Как экспедитору и поставщику нерудных материалов с 1 сентября 2026 года оформлять электронные транспортные накладные от карьера до клиента?

Рассмотрим ситуацию компании, которая снабжает объекты песком, щебнем, асфальтом, организует вывоз грунта и строительного мусора, но не имеет собственного транспорта. Такая компания работает на стыке поставки, перевозки и транспортной экспедиции, поэтому с 2026 года ей важно не просто подключить электронный документооборот, а правильно определить свою роль в каждой сделке.

Главный вывод: с 1 сентября 2026 года при перевозке груза наемным транспортом транспортная накладная, заказ или заявка на перевозку, а также экспедиторские документы должны оформляться в электронном виде через оператора ИС ЭПД с передачей сведений в ГИС ЭПД. Бумажная транспортная накладная останется только для исключительных случаев, которые определяет Минтранс.

Разберем по шагам, как действовать компании, которая покупает материал на карьере, нанимает перевозчика, продает материал заказчику, иногда покупает материал уже у перевозчика, а также работает с юридическими лицами и физическими лицами.

1. Сначала определите, кем вы являетесь в конкретной сделке

Проанализируем ситуацию с практической стороны. Одна и та же организация в разных сделках может быть поставщиком, грузоотправителем, экспедитором, заказчиком перевозки или просто перепродавцом материала. От этого зависит, кто создает ЭТрН, кто подписывает титулы и какие документы нужны.

Рассмотрим основные роли:

1. Поставщик материала. Вы покупаете песок, щебень или асфальт у карьера, затем продаете этот материал клиенту. Для клиента вы выступаете продавцом по договору поставки. В этом случае нужны документы на реализацию: УПД, счет, договор поставки, спецификация, документы качества, при необходимости паспорт материала или сертификат.
2. Заказчик перевозки. Вы нанимаете перевозчика, который забирает материал на карьере и везет его клиенту. В этом случае вы обычно становитесь стороной, которая организует перевозку и должна обеспечить оформление ЭТрН.
3. Грузоотправитель. Грузоотправителем в транспортной накладной указывают лицо, которое по договору перевозки выступает от своего имени или от имени владельца груза и указывается в накладной. Если именно вы заключили договор с перевозчиком, чаще всего в ЭТрН вы будете грузоотправителем, даже если фактическая погрузка происходит на территории карьера.
4. Грузополучатель. Это лицо, которое уполномочено принять груз. При поставке от карьера до объекта грузополучателем обычно будет ваш клиент или конкретное подразделение клиента на строительной площадке.
5. Экспедитор. Если вы не просто продаете материал, а по поручению клиента организуете перевозку, подбираете перевозчика, сопровождаете доставку, организуете вывоз грунта или строительного мусора, то ваши отношения могут иметь признаки транспортной экспедиции. Тогда добавляются договор транспортной экспедиции, поручение экспедитору, экспедиторская расписка или складская расписка, если вы принимаете груз во владение или на хранение.

Не называйте сделку поставкой только для того, чтобы уйти от ЭТрН. Если по факту вы организуете перевозку чужого груза наемным перевозчиком, контролируете маршрут, точку погрузки, точку выгрузки и расчеты с перевозчиком, налоговые и транспортные риски нужно оценивать по фактическому содержанию сделки, а не только по названию договора.

2. Когда ЭТрН нужно оформлять обязательно

Разберем подробнее. ЭТрН нужна, когда есть перевозка груза автомобильным транспортом по договору перевозки и участвует привлеченный перевозчик. Для бизнеса нерудных материалов это типовой случай: карьер, самосвал, объект клиента, доставка щебня, песка, грунта, асфальта или строительного мусора.

С 1 сентября 2026 года в электронный формат переходят:

1. транспортные накладные;
2. заказы и заявки на перевозку автомобильным транспортом;
3. поручения экспедитору;
4. экспедиторские расписки;
5. складские расписки;
6. железнодорожные транспортные накладные;
7. авиационные грузовые накладные, если они применяются в соответствующих перевозках.

