Рассмотрим ситуацию подробно. Сотрудница ушла в отпуск по беременности и родам в сентябре 2022 года, затем находилась в отпуске по уходу за ребенком до ноября 2025 года. После этого до февраля 2026 года она была в отпуске без сохранения заработной платы, затем уволилась и устроилась к новому работодателю. В 2026 году у сотрудницы возникает больничный, и необходимо определить расчетный период, выяснить, можно ли заменить годы, какие именно годы использовать и какими документами подтвердить право на замену у нового работодателя.
В рассматриваемой ситуации право на замену расчетных лет есть. Для больничного, наступившего в 2026 году, по общему правилу расчетным периодом являются 2024 и 2025 годы. Поскольку в обоих этих годах сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком, она вправе подать заявление о замене расчетных лет, если в результате размер пособия увеличится.
При длительном непрерывном периоде отпусков по беременности и родам и по уходу за ребенком правило можно применять последовательно. С учетом того, что отпуск начался еще в 2022 году, в рассматриваемой ситуации для расчета в итоге могут использоваться 2020 и 2021 годы, если именно такой вариант соответствует правилам замены и приводит к увеличению пособия. При этом не будем выбирать любые более ранние годы произвольно: СФР придерживается подхода, согласно которому для замены используются годы, непосредственно предшествующие годам нахождения в отпуске по беременности и родам и отпуске по уходу за ребенком.
Дополнительно проверим вариант с использованием 2022 года. До сентября 2022 года сотрудница могла получать обычную заработную плату, поэтому иногда выгоднее сохранить такой год в расчете, а заменить только другой год. Однако для обычного больничного календарные дни отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком из знаменателя не исключаются: средний дневной заработок рассчитывается исходя из 730 дней. Поэтому неполный по заработку 2022 год нередко оказывается менее выгодным, чем полностью отработанный 2020 или 2021 год. Сравним варианты расчетом и применим замену только тогда, когда она увеличивает пособие.
Начнем с общего правила. Порядок расчета пособий по временной нетрудоспособности установлен Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Согласно части 1 статьи 14 этого закона средний заработок для пособия определяем за два календарных года, непосредственно предшествующих году наступления страхового случая.
Следовательно, если сотрудница заболела в 2026 году, первоначально берем:
2024 год;
2025 год.
Не имеет значения, что в 2024 году она фактически не работала, а в 2025 году большую часть года находилась в отпуске по уходу за ребенком. По общему правилу эти годы все равно образуют расчетный период.
Также не меняет расчетный период то обстоятельство, что в 2026 году сотрудница перешла к другому работодателю. Расчетными годами остаются 2024 и 2025 годы. При этом в расчет пособия учитывается заработок за соответствующие периоды у предыдущих работодателей в порядке, установленном Законом № 255-ФЗ.
Именно после определения обычного расчетного периода проверим, есть ли основания для его замены.
Рассмотрим подробнее часть 1 статьи 14 Федерального закона № 255-ФЗ.
Если в двух календарных годах, непосредственно предшествующих году наступления временной нетрудоспособности, либо в одном из таких годов застрахованное лицо находилось:
в отпуске по беременности и родам;
в отпуске по уходу за ребенком;
соответствующий календарный год или оба года по заявлению работника могут быть заменены предшествующими календарными годами.
Но существует обязательное условие: замена должна приводить к увеличению размера пособия.
Поэтому замена расчетного периода — это не обязанность работодателя и не автоматическое действие программы. Сотрудница должна заявить о своем праве, а затем необходимо сравнить размер пособия с заменой и без нее.
В рассматриваемой ситуации основание очевидно:
в 2024 году сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком;
в 2025 году она также находилась в отпуске по уходу за ребенком вплоть до ноября.
Следовательно, оба стандартных расчетных года — 2024 и 2025 — являются годами, которые могут быть заменены.
Теперь разберем принципиальное ограничение. Иногда сотрудник рассуждает так: если закон разрешает замену, можно посмотреть заработок за последние пять, семь или десять лет и выбрать два самых выгодных года.
Так делать нельзя.
