Рассмотрим ситуацию, когда ИП применяет УСН с объектом «доходы минус расходы» и получает требование ИФНС о предоставлении пояснений по декларации. Инспекция видит расхождение: сумма расходов в декларации по УСН за 2025 год не совпадает с движением денег по расчетному счету за этот же год. Чаще всего такая ситуация возникает у торговых ИП, если в 2025 году были проданы товары, которые закупили и оплатили раньше: в 2021, 2022, 2023 или 2024 году.
Разберем по шагам, почему такое расхождение само по себе не означает ошибку в декларации, как правильно обосновать расходы, какие документы приложить к пояснению и стоит ли ограничиваться коротким ответом без цифр и без КУДиР.
Сначала выясним причину расхождения. На УСН «доходы минус расходы» налоговая инспекция часто сопоставляет данные декларации с банковскими поступлениями и списаниями. Но такое сопоставление не всегда отражает реальную налоговую базу, особенно при торговле товарами.
Для товаров, приобретенных для дальнейшей реализации, действует особое правило: стоимость товаров учитывается в расходах не просто в момент оплаты поставщику, а по мере реализации этих товаров покупателям. То есть для признания расходов по покупным товарам должны быть выполнены как минимум два ключевых условия:
товар должен быть приобретен для дальнейшей реализации;
товар должен быть оплачен поставщику;
товар должен быть реализован покупателю.
Поэтому возможна нормальная ситуация: товар оплатили в 2024 году, но не продали до конца 2024 года. На 01.01.2025 он остался в остатках. В 2025 году этот товар реализовали покупателю. В этом случае стоимость такого товара может попасть в расходы декларации по УСН за 2025 год, хотя оплаты поставщику в 2025 году по этому товару уже не было.
Именно поэтому простое сравнение расходов в декларации за 2025 год со списаниями по расчетному счету за 2025 год может дать расхождение. Это расхождение нужно не просто объяснить общими словами, а показать налоговой инспекции логику формирования расходов.
Проанализируем предложенный короткий ответ. В нем указано, что в расходы включены оплаченные товары, в том числе из остатков оплаченных товаров за 2021–2024 годы, и что декларация верная. По смыслу такой ответ правильный, но для налоговой инспекции он может быть недостаточно убедительным.
Проблема лаконичного ответа в том, что он не раскрывает расчет. Инспекция уже видит расхождение и просит пояснить его. Если ответить только фразой «часть товаров была оплачена в прошлые годы», инспектор может посчитать, что пояснение не подтверждено документально. В таком случае налоговый орган может продолжить камеральную проверку исходя из имеющихся у него данных, составить акт и предложить доначисление налога.
Поэтому рассмотрим более безопасный подход: не ограничивайтесь общей формулировкой, а приложите расчет и документы. Особенно это важно, если сумма расхождения существенная.
В пояснении желательно указать:
номер и дату требования ИФНС;
период, за который представлена декларация;
что декларация составлена верно и уточненная декларация не требуется;
что расхождение возникло из-за признания в 2025 году расходов по товарам, оплаченным в предыдущие годы и реализованным в 2025 году;
ссылку на порядок признания расходов по УСН;
сумму расходов по таким товарам;
перечень подтверждающих документов;
при необходимости — фрагмент или копию КУДиР.
Разберем подробнее налоговую логику. При УСН расходы признаются после их фактической оплаты. Но для покупных товаров, предназначенных для перепродажи, одного факта оплаты недостаточно. Такие расходы учитываются по мере реализации товаров.
Это означает, что для торгового ИП момент оплаты поставщику и момент признания расхода в налоговой базе могут находиться в разных налоговых периодах.
Посмотрим на пример.
ИП на УСН 15% купил товар в декабре 2024 года на сумму 600 000 руб. Товар полностью оплачен поставщику в декабре 2024 года. До конца 2024 года товар не продан и остался на складе. В феврале и марте 2025 года этот товар реализован покупателям. В этом случае стоимость реализованного товара может быть отражена в расходах по УСН за 2025 год, хотя движение денег поставщику было в 2024 году.
