Рассмотрим ситуацию, когда организация применяет УСН с объектом «доходы минус расходы», относится к микропредприятиям и использует персональные компьютеры, МФУ, источники бесперебойного питания, мониторы и другое недорогое имущество для работы офиса.
Само малоценное оборудование организация списывает в расходы при приобретении и ведет контроль за его сохранностью за балансом. Затем возникает практический вопрос: как учитывать комплектующие и запасные части для такого имущества, например оперативную память, блок питания, клавиатуру, жесткий диск, батарею для источника бесперебойного питания, вентилятор, кабель, адаптер или другие детали?
Разберем по шагам, можно ли сразу относить такие расходы на счет 26, когда потребуется использовать счет 10.05, как сформулировать учетную политику и как организовать отражение операций в 1С.
Прежде чем выбирать проводку, выясним экономическое содержание покупки. Название товара в накладной само по себе не определяет порядок учета. Один и тот же предмет может быть запасной частью, расходным материалом, отдельным малоценным оборудованием или частью капитального улучшения.
К запасным частям обычно относят детали, узлы, агрегаты и комплектующие, которые предназначены для замены изношенных, неисправных или вышедших из строя частей оборудования. Например, батарея для источника бесперебойного питания, новый блок питания для компьютера, плата, кулер, модуль памяти, экран для ноутбука или ролик подачи бумаги для МФУ могут быть запасными частями.
Расходными материалами чаще являются предметы, которые регулярно потребляются при эксплуатации оборудования: бумага, картриджи, тонер, чистящие средства, салфетки, наклейки, диски, кабельные стяжки и аналогичные материалы.
Отдельным малоценным оборудованием может быть предмет, который можно использовать самостоятельно. Например, отдельная веб-камера, мышь, клавиатура, USB-хаб, внешний накопитель, гарнитура, маршрутизатор или небольшой источник бесперебойного питания могут быть самостоятельными объектами использования, а не запасными частями.
Ремонтом является восстановление работоспособности уже используемого имущества. Например, при замене неисправной батареи в источнике бесперебойного питания организация восстанавливает способность устройства обеспечивать резервное питание. При замене сломанного блока питания в компьютере организация возвращает компьютеру возможность работать по прежнему назначению.
Модернизацией или улучшением может быть ситуация, когда организация не просто восстанавливает прежние характеристики, а существенно увеличивает функциональность объекта. Например, если в сервер устанавливают дополнительные профессиональные диски, увеличивают объем памяти для расширения вычислительных возможностей, заменяют обычный модуль на специализированный производительный компонент или создают фактически новый объект, нужно отдельно проанализировать экономический смысл операции.
Для малоценного оборудования вопрос о ремонте и модернизации обычно не приводит к формированию нового объекта основных средств автоматически. Но все равно необходимо определить, является ли приобретение расходом на поддержание работы имеющегося предмета или покупкой нового самостоятельного имущества.
ФСБУ 5/2019 позволяет организации принять решение не применять стандарт в отношении запасов, предназначенных для управленческих нужд. В таком случае стоимость приобретения таких запасов признается расходом периода, в котором понесены затраты.
Это означает, что организация вправе не отражать некоторые материалы сначала на счете 10, а затем списывать их при передаче в эксплуатацию. Вместо этого можно сразу признать стоимость в составе расходов по обычным видам деятельности.
Для офисной организации такими запасами для управленческих нужд могут быть бумага, канцелярские товары, хозяйственные товары, картриджи, материалы для уборки, недорогие аксессуары для офисной техники, а также запасные части для оборудования, которое используется в управленческой деятельности.
Например, если компьютер, МФУ и источник бесперебойного питания используются бухгалтерией, руководителем, кадровой службой, секретарем, менеджерами, сотрудниками административного отдела или иными работниками, обеспечивающими управление организацией, запасные части для такого имущества можно рассматривать как запасы для управленческих нужд.