Для вашей деятельности ключевыми будут ЭТрН, электронный заказ или заявка и, при экспедиционной модели, электронные экспедиторские документы.

Посмотрим на простой пример. Вы купили щебень на карьере, наняли ИП-перевозчика с самосвалом, указали ему адрес карьера и адрес строительного объекта клиента. В такой схеме есть договор перевозки между вами и перевозчиком. Значит, с 1 сентября 2026 года оформляйте ЭТрН в электронном виде.

В ЭТрН укажите:

1. вашу организацию как грузоотправителя, если договор перевозки заключаете вы;
2. перевозчика как перевозчика;
3. клиента как грузополучателя;
4. карьер как место погрузки;
5. строительный объект клиента как место выгрузки;
6. наименование груза: песок, щебень, асфальтобетонная смесь, грунт, строительный мусор;
7. массу, объем, способ перевозки, сведения о транспортном средстве и водителе;
8. сопроводительные документы: УПД, паспорт качества, талон взвешивания, заявку, спецификацию, договор или иной внутренний номер заказа.

3. Когда ЭТрН можно не оформлять

Выясним причину, по которой ЭТрН иногда не нужна. Электронный формат не создает новую обязанность там, где в принципе нет транспортной накладной. Если нет договора перевозки и нет привлеченного перевозчика, то ЭТрН обычно не оформляется.

Рассмотрим случаи, когда ЭТрН может не потребоваться:

1. Поставщик доставляет свой товар собственным транспортом. Например, карьер продает вам щебень и сам доставляет его своим автомобилем, не выделяя перевозку как самостоятельную услугу по договору перевозки. Тогда для вас основной документ — УПД или иной документ поставки. Но если поставщик привлекает отдельного перевозчика, ЭТрН может потребоваться в его цепочке.
2. Покупатель забирает материал самовывозом. Если клиент направил свой транспорт на карьер и сам забрал материал, вы не заключаете договор перевозки и не организуете доставку. В этом случае ЭТрН по вашей стороне обычно не нужна, но документы реализации материала все равно оформляйте.
3. Перевозка идет внутри одной организации собственным транспортом. Например, компания перевозит свой материал между своими площадками своими автомобилями. Это не ваш случай, если техники у вас нет, но принцип важен: нет привлеченного перевозчика — обычно нет ЭТрН.
4. Перевозка попадает в исключение, которое разрешит Минтранс. По проектным подходам к исключениям бумага может сохраняться для отдельных специальных ситуаций: чрезвычайные режимы, воинские грузы, перевозки с иностранным клиентом, отдельные каботажные перевозки, специальные государственные грузы, перевозка груза физическому лицу для личных, семейных или домашних нужд. Перед применением исключения проверяйте финальную редакцию нормативного акта.

Важный практический вывод: для поставок песка, щебня, асфальта и вывоза грунта с привлечением стороннего перевозчика рассчитывайте на оформление ЭТрН как на базовое правило. Исключения не должны быть основной моделью работы.

4. Сценарий первый: вы покупаете материал на карьере, нанимаете перевозчика и продаете клиенту

Разберем по шагам самый частый вариант. В этой модели у вас две сделки: покупка материала у карьера и продажа материала клиенту. Отдельно есть перевозка, которую вы заказываете у стороннего перевозчика.