Для налоговой это важно сформулировать именно так: расходы не являются «расходами прошлых лет», ошибочно забытыми и перенесенными в текущий период. Это расходы текущего налогового периода, потому что условие реализации товара выполнено в 2025 году.
Отдельно разберем частый вопрос: можно ли учесть расходы прошлых лет в декларации текущего периода только при наличии переплаты налога за прошлые периоды?
Это правило обычно обсуждают в другой ситуации: когда налогоплательщик ошибочно не учел расходы в прошлых периодах, хотя все условия для признания расходов уже были выполнены раньше. Тогда действительно возникает вопрос об исправлении ошибок прошлых лет, уточненной декларации и влиянии ошибки на налоговую базу.
Но в рассматриваемой ситуации речь идет не об ошибочно забытых расходах прошлых лет. Если товар был оплачен в 2021–2024 годах, но реализован только в 2025 году, то до реализации не было полного основания списать его стоимость в расходы. Поэтому при продаже товара в 2025 году расход признается именно в 2025 году.
Вывод: если товар был оплачен в прошлые годы, но реализован в 2025 году, это не перенос старых расходов по ошибке. Это нормальное признание расходов по товарам для перепродажи в периоде их реализации.
Теперь посмотрим, какие документы помогут подтвердить позицию. Если инспекция просит только пояснения, формально можно представить пояснение. Но если в требовании прямо указаны КУДиР или документы, лучше не игнорировать эту часть требования. Практически безопаснее сразу дать налоговой понятный комплект подтверждений, чтобы не доводить ситуацию до акта камеральной проверки.
Для подтверждения расходов по товарам, оплаченным до 2025 года и реализованным в 2025 году, подготовьте следующий комплект:
КУДиР за 2025 год или выписку из КУДиР по спорным расходам. Если инспекция требует КУДиР целиком, безопаснее представить КУДиР целиком в электронном виде или в формате, указанном в требовании.
УПД, товарные накладные или иные первичные документы поставщиков за 2021–2024 годы, по которым товар был приобретен.
Платежные поручения, банковские выписки или документы оплаты, подтверждающие, что товар был фактически оплачен поставщику.
Документы реализации в 2025 году: УПД, накладные, чеки, отчеты маркетплейсов, отчеты комиссионеров, документы отгрузки или иные документы, подтверждающие продажу товара покупателям.
Расчетную таблицу, где видно, какие товары были оплачены в прошлые годы, находились в остатках на 01.01.2025 и были реализованы в 2025 году.
Оборотно-сальдовую ведомость или отчет по остаткам товаров на начало 2025 года, если учет ведется в 1С.
Если документов много, не обязательно прикладывать хаотичную выгрузку всех УПД подряд. Лучше сделать понятную структуру: сначала пояснение, затем таблица-расшифровка, затем документы по перечню. Такой комплект легче проверить, и он лучше защищает позицию налогоплательщика. Если первичные документы хранятся в ЭДО, для их систематизации можно использовать «Архив ЭДО», который прикрепляет оригиналы к документам 1С и позволяет быстро выгружать нужные документы для предоставления контролирующим органам.
Рассмотрим вопрос: достаточно ли выгрузить из ЭДО счета-фактуры с УПД на сумму расхождения и приложить их к пояснению?
Одних УПД обычно недостаточно. УПД подтверждают факт приобретения товара, но для признания расхода при УСН нужно показать не только приобретение. Нужно подтвердить также оплату поставщику и реализацию товара покупателю.
Поэтому действуйте так:
Приложите УПД поставщиков за прошлые годы по товарам, которые вошли в расходы 2025 года.
Приложите документы оплаты этих УПД: платежные поручения, банковские выписки, документы зачета или другие подтверждения прекращения обязательства.
