Проанализируем ситуацию: организация на ОСНО, директор оплатил покупки бизнес-картой, в одном кассовом чеке оказались и хозяйственные расходы организации, например канцелярия, и «вкусняшки», которые не хочется принимать в расходы по налоговому учету. Бухгалтер создал документ Авансовый отчет, внес все позиции из чека и затем вручную исправил суммы в движениях Дт/Кт, убрав суммы из НУ. Разберем, правильно ли так делать, и посмотрим, как оформить операцию аккуратно в 1С.
Главная идея решения: не исправляйте налоговый учет вручную в проводках без необходимости. Лучше сразу разделите покупки в самом документе Авансовый отчет: то, что относится к деятельности организации и подтверждено документами, отражайте как принимаемые расходы или материалы, а то, что не должно уменьшать налоговую прибыль, отражайте как расходы, не принимаемые к налоговому учету, либо как задолженность директора перед организацией.
Рассмотрим подробнее налоговую логику. При ОСНО расходы для налога на прибыль должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. Канцелярия, бумага, папки, ручки, расходные материалы для офиса обычно могут быть обоснованы как хозяйственные расходы организации. А вот конфеты, печенье, чай, кофе и другие личные покупки директора или сотрудников не всегда можно без риска включить в налоговые расходы.
Если продукты куплены просто «побаловать себя», без связи с переговорами, клиентскими мероприятиями, представительскими расходами или обеспечением нормальных условий труда, такие затраты лучше не принимать в НУ. В бухгалтерском учете они могут быть отражены как прочие расходы, но в налоговом учете они не должны уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль.
Поэтому задача бухгалтера в 1С: сделать так, чтобы в БУ расход был отражен корректно, задолженность по подотчету закрылась, но в НУ сумма по неподтвержденным или необоснованным покупкам не попала в расходы.
Посмотрим на вариант, который уже был применен: бухгалтер зашел в движения документа Дт/Кт и вручную убрал суммы из НУ. Такой способ технически возможен, но использовать его как основной не стоит.
Разберем причины:
Документ может быть перепроведен. Если позже открыть авансовый отчет, изменить дату, сумму, статью, контрагента, позицию или просто выполнить групповое перепроведение документов, ручные корректировки движений могут сбиться или потребовать повторной проверки.
Сложнее контролировать учет. При анализе оборотно-сальдовой ведомости, карточки счета и регистров налогового учета будет неочевидно, почему сумма в БУ есть, а в НУ отсутствует.
Нарушается логика документа. В 1С лучше, чтобы результат проводок следовал из заполнения документа: счета учета, статьи затрат, субконто и признаки налогового учета должны быть заданы в самом документе или справочниках.
Увеличивается риск ошибки при закрытии месяца. Расходы, не принимаемые к НУ, должны корректно участвовать в расчете постоянных разниц, если организация применяет ПБУ 18/02. Ручное вмешательство в движения может привести к некорректной аналитике.
Вывод: ручную корректировку движений используйте только как исключение, когда штатным способом операцию отразить невозможно. В рассматриваемой ситуации штатные способы есть.
Рассмотрим основной и самый практичный способ. В документе Авансовый отчет разделите покупки по смыслу. Канцелярию отразите как материалы или расходы организации, а продукты, сладости и прочие личные покупки — отдельной строкой на вкладке Прочее как расходы, не принимаемые к налоговому учету.
Разберем по шагам:
Откройте раздел Банк и касса.
Перейдите в Авансовые отчеты.
Создайте новый документ Авансовый отчет или откройте уже созданный документ по директору.
На вкладке Авансы укажите документ, которым была отражена выдача денег или списание по бизнес-карте. Обычно это может быть списание с расчетного счета, операция по корпоративной карте или другой документ, которым в учете возникла задолженность подотчетного лица.
Позиции, которые действительно нужны организации, например канцелярию, бумагу, папки, ручки, отразите отдельно. В зависимости от учетной политики используйте вкладку Товары, Материалы или Прочее.
Позиции, которые не принимаются в НУ, не смешивайте с канцелярией. Отразите их отдельной строкой на вкладке Прочее.
Для строки с непринимаемыми расходами укажите счет затрат, например 91.02 или иной счет, который используется в вашей учетной политике для прочих расходов, не учитываемых при налогообложении прибыли.
