Рассмотрим ситуацию, когда сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам в мае 2026 года. По общему правилу для расчета пособия Социальный фонд берет два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Значит, для декрета в 2026 году стандартный расчетный период — это 2024 и 2025 годы. Однако сотрудница ранее уже была в отпуске по беременности и родам с мая 2023 года, затем вышла на работу в июне 2024 года и теперь хочет заменить расчетные годы. Разберем, имеет ли она такое право и какие годы можно заменить.
Краткий ответ: сотрудница может просить замену расчетных лет, но не произвольно. В рассматриваемой ситуации, если в 2024 году она находилась в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком хотя бы часть года, то можно заменить именно 2024 год. Например, 2024 год можно заменить на 2023 год или на 2022 год, если такая замена приведет к увеличению пособия. 2025 год заменить можно только в том случае, если в 2025 году у сотрудницы тоже был отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком.
Разберем данные по шагам:
Первый отпуск по беременности и родам начался в мае 2023 года.
Сотрудница вышла на работу в июне 2024 года.
Следующий отпуск по беременности и родам начинается в мае 2026 года.
СФР берет для расчета пособия 2024 и 2025 годы.
Сотрудница хочет заменить эти годы на более ранние.
Посмотрим, почему СФР берет именно 2024 и 2025 годы. Для пособия по беременности и родам расчетным периодом являются два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Страховой случай наступает в 2026 году, поэтому расчетный период — 2024 и 2025 годы.
Но закон предусматривает специальное правило для тех случаев, когда в одном или обоих годах расчетного периода женщина находилась в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком. Тогда соответствующий год или годы можно заменить на предшествующие календарные годы. Такая замена допускается только по заявлению сотрудницы и только если она увеличивает размер пособия.
Основное правило содержится в пункте 1 статьи 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. По этой норме пособие по беременности и родам рассчитывается исходя из среднего заработка за два календарных года, предшествующих году наступления отпуска по беременности и родам.
В этой же норме указано, что если в двух календарных годах или в одном из них сотрудница находилась в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком, соответствующие календарные годы могут быть заменены предшествующими календарными годами. Но есть два обязательных условия:
Сотрудница должна подать заявление о замене лет. Без заявления замена не выполняется автоматически.
Замена должна привести к увеличению размера пособия. Если пособие после замены не увеличивается или уменьшается, применять замену нельзя.
Рассмотрим подробнее важную деталь: заменить можно не любой неудобный год с маленьким заработком, а только тот год расчетного периода, в котором был отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком. То есть низкий заработок сам по себе не дает права на замену года. Основание для замены — именно нахождение в декретном отпуске или отпуске по уходу за ребенком в расчетном году.
В рассматриваемой ситуации 2024 год входит в расчетный период для пособия по беременности и родам в 2026 году. Сотрудница вышла на работу только в июне 2024 года. Это означает, что с января по май 2024 года она, вероятнее всего, находилась либо в отпуске по беременности и родам, либо уже в отпуске по уходу за ребенком.
Если в 2024 году действительно был отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком, то 2024 год можно заменить. При этом замену нужно применять только при условии, что расчет пособия после замены станет больше.
Например, возможна замена 2024 года на 2023 год или на 2022 год. Но здесь важно не просто выбрать год с наибольшим доходом, а проверить, какой год является допустимым для замены с учетом позиции СФР и правил применения статьи 14 Закона № 255-ФЗ.
На практике СФР исходит из того, что замена календарных лет производится не на любые годы по выбору сотрудницы, а на годы, непосредственно предшествующие заменяемому периоду или периоду, в котором были отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком. Поэтому перед отправкой сведений в СФР нужно проверить, какой год допустим для замены и какой вариант даст увеличение пособия.
Теперь разберем 2025 год. Он тоже входит в стандартный расчетный период для декрета в 2026 году. Но право на замену 2025 года зависит от того, была ли сотрудница в 2025 году в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком.
Если сотрудница весь 2025 год работала и не находилась в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком, то 2025 год заменить нельзя. Даже если заработок в 2025 году был маленький, неполный, нестабильный или сотрудница работала не все месяцы, это само по себе не дает права на замену.
Если же в 2025 году сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком хотя бы часть года, тогда 2025 год тоже может быть заменен. Но снова соблюдаем два условия: должно быть заявление сотрудницы и пособие после замены должно увеличиться.
