Что должен сделать бухгалтер, когда работник подал заявление на отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет?

← На главную

Рассмотрим ситуацию пошагово. Работник подал заявление на отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет, и бухгалтеру нужно понять, какие документы запросить, какой приказ оформить, что передать в СФР, как отразить отпуск в 1С и какие выплаты начислять. На практике важно разделить два понятия: отпуск по уходу за ребенком предоставляется до достижения ребенком возраста 3 лет, а ежемесячное пособие выплачивается только до достижения ребенком возраста 1,5 лет.

Разберем порядок действий так, как его удобно применять в работе бухгалтерии и кадровой службы. Если в организации кадровый учет ведет отдельный кадровик, часть действий выполняет он. Но бухгалтеру все равно нужно проверить документы, передать сведения для пособия, правильно отразить отсутствие в расчетной программе и контролировать взаимодействие с СФР.

Сначала определим, кто имеет право на отпуск

Отпуск по уходу за ребенком может оформить не только мать ребенка. По правилам трудового законодательства отпуск может быть предоставлен матери, отцу, бабушке, дедушке, другому родственнику или опекуну, который фактически осуществляет уход за ребенком.

Поэтому не отказывайте работнику только потому, что он не является матерью ребенка. Если отец, бабушка или другой родственник работает в организации и подает заявление на отпуск по уходу, разберем документы и оформим отпуск в общем порядке.

Важный момент: отпуск по уходу можно использовать полностью или частями. Например, сначала отпуск оформляет мать, потом она выходит на работу, а отпуск оформляет отец. Также работник может прервать отпуск и затем снова его оформить, если ребенок еще не достиг 3 лет.

Разделим отпуск до 3 лет и пособие до 1,5 лет

Проанализируем частую ошибку в формулировках. Работники часто говорят: «хочу отпуск до 1,5 лет». Но по ТК РФ отпуск по уходу предоставляется до достижения ребенком возраста 3 лет. Просто ежемесячное пособие по обязательному социальному страхованию выплачивается до 1,5 лет.

Поэтому при оформлении заявления лучше сразу уточнить, что именно хочет работник:

  1. оформить отпуск по уходу до достижения ребенком возраста 1,5 лет;

  2. оформить отпуск по уходу сразу до достижения ребенком возраста 3 лет;

  3. оформить отпуск до 3 лет, но пособие получать только до 1,5 лет;

  4. оформить отпуск на определенный период, например с конкретной даты до конкретной даты.

На практике удобнее оформлять отпуск по уходу до 3 лет, а пособие назначать до 1,5 лет. Но если работник в заявлении просит отпуск только до 1,5 лет, работодатель должен оформить отпуск на указанный период. После этого работник вправе подать новое заявление на продолжение отпуска до 3 лет.

Шаг 1. Примите заявление от работника

Начнем с заявления. Работник должен подать письменное заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком. В заявлении указывают:

  1. ФИО работника;

  2. должность и подразделение;

  3. просьбу предоставить отпуск по уходу за ребенком;

  4. ФИО ребенка;

  5. дату рождения ребенка;

  6. дату начала отпуска;

  7. дату окончания отпуска, если работник хочет указать конкретный период;

  8. просьбу назначить ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет;

  9. дату заявления и подпись работника.

Рассмотрим подробнее дату начала отпуска. Она не может совпадать с периодом отпуска по беременности и родам, если отпуск оформляет мать и больничный по беременности и родам еще не закончился. Обычно отпуск по уходу начинается со следующего дня после окончания отпуска по беременности и родам. Если отпуск оформляет отец или другой родственник, дату начала определяем по заявлению и фактической ситуации.

Пример формулировки заявления:

«Прошу предоставить мне отпуск по уходу за ребенком, Ивановым Иваном Ивановичем, 15.03.2026 года рождения, с 01.06.2026 до достижения им возраста трех лет. Прошу назначить ежемесячное пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет».

