Рассмотрим ситуацию подробно. Сотрудница ушла в отпуск по беременности и родам, а затем в отпуск по уходу за ребенком с 10.04.2023. В период декрета у нее могла сохраняться официальная заработная плата или отражаться доход, но фактически рабочих дней не было. Теперь возникает второй декрет, и нужно понять, можно ли учитывать годы первого декрета для расчета пособия, чтобы получить максимальную выплату, или СФР посчитает пособие по минимальному размеру. Дополнительно разберем, можно ли заменить расчетные годы на 2021 и 2025 или годы обязательно должны идти подряд.
Основной вывод: для пособия по беременности и родам берите два календарных года, предшествующих году начала нового декрета. Если новый отпуск по беременности и родам начинается в 2026 году, стандартный расчетный период — 2024 и 2025 годы. Если в этих годах сотрудница была в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком, эти годы можно заменить. Но заменить их можно не на любые удобные годы, а на годы, которые непосредственно предшествуют заменяемым годам с декретными периодами. Замена делается только по заявлению сотрудницы и только если она увеличивает размер пособия.
Начнем с базовой формулы. Пособие по беременности и родам рассчитывается исходя из среднего заработка за два календарных года, которые предшествуют году начала отпуска по беременности и родам.
Например, если новый больничный по беременности и родам открыт в 2026 году, то стандартно расчетный период будет таким:
2024 год;
2025 год.
Если новый больничный по беременности и родам открыт в 2025 году, расчетный период будет другим:
2023 год;
2024 год.
Если новый больничный начинается в 2027 году, стандартный расчетный период — 2025 и 2026 годы.
Поэтому первым шагом всегда определяйте год начала нового отпуска по беременности и родам. Не год рождения ребенка, не год окончания отпуска по уходу за первым ребенком, а именно год, в котором открыт листок нетрудоспособности по беременности и родам.
Далее рассчитывайте средний дневной заработок. В общем виде логика такая: заработок за расчетные годы делится на количество календарных дней расчетного периода за вычетом исключаемых дней. Для пособия по беременности и родам из расчетного периода исключаются, в частности, дни временной нетрудоспособности, дни отпуска по беременности и родам и дни отпуска по уходу за ребенком.
Это важный момент: если в расчетных годах были периоды декрета или ухода за ребенком, эти дни не просто «портят» расчет. Они могут исключаться из знаменателя. Поэтому иногда годы, в которых сотрудница была в декрете, могут не приводить к минимальному пособию автоматически. Но каждый случай нужно считать по фактическим данным: какие доходы были, облагались ли они страховыми взносами, сколько дней исключается и не превышает ли результат максимальный средний дневной заработок.
СФР не должен автоматически считать пособие по минимальному размеру только потому, что в расчетных годах сотрудница была в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком. Минимальный расчет применяется не во всех таких случаях.
Разберем подробнее. Пособие может быть рассчитано исходя из МРОТ, если:
средний заработок за расчетный период отсутствует;
средний заработок в расчете за полный календарный месяц ниже МРОТ;
страховой стаж на дату начала отпуска по беременности и родам меньше 6 месяцев;
в переданных работодателем сведениях нет подтвержденного заработка для расчета;
расчетные годы не заменены, хотя замена могла бы увеличить пособие, и заявление на замену не подано.
Но если в расчетных годах есть выплаты, с которых начислялись страховые взносы на обязательное социальное страхование, и есть исключаемые периоды, расчет может быть выше минимального. Поэтому не делайте вывод «была в декрете — значит, будет минималка» автоматически.
Правильный подход: сначала рассчитайте пособие по стандартным годам, затем рассчитайте возможные варианты с заменой лет и выберите тот вариант, который дает больший размер пособия. Замена лет допускается только тогда, когда она увеличивает пособие.
Теперь посмотрим на самый важный вопрос из ситуации: в годы декрета была официальная зарплата, но рабочих дней не было. Можно ли учитывать эти годы?
Для ответа разделим два понятия:
Заработок для расчета пособия. В расчет включаются выплаты, на которые начислялись страховые взносы на обязательное социальное страхование.