Вывод по ситуации из вопроса: с высокой вероятностью сотрудница вправе заменить 2024 год, потому что до выхода на работу в июне 2024 года она была в декретном отпуске или отпуске по уходу за ребенком. А вот 2025 год можно заменить только при наличии в 2025 году периода отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком.
Рассмотрим подробнее варианты замены. Если стандартный расчетный период — 2024 и 2025 годы, а право на замену есть только по 2024 году, то возможная схема будет такой:
Без замены: 2024 + 2025.
С заменой одного года: 2023 + 2025.
С заменой одного года: 2022 + 2025.
На практике нужно сравнить несколько вариантов расчета и выбрать только тот, который приводит к увеличению пособия. Работодатель и СФР не должны применять замену, если она ухудшает положение сотрудницы.
Посмотрим на пример. Сотрудница уходит в декрет в мае 2026 года. Расчетный период без замены — 2024 и 2025 годы. В 2024 году она находилась в отпуске по уходу за ребенком до июня, а затем работала. В 2025 году работала полностью. Тогда она может подать заявление о замене 2024 года, потому что в этом году был отпуск по уходу за ребенком. Но 2025 год заменить нельзя, если в нем не было декретного отпуска или отпуска по уходу за ребенком.
Если в 2022 году у сотрудницы был высокий заработок, а в 2023 году она с мая ушла в первый декрет, может оказаться, что замена 2024 года на 2022 год выгоднее, чем замена на 2023 год. Поэтому разберем расчет в нескольких вариантах и выберем тот, который дает больший размер пособия.
Проанализируем вариант, когда сотрудница просит заменить оба года: 2024 и 2025. Такое возможно только при выполнении условия по каждому заменяемому году.
Чтобы заменить 2024 год, нужно, чтобы в 2024 году был отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком. В рассматриваемой ситуации это условие, скорее всего, выполняется.
Чтобы заменить 2025 год, нужно, чтобы в 2025 году тоже был отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком. Если сотрудница уже вышла на работу в июне 2024 года и весь 2025 год работала, то основания для замены 2025 года нет.
Поэтому не применяйте автоматический подход «раз был прошлый декрет, заменим оба года». Разберите каждый год отдельно:
Был ли в 2024 году декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком?
Был ли в 2025 году декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком?
Увеличивает ли замена размер пособия?
Есть ли заявление сотрудницы?
Только после этого передавайте в СФР сведения с заменой расчетного периода.
Посмотрим, как работает замена на цифрах. Допустим, сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам в мае 2026 года. СФР берет расчетный период 2024–2025 годы.
Предположим, заработок был таким:
2022 год — 900 000 руб.
2023 год — 350 000 руб., потому что в мае начался первый декрет.
2024 год — 420 000 руб., потому что сотрудница вышла на работу только в июне.
2025 год — 1 000 000 руб.
Без замены расчет будет идти по 2024 и 2025 годам. Общий заработок для среднего — 1 420 000 руб.
Если заменить 2024 год на 2023 год, общий заработок станет 1 350 000 руб. Такой вариант может не увеличить пособие. Значит, применять его нельзя.
Если заменить 2024 год на 2022 год, общий заработок станет 1 900 000 руб. Такой вариант увеличивает пособие. Значит, при наличии права на замену 2024 года и заявления сотрудницы его можно использовать.
Но теперь проверим 2025 год. Если в 2025 году сотрудница работала и не была в отпуске по БиР или по уходу за ребенком, заменить 2025 год нельзя, даже если какой-то более ранний год был выгоднее. Поэтому в данном примере возможна замена только одного года: 2024 на 2022.
Рассмотрим документальное оформление. Замена лет выполняется только по заявлению сотрудницы. Работодатель не должен менять расчетный период по собственной инициативе, даже если видит, что замена выгодна.
В заявлении укажите:
Наименование работодателя.
ФИО сотрудницы.
Просьбу заменить календарный год или годы расчетного периода.
Какой год заменить и на какой год заменить.
Основание: нахождение в отпуске по беременности и родам и (или) отпуске по уходу за ребенком в заменяемом году.
Указание, что замена применяется для расчета пособия по беременности и родам.
Дату и подпись.
Например, сотрудница может написать заявление с такой формулировкой:
«Прошу при расчете пособия по беременности и родам по страховому случаю, наступившему в мае 2026 года, заменить 2024 календарный год расчетного периода на 2022 календарный год, так как в 2024 году я находилась в отпуске по уходу за ребенком. Замена расчетного периода приводит к увеличению размера пособия».