В аналитике выберите или создайте статью затрат с понятным названием, например «Расходы, не учитываемые в целях налогообложения», «Прочие расходы, не принимаемые к НУ» или «Личные покупки по корпоративной карте, не принимаемые к НУ».
Проверьте, чтобы в налоговом учете сумма не попадала в принимаемые расходы. В разных версиях и настройках 1С это может быть реализовано через статью затрат, счет НУ, субконто НУ или признак принятия к налоговому учету.
Проведите документ и сформируйте движения.
В результате по принимаемой части покупки, например по канцелярии, расход или материал будет отражен в обычном порядке. По непринимаемой части сумма будет отражена в бухгалтерском учете, но не уменьшит налоговую базу по налогу на прибыль.
Например, если директор купил канцелярию на 2 000 рублей и сладости на 1 500 рублей, рассмотрим такую логику отражения:
Канцелярия — отражаем как материалы или хозяйственные расходы организации. Возможные счета: 10.01, 10.09, 26, 44.01 — в зависимости от того, как у вас организован учет.
Сладости для личного потребления — отражаем отдельно на 91.02 со статьей, не принимаемой к налоговому учету.
Важно: не заносите все позиции чека на один счет материалов, если часть позиций заведомо не является материалами организации. Если конфеты, печенье или другие продукты не используются в деятельности организации, не превращайте их искусственно в материалы на счете 10. Так вы создадите лишнюю проблему: потом придется списывать эти «материалы», объяснять их назначение и контролировать налоговый учет.
Посмотрим, какой счет выбрать в зависимости от характера покупки. Здесь важно разделить бухгалтерскую сущность операции.
Канцелярия для офиса. Если приобретены ручки, бумага, папки, блокноты, скрепки, картриджи и другие офисные принадлежности, их можно учитывать как материалы на счете 10, а затем списывать в расходы документом списания материалов. В небольших организациях такие расходы часто сразу отражают на счете 26 или 44.01, если это соответствует учетной политике и настройкам 1С.
Продукты для переговоров с контрагентами. Если чай, кофе, вода, сладости или фрукты приобретаются для встреч с клиентами, партнерами, поставщиками, инвесторами, аудиторами или другими представителями сторонних организаций, рассмотрим вариант представительских расходов. В этом случае нужны подтверждающие документы: приказ или распоряжение о проведении встречи, программа мероприятия, список участников, цель переговоров, отчет о проведении мероприятия, первичные документы на покупку. Такие расходы для налога на прибыль являются нормируемыми и принимаются в пределах установленного лимита.
Продукты для сотрудников или директора «для себя». Если покупки не связаны с переговорами, производственным процессом, обеспечением условий труда или иным обоснованным направлением деятельности организации, безопаснее отразить их как не принимаемые к НУ. Для этого используйте 91.02 или отдельную статью затрат, не учитываемую в целях налогообложения.
Личная покупка директора, которую он должен компенсировать. Если организация не хочет признавать такой расход даже в бухгалтерском учете как расход компании, рассмотрите не списание на 91.02, а отражение задолженности директора перед организацией. Тогда сумма личных покупок не будет расходом организации вообще.
Разберем более строгий вариант. Если директор купил товары для себя за счет бизнес-карты, можно рассматривать это не как расход организации, а как использование денежных средств организации в личных целях. Тогда правильнее не списывать сумму на расходы, а показать задолженность директора перед организацией.
Этот вариант особенно полезен, если директор готов вернуть деньги в кассу или на расчетный счет. Тогда у организации вообще не возникает расхода — ни в БУ, ни в НУ.
Посмотрим порядок действий:
В авансовом отчете отразите только те покупки, которые относятся к деятельности организации: например канцелярию.
Сумму личных покупок не включайте в расходы организации.
Отразите задолженность директора перед организацией отдельной операцией, например через счет расчетов с персоналом по прочим операциям.
Когда директор вернет деньги, отразите поступление денежных средств в кассу или на расчетный счет.
Возможная учетная логика:
Оплата бизнес-картой формирует задолженность подотчетного лица перед организацией или закрывает ранее выданный подотчет.
По служебной части авансовый отчет подтверждает расход.
По личной части остается сумма, которую директор должен вернуть организации.