Приложите документы реализации этих товаров в 2025 году.
Сделайте таблицу, которая связывает закупку, оплату, остаток на начало года и реализацию в 2025 году.
Главная задача: показать инспекции цепочку «товар приобретен → товар оплачен → товар был в остатке на 01.01.2025 → товар реализован в 2025 году → расход правомерно включен в декларацию за 2025 год».
Разберем этот вопрос отдельно. Если расхождение возникло из-за товаров, оплаченных до 2025 года, то документы прошлых лет нужны для подтверждения приобретения и оплаты. Но документы 2025 года тоже нужны, потому что именно реализация в 2025 году дает основание признать стоимость товара в расходах.
Поэтому комплект должен включать документы двух групп:
Документы прошлых лет — подтверждают приобретение и оплату товара поставщику.
Документы 2025 года — подтверждают реализацию товара и правомерность признания расхода именно в декларации за 2025 год.
Если приложить только УПД прошлых лет, инспекция может спросить: где подтверждение, что эти товары действительно реализованы в 2025 году? Если приложить только документы реализации 2025 года, инспекция может спросить: где подтверждение оплаты поставщику? Поэтому лучше сразу закрыть оба вопроса.
Да, таблицу сделать стоит. Это не лишнее, а один из самых полезных элементов ответа. Именно таблица помогает превратить общую фразу «товары были оплачены ранее» в доказуемое пояснение.
Рассмотрим пример структуры таблицы:
Наименование товара или группа товаров.
Документ поступления: номер и дата УПД или накладной.
Поставщик.
Дата оплаты поставщику.
Сумма оплаты или стоимость товара.
Количество товара в остатке на 01.01.2025.
Документ реализации в 2025 году.
Дата реализации.
Количество реализованного товара.
Стоимость товара, включенная в расходы УСН за 2025 год.
Если номенклатуры очень много, можно не расписывать каждую мелкую позицию в тексте пояснения, но расчетная таблица должна позволять проверить итоговую сумму. Для маркетплейсов допустимо использовать детализацию по отчетам маркетплейса, отчетам комиссионера, реестрам продаж и внутренним учетным данным.
Итоговая сумма по таблице должна совпадать с суммой расходов, которую вы объясняете в ответе на требование. Если инспекция указала конкретную сумму расхождения, покажите, какая часть расхождения относится к товарам прошлых лет, какая — к зарплате, налогам, комиссиям маркетплейса, эквайрингу, доставке или иным расходам.
Если в требовании ИФНС прямо указано, что необходимо представить КУДиР, не стоит игнорировать этот пункт. КУДиР является основным регистром налогового учета при УСН. Налогоплательщики на УСН обязаны вести учет доходов и расходов в книге учета доходов и расходов.
На практике можно выбрать один из вариантов:
Представить КУДиР полностью за 2025 год, если инспекция прямо требует книгу целиком.
Представить фрагмент КУДиР и пояснить, что полная КУДиР может быть представлена дополнительно, если требование сформулировано нечетко или объем книги очень большой.
Представить КУДиР и отдельную расшифровку спорных расходов. Это самый понятный для инспекции вариант.
Лучше не рассчитывать на то, что инспектор сам разберется в длинной КУДиР без пояснений. Приложите таблицу-расшифровку и укажите, в каких строках КУДиР отражены спорные расходы.
Если учет ведется в 1С, рассмотрим, какие объекты и отчеты помогут подготовить ответ. Конкретные названия могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и версии, но логика обычно одинаковая.
Для проверки поступления товаров используйте документы ПоступлениеТоваровУслуг, Поступление, УПД или документы поступления, которыми оформлена закупка у поставщика. Для подтверждения оплаты используйте документы СписаниеСРасчетногоСчета, ПлатежноеПоручениеИсходящее, банковские выписки и связанные операции оплаты поставщикам.