Оформляйте документы так:

1. Заключите договор поставки с карьером или работайте по счету, спецификации и УПД, если такой порядок допустим для ваших отношений.
2. Заключите договор поставки с клиентом. В договоре пропишите, что доставка до объекта включена в цену или оплачивается отдельно, а также укажите порядок приемки материала по массе, объему, талонам взвешивания и документам качества.
3. Заключите договор перевозки или договор об организации перевозок с перевозчиком. Если есть рамочный договор с перевозчиком, оформляйте электронные заявки на конкретные рейсы.
4. Создайте электронный заказ или электронную заявку на перевозку. Заказ применяйте, когда нет рамочного договора об организации перевозок; заявку — когда такой договор есть.
5. Создайте ЭТрН. В качестве грузоотправителя укажите вашу организацию, если именно вы заключаете договор перевозки. В качестве грузополучателя укажите клиента или его площадку.
6. Передайте ЭТрН перевозчику через оператора ИС ЭПД.
7. Обеспечьте подписание титулов ЭТрН всеми участниками: грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем.
8. После доставки сопоставьте ЭТрН, УПД по реализации, документы от карьера, талон взвешивания и акт оказанных транспортных услуг.

Посмотрим на пример заполнения ролей:

1. Продавец материала клиенту: ваша организация.
2. Покупатель материала: клиент.
3. Грузоотправитель в ЭТрН: ваша организация, если вы заключили договор перевозки.
4. Место погрузки: карьер.
5. Перевозчик: ИП или организация, владеющая или использующая самосвал.
6. Грузополучатель: клиент или указанное им лицо на объекте.
7. Место выгрузки: строительная площадка клиента.

Если карьер физически грузит материал, но не является стороной договора перевозки, не превращайте карьер автоматически в грузоотправителя. В ЭТрН важно отразить не только физический адрес погрузки, но и юридическую роль лица, которое предъявляет груз к перевозке по договору. Если карьер должен подписывать документы от вашего имени, оформите доверенность или согласуйте порядок электронного подписания заранее.

5. Сценарий второй: вы покупаете материал у перевозчика, который сам закупает его на карьере

Теперь рассмотрим другой вариант из вопроса: перевозчик сам покупает материал, а вы покупаете у него уже материал с доставкой. Здесь нужно внимательно посмотреть на договор.

Возможны две модели.

Модель 1: перевозчик фактически является поставщиком. Он продает вам песок или щебень и доставляет его до указанного адреса. Тогда он отвечает за закупку материала, логистику и передачу товара. Для вас основными документами будут договор поставки, УПД от поставщика, документы качества и подтверждение доставки. Если поставщик доставляет собственный товар собственным транспортом и не заключает с вами отдельный договор перевозки, ЭТрН по вашей стороне может не оформляться. Но если в его цепочке есть привлеченный перевозчик, обязанность по ЭТрН возникает у него в его логистической цепочке.

Модель 2: перевозчик продает вам не только материал, но и отдельно оказывает перевозку. Если в договоре или счете отдельно выделена транспортная услуга, указаны тарифы за рейс, тонно-километры или часы работы транспорта, а перевозчик принимает на себя обязанность доставить груз как перевозчик, оформляйте ЭТрН. В этом случае не спасает название договора «поставка», если фактически есть отдельная перевозка.

Чтобы оптимизировать документооборот, выберите одну понятную модель и закрепите ее в договоре:

1. если контрагент продает материал с доставкой как поставщик, оформляйте поставку и требуйте от него полный комплект документов поставщика;
2. если контрагент оказывает перевозку вашего материала, оформляйте договор перевозки, электронную заявку и ЭТрН;
3. если контрагент организует перевозку через третьих лиц, проверьте, не является ли он экспедитором, и требуйте экспедиторские документы.

Не смешивайте в одном счете непонятные формулировки вроде «щебень с доставкой транспортные услуги наличными». Разделите предмет договора: товар, доставка, перевозка, экспедиция, погрузка, простой, дополнительные услуги. Это поможет правильно настроить ЭТрН и бухгалтерские документы.

6. Сценарий третий: вы организуете вывоз грунта или строительного мусора

Проанализируем отдельную ситуацию. Вывоз грунта и строительного мусора отличается от поставки песка или щебня. Здесь клиент часто не покупает у вас товар, а поручает вывезти груз с объекта. Если вы нанимаете перевозчика, то ваша услуга ближе к организации перевозки или транспортной экспедиции.