Календарные дни расчетного периода. Из них исключаются дни больничных, отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком.
Если в 2024 и 2025 годах сотрудница была в отпуске по уходу за ребенком, то дни такого отпуска являются исключаемыми. Если при этом в этих годах были выплаты, которые входят в базу для пособий, они могут попасть в заработок для расчета. Но фактическую возможность такого расчета проверит СФР по сведениям работодателя.
Рассмотрим подробнее. Если сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком и одновременно работала на условиях неполного рабочего времени или дистанционно, то заработок за такую работу может участвовать в расчете. Но если рабочих дней не было, а зарплата отражалась формально или ошибочно, нужно проверить, что именно было начислено: зарплата, пособие, компенсация, материальная помощь, исправительные начисления или иная выплата.
Не всякая выплата в период декрета автоматически увеличивает пособие. Для расчета важны выплаты, которые облагаются страховыми взносами на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Например, пособие по уходу за ребенком в заработок для расчета нового пособия не включается, потому что это не зарплата за работу. А зарплата за фактическую работу на неполном времени обычно включается, если с нее начислялись страховые взносы.
Поэтому в такой ситуации сделайте проверку по расчетным листкам и сведениям о доходах. Нам нужно понять не просто «была официальная зарплата», а была ли именно база для страховых взносов, которая передана в СФР для расчета пособия.
Если в двух календарных годах, которые обычно берутся для расчета, сотрудница была в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком, она вправе заменить эти годы. Такое право предусмотрено для случаев, когда замена приводит к увеличению пособия.
Рассмотрим подробнее условия замены:
Заменить можно год, в котором полностью или частично был отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком.
Заменить можно один год или оба года расчетного периода.
Замена выполняется только по заявлению сотрудницы.
Замена применяется только если она увеличивает пособие.
Заменять годы произвольно нельзя.
Для замены берите годы, непосредственно предшествующие годам, в которых были декретные периоды.
Главная ошибка — считать, что можно выбрать любые два года с самой высокой зарплатой. Так не работает. Нельзя просто взять 2021 и 2025, если один из этих годов удобен, а другой нужен для максимальной выплаты. Нужно соблюдать порядок замены.
Теперь разберем конкретный вопрос: можно ли заменить расчетные годы на 2021 и 2025?
Ответ зависит от того, какой год начинается новый декрет и какие годы являются стандартным расчетным периодом. Если новый отпуск по беременности и родам начинается в 2026 году, стандартные годы — 2024 и 2025.
Если в 2024 и 2025 годах сотрудница была в отпуске по уходу за ребенком, эти годы можно заменить. Но заменить их нужно не на произвольные годы, а на годы, которые непосредственно предшествуют периоду декрета.
При декрете, начавшемся 10.04.2023, ближайшими предшествующими годами обычно будут 2021 и 2022, а не произвольная комбинация 2021 и 2025. Но если 2025 год входит в расчетный период и в нем есть доход, можно рассматривать вариант, когда заменяется только один год, а второй остается в расчете.
Например, для декрета в 2026 году стандартный расчетный период — 2024 и 2025. Возможны такие варианты:
Без замены: 2024 и 2025 годы.
Замена одного года: 2024 заменить на 2022, а 2025 оставить. Тогда расчет может идти по 2022 и 2025 годам, если такая замена увеличивает пособие и соответствует обстоятельствам.
Замена двух лет: 2024 и 2025 заменить на более ранние годы, например на 2021 и 2022, если именно они непосредственно предшествуют декретному периоду и дают больший размер пособия.
Комбинация 2021 и 2025 не является универсально допустимой. Ее нельзя выбрать просто потому, что в 2021 году была высокая зарплата, а 2025 год хочется оставить. Нужно проверить, какой именно год заменяется и на какой год его можно заменить. Если заменяется только 2024 год, а 2025 остается в расчете, то обычно логичнее рассматривать 2022 и 2025. Если нужно уйти дальше, требуется обоснование через последовательность лет, в которых были декретные периоды.
