Рассмотрим ситуацию: у организации есть основной офис с юридическим адресом, а дополнительно работают несколько магазинов в разных местах — Долгопрудный, Химки, Зеленоград, Москва на Никольской улице и Ленинская Слобода. В магазинах установлены кассы, через них планируется или уже ведется продажа товаров. Возникает вопрос: нужно ли открывать обособленное подразделение на каждый магазин или достаточно того, что касса зарегистрирована на организацию?
Разберем проблему подробно. В общем случае, если магазин находится по адресу, отличному от юридического адреса организации, и в этом магазине оборудовано хотя бы одно стационарное рабочее место на срок более одного месяца, то у организации возникает обособленное подразделение. По такому подразделению нужно подать сообщение в налоговый орган по форме С-09-3-1.
При этом важно правильно понять основной вывод: сама по себе зарегистрированная касса еще не создает обособленное подразделение. Но магазин с кассой, торговым оборудованием и сотрудником, который фактически работает на этом месте, обычно уже содержит признаки обособленного подразделения. Поэтому при открытии магазинов в разных городах и по разным адресам, как правило, регистрируйте обособленное подразделение по каждому адресу, где есть стационарное рабочее место.
Начнем с ключевого определения. Обособленное подразделение организации — это любое территориально обособленное от организации подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца.
Проанализируем это определение по частям. Для возникновения обособленного подразделения нужны три основных признака:
Территориальная обособленность. Магазин находится не по юридическому адресу организации, а по другому адресу. Например, юридический адрес компании в Москве, а магазин открыт в Химках или Долгопрудном.
Оборудованное рабочее место. В магазине есть место, где сотрудник может выполнять трудовые обязанности: кассовая зона, торговый зал, рабочий стол администратора, место продавца, складская зона для кладовщика и другие аналогичные рабочие места.
Срок более одного месяца. Рабочее место создается не на один день и не на короткую разовую акцию, а для постоянной или относительно длительной работы магазина.
Если все эти условия выполняются, то магазин признается обособленным подразделением для целей налогового учета. Не имеет значения, назвала ли организация этот магазин филиалом, отделом продаж, торговой точкой, салоном, пунктом выдачи или просто магазином. Для налоговой важны не только внутренние названия, а фактические признаки: отдельный адрес, рабочее место и срок его создания.
Главный практический вывод: если магазин реально работает по отдельному адресу, в нем трудится сотрудник и рабочее место создано больше чем на месяц, регистрируйте обособленное подразделение.
Рассмотрим подробнее вопрос с ККТ. В обсуждении правильно указано, что наличие зарегистрированного кассового аппарата само по себе еще не приводит к созданию обособленного подразделения. Это важный нюанс.
Касса — это техническое средство для расчетов с покупателями. Организация может зарегистрировать ККТ, подготовить ее к работе, заключить договор аренды помещения, установить торговое оборудование, но пока фактически нет оборудованного рабочего места и сотрудник не начал работать, вопрос о моменте создания обособленного подразделения нужно анализировать осторожно.
Однако установленная и готовая к применению ККТ является сильным практическим признаком того, что рабочее место уже оборудовано. Если в магазине есть кассовая зона, торговый прилавок, рабочее место продавца, компьютер, терминал оплаты, доступ к товароучетной системе и сама касса, налоговая может сделать вывод, что рабочее место создано.
Разберем на примере. Организация арендовала помещение в Химках, завезла витрины, поставила кассу, подключила интернет, назначила продавца и начала продажи. Даже если внутренний приказ об открытии магазина еще не оформлен, фактически по этому адресу уже есть рабочее место. Как только сотрудник начал выполнять обязанности, а тем более когда через кассу пробит первый чек, риск признания обособленного подразделения становится очевидным.
Поэтому формулируйте правило так: не касса сама по себе создает обособленное подразделение, а фактическая организация стационарного рабочего места по адресу магазина. Касса лишь подтверждает, что магазин подготовлен к работе и рабочее место, скорее всего, оборудовано.
