Рассмотрим ситуацию подробно. ООО на УСН с объектом «доходы» в марте 2026 года выдало сотруднику из кассы 874 рубля под отчет для оплаты доставки груза. Сотрудник оплатил доставку, принес чек, организация утвердила авансовый отчет и отнесла сумму на расходы по доставке. Затем выяснилось, что по договоренности с поставщиком транспортная компания должна вернуть эти деньги, потому что доставку фактически оплачивает поставщик. В апреле 2026 года транспортная компания перечислила 874 рубля на расчетный счет организации с назначением платежа «возврат излишне уплаченных средств».
Разберем по шагам, как правильно закрыть счет 76, что делать с ранее отраженными расходами и нужно ли включать поступившие 874 рубля в доходы при УСН «доходы».
Проанализируем ситуацию экономически. Организация сначала понесла расход на доставку: деньги выданы сотруднику, сотрудник оплатил услугу, чек подтверждает оплату, авансовый отчет утвержден. Поэтому в марте бухгалтер сделал логичные проводки:
Дт 71 Кт 50 — 874 руб. — выдали сотруднику деньги под отчет из кассы.
Дт 20 Кт 71 — 874 руб. — приняли расходы по доставке по авансовому отчету.
Дт 90.02 Кт 20 — 874 руб. — списали расходы основного производства на себестоимость продаж.
Но после возврата денег выясняется, что у организации в итоге нет собственного расхода по доставке. Организация не получила экономическую нагрузку на 874 рубля, потому что транспортная компания вернула уплаченную сумму. Следовательно, ранее признанный расход нужно убрать или скорректировать.
В апреле поступили деньги на расчетный счет. Бухгалтер начал отражение так:
Дт 51 Кт 76 — 874 руб. — поступили деньги от транспортной компании как возврат излишне уплаченной суммы.
После этой проводки на счете 76 появляется кредитовое сальдо. Возникает вопрос: какой проводкой закрыть 76 и куда отнести эти 874 рублей?
Ключевой вывод: эти деньги не нужно относить на прочие доходы, если это именно возврат ранее уплаченных собственных денег, а не штраф, пеня, компенсация убытков или безвозмездное поступление. Нужно закрыть счет 76 за счет уменьшения ранее отраженных расходов.
Рассмотрим налоговую логику. При УСН с объектом «доходы» организация платит налог с доходов, а расходы для расчета налоговой базы не учитывает. Однако это не означает, что любое поступление на расчетный счет автоматически становится налоговым доходом.
Разберем подробнее. Доходом для целей налогообложения признается экономическая выгода. Когда организация получает обратно свои же деньги, которые ранее ошибочно или излишне уплатила контрагенту, новой экономической выгоды обычно не возникает. Организация лишь восстанавливает свое имущественное положение: было уплачено 874 рубля, потом эти же 874 рубля вернулись.
Поэтому возврат излишне уплаченных средств в рассматриваемой ситуации не должен рассматриваться как обычная выручка или внереализационный доход. Это не продажа товара, не оказание услуги, не получение штрафа и не получение компенсации сверх понесенных расходов. Это возврат ранее перечисленной суммы.
Важно: при УСН «доходы» поступление 874 рублей не включайте в КУДиР как налогооблагаемый доход, если по документам видно, что это именно возврат излишне уплаченных средств за доставку.
Для подтверждения позиции сохраните документы: чек, авансовый отчет, заявление в транспортную компанию на возврат, переписку или соглашение с поставщиком, банковскую выписку с назначением платежа. Эти документы показывают, что поступление связано не с реализацией, а с возвратом переплаты.
Теперь посмотрим, как закрыть счет 76. После проводки Дт 51 Кт 76 счет 76 стоит по кредиту на 874 рубля. Чтобы закрыть его, нужна встречная запись по дебету счета 76.
Так как ранее сумма была отнесена в расходы, логичное решение — уменьшить эти расходы. На практике это можно сделать сторнировочной проводкой.
Если в марте была проводка:
Дт 20 Кт 71 — 874 руб. — доставка включена в затраты.
