Разберем ситуацию, когда организация на ОСНО закупает для дальнейшей оптовой реализации лекарства и медицинские изделия, но поставщики передают только накладные, УПД или счета-фактуры и не предоставляют регистрационные удостоверения, сведения о кодах ОКПД 2 и иные документы на продукцию.
Проблема важна сразу по двум причинам. Во-первых, необходимо правильно определить ставку НДС при дальнейшей реализации товара: пониженная ставка 10% применяется не ко всем товарам медицинского назначения автоматически. Во-вторых, необходимо убедиться, что лекарственный препарат или медицинское изделие вообще введены в обращение законно и могут реализовываться на территории России.
Накладная сама по себе не подтверждает ни право на ставку НДС 10%, ни государственную регистрацию товара, ни его легальное происхождение. Поэтому рассмотрим подробнее, какие документы нужно запросить у поставщика, какие сведения можно проверить самостоятельно и как организовать учет в 1С, чтобы снизить налоговые и товарные риски.
Прежде всего не будем объединять все медицинские товары в одну группу. Для целей НДС и контроля легальности обращения нужно различать как минимум две категории:
Для этих категорий применяются разные реестры, различаются документы о регистрации, порядок маркировки и основания для применения налоговой ставки 10%.
Лекарственный препарат — это товар, который прошел государственную регистрацию как лекарственное средство и включен в Государственный реестр лекарственных средств. Для лекарства ключевыми идентификаторами обычно будут торговое наименование, международное непатентованное наименование, лекарственная форма, дозировка, производитель, номер регистрационного удостоверения и данные о маркировке.
Медицинское изделие — это прибор, аппарат, инструмент, расходный материал, система, программное обеспечение или иной товар, предназначенный для медицинского применения и зарегистрированный как медицинское изделие. Для него существенными признаками будут наименование, производитель, номер и дата регистрационного удостоверения, назначение, класс потенциального риска, код ОКПД 2, вид медицинского изделия и статус регистрационной записи.
Нельзя определять статус товара только по его названию. Например, один и тот же по внешнему виду товар может быть зарегистрирован как медицинское изделие, как косметическая продукция, как средство индивидуальной защиты, как хозяйственный товар или как иной товар. Ставка НДС и состав подтверждающих документов будут зависеть не от маркетингового названия, а от правового статуса конкретной продукции.
Для реализации лекарственных средств и части медицинских товаров законодательство предусматривает ставку НДС 10%. При этом пониженная ставка не применяется только потому, что товар используется в медицине, закупается клиникой, аптекой или медицинским дистрибьютором.
Чтобы обоснованно применить ставку 10%, необходимо одновременно проверить несколько условий:
В 2026 году общая ставка НДС составляет 22%, поэтому ошибка в определении ставки может привести к доначислению налога, пеням и штрафу. Если организация применит 10% без достаточных оснований, налоговый орган может признать, что следовало начислить НДС по общей ставке.
Ставка 10% — это не самостоятельная «льгота по желанию», а специальный налоговый режим для конкретных товаров при соблюдении установленных условий.
Для медицинских изделий регистрационное удостоверение имеет принципиальное значение. Налоговое законодательство прямо связывает применение ставки НДС 10% по медицинским изделиям с представлением регистрационного удостоверения на медицинское изделие, выданного по правилам российского законодательства или по праву Евразийского экономического союза.
Поэтому при продаже медицинского изделия недостаточно установить, что по наименованию или по предполагаемому коду ОКПД 2 товар похож на позицию из перечня. Необходимо подтвердить, что изделие зарегистрировано как медицинское и что его регистрационные данные относятся именно к реализуемой модели, комплектации, варианту исполнения или принадлежности.
На практике для проверки потребуется как минимум следующая информация:
Рассмотрим пример. Организация закупает набор для инфузии. В накладной поставщика указано только общее наименование «набор медицинский», артикул и количество. По такой накладной нельзя достоверно установить, относится ли набор к зарегистрированному медицинскому изделию, какой код ОКПД 2 применим и включен ли товар в перечень для ставки 10%.
Чтобы принять решение, нужно сопоставить данные поставщика с регистрационным удостоверением или сведениями государственного реестра. Важно проверить не только общий вид товара, но и конкретную комплектацию. Например, регистрация может относиться к набору в определенном составе, а поставщик может продавать отдельно часть набора или иной вариант изделия.
Если организация не может идентифицировать реализуемое медицинское изделие с записью в реестре и регистрационным удостоверением, применять ставку 10% рискованно.
Разберем главный вопрос: обязан ли поставщик сам по себе передавать покупателю копию регистрационного удостоверения на товар.
Общего правила, по которому каждый поставщик обязан автоматически прикладывать к каждой накладной копию регистрационного удостоверения, нет. Налоговое законодательство устанавливает обязанность подтвердить основания для применения ставки у того налогоплательщика, который реализует товар и применяет пониженную ставку. Иными словами, продавец должен иметь доказательства обоснованности своей ставки НДС.
