечания и подтверждает выполненные действия;

4. грузополучатель — подтверждает получение груза, указывает дату и время приемки, а также обнаруженные расхождения;

5. экспедитор — участвует в документообороте, если перевозка организована в рамках договора транспортной экспедиции.

Не считайте водителя самостоятельной стороной договора перевозки. Водитель действует как представитель перевозчика на линии. Поэтому подтверждение водителя должно быть связано с последующим подписанием перевозчиком либо с доверенностью, позволяющей водителю сразу подписывать документ от имени перевозчика.

Как проходит обмен ЭТрН

Разберем по шагам типовой процесс.

1. Грузоотправитель создает первый титул ЭТрН и указывает сведения о грузе, отправителе, получателе, перевозчике, местах погрузки и выгрузки.

2. Грузоотправитель подписывает свой файл допустимой электронной подписью и направляет его через оператора ИС ЭПД.

3. Перевозчик получает документ, проверяет данные и назначает автомобиль и водителя.

4. При погрузке водитель сверяет наименование груза, количество мест, массу, упаковку, пломбы и фактическое состояние груза.

5. Перевозчик или водитель формирует титул, подтверждающий прием груза к перевозке.

6. Файл подписывается по выбранной перевозчиком схеме.

7. После успешной обработки начальных титулов в ГИС ЭПД формируется цифровой паспорт перевозки с QR-кодом.

8. Водитель отправляется в рейс и при проверке предъявляет QR-код или уникальный идентификатор ЭТрН.

9. При выгрузке грузополучатель проверяет груз и формирует свой титул о приемке.

10. При наличии недостачи, повреждений, опоздания или других обстоятельств участники вносят соответствующие оговорки.

11. Перевозчик завершает предусмотренную форматом последовательность электронных файлов.

12. Полностью оформленная ЭТрН сохраняется в электронном архиве участников и оператора.

Какой титул подписывает водитель

В стандартной перевозке водитель участвует прежде всего в оформлении сведений о фактическом приеме груза к перевозке и его передаче при выгрузке.

На этапе погрузки проверьте и подтвердите:

1. фактическую дату и время подачи автомобиля;

2. место погрузки;

3. государственный регистрационный номер автомобиля и прицепа;

4. Ф. И. О. водителя;

5. количество грузовых мест;

6. массу или объем груза;

7. состояние упаковки;

8. номера пломб;

9. оговорки водителя;

10. факт принятия груза перевозчиком.

Если водитель обнаружил расхождения, не подтверждайте без замечаний данные грузоотправителя. Внесите оговорки в мобильном приложении до подписания титула. Например, укажите повреждение упаковки, расхождение по количеству мест, отсутствие пломбы или превышение времени ожидания.

При выгрузке водитель участвует в фиксации передачи груза. При этом получатель должен самостоятельно подписать свой титул. Подпись водителя не заменяет подпись грузополучателя.

Вариант 1: водитель использует простую электронную подпись

Рассмотрим наиболее доступный вариант для небольшого перевозчика.

Водителя зарегистрируйте в мобильном приложении оператора ИС ЭПД. Оператор идентифицирует водителя и предоставляет ему средства простой электронной подписи. В зависимости от сервиса подтверждением может быть:

1. вход под персональной учетной записью;

2. одноразовый код;

3. PIN-код;

4. подтверждение операции в мобильном приложении;

5. другая предусмотренная оператором комбинация средств идентификации.

Водитель открывает назначенную ему перевозку, проверяет данные, вносит замечания и подтверждает титул простой электронной подписью.

После подписи водителя файл должен быть дополнительно подписан от имени перевозчика квалифицированной электронной подписью либо допустимой усиленной неквалифицированной подписью перевозчика.

Окончательную подпись может поставить:

1. сам ИП собственной КЭП;

2. диспетчер;

3. логист;

4. бухгалтер;

5. другой уполномоченный сотрудник.

Если подписывает сотрудник, используйте КЭП физического лица и машиночитаемую доверенность от ИП.

Преимущества схемы с простой подписью:

1. не нужно выдавать КЭП каждому водителю;

2. водителю достаточно мобильного приложения;

3. не нужно передавать водителю токен с ключом;

4. можно централизованно контролировать отправку файлов;

5. проще отключить уволенного или временно неработающего водителя.