Вопрос о том, должны ли годы быть подряд, требует аккуратного ответа. Стандартный расчетный период всегда состоит из двух календарных лет подряд, которые предшествуют году начала отпуска по беременности и родам. Например, для декрета в 2026 году это 2024 и 2025.
Но после замены лет расчетный период не всегда выглядит как две соседние даты в календаре. Например, если заменить только 2024 год на 2022, а 2025 оставить, получится расчет по 2022 и 2025 годам. Такие годы не идут подряд, но такой вариант может быть допустимым, если замена конкретного года выполнена по правилам и увеличивает пособие.
То есть требование не в том, чтобы итоговые годы всегда были подряд. Требование в другом: каждый заменяемый год нужно заменить правильно, а не произвольно.
Разберем на примере. Если новый декрет начинается в 2026 году, стандартный расчет — 2024 и 2025. Сотрудница была в отпуске по уходу за ребенком в обоих этих годах. Тогда можно:
оставить 2024 и 2025, если это выгодно;
заменить только 2024 год, если это увеличивает пособие;
заменить только 2025 год, если это увеличивает пособие;
заменить оба года, если это увеличивает пособие.
Но нельзя выбрать любые годы по принципу «там зарплата была больше». СФР будет проверять, была ли законная причина для замены и правильно ли выбран заменяющий период.
Предположим, второй отпуск по беременности и родам начинается в 2026 году. Тогда стандартный расчетный период — 2024 и 2025 годы.
С учетом того, что первый декрет начался 10.04.2023 и затем был отпуск по уходу за ребенком, 2024 и 2025 годы, скорее всего, полностью или частично приходятся на отпуск по уходу за ребенком. Значит, право на замену лет может быть.
Разберем основные варианты.
Вариант 1 — оставить 2024 и 2025 годы. Этот вариант имеет смысл, если в период отпуска по уходу за ребенком была зарплата, облагаемая страховыми взносами, и расчет получается выгодным. При этом дни отпуска по уходу за ребенком должны исключаться из количества календарных дней расчетного периода.
Вариант 2 — заменить 2024 год, а 2025 оставить. Такой вариант может быть выгоден, если в 2025 году был хороший заработок, а 2024 год ухудшает расчет. Тогда вместо 2024 года можно рассмотреть ближайший допустимый предшествующий год, чаще всего 2022 год, если он подходит по правилам замены.
Вариант 3 — заменить 2025 год, а 2024 оставить. Такой вариант встречается реже, но теоретически возможен, если 2024 год дает хороший результат, а 2025 год ухудшает пособие.
Вариант 4 — заменить оба года. Если 2024 и 2025 годы невыгодны, можно заменить оба года на предшествующие годы до первого декрета, например на 2021 и 2022, если именно они соответствуют правилам замены и дают больший размер пособия.
На практике для второго декрета после первого декрета, начавшегося в 2023 году, часто самым понятным вариантом является расчет по 2021 и 2022 годам. Но окончательно выбирайте не по предположению, а после сравнения сумм.
Разберем подробнее, почему комбинация 2021 и 2025 вызывает вопросы.
Если новый декрет начинается в 2026 году, 2025 год уже входит в стандартный расчетный период. Его не нужно «заменять», его можно оставить. Тогда заменить можно второй год — 2024. Но замена 2024 года на 2021 год может быть спорной, если есть более близкий предшествующий год 2022, который должен рассматриваться в первую очередь.
Иными словами, вопрос не в том, что 2021 и 2025 всегда запрещены как пара. Вопрос в том, есть ли правовое основание заменить конкретный год именно на 2021. Если 2024 год можно заменить на 2022, то произвольная замена на 2021 только ради большего заработка может быть не принята.
СФР исходит из того, что замена лет не является свободным выбором лучших годов. Это механизм восстановления расчетного периода, который был испорчен декретом или отпуском по уходу за ребенком.
Поэтому для безопасного расчета подготовьте несколько вариантов и проверьте их:
2024 и 2025 — без замены;
2022 и 2025 — если заменяем 2024 год;
2021 и 2022 — если заменяем оба года на предшествующие декрету;
другие варианты — только если они обоснованы последовательностью декретных периодов и правилами замены.