СФР в письме от 16.04.2025 № 23-02-30/115484 специально разъяснил порядок замены расчетного периода. Фонд указал, что расчетные годы нельзя заменять на любые годы исключительно по желанию застрахованного лица. Используем годы, непосредственно предшествующие периодам отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком.
Аналогичный подход ранее поддерживался Минтрудом и учитывался в судебной практике, включая позицию Верховного Суда РФ.
Поэтому не будем выбирать, например, 2018 и 2019 годы только потому, что тогда у сотрудницы была самая высокая заработная плата. Сначала восстановим хронологию отпусков и только после этого определим допустимую последовательность замены.
Теперь применим правило к исходной ситуации.
Имеем следующую хронологию:
до сентября 2022 года сотрудница работала;
с сентября 2022 года начался отпуск по беременности и родам;
после окончания отпуска по беременности и родам начался отпуск по уходу за ребенком;
отпуск по уходу продолжался до ноября 2025 года;
с ноября 2025 года до февраля 2026 года сотрудница находилась в отпуске без сохранения заработной платы;
в 2026 году сотрудница уволилась и начала работать в другой организации.
Для больничного 2026 года стандартные годы — 2024 и 2025.
Оба года попадают на отпуск по уходу за ребенком, поэтому оба можно заменить.
Следуя логике СФР, сначала посмотрим на непосредственно предшествующие годы — 2022 и 2023.
Но здесь обнаруживаем следующее:
в 2022 году сотрудница с сентября находилась в отпуске по беременности и родам;
в 2023 году сотрудница находилась в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком в зависимости от конкретных дат перехода между отпусками.
Значит, эти годы сами содержат периоды, которые дают право на замену.
Применяя правило последовательно, можем перейти к годам, которые предшествовали началу длительного периода материнских отпусков. В рассматриваемой ситуации такими годами будут 2020 и 2021 годы.
Именно поэтому вывод из обсуждения на форуме о возможности заменить 2024 и 2025 годы на 2020 и 2021 годы в целом соответствует действующему подходу СФР, если указанные обстоятельства документально подтверждены и расчет с заменой действительно увеличивает пособие.
Рассмотрим подробнее письмо СФР от 16.04.2025 № 23-02-30/115484. В нем фонд разбирал похожую ситуацию: сотрудница несколько лет находилась в отпуске по уходу за ребенком, а затем вышла на работу и оформила больничный.
СФР указал, что стандартные расчетные годы, пришедшиеся на отпуск по уходу за ребенком, можно заменить предыдущими годами. Если при этом один из предыдущих лет также оказался годом отпуска по беременности и родам, этот год также допускается заменить на более ранний.
Таким образом, при длительном «декретном» периоде фактически получается последовательное перемещение расчетного периода назад к годам, в которых сотрудница работала и получала обычный заработок.
Этот принцип особенно важен для нашей ситуации, потому что один материнский период продолжается с сентября 2022 года практически до конца 2025 года.
Поэтому вариант 2020–2021 годов необходимо обязательно рассчитать.
Нет, сначала проанализируем все допустимые и экономически значимые варианты.
Право на замену года не означает обязанность заменить его. Даже если в календарном году был хотя бы период отпуска по беременности и родам или ухода за ребенком, сотрудница может не заменять этот год, если его сохранение дает более высокий размер пособия.
Это может быть актуально для 2022 года. С января по август 2022 года сотрудница, вероятно, работала и получала зарплату. Поэтому сравним:
вариант расчета с 2020 и 2021 годами;
вариант, в котором сохраняется 2022 год и используется другой допустимый год;
расчет без замены — по 2024 и 2025 годам.
После сравнения применим тот допустимый вариант, который действительно увеличивает пособие.
При этом для обычного пособия по временной нетрудоспособности учтем важную особенность: средний дневной заработок рассчитывается делением учитываемого заработка за два расчетных года на 730.
Дни отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком и обычного отпуска без сохранения зарплаты из этих 730 дней при расчете обычного больничного не исключаются.