Оформляйте такую работу особенно аккуратно:

1. Определите, что является грузом: грунт, строительный мусор, отходы, бой бетона, асфальтовая крошка, смешанные строительные отходы.
2. Проверьте, относится ли груз к отходам и какой у него класс опасности. Для отходов I–IV классов опасности могут потребоваться специальные разрешения, лицензии и документы по экологическому законодательству.
3. Заключите с клиентом договор оказания услуг или договор транспортной экспедиции. Если вы организуете перевозку и привлекаете перевозчиков, экспедиционная модель часто будет более корректной.
4. Получите от клиента информацию о свойствах груза, месте погрузки, условиях подъезда, режиме объекта, необходимости пропусков, требованиях к месту выгрузки или полигону.
5. Оформите электронное поручение экспедитору, если работаете как экспедитор.
6. Оформите ЭТрН на перевозку от объекта клиента до места выгрузки, переработки, утилизации или размещения.
7. После выполнения рейса соберите подтверждения: ЭТрН, акт оказанных услуг, документы полигона или принимающей площадки, талоны, весовые документы, фотофиксацию при необходимости, но не заменяйте ими ЭТрН.

Если груз принадлежит клиенту, а вы только организуете его вывоз, в ЭТрН грузоотправителем может быть клиент или экспедитор в зависимости от того, кто заключает договор перевозки и принимает груз во владение. Разберем это так: если клиент сам заключает договор с перевозчиком, а вы только консультируете, вы не являетесь стороной перевозки. Если договор с перевозчиком заключаете вы, то вы становитесь активным участником перевозочного документооборота.

7. Когда вы становитесь экспедитором и что меняется с 2026 года

Рассмотрим подробнее экспедиторскую часть. Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ внес изменения в регулирование транспортно-экспедиционной деятельности. Для компаний, которые организуют перевозки чужих грузов, это не формальность.

С 2026 года для экспедиторов важны следующие обязанности:

1. проверяйте, нужно ли вам быть в реестре уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности на платформе «ГосЛог»;
2. если вы осуществляете транспортно-экспедиционную деятельность, подайте уведомление и проверьте, что сведения о компании внесены в реестр;
3. используйте электронные экспедиторские документы с 1 сентября 2026 года;
4. храните сведения о договорах, сторонах, привлеченных лицах, свойствах грузов, фактах погрузки, выгрузки, передачи, маршрутах и видах транспорта в течение установленного срока;
5. получайте от клиента информацию о грузе и условиях перевозки до начала исполнения поручения;
6. не приступайте к исполнению, если клиент не предоставил необходимые сведения о грузе, условиях перевозки и документах;
7. проверяйте ограничения по грузам, которые изъяты из оборота, ограничены в обороте или требуют специальных условий перевозки.

Для экспедиторской модели с 1 сентября 2026 года ФНС утвердила электронные форматы трех ключевых документов:

1. электронное поручение экспедитору;
2. электронная экспедиторская расписка;
3. электронная складская расписка.

Разберем назначение этих документов. Поручение экспедитору фиксирует, какие действия клиент поручает выполнить: организовать перевозку, подобрать перевозчика, обеспечить погрузку, доставку, оформление документов, сдачу груза. Экспедиторская расписка подтверждает, что экспедитор принял груз. Складская расписка нужна, если груз принимается на складское хранение.

Если вы не принимаете груз во владение, а только организуете перевозку, комплект документов будет отличаться от ситуации, когда вы реально принимаете груз, храните его или распоряжаетесь им при перевозке. Поэтому не копируйте один шаблон на все сделки. Разделите сценарии.

8. Как подписывается ЭТрН: разберем титулы

Посмотрим на логику ЭТрН. Электронная транспортная накладная состоит из титулов, которые подписывают разные участники перевозки.