Следовательно, батарею для источника бесперебойного питания, установленного у бухгалтера, можно учитывать как расход на управленческие нужды. Аналогичный вывод возможен для блока питания офисного компьютера, оперативной памяти для рабочего компьютера директора, клавиатуры, кабеля, модуля Wi-Fi или иных недорогих комплектующих, если они предназначены для поддержания работы административной техники.
Статус микропредприятия не является единственным основанием для такого порядка учета. Возможность не применять ФСБУ 5/2019 к запасам для управленческих нужд может использовать организация, которая закрепила соответствующее решение в учетной политике. Для микропредприятия такой подход особенно удобен, поскольку позволяет сократить количество складских документов и учетных операций.
Да, организация может сразу относить стоимость запасных частей для административного малоценного оборудования на счет 26, если одновременно выполняются необходимые условия.
В таком случае при поступлении запасной части можно отразить ее стоимость проводкой:
Дебет 26 Кредит 60 — отражена стоимость запасной части, предназначенной для управленческих нужд.
Если организация применяет УСН и не принимает к вычету входной НДС, стоимость запчасти обычно отражают вместе с НДС, предъявленным поставщиком.
При оплате поставщику формируется проводка:
Дебет 60 Кредит 51 — перечислена оплата поставщику за запасную часть.
Например, организация приобрела батарею для офисного источника бесперебойного питания стоимостью 6 000 рублей, включая НДС. Источник бесперебойного питания используется для компьютера бухгалтера и сетевого оборудования бухгалтерии. В учетной политике закреплено, что ФСБУ 5/2019 не применяется к запасам для управленческих нужд.
В таком случае можно сразу отразить:
Дебет 26 Кредит 60 — 6 000 рублей.
После оплаты:
Дебет 60 Кредит 51 — 6 000 рублей.
Не требуется сначала делать запись по дебету счета 10.05, если организация действительно применяет упрощенный порядок учета запасов для управленческих нужд и признает расходы в периоде приобретения.
Теперь рассмотрим ситуацию внимательнее. Само по себе слово «запчасть» не означает, что ее всегда можно отнести на счет 26. Нужно установить, для каких целей используется оборудование.
Если запасные части приобретаются для компьютеров, оборудования, станков, инструментов, терминалов, принтеров, кассовой техники или иных объектов, которые непосредственно используются в производстве, выполнении работ, оказании услуг или продаже товаров, такие запасы не всегда относятся к управленческим нуждам.
Например, организация оказывает услуги по ремонту техники, производит продукцию, использует компьютеризированное производственное оборудование или применяет МФУ непосредственно для выполнения заказов клиентов. В такой ситуации запчасти для соответствующего оборудования могут быть связаны не с управлением организацией, а с основной деятельностью.
Тогда не следует автоматически применять правило о списании управленческих запасов на счет 26. Необходимо выбрать счет затрат, который соответствует назначению оборудования и характеру расходов.
В зависимости от ситуации могут использоваться счета:
20 — если запчасть относится к основной производственной деятельности, выполнению работ или оказанию услуг.23 — если расходы относятся к вспомогательному производству.25 — если запчасть используется для обслуживания и эксплуатации производственного оборудования.26 — если запчасть предназначена для общехозяйственных и управленческих нужд.44 — если запчасть связана с процессом продажи товаров, выполнением работ по реализации или обслуживанием торгового оборудования.Следовательно, решение «все запчасти сразу на счет 26» допустимо только тогда, когда все такие запчасти действительно относятся к управленческим нуждам. Если часть запасных частей используется в производстве или продажах, необходимо разделять их по назначению.
Не следует подменять экономическое содержание операции удобной проводкой. Счет учета должен соответствовать тому, для какой деятельности приобретена запасная часть.
Нет, использование счета 10.05 не является обязательным, если организация законно применяет решение о неприменении ФСБУ 5/2019 к запасам для управленческих нужд.