Поэтому частично отработанный 2022 год может дать относительно низкий средний дневной заработок: заработок получен только за часть года, а делитель при расчете обычного больничного из-за этого не уменьшается.
Это важное различие. Для пособия по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребенком действуют правила об исключаемых календарных днях.
При обычной временной нетрудоспособности такой механизм не применяется.
Например, предположим, что в 2022 году сотрудница отработала восемь месяцев, а затем ушла в отпуск по беременности и родам. Если этот год используем при расчете обычного больничного, в числитель попадет учитываемая заработная плата за отработанные месяцы, но сам по себе период декрета не позволит уменьшить стандартный делитель для пособия по временной нетрудоспособности.
Поэтому перед заявлением о замене лет не будем ориентироваться только на сумму заработка каждого года. Проведем полный расчет среднего дневного заработка.
Предположим, сотрудница получала:
в 2020 году — 600 000 рублей учитываемого заработка;
в 2021 году — 720 000 рублей;
в 2022 году до ухода в отпуск — 480 000 рублей;
в 2023 и 2024 годах учитываемого заработка практически не было;
в 2025 году также отсутствовал обычный заработок либо его сумма была небольшой.
Посчитаем средний дневной заработок по 2020 и 2021 годам:
(600 000 + 720 000) / 730 = 1 808,22 рубля.
Далее к среднему дневному заработку применим процент оплаты, который зависит от страхового стажа работницы, а также остальные правила расчета пособия.
Если же взять годы, в которых зарплата отсутствовала из-за ухода за ребенком, средний заработок может оказаться значительно ниже.
Именно для устранения такой ситуации законодатель и предусмотрел право заменить годы расчетного периода.
Однако проведем расчет по фактическим данным конкретной сотрудницы. Замена разрешена только тогда, когда после нее пособие увеличивается.
Теперь разберем отпуск без сохранения заработной платы.
С ноября 2025 года до февраля 2026 года сотрудница находилась в отпуске за свой счет.
Сам по себе отпуск без сохранения заработной платы права на замену расчетного года не дает.
Право на замену по части 1 статьи 14 Закона № 255-ФЗ возникает в рассматриваемой ситуации именно из-за отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком.
Но это не мешает заменить 2025 год, поскольку до ноября 2025 года в этом же календарном году сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком. Для возникновения права на замену достаточно наличия соответствующего периода в расчетном году; не требуется, чтобы весь календарный год полностью состоял из такого отпуска.
Отпуск без сохранения зарплаты в январе–феврале 2026 года вообще не входит в стандартный расчетный период больничного, наступившего в 2026 году, поскольку сам 2026 год в расчетные два года не включается.
Да, смена организации право на замену лет не отменяет.
Закон связывает это право с положением застрахованного лица в расчетных годах, а не с тем, продолжает ли оно работать у того же страхователя.
Поэтому сотрудница может:
уволиться с прежнего места работы;
устроиться в другую организацию;
заболеть уже у нового работодателя;
подать новому работодателю заявление о замене календарных лет.
Заработок, полученный у предыдущего страхователя, учитываем по данным, имеющимся у СФР, в установленном порядке.
Новый работодатель не обязан вручную восстанавливать начисления сотрудницы за 2020 и 2021 годы по расчетным листкам старой организации. Информационное взаимодействие по пособиям сейчас в значительной степени осуществляется через СФР и систему социального электронного документооборота.
Нет, справку по форме 182н для современной процедуры использовать не будем.
С 1 января 2023 года приказ Минтруда, которым была утверждена справка 182н, утратил силу. Соответственно, бывший порядок, когда новый работодатель рассчитывал пособие прежде всего по справкам 182н, больше не является основным механизмом получения сведений о заработке.
Для сведений о заработке используем данные СФР.
В программах 1С для этого предусмотрено взаимодействие по СЭДО, в том числе документы Запрос данных СФР о среднем заработке и Средний заработок по данным СФР (СЭДО).
Поэтому ответ на вопрос с форума «поможет ли справка 182н?» будет следующим: нет, оформлять новую справку 182н в 2026 году для этой цели не требуется.