То после возврата денег сделайте сторно этой суммы в корреспонденции со счетом 76:
Дт 20 Кт 76 — 874 руб. сторно — уменьшены расходы по доставке и одновременно закрыт счет 76.
В ручном учете в Excel такую операцию удобнее показать как обратную экономическую запись:
Дт 76 Кт 20 — 874 руб. — восстановлены ранее списанные расходы по доставке.
Обе записи по смыслу приводят к одному результату: счет 76 закрывается, а расходы по доставке уменьшаются на 874 рубля.
Практический смысл проводки: мы показываем, что транспортная компания вернула сумму, поэтому организация больше не должна держать эту доставку в своих расходах.
Разберем важный нюанс. В исходной ситуации в марте была сделана проводка Дт 90.02 Кт 20. То есть расходы со счета 20 уже списаны на себестоимость продаж. Поэтому при апрельской корректировке нужно следить, чтобы после исправления не появился некорректный остаток по счету 20.
Есть два подхода.
Если мартовская отчетность еще не сдана, учетный период не закрыт, а обороты можно спокойно поправить, рассмотрим самый чистый вариант: исправьте мартовские записи так, будто расхода по доставке у организации не было.
Разберем по шагам:
Оставьте проводку Дт 71 Кт 50 — 874 руб., потому что деньги сотруднику действительно выдавались.
Оставьте авансовый отчет как подтверждение того, что сотрудник отчитался за полученные деньги.
Сторнируйте или скорректируйте расход по доставке, если уже известно, что он будет возвращен.
Отразите дебиторскую задолженность транспортной компании или расчеты по возврату: Дт 76 Кт 71 или через корректировку ранее признанного расхода, в зависимости от того, как вы построили учетную схему.
В апреле при поступлении денег сделайте Дт 51 Кт 76 — 874 руб..
Но в рассматриваемой теме ситуация уже оформлена иначе: авансовый отчет проведен через 20, счет 20 закрыт на 90.02, а деньги вернулись в следующем месяце. Поэтому чаще проще использовать второй вариант.
Если март уже закрыт, а возврат денег произошел в апреле, рассмотрим рабочий вариант для текущего учета.
В апреле сделайте такие проводки:
Дт 51 Кт 76 — 874 руб. — поступил возврат излишне уплаченных средств от транспортной компании.
Дт 76 Кт 90.02 — 874 руб. — уменьшена себестоимость продаж, если мартовские затраты уже были списаны со счета 20 на счет 90.02.
Этот вариант особенно понятен, если счет 20 на момент возврата уже закрыт и не должен иметь остатка. Тогда мы уменьшаем именно тот счет, на который расход уже попал, то есть 90.02.
Если вы хотите сохранить методику из обсуждения на форуме и сделать именно сторно Дт 20 Кт 76, тогда дополнительно проверьте закрытие счета 20. После сторно может понадобиться корректировка закрытия затрат, чтобы расходы не зависли на 20 с неправильным знаком.
Практическая рекомендация: если расход уже был списан проводкой Дт 90.02 Кт 20, удобнее закрыть 76 проводкой Дт 76 Кт 90.02. Если же счет 20 еще не закрыт, можно использовать Дт 76 Кт 20 или сторно Дт 20 Кт 76.
Посмотрим на выбор счета более внимательно. Здесь важно не просто закрыть 76, а восстановить правильную картину расходов.
Используйте счет 20, если:
расход по доставке еще находится на счете 20;
месяц еще не закрыт;
себестоимость еще не сформирована окончательно;
вы корректируете расходы до их списания на счет 90.02.
Используйте счет 90.02, если:
расход уже списан со счета 20 на себестоимость продаж;
март уже закрыт;
нужно уменьшить именно ранее признанную себестоимость;
вы не хотите создавать искусственный остаток на счете 20.
Таким образом, в исходной ситуации, где уже есть проводка Дт 90.02 Кт 20, наиболее аккуратная апрельская схема выглядит так:
Дт 51 Кт 76 — 874 руб. — возврат от транспортной компании поступил на расчетный счет.
