Разберем ситуацию по шагам и сразу сформулируем практический вывод. Если второй отпуск по беременности и родам начался 08.07.2024, то по общему правилу расчетный период — это 2022 и 2023 годы, потому что именно два календарных года, предшествующих 2024 году, используются для расчета пособия по беременности и родам. Но на этом анализ не заканчивается. Если в 2022 и 2023 годах сотрудница полностью или частично находилась в отпуске по беременности и родам либо в отпуске по уходу за ребенком, эти годы можно заменить по заявлению, если замена увеличит размер пособия. Такое правило прямо следует из статьи 14 Федерального закона № 255-ФЗ и разъяснений Социального фонда России.
Теперь применим это правило к приведенным датам. Первый отпуск по беременности и родам был с 23.01.2020 по 10.06.2020. Затем отпуск по уходу за ребенком продолжался с 11.06.2020 по 20.03.2023. Значит, в расчетных 2022 и 2023 годах действительно есть периоды отпуска по уходу за ребенком: весь 2022 год и часть 2023 года. Следовательно, формальное право на замену расчетных лет у сотрудницы есть. Причем заменить можно как оба года, так и только один из них — но только при соблюдении правил подбора лет на замену и только если итоговое пособие станет больше.
Сразу зафиксируем итог. В рассматриваемой ситуации по умолчанию нужно брать 2022 и 2023 годы. Но если сотрудница подаст заявление о замене лет, можно применять не стандартный расчетный период, а более ранние годы. При этом использовать можно не любые годы по выбору, а только те, которые непосредственно предшествуют годам, в которых пришлись отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком. Именно поэтому ответ «можно снова взять 2018 и 2019» в данной ситуации возможен, но не потому, что эти годы когда-то уже использовались для первого пособия, а потому, что при последовательной замене через цепочку предшествующих лет именно к ним можно прийти законным способом.
Иначе говоря, ориентироваться нужно не на то, какие годы брали в первый раз, а на то, какие годы допустимы по правилам замены на дату нового страхового случая. Для отпуска по беременности и родам, начавшегося в 2024 году, базовый период — 2022 и 2023. Поскольку в этих годах был отпуск по уходу за ребенком, их можно заменять на предшествующие. Если оба стандартных года подпадают под правило замены, цепочка подбора может дойти до 2020 и 2021, а затем, если и эти годы тоже заняты отпуском по беременности и родам или по уходу, — до 2018 и 2019. Судебная практика и разъяснения СФР подтверждают именно такой последовательный подход.
Рассмотрим базовую норму подробнее. Пособие по беременности и родам исчисляется исходя из среднего заработка за два календарных года, предшествующих году начала отпуска по беременности и родам. Если отпуск начался в 2024 году, то обычный расчетный период — это 2022 и 2023 годы. Это общее правило не зависит от того, сколько сотрудница работала у данного работодателя, была ли занятость полной или неполной, а также от того, использовались ли какие-то годы для расчета предыдущего пособия.
В вашем примере именно этот стандартный период и дал сумму «из МРОТ». Такая ситуация логична: в 2022 году сотрудница целый год находилась в отпуске по уходу за ребенком, а в 2023 году вернулась к работе только после окончания такого отпуска и работала на 0,44 ставки лишь часть периода. Из-за этого заработок за расчетные годы мог оказаться маленьким либо его могло не хватить для расчета среднего заработка выше минимального уровня. Поэтому программа или СФР показывают минимальную базу — и здесь как раз возникает вопрос о замене лет.
Теперь выясним причину, по которой вообще допускается замена. Закон разрешает заменить календарный год или оба календарных года расчетного периода, если в них сотрудница находилась в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком. Очень важно понимать: достаточно даже части года. Не требуется, чтобы весь календарный год был занят такими отпусками. Если в 2023 году отпуск по уходу длился до 20.03.2023, этого уже достаточно, чтобы 2023 год мог рассматриваться как год, подлежащий замене.