Отдельно проанализируем 2025 год. Если в 2025 году сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком, но при этом у нее была официальная зарплата, важно понять характер этой зарплаты.
Рассмотрим возможные ситуации:
Сотрудница работала на условиях неполного рабочего времени в отпуске по уходу за ребенком. Зарплата за такую работу обычно входит в расчет пособия, если с нее начислялись страховые взносы. Дни отпуска по уходу при этом являются исключаемыми, а расчет может оказаться выгодным.
Сотрудница не работала, но работодатель начислял выплаты. Нужно проверить, какие это выплаты и облагались ли они страховыми взносами. Если это не выплаты, учитываемые для пособий, они не помогут увеличить декретные.
Сотрудница получала только пособие по уходу за ребенком. Такое пособие не является заработком для расчета нового пособия по беременности и родам.
Были разовые выплаты, премии или корректировки. Проверяйте, начислялись ли с них страховые взносы и относятся ли они к расчетному периоду.
Если в 2025 году был действительно высокий заработок, облагаемый взносами, оставлять 2025 год в расчете может быть выгодно. Тогда нужно рассмотреть замену только второго расчетного года. Но если зарплата в 2025 году была небольшой или не учитываемой для пособий, выгоднее может быть заменить оба года на более ранние годы до декрета.
Чтобы выбрать самый выгодный вариант, не рассуждайте только теоретически. Рассчитайте несколько сценариев. Для каждого варианта определите:
какие два года берутся в расчет;
какой заработок за каждый год входит в базу для пособия;
сколько календарных дней исключается из расчета;
какой получается средний дневной заработок;
не превышает ли он максимальный средний дневной заработок;
не ниже ли расчет пособия минимального размера;
какая итоговая сумма пособия получается за весь больничный.
Для обычного отпуска по беременности и родам продолжительность больничного составляет 140 календарных дней. При осложненных родах период больше, при многоплодной беременности — еще больше. Поэтому итоговая сумма зависит не только от среднего дневного заработка, но и от количества дней больничного.
Самый выгодный расчет — это не всегда расчет по самым высоким годовым доходам. Иногда год с меньшим доходом может дать хороший средний дневной заработок, если в нем много исключаемых дней. Но расчет все равно ограничивается максимальным размером пособия.
Предположим, второй декрет начинается в 2026 году. Стандартный расчетный период — 2024 и 2025 годы.
В 2024 году сотрудница была в отпуске по уходу за ребенком весь год. В 2025 году также была в отпуске по уходу за ребенком, но получала зарплату за работу на неполном времени. Тогда расчет может выглядеть так:
Берем заработок за 2024 и 2025 годы, который облагается страховыми взносами.
Исключаем календарные дни отпуска по уходу за ребенком.
Определяем средний дневной заработок.
Сравниваем результат с минимальным и максимальным ограничением.
Если заработок был высоким, а исключаемых дней много, средний дневной заработок может быть выгодным. Но такой расчет должен быть подтвержден сведениями работодателя. Если рабочих дней действительно не было, а выплаты не относятся к учитываемым для пособия, СФР может не принять их как заработок для расчета.
Теперь посмотрим на вариант, когда 2025 год выгодный, а 2024 год невыгодный.
Допустим, новый декрет начинается в 2026 году. Стандартные годы — 2024 и 2025. В 2025 году был хороший заработок, который входит в расчет. В 2024 году заработка почти не было, потому что сотрудница была в отпуске по уходу за ребенком.
Тогда можно рассмотреть замену 2024 года на допустимый предшествующий год. Часто в такой ситуации проверяют 2022 год, потому что он предшествует первому декретному периоду 2023 года.
В результате расчет может быть сделан по годам:
2022 год;
2025 год.
Такой вариант может быть допустим, если замена конкретного года соответствует правилам и увеличивает пособие. Итоговые годы не идут подряд, но это не делает расчет автоматически неправильным. Главное — правильно обосновать замену.
Теперь разберем наиболее распространенный вариант для второго декрета после первого. Сотрудница ушла в первый декрет в апреле 2023 года, затем была в отпуске по уходу за ребенком, а второй декрет начинается в 2026 году.