Если работник просит отпуск только до 1,5 лет, формулировка может быть такой:

«Прошу предоставить мне отпуск по уходу за ребенком с 01.06.2026 до достижения ребенком возраста полутора лет. Прошу назначить ежемесячное пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет».

Шаг 2. Запросите документы для оформления отпуска и пособия

Теперь разберем комплект документов. Для кадрового оформления отпуска и назначения пособия обычно нужны:

  1. заявление работника о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;

  2. заявление о назначении ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет;

  3. свидетельство о рождении ребенка или сведения о рождении ребенка;

  4. документы о рождении предыдущих детей, если это влияет на расчет и проверку пособия;

  5. сведения о застрахованном лице, если они ранее не подавались или изменились;

  6. заявление о замене лет расчетного периода, если работник имеет право и хочет заменить годы;

  7. справка или сведения о том, что второй родитель не получает пособие, если такие сведения нужны в конкретной ситуации;

  8. документы, подтверждающие право другого родственника на отпуск, если отпуск оформляет не мать и не отец;

  9. реквизиты для перечисления пособия, если они не были переданы ранее в составе сведений о застрахованном лице.

Посмотрим на практическую сторону. Сейчас пособие выплачивает СФР, а работодатель передает необходимые сведения. Поэтому бухгалтеру важно не только собрать документы в личное дело, но и корректно направить сведения в фонд через электронный документооборот.

Важно: пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет назначается в заявительном порядке. В отличие от некоторых проактивных пособий, здесь заявление работника остается ключевым документом.

Шаг 3. Проверьте, не получает ли пособие другой человек

Разберем важное условие. Отпуск по уходу за ребенком могут оформить разные родственники, но ежемесячное пособие по уходу за одним ребенком получает только одно лицо. Поэтому бухгалтеру нужно проверить, кто фактически будет получать пособие.

Если отпуск оформляет мать, обычно дополнительно проверяют сведения о том, что отец пособие не получает. Если отпуск оформляет отец, бабушка или другой родственник, нужно особенно внимательно подтвердить, что пособие не назначено другому лицу.

В большинстве случаев СФР проверяет сведения по своим информационным системам. Но работодатель все равно должен получить от работника заявление и передать корректные сведения. Если в документах есть противоречия, лучше запросите у работника уточнение до отправки данных в фонд.

Шаг 4. Проверьте расчетный период и заявление о замене лет

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком рассчитывается исходя из среднего заработка. В общем случае расчетный период — два календарных года, предшествующих году начала отпуска по уходу.

Например, если отпуск по уходу начинается в 2026 году, расчетным периодом обычно будут 2024 и 2025 годы. Если в этих годах работник был в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком, он может попросить заменить один или оба года расчетного периода на предшествующие годы, если такая замена увеличит размер пособия.

Поэтому бухгалтеру нужно:

  1. определить год начала отпуска по уходу;

  2. проверить расчетные годы;

  3. выяснить, были ли в расчетном периоде отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу;

  4. предложить работнику подать заявление о замене лет, если есть право и замена может быть выгодна;

  5. передать сведения о заработке и исключаемых периодах в СФР.

Важно: работодатель не должен самовольно заменять годы без заявления работника. Если замена лет нужна, оформите отдельное заявление.

Шаг 5. Издайте приказ о предоставлении отпуска

После получения заявления и документов оформите приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком. Можно использовать унифицированную форму или собственную форму организации, если она утверждена в учетной политике или локальном нормативном акте.

В приказе укажите:

  1. наименование организации;

  2. номер и дату приказа;

  3. ФИО работника;

  4. табельный номер;

  5. должность и подразделение;

  6. вид отпуска — отпуск по уходу за ребенком;

  7. дату начала отпуска;

  8. дату окончания отпуска;

  9. основание — заявление работника и документы о рождении ребенка;

  10. подпись руководителя;

  11. ознакомление работника с приказом.