Но для законной замены должны выполняться два обязательных условия. Во-первых, должно быть заявление работницы; автоматически ничего менять нельзя. Во-вторых, замена должна приводить к увеличению размера пособия. Если новый расчетный период не дает выгоды, оставляют стандартные годы. Это не право работодателя выбирать удобный вариант, а право застрахованного лица потребовать более выгодный расчет в пределах правил закона.
Это ключевой момент, из-за которого на практике и возникает больше всего ошибок. Закон и судебная практика исходят из того, что замена возможна не на любые годы по желанию, а только на годы, которые непосредственно предшествуют годам, содержащим отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком. Верховный Суд прямо поддержал такой подход: нельзя «перепрыгивать» через годы и выбирать любой понравившийся период с высоким заработком.
Именно поэтому вопрос нужно решать не формулой «берем самые доходные годы», а формулой «последовательно проверяем допустимые предшествующие годы». Такой подход сейчас подтверждают и разъяснения Социального фонда России: замене подлежат именно те годы расчетного периода, в которых был соответствующий отпуск, а заменить их можно только предшествующими годами, последовательно уходя назад, если в очередном году тоже был такой отпуск.
Посмотрим на календарную картину полностью.
2020 год — с 23.01.2020 по 10.06.2020 отпуск по беременности и родам, а с 11.06.2020 начался отпуск по уходу за ребенком. То есть 2020 год полностью относится к годам, в которых были специальные отпуска.
2021 год — отпуск по уходу за ребенком продолжался весь год. Значит, 2021 год тоже является годом, который можно учитывать в цепочке замены.
2022 год — отпуск по уходу продолжался весь год, несмотря на выход на работу на 0,44 ставки с 21.09.2022. Работа во время отпуска по уходу не отменяет сам факт нахождения в отпуске по уходу за ребенком. Следовательно, 2022 год является годом, подпадающим под правило замены.
2023 год — отпуск по уходу продолжался по 20.03.2023, то есть часть 2023 года также пришлась на этот отпуск. Следовательно, 2023 год тоже можно заменить.
Теперь пойдем по цепочке. Стандартные годы — 2022 и 2023. Их можно заменить на предшествующие годы. Ближайшая предшествующая пара — 2020 и 2021. Но и в 2020, и в 2021 годах у сотрудницы также были отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребенком. Значит, при последовательном применении правила можно двигаться еще назад — к 2018 и 2019 годам. Именно поэтому в данной ситуации использование 2018 и 2019 годов выглядит правомерным, если сотрудница подаст заявление и если такой расчет даст большую сумму пособия.
Да, в описанной ситуации это возможно. Но важно правильно объяснить логику. Нельзя сказать: «Мы берем 2018 и 2019 просто потому, что они были в первом декрете». Такой аргумент слабый. Правильная логика другая: стандартный период для 2024 года — 2022 и 2023; оба года подпадают под замену; ближайшие предшествующие — 2020 и 2021; эти годы тоже заняты отпусками по беременности и родам и по уходу; значит, при последовательном смещении расчетного периода можно дойти до 2018 и 2019. Именно такой пошаговый подход соответствует позиции Верховного Суда и современным разъяснениям СФР.
На практике это означает следующее: если по заявлению сотрудницы вы пересчитываете пособие и видите, что по 2018 и 2019 годам средний заработок выше, чем по 2022 и 2023 годам, и если выбранные годы допустимы по цепочке замены, то именно они и должны участвовать в расчете. При этом закон не требует, чтобы замена ограничивалась только ближайшей парой 2020 и 2021, если эти годы тоже относятся к «декретным» годам. Главное — соблюдать последовательность и не выбирать произвольные периоды.
Отдельно проанализируем обстоятельство, которое часто вызывает сомнения у бухгалтеров: сотрудница вышла на работу на 0,44 ставки с 21.09.2022, продолжая находиться в отпуске по уходу за ребенком. Здесь важно различать два факта: наличие заработка и статус нахождения в отпуске по уходу. Трудовое законодательство позволяет работать на условиях неполного рабочего времени во время отпуска по уходу за ребенком. Следовательно, сам отпуск продолжает существовать, а значит, соответствующий календарный год не перестает быть годом, на который пришелся отпуск по уходу за ребенком. Это означает, что 2022 год все равно можно заменять, даже несмотря на частичную работу в этом году.