Недостаток схемы заключается в необходимости оперативного дополнительного подписания. Если водитель подтвердил погрузку, а ИП или диспетчер долго не подписывает файл, ГИС ЭПД не сформирует готовый цифровой паспорт перевозки.

Организуйте работу так, чтобы уполномоченное лицо получало уведомление сразу после действий водителя и подписывало титул до выезда автомобиля.

Вариант 2: водитель использует усиленную неквалифицированную подпись через Госключ

Второй вариант предусматривает использование усиленной неквалифицированной электронной подписи, созданной в инфраструктуре электронного правительства.

Для этого:

1. создайте водителю подтвержденную учетную запись на портале государственных услуг;

2. установите приложение Госключ;

3. выпустите предусмотренный сервисом сертификат электронной подписи;

4. подключите Госключ к мобильному приложению оператора ЭПД;

5. проверьте, поддерживает ли выбранная схема последующее подписание со стороны перевозчика.

По действующим разъяснениям Минтранса второй титул ЭТрН водитель может подписать простой электронной подписью или неквалифицированной подписью через Госключ при условии последующего подписания файла допустимой подписью перевозчика.

Не считайте любое использование Госключа автоматической заменой подписи ИП. Уточните у оператора, в каком статусе подписывает водитель: как лицо, подтверждающее фактическое действие, или как полномочный представитель перевозчика.

Вариант 3: водитель подписывает ЭТрН собственной КЭП и использует МЧД

Рассмотрим вариант, при котором водитель самостоятельно завершает подписание титула от имени перевозчика.

Для этого оформите водителю усиленную квалифицированную электронную подпись физического лица. После перехода на обезличенные сертификаты сотрудника в самой КЭП не указываются реквизиты конкретной организации или ИП. Полномочия водителя подтверждайте машиночитаемой доверенностью.

Выполните следующие действия:

1. получите водителю КЭП физического лица в аккредитованном удостоверяющем центре;

2. создайте машиночитаемую доверенность от имени ИП;

3. подпишите МЧД квалифицированной электронной подписью ИП;

4. предоставьте водителю полномочие подписывать электронные перевозочные документы;

5. зарегистрируйте сведения о подписи и доверенности в сервисе оператора;

6. настройте мобильное приложение и средство хранения ключа;

7. проведите тестовое подписание.

В действующих версиях 1С:Бухгалтерии 8 и мобильного приложения 1С-ЭПД предусмотрено подписание водителем титулов погрузки и выгрузки с помощью УКЭП. После правильного подписания титула КЭП водителя и проверки МЧД дополнительное подписание в основной программе 1С может не потребоваться.

Преимущества схемы:

1. водитель завершает оформление непосредственно на месте погрузки;

2. не нужно ждать диспетчера или ИП;

3. уменьшается время до формирования QR-кода;

4. удобно при круглосуточных и удаленных перевозках.

Недостатки:

1. нужно выпускать и продлевать КЭП каждому водителю;

2. нужно контролировать сроки действия МЧД;

3. нужно организовать безопасное хранение ключа;

4. при увольнении водителя необходимо немедленно отозвать доверенность и заблокировать доступ;

5. возникают дополнительные расходы на подписи и технические средства.

Что делать, если водитель одновременно является ИП

Если индивидуальный предприниматель сам управляет автомобилем и выполняет перевозку, упростите схему.

ИП выступает одновременно:

1. перевозчиком;

2. лицом, уполномоченным подписывать документы перевозчика;

3. водителем, присутствующим при погрузке и выгрузке.

Используйте собственную квалифицированную электронную подпись ИП. Машиночитаемую доверенность на самого себя не оформляйте.

Уточните у выбранного оператора, поддерживается ли подписание КЭП ИП непосредственно в мобильном приложении. Если поддерживается, подписывайте титул на месте. Если мобильное приложение позволяет водителю использовать только простую подпись, подтвердите действие в приложении, а затем подпишите файл КЭП ИП в веб-сервисе или в программе 1С.

Почему нельзя передать водителю КЭП индивидуального предпринимателя

Не передавайте водителю токен, пароль или закрытый ключ КЭП, выпущенной на самого ИП.