Субсчет 10.05 обычно применяют для учета запасных частей, предназначенных для ремонта, замены изношенных деталей, обслуживания оборудования, транспортных средств и иных объектов. Такой вариант удобен, когда организация хочет контролировать наличие запасов на складе, фиксировать передачу деталей в ремонт, анализировать остатки и списывать стоимость только в момент фактического использования.
Рассмотрим стандартную схему через счет 10.05.
При приобретении запасной части отражают:
Дебет 10.05 Кредит 60 — поступила запасная часть.
После передачи в ремонт или установки на оборудование отражают:
Дебет 26 Кредит 10.05 — запасная часть списана на общехозяйственные расходы.
Если запасная часть установлена на оборудование, используемое в производстве, вместо счета 26 может применяться счет 20, 23 или 25. Если деталь используется для торгового оборудования, может применяться счет 44.
Например, организация приобрела три батареи для источников бесперебойного питания. Одну батарею установили сразу, а две оставили на складе как резерв. В такой ситуации учет через счет 10.05 будет более прозрачным.
При покупке можно отразить:
Дебет 10.05 Кредит 60 — поступили три батареи.
При установке первой батареи:
Дебет 26 Кредит 10.05 — одна батарея передана для ремонта офисного источника бесперебойного питания.
Две оставшиеся батареи продолжат числиться в составе запасов на счете 10.05 до момента передачи в эксплуатацию.
Таким образом, счет 10.05 не обязателен во всех случаях, но может быть полезен для контроля складских остатков и движения деталей.
Рассмотрим подробнее два основных способа, между которыми организация может выбрать.
Этот вариант подходит, когда запасные части предназначены для управленческого малоценного оборудования, организация не хочет вести подробный складской учет мелких деталей, а стоимость таких покупок несущественна для бухгалтерской отчетности.
При таком подходе запасная часть сразу относится на расходы. Для административного оборудования обычно используется счет 26.
Проводка будет следующей:
Дебет 26 Кредит 60.
Преимущества этого варианта:
10.Недостатки этого варианта:
10.Этот вариант подходит, когда организация хранит запасные части на складе, приобретает их заранее, использует дорогостоящие комплектующие, контролирует остатки или применяет запчасти для оборудования с разным назначением.
При таком порядке запчасти сначала отражаются в составе запасов, а затем списываются в расходы в момент передачи для ремонта, замены или установки.
Проводки будут следующими:
Дебет 10.05 Кредит 60 — приобретены запасные части.
Дебет 26 Кредит 10.05 — запасная часть установлена на оборудование, используемое для управленческих нужд.
Преимущества этого варианта:
Недостатки этого варианта:
10.05.Оба варианта могут быть правомерными, но их нельзя смешивать хаотично. Организации следует выбрать понятный порядок, закрепить его в учетной политике и применять последовательно.
Рассмотрим практические критерии. Запасная часть обычно относится к управленческим нуждам, если она используется для имущества, обеспечивающего управление организацией, ведение бухгалтерского учета, кадрового учета, документооборота, внутренней связи, администрирования, работы руководства и общехозяйственного обслуживания.
Например, к управленческим нуждам можно отнести запчасти для следующих объектов:
Однако если организация использует оборудование непосредственно для изготовления продукции, оказания услуг клиентам, обработки заказов, печати товаров, выполнения производственных заданий или обслуживания покупателей, необходимо отдельно оценить назначение имущества.
Например, если принтер используется типографией для выполнения заказов клиентов, комплектующие для него не следует автоматически считать запасами для управленческих нужд. Если компьютер используется дизайнером для подготовки оплачиваемых заказов, расходы могут относиться к основной деятельности. Если терминал используется в торговом зале для обслуживания покупателей, запчасти для него могут относиться к расходам на продажу.
Разделение по назначению можно закрепить в учетной политике и во внутренних документах организации. Например, можно установить, что расходы на содержание офисной техники административного персонала относятся на счет 26, расходы на оборудование, используемое в производстве, относятся на счет 20 или 25, а расходы на торговое оборудование относятся на счет 44.