Если работник просит отпуск до 3 лет, датой окончания будет день, когда ребенку исполняется 3 года, либо день накануне выхода на работу в зависимости от принятой в организации практики оформления. Если работник просит отпуск до 1,5 лет, оформите окончание по его заявлению, но разъясните, что для продолжения отпуска до 3 лет нужно будет подать новое заявление.

Шаг 6. Отразите отпуск в табеле учета рабочего времени

Далее посмотрим на табель. Период отпуска по уходу за ребенком нужно отражать специальным кодом. В унифицированной практике обычно используют буквенный код ОЖ или цифровой код 15. Если организация применяет собственные коды, используйте код, установленный локальным порядком табельного учета.

С даты начала отпуска работнику не начисляйте заработную плату за дни отпуска по уходу, если он полностью освобожден от работы. Если работник во время отпуска выходит на работу, работает дистанционно, на дому или возвращается к обычному графику, отражение в табеле зависит от фактического режима работы и кадровых документов.

С 2024 года пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет сохраняется даже при выходе работника на работу до достижения ребенком 1,5 лет. Поэтому если работник прерывает отпуск и выходит на полный рабочий день, само по себе это не означает автоматическую потерю пособия. Но кадровые документы и сведения для СФР нужно оформить корректно.

Шаг 7. Передайте сведения в СФР для назначения пособия

Теперь разберем действия бухгалтера по пособию. Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет выплачивает СФР. Работодатель пособие обычно не выплачивает за свой счет, а передает фонду сведения, необходимые для назначения и выплаты.

После получения заявления и документов направьте в СФР сведения через систему электронного документооборота. В зависимости от используемой программы это может быть рабочее место по пособиям, СЭДО СФР, 1С-Отчетность или другой оператор.

В состав сведений обычно входят:

  1. данные работника;

  2. СНИЛС работника;

  3. данные ребенка;

  4. дата рождения ребенка;

  5. дата начала отпуска по уходу;

  6. период, за который назначается пособие;

  7. сведения о заработке за расчетный период;

  8. исключаемые периоды;

  9. сведения о замене лет, если есть заявление;

  10. реквизиты для выплаты пособия;

  11. подтверждение, что пособие назначается данному работнику.

Если СФР направит входящий запрос, ответьте на него в установленный срок. Не оставляйте запрос без ответа, даже если сведения уже направлялись: проверьте, что фонд просит уточнить, и отправьте корректный ответ.

Шаг 8. Проверьте, нужно ли сдавать ЕФС-1

Рассмотрим отчетность. Ранее работодатели подавали в СФР сведения, связанные с назначением выплат по обязательному социальному страхованию, через отдельные разделы ЕФС-1. С 2026 года порядок изменился: из формы ЕФС-1 исключили тип сведений «Назначение выплат по ОСС». Поэтому сам факт ухода работника в отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком больше не требует подачи ЕФС-1 именно для назначения пособия.

Но это не означает, что бухгалтер вообще ничего не передает в СФР. Для пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет сведения передаются через механизм назначения пособия и СЭДО. То есть ЕФС-1 для самого факта назначения пособия не подаем, но сведения для выплаты пособия в СФР передаем.

Отдельно проверьте кадровые мероприятия. Сам отпуск по уходу не является приемом, увольнением или переводом на другую постоянную работу. Поэтому подраздел ЕФС-1 по кадровым мероприятиям обычно не подается только из-за оформления отпуска. Но если одновременно оформляется перевод, увольнение, прием совместителя или другое кадровое событие, по нему отчетность сдаем по общим правилам.

Шаг 9. Отразите отпуск в 1С

Теперь посмотрим, как оформить ситуацию в 1С. Конкретный путь зависит от конфигурации, но чаще всего отпуск по уходу ведут в 1С:Зарплата и управление персоналом. В упрощенном зарплатном учете в 1С:Бухгалтерия предприятия возможностей может быть меньше, поэтому для полноценного кадрового и пособийного учета удобнее использовать 1С:ЗУП.