Для подтверждения реализации в 2025 году используйте документы РеализацияТоваровУслуг, ОтчетОРозничныхПродажах, ОтчетКомиссионераОПродажах, документы продаж через маркетплейсы и документы поступления оплаты от покупателей.
Для формирования налогового регистра используйте отчет КнигаУчетаДоходовИРасходов. Для проверки того, почему расход попал или не попал в КУДиР, используйте отчеты по анализу учета при УСН, например АнализУчетаПоУСН, РасшифровкаКУДиР, отчеты по партиям товаров, остаткам номенклатуры и движению товаров. Для 1С:Бухгалтерии 3.0 есть отчет «Анализ расходов при УСН», который показывает обороты и остатки регистра «Расходы при УСН» и помогает разобраться, какие суммы и почему попадают в КУДиР.
Разберем порядок действий в 1С:
Сформируйте КнигаУчетаДоходовИРасходов за 2025 год и проверьте раздел с расходами.
Отберите расходы по товарам, которые были реализованы в 2025 году.
Проверьте документы поступления этих товаров: даты, поставщиков, суммы, номенклатуру.
Проверьте документы оплаты поставщикам. Убедитесь, что оплата была проведена корректно и связана с нужными документами поступления.
Сформируйте отчет по остаткам товаров на 01.01.2025. Он должен подтверждать наличие товара на начало года.
Сформируйте отчет по реализации этих товаров в 2025 году.
Сверьте итоговую сумму с декларацией по УСН.
Подготовьте таблицу-расшифровку для ИФНС.
Если часть продаж идет через маркетплейсы, дополнительно проверьте документы ОтчетКомиссионераОПродажах или аналогичные документы по агентской схеме. В доходах при этом обычно отражаются поступления от покупателей или суммы реализации в зависимости от схемы учета, а комиссии маркетплейса могут отражаться в расходах при выполнении условий для их признания.
В теме упоминается, что в доходы добавлена сумма комиссии маркетплейсов. Здесь важно аккуратно проверить формулировку и учетную логику. При торговле через маркетплейсы часто возникает путаница: предприниматель получает на расчетный счет сумму за вычетом комиссии, но доходом для УСН может быть вся сумма реализации покупателю, а комиссия маркетплейса отражается отдельно как расход, если она документально подтверждена и соответствует перечню расходов.
Поэтому в ответе на требование не нужно подробно расписывать доходы, если инспекция спрашивает только о расходах. Но если в пояснении затрагиваются маркетплейсы, используйте точные формулировки:
доходы от реализации через маркетплейс отражены исходя из отчетов маркетплейса;
вознаграждение маркетплейса отражено в составе расходов при наличии подтверждающих отчетов и документов;
расходы по покупным товарам признаны после оплаты поставщикам и реализации товаров покупателям.
Не пишите расплывчато «добавлена сумма комиссии маркетплейсов в доход», если на самом деле речь идет о восстановлении валовой суммы реализации до удержания комиссии. Лучше сформулировать так: «Доходы по операциям через маркетплейсы отражены в полной сумме реализации по данным отчетов маркетплейсов, без уменьшения на удержанное вознаграждение. Вознаграждение маркетплейсов отражено в расходах при наличии подтверждающих документов».
Рассмотрим риск. Если налоговая инспекция направила требование по камеральной проверке, налогоплательщик должен представить пояснения или внести исправления, если ошибка действительно есть. Если пояснения представлены формально, без расчетов и документов, инспекция может не согласиться с ними.
В таком случае налоговый орган может составить акт камеральной налоговой проверки. В акте инспекция обычно указывает, что налогоплательщику было предложено представить пояснения и документы, но представленные пояснения не подтвердили правомерность расходов. Далее инспекция может рассчитать налог исходя из имеющихся у нее данных и предложить доначисление налога, пени и штраф.
Это не означает, что акт обязательно будет составлен. Но если сумма расхождения существенная, лучше не доводить дело до возражений на акт. На стадии ответа на требование проще показать расчет и документы, чем потом спорить с уже сформированной позицией инспекции.