В 1С это можно оформить разными способами в зависимости от вашей схемы учета корпоративных карт. Часто используют счет 71.01 для подотчетных сумм и счет 73 для расчетов с сотрудниками по прочим операциям. Конкретная корреспонденция зависит от того, как в вашей базе отражается списание по бизнес-карте: напрямую через подотчетное лицо, через специальный карточный счет или через операции банка.
Смысл варианта: если покупка личная, не делайте вид, что это расход организации. Покажите долг директора и закройте его возвратом денег.
Проанализируем ситуацию практически.
Используйте вариант с 91.02 и непринимаемыми расходами, если организация фактически признает, что расходы произведены за ее счет, директор деньги возвращать не будет, а сумма несущественная. Тогда в бухгалтерском учете расход будет, но налог на прибыль он не уменьшит.
Используйте вариант с задолженностью директора, если покупка явно личная, организация не хочет нести эти расходы, директор должен возместить деньги или собственники требуют контролировать использование корпоративной карты. Этот способ чище с точки зрения управленческого контроля: деньги организации потрачены не на деятельность компании, значит сотрудник должен их вернуть.
Для регулярных ситуаций с фразой «ой, я забыл» лучше закрепить внутренний порядок: если в чеке есть личные покупки, директор возмещает их организации. Это дисциплинирует использование бизнес-карты и снижает количество спорных расходов.
Теперь разберем именно тот случай, который описан в вопросе: один чек, но внутри него разные позиции. Один чек не означает, что вся сумма должна учитываться одинаково. В 1С можно и нужно разделить сумму чека по строкам.
Посмотрим на пример:
В чеке есть бумага офисная — 900 рублей.
В чеке есть ручки и папки — 600 рублей.
В чеке есть чай, конфеты, вафли — 1 200 рублей.
Общая сумма чека — 2 700 рублей.
В авансовом отчете не обязательно отражать все это одной строкой. Сделайте так:
Бумагу, ручки и папки отразите как канцелярию. Используйте счет учета материалов или счет общехозяйственных расходов.
Чай, конфеты и вафли отразите отдельной строкой как расходы, не принимаемые к налоговому учету.
В назначении или содержании строки укажите понятное описание, например «Продукты, не принимаемые к НУ».
Проверьте движения документа по БУ и НУ.
Такой подход удобен, потому что первичный документ один, но экономическое содержание покупок разное. В бухгалтерском учете мы не обязаны механически относить весь чек на один счет. Мы должны отразить операцию по ее фактическому содержанию.
После проведения документа обязательно проверьте результат. Разберем контрольные действия.
Откройте проведенный документ Авансовый отчет.
Перейдите в движения документа.
Посмотрите проводки по бухгалтерскому учету. По служебной части должны быть обычные счета учета затрат или материалов. По непринимаемой части может быть счет 91.02 или другой счет, выбранный по учетной политике.
Проверьте налоговый учет. По непринимаемой части не должно быть суммы в расходах НУ.
Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 91.02 и убедитесь, что сумма видна как прочий расход в БУ.
Сформируйте отчет по налоговому учету или анализ счета с показателями БУ и НУ. Убедитесь, что сумма не уменьшает налоговую прибыль.
При применении ПБУ 18/02 проверьте, что по расходу, не принимаемому к НУ, корректно формируется постоянная разница.
Важно: если после проведения вы видите, что сумма все равно попадает в НУ, проверьте не проводки вручную, а настройки строки документа: счет затрат, статью затрат, счет затрат НУ, субконто НУ и признак принятия к налоговому учету.
В разных релизах 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 интерфейс может немного отличаться. Поэтому рассмотрим не одну кнопку, а общую логику поиска нужного места.
Обычно в документе Авансовый отчет обращайте внимание на такие элементы:
Вкладка Прочее.
Колонка Счет затрат.
Колонка Статья затрат или Прочие доходы и расходы.
Колонка Счет затрат НУ.
Колонка Субконто НУ.
Признак или настройка «Принимается к налоговому учету».
Справочник Статьи затрат.
Справочник Прочие доходы и расходы.
Если нужные колонки не видны, проверьте настройки формы документа. Иногда счета учета скрыты из-за пользовательских настроек интерфейса. В этом случае включите отображение счетов учета в документах или настройте форму через меню Еще — Изменить форму.
Если используете счет 91.02, проверьте аналитику по справочнику Прочие доходы и расходы. Для статьи прочих расходов должен быть выбран корректный вид статьи и признак налогового учета. Для расходов, которые не должны уменьшать налоговую прибыль, используйте статью, не принимаемую к налоговому учету.