Теперь рассмотрим наиболее сложный практический вопрос. Новый работодатель сам отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу не предоставлял. В его кадровой базе этих документов нет. Как тогда подтвердить право на замену?
Часть информации уже может находиться в распоряжении СФР и на индивидуальном лицевом счете сотрудницы. В разные периоды работодатели передавали в систему персонифицированного учета сведения о специальных периодах стажа.
При этом фонд при проверке правомерности замены может запросить дополнительные подтверждения.
Поэтому рекомендуем сотруднице заранее получить у прежнего работодателя документы, подтверждающие отпуска.
Наиболее понятным подтверждением будут:
заверенная копия приказа о предоставлении отпуска по беременности и родам;
заверенная копия приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
при необходимости документы о продлении или изменении периода отпуска по уходу;
персонифицированные сведения, в которых соответствующие периоды отражены специальными кодами;
иные документы прежнего работодателя, из которых однозначно видны даты начала и окончания соответствующих отпусков.
Копии приказов — самый наглядный вариант. Именно такой практический подход обычно применяют, когда новый работодатель не располагает собственными кадровыми документами о декретном периоде.
Дополнительно рассмотрим сведения персонифицированного учета.
В отчетности о страховом стаже используются специальные обозначения периодов, в частности:
ДЕКРЕТ — период отпуска по беременности и родам;
ДЕТИ — отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет, предоставленный родителю;
ДЛДЕТИ — отпуск родителя по уходу за ребенком от полутора до трех лет;
ДЕТИПРЛ — используется для соответствующего отпуска по уходу, предоставленного другому родственнику или опекуну в предусмотренных случаях.
Поэтому заверенные сведения персонифицированного учета, в которых отражены коды ДЕКРЕТ, ДЕТИ и ДЛДЕТИ, могут дополнительно подтверждать хронологию нахождения сотрудницы в соответствующих отпусках.
При этом не будем считать такую копию единственным возможным доказательством. Если СФР запросит конкретный документ, направим тот комплект, который позволит однозначно подтвердить право на замену. Практически полезно иметь и кадровые приказы, и персонализированные сведения.
Да, рекомендуем бывшей сотруднице обратиться к прежнему работодателю с письменным запросом и получить заверенные копии документов, связанных с ее трудовой деятельностью.
Запросим прежде всего:
копию приказа о предоставлении отпуска по беременности и родам;
копию приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
копии документов, которыми оформлялось изменение или окончание такого отпуска;
при необходимости сведения о периодах страхового стажа.
Если у сотрудницы уже сохранились заверенные документы, полученные при увольнении, используем их.
Таким образом, новый работодатель не должен самостоятельно обращаться к старому работодателю и выяснять обстоятельства декретного отпуска без участия работницы. Практически проще, чтобы сама сотрудница получила необходимые документы и передала их новому работодателю для подтверждения заявленной замены.
Учтем актуальный порядок, действующий на момент рассматриваемой ситуации.
С 1 июля 2026 года применяются обновленные Правила получения СФР сведений и документов для назначения пособий, утвержденные постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010 с учетом внесенных изменений.
Теперь фонд должен по возможности использовать информацию, которая уже имеется в его распоряжении и отражена на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица.
Для больничных СФР при необходимости может запросить у работодателя сведения, в том числе:
о страховом стаже;
о замене календарных лет расчетного периода на основании заявления сотрудника;
о районном коэффициенте;
о неполном рабочем времени;
о других обстоятельствах, которые необходимы для правильного назначения пособия.
Таким образом, в 2026 году не будем пытаться полностью воспроизводить старый бумажный механизм расчета пособий. Основное взаимодействие с фондом ведем по СЭДО.
Замена не производится автоматически. Сотрудница должна сообщить о своем желании воспользоваться этим правом.
С июля 2024 года применяется форма «Заявление о замене календарных лет (календарного года) в расчетном периоде», утвержденная приказом СФР от 22.04.2024 № 643.
Поэтому в 2026 году не будем ограничиваться произвольной запиской «прошу взять другие годы», если есть возможность использовать утвержденную форму.