Перечислять каждую возможную запасную часть поименно необязательно. Не требуется заранее включать в учетную политику отдельные слова «батарея», «кулер», «блок питания», «кабель», «оперативная память», «вентилятор», «жесткий диск» и другие конкретные товары.
Гораздо важнее закрепить общий принцип учета и критерии, по которым организация относит имущество к запасам для управленческих нужд.
Например, в учетной политике можно установить, что организация не применяет ФСБУ 5/2019 в отношении запасов, предназначенных для управленческих нужд, и признает затраты на их приобретение расходами периода, в котором они понесены.
Дополнительно можно уточнить, что к таким запасам относятся канцелярские товары, хозяйственные товары, бумага, картриджи, материалы для обслуживания офисной техники, запасные части, комплектующие, кабели, адаптеры, батареи и иные материальные ценности, предназначенные для эксплуатации, обслуживания и ремонта оборудования, используемого в управленческой деятельности.
Такой подход позволит не переписывать учетную политику при каждой новой покупке. Например, если организация сегодня приобретает батарею для источника бесперебойного питания, а через несколько месяцев — блок питания или модуль памяти, правило будет применяться к обеим операциям при соблюдении установленного критерия назначения.
Не стоит формулировать учетную политику слишком широко. Фраза «все запчасти списываются на счет 26» может быть некорректной, если организация использует технику не только для управления, но и для производства, оказания услуг или торговли.
Рассмотрим пример практичной формулировки, которую можно адаптировать под деятельность организации.
Организация принимает решение не применять ФСБУ 5/2019 в отношении запасов, предназначенных для управленческих нужд. Затраты на приобретение указанных запасов признаются расходами по обычным видам деятельности в полной сумме в периоде их приобретения.
К запасам для управленческих нужд относятся бумага, канцелярские товары, хозяйственные товары, картриджи, тонер, материалы для уборки, кабели, адаптеры, комплектующие, запасные части, батареи, расходные материалы и иные материальные ценности, предназначенные для эксплуатации, обслуживания и ремонта оборудования, используемого в административной и общехозяйственной деятельности организации.
Стоимость таких запасов отражается по дебету счета 26 в корреспонденции со счетами учета расчетов с поставщиками или подотчетными лицами.
Для контроля фактического наличия материальных ценностей, списанных в расходы, но не переданных в эксплуатацию, организация вправе вести количественный учет во внутреннем реестре, на забалансовом счете или иным способом, установленным руководителем организации.
Эта формулировка позволяет закрепить не только решение о неприменении ФСБУ 5/2019 к определенной группе запасов, но и порядок контроля материальных ценностей, которые физически могут находиться на складе после их списания в бухгалтерском учете.
Если организация списывает запасные части сразу на расходы, но фактически хранит их до установки, возникает вопрос о контроле их сохранности. Например, организация купила пять батарей для источников бесперебойного питания, но установила только одну. Остальные четыре батареи физически находятся на складе.
В бухгалтерском учете при применении упрощенного порядка они могут быть уже списаны на счет 26. Но для внутреннего контроля организации полезно вести количественный учет таких деталей.
ФСБУ 5/2019 не запрещает организовать контроль за материальными ценностями, даже если их стоимость уже признана расходом. Организация может использовать забалансовый счет, внутренний регистр, складскую ведомость, журнал выдачи, карточку учета запасных частей или иной удобный способ.
Например, организация может открыть внутренний забалансовый счет 012 или 013 с наименованием «Материалы и запасные части, списанные в расходы, но находящиеся на хранении». Номера таких забалансовых счетов организация определяет самостоятельно в рабочем плане счетов.
При покупке запасных частей можно отразить их стоимость на счете 26, а количество дополнительно зафиксировать за балансом. При передаче батареи или другой детали в ремонт количество на забалансовом счете уменьшается.