1. Титул 1 — оформление. Его формирует грузоотправитель. Здесь указываются сведения о сторонах, договоре, грузе, водителе, транспортном средстве, месте погрузки, месте выгрузки и сопроводительных документах.
2. Титул 2 — погрузка и прием груза перевозчиком. Его заполняет перевозчик. Он подтверждает прием груза к перевозке или указывает замечания.
3. Титул 3 — приемка груза грузополучателем. Его заполняет грузополучатель. Он подтверждает получение груза, фиксирует фактическое состояние, массу, объем или отказ от приемки.
4. Титул 4 — сдача груза перевозчиком. Его заполняет перевозчик после передачи груза грузополучателю.
5. Титулы 5 и 6 — стоимость перевозки. Они применяются, если нужно отразить изменение или подтверждение стоимости перевозки.
6. Титул 7 — переадресовка. Он нужен, если меняется грузополучатель или адрес доставки.
7. Титул 8 — замена водителя или транспортного средства. Он используется при изменении данных водителя или автомобиля.

Для перевозки нерудных материалов особенно внимательно заполняйте сведения о грузе. Указывайте точное наименование, фракцию щебня, вид песка, массу, объем, способ перевозки «навалом», номер весового талона, номер заявки объекта, адрес карьера и адрес строительной площадки. Для асфальтобетонной смеси дополнительно фиксируйте условия перевозки, если они важны для качества и приемки.

9. Что делать, если грузополучатель не хочет работать по ЭДО

Разберем один из самых частых практических вопросов. Если грузополучатель — юридическое лицо или ИП и перевозка попадает под обязательный транспортный ЭДО, его отказ подключаться к ЭДО не отменяет обязанность оформить ЭТрН. Грузополучатель должен подписать свой титул приемки.

Действуйте по шагам:

1. Заранее включите в договор поставки условие, что клиент обязан обеспечить возможность подписания электронных перевозочных документов.
2. Пропишите, кто именно на стороне клиента подписывает приемку: руководитель, кладовщик, начальник участка, прораб, снабженец или иное уполномоченное лицо.
3. Потребуйте от клиента данные для ЭДО: ИНН, КПП, оператора ЭДО, идентификатор участника, контакт ответственного сотрудника.
4. Согласуйте срок подписания титула 3. Например, в день приемки груза или не позднее следующего рабочего дня.
5. Пропишите последствия отказа от подписания: простой транспорта, задержка закрывающих документов, невозможность отгрузки следующих партий, возмещение расходов.
6. Перед стартом регулярных поставок проведите тестовую перевозку с ЭТрН, чтобы выявить проблемы до массовых рейсов.

Если клиент говорит: «Мы ЭДО не используем и подписывать ничего не будем», рассмотрим варианты. До 1 сентября 2026 года можно еще работать по бумажным документам, если стороны не перешли на ЭТрН добровольно. После 1 сентября 2026 года такая позиция клиента создает риск для всей цепочки. В договоре поставки нужно прямо указать, что отказ от подписания ЭТрН является нарушением порядка приемки груза.

Если грузополучатель — физическое лицо, ситуация отличается. Для физических лиц законодательство допускает более простые способы подписания электронных перевозочных документов, а для перевозок клиенту-физлицу для личных, семейных, домашних и иных непредпринимательских нужд может быть предусмотрено бумажное исключение. Но если физическое лицо фактически действует как предприниматель или покупает материал для коммерческого объекта, не применяйте бытовое исключение автоматически.

10. Как работать с перевозчиком, который хочет оплату наличными

Проанализируем ситуацию с наличными расчетами. Наличная оплата перевозчику не отменяет обязанность оформить ЭТрН. Документооборот по перевозке и способ оплаты — разные вопросы.

Если перевозчик — юридическое лицо или ИП, учитывайте лимит наличных расчетов между организациями и ИП: 100 000 рублей по одному договору. Нельзя разбивать один договор на несколько платежей или дополнительных соглашений только для обхода лимита. Если рейсов много, безопаснее переходите на безналичную оплату.

