Рассмотрим ситуацию по шагам. Организация работала на УСН до 28 февраля 2026 года включительно, а с 1 марта 2026 года перешла на АУСН. На дату перехода у сотрудника оставались неизрасходованные подотчетные деньги, которые он вернул в кассу. После этого организация хочет уже в марте внести эти наличные на расчетный счет. Возникает главный вопрос: не попадет ли такое поступление в доходы по АУСН? Разберем, почему в нормальной ситуации такой суммы в налоговой базе быть не должно, как правильно оформить документы и что сделать, если банк по АУСН автоматически пометит поступление как доход.
Причина сомнений понятна: при АУСН налог считается во многом автоматически на основе сведений, которые в налоговый орган передают уполномоченный банк, онлайн-касса, личный кабинет налогоплательщика и другие источники. При этом по общему правилу доход на АУСН признается, когда деньги поступают на банковский счет, в кассу или на счет цифрового рубля, если речь идет о денежных поступлениях без применения ККТ. Из-за этого любое зачисление на расчетный счет в марте 2026 года может выглядеть как потенциальный доход, если не разобраться в его экономическом смысле и не проконтролировать разметку операции.
Но здесь важно отделить факт движения денег от факта возникновения дохода. Для АУСН учитываются не любые поступления денег как таковые, а доходы, определяемые в порядке, установленном для статьи 248 Налогового кодекса, с учетом исключений, в том числе статьи 251 НК РФ. То есть сначала нужно определить, является ли поступление экономически доходом, а уже потом смотреть на дату признания. Само по себе перемещение ранее выданных денежных средств внутри бизнеса новый доход не образует.
Возврат работником неизрасходованных подотчетных сумм в кассу не образует дохода организации, а последующее внесение этих же денег из кассы на расчетный счет также не должно образовывать новый доход по АУСН. По существу мы видим не поступление выручки, не оплату от покупателя и не иной новый экономический приток, а возврат ранее выданных организацией собственных средств и их последующее перемещение из кассы на банковский счет. Для налоговой базы важна экономическая сущность операции, а не только тот факт, что в марте на расчетный счет поступили деньги.
Именно поэтому в такой ситуации нужно не придумывать искусственную схему, а правильно оформить возврат подотчетных сумм и корректно отразить банковское зачисление как операцию, не формирующую налоговую базу. Это соответствует логике закона об АУСН: налоговая база складывается из доходов и расходов, а банк обязан дать налогоплательщику возможность подтвердить или скорректировать передаваемую информацию. Если налогоплательщик видит, что банк ошибочно размечает движение денег как облагаемый доход, эту разметку надо исправить.
Разберем правовую логику подробнее. Закон об АУСН устанавливает, что при определении объекта налогообложения учитываются доходы, определяемые в порядке, установленном пунктами 1 и 2 статьи 248 НК РФ. Одновременно закон прямо говорит, что при определении объекта налогообложения не учитываются доходы, указанные в статье 251 НК РФ. Это означает, что АУСН не превращает в доход любое банковское пополнение автоматически и без анализа. Сначала нужно понять, относится ли поступление к доходам от реализации, внереализационным доходам или к поступлениям, которые вообще не образуют доходную базу.
Доходы от реализации для целей главы 25 НК РФ связаны с выручкой от реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав. В рассматриваемой ситуации ничего такого не происходит. Работник не оплачивает организации товар или услугу, не перечисляет аванс покупателя и не передает какое-либо встречное предоставление. Он лишь возвращает неизрасходованный остаток сумм, которые ранее были выданы ему самой организацией под отчет. Следовательно, основания квалифицировать такой возврат как реализационный доход отсутствуют.
Не возникает здесь и нового внереализационного дохода. Экономической выгоды сверх уже принадлежащих организации средств компания не получает. Денежные средства были выданы из ее же кассы или сняты с ее же счета для расчетов через подотчетное лицо, а затем частично вернулись обратно. По сути, меняется только место нахождения денег и состояние расчетов с подотчетным лицом: сначала возникает задолженность работника за полученные средства, затем эта задолженность погашается возвратом остатка. Само по себе такое погашение не создает нового налогооблагаемого притока.