Такой подход особенно полезен, если организация:
Забалансовый учет не заменяет учетную политику. Он используется как инструмент контроля, а решение о признании расходов все равно должно быть закреплено в учетной политике.
Рассмотрим наиболее распространенный пример. Организация использует источник бесперебойного питания для офисного компьютера. Устройство было ранее признано малоценным оборудованием, его стоимость списана в расходы, а сам объект контролируется за балансом.
Через несколько лет батарея утратила емкость. Организация приобрела новую батарею и установила ее в источник бесперебойного питания.
В такой ситуации замена батареи обычно является ремонтом: организация восстанавливает работоспособность источника бесперебойного питания, а не создает новый самостоятельный объект основных средств.
Если источник бесперебойного питания используется для административной техники, а в учетной политике закреплено неприменение ФСБУ 5/2019 к запасам для управленческих нужд, стоимость батареи можно сразу отразить на счете 26.
Проводка будет следующей:
Дебет 26 Кредит 60 — приобретена батарея для ремонта офисного источника бесперебойного питания.
Отдельный акт установки батареи желательно оформить, особенно если работу выполняет сотрудник организации. В акте можно указать наименование оборудования, инвентарный номер или внутренний номер, причину замены, наименование установленной детали, дату установки и ответственного работника.
Если замену выполняет сторонняя организация, стоимость работ подрядчика можно учитывать отдельно как расходы на ремонт. Для административного оборудования такие расходы обычно относят на счет 26.
Проводка по услугам подрядчика будет следующей:
Дебет 26 Кредит 60 — отражены услуги по замене батареи в источнике бесперебойного питания.
Рассмотрим несколько распространенных примеров.
Если организация купила новый блок питания взамен вышедшего из строя блока питания офисного компьютера, затраты обычно относятся к ремонту. При применении упрощенного порядка учета запасов для управленческих нужд стоимость блока питания можно сразу отнести на счет 26.
Если организация купила дополнительный монитор для сотрудника, это не запчасть для компьютера, а отдельный объект использования. Такой монитор может учитываться как малоценное оборудование с признанием расходов при приобретении и дальнейшим контролем за балансом в порядке, установленном учетной политикой.
Если организация приобрела клавиатуру и мышь для замены неисправных устройств, нужно определить, являются ли они самостоятельным оборудованием или предметами для обслуживания рабочего места. Для микропредприятия такие предметы часто учитываются как малоценные объекты или как расходы на управленческие нужды в зависимости от установленного порядка и срока использования.
Если организация приобрела оперативную память для установки в офисный компьютер, можно рассматривать операцию как ремонт или улучшение. Если модуль памяти установлен взамен неисправного и восстанавливает прежнюю работоспособность, это ремонт. Если память добавляется для расширения возможностей, но сам компьютер уже признан малоценным оборудованием и его стоимость ранее списана, расходы обычно также признаются расходами периода, если организация не создает новый самостоятельный существенный актив.
В каждом случае зафиксируем назначение покупки в накладной, заявке, служебной записке, акте ремонта или другом внутреннем документе. Формулировка «для ремонта офисного компьютера отдела бухгалтерии» значительно понятнее, чем общая формулировка «комплектующие для ПК».
Малоценное оборудование, списанное в расходы при приобретении, не перестает использоваться организацией. Поэтому расходы на его обслуживание и ремонт могут возникать в течение срока фактической эксплуатации.
Например, организация может заменить батарею в источнике бесперебойного питания, блок питания в компьютере, ролик подачи бумаги в МФУ, вентилятор в системном блоке, кабель питания, сетевой адаптер или иной неисправный элемент.
Стоимость таких работ и запасных частей обычно признается расходом периода. При этом выбор счета затрат зависит от назначения оборудования.
Если ремонтируется имущество административного назначения, применяем счет 26.
Если ремонтируется оборудование, участвующее в производстве, применяем счет 20 или 25.