В 1С:ЗУП используйте документ Отпуск по уходу за ребенком. Обычно его создают в разделе Кадры или Зарплата через рабочее место Отпуска по уходу и возвраты из отпуска.

Разберем общий порядок в 1С:

  1. Откройте раздел Кадры или Зарплата.

  2. Перейдите в Отпуска по уходу и возвраты из отпуска.

  3. Создайте новый документ Отпуск по уходу за ребенком.

  4. Выберите сотрудника.

  5. Укажите дату начала отпуска.

  6. Укажите дату окончания отпуска.

  7. Заполните сведения о ребенке.

  8. Проверьте флаг или раздел, связанный с назначением пособия до 1,5 лет.

  9. Проверьте расчетный период и заработок.

  10. Укажите замену лет, если работник подал заявление.

  11. Проведите документ.

  12. Сформируйте необходимые сведения для СФР через рабочее место пособий или СЭДО.

Если пособие выплачивает СФР напрямую, в 1С пособие может отражаться информационно или с нулевым результатом в начислении зарплаты, в зависимости от настроек программы и версии. Не начисляйте пособие как обычную выплату за счет работодателя, если в вашей ситуации оно должно выплачиваться фондом.

Какие объекты 1С помогут бухгалтеру

Рассмотрим основные объекты 1С, которые помогут оформить отпуск и проконтролировать расчет:

  1. Сотрудники — проверьте личные данные работника, СНИЛС, дату приема, подразделение и должность.

  2. Физические лица — проверьте паспортные данные, дату рождения, СНИЛС, контактные сведения.

  3. Сведения о застрахованных лицах — используйте для передачи или проверки реквизитов, необходимых СФР.

  4. Отпуск по уходу за ребенком — основной документ для регистрации периода отпуска.

  5. Отпуска по уходу и возвраты из отпуска — рабочее место для оформления отпусков и досрочных выходов.

  6. Начисление зарплаты и взносов — используйте для проверки, что за период отпуска не начисляется обычная зарплата, если работник не работает.

  7. Табель — применяйте для контроля отражения отсутствия.

  8. Ответы на запросы СФР — используйте для обработки входящих запросов фонда.

  9. Исходящие сообщения о страховом случае СФР — применяйте, если в вашей версии 1С сведения по пособию отправляются через этот механизм.

  10. Реестр прямых выплат ФСС или аналогичный механизм — используйте только если он сохранен в вашей конфигурации для совместимости, но ориентируйтесь на актуальный порядок СФР.

Названия документов и рабочих мест могут немного отличаться в разных релизах 1С. Перед оформлением проверьте, что программа обновлена, потому что порядок взаимодействия с СФР и формы сведений регулярно меняются.

Как оформить отпуск, если работник выходит на работу до 1,5 лет

Разберем современное правило. С 2024 года работник может выйти из отпуска по уходу за ребенком на работу до достижения ребенком 1,5 лет и сохранить право на ежемесячное пособие. Это может быть выход на полный рабочий день, неполное рабочее время, дистанционная работа, работа на дому или работа у другого работодателя.

Если работник подал заявление о досрочном выходе из отпуска, оформите кадровый документ о прекращении отпуска или возврате из отпуска. В 1С используйте документ Возврат из отпуска по уходу или соответствующее рабочее место Отпуска по уходу и возвраты из отпуска.

Порядок действий такой:

  1. получите заявление работника о досрочном выходе;

  2. оформите приказ о досрочном выходе из отпуска;

  3. отразите возврат в 1С;

  4. проверьте график работы и условия труда;

  5. начисляйте зарплату за фактически отработанное время или по установленному окладу;

  6. при необходимости передайте сведения в СФР, если фонд запрашивает уточнение или если событие влияет на выплату.

Важно: не прекращайте пособие автоматически только из-за выхода на работу. По актуальным правилам право на пособие сохраняется до достижения ребенком 1,5 лет при соблюдении условий назначения.