Дальше посмотрим на мартовское внесение наличных на расчетный счет. Здесь ситуация аналогичная: организация не получает новый доход от внешнего лица, а переводит собственные наличные из кассы в банк. Такое пополнение счета является внутренним перемещением активов. Да, технически банк фиксирует поступление на расчетный счет. Но по существу это не доход, а перевод между формами хранения уже принадлежащих организации средств. Поэтому в системе АУСН такую операцию нужно отражать как не формирующую налоговую базу.
Теперь разберем по шагам практическую часть. Чтобы у налогового органа, банка и аудитора не возникало лишних вопросов, нужно выстроить непрерывную цепочку документов от выдачи подотчета до зачисления денег на расчетный счет. Чем чище документы, тем проще доказать, что мартовское поступление не является доходом по АУСН.
Примите от работника неизрасходованный остаток подотчетных сумм в кассу организации.
Оформите прием денег приходным кассовым ордером.
Закройте расчеты с подотчетным лицом на основании авансового отчета и документов по возврату остатка.
При сдаче наличных в банк оформите расходный кассовый ордер на выдачу денег для внесения на расчетный счет.
В банковском документе на взнос наличных укажите назначение, из которого видно, что это не выручка и не оплата от контрагента, а сдача в банк собственных наличных средств, ранее возвращенных из подотчета.
После отражения операции в интернет-банке по АУСН проверьте ее разметку и при необходимости исправьте на вариант, не включаемый в налоговую базу.
Кассовые операции у юридических лиц оформляются приходными кассовыми ордерами и расходными кассовыми ордерами. Банк России в Указании № 3210-У прямо предусматривает использование ПКО и РКО как кассовых документов, а также сдачу наличных денег уполномоченным представителем юридического лица в банк для зачисления на банковский счет организации. Следовательно, базовая схема оформления здесь стандартная: возврат в кассу по ПКО, выдача из кассы для сдачи в банк по РКО, затем зачисление на расчетный счет.
Рассмотрим подробнее комплект документов, который желательно иметь. Основой всегда будет авансовый отчет работника. Из него должно быть видно, сколько денег сотрудник получил под отчет, какую сумму израсходовал по назначению, какие подтверждающие документы представил и какой остаток вернул. Если возврат производится до перехода или на дату перехода, важно, чтобы в учете четко прослеживалась дата возникновения остатка и дата его фактического возврата. Это поможет показать, что происхождение мартовского банковского зачисления относится не к мартовской выручке, а к ранее выданным подотчетным суммам.
Далее оформим приходный кассовый ордер на сумму возврата. В основании можно указать формулировку вроде: «Возврат неизрасходованных подотчетных сумм по авансовому отчету № … от …». Такая запись сразу связывает деньги с конкретным подотчетным лицом и конкретным первичным документом. Чем точнее будет формулировка основания, тем меньше риск, что позже кто-то воспримет этот приход в кассу как неидентифицированное поступление.
После этого при сдаче наличных на расчетный счет оформим расходный кассовый ордер. В основании удобно указать, например: «Выдача наличных для внесения на расчетный счет организации, ранее возвращенных из подотчета». Если банк использует объявление на взнос наличными или иной документ на внесение средств, имеет смысл повторить в нем ту же деловую логику: это не выручка и не расчеты с покупателем, а сдача собственных наличных средств организации. Формально закон об АУСН не требует именно такой формулировки, но на практике она сильно снижает риск ошибочной автоматической классификации.
Проанализируем ситуацию с банковской стороны. Банк на АУСН не просто ведет счет, а передает сведения в ФНС и автоматически размечает операции для целей налоговой базы. Поэтому текст основания операции лучше сделать максимально говорящим. Нейтральные или расплывчатые формулировки вроде «внесение наличных» без пояснений могут оказаться неудобными: алгоритму сложнее понять природу поступления. Гораздо безопаснее использовать описание, указывающее на внутреннее движение средств.