Если ремонтируется оборудование, используемое в продаже товаров, применяем счет 44.
Если организация ведет раздельный учет по направлениям деятельности, важно не списывать все расходы на один счет только потому, что имущество имеет небольшую стоимость.
В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия порядок отражения зависит от того, ведет ли организация учет запчастей на счете 10.05 либо сразу относит их на расходы.
Если организация использует складской вариант учета, для поступления запасных частей обычно применяют документ Поступление (акты, накладные, УПД). В табличной части документа выбирают номенклатуру запасной части, указывают количество, цену, поставщика и счет учета.
Для запасной части, учитываемой до установки, можно выбрать счет 10.05. После передачи детали для ремонта обычно используют документ Требование-накладная, документ передачи материалов в эксплуатацию или иной штатный документ, предусмотренный настройками конкретной версии программы.
В документе списания нужно выбрать счет затрат, например 26, и соответствующую статью затрат. Для ремонта офисной техники можно использовать статью затрат с наименованием «Ремонт и обслуживание офисной техники», «Запасные части для компьютерной техники», «Обслуживание малоценного оборудования» или аналогичное наименование, принятое в организации.
Если организация применяет вариант непосредственного признания расходов на управленческие нужды, важно проверить, как конкретная версия 1С формирует проводки. В ряде случаев при поступлении материалов программа по умолчанию отражает их на счете 10. Тогда можно использовать настройки учетной политики, статьи затрат, документы поступления услуг и материалов либо другой штатный способ, который позволяет отразить приобретение сразу на счете затрат.
Не следует создавать несуществующую услугу вместо товара только ради получения проводки по дебету счета 26. Если организация фактически покупает батарею, блок питания или комплектующую, первичный документ должен отражать реальный характер операции. Настройки в 1С следует выбирать так, чтобы бухгалтерский учет соответствовал содержанию накладной поставщика.
Перед началом работы проверим следующие объекты 1С:
Учетная политика — определим порядок учета запасов и малоценного оборудования.Номенклатура — создадим отдельные позиции для батарей, блоков питания, комплектующих и других деталей.Статьи затрат — выделим расходы на обслуживание и ремонт офисной техники.Счета учета номенклатуры — проверим, какой счет программа подставляет при поступлении.Поступление (акты, накладные, УПД) — отразим приобретение запасной части.Требование-накладная — используем при списании запасной части со склада.Оборотно-сальдовая ведомость — проверим остатки по счету 10.05, если применяется складской вариант.Анализ счета — проверим движение расходов по счету 26.Если организация использует отдельный забалансовый учет малоценного оборудования или списанных материалов, можно создать внутренний рабочий счет и настроить дополнительный контроль через отчеты, регистры или внутренние таблицы. Конкретный механизм зависит от редакции программы и способа ведения учета.
Для подтверждения расходов важно не только правильно выбрать счет учета, но и оформить документы, позволяющие установить цель приобретения и дальнейшее использование запасной части.
При покупке запчасти обычно имеются накладная, УПД, кассовый чек, счет, акт, договор или иной документ поставщика. Дополнительно организация может оформить внутренние документы.
Полезно подготовить следующие документы:
10.05.Внутренний акт установки запасной части может содержать следующую информацию: дату, наименование организации, наименование оборудования, внутренний инвентарный номер, причину ремонта, наименование установленной детали, стоимость детали, место эксплуатации, ответственное лицо и подписи работников.
Такие документы особенно полезны, когда организация применяет УСН «доходы минус расходы» и должна подтвердить, что затраты экономически обоснованы и связаны с предпринимательской деятельностью.
Теперь отдельно разберем налоговый учет. Бухгалтерский счет, на который организация относит расходы, не определяет автоматически момент признания расходов при УСН. Для налогообложения необходимо руководствоваться нормами Налогового кодекса и соблюдать условия признания расходов.