При оплате наличными оформляйте:

1. договор с перевозчиком или заявку к рамочному договору;
2. ЭТрН по рейсу;
3. акт оказанных транспортных услуг;
4. кассовый чек от перевозчика, если он обязан применять ККТ при приеме наличных;
5. расходный кассовый ордер или авансовый отчет у вашей организации;
6. доверенность или иной документ, подтверждающий право водителя получить деньги за перевозчика, если деньги передаются водителю.

Не платите наличными «водителю на руки» без документов. Такая оплата плохо подтверждает расходы, создает налоговые риски и не помогает закрыть перевозку в ЭТрН. Если перевозчик не готов работать легально, подключаться к ЭПД, выдавать документы и подтверждать полномочия водителя, лучше заменить перевозчика.

Если перевозчик работает как физическое лицо без статуса ИП или самозанятого и системно оказывает услуги перевозки, это отдельный риск. Для регулярных коммерческих перевозок нерудных материалов работайте с юридическими лицами или ИП, которые могут подписывать документы, подтверждать полномочия, предоставлять данные транспорта и водителей, а также соблюдать требования к перевозке грузов.

11. Как оформить договоры, чтобы не спорить с ЭТрН в каждой заявке

Рассмотрим практическое решение. Вам нужно привести договорную базу к нескольким типовым моделям. Не используйте один универсальный договор для поставки щебня, вывоза грунта, перевозки и экспедиции. Это создает путаницу в ЭТрН.

Подготовьте минимум четыре шаблона:

1. Договор поставки материала клиенту. Используйте для продажи песка, щебня, асфальта и других материалов. Пропишите условия доставки, момент перехода права собственности, порядок приемки по весу и объему, документы качества, обязанность клиента подписывать ЭТрН, если доставка идет наемным перевозчиком.
2. Договор перевозки или договор об организации перевозок с перевозчиком. Используйте для работы с самосвалами и транспортными компаниями. Пропишите электронные заявки, ЭТрН, обязанности по титулу 2 и титулу 4, замену водителя или ТС, ответственность за простой, недовоз, пересортицу, отказ от рейса.
3. Договор транспортной экспедиции с клиентом. Используйте, когда клиент поручает вам организовать перевозку, вывоз грунта, строительного мусора или иного груза, а материал не является вашим товаром. Пропишите поручение экспедитору, экспедиторскую расписку, порядок предоставления информации о грузе, ответственность клиента за недостоверные сведения.
4. Договор поставки с карьером или поставщиком-перевозчиком. Используйте для закупки материала. Пропишите документы качества, весовые документы, порядок отгрузки, возможность прямой доставки конечному грузополучателю и порядок передачи сведений для ЭТрН.

В каждый договор добавьте блок об электронных документах:

1. стороны признают юридическую силу электронных перевозочных документов;
2. обмен идет через оператора ИС ЭПД;
3. стороны обязаны иметь КЭП или обеспечить подписание уполномоченными лицами;
4. сотрудники подписывают документы по МЧД, если это требуется;
5. отказ от подписания без мотивированных замечаний считается нарушением договора;
6. бумажные документы применяются только в случаях, разрешенных законодательством.

12. Как подготовить 1С к работе с ЭТрН

Теперь посмотрим на учетную систему. Если вы работаете в 1С, используйте сервисы 1С-ЭДО и 1С-ЭПД. Сервис 1С-ЭПД предназначен для обмена электронными перевозочными документами и поддерживает электронную транспортную накладную, электронный заказ или заявку, электронный путевой лист, электронный договор фрахтования, электронный заказ-наряд и электронную сопроводительную ведомость.