Более того, именно такие ситуации и являются типичными для применения механизма замены лет. У сотрудницы может быть небольшой заработок в «детских» годах из-за частичной занятости, неполного времени, позднего выхода на работу или нахождения в отпуске только часть года. Закон позволяет убрать влияние этих «невыгодных» лет через замену, если соблюдены все формальные условия.
Рассмотрим подробнее, почему стандартный расчет мог дать результат из МРОТ. Пособие по беременности и родам рассчитывают исходя из среднего заработка за расчетный период. Если фактический средний заработок оказывается слишком низким, для расчета применяют минимальную базу, связанную с МРОТ. Поэтому в ситуации, когда один год полностью пришелся на отпуск по уходу за ребенком, а второй год частично состоял из ухода и неполной занятости, итоговый средний заработок нередко «проваливается» до минимального уровня.
Для вашей темы это важно не само по себе, а как аргумент в пользу проверки замены лет. Если расчет по 2022 и 2023 годам дал пособие из МРОТ, а по 2018 и 2019 годам у сотрудницы был полноценный заработок, замена почти наверняка окажется выгодной. Именно для таких случаев и существует заявление о замене расчетного периода.
Чтобы решить задачу корректно, рассмотрим не один, а несколько вариантов расчета. Это важно, потому что закон говорит об увеличении размера пособия, а значит, бухгалтеру или кадровому специалисту нужно сравнить результаты.
Вариант 1 — стандартный расчет по 2022 и 2023 годам. Это обязательная отправная точка. Сначала всегда определяем сумму по общему правилу. Если она уже максимальна или хотя бы не хуже других вариантов, замена не нужна.
Вариант 2 — замена на 2020 и 2021 годы. Этот вариант логично проверить первым, потому что это ближайшие предшествующие годы. Но в вашем случае он, скорее всего, невыгоден, поскольку 2020 и 2021 также пришлись на декрет и уход за ребенком.
Вариант 3 — последовательная замена до 2018 и 2019 годов. Этот вариант в описанной ситуации выглядит наиболее перспективным, так как именно эти годы использовались до первого декрета и, вероятно, содержали обычный заработок без декретных периодов. Проверять его нужно обязательно.
Практический вывод такой: правильный ответ для сайта — по умолчанию 2022 и 2023, но по заявлению сотрудницы при соблюдении условий можно использовать 2018 и 2019 годы. При этом нужно показать читателю, что это не произвольный выбор, а результат последовательной замены через годы, непосредственно предшествующие годам с декретом и уходом.
Теперь посмотрим на оформление. Чтобы заменить расчетные годы, необходимо получить от сотрудницы заявление о замене календарных лет расчетного периода. Без такого заявления работодатель и СФР ориентируются на стандартные 2022 и 2023 годы. Заявление составляют в свободной форме, но в нем желательно четко указать:
какой страховой случай наступил;
какие годы используются по общему правилу;
какие годы сотрудница просит применить взамен;
основание замены — нахождение в отпуске по беременности и родам и (или) отпуске по уходу за ребенком;
просьбу применить замену, если она увеличивает размер пособия.
Такое заявление — не формальность, а обязательное юридическое основание для изменения расчетного периода. Автоматически замена лет не производится. Эту позицию прямо подтверждает СФР.
Для страницы сайта полезно не просто дать ответ, а показать логику решения. Сформулируем ее максимально прикладно.
Шаг 1. Определим год начала второго отпуска по беременности и родам. В вашем случае это 2024 год.
Шаг 2. Возьмем два предшествующих календарных года — 2022 и 2023. Это базовый расчетный период.
Шаг 3. Проверим, были ли в этих годах отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком. В вашем случае были: в 2022 году — весь год, в 2023 году — часть года до 20.03.2023. Значит, оба года можно заменять.