Дт 76 Кт 90.02 — 874 руб. — уменьшена себестоимость продаж на сумму возвращенной доставки.
После этих проводок счет 76 закроется: по кредиту будет 874 рубля от поступления денег, по дебету будет 874 рубля при уменьшении расхода.
Разберем частую ошибку. Иногда бухгалтер видит поступление денег на расчетный счет и решает отразить его как прочий доход:
Дт 51 Кт 91.01 — 874 руб.
В рассматриваемой ситуации так делать не следует, если речь идет именно о возврате излишне уплаченных средств. Счет 91.01 применяйте, когда организация получает прочий доход: штраф, пеню, неустойку, проценты, компенсацию сверх фактически уплаченной суммы, доход от списания кредиторской задолженности и другие аналогичные поступления.
Здесь транспортная компания вернула организации ее же деньги. Поэтому более корректно показать не доход, а уменьшение ранее признанного расхода.
Исключение: если транспортная компания дополнительно перечислила проценты, штраф или компенсацию сверх 874 рублей, тогда сумму сверх возврата можно рассматривать отдельно. Например, возврат 874 рубля закрываем через 76 и уменьшение расходов, а сумму штрафа или процентов отражаем как прочий доход через 91.01.
Поскольку в обсуждаемой ситуации бухгалтерия ведется в Excel, рассмотрим удобный способ оформить операции без 1С. В таблице учета создайте отдельный блок или журнал операций за апрель.
Разберем пример записей:
31.03.2026 — заявление в транспортную компанию на возврат денежных средств. Бухгалтерскую проводку можно не делать, если возврат еще не подтвержден и деньги не поступили. Но для контроля можно отразить ожидаемую задолженность транспортной компании внутренней аналитической записью.
Дата поступления денег в апреле 2026 года — Дт 51 Кт 76 — 874 руб.. Основание: банковская выписка, назначение платежа «возврат излишне уплаченных средств».
Эта же дата или дата бухгалтерской справки — Дт 76 Кт 90.02 — 874 руб., если расход уже был списан на себестоимость. Основание: бухгалтерская справка о корректировке расходов по доставке.
Если вы решите корректировать через счет 20, тогда в Excel покажите:
Дт 51 Кт 76 — 874 руб. — поступил возврат.
Дт 76 Кт 20 — 874 руб. — уменьшены затраты по доставке.
После этого обязательно проверьте оборотно-сальдовую ведомость:
по счету 76 остаток должен быть ноль;
по счету 20 не должен появиться необъяснимый кредитовый остаток;
по счету 90.02 расходы должны быть уменьшены, если доставка уже была включена в себестоимость;
по счету 51 должно быть отражено поступление денег по банковской выписке.
Чтобы операция выглядела обоснованной, оформите комплект документов. Рассмотрим, что нужно собрать.
Расходный кассовый ордер на выдачу денег сотруднику под отчет. Он подтверждает проводку Дт 71 Кт 50.
Авансовый отчет сотрудника с приложенным чеком транспортной компании. Он подтверждает, что сотрудник действительно оплатил доставку.
Заявление на возврат денежных средств в транспортную компанию от 31.03.2026. Оно объясняет, почему организация ожидает возврат.
Переписку или соглашение с поставщиком, из которого видно, что поставщик договорился оплатить доставку самостоятельно.
Банковскую выписку за апрель 2026 года с поступлением 874 рублей.
Бухгалтерскую справку о корректировке расходов. В ней укажите причину: доставка была оплачена сотрудником, но затем транспортная компания вернула сумму как излишне уплаченную, поэтому ранее отраженные расходы уменьшаются.
Бухгалтерская справка особенно важна, если учет ведется в Excel. Она заменяет пояснение, которое в программе обычно видно из документа, комментария, операции или регистра. В справке укажите даты, суммы, счета, основания и итоговое решение по учету.
Посмотрим на пример формулировки для бухгалтерской справки. Ее можно адаптировать под свои документы.