Расходы при УСН с объектом «доходы минус расходы» учитываются только в пределах закрытого перечня. Поэтому необходимо определить основание, по которому стоимость запасной части включается в расходы.
В зависимости от конкретной ситуации стоимость запасных частей может учитываться как материальные расходы либо как расходы на ремонт основных средств. Если оборудование не признается основным средством для целей налогового учета, расходы на комплектующие и детали обычно можно рассматривать как материальные расходы при наличии документального подтверждения и связи с деятельностью, направленной на получение дохода.
Например, организация приобретает батарею для источника бесперебойного питания, который обеспечивает работу компьютера бухгалтера, используемого для оформления счетов, учета доходов и расходов, подготовки отчетности, взаимодействия с поставщиками и клиентами. Такие расходы связаны с деятельностью организации и могут быть экономически обоснованны.
При УСН необходимо подтвердить:
Для учета расходов в Книге учета доходов и расходов необходимо иметь документы поставщика и документы об оплате. Если организация приобрела запасную часть у подотчетного лица, необходимо оформить авансовый отчет, кассовый чек, товарный чек или иной документ, подтверждающий покупку, а также документы, подтверждающие выдачу денежных средств работнику.
Не следует переносить правила бухгалтерского учета в налоговый учет автоматически. В бухгалтерском учете организация может списать запасную часть на счет 26 при приобретении. В налоговом учете при УСН расходы признаются при выполнении условий, установленных налоговым законодательством, прежде всего после оплаты и при наличии подтверждающих документов.
Рассмотрим пример. Организация на УСН «доходы минус расходы» приобрела батарею для источника бесперебойного питания за 7 200 рублей, включая НДС. Батарея предназначена для замены неисправной детали в источнике бесперебойного питания, который обслуживает компьютер бухгалтера.
Организация закрепила в учетной политике, что не применяет ФСБУ 5/2019 к запасам, предназначенным для управленческих нужд. Стоимость батареи относится на счет 26 в момент приобретения.
В бухгалтерском учете можно отразить:
Дебет 26 Кредит 60 — 7 200 рублей.
После оплаты поставщику:
Дебет 60 Кредит 51 — 7 200 рублей.
В налоговом учете при УСН расходы можно отразить при наличии документов, подтверждающих приобретение и оплату батареи, а также при подтверждении ее использования в деятельности организации.
Для внутреннего контроля организация оформляет акт замены батареи. В акте указывает, что старая батарея утратила работоспособность, новая батарея установлена в источник бесперебойного питания, используемый бухгалтерией.
Рассмотрим другой пример. Организация приобрела четыре блока питания для офисных компьютеров. Один блок питания устанавливают сразу, три остаются в кладовой на случай ремонта.
Организация решила вести складской учет запчастей до момента фактической установки.
При покупке отражаем:
Дебет 10.05 Кредит 60 — поступили четыре блока питания.
При установке одного блока питания в компьютер бухгалтерии отражаем:
Дебет 26 Кредит 10.05 — один блок питания списан для ремонта офисного компьютера.
Три оставшихся блока питания продолжают учитываться на счете 10.05. При их установке организация оформит последующие списания на соответствующий счет затрат.
Если один из блоков питания будет установлен в компьютер, который используется в производственном подразделении, организация может сделать проводку:
Дебет 20 Кредит 10.05 — запасная часть передана для ремонта компьютера, используемого в основной деятельности.
Такой вариант позволяет не смешивать расходы на административную и производственную технику.
Иногда запасная часть не просто заменяет неисправную деталь, а заметно меняет возможности оборудования. Рассмотрим несколько ситуаций.
Если организация заменяет неисправный жесткий диск на аналогичный по характеристикам, это обычно ремонт. Если организация заменяет старую батарею на новую батарею того же типа, это также обычно ремонт.