Разберем по шагам момент возникновения обязанности. Организация обязана сообщить в налоговую о создании обособленного подразделения в течение одного месяца со дня его создания. Значит, нам нужно определить дату создания подразделения.
На практике датой создания обособленного подразделения обычно считают дату, когда по отдельному адресу оборудовано стационарное рабочее место и на нем фактически может работать или уже работает сотрудник. Для магазина это может быть дата начала работы продавца, администратора, кассира, кладовщика или другого работника.
Посмотрим возможные ситуации:
Помещение только арендовано, ремонт еще идет, сотрудников нет. В этом случае само по себе заключение договора аренды обычно еще не означает, что обособленное подразделение уже создано. Но нужно следить за датой фактической готовности рабочего места.
Касса установлена, торговое оборудование смонтировано, сотрудник назначен и магазин готов к работе. Здесь признаки создания обособленного подразделения уже практически сформированы. Если рабочее место создано на срок более месяца, подавайте сообщение.
Через кассу пробит первый чек. Это сильный фактический показатель начала работы магазина. Если чек пробил сотрудник организации на оборудованном рабочем месте, обособленное подразделение фактически уже возникло.
В магазине временно работает сотрудник из головного офиса. Это не отменяет признаки обособленного подразделения. Важно не то, к какому отделу по штатному расписанию относится сотрудник, а то, что он фактически работает по отдельному адресу на оборудованном рабочем месте.
Магазин открыт на срок менее месяца. Если рабочее место действительно создано на срок не более одного месяца, признак стационарности может отсутствовать. Но для обычного магазина такая ситуация встречается редко, потому что торговая точка обычно создается для длительной работы.
Практический подход: не ждите проверок и споров. Если магазин открыт по отдельному адресу, там есть продавец или другой работник, а точка создана на срок более месяца, считайте, что обособленное подразделение нужно зарегистрировать.
Теперь разберем главный вопрос автора: магазинов несколько, они расположены в разных городах и по разным адресам. Нужно ли открывать обособленное подразделение на каждый магазин?
Если каждый магазин находится по отдельному адресу и в каждом магазине есть оборудованные стационарные рабочие места, то по общему правилу регистрируйте обособленное подразделение по каждому такому адресу.
Например, у организации есть:
магазин в Долгопрудном;
магазин в Химках;
магазин в Зеленограде;
магазин в Москве на Никольской улице;
магазин в Москве на Ленинской Слободе.
Если юридический адрес организации не совпадает с этими адресами, а в каждом магазине работают сотрудники, то у компании возникает несколько обособленных подразделений. По каждому адресу нужно сообщить в налоговую.
Рассмотрим подробнее. Территориальная обособленность определяется не только городом, но и конкретным адресом. Поэтому два магазина в Москве по разным адресам также могут быть разными обособленными подразделениями. Не нужно думать, что если оба магазина находятся в одном городе или даже в одном регионе, то достаточно одного подразделения. Для налогового учета важно место нахождения конкретного рабочего места.
Вывод: если магазины расположены по разным адресам, открывайте обособленное подразделение по каждому адресу, где оборудовано стационарное рабочее место на срок более одного месяца.
Разберем отдельную ситуацию. Допустим, у организации несколько магазинов в Москве: один на Никольской улице, другой на Ленинской Слободе. Возникает вопрос: можно ли зарегистрировать одно обособленное подразделение на Москву в целом?
Обычно нет. Обособленное подразделение привязано к адресу, по которому оборудованы стационарные рабочие места. Если магазины находятся по разным адресам, то это разные места осуществления деятельности. Следовательно, по каждому адресу нужно анализировать наличие признаков обособленного подразделения.
Если по каждому московскому адресу есть отдельный магазин, отдельная касса, отдельное рабочее место продавца и постоянная работа более месяца, безопасный вариант — зарегистрировать обособленное подразделение по каждому адресу.