Квалифицированная электронная подпись является аналогом собственноручной подписи владельца сертификата. Все документы, подписанные таким ключом, будут считаться подписанными непосредственно предпринимателем.

Передача ключа другому человеку создает следующие риски:

1. подписание водителем документов, не относящихся к перевозке;

2. несанкционированная отправка отчетности;

3. заключение договоров и соглашений;

4. получение доступа к государственным информационным системам;

5. невозможность доказать, кто фактически использовал ключ;

6. компрометация сертификата и необходимость его досрочного отзыва.

Выдавайте водителю собственную КЭП физического лица и МЧД либо используйте простую подпись в мобильном приложении с последующей подписью перевозчика.

Как оформить машиночитаемую доверенность водителю

МЧД — это электронная доверенность в установленном формате, которая подтверждает право физического лица действовать от имени ИП.

В доверенности укажите полномочия, достаточные для работы с перевозочными документами. Рассмотрим примерный состав:

1. подписание электронных транспортных накладных;

2. подписание электронных заказов и заявок на перевозку;

3. подписание сведений о приеме груза;

4. подписание сведений о передаче груза;

5. внесение оговорок о состоянии, количестве и упаковке груза;

6. подписание сведений о замене водителя или транспортного средства;

7. направление электронных документов через оператора ИС ЭПД.

Не предоставляйте водителю избыточные полномочия, если они не нужны для рейса. Например, не включайте право подписывать любые договоры, счета, УПД и финансовые документы.

Установите разумный срок доверенности. Контролируйте:

1. дату начала действия;

2. дату окончания;

3. срок сертификата КЭП;

4. статус сотрудника;

5. изменение Ф. И. О. или паспортных данных;

6. факт отзыва доверенности.

При увольнении водителя отзовите МЧД и отключите учетную запись в день прекращения полномочий.

Что потребуется водителю для работы

Подготовьте рабочее место водителя на линии. В зависимости от выбранной схемы потребуется:

1. смартфон или планшет с поддерживаемой операционной системой;

2. мобильное приложение оператора ИС ЭПД или приложение 1С-ЭПД;

3. персональная учетная запись;

4. доступ к мобильному интернету;

5. возможность получать SMS или уведомления;

6. простая, неквалифицированная или квалифицированная электронная подпись;

7. приложение Госключ, если используется УНЭП;

8. токен или другое поддерживаемое средство КЭП, если водитель подписывает УКЭП;

9. зарядное устройство и автомобильный адаптер;

10. резервный источник питания;

11. инструкция по действиям при отсутствии связи или неисправности устройства.

Смартфон прямо не назван универсальным обязательным реквизитом транспортной накладной, но на практике без мобильного устройства водителю будет сложно своевременно подтвердить погрузку, получить QR-код и предъявить сведения при проверке.

Поэтому закрепите выдачу и использование устройства в локальном документе. Определите, используется ли личный телефон водителя или устройство ИП.

Как работает QR-код ЭТрН

После обработки необходимых начальных титулов ГИС ЭПД формирует цифровой паспорт перевозки. Он содержит QR-код и уникальный идентификатор электронной транспортной накладной.

QR-код позволяет инспектору получить сведения:

1. о грузоотправителе;

2. о перевозчике;

3. о грузополучателе;

4. о транспортном средстве;

5. о водителе;

6. о грузе;

7. о месте погрузки и выгрузки;

8. о текущем статусе перевозки.

Водитель должен получить QR-код до начала движения с грузом. Проверьте, что документ успешно принят ГИС ЭПД, а код доступен в мобильном приложении.

В современных решениях используется динамический QR-код. Не рассчитывайте на обычный снимок экрана, фотографию, видеозапись или распечатку. Такие копии могут не пройти проверку.

Используйте приложение, которое сохраняет необходимые данные в кэше. Тогда водитель сможет открыть код на дороге при временном отсутствии мобильной связи.

Что делать при отсутствии интернета

Разделим две ситуации.

Первая ситуация — связь отсутствует на отдельном участке маршрута. До выезда получите QR-код и сохраните его в приложении. Если оператор поддерживает автономный режим, приложение покажет цифровой паспорт из локального кэша. Инспектор также сможет использовать уникальный идентификатор документа.