Теперь составим структуру грамотного ответа. Он должен быть не слишком коротким, но и не перегруженным лишними деталями. Основная цель — объяснить причину расхождения и показать, что декларация не требует уточнения.
В ответе используйте такую логику:
Укажите, на какое требование отвечаете.
Подтвердите, что декларация по УСН за 2025 год проверена налогоплательщиком.
Поясните, что выявленное инспекцией расхождение связано с особенностями признания расходов по товарам для перепродажи.
Укажите, что часть товаров была оплачена в 2021–2024 годах, находилась в остатках на 01.01.2025 и реализована в 2025 году.
Укажите сумму таких расходов.
Перечислите документы, которыми подтверждается позиция.
Сделайте вывод, что уточненная декларация не требуется.
Посмотрим на пример текста, который можно адаптировать под свою ситуацию. Вставьте свои даты, номера требований, суммы и перечень приложений.
Пример:
«В ответ на требование ИФНС № ___ от __.__.2026 о предоставлении пояснений по декларации по УСН за 2025 год сообщаем следующее.
ИП применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения “доходы, уменьшенные на величину расходов”. Декларация по УСН за 2025 год составлена на основании данных налогового учета и Книги учета доходов и расходов.
Расхождение между суммой расходов, отраженной в декларации по УСН за 2025 год, и суммой списаний по расчетному счету за 2025 год возникло в связи с особенностями признания расходов по товарам, приобретенным для дальнейшей реализации.
Часть товаров, стоимость которых отражена в расходах декларации по УСН за 2025 год, была приобретена и оплачена поставщикам в 2021–2024 годах. Указанные товары не были реализованы до 31.12.2024 и находились в остатках на 01.01.2025. В 2025 году данные товары были реализованы покупателям, в связи с чем их стоимость была правомерно учтена в расходах при определении налоговой базы по УСН за 2025 год.
Сумма расходов по товарам, приобретенным и оплаченным в предыдущие годы, но реализованным в 2025 году, составляет ___ руб. Указанная сумма подтверждается документами поступления товаров, документами оплаты поставщикам, документами реализации товаров в 2025 году, а также данными КУДиР за 2025 год.
Таким образом, расходы, отраженные в декларации по УСН за 2025 год, сформированы корректно. Основания для представления уточненной налоговой декларации отсутствуют.
Приложения:
1. Расшифровка расходов по товарам, оплаченным в 2021–2024 годах и реализованным в 2025 году.
2. Копии УПД / товарных накладных поставщиков.
3. Копии документов оплаты поставщикам.
4. Копии документов реализации товаров в 2025 году.
5. КУДиР за 2025 год / выписка из КУДиР по спорным операциям.
6. Отчет по остаткам товаров на 01.01.2025.»
Разберем пример расшифровки, которую можно приложить к ответу. Таблица должна быть простой и проверяемой. Не нужно делать ее излишне сложной, но она должна связывать каждую сумму с документами.
Используйте такие колонки:
№ строки.
Наименование товара или товарной группы.
Поставщик.
Документ поступления: номер и дата.
Дата оплаты поставщику.
Документ оплаты.
Количество в остатке на 01.01.2025.
Документ реализации в 2025 году.
Дата реализации.
Количество реализовано в 2025 году.
Сумма, включенная в расходы по УСН за 2025 год.
Строка КУДиР или ссылка на регистр учета.
Если учет ведется в 1С, такую таблицу можно собрать на основании отчетов по номенклатуре, документов поступления, документов оплаты и отчета КнигаУчетаДоходовИРасходов. Если номенклатуры много, сгруппируйте данные по поставщикам, партиям или товарным группам, но сохраните возможность расшифровать итоговую сумму до первичных документов. Для дополнительной проверки товарных остатков и движений в 1С:Бухгалтерии 3.0 можно использовать комплект отчетов по товарам и материалам, в котором есть отчеты по остаткам и движениям ТМЦ с детализацией до документов.