Подойдут формулировки следующего типа:
«Сдача в банк собственных наличных средств организации, возвращенных работником из подотчета».
«Внесение наличных на расчетный счет. Возврат неизрасходованных подотчетных сумм».
«Пополнение расчетного счета за счет наличных средств организации, ранее возвращенных подотчетным лицом».
Такие формулировки не создают доход сами по себе, но помогают правильно интерпретировать операцию при автоматической и ручной проверке. Главное — избегать слов, которые больше подходят для выручки: «оплата», «поступление от покупателя», «доход», «выручка за услуги», «аванс» и подобных им.
Это один из самых важных практических моментов. Даже если по смыслу операция не является доходом, банк может сначала классифицировать ее неидеально. На странице ФНС по АУСН прямо указано, что уполномоченная кредитная организация должна предоставить налогоплательщику возможность подтвердить или скорректировать информацию о доходах и расходах, которую банк передает в налоговый орган. Сделать это можно не позднее 7-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором совершены операции. Если налогоплательщик этого не сделал, информация считается подтвержденной.
Кроме того, в материалах ФНС по изменениям законодательства в 2026 году указано, что если налогоплательщик обнаружил ошибки в информации, уже переданной в налоговый орган, можно обратиться в банк за исправлением в пределах трех лет, а уполномоченный банк передаст в ФНС исправленные данные. То есть даже после первичной отправки сведений ошибка не становится безвыходной. Но на практике лучше не затягивать и исправлять разметку сразу в ближайший контрольный срок.
Поэтому порядок действий здесь такой:
Откройте раздел АУСН в интернет-банке или ином интерфейсе уполномоченного банка.
Найдите мартовскую операцию по внесению наличных на расчетный счет.
Проверьте, какой вид налоговой базы указан банком.
Если операция ошибочно включена в доходы, скорректируйте ее на вариант, который не участвует в расчете налога, например на «Неналоговая база» или аналогичный по смыслу код/тип операции, доступный в конкретном банке.
Сохраните подтверждение изменения и при необходимости выгрузите или сохраните экранную выписку, карточку операции, служебное сообщение банка или иную фиксацию корректировки для внутреннего архива.
ФНС также отдельно подчеркивает, что налогоплательщик АУСН должен проверять и при необходимости корректировать сведения, передаваемые банком. В официальных разъяснениях говорится именно о возможности подтверждать или корректировать такие данные, а не о безусловной обязанности принимать банковую разметку как окончательную. Следовательно, если операция по сути не образует доход, ее и нужно исправить соответствующим образом.
Теперь разберем самый тонкий момент: деньги физически попадут на расчетный счет уже в марте 2026 года, то есть в период применения АУСН. Может показаться, что из-за кассового метода этого уже достаточно для признания дохода. Но такой вывод был бы слишком формальным. Кассовый метод определяет момент признания уже существующего дохода, а не создает доход там, где его нет по своей природе.
Если бы в марте на счет поступила оплата от покупателя, полученная за товары, работы или услуги, тогда действительно нужно было бы анализировать переходные правила и момент признания дохода. Но в нашем случае на счет поступают те же денежные средства организации, которые ранее были переданы сотруднику для хозяйственных нужд и не были им израсходованы. Следовательно, мартовское банковское поступление — это не новый доход периода АУСН, а завершающий этап внутреннего движения ранее выданных средств. Такая логика полностью укладывается в общее правило статьи 6 закона об АУСН о том, что объектом являются именно доходы, определяемые в соответствии с налоговым законодательством, а не любые движения по счету.
Рассмотрим подробнее бухгалтерскую сторону, потому что именно она помогает доказать экономический смысл операции. Когда деньги выдаются сотруднику под отчет, у организации возникает дебиторская задолженность подотчетного лица. Когда работник возвращает остаток, эта задолженность уменьшается или закрывается. Далее при сдаче наличных в банк уменьшается касса и увеличиваются средства на расчетном счете. Доходы и расходы в этот момент не возникают, поскольку происходит только перераспределение активов и погашение задолженности работника по выданным суммам.