Однако отсутствие прямой обязанности приложить копию РУ к каждой поставке не означает, что покупателю следует соглашаться на поставку без документов. Если покупатель затем будет продавать товар с НДС 10%, именно ему потребуется подтвердить правомерность ставки при налоговой проверке.
Поэтому в договоре поставки рекомендуем прямо закрепить обязанность поставщика предоставлять сведения и документы, необходимые для подтверждения статуса продукции и налоговой ставки.
В договоре можно предусмотреть обязанность поставщика передавать:
Также полезно установить договорную ответственность. Например, можно предусмотреть, что поставщик возмещает покупателю документально подтвержденные убытки, если налоговый орган доначислит НДС из-за недостоверных данных поставщика о статусе товара, коде ОКПД 2 или ставке налога.
Не рассчитывайте на аргумент «поставщик не предоставил документы» при споре с налоговой инспекцией. Для продавца товара это слабая позиция, потому что риск правильного применения собственной ставки НДС несет сама организация, реализующая товар.
В накладной поставщик может указать наименование товара, артикул, количество, цену, ставку НДС и собственный внутренний код. Но такие сведения не всегда позволяют установить код ОКПД 2. Особенно это характерно для медицинских изделий, когда коммерческое название отличается от наименования в регистрационном удостоверении.
Например, в документах поставщика могут встречаться формулировки:
Каждое такое наименование может охватывать множество разных товаров с разными кодами ОКПД 2 и разными режимами НДС. Поэтому будем определять код не по общему названию, а по совокупности характеристик:
Отдельно учтем, что код ОКПД 2 не всегда можно корректно «вычислить» по фотографии, названию товара из прайс-листа или коду ТН ВЭД. ОКПД 2 и ТН ВЭД решают разные задачи. Код ТН ВЭД используется преимущественно для таможенных целей, а код ОКПД 2 применяется, в частности, при реализации товаров на территории России по перечням для НДС.
Рассмотрим практический порядок проверки медицинского изделия. Не ограничивайтесь тем, что поставщик в УПД указал ставку 10%. Сначала выясним, существует ли регистрационная запись и относится ли она к конкретному товару.
Проверка по реестру особенно важна, когда поставщик присылает старую копию РУ. За время обращения товара могли измениться наименование, изготовитель, комплектность, статус регистрационной записи или сведения о модели. Поэтому лучше сопоставлять копию документа с актуальной реестровой информацией.
В реестре можно увидеть не только номер РУ, но и наименование изделия, производителя, регистрационный номер, дату первичной регистрации, срок действия, код ОКПД 2, назначение изделия, класс потенциального риска и другие сведения. Это позволяет проверить, совпадает ли закупаемый товар с зарегистрированной продукцией.
Не подменяйте проверку товара проверкой только производителя. Тот факт, что производитель выпускает медицинские изделия, еще не означает, что каждая его товарная позиция зарегистрирована как медицинское изделие.
Для лекарств используем другой подход. Основным источником сведений будет Государственный реестр лекарственных средств. В нем можно проверить зарегистрированное лекарственное средство по торговому наименованию, международному непатентованному наименованию, производителю, лекарственной форме, дозировке и номеру регистрационного удостоверения.
Разберем по шагам, что нужно сопоставить:
Например, препарат с одним торговым наименованием может выпускаться в нескольких дозировках и формах. Поэтому недостаточно проверить только название. Нужно убедиться, что конкретная упаковка, которую организация получила от поставщика, соответствует зарегистрированной лекарственной форме и дозировке.
Для лекарств также важно проверить обязательную маркировку. При обороте маркированных лекарственных препаратов используются коды Data Matrix и система мониторинга движения лекарственных препаратов. Коды маркировки позволяют проследить движение каждой упаковки и проверить, не запрещена ли ее реализация.
Однако не будем считать маркировку универсальной заменой всем документам. Код маркировки подтверждает прослеживаемость конкретной единицы товара в системе маркировки, но не заменяет проверку регистрации лекарственного средства, договорных документов, накладных, УПД, документов о приемке и сведений для правильного применения ставки НДС.
Легальность происхождения товара нельзя подтвердить одним документом. Рассмотрим комплексную проверку, которую целесообразно проводить до приемки товара и регулярно повторять по действующим поставщикам.
Для лекарств и медицинских изделий рекомендуем проверять следующие блоки информации.
Сначала установим, существует ли поставщик, действует ли он как юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, имеет ли полномочия на продажу соответствующих товаров и не вызывает ли сомнений его деловая репутация.
Наличие лицензии особенно важно при обороте лекарственных препаратов. Лицензия сама по себе не подтверждает происхождение каждой конкретной упаковки, но отсутствие необходимых разрешений может быть серьезным сигналом риска.