Бухгалтерская справка
В марте 2026 года сотруднику были выданы под отчет денежные средства в сумме 874 рубля для оплаты доставки груза. По представленному сотрудником чеку сумма была отражена в составе расходов по доставке. В связи с последующими переговорами с поставщиком установлено, что доставку оплачивает поставщик, а ранее уплаченная организацией сумма подлежит возврату транспортной компанией. На основании заявления от 31.03.2026 транспортная компания в апреле 2026 года перечислила на расчетный счет организации 874 рубля с назначением платежа «возврат излишне уплаченных средств».
В связи с возвратом денежных средств ранее признанные расходы по доставке подлежат уменьшению на 874 рубля. Возврат не признается доходом организации, так как является возвратом ранее уплаченных собственных денежных средств и не образует экономической выгоды.
Бухгалтерские записи:
Дт 51 Кт 76 — 874 руб. — поступил возврат излишне уплаченных денежных средств от транспортной компании.
Дт 76 Кт 90.02 — 874 руб. — уменьшены ранее признанные расходы по доставке, списанные на себестоимость продаж.
Если в вашей учетной схеме расход еще не был списан со счета 20, вторую запись замените на:
Дт 76 Кт 20 — 874 руб. — уменьшены затраты по доставке.
Несмотря на то что в исходной ситуации бухгалтерия ведется в Excel, рассмотрим подробнее, как такую операцию обычно оформили бы в 1С. Это поможет понять логику учета и выбрать правильные счета.
В 1С для похожих операций обычно используются документы и объекты:
Авансовый отчет — для отражения расходов, оплаченных подотчетным лицом.
Поступление на расчетный счет — для отражения возврата денег от транспортной компании.
Операция, введенная вручную — для ручной корректировки расходов и закрытия счета 76.
Корректировка долга — для зачета, переноса или списания задолженности, если в учете образовались встречные остатки по расчетам.
Бухгалтерская справка или печатная форма ручной операции — для пояснения корректировки.
Разберем вариант в 1С по шагам.
Документом Авансовый отчет отразите оплату доставки подотчетным лицом. В расходной части укажите счет затрат 20, если доставка связана с основным производством, либо другой счет затрат, если по учетной политике применяется иной счет.
Документом Поступление на расчетный счет отразите возврат 874 рублей. Вид операции выбирайте по смыслу как возврат от поставщика или прочее поступление с расчетами через 76. В счете расчетов укажите 76, если организация ведет такие расчеты через этот счет.
Документом Операция, введенная вручную сделайте корректировку: Дт 76 Кт 90.02 или Дт 76 Кт 20, в зависимости от того, где находится расход на момент корректировки.
Если после операций в аналитике счета 76 появились одинаковые остатки с разными знаками по разным договорам, документам расчетов или субконто, используйте Корректировка долга, чтобы «схлопнуть» аналитику.
Важно: документ Корректировка долга нужен не всегда. Если вы ведете учет вручную в Excel и у вас просто одна запись по кредиту 76 и одна запись по дебету 76, счет закроется обычной обороткой. В 1С проблема чаще возникает из-за аналитики: один остаток висит по одному документу расчетов, а второй — по другому. Тогда счет в целом может быть закрыт, но по субконто видны «плюс» и «минус».
В обсуждении прозвучала рекомендация: если на счете 76 появятся два одинаковых сальдо с плюсом и минусом, их можно «схлопнуть» корректировкой долга. Разберем, что это означает.
В бухгалтерском учете счет может иметь аналитику: контрагент, договор, документ расчетов, статья движения денежных средств, основание платежа. Если поступление денег отражено по одному основанию, а корректировка расхода — по другому, программа может показывать две строки:
по одному документу — задолженность контрагента перед организацией;
по другому документу — задолженность организации перед контрагентом.
Суммы одинаковые, но аналитика разная. В оборотах это выглядит как «плюс» и «минус». Экономически долга нет, но технически аналитика не совпала.