Стандартные годы — 2024 и 2025. Оба года пришлись на отпуск по уходу за ребенком. Если эти годы дают маленькое пособие или не дают выгодного расчета, можно подать заявление на замену обоих лет.
Чаще всего в такой ситуации рассматривают годы до первого декрета:
2021 год;
2022 год.
Если в 2021 и 2022 годах был высокий официальный заработок, облагаемый страховыми взносами, расчет по этим годам может дать более высокое пособие. Но обязательно сравните итоговую сумму с расчетом без замены. Замена применяется только если она увеличивает пособие.
Если 2021 и 2022 годы дают максимальный средний дневной заработок, пособие может быть рассчитано близко к максимальному размеру, установленному для года начала декрета. Но выше максимального ограничения СФР не выплатит, даже если фактический заработок был очень высоким.
Замена расчетных лет не применяется автоматически. Сотруднице нужно подать заявление работодателю. Работодатель передаст сведения для назначения пособия в СФР с учетом заявления.
В заявлении укажите:
ФИО сотрудницы;
должность;
просьбу заменить расчетные годы для исчисления пособия по беременности и родам;
какие годы нужно заменить;
на какие годы нужно заменить;
основание: нахождение в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком;
дату и подпись.
Формулировка может быть такой:
«Прошу при расчете пособия по беременности и родам заменить 2024 и 2025 годы расчетного периода на 2021 и 2022 годы в связи с нахождением в указанные годы в отпуске по беременности и родам и отпуске по уходу за ребенком, если такая замена приведет к увеличению размера пособия».
Если нужно заменить только один год, формулируйте точнее:
«Прошу при расчете пособия по беременности и родам заменить 2024 год расчетного периода на 2022 год, 2025 год оставить в расчетном периоде, если такая замена приведет к увеличению размера пособия».
Перед подачей заявления лучше сделать предварительный расчет по нескольким вариантам. Если в заявлении указать невыгодный вариант, пособие может получиться меньше, хотя по закону замена должна применяться только при увеличении пособия. Чтобы избежать споров, сразу просите применить замену только при условии увеличения выплаты.
В теме не было примеров программного кода 1С, поэтому код не используем. Но разберем, где обычно проверяют и оформляют расчет в 1С.
В 1С:Зарплата и управление персоналом расчет пособия по беременности и родам обычно выполняется через документ Больничный лист. В нем указывают вид больничного, период освобождения от работы, сведения для СФР и расчет пособия. Если сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам, в документе отражается соответствующий страховой случай.
Для проверки расчета используйте данные по заработку за расчетные годы, сведения об исключаемых периодах и документы кадрового учета. Обратите внимание на документы Отпуск по уходу за ребенком, Отпуск по беременности и родам, Больничный лист, начисления зарплаты и сведения о передаче данных в СФР.
Разберем по шагам, что проверить в 1С:
Откройте карточку сотрудницы и проверьте кадровую историю.
Проверьте документ первого отпуска по беременности и родам с 10.04.2023.
Проверьте документ отпуска по уходу за ребенком.
Проверьте, были ли в 2024 и 2025 годах начисления зарплаты, премий или других выплат.
Проверьте, какие выплаты облагались страховыми взносами.
Проверьте, какие периоды программа исключает из расчетного периода.
В документе нового больничного по беременности и родам проверьте расчетные годы.
Если сотрудница подала заявление на замену лет, отразите замену расчетного периода в документе или в соответствующих настройках расчета пособия.
Сравните расчет без замены и расчет с заменой.
Перед отправкой сведений в СФР убедитесь, что выбран вариант, который увеличивает пособие.
Если расчет выполняется в 1С:Бухгалтерия предприятия, функциональность может быть ограничена по сравнению с зарплатной конфигурацией. В таком случае особенно внимательно проверяйте передаваемые сведения и при необходимости используйте специализированные документы или обмен с СФР. Важно, чтобы в СФР ушли корректные расчетные годы и сведения о заработке.
Чтобы выбрать самый выгодный расчет, соберите исходные данные. Без них нельзя надежно сказать, какие годы будут лучше.