Разберем настройку по шагам:

1. Подключите организацию к 1С-ЭДО и 1С-ЭПД через оператора ИС ЭПД.
2. Проверьте карточку вашей организации в 1С: ИНН, КПП, юридический адрес, фактические адреса, ответственные лица.
3. Проверьте Справочник.Контрагенты: карьеры, перевозчики, клиенты, полигоны, склады, грузополучатели.
4. Заполните сведения по перевозчикам: ИНН, КПП, контакт, оператор ЭДО, данные договора, данные транспортных средств и водителей, если они ведутся в вашей конфигурации.
5. Проверьте Справочник.Номенклатура: песок, щебень по фракциям, асфальт, грунт, строительный мусор. Укажите единицы измерения, весовые характеристики и понятные наименования для документов.
6. Настройте электронные подписи руководителя и сотрудников. Для сотрудников оформите МЧД, если они подписывают документы от имени организации.
7. Создайте внутренний порядок: кто формирует ЭТрН, кто проверяет данные груза, кто отправляет документ, кто контролирует подписание титулов, кто закрывает рейс в бухгалтерии.

В работе используйте журнал Электронные перевозочные документы. В нем создавайте Электронная транспортная накладная и Электронный заказ (заявка). Если сначала создается электронная заявка перевозчику, затем на ее основании формируйте ЭТрН, чтобы не вводить повторно адреса, груз, перевозчика и дату рейса.

Для регулярных поставок с карьеров настройте дополнительные реквизиты. В 1С-ЭПД полезно использовать настройки дополнительных реквизитов для таких данных, как номер заявки клиента, номер объекта, номер весового талона, карьер, фракция материала, внутренний номер рейса, номер самосвала, ФИО прораба на приемке.

Если рейсов много, используйте групповую обработку и контроль статусов. Отдельно контролируйте документы со статусами «не отправлено», «ожидает подписи перевозчика», «ожидает подписи грузополучателя», «есть замечания», «отказ от приемки». Это поможет бухгалтерии не ждать бумажные оригиналы и быстрее закрывать реализацию и транспортные расходы.

13. Как выстроить процесс от заявки клиента до закрывающих документов

Рассмотрим рабочий алгоритм, который можно внедрить в компании.

1. Получите заявку клиента: материал, объем, адрес объекта, дата и время поставки, контакт принимающего лица, требования к машине, режим въезда, необходимость пропуска.
2. Проверьте, кто будет грузополучателем: сам клиент, генподрядчик, подрядчик на объекте, склад или физическое лицо.
3. Зарезервируйте материал на карьере и получите условия отгрузки.
4. Назначьте перевозчика и получите данные автомобиля, прицепа, водителя, телефона водителя.
5. Создайте электронную заявку перевозчику.
6. Создайте ЭТрН, заполните титул 1 и отправьте перевозчику.
7. Перевозчик подтверждает прием груза и подписывает титул 2.
8. Грузополучатель принимает материал и подписывает титул 3.
9. Перевозчик завершает сдачу груза и подписывает титул 4.
10. Бухгалтерия сопоставляет ЭТрН с УПД реализации, поступлением от карьера, актом перевозчика и оплатой.
11. При расхождениях по весу, объему или качеству оформите корректировку, претензию или акт расхождений в порядке, предусмотренном договором.

Такой процесс особенно важен для нерудных материалов, потому что споры часто возникают по массе, влажности песка, фракции щебня, недовозу, простою на объекте и отказу от приемки. ЭТрН фиксирует логистическую часть, но не заменяет коммерческие условия поставки и документы качества.

14. Как работать с физическими лицами

Разберем отдельно заказы от частных лиц. Если физическое лицо покупает песок или щебень для личных нужд, например для дачи, участка, ремонта или частного строительства, возможен упрощенный подход, если финальные исключения Минтранса разрешат бумажные документы для таких перевозок. Но до утверждения и применения исключения не стройте всю модель только на предположении.

Для физического лица оформляйте:

1. договор, заказ или счет на материал и доставку;
2. кассовый чек, если оплата принимается от физического лица;
3. документ передачи материала;
4. транспортные документы по правилам, действующим на дату перевозки;
5. согласие или порядок электронного взаимодействия, если перевозка оформляется через ЭТрН.

Если физическое лицо покупает материал фактически для предпринимательской деятельности, например для перепродажи или коммерческого объекта, не применяйте бытовое исключение без анализа. Ориентируйтесь на реальный характер сделки.

