Рассмотрим ситуацию, когда организация закрывает одно обособленное подразделение, а работника не увольняет, а переводит в другое обособленное подразделение той же организации. Дополнительно учтем, что часть заработной платы — аванс за октябрь — уже выплачена 23 октября через закрывающееся подразделение.
Главный вывод: аванс, выплаченный 23 октября работнику закрывающегося подразделения, отразите в учете НДФЛ по старому обособленному подразделению. Выплаты, произведенные после перевода работника и отнесенные в налоговом учете к новому подразделению, включите в отчетность нового подразделения. По закрытому подразделению сформируйте завершающий расчет 6-НДФЛ. Отдельную справку 2-НДФЛ по действующим правилам не сдавайте: сведения о доходах физического лица входят в приложение 1 к расчету 6-НДФЛ.
При этом не ограничивайтесь только расчетом 6-НДФЛ. Разберем по шагам, нужно ли сдавать расчет по страховым взносам, персонифицированные сведения и ЕФС-1, а также посмотрим, как оформить операцию в 1С:Зарплата и управление персоналом.
Перед формированием отчетности определим не одну, а несколько дат. Именно из-за смешения этих дат чаще всего возникают ошибки при закрытии обособленного подразделения.
Дата прекращения деятельности подразделения. Зафиксируйте день, с которого подразделение фактически больше не ведет деятельность.
Дата снятия подразделения с налогового учета. Она может не совпадать с датой принятия решения о закрытии. От этой даты зависит, в какую инспекцию отправлять завершающий расчет 6-НДФЛ.
Дата перевода работника. Укажите ее в дополнительном соглашении к трудовому договору и в кадровом приказе. Эта дата определяет, к какому подразделению относится работник после перевода.
Даты фактических выплат. Отдельно выпишите дату аванса, дату окончательного расчета за месяц, даты премий, отпускных, больничных и иных выплат.
Даты удержания НДФЛ. Начиная с 2023 года НДФЛ с заработной платы удерживается при каждой фактической выплате, в том числе при выплате аванса.
Дата лишения подразделения полномочий по начислению выплат. Она важна, если подразделение самостоятельно рассчитывало выплаты физическим лицам и сдавало расчет по страховым взносам.
Дата снятия подразделения с регистрации в СФР. Проверьте ее, если подразделение было зарегистрировано в Социальном фонде как самостоятельный страхователь.
Не смешивайте понятия «закрытие подразделения», «перевод работника» и «снятие подразделения с учета». Перевод может состояться раньше даты закрытия, а уведомление налоговой инспекции о снятии с учета может поступить позднее. Для каждого отчета применяйте соответствующую дату.
Проанализируем исходную ситуацию. Работник числился в закрывающемся подразделении и 23 октября получил аванс. Следовательно, на дату выплаты доход был выплачен работнику этого подразделения.
Аванс от 23 октября включите в учет НДФЛ по закрывающемуся подразделению. В старом подразделении отразите:
сумму дохода, фактически выплаченную 23 октября;
исчисленный с этой выплаты НДФЛ;
НДФЛ, удержанный непосредственно 23 октября;
срок перечисления удержанного налога, установленный для соответствующего периода удержания;
КПП и ОКТМО закрывающегося подразделения.
Не переносите уже выплаченный аванс в отчетность нового подразделения только потому, что в конце месяца работник был переведен. На дату получения аванса он еще относился к старому подразделению, а выплата была зарегистрирована по старому месту учета.
Если речь идет об октябре 2023 года, учтите правила, действовавшие именно в 2023 году. НДФЛ, удержанный 23 октября 2023 года, относился к периоду с 23 октября по 22 ноября. Уведомление об исчисленных суммах необходимо было представить не позднее 27 ноября 2023 года с учетом переноса выходного дня, а налог перечислить не позднее 28 ноября 2023 года.
По действующим правилам график другой. НДФЛ, удержанный с 1-го по 22-е число месяца, отражайте в уведомлении, которое подается не позднее 25-го числа этого месяца, и перечисляйте не позднее 28-го числа. НДФЛ, удержанный с 23-го числа по последнее число месяца, отражайте в уведомлении не позднее 3-го числа следующего месяца и перечисляйте не позднее 5-го числа следующего месяца. При совпадении срока с выходным или праздничным днем применяйте перенос на следующий рабочий день. Для последнего периода декабря учитывайте специальный срок, связанный с последним рабочим днем календарного года.