Как оформить отпуск, если его берет отец или бабушка

Посмотрим на отдельный случай. Если отпуск оформляет отец, бабушка, дедушка или другой родственник, порядок в целом такой же: заявление, документы на ребенка, приказ, отражение в 1С, передача сведений в СФР.

Но дополнительно уделите внимание подтверждению того, что именно этот работник будет фактически осуществлять уход и именно ему должно назначаться пособие. СФР проверит, не получает ли пособие другое лицо. Если второй родитель работает, могут потребоваться сведения о неполучении пособия вторым родителем или иные подтверждения через межведомственные источники.

В заявлении работника лучше прямо указать: «фактически осуществляю уход за ребенком». Это особенно полезно, когда отпуск оформляет не мать ребенка.

Как оформить продолжение отпуска после 1,5 лет

Если работник сначала оформил отпуск только до 1,5 лет, а затем хочет остаться дома до 3 лет, попросите его подать новое заявление о продлении отпуска по уходу за ребенком до достижения ребенком возраста 3 лет.

Далее оформите приказ о продлении отпуска или новый приказ на отпуск по уходу. В 1С продлите период отсутствия документом Отпуск по уходу за ребенком или исправлением ранее введенного документа, в зависимости от методики вашей программы.

После 1,5 лет ежемесячное пособие по обязательному социальному страхованию уже не выплачивается. Но место работы за работником сохраняется до окончания отпуска по уходу.

Как проверить сроки обращения за пособием

Рассмотрим срок обращения. За назначением ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет нужно обратиться не позднее шести месяцев со дня достижения ребенком возраста 1,5 лет. Если работник подал заявление поздно, проверьте срок особенно внимательно.

Если срок не пропущен, пособие назначается за весь положенный период с даты предоставления отпуска по уходу. Если срок пропущен, возможны споры и отказ в назначении пособия, если нет уважительных причин. Поэтому бухгалтеру лучше не откладывать передачу сведений в СФР после получения заявления.

Как рассчитать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет

Хотя пособие выплачивает СФР, бухгалтеру нужно понимать расчет. Размер пособия обычно составляет 40% среднего заработка работника. При этом пособие ограничено минимальным и максимальным размером.

Для отпуска, начавшегося в 2026 году, ориентируйтесь на актуальные лимиты 2026 года. В расчет включается заработок за два календарных года, предшествующих году начала отпуска, с учетом предельной базы для страховых взносов. Из расчетного периода исключаются периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком и некоторые другие периоды, предусмотренные правилами расчета пособий.

Бухгалтеру нужно проверить:

  1. есть ли заработок за два расчетных года;

  2. есть ли справки о заработке от предыдущих работодателей, если работник трудился в другом месте;

  3. есть ли исключаемые периоды;

  4. нужно ли заявление о замене лет;

  5. не ниже ли пособие минимального размера;

  6. не выше ли пособие максимального размера;

  7. корректно ли переданы сведения в СФР.

Если расчет делает СФР, задача работодателя — передать достоверные сведения. Ошибка в заработке, периодах или реквизитах может привести к неправильной сумме пособия и последующим уточнениям.

Что делать, если СФР прислал запрос

Разберем практическую ситуацию. После отправки сведений СФР может направить запрос на уточнение данных. Например, фонд может запросить сведения о заработке, реквизиты, подтверждение периода отпуска, данные о ребенке или сведения о неполучении пособия другим лицом.

Действуйте так:

  1. откройте входящий запрос в системе электронного документооборота;

  2. проверьте, какие сведения запрашивает СФР;

  3. сверьте данные с заявлением работника, приказом и документами;

  4. исправьте ошибки в 1С, если они есть;

  5. сформируйте ответ на запрос СФР;

  6. отправьте ответ в установленный срок;

  7. сохраните подтверждение отправки.

Не отвечайте формально, если в запросе есть конкретное расхождение. Например, если фонд видит, что пособие уже назначено другому родителю, нужно сначала разобраться с работником, а затем направлять уточненные сведения.