В 1С для исправления такой ситуации используют Корректировка долга. В документе выбирают вид операции, который подходит по ситуации: зачет задолженности, перенос задолженности или иная корректировка. После проведения документа остатки по аналитике закрываются.
В Excel такой проблемы обычно нет, если вы сами ведете аналитику аккуратно. Просто укажите в обеих строках один и тот же контрагент, одно основание и одну операцию: «Возврат излишне уплаченной доставки 874 рубля». Тогда счет 76 закроется без дополнительных действий.
Рассмотрим, нужно ли переделывать авансовый отчет. Сотрудник действительно получил деньги под отчет, действительно оплатил доставку и действительно принес чек. Поэтому сам факт авансового отчета не является ошибкой.
Авансовый отчет подтверждает движение денег через подотчетное лицо. Его не обязательно удалять или переписывать только потому, что позже транспортная компания вернула сумму. Ошибка возникает не в том, что сотрудник отчитался, а в том, что после возврата денег расход больше не должен оставаться в учете как окончательный расход организации.
Поэтому действуйте так:
Авансовый отчет оставьте как подтверждение первоначальной оплаты.
К авансовому отчету приложите пояснение или бухгалтерскую справку о последующем возврате.
Расход по доставке скорректируйте отдельной записью.
Поступление денег от транспортной компании отразите по банковской выписке.
Вывод: авансовый отчет сам по себе правильный, но расход по нему нужно нейтрализовать, потому что деньги вернулись.
Посмотрим на влияние на бухгалтерский результат. В марте организация признала расход 874 рубля. Если ничего не исправить, расходы будут завышены. При этом в апреле поступит возврат, но если его не связать с уменьшением расхода, счет 76 останется незакрытым или сумма ошибочно попадет в доходы.
Правильный итог должен быть таким:
денег в кассе стало меньше на 874 рубля при выдаче под отчет;
потом деньги вернулись на расчетный счет на 874 рубля;
собственного расхода по доставке у организации нет;
счет 71 закрыт авансовым отчетом;
счет 76 закрыт корректировкой;
счет затрат или себестоимости уменьшен на 874 рубля.
Таким образом, финансовый результат организации не должен ухудшиться на сумму доставки, потому что доставка в итоге была оплачена не организацией, а поставщиком.
При УСН «доходы» расходы в налоговой базе не участвуют. Поэтому мартовская доставка сама по себе не уменьшала налог по УСН. Возврат 874 рублей также не должен увеличивать налоговую базу, если это возврат излишне уплаченных средств.
Разберем практический подход:
Не включайте 874 рубля в раздел доходов КУДиР как выручку.
Храните банковскую выписку и документы, подтверждающие возврат переплаты.
В назначении операции или внутренней расшифровке укажите: «Возврат излишне уплаченных средств за доставку, ранее оплаченную подотчетным лицом».
Если программа автоматически пытается поставить сумму в доходы УСН, проверьте реквизиты налогового учета и при необходимости обнулите доход УСН по этой операции.
Важно: при УСН «доходы» налоговая база формируется по доходам, но возврат собственных денег не является самостоятельным доходом. Поэтому задача бухгалтера — правильно документально показать, что это именно возврат переплаты, а не оплата от покупателя или прочее вознаграждение.
Для полноты рассмотрим соседнюю ситуацию. Если бы организация применяла УСН «доходы минус расходы», логика была бы строже, потому что расходы влияют на налоговую базу.
Если доставка была принята в расходы по УСН, а потом деньги вернули, расходы пришлось бы скорректировать. В зависимости от обстоятельств возврат мог бы привести к восстановлению расходов или отражению дохода, если ранее сумма уменьшила налоговую базу. Но в исходной задаче объект налогообложения — «доходы», поэтому расходы не влияли на расчет единого налога.
Тем не менее в бухгалтерском учете расходы все равно нужно поправить. Бухгалтерский учет и налоговый учет при УСН «доходы» решают разные задачи: налог считается с доходов, а бухгалтерская отчетность должна показывать достоверные расходы и финансовый результат.