В заявлении укажем:
данные страхователя — нового работодателя;
данные застрахованного лица;
СНИЛС;
какие календарные годы заменяются;
какие календарные годы необходимо использовать вместо них.
Для нашей ситуации после проверки допустимости и выгодности варианта в заявлении может быть указана замена расчетного периода с 2024–2025 годов на 2020–2021 годы.
Но до окончательного оформления проведем расчет. Условие об увеличении пособия обязательно.
Да, законодательство допускает замену и после назначения или выплаты пособия.
Если сотрудница первоначально не заявила замену, СФР рассчитал пособие по стандартному периоду, а затем выяснилось, что расчет с другими допустимыми годами выгоднее, сотрудница вправе представить заявление работодателю.
После этого сведения передаются в СФР для перерасчета.
При этом законодательство ограничивает глубину перерасчета: пособие пересчитывается за прошлое время с учетом предусмотренного законом трехлетнего периода.
Практически лучше не доводить дело до перерасчета. Если о декретном периоде известно заранее, сразу перед оформлением первого больничного у нового работодателя проверим возможную замену и получим заявление.
Рассмотрим ситуацию с заработком. Допустим, новый работодатель принял сотрудницу только в феврале или марте 2026 года. Разумеется, в его собственной информационной базе заработка за 2020 и 2021 годы нет.
Это не означает, что пособие невозможно рассчитать.
Сведения о заработке предыдущих страхователей получаем через информационное взаимодействие с СФР.
В 1С:Зарплате и управлении персоналом 8, редакция 3 для этого используются документы:
Запрос данных СФР о среднем заработке;
Средний заработок по данным СФР (СЭДО).
При необходимости замены расчетного периода в запросе можно учитывать дополнительные годы.
Таким образом, отдельно требовать от сотрудницы справку 182н о доходах за старые периоды не нужно. Используем действующий электронный механизм обмена с СФР.
Теперь разберем программную часть.
В типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3 больничный регистрируем документом Больничный лист.
Если для сотрудницы необходимо изменить расчетные годы, откроем данные среднего заработка и воспользуемся механизмом изменения расчетного периода.
В интерфейсе расчета среднего заработка проверим годы и суммы заработка. Для изменения данных используем команду изменения данных для расчета среднего заработка и соответствующую форму ввода среднего заработка.
При этом не будем просто вручную переписывать сумму пособия. Сначала правильно изменим расчетные годы, чтобы программа пересчитала средний дневной заработок по установленным правилам.
Кроме документа Больничный лист, при работе с проактивными выплатами используем документ Ответ на запрос СФР для расчета пособия.
Если сотрудница подала заявление о замене лет, укажем соответствующий признак Есть заявление о замене лет расчетного периода.
После передачи информации СФР обработает новый расчетный период в рамках электронного взаимодействия.
В актуальных версиях 1С:ЗУП реализована утвержденная форма заявления о замене расчетных лет.
Используем документ или печатную форму Заявление о замене лет расчетного периода.
Найти функциональность можно в разделах, связанных с кадровым учетом и пособиями, а также при работе с документами по больничным и отпускам по уходу за ребенком.
Проверим, чтобы в заявлении были указаны именно те годы, которые фактически передаем в СФР.
Например, если после расчета установили, что оптимальным и допустимым вариантом являются 2020 и 2021 годы, не оставим в заявлении автоматически заполненные 2022 и 2023 годы.
После формирования документа распечатаем его или оформим предусмотренным организацией способом и получим заявление сотрудницы.
Если данных за 2020 и 2021 годы в информационной базе нет, воспользуемся документом Запрос данных СФР о среднем заработке.
Разберем по шагам:
Откроем раздел, связанный с пособиями СФР.
Создадим Запрос данных СФР о среднем заработке.
Выберем сотрудницу.
Укажем необходимые расчетные и дополнительные годы с учетом замены.
Выполним необходимые действия для отправки запроса через СЭДО.
Получим ответ фонда.
Проверим документ Средний заработок по данным СФР (СЭДО).
Сопоставим полученный заработок с данными расчета больничного.