Если организация устанавливает дополнительную память, новый накопитель большего объема, профессиональную видеокарту или другое оборудование, которое существенно расширяет возможности компьютера, необходимо проанализировать, возникает ли отдельный объект учета или производится улучшение ранее используемого имущества.
Для малоценного оборудования, стоимость которого ранее была списана в расходы, такая операция не всегда требует капитализации. Но организация должна оценить существенность затрат, самостоятельность нового предмета, срок полезного использования, возможность использования отдельно и положения собственной учетной политики.
Например, внешний накопитель, который можно использовать отдельно от компьютера, может быть самостоятельным малоценным оборудованием. Внутренний модуль памяти, установленный в системный блок, чаще рассматривается как комплектующая часть компьютера.
Не следует признавать любое улучшение основным средством автоматически. Сначала определим, соответствует ли приобретенный предмет критериям самостоятельного объекта и существенности, установленным в учетной политике организации.
Если в учетной политике прямо перечислены только бумага, канцтовары, хозяйственные товары и картриджи, а запасные части для офисной техники не упомянуты, безопаснее дополнить формулировку.
Само правило о неприменении ФСБУ 5/2019 к запасам для управленческих нужд может быть достаточным, если оно сформулировано широко и без ограничений. Но на практике лучше уточнить, что к таким запасам организация относит также материалы для обслуживания и ремонта административной техники, запасные части, комплектующие, батареи, кабели, адаптеры и аналогичные материальные ценности.
Это позволит избежать вопросов при внутренней проверке, аудите, подготовке отчетности или смене бухгалтера. Новый бухгалтер сможет понять, почему батарея для источника бесперебойного питания отражена на счете 26, а не на счете 10.05.
Если организация меняет учетную политику, необходимо определить дату начала применения нового правила. Обычно изменения вносятся с начала следующего отчетного года, если отсутствуют основания применять их раньше. Однако уточнение уже действующего подхода, которое не меняет выбранный способ учета, а только конкретизирует состав запасов для управленческих нужд, можно оформить как дополнение к учетной политике или внутреннее разъяснение порядка ее применения.
При подготовке изменений оценим, изменяется ли метод учета или только уточняется ранее установленный принцип. Если ранее в учетной политике уже содержалась общая формулировка о неприменении ФСБУ 5/2019 к запасам для управленческих нужд, а теперь организация просто раскрывает примеры таких запасов, это скорее уточнение, а не изменение метода учета.
Разберем ошибки, которых лучше избежать.
10.05 остаются несуществующие запасы.26, правило должно быть понятно из учетной политики.Чтобы выбрать правильный порядок учета, последовательно выполним следующие действия.
10.05.26.10.05 до момента установки.Запчасти для персональных компьютеров, МФУ, источников бесперебойного питания и другого малоценного оборудования, используемого в офисе для управленческих нужд, можно сразу списывать на счет 26, если организация закрепила в учетной политике решение не применять ФСБУ 5/2019 к запасам для управленческих нужд.
Для этого не требуется перечислять каждую запасную часть поименно. Достаточно установить общий принцип и указать, что к запасам для управленческих нужд относятся в том числе материалы для обслуживания и ремонта офисной техники, запасные части, комплектующие, батареи, кабели, адаптеры и аналогичные материальные ценности.
Использовать счет 10.05 не обязательно. Этот счет целесообразно применять, если организация приобретает запасные части заранее, хранит их на складе, хочет контролировать остатки или использует детали для оборудования разного назначения.
Если запасная часть предназначена для ремонта административной техники, можно применить проводку Дебет 26 Кредит 60. Если запчасть сначала учитывается на складе, применяем проводки Дебет 10.05 Кредит 60 и затем Дебет 26 Кредит 10.05 при передаче в ремонт.
Если оборудование используется в производстве, оказании услуг или продаже товаров, не следует автоматически относить расходы на счет 26. В зависимости от назначения имущества применяем счета 20, 23, 25, 44 или другой счет, соответствующий экономическому содержанию операции.
Информация носит справочный характер