Теперь сформулируем итоговое решение именно для исходных данных.
Дано:
в марте выдали деньги под отчет: Дт 71 Кт 50;
расход приняли через авансовый отчет: Дт 20 Кт 71;
расход списали на себестоимость: Дт 90.02 Кт 20;
в апреле получили возврат: Дт 51 Кт 76.
Так как расход уже ушел на 90.02, рекомендуем сделать:
Дт 76 Кт 90.02 — 874 руб. — уменьшена себестоимость на сумму возвращенной доставки.
Если вы принципиально хотите использовать счет 20, как предложили в обсуждении, тогда возможна запись:
Дт 20 Кт 76 — 874 руб. сторно.
В ручном учете это равнозначно записи:
Дт 76 Кт 20 — 874 руб..
Но после такого варианта обязательно проверьте, не появился ли остаток на счете 20. Если счет 20 уже был закрыт на 90.02, может потребоваться дополнительная корректировка закрытия месяца. Поэтому для уже закрытого расхода удобнее использовать Дт 76 Кт 90.02.
После отражения операций сделайте контроль. Рассмотрим, что должно получиться в оборотно-сальдовой ведомости.
Счет 50: уменьшился при выдаче денег под отчет на 874 рубля.
Счет 71: закрылся авансовым отчетом, задолженности сотрудника нет.
Счет 51: увеличился на 874 рубля при поступлении возврата.
Счет 76: закрылся после проводки на уменьшение расходов.
Счет 20 или 90.02: расходы уменьшены на 874 рубля.
КУДиР при УСН «доходы»: сумма возврата не включена в налогооблагаемые доходы как самостоятельная выручка.
Если все эти условия выполнены, операция отражена корректно.
Разберем ошибки, которые часто возникают при возврате таких сумм.
Ошибка 1. Оставить сумму на счете 76. Если сделать только Дт 51 Кт 76, счет 76 останется незакрытым. Это означает, что бухгалтерский учет не завершил операцию.
Ошибка 2. Отнести возврат на доходы. Проводка Дт 51 Кт 91.01 может завысить доходы, если это просто возврат собственных денег.
Ошибка 3. Не уменьшить расходы. Если доставка была возвращена, расход по ней не должен оставаться в себестоимости.
Ошибка 4. Исправить только налоговый учет и забыть бухгалтерский. Даже при УСН «доходы» бухгалтерский учет должен быть достоверным.
Ошибка 5. Использовать счет 20 после закрытия месяца без проверки. Если счет 20 уже закрыт, корректировка через него может создать технический остаток.
Ошибка 6. Не оформить бухгалтерскую справку. При ручном учете в Excel справка особенно нужна, потому что она объясняет связь между мартовским авансовым отчетом и апрельским возвратом.
Сформулируем итог. В рассматриваемой ситуации организация не получила доход, а получила возврат ранее уплаченных собственных денежных средств. Поэтому поступившие 874 рубля не нужно относить на доходы при УСН «доходы». Счет 76 нужно закрыть через уменьшение ранее признанных расходов.
Если расход по доставке еще находится на счете 20, сделайте:
Дт 51 Кт 76 — 874 руб. — поступил возврат от транспортной компании.
Дт 76 Кт 20 — 874 руб. — уменьшены расходы по доставке.
Если расход уже списан на себестоимость продаж через 90.02, сделайте:
Дт 51 Кт 76 — 874 руб. — поступил возврат излишне уплаченных средств.
Дт 76 Кт 90.02 — 874 руб. — уменьшена себестоимость продаж.
Если учет ведется в 1С, используйте документы Поступление на расчетный счет, Операция, введенная вручную и при необходимости Корректировка долга. Если учет ведется в Excel, отразите те же проводки вручную и приложите бухгалтерскую справку.
Главное правило: не оставляйте возврат на счете 76 и не признавайте его доходом без анализа сути операции. В данной ситуации правильнее восстановить расходы, потому что после возврата денег доставка фактически не является расходом организации.
Информация носит справочный характер