Типовая логика проводок выглядит так:
Выдача денег под отчет: Дт 71 Кт 50.
Признание подтвержденных расходов по авансовому отчету: в зависимости от назначения, например Дт 10, 26, 44, 08 и т. п. Кт 71.
Возврат неизрасходованного остатка в кассу: Дт 50 Кт 71.
Сдача наличных в банк: Дт 51 Кт 50.
Посмотрим на смысл этих проводок. На этапе Дт 50 Кт 71 мы не отражаем доход, а закрываем долг подотчетного лица перед организацией. На этапе Дт 51 Кт 50 также нет дохода: деньги просто перемещаются из кассы на банковский счет. Поэтому, если в налоговой витрине АУСН такая операция внезапно отображается как доход, это признак технической ошибки классификации, а не реального налогового события.
Если организация ведет учет в 1С, разберем типовую цепочку действий в программе. Конкретные названия разделов могут немного отличаться в зависимости от конфигурации, но общая логика обычно одинаковая.
Сначала оформим выдачу денег под отчет документом, связанным с кассой или банком, в корреспонденции со счетом 71.
Затем введем документ Авансовый отчет, где отразим подтвержденные расходы и остаток к возврату.
На сумму возвращенного остатка создадим документ Приходный кассовый ордер с видом операции, связанным с возвратом от подотчетного лица.
Когда будем сдавать наличные в банк, оформим документ Расходный кассовый ордер или иной кассовый документ с видом операции сдача наличных в банк.
После отражения банковской выписки проверим, как операция попала в данные АУСН, если у вас настроен обмен через банк или сервис АУСН.
Если используется интеграция с сервисами АУСН, полезно дополнительно проверить, как в 1С или в интернет-банке размечена операция для налоговой базы. В материалах 1С указано, что разметка банковских операций для АУСН может проверяться и корректироваться, а если обмена с банком через сервис нет, то проверка выполняется вручную в личном кабинете банка. Это особенно важно для операций, которые по бухгалтерскому смыслу не являются доходом, но могут быть автоматически отнесены к облагаемым поступлениям.
Посмотрим на пример. Допустим, 20 февраля 2026 года сотруднику выдали под отчет 80 000 руб. на хозяйственные расходы. По авансовому отчету подтверждено 62 000 руб., а 18 000 руб. сотрудник вернул в кассу 28 февраля 2026 года. 5 марта 2026 года организация сдала эти 18 000 руб. в банк.
Тогда цепочка учета будет такой:
Выдали под отчет 80 000 руб.
По авансовому отчету признали расходы на 62 000 руб.
Оформили возврат остатка 18 000 руб. в кассу по ПКО.
Сдали 18 000 руб. из кассы в банк по РКО.
Проверили банковскую разметку АУСН и при необходимости установили, что операция не относится к налоговой базе.
Для такой ситуации важна непрерывность основания. Из авансового отчета видно, что 18 000 руб. — это остаток неиспользованного подотчета. Из ПКО видно, что деньги возвращены работником. Из РКО и банковского документа видно, что именно эти наличные внесены на расчетный счет. Такая последовательность хорошо объясняет природу операции и практически снимает вопрос о появлении нового дохода.
Нет, если это действительно возврат неизрасходованного подотчета и последующее внесение собственных средств организации на ее счет, то такую сумму не нужно оставлять в доходах АУСН. Ее нужно либо изначально корректно классифицировать, либо исправить ошибочную разметку. ФНС прямо предусматривает механизм подтверждения и корректировки данных, передаваемых банком, а значит налогоплательщик не обязан мириться с технической ошибкой алгоритма.
При этом важно понимать: АУСН автоматизирует расчет налога, но не отменяет обязанность налогоплательщика контролировать качество исходных данных. Если банк ошибся и организация оставила ошибку без внимания, система может посчитать налог выше, чем нужно. Поэтому по операциям, которые явно не являются доходом, нужно всегда проводить сверку разметки.