После проверки контрагента перейдем к товару. Запросим и сохраним документы, позволяющие идентифицировать конкретную партию.
Нужно обеспечить непрерывную документальную цепочку: договор — заказ или спецификация — УПД или накладная — приемка — складской учет — дальнейшая реализация. Чем точнее товар идентифицирован на каждом этапе, тем легче подтвердить его происхождение, статус и ставку НДС.
Для лекарственных препаратов проверим наличие и корректность кодов маркировки Data Matrix. При приемке маркированного товара важно не только физически увидеть код на упаковке, но и корректно принять товар в системе маркировки через электронный документооборот.
Если поставщик передает маркированный товар с УПД через ЭДО, необходимо сверить количество и коды идентификации с фактическим поступлением. При расхождениях не следует без проверки подписывать документ приемки. Иначе организация может принять на баланс товар, который фактически не соответствует данным системы маркировки.
Для медицинских изделий режим маркировки зависит от конкретной товарной группы и даты введения обязательных требований. Поэтому по каждой группе нужно отдельно проверить, подлежит ли товар маркировке, какой способ учета применяется и требуется ли передавать коды в УПД.
Маркировка позволяет проверять движение товара, но не отменяет необходимость проверять РУ, код ОКПД 2 и основания для ставки 10%.
В исходной ситуации часть поставщиков применяет УСН и не предъявляет НДС. Это не освобождает покупателя на ОСНО от необходимости определить ставку НДС при своей дальнейшей реализации.
Если поставщик не является плательщиком НДС или не предъявляет НДС по конкретной операции, покупатель не принимает входной НДС к вычету. Но при последующей продаже покупатель на ОСНО должен самостоятельно начислить НДС по ставке, которая соответствует реализуемому товару.
То есть отсутствие НДС в закупочных документах не означает, что при продаже можно автоматически поставить 10%. Организация должна определить ставку самостоятельно:
Рассмотрим пример. Организация на ОСНО купила у поставщика на УСН расходный материал для клиники. В УПД указано «без НДС». При перепродаже организация не может перенести формулировку «без НДС» в собственные документы. Она должна установить правовой статус товара, определить код ОКПД 2, проверить наличие РУ, сопоставить товар с перечнем и только после этого решить, применять ли 10%, освобождение или общую ставку.
Это одно из самых важных различий. В практике медицинских товаров встречаются две разные налоговые конструкции:
При ставке 10% продавец начисляет НДС, выставляет счет-фактуру или УПД со статусом счета-фактуры, отражает операцию в книге продаж и исчисляет налог с реализации.
При освобождении от НДС налог не начисляется. При этом действуют отдельные правила оформления документов, учета входного НДС и ведения раздельного учета, если организация одновременно совершает облагаемые и освобождаемые операции.
Поэтому не следует считать, что любое зарегистрированное медицинское изделие всегда продается с НДС 10%. Некоторые медицинские изделия могут подпадать под освобождение от НДС при соблюдении специальных условий. Необходимо отдельно проверить, какой режим применим к конкретной позиции.
Перед настройкой ставки в программе сначала определите налоговый режим товара, а затем уже отражайте его в документах реализации.
В типовых конфигурациях 1С нет универсальной автоматической функции, которая по одному названию номенклатуры достоверно определит правовой статус медицинского изделия, номер РУ, код ОКПД 2 и ставку НДС. Эти данные требуют предварительной проверки по реестрам и документам поставщика.
Однако в 1С можно организовать учет так, чтобы проверенные сведения были закреплены в карточке товара и использовались при оформлении поступлений, реализации, УПД и счетов-фактур.
Рассмотрим, какие данные полезно вести по каждой позиции номенклатуры:
В карточке Номенклатура рекомендуем не ограничиваться кратким наименованием. Для медицинской продукции полезно использовать дополнительные реквизиты или сведения в отдельном регистре. В зависимости от используемой конфигурации это может быть регистр сведений, дополнительные реквизиты и сведения, характеристики номенклатуры либо специализированная подсистема учета маркируемых товаров.
Например, можно создать дополнительные реквизиты:
НомерРегистрационногоУдостоверения;ДатаПроверкиРУ;КодОКПД2;СтатусРУ;РежимНДСМедТовара;ИсточникПодтверждения;ДатаОкончанияПроверки.Такой подход позволит бухгалтеру и менеджеру по закупкам видеть, что ставка 10% установлена не вручную «по привычке», а на основании конкретных проверенных сведений.
При оформлении документа ПоступлениеТоваровУслуг или аналогичного документа поступления полезно ввести внутренний регламент контроля.
До проведения поступления по новой позиции номенклатуры проверим:
Для новых позиций можно использовать статус согласования. Например, до завершения проверки товару присваивается состояние «На проверке», а реализация блокируется или требует дополнительного согласования ответственным сотрудником.