Что делать с зарплатой и взносами во время отпуска

Если работник полностью находится в отпуске по уходу и не работает, зарплата за этот период не начисляется. Страховые взносы с пособия, которое выплачивает СФР, работодатель не начисляет. НДФЛ с пособия по уходу также не удерживается работодателем, поскольку он не является источником выплаты пособия.

Если работник выходит на работу во время отпуска или досрочно прекращает отпуск, начисляйте зарплату по фактически установленному режиму работы. В этом случае зарплата облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, а пособие до 1,5 лет при соблюдении условий продолжает выплачивать СФР.

Как оформить замещение работника на время отпуска

Поскольку за работником на период отпуска по уходу сохраняется место работы, организация может временно принять другого сотрудника или оформить временный перевод, совместительство либо совмещение.

Рассмотрим варианты:

  1. Срочный трудовой договор. Примите временного работника на период отсутствия основного работника. В договоре укажите, что он действует до выхода основного работника из отпуска по уходу.

  2. Временный перевод. Переведите другого сотрудника на должность отсутствующего работника по соглашению сторон.

  3. Совмещение должностей. Поручите обязанности другому работнику с доплатой.

  4. Расширение зоны обслуживания или увеличение объема работ. Используйте этот вариант, если обязанности можно распределить без отдельной должности.

Если принимаете временного сотрудника, по приему на работу сдайте кадровые сведения в составе ЕФС-1 по общим правилам. Когда основной работник выйдет из отпуска, срочный договор с временным сотрудником можно прекратить по основанию выхода основного работника.

Типичные ошибки бухгалтера и кадровика

Разберем ошибки, которые встречаются чаще всего.

  1. Оформляют отпуск только до 1,5 лет и забывают про отпуск до 3 лет. Помните: пособие до 1,5 лет, отпуск — до 3 лет.

  2. Не получают заявление о назначении пособия. Для пособия по уходу заявление работника обязательно.

  3. Не проверяют заявление о замене лет. Если работник был в декрете или отпуске по уходу в расчетном периоде, замена лет может увеличить пособие.

  4. Передают в СФР неполные сведения. Ошибки в СНИЛС, дате рождения ребенка, расчетном периоде или реквизитах задерживают выплату.

  5. Начисляют пособие за счет работодателя. В общем случае пособие выплачивает СФР, а работодатель передает сведения.

  6. Автоматически прекращают пособие при выходе работника на работу. По актуальным правилам пособие может сохраняться при выходе на работу до 1,5 лет.

  7. Не оформляют приказ. Одного заявления недостаточно: отпуск нужно закрепить кадровым приказом.

  8. Не отражают отсутствие в табеле. Период отпуска должен корректно попадать в табель и расчет зарплаты.

  9. Подают лишнюю ЕФС-1 для назначения пособия. В 2026 году используйте актуальный порядок: сведения для пособия передавайте через СФР, а не через старый тип «Назначение выплат по ОСС».

  10. Не контролируют запросы СФР. Если фонд запросил уточнение, несвоевременный ответ может задержать пособие работнику.

Пошаговый порядок действий бухгалтера

Соберем весь порядок в один практический алгоритм.

  1. Примите от работника заявление на отпуск по уходу за ребенком.

  2. Уточните, на какой срок работник просит отпуск: до 1,5 лет, до 3 лет или на другой период.

  3. Примите заявление о назначении ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет.

  4. Запросите свидетельство о рождении ребенка или сведения о рождении.

  5. Проверьте данные работника: ФИО, СНИЛС, паспортные данные, реквизиты для выплаты.

  6. Проверьте, не получает ли пособие другой родитель или другое лицо.

  7. Определите расчетный период для пособия.

  8. Проверьте, нужно ли заявление о замене лет.

  9. Оформите приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком.

  10. Ознакомьте работника с приказом.

  11. Зарегистрируйте отпуск в 1С документом Отпуск по уходу за ребенком.

  12. Проверьте табель учета рабочего времени.