Вторая ситуация — связи нет в месте погрузки и невозможно сформировать или передать начальные титулы. Простое отсутствие устойчивого мобильного сигнала не всегда дает право заменить обязательную ЭТрН бумажной накладной. Бумажная форма допускается только в случаях, прямо предусмотренных законодательством.

До начала регулярных рейсов:

1. проверьте покрытие связи на основных складах;

2. подключите резервную SIM-карту другого оператора;

3. настройте Wi-Fi на территории погрузки;

4. проверьте автономный режим мобильного приложения;

5. разработайте порядок обращения к диспетчеру;

6. уточните у оператора официальный аварийный сценарий;

7. не выпускайте автомобиль, пока обязательные титулы не прошли обработку и не получен идентификатор перевозки.

Что делать при поломке или потере телефона

Разработайте аварийную инструкцию заранее. В ней предусмотрите:

1. немедленное сообщение диспетчеру;

2. блокировку учетной записи на утраченном устройстве;

3. отключение скомпрометированной простой подписи;

4. отзыв сертификата при компрометации ключа КЭП;

5. вход на резервном устройстве;

6. повторную привязку пользователя;

7. получение актуального QR-кода;

8. фиксацию инцидента во внутреннем журнале.

Не разрешайте нескольким водителям работать под одной учетной записью. Иначе невозможно будет достоверно определить, кто подтвердил конкретную погрузку или выгрузку.

Как оформлять замену водителя или автомобиля

Если после начала перевозки меняется водитель или транспортное средство, не создавайте новую ЭТрН автоматически. При сохранении того же перевозчика изменение обычно отражается в рамках существующего электронного документа.

Выполните следующие действия:

1. зафиксируйте причину замены;

2. укажите нового водителя или автомобиль;

3. сформируйте предусмотренный форматом дополнительный титул;

4. подпишите его от имени перевозчика;

5. дождитесь обработки сведений ГИС ЭПД;

6. получите обновленный QR-код;

7. проверьте, что у нового водителя есть доступ к документу.

Если одновременно меняется сам перевозчик, проанализируйте необходимость оформления новой перевозки и новой ЭТрН. Не оформляйте замену перевозчика как простую замену автомобиля.

Чем ЭТрН отличается от путевого листа

Не считайте электронную транспортную накладную заменой путевого листа.

ЭТрН подтверждает договор перевозки, прием груза, его перемещение и передачу получателю.

Путевой лист используется для допуска транспортного средства и водителя к рейсу, фиксации медицинского и технического контроля, показаний одометра и других сведений.

С 1 сентября 2026 года транспортную накладную при договорной перевозке оформляйте электронно. Электронный путевой лист для большинства обычных грузовых перевозок не становится автоматически обязательным только из-за перехода на ЭТрН. Путевой лист можно продолжать оформлять в допустимой бумажной форме, если для конкретной перевозки законодательство не установило специальное требование.

Выберите один из вариантов:

1. ЭТрН оформляйте электронно, а путевой лист — на бумаге;

2. ЭТрН и путевой лист оформляйте электронно через один сервис;

3. используйте разные системы для ЭТрН и путевых листов, обеспечив сопоставимость данных.

В любом варианте сведения о водителе, автомобиле, прицепе и времени рейса не должны противоречить друг другу.

Нужно ли переводить в электронный вид заявки на перевозку

Если конкретные рейсы оформляются заказами или заявками к рамочному договору перевозки, проверьте порядок работы с такими документами.

С 1 сентября 2026 года заказы и заявки, относящиеся к перевозочным документам и оформляемые в предусмотренном законодательством формате, также переводятся в электронный вид.

Не ограничивайтесь подключением только ЭТрН. Проанализируйте полный комплект документов:

1. рамочный договор перевозки;

2. заказ или заявку на рейс;

3. электронную транспортную накладную;

4. путевой лист;

5. УПД, товарную накладную и другие документы на груз;

6. акт оказанных транспортных услуг;

7. счет на оплату.

ЭТрН не отменяет автоматически договор, акт, УПД или счет. Определите назначение каждого документа и удалите только действительно дублирующие операции.

Как выбрать оператора ИС ЭПД

Выберите оператора из действующего реестра Минтранса России. Не подключайтесь к сервису, который является обычным оператором бухгалтерского ЭДО, но не имеет статуса оператора ИС ЭПД или не работает через такого оператора.