При этом возможны технические нюансы постановки на учет, если несколько подразделений находятся на территории одной налоговой инспекции. Но это не отменяет обязанности сообщить о создании подразделений по конкретным адресам. Налоговый орган должен иметь сведения о каждом месте, где организация ведет деятельность через оборудованные стационарные рабочие места.
Рассмотрим частую ошибку. Организация может считать, что обособленное подразделение не возникает, если в штатном расписании нет отдельного магазина, а продавцы числятся в головном офисе или в общем отделе продаж.
Такой подход неверен. Признание обособленного подразделения не зависит от того, отражено ли оно в учредительных документах, приказах, штатном расписании или внутренней структуре компании. Для налогового учета важен сам факт: есть отдельный адрес и оборудованное стационарное рабочее место.
Посмотрим на пример. В штатном расписании сотрудник числится как «продавец отдела розничных продаж», а не как «продавец магазина в Химках». Но фактически каждый день он работает в магазине в Химках, обслуживает покупателей и пробивает чеки на кассе. В этом случае рабочее место в Химках существует. Значит, есть признаки обособленного подразделения.
Важно: нельзя избежать регистрации обособленного подразделения только за счет того, что в документах сотрудник прикреплен к головному офису. Налоговая будет смотреть на фактическую организацию работы.
В сообщении с форума правильно отмечено: как только по кассе пройдет первый чек, обособленное подразделение может считаться возникшим независимо от того, сотрудник какого именно подразделения пробил чек.
Разберем это подробнее. Допустим, сотрудник числится в московском офисе, но его направили открыть магазин в Долгопрудном. Он приехал, принял товар, включил кассу и начал продавать. Формально его рабочее место в кадровых документах может быть связано с офисом, но фактически он выполняет трудовую функцию по адресу магазина.
Если такая работа не разовая и магазин создан на срок более месяца, то организация оборудовала стационарное рабочее место вне юридического адреса. Следовательно, возникает обособленное подразделение.
Поэтому при анализе не ограничивайтесь вопросом «к какому подразделению относится сотрудник в 1С». Задайте более важные вопросы:
где сотрудник фактически работает;
есть ли по этому адресу оборудование для работы;
создано ли это место на срок более одного месяца;
ведутся ли продажи или иная деятельность организации;
можно ли доказать, что работа была разовой и краткосрочной, если подразделение не регистрировали.
Если ответы показывают, что магазин работает постоянно, регистрируйте обособленное подразделение.
Рассмотрим срок. Организация должна сообщить в налоговый орган о создании обособленного подразделения в течение одного месяца со дня создания обособленного подразделения.
Сообщение подается по форме С-09-3-1. Обычно его направляют в налоговый орган по месту нахождения самой организации, то есть по месту учета головной компании. После этого налоговая ставит организацию на учет по месту нахождения обособленного подразделения.
Разберем порядок действий:
Определите дату создания обособленного подразделения. Для магазина это может быть дата фактического создания стационарного рабочего места или дата начала работы магазина.
Подготовьте сообщение по форме С-09-3-1.
Укажите сведения об организации и адрес обособленного подразделения.
Подайте сообщение в налоговую по месту нахождения организации.
Получите подтверждение приема сообщения.
Проверьте постановку на учет подразделения и присвоенные регистрационные данные.
Не откладывайте регистрацию. Если магазин начал работать, а сообщение не подано в течение месяца, у организации появляются налоговые риски: штрафы, требования налоговой, проблемы с отчетностью и платежами.
Выясним причину споров о дате. Налоговый кодекс говорит о месяце со дня создания обособленного подразделения, но на практике нужно понять, что именно считать созданием. Для магазина есть несколько возможных дат:
дата заключения договора аренды;
дата передачи помещения по акту;
дата установки торгового оборудования;
дата регистрации или установки ККТ;
дата выхода первого сотрудника на работу в магазин;
дата первого пробитого чека;
дата приказа об открытии магазина.