Если используется утвержденная форма СФР, применяйте ее. В 2024 году была утверждена форма заявления о замене календарных лет в расчетном периоде. На практике работодатель может использовать форму, предусмотренную для обмена с СФР, либо собрать заявление сотрудницы в установленном работодателем порядке, если фондовый процесс в конкретной ситуации это допускает.
Сейчас пособие по беременности и родам выплачивает СФР в рамках механизма прямых выплат. Работодатель передает фонду сведения, необходимые для назначения пособия. Поэтому важно не только получить заявление от сотрудницы, но и корректно отразить замену лет в ответе на запрос СФР.
Разберем по шагам:
Получите от сотрудницы заявление о замене лет.
Проверьте, в каком году расчетного периода был отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком.
Сравните размер пособия без замены и с заменой.
Применяйте замену только если пособие увеличивается.
Передайте в СФР сведения с учетом замены расчетного периода.
Сохраните заявление и расчет в кадрово-бухгалтерских документах.
Если СФР уже сформировал запрос с расчетным периодом 2024–2025, это не означает, что замена невозможна. Работодатель в ответе на запрос должен указать сведения о замене лет, если сотрудница подала заявление и условия для замены выполнены. После этого СФР рассчитает пособие с учетом переданных данных.
Теперь посмотрим, как действовать в 1С. Конкретное расположение команд зависит от версии конфигурации, но в типовой 1С:Зарплата и управление персоналом логика обычно связана с документами расчета пособий и обменом с СФР через СЭДО.
Используйте следующие объекты и разделы 1С:
Больничный лист — для регистрации электронного листка нетрудоспособности по беременности и родам.
Отпуск по беременности и родам — если в вашей конфигурации используется отдельный кадрово-расчетный документ.
Входящий запрос СФР для расчета пособия — для получения запроса от фонда.
Ответ на запрос СФР для расчета пособия — для передачи сведений работодателя в фонд.
Изменить данные для расчета среднего заработка — команда или форма, через которую корректируют расчетный период и заработок.
Заявление о замене лет — реквизит, флажок или связанный документ, если он предусмотрен в используемой версии 1С.
СЭДО — механизм электронного взаимодействия с СФР.
Разберем по шагам работу в 1С:ЗУП:
Откройте документ Больничный лист или документ, которым отражается отпуск по беременности и родам.
Проверьте дату начала отпуска по беременности и родам. Для мая 2026 года программа по умолчанию должна определить расчетный период 2024–2025 годы.
Откройте форму расчета среднего заработка. Обычно для этого используется команда Изменить данные для расчета среднего заработка.
Проверьте заработок за 2024 и 2025 годы.
Если сотрудница подала заявление, укажите замену года. Например, замените 2024 год на 2022 год, если это допустимо и увеличивает пособие.
Установите признак заявления о замене лет, если такой флажок есть в форме ответа на запрос СФР.
Сформируйте Ответ на запрос СФР для расчета пособия с учетом измененного расчетного периода.
Проверьте печатные формы и расшифровку среднего заработка.
Отправьте сведения в СФР через СЭДО.
Важно: если СФР прислал входящий запрос с годами 2024 и 2025, не исправляйте данные без заявления сотрудницы. Сначала получите заявление, затем проверьте право на замену, затем передавайте сведения в фонд.
Рассмотрим подробнее расчетную проверку. Для пособия по беременности и родам берется средний дневной заработок. Общая логика такая: заработок за два расчетных года делится на количество календарных дней в расчетном периоде с учетом исключаемых периодов. Для пособия по беременности и родам из расчетного периода исключаются, в частности, дни временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком и некоторые другие периоды, за которые не начислялись страховые взносы.
Поэтому при сравнении вариантов смотрите не только на сумму заработка за годы, но и на количество учитываемых дней. Иногда год с меньшим заработком может дать неплохой средний дневной заработок, если в нем много исключаемых дней. Но для корректного выбора все равно нужно выполнить расчет по каждому варианту.
Разберем алгоритм:
Рассчитайте пособие по стандартному периоду 2024–2025.
Рассчитайте пособие с заменой 2024 года на допустимый предшествующий год.
Если есть право на замену 2025 года, рассчитайте вариант с заменой 2025 года.