Шаг 4. Подберем допустимые предыдущие годы. Сначала это 2020 и 2021. Но и в них сотрудница находилась в соответствующих отпусках. Значит, допустима последовательная замена дальше — до 2018 и 2019.
Шаг 5. Сравним суммы пособия. Если 2018 и 2019 дают больше, применим их по заявлению сотрудницы. Если нет — оставим стандартный расчет.
Рассмотрим подробнее распространенные ошибки, чтобы читатель сразу понимал, где можно ошибиться.
Ошибка 1 — считать, что замена лет происходит автоматически. Это неверно. Нужное условие — заявление работницы. Без него берут стандартные годы.
Ошибка 2 — полагать, что можно выбрать любые выгодные годы. Это неверно. Судебная практика требует последовательности и привязки к предшествующим годам.
Ошибка 3 — считать, что если в году была работа на неполной ставке, год уже нельзя заменить. Это тоже неверно. Если в этом же году был отпуск по уходу за ребенком хотя бы часть времени, год подпадает под правило замены.
Ошибка 4 — ориентироваться на годы первого декрета без анализа нового страхового случая. Нельзя просто повторить старый расчет. Нужно заново определить базовый период и заново пройти цепочку допустимой замены.
Ошибка 5 — не сравнивать итоговые суммы. Замена лет допускается только тогда, когда она увеличивает пособие. Если выгоды нет, менять период нельзя.
Проанализируем ситуацию в формулировке, близкой к ответу на вопрос с форума. Сотрудница ушла во второй отпуск по беременности и родам с 08.07.2024. Базовый расчетный период — 2022 и 2023 годы. Поскольку в 2022 и 2023 годах она находилась в отпуске по уходу за ребенком, эти годы можно заменить. Ближайшие предшествующие годы — 2020 и 2021 — также содержат отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребенком, поэтому при последовательной замене можно дойти до 2018 и 2019 годов. Если расчет по 2018 и 2019 годам дает большую сумму пособия, именно эти годы и нужно использовать по заявлению сотрудницы.
Следовательно, ответ «берем только 2022 и 2023, потому что второй отпуск в 2024 году» — неполный. А ответ «можно взять 2018 и 2019 по заявлению» — в целом правильный, но его нужно обосновывать не ссылкой на прошлый расчет, а правилами последовательной замены лет. Именно такое обоснование будет безопасным и для бухгалтера, и для кадровика, и для аудитора.
Хотя в самой теме вопрос в первую очередь правовой, для пользователей 1С полезно сразу показать и прикладную сторону. В конфигурациях 1С, где ведется расчет пособий, замена лет обычно отражается через документы, связанные с пособием, и через сведения, передаваемые в СФР. По материалам 1С и практики работы в 1С:ЗУП для этого обычно используют документ Больничный лист, форму изменения среднего заработка и документ Ответ на запрос СФР для расчета пособия. В ряде инструкций прямо указано, что при наличии заявления можно вручную заменить расчетные годы и установить признак того, что заявление о замене лет есть.
Рассмотрим подробнее, что полезно проверить в 1С:
открыть документ Больничный лист или связанный документ по пособию по беременности и родам;
перейти к данным для расчета среднего заработка;
проверить, какие годы определены автоматически;
если есть заявление сотрудницы, вручную задать нужные годы расчетного периода;
пересчитать пособие;
при обмене с фондом проверить документ Ответ на запрос СФР для расчета пособия и наличие признака, что заявление о замене лет предоставлено.
Для пользователей 1С здесь важно не столько название кнопки, сколько сама методика: сначала убедиться в праве на замену, затем поменять расчетные годы в среднем заработке, затем передать корректные сведения в СФР.
Так как вы просили указать конкретные методы, функции или объекты 1С, перечислим те элементы, которые действительно помогают в подобной задаче на практике:
Больничный лист — документ, в котором рассчитывается пособие и откуда обычно открывают данные по среднему заработку.
Ввод данных для расчета среднего заработка — форма или блок ввода, где можно изменить автоматически определенный расчетный период и задать его вручную.