Не применяйте современные сроки к архивным операциям 2023 года. При исправлении старой отчетности используйте нормы, действовавшие в том отчетном периоде.
Рассмотрим подробнее выплату оставшейся заработной платы. Здесь ориентируйтесь не только на месяц, за который начислена зарплата, но и на дату перевода, дату выплаты и регистрацию в налоговом учете НДФЛ.
Посмотрим на пример:
23 октября работнику выплачен аванс старым подразделением;
с 24 октября работник переведен в новое подразделение;
31 октября старое подразделение прекратило деятельность;
5 ноября выплачена оставшаяся зарплата за октябрь через новое подразделение.
В такой ситуации аванс от 23 октября отразите в расчете 6-НДФЛ старого подразделения. Окончательную выплату от 5 ноября, если она оформлена после перевода по регистрации нового подразделения, отразите в расчете 6-НДФЛ нового подразделения.
В результате доход одного работника за один календарный месяц может попасть в два расчета 6-НДФЛ с разными КПП и ОКТМО. Это само по себе не является ошибкой. Важно, чтобы одна и та же сумма не была отражена дважды и чтобы совокупный доход работника совпадал с данными зарплатного учета.
Если окончательная зарплата выплачена до перевода либо выплата в программе зарегистрирована по старому подразделению, включите ее в отчет старого подразделения. Если перевод состоялся раньше выплаты, но программа продолжает относить налог к старой регистрации, выясним причину до отправки отчетности. Обычно проблема связана с датой кадрового перевода, плановой датой выплаты, регистрацией подразделения в налоговом органе или последовательностью проведения документов.
Не исправляйте результат непосредственно в печатной форме расчета без проверки первичных документов. Ручная корректировка формы может устранить визуальную ошибку, но не исправит регистры налогового учета. При следующем перерасчете или формировании корректирующей отчетности неправильные данные появятся снова.
Поскольку работодатель не меняется, увольнять работника из старого подразделения и принимать его в новое подразделение не требуется. Оформите внутренний перевод.
Если подразделение или место работы указано в трудовом договоре либо перевод осуществляется в другую местность, заключите с работником дополнительное соглашение и получите его письменное согласие. Применяйте положения статьи 72.1 Трудового кодекса РФ.
Разберем кадровое оформление:
Определите дату перевода, которая следует за последним днем работы в старом подразделении.
Заключите дополнительное соглашение к трудовому договору, если изменяется условие, зафиксированное в договоре.
Оформите приказ о переводе.
Укажите новое подразделение, должность, территорию и график работы, если они изменяются.
Проверьте необходимость отражения кадрового мероприятия в подразделе 1.1 формы ЕФС-1.
Не допускайте промежутка, в котором работник уже исключен из старого подразделения, но еще не переведен в новое. Также не устанавливайте одинаковую дату как последний рабочий день в старом подразделении и первый день в новом, если кадровая система трактует ее неоднозначно. Обычно в приказе указывают дату, с которой работник приступает к работе в новом подразделении.
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом оформите изменение подразделения документом Кадровый перевод. Не изменяйте подразделение непосредственно в карточке сотрудника без кадрового документа, поскольку в таком случае программа может потерять историю кадровых состояний.
Разберем по шагам:
Откройте раздел кадрового учета и создайте документ Кадровый перевод.
Укажите дату начала работы в новом подразделении.
Выберите новое обособленное подразделение.
Проверьте должность, позицию штатного расписания, график работы и территорию.
Установите признак отражения мероприятия в трудовой книжке, если изменение требуется передать в СФР.
Проведите документ и проверьте кадровую историю сотрудника.
Если в информационной базе применяется механизм территорий, дополнительно проверьте территорию выполнения работ. В отдельных настройках 1С:ЗУП подразделение управленческого учета и регистрация в налоговом органе определяются разными реквизитами. Поэтому одного изменения подразделения может быть недостаточно.