Самый безопасный подход — ориентироваться на дату, когда рабочее место стало фактически оборудованным и готовым для работы сотрудника. Если сотрудник уже вышел на точку и начал выполнять трудовые обязанности, спорить с наличием рабочего места сложно.
Если касса установлена, магазин готов к продажам, товар завезен, продавец назначен и точка открыта для покупателей, то дату первого рабочего дня магазина разумно считать датой создания обособленного подразделения.
Посмотрим на пример. Договор аренды магазина в Зеленограде заключен 1 марта, ремонт шел до 20 марта, касса установлена 25 марта, продавец вышел 1 апреля, первый чек пробит 2 апреля. В такой ситуации для налоговой логично считать, что обособленное подразделение создано не 1 марта, а тогда, когда рабочее место стало оборудованным и сотрудник начал работу. Чтобы снизить риск, можно ориентироваться на 1 апреля как на дату начала фактической работы.
Разберем внутренние документы. Для налоговой регистрации обособленного подразделения, которое не является филиалом или представительством, обычно достаточно подать сообщение по форме С-09-3-1. Но внутри организации полезно оформить документы, которые подтверждают дату открытия и порядок работы магазина.
Рекомендуем подготовить:
Приказ об открытии магазина. Укажите адрес магазина, дату начала работы, ответственное лицо, режим работы и основание открытия.
Приказ или распоряжение о создании рабочих мест. Зафиксируйте, что по адресу магазина оборудуются рабочие места продавцов, кассиров, администратора или иных сотрудников.
Договор аренды или иной документ на помещение. Он подтверждает право использования адреса.
Акт готовности помещения или акт передачи оборудования. Такой документ поможет определить дату фактической готовности магазина.
Кадровые документы. Укажите место работы сотрудников, если они постоянно работают в конкретном магазине.
Документы по ККТ. Сохраните сведения о регистрации кассы и адресе установки.
Эти документы помогут подтвердить, когда именно магазин начал работать и почему сообщение в налоговую подано в установленный срок.
Рассмотрим важное отличие. Не каждое обособленное подразделение является филиалом или представительством. Для обычного магазина чаще всего речь идет именно об ином обособленном подразделении, а не о филиале.
Филиал — это обособленное подразделение, которое выполняет все функции организации или их часть. Представительство представляет интересы организации и защищает их. Сведения о филиалах и представительствах отражаются в ЕГРЮЛ, а их создание требует корпоративного оформления.
Обычный магазин, торговая точка или пункт продаж часто не оформляется как филиал или представительство. Но это не значит, что его вообще не нужно ставить на учет. Для налоговых целей такой магазин может быть обычным обособленным подразделением, по которому нужно подать сообщение.
Разберем различие:
Филиал или представительство — более сложная организационная форма, сведения отражаются в ЕГРЮЛ, нужны решения и изменения в регистрационных данных.
Иное обособленное подразделение — обычная территориально отдельная точка с рабочими местами, например магазин, склад, офис продаж, сервисный центр.
Магазин с продавцами и кассой чаще всего регистрируйте как иное обособленное подразделение по форме С-09-3-1, если он не оформляется как филиал.
Поэтому в рассматриваемой ситуации не нужно автоматически открывать филиалы на каждый магазин. Но нужно зарегистрировать обособленные подразделения, если есть признаки ОП.
Теперь посмотрим на учет в 1С. В теме форума не было примеров программного кода, поэтому код 1С добавлять не будем. Но для правильного учета магазинов и отчетности важно настроить объекты программы.
В типовых конфигурациях 1С могут использоваться разные справочники и настройки. Чаще всего пригодятся объекты Организации, Подразделения, ОбособленныеПодразделения, РегистрацииВНалоговыхОрганах, Склады, КассыККМ, РабочиеМестаКассиров, Магазины, РегламентированнаяОтчетность.