Не будем вручную вводить произвольные суммы за старые годы только со слов сотрудницы. Для расчета пособия используем подтвержденные сведения.
Рассмотрим возможный практический сценарий.
Новая организация направила сведения о замене 2024 и 2025 годов на 2020 и 2021 годы. СФР видит заработок, но запрашивает подтверждение того, почему сотрудница имеет право уйти настолько далеко назад.
В этом случае подготовим подтверждающий комплект.
Передадим, в зависимости от содержания запроса:
заявление сотрудницы о замене лет;
заверенную копию приказа прежнего работодателя об отпуске по беременности и родам;
заверенную копию приказа об отпуске по уходу за ребенком;
при необходимости документы о продлении периода ухода;
персонифицированные сведения с кодами ДЕКРЕТ, ДЕТИ, ДЛДЕТИ;
иные документы, которые прямо запросил СФР.
Не будем направлять справку 182н как основной документ, поскольку эта форма отменена.
Также не будем полагать, что тот факт, что СФР ранее выплачивал сотруднице пособие по уходу, всегда автоматически подтверждает весь период отпуска до достижения ребенком трех лет. Пособие по уходу выплачивается не за весь трехлетний период отпуска, поэтому период выплаты пособия и период самого отпуска по уходу могут не совпадать.
Обратим внимание на замечание из обсуждения на форуме. Оно имеет практический смысл.
Отпуск по уходу за ребенком по трудовому законодательству может продолжаться до достижения ребенком возраста трех лет. При этом порядок выплаты ежемесячного пособия и длительность самого трудового отпуска — не одно и то же.
Поэтому нельзя делать вывод: если СФР видит выплату пособия только до определенной даты, значит сотрудница после этой даты уже не находилась в отпуске по уходу.
Период от полутора до трех лет может быть отражен в сведениях страхового стажа специальным кодом ДЛДЕТИ.
Именно поэтому копия приказа прежнего работодателя о предоставлении отпуска до достижения ребенком трех лет является полезным дополнительным подтверждением.
Смена работодателя не лишает сотрудницу заработка предыдущих страхователей для расчета пособия.
При определении среднего заработка учитываем выплаты, которые входят в расчет согласно Закону № 255-ФЗ и сведения о которых имеются в системе обязательного социального страхования.
Поэтому если в 2020 и 2021 годах сотрудница работала в прежней организации, а больничный наступил уже после трудоустройства в новую компанию в 2026 году, сам по себе такой переход не препятствует использованию заработка за 2020–2021 годы при правомерной замене расчетного периода.
Именно для таких ситуаций электронный обмен с СФР особенно важен: новый страхователь не располагает историей начислений предыдущего работодателя, а фонд располагает централизованными сведениями.
Замена разрешена только при увеличении пособия, поэтому проведем сравнение.
Разберем алгоритм:
Рассчитаем пособие по стандартным 2024 и 2025 годам.
Определим допустимые годы для замены с учетом периодов БиР и ухода.
Получим через СФР сведения о заработке за соответствующие годы.
Рассчитаем средний дневной заработок для каждого допустимого варианта.
Сравним итоговые суммы пособия.
Оформим замену только при увеличении суммы.
Например, если расчет по 2020–2021 годам дает пособие 18 000 рублей, а по стандартным 2024–2025 годам — 7 000 рублей, условие об увеличении очевидно выполнено.
Если же по какой-либо причине заработок в старых годах был очень низким и замена уменьшает пособие, такую замену не производим.
Не забудем, что замена расчетного периода влияет на средний заработок, но не отменяет правила определения процента оплаты обычного больничного в зависимости от страхового стажа.
После расчета среднего дневного заработка применим соответствующий процент пособия с учетом продолжительности страхового стажа и вида временной нетрудоспособности.
То есть выбор 2020 и 2021 годов сам по себе не означает, что сотрудница автоматически получает 100 процентов среднего заработка. Процент определяем отдельно.
Также проверим минимальные и максимальные ограничения размера пособия, действующие на дату страхового случая.
Если речь идет об обычном заболевании или травме самой сотрудницы, первые три дня временной нетрудоспособности в предусмотренном законом случае оплачивает работодатель, а начиная с четвертого дня пособие выплачивает СФР.