Рассмотрим подробнее создание статьи, чтобы в дальнейшем не исправлять каждый документ вручную.
Откройте справочник Статьи затрат или Прочие доходы и расходы — выбор зависит от того, какой счет используете в документе.
Создайте новую статью.
Назовите ее понятно: «Не принимаемые к НУ расходы по авансовым отчетам», «Продукты и личные покупки, не принимаемые к НУ» или «Прочие расходы, не учитываемые для налога на прибыль».
Укажите вид расхода или вид статьи, соответствующий непринимаемым расходам.
Проверьте настройки налогового учета. Статья не должна формировать принимаемый расход по налогу на прибыль.
Сохраните статью и используйте ее в авансовом отчете для спорных покупок.
Преимущество отдельной статьи: в конце месяца и года легко сформировать отчет и увидеть все расходы, которые организация не приняла для целей налога на прибыль. Это удобно для проверки декларации, анализа постоянных разниц и внутреннего контроля.
Разберем отдельный важный вопрос. Если директор купил товары по кассовому чеку, надо отдельно оценить НДС.
Если есть только кассовый чек без счета-фактуры или УПД, то принять НДС к вычету по таким покупкам обычно нельзя. В 1С сумма НДС может быть включена в стоимость расходов или материалов. Если есть корректно оформленный счет-фактура или УПД на организацию, тогда НДС по служебным покупкам можно рассматривать для вычета при соблюдении общих условий.
По личным покупкам или расходам, не связанным с облагаемой НДС деятельностью организации, НДС к вычету принимать не следует. В 1С такие суммы лучше относить вместе со стоимостью покупки в непринимаемые расходы или в задолженность директора, в зависимости от выбранного варианта учета.
Практический подход: по канцелярии действуйте по обычным правилам учета НДС, а по сладостям и личным покупкам не выделяйте НДС к вычету, если расход не связан с деятельностью организации.
Посмотрим на ситуацию шире. Не все покупки продуктов автоматически являются непринимаемыми расходами. Иногда чай, кофе, вода, печенье, конфеты или фрукты можно обосновать, но для этого нужна деловая цель.
Рассмотрим возможные варианты:
Представительские расходы. Если продукты предназначены для переговоров с контрагентами, можно рассмотреть учет как представительских расходов. Но нужно оформить документы: приказ, смету, программу встречи, список участников, отчет о результатах переговоров. Также учитывайте нормирование представительских расходов для налога на прибыль.
Расходы на обеспечение условий труда. В отдельных случаях организация может обосновывать воду, чай или кофе как часть условий труда, если это закреплено во внутренних документах, коллективном договоре, локальном нормативном акте или связано с требованиями охраны труда. Но такой вариант требует осторожности и документального подтверждения.
Социальные расходы для сотрудников. Если организация покупает продукты просто для сотрудников, налоговые риски выше. Такие расходы часто не принимают в НУ, если нет убедительного обоснования связи с деятельностью, направленной на получение дохода.
Личные покупки директора. Если из содержания ситуации понятно, что покупки сделаны для личного потребления, не пытайтесь притянуть их к представительским или хозяйственным расходам. Безопаснее отразите их как непринимаемые к НУ или как задолженность директора.
Вывод: один и тот же товар может учитываться по-разному. Чай для переговоров с клиентами — это одна ситуация. Чай, купленный директором «заодно» для себя, — совсем другая ситуация. В 1С это нужно отражать разными строками, разными статьями и, при необходимости, разными счетами.
Теперь посмотрим на служебную часть покупки. Канцелярия обычно относится к расходам организации, если она действительно используется в офисе.
Есть два распространенных варианта отражения:
Через материалы. В авансовом отчете отразите канцелярию на счете 10, например на субсчете для хозяйственных принадлежностей или прочих материалов. Затем спишите ее в расходы документом списания материалов, например на счет 26 или 44.01.
Сразу на расходы. Если учетная политика позволяет не учитывать такие мелкие офисные принадлежности на складе, отразите их сразу на счете затрат, например 26 для общехозяйственных расходов или 44.01 для расходов на продажу.
Разберем пример. Директор купил бумагу, ручки и папки для офиса. Эти позиции можно указать в авансовом отчете отдельно от продуктов. В назначении строки используйте понятные формулировки: «Канцелярские товары для офиса», «Бумага офисная», «Папки и ручки для административных нужд». Так проверяющему и самому бухгалтеру будет понятно, почему сумма принята в расходы.