Разберем и этот вариант. Идеальный путь — исправить разметку до 7-го числа месяца, следующего за периодом операции. Но если ошибка выявлена позже, ситуация не становится безнадежной. В материалах ФНС за 2026 год указано, что при обнаружении ошибок в уже переданной информации можно обратиться в банк за исправлением в пределах трех лет, а банк передаст исправленные данные в ФНС. Это значит, что даже после пропуска первоначального срока есть механизм восстановления корректной налоговой базы.
На практике лучше действовать так:
Соберите документы по операции: авансовый отчет, ПКО, РКО, банковскую выписку, описание назначения взноса.
Подайте запрос или обращение в банк на корректировку разметки операции.
Проверьте, что обновленные сведения действительно отправлены в ФНС.
Сверьте, пересчиталась ли налоговая база в следующих периодах или после корректировки.
Если банк не позволяет исправить операцию в интерфейсе самостоятельно, нужно использовать предусмотренный банком канал обращения: сообщение в чате, сервисную заявку, письменное заявление или иной установленный порядок. Главное — не ограничиваться устной договоренностью и зафиксировать сам факт обращения.
Посмотрим на это спокойно. Налоговый риск снижается, когда одновременно выполняются три условия:
есть понятные первичные документы по подотчету и возврату остатка;
в банковском основании видно, что это внутреннее движение средств, а не выручка;
в АУСН операция размечена как не входящая в налоговую базу.
Если все это выполнено, у налогового органа нет нормального основания рассматривать операцию как доход. Напротив, документы прямо подтверждают обратное: источник средств — не внешний контрагент, а возврат собственных ранее выданных денег. А закон об АУСН позволяет и предполагает корректировку банковых сведений, когда они не соответствуют сути операции.
Разберем типичные ошибки, из-за которых простая операция начинает выглядеть рискованно.
Не связывают банковское зачисление с авансовым отчетом. В результате зачисление на счет существует само по себе, без объяснения происхождения денег.
Используют слишком общую формулировку основания. Например, пишут только «внесение наличных» без указания, что это возврат подотчетных сумм.
Не проверяют банковскую разметку в АУСН. Из-за этого операция остается в доходах просто потому, что ее никто не откорректировал вовремя.
Смешивают выручку и внутренние движения денег. Особенно опасно вносить одной суммой деньги разного происхождения без расшифровки.
Не хранят подтверждение корректировки. Лучше сохранять хотя бы внутренний архив операции и факт изменения ее статуса в банке.
Выясним причину этих ошибок: чаще всего бухгалтеры ориентируются только на момент поступления на счет, но не на правовую природу операции. Для АУСН такой подход особенно опасен, потому что автоматический расчет налога создает иллюзию, будто система сама всегда все поймет. На практике систему нужно направлять корректными документами и разметкой.
Чтобы картина была полной, посмотрим и на пограничные случаи. Риск появляется не из-за самого возврата подотчета, а из-за плохой документальной связи или смешения операций. Например:
если деньги фактически вернули не в кассу, а источник поступления на счет документально не подтвержден;
если в кассу вместе с подотчетным остатком попала выручка, а затем все внесли в банк одной общей суммой без расшифровки;
если сотрудник возвращает деньги спустя длительное время, а документы по выдаче под отчет и авансовому отчету оформлены с пробелами или задним числом;
если по документам невозможно понять, что это именно остаток подотчетных сумм, а не иное поступление от физического лица.
В этих ситуациях вопрос уже не столько в самом режиме АУСН, сколько в качестве оформления. Поэтому правильнее не искать «специальный волшебный код» операции, а выстроить доказуемую историю движения денег от выдачи до возврата и сдачи в банк.