Сравните решения по следующим критериям:

1. наличие интеграции с используемой конфигурацией 1С;

2. наличие мобильного приложения для водителей;

3. поддержка простой электронной подписи;

4. поддержка КЭП водителя;

5. поддержка Госключа;

6. работа с машиночитаемыми доверенностями;

7. автоматическое дополнительное подписание титулов перевозчиком;

8. автономный доступ к QR-коду;

9. роуминг с операторами контрагентов;

10. возможность замены водителя и автомобиля;

11. возможность переадресовки;

12. работа с несколькими местами погрузки и выгрузки;

13. техническая поддержка водителей в нерабочее время;

14. стоимость документа и мобильных пользователей;

15. условия хранения электронного архива;

16. возможность выгрузить документы при расторжении договора.

Попросите оператора провести демонстрацию полного рейса: от получения титула грузоотправителя до завершения выгрузки. Не принимайте решение только на основании стоимости одного документа.

Как подготовить ИП к работе с ЭТрН

Разберем организационную подготовку по шагам.

1. Составьте перечень договоров, по которым ИП фактически является перевозчиком.

2. Отделите договоры перевозки от экспедиции, аренды автомобиля, фрахтования и доставки собственного товара.

3. Определите, кто обычно выступает грузоотправителем и грузополучателем.

4. Выберите оператора ИС ЭПД.

5. Подключите сервис к учетной системе.

6. Проверьте квалифицированную электронную подпись ИП.

7. Назначьте сотрудника, который будет контролировать электронные документы.

8. Выберите схему подписи для водителей.

9. Выпустите необходимые КЭП и МЧД.

10. Установите водителям мобильное приложение.

11. Заполните справочники автомобилей, прицепов и водителей.

12. Согласуйте ЭДО с заказчиками и получателями.

13. Проведите несколько тестовых перевозок до обязательной даты.

14. Обучите водителей действиям при погрузке, выгрузке и проверке на дороге.

15. Утвердите внутреннюю инструкцию.

Какие внутренние документы оформите

Для работы с простой электронной подписью и мобильным приложением подготовьте документальное основание.

Оформите:

1. приказ о переходе на электронные перевозочные документы;

2. перечень ответственных лиц;

3. положение об использовании электронных подписей;

4. соглашение с водителем о признании простой электронной подписи;

5. инструкцию по использованию мобильного приложения;

6. акт передачи служебного смартфона, если устройство принадлежит ИП;

7. правила хранения ключей КЭП;

8. порядок выдачи и отзыва МЧД;

9. порядок действий при утрате телефона или токена;

10. порядок действий при отсутствии интернета;

11. порядок внесения оговорок о грузе;

12. порядок контроля завершения документооборота.

Зафиксируйте, что водитель обязан использовать только собственную учетную запись и не вправе передавать код доступа другим лицам.

Как организовать подписание водителем в 1С

Пользователи программ 1С могут работать через сервис 1С-ЭПД, встроенный в поддерживаемые конфигурации.

Для подключения используйте:

1. 1С-ЭДО — для подключения к оператору и обмена документами;

2. 1С-ЭПД — для перевозочных документов;

3. Мобильное приложение 1С-ЭПД — для работы водителя;

4. 1С-Подпись — для оформления сертификатов, если выбранный вид подписи поддерживается сервисом;

5. Текущие дела ЭДО — для контроля входящих и исходящих документов;

6. Настройки ЭДО — для подключения организации и контрагентов;

7. справочники водителей и транспортных средств — для автоматического заполнения титулов.

В актуальных релизах 1С:Бухгалтерии 8 добавлено мобильное подписание титулов погрузки и выгрузки. В версии 3.0.202 реализовано подписание водителем с помощью УКЭП непосредственно в мобильном приложении.

Перед настройкой обновите программу до актуального релиза. Не используйте старую версию, в которой отсутствуют действующие форматы ЭПД и новая схема мобильного подписания.

Как подключить водителя к мобильному приложению 1С-ЭПД

Разберем общий порядок. Конкретные названия команд могут отличаться в зависимости от конфигурации и релиза.

1. Создайте водителя в соответствующем справочнике программы.

2. Укажите Ф. И. О., СНИЛС, ИНН, номер телефона и другие необходимые данные.