Не смешивайте канцелярию и сладости одной строкой. Если одной строкой указать «товары по чеку» и поставить принимаемую статью затрат, вся сумма может попасть в НУ. Если поставить непринимаемую статью, вы потеряете законный расход по канцелярии. Поэтому разделение строк — обязательный практический прием.
Рассмотрим ситуацию, когда документ уже создан, все позиции внесены, движения вручную исправлены, но теперь нужно привести учет в порядок.
Сделайте так:
Откройте исходный документ Авансовый отчет.
Отмените ручную корректировку движений, если она была включена.
Перезаполните табличную часть так, чтобы принимаемые и непринимаемые расходы были разделены.
Канцелярию отразите отдельно на счете материалов или затрат.
Сладости и личные покупки отразите отдельной строкой на 91.02 или через статью затрат, не принимаемую к НУ.
Проведите документ заново.
Сформируйте движения и проверьте БУ и НУ.
Если период уже закрыт, оцените, можно ли перепроводить документ без нарушения закрытия месяца. При необходимости оформите корректировку в текущем периоде.
Если отчетный период уже сдан, не меняйте прошлые документы автоматически без анализа последствий. Сначала проверьте, повлияла ли ошибка на налог на прибыль, НДС, бухгалтерскую отчетность и закрытие месяца. Если сумма существенная, согласуйте порядок исправления с главным бухгалтером или налоговым консультантом.
Для ситуации из вопроса разберем оптимальный вариант. Директор купил канцелярию и «вкусняшки» в одном чеке по бизнес-карте. Бухгалтер внес все позиции в авансовый отчет. Цель — не принимать часть позиций в НУ.
Рекомендуемый порядок такой:
Оставьте один авансовый отчет по директору, потому что чек и оплата относятся к одному подотчетному лицу.
Разделите позиции внутри авансового отчета.
Канцелярию отразите как хозяйственные расходы или материалы организации.
Вкусняшки отразите отдельной строкой на вкладке Прочее.
Для вкусняшек выберите счет 91.02 или отдельную непринимаемую статью затрат.
Проверьте, что сумма по этой строке не попадает в НУ.
Не исправляйте движения Дт/Кт вручную, если тот же результат можно получить настройками документа.
Если директор должен вернуть деньги за личные покупки, не списывайте «вкусняшки» на расходы. Отразите задолженность директора и затем возврат денег. Этот вариант еще безопаснее, если покупки явно не имеют отношения к организации.
Теперь разберем, как избежать повторения проблемы. Если директор регулярно покупает в одном чеке служебные и личные товары, одного исправления в 1С мало. Нужно настроить организационный порядок.
Попросите разделять чеки: отдельно покупки для организации, отдельно личные покупки.
Закрепите правило использования бизнес-карты во внутреннем положении.
Укажите, что по корпоративной карте оплачиваются только расходы организации.
Пропишите, что личные покупки, оплаченные бизнес-картой, возмещаются директором или сотрудником.
Создайте в 1С отдельную статью для непринимаемых расходов по авансовым отчетам.
Периодически проверяйте обороты по этой статье и по счету 91.02.
Такой порядок помогает бухгалтеру не спорить каждый раз по одному и тому же вопросу. Если правило утверждено, бухгалтер просто применяет его: служебное — в расходы организации, личное — к возмещению или в непринимаемые расходы.
Посмотрим на пример текста, который можно использовать во внутреннем положении о корпоративных картах и подотчетных суммах:
«Корпоративная банковская карта используется только для оплаты расходов, связанных с деятельностью организации. В случае оплаты личных расходов держатель карты обязан возместить организации соответствующую сумму. Расходы, не связанные с деятельностью организации и не подтвержденные экономическим обоснованием, не принимаются к налоговому учету.»
Такая формулировка не решает все налоговые вопросы автоматически, но создает понятную основу для действий бухгалтера. Если в чеке снова появятся личные покупки, их можно не относить на принимаемые расходы.
Проанализируем частые ошибки, которые возникают в подобных ситуациях.
Ошибка 1. Весь чек отражают одной строкой. Так делать неудобно, потому что в одном чеке могут быть разные по смыслу расходы. Разделяйте строку по видам затрат.