Проверьте объект Регистрация в налоговом органе для старого и нового подразделений. В нем должны быть правильно указаны:
налоговая инспекция;
КПП подразделения;
ОКТМО;
дата начала действия регистрации;
дата прекращения действия старой регистрации, если она предусмотрена используемой версией программы.
Не удаляйте старую регистрацию в налоговом органе. Сохраните ее в истории. Она потребуется для формирования завершающего расчета, корректировок и справок о доходах за периоды, когда подразделение действовало.
После оформления перевода перепроведите либо пересчитайте документы, относящиеся к переходному месяцу:
Начисление за первую половину месяца;
Начисление зарплаты и взносов;
Ведомость в банк;
Ведомость в кассу, если выплата производится наличными;
документы премий, отпусков, больничных и иных межрасчетных выплат.
В документе начисления проверьте плановую дату выплаты. Эта дата влияет на расчет и распределение НДФЛ. После изменения кадровых данных выполните пересчет НДФЛ штатной командой программы. Затем заново заполните ведомость на выплату, если она была создана до оформления перевода.
Не ограничивайтесь просмотром расчетного листка. Расчетный листок показывает начисления и удержания, но не всегда позволяет увидеть, к какой налоговой инспекции, КПП и ОКТМО программа отнесла налог.
Сформируйте последовательно следующие отчеты:
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику. Установите период с начала года и отбор по переводимому работнику. Проверьте даты получения дохода, суммы дохода, исчисленного и удержанного налога.
Анализ НДФЛ по документам-основаниям. Посмотрим, какой документ сформировал доход и какую регистрацию в налоговом органе использовала программа.
Регистр налогового учета по НДФЛ. Сверьте итоговые данные по работнику с разбивкой по налоговым регистрациям.
Универсальный отчет по регистрам НДФЛ используйте только тогда, когда стандартных отчетов недостаточно. Не изменяйте записи регистров вручную без документального основания.
По авансу от 23 октября в отчетах должны отображаться КПП и ОКТМО закрывающегося подразделения. По выплатам после перевода должны отображаться реквизиты нового подразделения, если эти выплаты относятся к новой регистрации.
Если вся октябрьская зарплата попала в одно подразделение, хотя аванс и окончательная выплата должны быть разделены, проверьте:
дату кадрового перевода;
последовательность проведения кадровых и расчетных документов;
плановую дату выплаты в документе начисления;
дату ведомости;
регистрацию подразделения в налоговом органе;
историю изменения КПП и ОКТМО;
актуальность релиза программы.
По закрытому подразделению сформируйте завершающий расчет 6-НДФЛ. В законодательстве он не выделен как отдельная самостоятельная форма: используется обычный расчет за соответствующий отчетный или налоговый период, но в титульной части указывается код закрытия подразделения.
Расчет заполните нарастающим итогом с начала года только по доходам, которые относятся к закрытому подразделению. В него включите:
доходы, выплаченные работникам подразделения до перевода или закрытия;
исчисленный НДФЛ по этим доходам;
удержанный НДФЛ;
возвращенный налог, если возврат производился;
сроки перечисления удержанного налога;
сведения о физических лицах в приложении 1.
Аванс от 23 октября не включайте в расчет за девять месяцев, поскольку он выплачен уже в четвертом квартале. При закрытии подразделения в октябре эта выплата попадет в расчет за год. Для годового расчета используется код периода 90.
Для закрытия подразделения в других периодах применяйте обычные коды:
51 — первый квартал;
52 — полугодие;
53 — девять месяцев;
90 — год.
Не ищите отдельный специальный код отчетного периода «ликвидация подразделения». Признак закрытия указывается в специальном поле титульного листа. Для закрытого обособленного подразделения установите код 9.
Рассмотрим первый вариант: завершающий расчет сформирован и отправляется до того, как налоговая инспекция сняла подразделение с учета.
В этом случае представьте расчет в инспекцию по месту учета закрывающегося подразделения. Заполните титульный лист следующим образом:
укажите ИНН организации;
укажите КПП закрывающегося подразделения;
выберите налоговую инспекцию подразделения;
укажите код места представления 220;
укажите ОКТМО закрывающегося подразделения;
в поле закрытия обособленного подразделения установите код 9;
укажите соответствующий код отчетного периода;
для первичного расчета укажите номер корректировки 0.