Ответ на запрос СФР для расчета пособия — документ обмена с фондом, где нужно корректно отразить сведения о расчетном периоде и признак наличия заявления о замене лет.
Входящие запросы СФР для расчета пособий — объект или журнал, через который отслеживают запросы фонда, перерасчеты и повторные ответы.
Отдельно подчеркнем: в самой форумной теме нет фрагментов программного кода 1С, поэтому приводить
Чтобы читателю было проще применять правило в других похожих ситуациях, сведем решение к универсальному алгоритму.
Определим год начала нового отпуска по беременности и родам.
Возьмем два календарных года, предшествующих этому году.
Проверим, приходились ли на эти годы отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком хотя бы частично.
Если да, посмотрим на непосредственно предшествующие годы и последовательно проверим цепочку дальше назад.
Исключим любые произвольные «прыжки» к выгодным годам без соблюдения последовательности.
Получим от сотрудницы заявление о замене лет.
Сравним расчет по стандартным годам и по допустимым годам замены.
Выберем вариант, который дает больший размер пособия.
Отразим правильные сведения в 1С и в ответе в СФР.
Такой алгоритм удобен тем, что он одинаково хорошо работает и для бухгалтерской проверки вручную, и для контроля автоматического расчета в программе.
Теперь разберем саму формулировку ответа из обсуждения. Ответ «по умолчанию расчетный период — 2023 + 2022, по заявлению может быть заменен на 2018 + 2019» по сути верен, но для страницы сайта его лучше сделать более точным и обучающим. Читателю важно понять не только итог, но и почему именно так. Если этого не объяснить, у него может сложиться ошибочное впечатление, что 2018 и 2019 можно брать всегда, когда они выгоднее. А это не так: такие годы допустимы только потому, что между 2022–2023 и 2018–2019 лежат 2020–2021, которые тоже относятся к «декретным» годам и позволяют двигаться по цепочке дальше назад.
Для сайта лучше давать именно развернутую формулировку: «По общему правилу берут 2022 и 2023 годы. Но по заявлению сотрудницы и при условии увеличения пособия допустима последовательная замена расчетных лет, которая в данной ситуации может привести к применению 2018 и 2019 годов». Такая формулировка и понятна, и юридически аккуратна.
На практике бывает и другая ситуация: пособие уже посчитали по стандартным 2022 и 2023 годам, а заявление сотрудницы поступило позже. В таком случае нужно проверить возможность перерасчета и скорректировать сведения, если замена лет приводит к увеличению пособия. В разъяснениях и практических материалах по работе с СФР и 1С такой сценарий также рассматривается: при необходимости формируют исправленный или повторный ответ в фонд с учетом замены расчетного периода.
Для пользователей 1С это означает, что нельзя ограничиваться устным ответом сотруднице. Если право на замену подтверждено и есть заявление, нужно довести процедуру до конца: пересчитать пособие, проверить новый средний заработок, отразить корректные годы в документах и направить исправленные сведения в СФР, если это требуется по технологии обмена.
Подведем итог и зафиксируем готовое решение проблемы.
Если второй отпуск по беременности и родам начался 08.07.2024, стандартный расчетный период — 2022 и 2023 годы. В рассматриваемой ситуации в обоих этих годах сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком, поэтому по заявлению она вправе заменить расчетные годы. Так как ближайшие предшествующие годы 2020 и 2021 тоже относятся к годам с отпуском по беременности и родам и по уходу за ребенком, допускается последовательная замена дальше назад — до 2018 и 2019 годов. Если расчет по 2018 и 2019 годам увеличивает размер пособия, применять нужно именно их.
Таким образом, правильный практический вывод звучит так: считать нужно сначала по 2022 и 2023 годам, а затем по заявлению сотрудницы проверить допустимую последовательную замену лет; в данной ситуации использование 2018 и 2019 годов возможно и, скорее всего, будет более выгодным. Такой подход соответствует статье 14 Закона № 255-ФЗ, позиции Верховного Суда и актуальным разъяснениям СФР.
Информация носит справочный характер