Проанализируем типичные ошибки, которые могут усилить риск претензий со стороны ИФНС.
Не пишите только общую фразу без суммы. Формулировка «часть товаров была оплачена ранее» правильная, но без суммы и документов она слабая.
Не называйте такие расходы “расходами прошлых лет”. Лучше писать: «расходы по товарам, оплаченным в предыдущие годы и реализованным в 2025 году». Так вы не создаете впечатление, что исправляете старую ошибку.
Не прикладывайте только документы поступления. Для УСН важны также оплата и реализация.
Не игнорируйте требование о КУДиР. Если КУДиР запрошена, лучше представить ее или мотивированно представить выписку с пояснением.
Не смешивайте в одном абзаце доходы, комиссии маркетплейсов, зарплату, налоги и товары без расшифровки. Если инспекция спрашивает о расходах, сфокусируйтесь на расходах.
Не подавайте уточненную декларацию, если ошибки нет. Уточненная декларация нужна, когда налогоплательщик действительно выявил ошибку, которая повлияла на налоговую базу.
Рассмотрим практическую сторону. Инспекция может принять пояснения и завершить вопрос. Может запросить дополнительные сведения. А может составить акт камеральной проверки, если сочтет расходы неподтвержденными.
Именно поэтому задача налогоплательщика — сразу сделать ответ таким, чтобы инспектору было проще согласиться с позицией, чем продолжать спор. Для этого пояснение должно быть не эмоциональным, а расчетным: сумма расхождения, причина, правовая логика, документы.
Если акт все же будет составлен, придется готовить возражения. Но возражения будут сильнее, если налогоплательщик уже на стадии требования представил расчет и документы. Тогда можно будет показать, что ИФНС не учла представленные пояснения или неправильно оценила документы.
Посмотрим на три возможных варианта.
Вариант 1. Минимальный ответ. Подходит только при небольшой сумме расхождения и если требование сформулировано очень общо. В этом варианте налогоплательщик сообщает, что декларация верная, а расхождение связано с товарами, оплаченными ранее и реализованными в 2025 году. Риск этого варианта — инспекции может не хватить подтверждений.
Вариант 2. Оптимальный ответ. Налогоплательщик направляет пояснение, таблицу-расшифровку, КУДиР или выписку из КУДиР, а также основные подтверждающие документы по сумме расхождения. Это наиболее сбалансированный вариант.
Вариант 3. Максимальный ответ. Налогоплательщик прикладывает полный комплект документов: КУДиР, все УПД, все оплаты, документы реализации, отчеты маркетплейсов, остатки на 01.01.2025, расшифровки из 1С. Этот вариант подходит при большой сумме расхождения или если инспекция прямо требует документы.
На практике чаще всего разумно выбрать второй вариант: дать инспекции достаточно информации для проверки, но не превращать ответ в неструктурированную выгрузку всего учета.
Подведем итог. Если ИП на УСН 15% включил в расходы 2025 года стоимость товаров, которые были оплачены в 2021–2024 годах, находились в остатках на начало 2025 года и были реализованы в 2025 году, такая логика может быть правомерной. Расхождение с расчетным счетом за 2025 год объясняется тем, что оплата поставщикам была произведена раньше, а налоговый расход возник позже — после реализации товаров.
Но для ответа на требование ИФНС не стоит ограничиваться лаконичной фразой. Подготовьте подробное пояснение, укажите сумму расхождения, приложите расшифровку, документы поступления, документы оплаты, документы реализации и КУДиР или выписку из нее. Отдельно покажите остатки товаров на 01.01.2025 и связь этих остатков с реализацией 2025 года.
Оптимальная позиция в ответе: декларация по УСН за 2025 год составлена верно, уточненная декларация не требуется, а расходы подтверждаются тем, что товары были оплачены в предыдущие годы и реализованы в 2025 году.
Информация носит справочный характер