Отправлять расчет до снятия с учета удобно, если все выплаты старого подразделения уже завершены, НДФЛ рассчитан и удержан, а последующих начислений, перерасчетов и премий не ожидается.
Не отправляйте завершающий расчет слишком рано. Сначала убедитесь, что учтены все выплаты, относящиеся к старому подразделению. Если после отправки появятся дополнительные суммы, придется представлять корректирующий расчет.
Рассмотрим второй вариант: подразделение уже снято с налогового учета, а завершающий расчет еще не представлен либо необходимо отправить корректировку.
В этом случае направьте расчет в налоговую инспекцию по месту нахождения головной организации. Заполните форму с учетом специальных правил для закрытого подразделения:
в верхней части титульного листа укажите ИНН и КПП головной организации;
выберите налоговую инспекцию головной организации;
укажите код места представления 223;
сохраните ОКТМО закрытого подразделения;
установите код закрытия подразделения 9;
в предусмотренном формой поле укажите ИНН и КПП закрытого подразделения;
заполните расчет только данными закрытого подразделения.
Не заменяйте ОКТМО закрытого подразделения на ОКТМО головной организации. Отчет отправляется через головную инспекцию, но отражает налоговые обязательства бывшего подразделения.
Если после снятия подразделения с учета обнаружена ошибка в ранее представленном расчете, корректировку также направьте через инспекцию головной организации по правилам, установленным для закрытого подразделения.
Закрытие обособленного подразделения само по себе не устанавливает отдельный универсальный срок, например три или пять дней, для расчета 6-НДФЛ. Применяйте срок, установленный для периода, в котором отражены последние операции:
за первый квартал — не позднее 25 апреля;
за полугодие — не позднее 25 июля;
за девять месяцев — не позднее 25 октября;
за год — не позднее 25 февраля следующего года.
При совпадении срока с выходным или нерабочим праздничным днем перенесите его на следующий рабочий день.
Если подразделение закрывается в октябре, последние операции относятся к четвертому кварталу. Поэтому завершающим будет годовой расчет. Например, при закрытии в октябре 2023 года обычный предельный срок представления годового расчета приходился на 26 февраля 2024 года с учетом переноса выходного дня.
При этом до снятия подразделения с учета расчет можно представить раньше обычного срока, если все его показатели окончательно сформированы. Если расчет не был отправлен до снятия с учета, представьте его через инспекцию головной организации не позднее обычного срока.
Отдельную форму 2-НДФЛ не сдавайте. Самостоятельная отчетная форма была отменена начиная с отчетности за 2021 год. Персональные сведения о доходах и налоге теперь включаются в приложение 1 к годовому расчету 6-НДФЛ.
При формировании завершающего расчета по закрытому подразделению установите код закрытия 9 и проверьте заполнение приложения 1. В нем должны появиться справки по физическим лицам, получавшим доход через закрытое подразделение.
Если один работник в течение года получал доходы в двух подразделениях с разными КПП и ОКТМО, сведения о нем могут присутствовать:
в приложении 1 к расчету старого подразделения — в части доходов и налога, относящихся к старой регистрации;
в приложении 1 к расчету нового подразделения — в части доходов и налога, относящихся к новой регистрации.
Это не дублирование, если суммы разделены правильно. Проверьте, чтобы совокупные показатели двух справок соответствовали общему доходу и НДФЛ работника за год.
Откройте сервис регламентированной отчетности и создайте отчет 6-НДФЛ за соответствующий период. Если в базе ведется несколько регистраций в налоговых органах, используйте формирование отчетов по налоговым органам.
Разберем последовательность:
Выберите организацию.
Укажите отчетный период.
Выберите регистрацию закрытого подразделения.
Заполните отчет автоматически.
Установите код закрытия подразделения 9.
Проверьте КПП, ОКТМО, код места представления и получателя отчета.
Проверьте раздел 1 по срокам перечисления удержанного НДФЛ.
Проверьте раздел 2 нарастающим итогом с начала года.