Если больничный оформлен, например, по уходу за заболевшим ребенком, действуют специальные правила финансирования пособия.
Но в обоих случаях корректный средний заработок и правомерно выбранные расчетные годы имеют принципиальное значение, поэтому информацию о замене необходимо правильно передать в СФР.
Практически рекомендуем помочь сотруднице проверить варианты, но не будем самостоятельно менять годы без заявления.
Замена производится по заявлению застрахованного лица.
Поэтому правильный порядок будет следующим:
увидим, что 2024 и 2025 годы пришлись на отпуск по уходу;
сообщим сотруднице о возможности замены;
проверим допустимые годы и заработок;
сравним сумму пособия;
получим заявление установленной формы;
передадим сведения в СФР.
Не будем без заявления сотрудницы устанавливать в Больничный лист произвольный старый расчетный период.
Отдельно разберем этот вариант, поскольку сотрудница ушла в отпуск только в сентябре 2022 года.
Предположим, с января по август 2022 года она получила высокий заработок. Может возникнуть вопрос: обязательно ли отказываться от 2022 года и переходить исключительно на 2020–2021 годы?
Нет, право на замену не означает обязанности заменить любой год, в котором присутствовал соответствующий отпуск.
Поэтому проведем расчет допустимых комбинаций и определим наиболее выгодную.
Но помним о делителе 730 для обычного больничного. Если за 2022 год заработок начислялся только восемь месяцев, а за 2020 и 2021 годы — все двенадцать месяцев, полный старый год часто оказывается выгоднее.
Не будем делать вывод на глаз. Получим точные суммы заработка и сравним результат в 1С.
Рассмотрим ситуацию, когда бывший работодатель ликвидирован, не отвечает или по иной причине сотрудница не может быстро получить приказы.
Не будем автоматически отказывать в замене.
Сначала проверим сведения, которыми уже располагает СФР. В индивидуальном лицевом счете могут присутствовать периоды страхового стажа с соответствующими кодами, а в информационных системах фонда — сведения, полученные при назначении пособий.
Если этих данных недостаточно и СФР направит запрос, будем действовать исходя из содержания конкретного запроса и доступных документов.
В качестве дополнительных подтверждений могут использоваться ранее полученные сотрудницей копии кадровых документов и персонифицированных сведений.
Не будем восстанавливать период отпуска только на основании устного заявления сотрудницы, если фонд требует документальное подтверждение. Постараемся собрать максимально надежный комплект.
Теперь соберем решение задачи в один практический алгоритм.
Определим год страхового случая. Больничный наступил в 2026 году.
Определим стандартный расчетный период. Это 2024 и 2025 годы.
Проверим право на замену. В 2024 и 2025 годах сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком, значит право есть.
Восстановим хронологию. Отпуск по беременности и родам начался в сентябре 2022 года, затем отпуск по уходу продолжался до ноября 2025 года.
Определим допустимые предшествующие годы. С учетом последовательной замены обязательно проверим вариант 2020 и 2021 годов.
Проверим 2022 год. Если до сентября был высокий заработок, рассчитаем, имеет ли смысл использовать его в одном из допустимых вариантов.
Получим данные о заработке. Используем сведения СФР, а не новую справку 182н.
Сравним пособие. Замена допустима только при увеличении размера выплаты.
Получим заявление сотрудницы. Используем форму, утвержденную приказом СФР № 643.
Подготовим подтверждение декретного периода. Желательно получить копии приказов прежнего работодателя и при необходимости персонифицированные сведения.
Отразим замену в 1С. Проверим расчетные годы в документе Больничный лист.
Передадим информацию в СФР. Используем Ответ на запрос СФР для расчета пособия и укажем наличие заявления о замене расчетных лет.
Проверим ответ фонда. Убедимся, что в расчете использованы именно согласованные годы и правильный заработок.
Теперь сформулируем решение применительно к исходным данным.
Сотрудница заболела уже после приема в новую организацию в 2026 году. Стандартный расчетный период — 2024 и 2025 годы.