Ошибка 2. Все позиции заносят на счет 10. Счет 10 предназначен для материалов организации. Если конфеты и вафли не являются материалами для деятельности компании, не отражайте их на счете 10 без необходимости.
Ошибка 3. Непринимаемые расходы оставляют на принимаемой статье затрат. В этом случае сумма может попасть в налоговые расходы и исказить налог на прибыль.
Ошибка 4. Исправляют только движения, но не сам документ. После перепроведения результат может измениться. Исправляйте исходные реквизиты документа.
Ошибка 5. Не проверяют НДС. По спорным и личным покупкам НДС к вычету принимать рискованно. Проверяйте наличие счета-фактуры или УПД и связь покупки с облагаемой деятельностью.
Ошибка 6. Не оформляют документы для представительских расходов. Если хотите принять чай, кофе и сладости как представительские расходы, подготовьте документы. Без них налоговый риск высокий.
Ошибка 7. Не контролируют регулярные личные покупки по бизнес-карте. Если ситуация повторяется, лучше вводить правило возмещения, а не каждый раз списывать суммы на непринимаемые расходы.
Рассмотрим условный пример проводок. Точная корреспонденция зависит от настроек вашей базы 1С и порядка учета корпоративных карт, но логика будет такой.
По оплате бизнес-картой обычно отражается списание денежных средств и возникновение расчетов с подотчетным лицом. Далее авансовый отчет закрывает подотчет на подтвержденные расходы.
По канцелярии возможна проводка:
Дт 10 или 26 / Кт 71.01 — отражены канцелярские товары или хозяйственные расходы по авансовому отчету.
По сладостям, если организация относит их на непринимаемые расходы:
Дт 91.02 / Кт 71.01 — отражены прочие расходы, не принимаемые к налоговому учету.
По личным покупкам, если директор должен вернуть деньги:
Дт 73 / Кт 71.01 — отражена задолженность директора перед организацией за личные покупки.
При возврате денег директором:
Дт 50 или 51 / Кт 73 — директор возместил организации личные расходы.
Обратите внимание: эти проводки приведены как учетная логика. В конкретной базе 1С счета и субсчета могут отличаться из-за учетной политики, настроек корпоративных карт, аналитики расчетов с подотчетными лицами и выбранного способа отражения банковских операций.
Разберем контрольный список после исправления авансового отчета.
Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 91.02.
Включите показатели БУ и НУ, если отчет позволяет это сделать.
Проверьте, что по спорной статье сумма есть в БУ, но отсутствует в принимаемых расходах НУ.
Сформируйте анализ налогового учета по налогу на прибыль.
Проверьте закрытие месяца. Если применяется ПБУ 18/02, убедитесь, что постоянные разницы сформированы корректно.
Проверьте декларацию по налогу на прибыль после закрытия периода: сумма непринимаемых расходов не должна уменьшать налоговую базу.
Если после всех проверок сумма все равно попадает в налоговый учет, вернитесь в документ и проверьте статью затрат. Обычно причина именно в том, что выбрана статья, которая принимается в НУ, либо заполнен счет затрат НУ.
Сформулируем итог. В описанной ситуации не нужно вручную убирать суммы из НУ в движениях Дт/Кт. Правильнее настроить сам документ Авансовый отчет так, чтобы разные позиции чека отражались по-разному.
Разберем окончательный порядок:
Один чек можно разделить в авансовом отчете на несколько строк.
Канцелярию отражайте как расходы организации или материалы.
Вкусняшки, не связанные с деятельностью организации, отражайте отдельной строкой.
Для непринимаемых расходов используйте счет 91.02 или отдельную статью затрат, не принимаемую к налоговому учету.
Если покупка личная и директор должен вернуть деньги, отражайте задолженность директора, а не расход организации.
Проверяйте результат по движениям БУ и НУ, оборотно-сальдовой ведомости и налоговым отчетам.
На будущее закрепите правило: бизнес-карта используется только для расходов организации, а личные покупки возмещаются держателем карты.
Самый безопасный практический вариант: канцелярию принять в учете как хозяйственный расход, а сладости либо отнести на 91.02 как не принимаемые к НУ, либо оформить как задолженность директора к возмещению. Ручную правку проводок не используйте как основной способ, потому что корректнее управлять налоговым учетом через счет, статью затрат и аналитику документа.
Информация носит справочный характер