Проверьте приложение 1 по каждому работнику.
Выполните встроенную проверку контрольных соотношений.
Сопоставьте показатели с отчетом Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.
Если подразделение уже снято с учета, измените получателя отчета на инспекцию головной организации и проверьте заполнение реквизитов закрытого подразделения. Наименование команд в интерфейсе может отличаться в зависимости от версии конфигурации и подключенного сервиса отчетности, но состав обязательных реквизитов остается тем же.
После автоматического заполнения не удаляйте вручную строки, относящиеся к выплатам нового подразделения, не выяснив причину их появления. Сначала проверьте регистры НДФЛ. Если программа ошибочно присвоила выплате старую регистрацию, исправьте кадровый, расчетный или платежный документ и повторно заполните отчет.
Помимо расчета 6-НДФЛ, проверьте уведомления об исчисленных суммах налогов. В уведомлении НДФЛ распределяется по соответствующим регистрационным данным.
Для налога, удержанного с аванса 23 октября, укажите реквизиты старого подразделения. Для налога, удержанного после перевода и отнесенного к новому подразделению, используйте реквизиты нового подразделения.
Единый налоговый платеж перечисляется на единый налоговый счет организации, однако уведомление формирует детализацию налогового обязательства. Поэтому ошибки в КПП, ОКТМО, периоде или сумме могут привести к несопоставлению расчета 6-НДФЛ с совокупной обязанностью.
После отправки уведомлений сверим:
сумму удержанного НДФЛ по каждому сроку перечисления;
КПП подразделения;
ОКТМО;
код отчетного периода уведомления;
суммы раздела 1 расчета 6-НДФЛ;
состояние единого налогового счета.
Не каждое обособленное подразделение самостоятельно сдает расчет по страховым взносам. Сначала выясним, обладало ли закрываемое подразделение двумя признаками:
у него был счет в банке;
оно было наделено полномочиями начислять выплаты и вознаграждения физическим лицам.
Если хотя бы одно из этих условий отсутствует, расчет по страховым взносам за работников подразделения сдает головная организация. В этом случае закрытие подразделения не создает отдельный завершающий РСВ по его КПП.
Если оба условия выполнялись и подразделение самостоятельно представляло РСВ, отразите выплаты и взносы за период действия его полномочий в отчетности подразделения. После лишения подразделения полномочий последующие выплаты и взносы отражайте в отчетности головной организации либо нового подразделения, если оно также является самостоятельным плательщиком по месту учета.
Не распределяйте страховые взносы по тем же правилам, что и НДФЛ. Для НДФЛ принципиальна дата фактической выплаты и удержания налога. Для страховых взносов ориентируйтесь на начисленные выплаты, базу по взносам и статус подразделения как плательщика.
Расчет по страховым взносам представляется в обычный срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за первым кварталом, полугодием, девятью месяцами или календарным годом. Само закрытие обособленного подразделения не устанавливает специальный досрочный срок для РСВ.
Если подразделение лишено полномочий начислять выплаты, направьте в налоговый орган сообщение о лишении таких полномочий. Для этого используется сообщение по КНД 1112536. Представьте его в течение одного месяца со дня лишения полномочий.
После снятия подразделения с учета уточненные расчеты за периоды, когда оно обладало полномочиями, представляйте с учетом порядка, установленного для головной организации. Перед отправкой корректировки проверьте получателя расчета, КПП отчетного периода и реквизиты закрытого подразделения.
Персонифицированные сведения о физических лицах представляются тем же плательщиком, который обязан сдавать расчет по страховым взносам.
Если закрытое подразделение не обладало самостоятельными полномочиями по начислению выплат, сведения по работнику продолжает представлять головная организация. Отдельный отчет по закрытому подразделению не формируйте.
Если подразделение самостоятельно сдавало РСВ, включите в его персонифицированные сведения выплаты, начисленные за период действия соответствующих полномочий. После перевода и прекращения полномочий работник отражается у нового плательщика.
Персонифицированные сведения представляются не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем. За последний месяц квартала их можно не представлять, если в установленный срок подается расчет по страховым взносам, содержащий раздел 3 с данными за соответствующий месяц.