3. Создайте пользователя мобильного приложения.

4. Назначьте роль Водитель.

5. Выберите схему обмена.

6. Выберите вид электронной подписи.

7. При необходимости укажите сертификат КЭП и МЧД.

8. Сформируйте приглашение или код подключения.

9. Установите приложение на устройство водителя.

10. Выполните первичный вход и привязку устройства.

11. Назначьте водителю тестовую перевозку.

12. Проверьте получение уведомления и открытие ЭТрН.

13. Проверьте подписание и возврат титула в основную базу.

Не ограничивайтесь успешным входом в приложение. Проведите полный тест с подписями всех участников и получением QR-кода.

Какие схемы обмена можно использовать в 1С-ЭПД

Рассмотрим две организационные модели.

Первая схема — обмен проектами титулов внутри организации. Водитель в мобильном приложении формирует и подтверждает данные. Проект возвращается ответственному лицу в основной программе, где его проверяют и подписывают от имени перевозчика.

Используйте эту схему, если:

1. водитель работает с простой электронной подписью;

2. ИП хочет контролировать каждый отправляемый титул;

3. диспетчер постоянно находится на связи;

4. перевозок немного;

5. не требуется мгновенное самостоятельное подписание водителем.

Вторая схема — обмен напрямую с другими участниками. Водитель подписывает титул допустимой усиленной подписью, после чего документ сразу направляется оператору и другим участникам.

Используйте эту схему, если:

1. у водителя есть КЭП и МЧД;

2. перевозки выполняются круглосуточно;

3. водитель работает вдали от офиса;

4. необходимо быстро получать QR-код;

5. ИП доверяет водителю самостоятельное юридически значимое подписание.

Как перевозчику обработать входящий титул грузоотправителя в 1С

Поскольку рассматриваемый ИП выступает перевозчиком, первоначальный титул чаще всего формирует заказчик или фактический грузоотправитель.

После поступления документа:

1. откройте входящую ЭТрН в сервисе 1С-ЭПД;

2. проверьте реквизиты своей организации;

3. проверьте номер и дату договора или заявки;

4. проверьте адрес погрузки;

5. проверьте адрес выгрузки;

6. назначьте транспортное средство;

7. назначьте прицеп или полуприцеп;

8. назначьте водителя;

9. передайте документ в мобильное приложение;

10. проследите за подписанием после погрузки;

11. убедитесь, что файл принят ГИС ЭПД;

12. убедитесь, что водитель получил QR-код.

Если обнаружили ошибку в сведениях грузоотправителя до погрузки, не исправляйте чужой титул произвольно. Запросите корректировку у отправителя либо используйте предусмотренный форматом сценарий внесения изменений.

Что должен проверить водитель перед подписью

Обучите водителя не нажимать кнопку подписания автоматически. Перед подтверждением сравните электронный документ с фактическими обстоятельствами.

Проверьте:

1. правильно ли указан перевозчик;

2. совпадает ли автомобиль;

3. совпадает ли прицеп;

4. правильно ли указаны Ф. И. О. водителя;

5. совпадает ли место погрузки;

6. соответствует ли груз заявленным сведениям;

7. совпадает ли количество мест;

8. соответствует ли масса возможностям автомобиля;

9. нет ли повреждений упаковки;

10. установлены ли предусмотренные пломбы;

11. верно ли указано место выгрузки;

12. не требуется ли температурный или иной специальный режим.

Если сведения не совпадают, внесите оговорку либо потребуйте исправления до начала движения. Электронная подпись фиксирует согласие с данными титула и временем выполнения операции.

Какие данные заранее заполните в 1С

Чтобы водителю не приходилось вручную вводить сведения на складе, подготовьте нормативно-справочную информацию.

Заполните:

1. карточку ИП;

2. контрагентов;

3. договоры перевозки;

4. заказы и заявки;

5. автомобили;

6. прицепы и полуприцепы;

7. государственные регистрационные номера;

8. марки и модели транспортных средств;

9. водителей;

10. телефоны водителей;

11. сертификаты электронных подписей;

12. машиночитаемые доверенности;

13. часто используемые адреса погрузки и выгрузки;

14. номенклатуру перевозимых грузов.