Разберем, что нужно проверить в 1С:
Создайте или проверьте подразделения по магазинам. Если учет ведется по торговым точкам, заведите отдельные элементы для магазина в Долгопрудном, Химках, Зеленограде и по каждому московскому адресу.
Укажите признаки обособленного подразделения. В зависимости от конфигурации может быть отдельная настройка для налоговой регистрации подразделения.
Заполните адрес магазина. Адрес должен соответствовать адресу фактического ведения деятельности и адресу установки ККТ.
Настройте кассы ККМ. В справочнике КассыККМ или аналогичном разделе проверьте привязку кассы к магазину, складу, подразделению и организации.
Проверьте рабочие места кассиров. Если используется РМК, проверьте настройки РабочееМестоКассира или РабочиеМестаКассиров.
Настройте склад или торговую точку. В розничных конфигурациях магазин часто связан со справочником Склады или отдельным справочником магазинов.
Проверьте кадровый учет. Если сотрудники постоянно работают в конкретном магазине, укажите соответствующее подразделение в кадровых документах.
Проверьте регламентированную отчетность. Если по подразделениям нужно распределять НДФЛ, прибыль или другие показатели, настройте регистрацию в налоговом органе.
Важно понимать: настройка магазина в 1С сама по себе не заменяет сообщение в налоговую. 1С помогает вести учет, формировать документы и отчетность, но юридическую обязанность по уведомлению налоговой выполняйте отдельно через установленную форму.
Разберем кассы отдельно. Если в магазинах установлена ККТ, проверьте, чтобы в 1С корректно отражались адреса и привязки касс. Это важно не только для розничных продаж, но и для подтверждения структуры бизнеса.
Проверьте следующие настройки:
Организация. Касса должна быть зарегистрирована на правильную организацию.
Магазин или склад. Касса должна быть привязана к конкретной торговой точке, а не к абстрактному складу.
Адрес установки ККТ. Он должен совпадать с фактическим адресом магазина.
Подразделение. Если учет по подразделениям включен, касса должна относиться к соответствующему подразделению.
Кассир. Пользователи и кассиры должны быть настроены так, чтобы операции отражались по правильному магазину.
Отчеты о розничных продажах. Документы должны формироваться по правильной торговой точке.
Если в 1С все кассы заведены на головной офис, а фактически стоят в разных магазинах, учет может быть искажен. Разберем ситуацию: по документам все продажи проходят через один офис, но фактически магазины находятся в разных городах. При проверке налоговая может сопоставить адреса ККТ, чеки, договоры аренды, графики работы сотрудников и сделать вывод, что подразделения существовали, но не были зарегистрированы.
Практический совет: настройте в 1С магазины так, чтобы учетная структура соответствовала реальной. Если есть пять магазинов по пяти адресам, в программе должно быть понятно, какая касса, какой склад, какие сотрудники и какие продажи относятся к каждому адресу.
Рассмотрим, зачем налоговой нужны сведения об обособленных подразделениях. Регистрация ОП влияет не только на формальность учета, но и на отдельные налоговые обязанности.
В зависимости от системы налогообложения и структуры организации могут возникать вопросы по:
НДФЛ с работников. Если сотрудники работают в обособленном подразделении, нужно правильно определить, куда перечислять НДФЛ и как сдавать отчетность.
Страховым взносам. По обычным обособленным подразделениям порядок зависит от того, начисляет ли подразделение выплаты физическим лицам самостоятельно и имеет ли соответствующие полномочия.
Налогу на прибыль. Для организаций на общей системе может потребоваться распределение налога на прибыль между головной организацией и обособленными подразделениями.
Имущественным налогам. Если по адресу подразделения есть имущество, транспорт или недвижимость, могут появиться дополнительные обязанности.