Например, при закрытии самостоятельного подразделения в октябре персонифицированные сведения за октябрь необходимо представить не позднее 25 ноября, если обязанность не исполняется через раздел 3 расчета по страховым взносам за соответствующий период.
Обязанность представить подраздел 1.1 формы ЕФС-1 зависит от характера кадрового изменения и регистрации подразделений в Социальном фонде.
Рассмотрим первый вариант. Старое и новое подразделения не зарегистрированы в СФР как самостоятельные страхователи. В этом случае отразите обычное кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД», если изменение подразделения является постоянным переводом и изменяет условие трудового договора или трудовую функцию.
Рассмотрим второй вариант. Работник переводится между подразделениями одной организации, каждое из которых зарегистрировано в СФР как отдельный страхователь и имеет собственный регистрационный номер. Для такой ситуации действующий порядок заполнения формы ЕФС-1 предусматривает специальное отражение изменения страхователя. В кадровом мероприятии применяется значение «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», а в предусмотренных полях указываются регистрационные номера старого и нового страхователей.
Такое наименование мероприятия выглядит непривычно, поэтому не выбирайте его исключительно по аналогии с кадровым приказом. Проверим статус подразделений в СФР и применим правило действующего порядка заполнения ЕФС-1.
Если одновременно с переходом между страхователями изменяются должность или трудовая функция, отдельно проанализируйте, какие сведения должны быть переданы в СФР. Не создавайте две одинаковые строки с одной датой без проверки требований формата и контрольного протокола.
Сведения о переводе или переименовании представьте не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа или иного документа, подтверждающего кадровое мероприятие.
В 1С:ЗУП данные для ЕФС-1 формируются на основании документа Кадровый перевод. После проведения документа создайте отчет ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников и проверьте:
дату мероприятия;
вид мероприятия;
должность и структурное подразделение;
основание — номер и дату приказа;
регистрационный номер страхователя;
регистрационные номера старого и нового подразделений, если они требуются;
признак совместительства;
территориальные и особые условия труда, если они применяются.
Раздел 2 формы ЕФС-1 касается страховых взносов на травматизм. Отдельная обязанность по закрываемому подразделению возникает только тогда, когда оно было зарегистрировано в СФР как самостоятельный страхователь по страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Если подразделение не имело самостоятельной регистрации, все показатели продолжайте включать в отчетность головной организации.
Если подразделение было самостоятельным страхователем, отразите начисления за период его деятельности и представьте раздел 2 в обычный срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. При формировании отчета после снятия с учета уточните в уведомлении СФР, через какого страхователя должна быть представлена первичная или корректирующая форма.
Помимо зарплатной отчетности, направьте сообщение о прекращении деятельности через обособленное подразделение. Для этого применяется форма С-09-3-2.
Если закрывается обычное обособленное подразделение, не являющееся филиалом или представительством, представьте сообщение в течение трех рабочих дней со дня прекращения деятельности через это подразделение.
Если закрывается филиал или представительство, срок исчисляется со дня принятия решения о прекращении его деятельности. Сообщение направьте в налоговую инспекцию по месту нахождения головной организации.
После обработки сообщения налоговая инспекция снимает подразделение с учета и направляет организации соответствующее уведомление. Сохраните его, поскольку дата снятия с учета определяет порядок представления завершающего 6-НДФЛ и последующих корректировок.
В 1С форму С-09-3-2 создайте в составе регламентированных уведомлений и сообщений. Проверьте ИНН, КПП закрываемого подразделения, его адрес, дату прекращения деятельности и код причины представления сообщения.
Порядок взаимодействия с СФР зависит от даты закрытия подразделения и его статуса. Для событий, произошедших до 1 июля 2026 года, применяйте правила уведомления, действовавшие на дату события.
С 1 июля 2026 года организации освобождены от отдельного сообщения в СФР о создании, закрытии и изменении данных подразделений, имеющих счет в банке и полномочия начислять выплаты физическим лицам. Эти сведения фонд получает в рамках межведомственного обмена.