15. Что нужно сделать уже сейчас

Составим практический план подготовки.

1. Разделите все сделки за последние месяцы по типам: поставка с вашей доставкой, поставка поставщика с доставкой, перевозка, экспедиция, вывоз грунта, вывоз строительного мусора.
2. Определите, где вы являетесь грузоотправителем, где экспедитором, где только покупателем материала, а где продавцом с доставкой.
3. Проверьте договоры с клиентами и перевозчиками. Добавьте условия об ЭТрН, ЭДО, МЧД, подписании титулов и ответственности за отказ от подписания.
4. Подключите оператора ИС ЭПД. Если работаете в 1С, рассмотрите 1С-ЭПД как встроенный вариант работы с перевозочными документами.
5. Получите КЭП для руководителя и настройте подписи сотрудников.
6. Оформите МЧД на логистов, бухгалтеров, диспетчеров, сотрудников склада или иных лиц, которые будут подписывать документы.
7. Соберите данные ключевых перевозчиков: ИНН, оператор ЭДО, контакты, водители, транспорт, готовность подписывать ЭТрН.
8. Соберите данные ключевых клиентов-грузополучателей: оператор ЭДО, ответственные за приемку, порядок подписания титула 3.
9. Проведите тестовые рейсы до обязательной даты, чтобы проверить, как подписываются титулы и где возникают задержки.
10. Откажитесь от перевозчиков, которые не готовы работать с ЭПД, не дают документы, требуют только наличные и не подтверждают полномочия водителей.

Оптимальная модель для вашей деятельности: оставьте договор поставки для продажи материалов, используйте отдельный договор перевозки с перевозчиками, а для вывоза грунта и строительного мусора подготовьте отдельную экспедиционную или сервисную модель. Так вы не будете каждый раз заново решать, кто должен создавать ЭТрН и кто подписывает титулы.

16. Итоговое решение для компании по снабжению объектом песком, щебнем и асфальтом

Сформулируем итог. Если вы покупаете материал на карьере, нанимаете перевозчика и доставляете материал клиенту, оформляйте ЭТрН. В большинстве таких рейсов ваша организация будет грузоотправителем, перевозчик подпишет прием и сдачу груза, а клиент подпишет приемку как грузополучатель.

Если вы покупаете материал у контрагента, который сам продает его с доставкой, проверьте, является ли он поставщиком или перевозчиком. Если это поставка с доставкой собственным транспортом поставщика, ЭТрН по вашей стороне может не возникнуть. Если отдельно есть перевозка вашего груза, оформляйте ЭТрН.

Если вы организуете вывоз грунта или строительного мусора, проверьте признаки транспортной экспедиции. При экспедиционной модели оформляйте договор транспортной экспедиции, электронное поручение экспедитору, при необходимости экспедиторскую расписку, а также ЭТрН на перевозку.

Если грузополучатель не хочет ЭДО, заранее меняйте договоры и порядок приемки. После 1 сентября 2026 года отказ юридического лица или ИП от ЭДО не должен блокировать вашу обязанность оформить электронные перевозочные документы.

Если перевозчик работает за наличные, соблюдайте лимит наличных расчетов, требуйте чек и закрывающие документы. Наличная оплата не заменяет ЭТрН и не освобождает от электронного документооборота.

Настройте 1С, подключите 1С-ЭПД или другой сервис оператора ИС ЭПД, заведите контрагентов, номенклатуру, электронные подписи, МЧД и ответственных сотрудников. После этого начните тестировать реальные маршруты: карьер — объект клиента, объект клиента — полигон, карьер — склад, поставщик — клиент.

Главная задача — не просто «сделать ЭТрН», а описать юридическую схему каждой сделки. Когда роли определены правильно, электронная транспортная накладная становится обычным рабочим документом: логист создает, перевозчик подтверждает, грузополучатель принимает, бухгалтерия закрывает рейс без ожидания бумажных оригиналов.

Информация носит справочный характер