Для такой операции специального отдельного уведомления в ФНС не предусмотрено. Механизм АУСН устроен иначе: сведения о движениях по счету передает банк, а налогоплательщик подтверждает или корректирует эти данные. Поэтому в стандартной ситуации достаточно правильно оформить первичку и при необходимости исправить разметку операции у уполномоченного банка. Официальная страница ФНС по АУСН прямо указывает на эту возможность подтверждения и корректировки передаваемой информации.
Переходные правила важны, когда речь идет о доходах и расходах, относящихся к разным налоговым режимам. Но в нашей ситуации ключевой вывод остается тем же: если операция сама по себе не образует доход, то вопрос распределения между УСН и АУСН не возникает. Иными словами, мы не спорим о том, в каком режиме признать доход; мы показываем, что дохода нет вообще, потому что есть только возврат собственных средств и их дальнейшее внутреннее перемещение.
Именно поэтому ответ на вопрос автора получается относительно прямым: оформить операцию нужно как обычный возврат неизрасходованных подотчетных сумм и сдачу наличных в банк, а в системе АУСН при необходимости исключить ее из налоговой базы как неналоговую операцию. Такой подход согласуется и с общими правилами определения доходов по АУСН, и с механизмом корректировки банковых данных.
Сведем все в один практический алгоритм, которым можно пользоваться в работе.
Проверьте, что по сотруднику оформлен Авансовый отчет и из него видно сумму остатка к возврату.
Оформите возврат денег в кассу по Приходный кассовый ордер.
В основании ПКО укажите, что это возврат неизрасходованных подотчетных сумм.
При сдаче наличных в банк оформите Расходный кассовый ордер.
В документе банка на взнос наличных укажите, что это собственные средства организации, возвращенные из подотчета, а не выручка.
После отражения операции в банке откройте раздел АУСН и проверьте ее налоговую разметку.
Если операция попала в доходы, измените ее на неналоговую базу или аналогичный по смыслу статус, доступный в вашем банке.
Сохраните комплект подтверждающих документов по операции.
При позднем обнаружении ошибки обратитесь в банк на исправление ранее переданных сведений.
Посмотрим на пример формулировки, которую можно использовать в учетной политике, внутренней памятке или пояснении к операции:
«Денежные средства, возвращенные работником как неизрасходованный остаток подотчетных сумм, не признаются доходом организации. Последующее внесение указанных средств из кассы на расчетный счет представляет собой внутреннее перемещение собственных денежных средств организации и не формирует налоговую базу по АУСН. При ошибочной автоматической классификации уполномоченным банком операция подлежит корректировке как не относящаяся к налоговой базе».
Такая формулировка хорошо отражает и экономическую суть операции, и порядок действий в АУСН.
Если потребуется служебное пояснение в банк или во внутренний архив, можно использовать такой текст:
«Просим скорректировать разметку операции по внесению наличных на расчетный счет от 05.03.2026 на сумму 18 000 руб. Указанные денежные средства не являются доходом организации, так как представляют собой неизрасходованный остаток подотчетных сумм, возвращенный работником в кассу по ПКО на основании авансового отчета. Операция является внутренним перемещением собственных денежных средств организации и не включается в налоговую базу по АУСН».
Подведем итог. В описанной ситуации безопасный и корректный порядок такой:
принимайте остаток подотчетных сумм в кассу по ПКО;
закрывайте расчеты с подотчетным лицом через авансовый отчет;
сдавайте деньги в банк по РКО как собственные наличные средства организации;
контролируйте разметку операции в АУСН и при необходимости меняйте ее на «Неналоговая база» или аналогичный статус.
Само внесение в марте 2026 года на расчетный счет денег, ранее возвращенных сотрудником из подотчета, не должно признаваться доходом по АУСН. Это не выручка и не новый приток экономической выгоды, а возврат ранее выданных средств и их внутреннее перемещение внутри организации. Закон об АУСН позволяет корректировать банковые сведения, если автоматическая классификация оказалась неверной, а кассовое оформление через ПКО и РКО соответствует общему порядку ведения кассовых операций юридическими лицами.
Информация носит справочный характер