Регламентированной отчетности. В 1С и в сервисе сдачи отчетности нужно настроить налоговые органы по месту нахождения подразделений.
Если организация применяет УСН, вопрос налога на прибыль обычно неактуален, но НДФЛ и кадрово-зарплатная часть остаются важными. Поэтому после регистрации магазинов как обособленных подразделений обязательно проверьте зарплатный учет.
Рассмотрим НДФЛ, потому что это один из самых частых практических вопросов после открытия магазинов. Если сотрудники работают в обособленных подразделениях, налоговый агент должен корректно учитывать место работы сотрудников и налоговый орган, связанный с подразделением.
Разберем порядок:
Определите, в каком магазине фактически работает каждый сотрудник.
Закрепите сотрудника за соответствующим подразделением в кадровом учете.
Проверьте регистрацию подразделения в налоговой.
Настройте в 1С налоговый орган по месту нахождения подразделения.
Проверьте, куда программа относит НДФЛ по сотрудникам магазина.
Проверьте заполнение отчетности по НДФЛ.
Если сотрудник работает в магазине в Химках, а в 1С числится в головном офисе, программа может неправильно распределять НДФЛ. Поэтому не ограничивайтесь регистрацией ОП в налоговой. Настройте кадровые документы и начисление зарплаты так, чтобы они отражали реальное место работы.
Посмотрим на ситуацию, когда магазины уже открыты, кассы работают, чеки пробиваются, сотрудники трудятся, но сообщения об обособленных подразделениях не подавались. В этом случае нужно не игнорировать проблему, а привести учет в порядок.
Разберем по шагам:
Составьте список всех магазинов. Укажите город, адрес, дату аренды, дату установки ККТ, дату начала продаж и дату выхода сотрудников.
Определите признаки ОП по каждому адресу. Проверьте наличие стационарного рабочего места и срок работы.
Определите дату создания каждого ОП. Зафиксируйте наиболее обоснованную дату начала фактической работы.
Подготовьте сообщения С-09-3-1. По каждому магазину, где есть признаки ОП, подайте сведения в налоговую.
Проверьте возможные штрафы. Если срок месячного уведомления пропущен, оцените налоговые риски.
Настройте учет в 1С. Создайте подразделения, привяжите сотрудников, кассы, склады и отчеты к правильным адресам.
Проверьте отчетность за прошлые периоды. Особенно внимательно проанализируйте НДФЛ и налог на прибыль, если организация применяет ОСНО.
В такой ситуации лучше действовать добровольно и последовательно. Если налоговая сама обнаружит магазины через сведения о ККТ, чеки, адреса расчетов, трудовые документы или договоры аренды, объяснять несвоевременную регистрацию будет сложнее.
Разберем риски. Несвоевременное сообщение об открытии обособленного подразделения может привести к штрафам и налоговым претензиям. Кроме того, незарегистрированные магазины создают проблемы в текущем учете.
Основные риски такие:
Штраф за непредставление сообщения. Если организация не сообщила о создании ОП в установленный срок, налоговая может привлечь к ответственности.
Претензии к налоговому учету. Налоговая может потребовать пояснения, почему по адресу магазина есть ККТ и сотрудники, но подразделение не зарегистрировано.
Ошибки по НДФЛ. Налог может перечисляться и отражаться не по тому месту учета.
Ошибки по налогу на прибыль. Для организаций на ОСНО возможны проблемы с распределением прибыли между подразделениями.
Ошибки в 1С и отчетности. Если подразделения не заведены, программа может некорректно формировать регламентированные отчеты.
Риск доначислений и требований. Проверяющие могут запросить договоры аренды, трудовые договоры, чеки ККТ и сопоставить их с налоговым учетом.
Вывод: если магазины работают на постоянной основе, безопаснее зарегистрировать обособленные подразделения, чем пытаться доказывать, что торговые точки с кассами и сотрудниками не являются местами работы.