Если есть право на замену обоих лет, рассчитайте вариант с заменой обоих лет.
Сравните итоговые суммы пособия.
Выберите вариант, который увеличивает пособие и соответствует требованиям закона.
Не применяйте замену только потому, что сотрудница попросила указать определенные годы. Сначала проверьте законность замены и финансовый результат. Если замена не увеличивает пособие, ее применять нельзя.
Рассмотрим самый вероятный практический вариант из вопроса. Сотрудница ушла в первый декрет в мае 2023 года, вышла на работу в июне 2024 года, а новый декрет начинается в мае 2026 года. Расчетный период — 2024 и 2025 годы.
В 2024 году у нее был отпуск по уходу за ребенком до выхода на работу. Поэтому 2024 год можно заменить, если это увеличит пособие. Часто в такой ситуации выгодно заменить 2024 год на 2022 год, потому что 2022 год мог быть полностью рабочим, а 2024 год — неполным из-за отпуска по уходу за ребенком.
Действуйте так:
Попросите сотрудницу подать заявление о замене 2024 года на 2022 год.
Проверьте, что в 2024 году действительно был отпуск по уходу за ребенком или отпуск по беременности и родам.
Рассчитайте пособие по периоду 2024–2025.
Рассчитайте пособие по периоду 2022–2025.
Если второй вариант больше, укажите замену в сведениях для СФР.
Если второй вариант не больше, оставьте стандартный период 2024–2025.
Вывод: заменить 2024 год на 2022 год можно, если 2024 год содержит отпуск по БиР или отпуск по уходу за ребенком и такая замена увеличивает размер пособия.
Теперь посмотрим вариант замены 2024 года на 2023 год. Формально 2023 год предшествует 2024 году, но в 2023 году у сотрудницы с мая начался первый декрет. Поэтому 2023 год может оказаться не самым выгодным для расчета.
Если в 2023 году был заработок только за январь — апрель, а затем начался отпуск по беременности и родам, расчет может получиться меньше, чем при использовании 2022 года. Но это не всегда так: если заработок за первые месяцы 2023 года был высоким, а исключаемые дни уменьшают знаменатель, итоговый средний дневной заработок может быть выгодным.
Поэтому не делайте вывод заранее. Рассчитайте оба варианта:
2024–2025 — стандартный расчет.
2023–2025 — замена 2024 года на 2023 год.
2022–2025 — замена 2024 года на 2022 год, если такой вариант допустим и обоснован.
После сравнения применяйте только тот вариант, который увеличивает пособие и соответствует требованиям СФР.
Рассмотрим дополнительный вариант. Предположим, сотрудница вышла на работу в июне 2024 года, но в 2025 году снова оформляла отпуск по уходу за ребенком, например на несколько месяцев. Тогда 2025 год тоже может стать заменяемым годом.
В такой ситуации можно рассмотреть замену:
только 2024 года;
только 2025 года;
одновременно 2024 и 2025 годов.
Но по каждому варианту нужно проверить увеличение пособия. Если замена одного года увеличивает пособие, а замена двух лет уменьшает, применяйте только выгодный и законный вариант. Если замена обоих лет дает максимальный результат и оба года действительно содержат декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком, можно заменить оба года.
Если сотрудница с июня 2024 года вышла на работу и весь 2025 год работала, то 2025 год остается в расчетном периоде. Заменить его нельзя. В этом случае расчетный период после замены может выглядеть так:
2022 и 2025 годы — если 2024 год заменили на 2022 год.
Или так:
2023 и 2025 годы — если 2024 год заменили на 2023 год.
Но вариант «2022 и 2023 годы» вместо 2024 и 2025 годов будет возможен только если есть основание для замены обоих расчетных лет. Если основание есть только для 2024 года, то 2025 год оставляем.
Чтобы правильно оформить замену, проверьте документы по сотруднице:
Приказ или документ о первом отпуске по беременности и родам в 2023 году.
Документ об отпуске по уходу за ребенком, если он оформлялся.
Документ о выходе из отпуска по уходу за ребенком в июне 2024 года.
Электронный листок нетрудоспособности по беременности и родам 2026 года.
Заявление сотрудницы о замене лет.
Расчет пособия без замены и с заменой.
Сведения о заработке за годы, которые используются для расчета.