В управляемых формах можно предусмотреть контроль заполнения реквизитов перед проведением документа. Но не нужно автоматически проставлять 10% только потому, что в наименовании есть слова «медицинский», «стерильный», «для клиник» или «для диагностики». Такое правило даст много ошибок.
Перед проведением документа РеализацияТоваровУслуг нужно проверить, что для каждой медицинской позиции определен режим НДС и есть подтверждающие сведения.
Внутреннее правило может выглядеть так:
Полезно сформировать внутренний отчет по товарам с риском. Например, отчет может отбирать номенклатуру, у которой:
Такой контроль лучше выполнять не только перед сдачей декларации по НДС, а регулярно: при заведении новой номенклатуры, поступлении товара и изменении условий договора с поставщиком.
Для каждой значимой позиции номенклатуры рекомендуем формировать электронное досье. Это особенно полезно при большом ассортименте, регулярных поставках и проверках со стороны налоговых органов или контролирующих органов в сфере здравоохранения.
В досье можно включать:
Если организация использует электронный документооборот, разумно связать досье с карточкой Номенклатура или с соответствующей группой файлов. Тогда бухгалтер и специалист по закупкам смогут быстро открыть подтверждающие документы без поиска по папкам и почте.
Рассмотрим практический алгоритм. Поставщик прислал только накладную, а на запрос о регистрационном удостоверении отвечает, что документы не предоставляет.
Когда поставщик не дает даже номер РУ, не указывает производителя или не может объяснить, на основании чего применяет ставку 10%, риск существенно возрастает. В такой ситуации необходимо оценить не только вопрос НДС, но и риск приобретения товара с неясным происхождением.
Отказ поставщика предоставить информацию, необходимую для идентификации медицинского товара, — достаточное основание для усиленной проверки сделки.
Сам факт указания ставки 10% в УПД или счете-фактуре поставщика не гарантирует, что ставка применена правильно. Покупатель может принять входной НДС к вычету при соблюдении общих условий налогового законодательства, но при собственной реализации обязан самостоятельно подтвердить ставку, которую применяет он сам.
Поэтому не будем копировать ставку поставщика автоматически. Проверим:
Если документов нет, а товар невозможно достоверно отнести к льготной категории, для минимизации налогового риска необходимо рассматривать применение общей ставки НДС при дальнейшей реализации до получения подтверждений. Это может быть коммерчески невыгодно, но позволяет избежать ситуации, когда организация продает товар по 10%, а затем доплачивает разницу по общей ставке вместе с пенями.
Отдельного внимания требуют комплекты, наборы, расходные материалы и принадлежности. В медицинской сфере часто поставляются товары, которые являются частью зарегистрированной системы, прибора или набора, но продаются отдельно.
Например, поставщик может реализовать:
Нельзя автоматически считать, что любая принадлежность получает тот же налоговый режим, что и основное изделие. Необходимо проверить, распространяется ли регистрационное удостоверение на конкретную принадлежность, расходный материал или отдельную комплектацию.
Для анализа используем регистрационные документы, инструкцию производителя, перечень принадлежностей, техническую документацию и сведения реестра. Если в РУ прямо указано, что конкретный расходный материал входит в состав изделия или является принадлежностью зарегистрированной системы, это может подтвердить связь с зарегистрированным изделием. Но при сомнениях нужно получить разъяснение производителя, уполномоченного представителя или специализированную налоговую консультацию.
Подготовим систему доказательств заранее. При проверке инспекция обычно оценивает не отдельный документ, а совокупность обстоятельств: что за товар реализован, почему применена конкретная ставка, какие документы были у продавца и могла ли организация убедиться в правомерности своих действий.
Для снижения риска рекомендуем:
Полезно также составлять внутреннюю карточку решения по ставке. В ней можно указать наименование товара, производителя, РУ, код ОКПД 2, пункт перечня, применяемую ставку, дату проверки, ответственного сотрудника и перечень приложенных документов.
Такая карточка не заменяет законодательные документы, но помогает показать, что организация действовала осмотрительно, анализировала товар и не применяла пониженную ставку формально.
Подведем итог и разберем последовательность действий, которую можно применять в работе.
Номенклатура и в товарном досье.Главный вывод состоит в следующем: поставщик не всегда обязан по закону прикладывать копию регистрационного удостоверения к каждой накладной, но организация-продавец должна самостоятельно иметь достаточные основания для применения НДС 10%. Для медицинских изделий регистрационное удостоверение и сведения реестра являются ключевыми подтверждающими документами. Для лекарств необходимо проверять государственную регистрацию препарата и корректность его идентификации. Накладной без дополнительных сведений для такой проверки обычно недостаточно.
Информация носит справочный характер