Для полноты разберем ситуации, когда регистрировать ОП может быть не нужно. Но такие случаи нужно анализировать осторожно.
Нет работников организации по отдельному адресу. Если по адресу нет оборудованного рабочего места для сотрудника организации, один только адрес в договоре или размещение оборудования может не создавать ОП.
Рабочее место создано на срок не более одного месяца. Например, краткосрочная выездная торговля или временная акция. Но нужно иметь документы, подтверждающие краткосрочный характер.
Работают сотрудники другой организации. Например, продажи осуществляет агент или подрядчик своими силами. Но если сотрудники вашей организации фактически работают на месте, риск ОП возникает.
Касса зарегистрирована, но магазин фактически не открыт. Если ККТ установлена заранее, но сотрудники еще не работают и продаж нет, момент создания ОП может наступить позже.
Адрес совпадает с юридическим адресом организации. Если магазин находится по тому же адресу, где зарегистрирована организация, территориальной обособленности может не быть.
Однако для обычных розничных магазинов с продавцами и кассами такие исключения редко помогают. Если магазин открыт постоянно, рабочее место продавца оборудовано, покупатели обслуживаются, то признаки ОП, как правило, есть.
Теперь применим выводы к исходной ситуации. У организации есть офис с юридическим адресом и несколько магазинов:
Долгопрудный;
Химки;
Зеленоград;
Москва, Никольская;
Москва, Ленинская Слобода.
Рассмотрим каждый магазин как отдельный адрес ведения деятельности. Если по каждому адресу установлена ККТ, оборудовано место продавца или кассира, сотрудники работают более одного месяца, то по каждому адресу регистрируйте обособленное подразделение.
Не объединяйте все магазины в одно подразделение только потому, что это одна организация. Также не считайте, что московские магазины можно не регистрировать, если юридический адрес тоже находится в Москве. Сравнивайте не город, а конкретный адрес. Если юридический адрес один, а магазин на Никольской находится по другому адресу, это территориально обособленное место деятельности.
По каждому магазину подготовьте отдельные сведения:
полный адрес магазина;
дату создания стационарного рабочего места;
дату начала фактической работы;
данные о сотрудниках, работающих в магазине;
данные о ККТ, установленной по адресу;
ответственное лицо по магазину;
налоговую инспекцию, к территории которой относится адрес магазина.
После этого подайте сообщение по форме С-09-3-1 в налоговый орган по месту нахождения организации.
Разберем практический алгоритм, который удобно использовать бухгалтеру или руководителю розничной сети.
Соберите адреса всех торговых точек. Зафиксируйте каждый магазин отдельно, даже если несколько магазинов находятся в одном городе.
Сравните адреса с юридическим адресом. Если магазин находится по другому адресу, переходите к проверке признаков ОП.
Проверьте наличие рабочих мест. Если в магазине есть продавец, кассир, администратор или другой работник, рабочее место обычно считается оборудованным.
Проверьте срок работы. Если магазин открыт или планируется к работе более чем на месяц, признак стационарности выполняется.
Проверьте ККТ. Установленная касса не является самостоятельным основанием для ОП, но подтверждает готовность торговой точки к работе.
Определите дату создания ОП. Обычно ориентируйтесь на дату фактической готовности рабочего места или дату начала работы сотрудника.
Подайте форму С-09-3-1. Сделайте это в течение одного месяца со дня создания подразделения.
Настройте подразделения в 1С. Привяжите магазины, кассы, сотрудников и налоговые регистрации.
Проверьте зарплатные налоги и отчетность. Особенно внимательно проверьте НДФЛ по сотрудникам магазинов.
Храните подтверждающие документы. Сохраняйте приказы, договоры аренды, сведения о ККТ, кадровые документы и квитанции о подаче сообщений.
Рассмотрим заполнение формы в общем виде. Форма С-09-3-1 используется для сообщения о создании обособленного подразделения, а также для изменения ранее сообщенных сведений. Для открытия магазина указывайте признак сообщения о создании подразделения.