Если сотрудница в заменяющем году работала у другого работодателя, могут потребоваться сведения о заработке от прежнего работодателя. В современных процессах часть сведений СФР получает самостоятельно, но работодателю все равно нужно корректно заполнить свою часть данных и проверить, какие сведения доступны в 1С.
Иногда сотрудницы считают, что после декрета можно выбрать любые два года с максимальным заработком. Разберем, как правильно объяснить ситуацию.
Скажите, что закон разрешает замену не для выбора наиболее выгодных лет вообще, а для защиты тех сотрудниц, у которых расчетный период оказался «испорчен» декретом или отпуском по уходу за ребенком. Поэтому заменить можно только тот год, в котором был такой отпуск. Если год был полностью рабочим, то он остается в расчете.
Например, если в 2024 году был отпуск по уходу за ребенком, а 2025 год был полностью рабочим, то заменить можно 2024 год, но нельзя заменить 2025 год. При этом замена 2024 года выполняется только если расчет пособия увеличится.
Такой подход помогает избежать споров: мы не отказываем сотруднице в замене, а применяем ее в пределах закона.
Рассмотрим ошибки, которые часто возникают при расчете пособия по беременности и родам после предыдущего декрета.
Ошибка 1. Заменяют оба года автоматически. Так делать нельзя. Каждый год расчетного периода проверяйте отдельно.
Ошибка 2. Заменяют год только из-за маленького заработка. Низкий заработок не является самостоятельным основанием для замены. Нужно, чтобы в этом году был отпуск по БиР или отпуск по уходу за ребенком.
Ошибка 3. Не получают заявление сотрудницы. Без заявления замена лет не применяется.
Ошибка 4. Не сравнивают пособие до и после замены. Если замена не увеличивает пособие, применять ее нельзя.
Ошибка 5. Указывают в 1С замену лет, но не ставят признак заявления о замене. Из-за этого СФР может не принять сведения или рассчитать пособие по стандартному периоду.
Ошибка 6. Путают отпуск по уходу за ребенком и обычный период отсутствия заработка. Основание для замены должно подтверждаться кадровыми документами.
Ошибка 7. Не проверяют исключаемые дни. При пособии по беременности и родам исключаемые периоды влияют на средний дневной заработок, поэтому расчет нужно проверять по расшифровке.
Если работодатель уже отправил сведения в СФР без замены лет, а сотрудница позже принесла заявление, ситуацию можно исправить. Разберем общий порядок.
Примите заявление сотрудницы о замене лет.
Проверьте, имеет ли она право на замену.
Рассчитайте, увеличится ли пособие.
Если замена правомерна и выгодна, направьте в СФР сведения для перерасчета пособия.
В 1С используйте механизм корректировки или ответ на соответствующий запрос СФР, в зависимости от того, какой процесс открыт в программе.
В 1С это может быть связано с документами Ответ на запрос СФР для расчета пособия, Исходящее сообщение о страховом случае СФР, Сведения для реестра прямых выплат или иными объектами, которые используются в вашей версии конфигурации. Ориентируйтесь на актуальный механизм СЭДО в вашей базе.
Теперь сформулируем итог. Сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам в мае 2026 года. Стандартный расчетный период — 2024 и 2025 годы. Она была в первом декрете с мая 2023 года и вышла на работу в июне 2024 года.
Если в 2024 году сотрудница находилась в отпуске по беременности и родам или отпуске по уходу за ребенком, то она вправе подать заявление о замене 2024 года. Заменить 2024 год можно на предшествующий год, например на 2023 или 2022 год, если такая замена увеличит размер пособия.
2025 год можно заменить только в том случае, если в 2025 году сотрудница тоже находилась в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком. Если весь 2025 год она работала, то 2025 год остается в расчете и не заменяется.
Работодателю нужно получить заявление, проверить право на замену, сравнить расчет пособия без замены и с заменой, а затем передать корректные сведения в СФР. В 1С:ЗУП используйте документы Больничный лист, Ответ на запрос СФР для расчета пособия, форму Изменить данные для расчета среднего заработка и механизм СЭДО. Если в форме есть флажок или реквизит Заявление о замене лет, обязательно заполните его при наличии заявления сотрудницы.
Практический ответ: в описанной ситуации сотрудница, скорее всего, может заменить 2024 год на 2023 или 2022 год, если это увеличит пособие. Но заменить 2025 год она сможет только при условии, что в 2025 году у нее также был отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком.
Информация носит справочный характер