Оба этих года пришлись на отпуск по уходу за ребенком. Поэтому сотрудница вправе подать заявление о замене.
Поскольку длительный период отпуска начался еще в сентябре 2022 года и продолжался до ноября 2025 года, при последовательном применении правил замены следует проверить 2020 и 2021 годы как годы, предшествовавшие длительному периоду отпусков по беременности и родам и уходу за ребенком.
Такой подход согласуется с разъяснениями СФР от 16.04.2025 № 23-02-30/115484, в которых фонд допускает дальнейшую замену предшествующего года, если он сам оказался годом отпуска по беременности и родам.
При этом окончательно не будем утверждать 2020–2021 годы только по датам. Сначала получим заработок и сравним размер пособия. Если 2022 год с заработком до сентября дает более выгодный допустимый вариант, учтем это при выборе расчетного периода.
На практике при полностью отработанных 2020 и 2021 годах именно их использование часто оказывается выгоднее, поскольку для обычного больничного делитель составляет 730 дней и периоды декрета из него не исключаются.
Рекомендуем ее получить.
Новый работодатель действительно не оформлял сотруднице отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребенком, поэтому собственного приказа у него нет.
Если СФР потребуется подтверждение периода, наиболее прямым доказательством будут заверенные копии соответствующих приказов предыдущего работодателя.
Дополнительно используем персонифицированные сведения с кодами ДЕКРЕТ, ДЕТИ и ДЛДЕТИ.
Если все необходимые периоды уже достоверно отражены в информационной системе СФР, фонд может располагать достаточными сведениями без дополнительного бумажного подтверждения. Однако заранее получить копии кадровых документов разумно, чтобы не задерживать назначение или перерасчет пособия при запросе фонда.
Для больничного, наступившего в 2026 году, стандартный расчетный период — 2024 и 2025 годы.
Поскольку сотрудница в обоих этих годах находилась в отпуске по уходу за ребенком, она имеет право написать заявление о замене расчетных лет в соответствии с частью 1 статьи 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.
Учитывая, что отпуск по беременности и родам начался в сентябре 2022 года, а затем отпуск по уходу за ребенком продолжался до ноября 2025 года, следует проверить замену 2024 и 2025 годов на 2020 и 2021 годы. Такой вариант соответствует логике последовательной замены, которую подтверждает СФР в письме от 16.04.2025 № 23-02-30/115484, если промежуточные годы также пришлись на отпуск по беременности и родам и уходу за ребенком.
При этом обязательно сравним размер пособия. Замена производится только тогда, когда она приводит к его увеличению.
Отдельно проанализируем 2022 год: до сентября сотрудница работала, поэтому в зависимости от суммы заработка может иметь смысл проверить и допустимый вариант с его сохранением. Для обычного больничного помним, что средний дневной заработок определяется с использованием делителя 730, а дни декрета и ухода из этого делителя не исключаются.
Смена работодателя право на замену не отменяет. Новая организация может учитывать заработок предыдущего страхователя на основании данных СФР.
Справку 182н оформлять не нужно: она отменена с 1 января 2023 года. Сведения о заработке получаем через информационное взаимодействие с СФР.
Для подтверждения самого права на замену рекомендуем сотруднице получить у предыдущего работодателя заверенные копии приказов о предоставлении отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком. Дополнительным подтверждением могут служить сведения персонифицированного учета с кодами ДЕКРЕТ, ДЕТИ и ДЛДЕТИ.
В 1С:ЗУП 8 используем документы Больничный лист, Ответ на запрос СФР для расчета пособия, Запрос данных СФР о среднем заработке и Средний заработок по данным СФР (СЭДО). При передаче сведений укажем наличие заявления сотрудницы о замене лет и проконтролируем, чтобы фонд получил правильный расчетный период.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации не будем рассчитывать больничный только по нулевым или минимальным данным 2024–2025 годов. Проверим право на замену, запросим заработок за предыдущие годы, сравним варианты и при увеличении пособия оформим использование 2020–2021 годов документально.
Информация носит справочный характер