Сумму заработка за 2021 год.
Сумму заработка за 2022 год.
Сумму заработка за 2023 год до ухода в первый декрет.
Сумму заработка за 2024 год.
Сумму заработка за 2025 год.
Даты первого отпуска по беременности и родам.
Даты отпуска по уходу за ребенком.
Даты фактической работы в период отпуска по уходу, если такая работа была.
Сведения о выплатах, облагаемых страховыми взносами.
Планируемую дату начала второго отпуска по беременности и родам.
После этого сравните варианты. Если второй декрет начинается в 2026 году, минимум нужно сравнить 2024–2025, 2022–2025 и 2021–2022. Если программа или специалист предлагает другой вариант, проверьте, почему именно эти годы считаются допустимыми.
Посмотрим на ошибки, которые часто приводят к занижению пособия или отказу СФР принять замену.
Ошибка: выбирать любые два года с высокой зарплатой. Замена лет не работает как свободный выбор. Нужна связь с отпуском по беременности и родам или отпуском по уходу за ребенком.
Ошибка: думать, что годы обязательно должны быть подряд. После замены итоговые годы могут не быть соседними, если заменяется только один год. Но каждый заменяемый год должен быть заменен по правилам.
Ошибка: не подавать заявление на замену лет. Без заявления работодатель и СФР могут применить стандартный расчетный период.
Ошибка: считать пособие по начисленной сумме без проверки взносов. В расчет входят не любые начисления, а выплаты, учитываемые для страховых взносов.
Ошибка: не исключать дни декрета и ухода из расчетного периода. Такие дни уменьшают знаменатель и могут существенно изменить средний дневной заработок.
Ошибка: не учитывать максимальные ограничения. Даже если заработок очень высокий, пособие не может быть выше установленного максимума.
Ошибка: ориентироваться только на сумму годового дохода. Для пособия важны и доход, и исключаемые дни.
Разберем практический алгоритм выбора.
Определите год начала второго отпуска по беременности и родам.
Определите стандартные расчетные годы.
Проверьте, были ли в этих годах отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком.
Если были, определите допустимые годы для замены.
Соберите заработок за каждый возможный год.
Проверьте исключаемые дни по каждому году.
Сделайте расчет без замены.
Сделайте расчет с заменой одного года.
Сделайте расчет с заменой двух лет.
Выберите вариант, который дает максимальную сумму пособия и соответствует правилам замены.
Подайте заявление работодателю на замену лет.
Проверьте сведения, которые работодатель передает в СФР.
Если в 2025 году была зарплата, не исключайте этот год автоматически. Возможно, выгоднее оставить 2025 год и заменить только 2024. Но если 2025 год дает плохой результат или выплаты в нем не учитываются для пособия, выгоднее может быть замена обоих лет на 2021 и 2022.
Если второй декрет начинается в 2026 году, стандартный расчетный период — 2024 и 2025 годы. Так как сотрудница с 10.04.2023 находилась в декрете и затем в отпуске по уходу за ребенком, 2024 и 2025 годы могут быть заменены при расчете пособия по беременности и родам.
Если в 2024 и 2025 годах была официальная зарплата, эти годы не обязательно приведут к минимальному пособию. Нужно проверить, какие выплаты были, облагались ли они страховыми взносами и сколько дней исключается из расчетного периода. Если расчет по 2024 и 2025 годам выгодный, их можно оставить.
Если расчет по годам декрета невыгодный, подавайте заявление на замену лет. Заменить можно один год или оба года. Но заменить годы произвольно нельзя. Комбинация 2021 и 2025 возможна не как свободный выбор, а только если она получается в результате законной замены конкретного года и соответствует правилам. В типичной ситуации для второго декрета в 2026 году чаще проверяют варианты 2024–2025, 2022–2025 и 2021–2022.
Самый безопасный подход: попросите работодателя или бухгалтера в 1С рассчитать несколько вариантов, сравнить суммы и подать в СФР сведения с тем вариантом замены, который увеличивает пособие. Заявление на замену лет подавайте обязательно, потому что без заявления стандартно возьмут два предшествующих календарных года.
Информация носит справочный характер