Однако отмена отдельного сообщения не освобождает от представления кадровых мероприятий в подразделе 1.1 формы ЕФС-1, от сдачи раздела 2 при наличии самостоятельной регистрации и от исполнения требований, указанных в уведомлении СФР о снятии с учета.
Закрытие обособленного подразделения может влиять не только на зарплатную отчетность. Не включайте автоматически все возможные декларации в обязательный комплект. Сначала определим налоговый режим организации, имущество подразделения и порядок уплаты налогов.
Дополнительно проверьте:
Налог на прибыль. Если организация применяет общую систему налогообложения и распределяет региональную часть налога через обособленные подразделения, скорректируйте долю прибыли, приложения к декларации и порядок уплаты авансовых платежей. Особое внимание уделите ситуации, когда закрывается ответственное обособленное подразделение.
Налог на имущество. Определите, числились ли за подразделением объекты недвижимости и по какому месту они облагаются налогом. Само закрытие подразделения не прекращает обязанность по объекту недвижимости.
Транспортный и земельный налоги. Проверьте регистрацию транспортных средств и земельных участков. Обязанность определяется объектом и местом его регистрации, а не только наличием подразделения.
НДС. Обособленное подразделение не является самостоятельным плательщиком НДС. Закрытие подразделения обычно не создает отдельную декларацию по НДС.
Статистическую отчетность. Проверьте индивидуальный перечень форм на отчетную дату, поскольку отдельные формы могут формироваться по территориально обособленным подразделениям.
Контрольно-кассовую технику. Если касса была зарегистрирована по адресу закрываемого подразделения, измените адрес установки либо снимите кассу с регистрационного учета.
Таким образом, зарплатный комплект отчетности нельзя механически считать полным комплектом отчетности при закрытии подразделения. Но в ситуации с переводом одного работника основной объем проверки приходится на 6-НДФЛ, уведомления по НДФЛ, ЕФС-1 и, при наличии самостоятельных полномочий, на РСВ и персонифицированные сведения.
После закрытия могут появиться премии, перерасчеты, отпускные, больничные или исправления прошлых начислений. Для каждой суммы сначала определите ее экономическую сущность.
Разделим операции на два вида:
Новая выплата после перевода. Если доход назначен и выплачен работнику уже после перевода через новое подразделение, обычно отразите его по новой налоговой регистрации.
Исправление ранее отраженного дохода. Если исправляется ошибка в сумме, дате или НДФЛ по выплате, которая ранее относилась к старому подразделению, скорректируйте налоговый учет старого подразделения и при необходимости представьте корректирующий завершающий расчет.
Не относите любую выплату за прошлый месяц к закрытому подразделению только на основании названия месяца начисления. Для НДФЛ проверьте дату получения дохода и регистрацию выплаты. Для страховых взносов проверьте месяц начисления, базу и плательщика взносов.
Если в программе после закрытия требуется перерасчет старой выплаты, не открывайте подразделение заново как действующее. Используйте сохраненную историю регистрации и документы исправления, предусмотренные конфигурацией.
Рассмотрим наиболее распространенные ошибки.
Весь октябрьский доход переносят в новое подразделение. В результате аванс, фактически выплаченный старым подразделением, исчезает из его расчета 6-НДФЛ.
Аванс от 23 октября включают в отчет за девять месяцев. Это неверно, поскольку выплата произведена в четвертом квартале.
Продолжают искать отдельную форму 2-НДФЛ. Сведения физического лица должны попасть в приложение 1 к расчету 6-НДФЛ.
После снятия с учета отправляют отчет в инспекцию закрытого подразделения. Такой расчет следует направлять через инспекцию головной организации по специальным правилам.
При отправке через головную инспекцию заменяют ОКТМО старого подразделения на ОКТМО головной организации. В результате обязательство отражается по неправильной территории.
Удаляют старую налоговую регистрацию из 1С. После этого программа не может корректно сформировать завершающий или корректирующий отчет.
Исправляют только отчетную форму. Ошибка остается в регистрах НДФЛ и возвращается при следующем заполнении.
Распределяют страховые взносы по дате выплаты аванса. Для взносов необходимо анализировать начисление и статус плательщика, а не дату удержания НДФЛ.