В форме обычно отражаются:
ИНН и КПП организации;
наименование организации;
код налогового органа;
признак сообщения;
сведения об обособленном подразделении;
адрес места нахождения подразделения;
дата создания подразделения;
сведения о лице, подтверждающем достоверность данных.
Если открывается несколько магазинов, по каждому адресу нужно корректно указать сведения. Не смешивайте адреса разных магазинов в одном описании. Налоговой важно понимать, где именно создано рабочее место.
После подачи сообщения сохраните подтверждение приема. Если сообщение направляется электронно, сохраните квитанцию оператора и подтверждение налогового органа.
Посмотрим подробнее на связь с кассами. При регистрации ККТ указывается адрес установки или применения кассы. Если организация регистрирует ККТ по адресу магазина, налоговая фактически получает сведения, что по этому адресу ведутся расчеты.
Это не означает автоматическое создание ОП только из-за самой регистрации кассы. Но если по адресу кассы проходят чеки, есть режим работы магазина, сотрудники и договор аренды, эти данные в совокупности подтверждают наличие торговой точки.
Поэтому не стоит рассматривать ККТ отдельно от остальной деятельности. Анализируйте весь набор фактов:
адрес установки кассы;
дата регистрации ККТ;
дата первого чека;
наличие продавцов или кассиров;
наличие торгового оборудования;
срок аренды помещения;
график работы магазина;
отражение магазина в 1С и кадровом учете.
Если все указывает на постоянный магазин, регистрируйте ОП.
Разберем профилактический порядок для будущих открытий. Чтобы не вспоминать об ОП после начала продаж, включите регистрацию подразделения в стандартный чек-лист открытия магазина.
До открытия магазина определите, будет ли по адресу работник организации.
До установки кассы проверьте, нужен ли отдельный учет магазина в 1С.
До первого рабочего дня подготовьте приказ об открытии магазина и создании рабочих мест.
В первый месяц после создания рабочего места подайте сообщение С-09-3-1.
После постановки на учет обновите реквизиты в 1С и сервисах отчетности.
Перед начислением зарплаты проверьте, к какому подразделению привязаны сотрудники магазина.
Перед сдачей отчетности проверьте распределение налогов и правильность налоговых органов.
Такой порядок особенно важен для сетевой розницы, где магазины открываются быстро, а бухгалтерия узнает о фактическом начале работы уже после первых продаж. Чтобы избежать просрочки, договоритесь внутри компании, что без уведомления бухгалтерии магазин не запускается в работу.
Подведем итог. Если у организации есть офис с юридическим адресом и несколько магазинов в разных городах или по разным адресам, то по каждому магазину нужно проверить признаки обособленного подразделения.
Если магазин:
находится не по юридическому адресу организации;
создан на срок более одного месяца;
имеет оборудованное рабочее место продавца, кассира, администратора или другого сотрудника;
фактически работает и обслуживает покупателей;
использует ККТ по адресу магазина,
то такой магазин признается обособленным подразделением для целей налогового учета. По нему нужно подать сообщение по форме С-09-3-1 в течение одного месяца со дня создания подразделения.
Касса сама по себе не создает ОП, но установленная и применяемая ККТ вместе с рабочим местом сотрудника является важным подтверждением того, что магазин фактически работает. Поэтому в ситуации с магазинами в Долгопрудном, Химках, Зеленограде и Москве регистрируйте обособленные подразделения по каждому адресу, где есть постоянные рабочие места.
В 1С проверьте Подразделения, ОбособленныеПодразделения, КассыККМ, Склады, РегистрацииВНалоговыхОрганах и РегламентированнаяОтчетность. Учетная структура должна соответствовать фактической структуре бизнеса: отдельный магазин, отдельный адрес, отдельная касса и сотрудники должны быть отражены корректно.
Информация носит справочный характер