  13. Передайте сведения в СФР для назначения пособия.

  14. Проконтролируйте прием сведений фондом.

  15. Ответьте на запрос СФР, если он поступит.

  16. Проверьте начисление зарплаты: за период полного отпуска зарплата не начисляется.

  17. Сохраните заявление, приказ, документы и подтверждения отправки сведений в личном деле или электронном архиве.

Пример комплекта документов в личном деле

Посмотрим, как может выглядеть итоговый комплект документов по работнику:

  1. заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;

  2. заявление о назначении ежемесячного пособия;

  3. копия свидетельства о рождении ребенка или сведения о рождении;

  4. копии документов о рождении предыдущих детей, если применимо;

  5. заявление о замене лет, если оно подавалось;

  6. сведения о застрахованном лице;

  7. приказ о предоставлении отпуска;

  8. подтверждение отправки сведений в СФР;

  9. ответы на запросы СФР, если они были;

  10. заявление и приказ о досрочном выходе, если работник вышел до окончания отпуска.

Как действовать, если работник принес заявление задним числом

Иногда работник приносит заявление позже фактической даты начала ухода за ребенком. Разберем такую ситуацию аккуратно. Если работник фактически не работал и стороны понимают, что он находился в отпуске по уходу, оформите документы с реальной даты начала отпуска, если это подтверждается обстоятельствами и не нарушает учет рабочего времени.

Проверьте табель, начисления зарплаты и кадровые документы. Если за период уже была начислена зарплата, а работник фактически не работал, придется исправить учет. Если работник работал, а затем решил оформить отпуск задним числом, ситуация спорная: отпуск должен предоставляться на основании заявления, а не задним числом вместо фактической работы.

По пособию проверьте срок обращения. Если срок обращения не пропущен, СФР может назначить пособие за положенный период с даты предоставления отпуска. Но сведения должны быть корректными и подтвержденными.

Как оформить отпуск после отпуска по беременности и родам

Рассмотрим самый частый сценарий. Сотрудница была в отпуске по беременности и родам, затем подает заявление на отпуск по уходу за ребенком. В этом случае отпуск по уходу обычно начинается со следующего дня после окончания больничного по беременности и родам.

Порядок действий такой:

  1. проверьте дату окончания отпуска по беременности и родам;

  2. получите заявление на отпуск по уходу;

  3. получите заявление на пособие до 1,5 лет;

  4. оформите приказ с даты, следующей за окончанием отпуска по беременности и родам;

  5. введите документ Отпуск по уходу за ребенком в 1С;

  6. передайте сведения в СФР;

  7. проверьте, что в зарплате не дублируются начисления по двум отпускам.

Не оформляйте отпуск по уходу на период, который уже перекрыт отпуском по беременности и родам. Одновременно два отпуска за один и тот же период не предоставляются.

Итоговое решение проблемы

Проанализируем итог. Когда поступает заявление на отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет, бухгалтеру нужно не просто принять заявление, а провести полный цикл оформления: проверить право работника, собрать документы, оформить приказ, зарегистрировать отпуск в 1С, передать сведения в СФР и проконтролировать выплату пособия.

Правильный порядок такой: примите заявление, уточните период отпуска, запросите документы на ребенка и сведения для пособия, проверьте расчетный период и возможность замены лет, оформите приказ, внесите отпуск в 1С:ЗУП документом Отпуск по уходу за ребенком, передайте сведения в СФР и контролируйте входящие запросы фонда.

Помните главное: отпуск по уходу предоставляется до 3 лет, пособие выплачивается до 1,5 лет, а с 2024 года пособие сохраняется при выходе работника на работу до достижения ребенком возраста 1,5 лет. В 2026 году сам факт ухода в отпуск по уходу не требует подачи ЕФС-1 с типом сведений «Назначение выплат по ОСС», потому что этот тип сведений исключен из формы. Но сведения для назначения пособия в СФР передать нужно.

Информация носит справочный характер

← На главную