Сдают отдельный РСВ по любому обособленному подразделению. Такая обязанность возникает только при наличии банковского счета и полномочий начислять выплаты физическим лицам.
Не проверяют ЕФС-1. Перевод между отдельно зарегистрированными страхователями имеет специальный порядок отражения.
Применяют сроки 2026 года к операциям 2023 года. Порядок уведомлений и перечисления НДФЛ менялся, поэтому архивные операции проверяйте по законодательству соответствующего периода.
Соберем решение в единый алгоритм.
Определите последний день работы сотрудника в закрывающемся подразделении и первый день работы в новом подразделении.
Оформите дополнительное соглашение и приказ о переводе, если изменение затрагивает условия трудового договора.
В 1С:ЗУП создайте документ Кадровый перевод с правильной датой и новым подразделением.
Проверьте налоговые регистрации старого и нового подразделений: ИФНС, КПП, ОКТМО и даты действия.
Не удаляйте регистрацию закрытого подразделения из информационной базы.
Отразите аванс, выплаченный 23 октября, по старому подразделению. Проверьте доход, исчисленный и удержанный НДФЛ.
Определите, к какому подразделению относится окончательная выплата за октябрь. Если она выплачена после перевода и оформлена по новой регистрации, включите ее в отчетность нового подразделения.
Пересчитайте НДФЛ в документах начисления и заново заполните ведомости, созданные до оформления перевода.
Сформируйте Подробный анализ НДФЛ по сотруднику и проверьте распределение сумм между двумя КПП и ОКТМО.
Подайте уведомление об исчисленных суммах НДФЛ по старому подразделению в части налога с аванса. По последующим выплатам сформируйте данные по новой регистрации.
Сформируйте завершающий расчет 6-НДФЛ по старому подразделению с кодом закрытия 9.
Если подразделение еще состоит на налоговом учете, отправьте расчет в его инспекцию с кодом места представления 220.
Если подразделение уже снято с учета, отправьте расчет через инспекцию головной организации с кодом места представления 223, сохранив ОКТМО закрытого подразделения.
Проверьте приложение 1 к расчету. Отдельную форму 2-НДФЛ не создавайте.
Направьте форму С-09-3-2 о прекращении деятельности подразделения в установленный трехдневный срок.
Определите, обладало ли подразделение банковским счетом и полномочиями начислять выплаты. Если нет, отдельные РСВ и персонифицированные сведения по нему не сдавайте.
Если подразделение самостоятельно сдавало РСВ, отразите выплаты за период действия полномочий и направьте сообщение об их прекращении.
Сформируйте подраздел 1.1 формы ЕФС-1, если кадровое мероприятие подлежит отражению. При переходе между двумя отдельно зарегистрированными страхователями проверьте специальный порядок заполнения мероприятия.
Проверьте раздел 2 формы ЕФС-1, если старое подразделение самостоятельно состояло на учете по страхованию от несчастных случаев.
После приема отчетности сопоставьте расчеты, уведомления, регистры 1С и состояние единого налогового счета.
В рассматриваемой ситуации аванс, выплаченный 23 октября, оставьте в налоговом учете закрывающегося подразделения. НДФЛ с аванса исчислите и удержите на дату выплаты и отразите по КПП и ОКТМО старого подразделения.
Оставшуюся зарплату и иные выплаты распределите в зависимости от даты перевода, фактической даты выплаты и налоговой регистрации, установленной в зарплатном учете. Выплаты, произведенные после перевода через новое подразделение, включите в его расчет 6-НДФЛ.
По закрытому подразделению представьте завершающий расчет 6-НДФЛ с кодом закрытия 9. До снятия подразделения с учета отправьте его в инспекцию подразделения. После снятия с учета отправьте расчет через инспекцию головной организации, сохранив ОКТМО закрытого подразделения и указав его реквизиты в специальных полях формы.
Отдельную справку 2-НДФЛ не сдавайте. Проверьте приложение 1 к завершающему расчету. РСВ и персонифицированные сведения формируйте отдельно по подразделению только тогда, когда оно имело банковский счет и полномочия начислять выплаты физическим лицам. Перевод работника дополнительно проанализируйте для формы ЕФС-1.
Информация носит справочный характер