Проверяйте справочники при смене автомобиля, государственного номера, телефона или водительского удостоверения.

Как контролировать завершение ЭТрН

Не считайте документооборот завершенным сразу после получения QR-кода. QR-код подтверждает, что перевозка начата и начальные сведения зарегистрированы. После выгрузки необходимо получить титул грузополучателя и завершить последующие действия перевозчика.

Организуйте ежедневный контроль статусов:

1. создана;

2. ожидает подписания грузоотправителем;

3. ожидает подписания перевозчиком;

4. принята ГИС ЭПД;

5. груз в пути;

6. ожидает приемки получателем;

7. получены замечания;

8. ожидает завершения перевозчиком;

9. завершена;

10. отклонена из-за ошибки формата или подписи.

Свяжите оплату рейса и выплату водителю с завершением комплекта документов. Это снизит количество незакрытых ЭТрН.

Как действовать при расхождениях на выгрузке

Если получатель обнаружил недостачу, повреждение или иное расхождение, не заменяйте электронный документ неформальной перепиской.

Выполните следующие действия:

1. зафиксируйте расхождение в предусмотренном титуле ЭТрН;

2. укажите фактическое количество принятого груза;

3. опишите повреждение;

4. укажите состояние пломб;

5. зафиксируйте дату и время;

6. при наличии технической возможности приложите подтверждающие материалы;

7. получите подпись грузополучателя;

8. уведомите диспетчера и заказчика;

9. оформите коммерческий акт или другой предусмотренный договором документ.

Не заставляйте водителя подтверждать отсутствие замечаний, если грузополучатель фактически заявил претензию.

Как изменить договоры с заказчиками

До 1 сентября 2026 года внесите в договоры положения об электронных перевозочных документах.

Предусмотрите:

1. обязанность сторон использовать ГИС ЭПД через аккредитованных операторов;

2. признание электронных документов равнозначными бумажным;

3. перечень применяемых видов электронной подписи;

4. порядок определения грузоотправителя;

5. ответственность за своевременное формирование титулов;

6. порядок исправления ошибок;

7. порядок действий при техническом сбое;

8. срок подписания документов после погрузки и выгрузки;

9. порядок оформления заявок;

10. порядок обмена актами и УПД;

11. обязанность сообщать об изменении оператора ЭДО;

12. порядок хранения и предоставления документов.

Не указывайте конкретное мобильное приложение в договоре с заказчиком, если планируете менять оператора. Достаточно определить юридически значимый способ обмена через ГИС ЭПД.

Какие исключения из электронной формы учитывать

Законодательство предусматривает отдельные случаи, когда перевозочные документы могут оформляться на бумаге. К ним могут относиться специальные и воинские перевозки, особые правовые режимы, отдельные операции с иностранными участниками и другие прямо установленные случаи.

Обычная коммерческая перевозка груза между российскими организациями или ИП по территории России под такие исключения, как правило, не подпадает.

Не используйте бумажную транспортную накладную только потому, что:

1. заказчик не успел подключиться;

2. водитель не установил приложение;

3. закончился сертификат подписи;

4. перевозчик не выбрал оператора;

5. на складе неудобно пользоваться смартфоном;

6. стороны привыкли к бумажным документам.

Эти обстоятельства являются организационными проблемами участников, а не самостоятельным законным основанием для отказа от ЭТрН.

Как выбрать оптимальную схему для небольшого ИП

Посмотрим на практический вариант для ИП с несколькими автомобилями и водителями.

Используйте следующую модель:

1. ИП получает собственную квалифицированную электронную подпись.

2. ИП подключает 1С-ЭПД или другой сервис оператора ИС ЭПД.

3. Каждому водителю создается отдельная учетная запись мобильного приложения.

4. Водители используют простую электронную подпись.

5. После подтверждения водителем титул автоматически поступает ИП или диспетчеру.

6. ИП подписывает файл своей КЭП.

7. При увеличении количества рейсов уполномоченному диспетчеру оформляется КЭП физического лица и МЧД.

8. Наиболее самостоятельным водителям при необходимости выдаются собственные КЭП и отдельные МЧД.

Такая схема позволяет начать без оформления КЭП каждому водителю и постепенно расширять автоматизацию.

Если ИП сам выполняет все рейсы, используйте собственную КЭП в мобильном приложении. Это позволит обходиться без дополнительного диспетчерского подписания.

Типичные ошибки при переходе на ЭТрН

1. Считают, что ЭТрН требуется только для автомобилей тяжелее 3,5 тонны. Ориентируйтесь на наличие договора перевозки, а не только на массу автомобиля.

2. Считают, что собственный автомобиль освобождает перевозчика от ЭТрН. Собственный транспорт перевозчика не отменяет договор перевозки чужого груза.

3. Выдают водителю КЭП самого ИП. Не передавайте чужой закрытый ключ.

4. Оформляют КЭП водителя, но забывают МЧД. КЭП физического лица сама по себе не подтверждает право действовать от имени ИП.

5. Используют простую подпись водителя без последующей подписи перевозчика. Настройте обязательное дополнительное подписание.

6. Выпускают автомобиль до формирования QR-кода. Проверяйте статус документа до выезда.

7. Используют одну учетную запись для всех водителей. Создавайте персональные учетные записи.

8. Рассчитывают предъявить снимок QR-кода. Используйте актуальный динамический код в приложении.

9. Не вносят расхождения при погрузке. Подписывайте документ только после проверки груза.

10. Не получают титул грузополучателя. Контролируйте завершение всей цепочки.

11. Путают ЭТрН и электронный путевой лист. Это разные документы с разным назначением.

12. Подключают обычный ЭДО без функционала ГИС ЭПД. Выбирайте аккредитованного оператора ИС ЭПД.

13. Откладывают тестирование до 1 сентября. Проведите пробные рейсы заранее.

14. Не проверяют роуминг с оператором заказчика. Протестируйте обмен с каждым крупным контрагентом.

15. Не обновляют 1С. Используйте релиз с актуальными форматами ЭПД.

Проверочный список перед первым электронным рейсом

1. Убедимся, что перевозка выполняется по договору перевозки груза.

2. Проверим подключение грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя к транспортному ЭДО.

3. Проверим аккредитацию оператора ИС ЭПД.

4. Проверим квалифицированную подпись ИП.

5. Проверим подпись водителя и выбранную схему дополнительного подписания.

6. Проверим МЧД, если документ подписывает сотрудник.

7. Проверим актуальность версии 1С.

8. Проверим карточки автомобиля, прицепа и водителя.

9. Проверим мобильное приложение.

10. Проверим интернет на месте погрузки.

11. Получим титул грузоотправителя.

12. Сверим сведения с фактическим грузом.

13. Подпишем титул перевозчика.

14. Дождемся подтверждения ГИС ЭПД.

15. Проверим наличие актуального QR-кода у водителя.

16. После выгрузки проконтролируем подпись получателя.

17. Завершим электронный документооборот и сохраним документ в архиве.

Итоговое решение

ИП, который перевозит грузы клиентов по России на собственном коммерческом транспорте в рамках договоров перевозки, должен перейти на электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года. Масса автомобиля более 3,5 тонны не является решающим критерием: обязанность возникает из-за коммерческой перевозки груза по договору.

Подключитесь к аккредитованному оператору ИС ЭПД, настройте обмен через 1С-ЭПД или другой подходящий сервис, обеспечьте водителей мобильными устройствами и проведите тестовые рейсы.

Не оформляйте каждому водителю КЭП автоматически. Сначала выберите подходящую схему:

1. водитель ставит простую электронную подпись, а ИП или диспетчер дополнительно подписывает титул от имени перевозчика;

2. водитель использует УНЭП через Госключ с последующим подписанием перевозчиком;

3. водитель получает собственную КЭП физического лица и МЧД, после чего самостоятельно подписывает титул от имени перевозчика;

4. ИП-водитель использует собственную КЭП ИП без МЧД.

Для небольшого ИП с несколькими водителями начните с простой электронной подписи водителя и централизованного подписания со стороны перевозчика. Для круглосуточной работы и удаленных рейсов рассмотрите КЭП водителей с машиночитаемыми доверенностями.

Главное правило сформулируем так: водитель подтверждает фактические события на линии, но юридически значимая подпись перевозчика должна быть поставлена самим ИП или представителем, полномочия которого подтверждены машиночитаемой доверенностью.

Информация носит справочный характер