Рассмотрим ситуацию, в которой организация не представила персонифицированные сведения о физических лицах за январь и февраль 2026 года, но затем своевременно направила расчет по страховым взносам за I квартал 2026 года. В РСВ отражены сведения о директоре, включая выплаты в размере не ниже МРОТ, а раздел 3 расчета заполнен корректно.
Основной вопрос состоит в следующем: нужно ли после сдачи РСВ отдельно направлять просроченные персонифицированные сведения за январь и февраль, либо данные из расчета по страховым взносам уже заменяют эти отчеты.
Персонифицированные сведения о физических лицах представляют по форме КНД 1151162. Этот отчет содержит сведения по каждому застрахованному лицу:
Расчет по страховым взносам представляют по форме КНД 1151111. В составе РСВ заполняют раздел 3, который также содержит персональные сведения о застрахованных лицах и суммы выплат за каждый из трех месяцев отчетного периода.
Именно из-за совпадения данных между персонифицированными сведениями и разделом 3 РСВ возникает вопрос о необходимости подачи двух отчетов. Однако важно разделить два случая: последний месяц квартала и первый либо второй месяц квартала.
По общему правилу персонифицированные сведения представляют не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем. Для I квартала 2026 года график выглядит следующим образом:
Поскольку 25 апреля 2026 года приходится на выходной день, срок сдачи РСВ за I квартал 2026 года переносится на ближайший рабочий день. В 2026 году расчет за I квартал необходимо было представить не позднее 27 апреля 2026 года.
Таким образом, персонифицированные сведения за январь и февраль имеют самостоятельные сроки представления. Эти сроки наступают раньше срока сдачи квартального РСВ.
ФНС разъяснила, что обязанность по представлению персонифицированных сведений считается исполненной при сдаче раздела 3 РСВ, но только в отношении последнего месяца отчетного или расчетного периода.
Для обычной организации это означает следующее:
Такой порядок основан на том, что показатели персонифицированных сведений за последний месяц квартала идентичны показателям раздела 3 РСВ. В расчет включают данные по каждому застрахованному лицу за все три месяца квартала, включая последний месяц.
Для января и февраля это правило не действует. Январь и февраль являются первым и вторым месяцами I квартала. Следовательно, обязанность по представлению персонифицированных сведений за эти месяцы возникает отдельно от обязанности представить РСВ за квартал.
После представления РСВ за соответствующий отчетный период направлять персонифицированные сведения за месяцы этого периода, как правило, уже не нужно и технически может быть невозможно. Налоговый орган может направить уведомление об отказе в приеме отчета с формулировкой о том, что персонифицированные сведения представлены после сдачи РСВ за соответствующий отчетный период.
Это связано с тем, что после приема РСВ налоговый орган считает итоговыми данные, отраженные в разделе 3 расчета. В дальнейшем сведения по физическим лицам за месяцы квартала должны соответствовать данным РСВ.
Поэтому в рассматриваемой ситуации не следует пытаться подать за январь и февраль персонифицированные сведения «задним числом», если РСВ за I квартал уже принят налоговой инспекцией. Велика вероятность, что отчет не примут.
Рассмотрим практический вывод:
Здесь необходимо учитывать важный нюанс. Сдача РСВ не меняет первоначальные сроки сдачи персонифицированных сведений за январь и февраль. Формально эти отчеты должны были быть представлены не позднее 25 февраля и 25 марта соответственно.
При этом после сдачи РСВ отдельные сведения уже не нужно направлять повторно, поскольку налоговый орган располагает данными из раздела 3 РСВ. Но это не всегда означает, что факт просрочки полностью исчезает.
Иными словами, следует разделять два вопроса:
На первый вопрос ответ в рассматриваемой ситуации следующий: после принятия РСВ за I квартал отдельно подавать персонифицированные сведения за январь и февраль, как правило, не нужно.
На второй вопрос нельзя заранее дать абсолютный ответ. Инспекция вправе оценить факт непредставления самостоятельной формы в установленный срок. Однако при рассмотрении ситуации имеет значение, что сведения по директору в итоге были представлены в составе РСВ, раздел 3 заполнен, а необходимые персональные данные и суммы выплат уже имеются у налогового органа.
За непредставление в установленный срок документов и сведений, предусмотренных налоговым законодательством, может применяться штраф по пункту 1 статьи 126 Налогового кодекса Российской Федерации. Размер штрафа составляет 200 рублей за каждый непредставленный документ.
Если организация не представила сведения за январь и февраль, формально речь может идти о двух отдельных документах. Следовательно, возможный штраф может составить 400 рублей.
Кроме штрафа для организации теоретически может рассматриваться административная ответственность должностного лица по статье 15.6 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Однако вопрос о привлечении к такой ответственности решается отдельно и зависит от действий налогового органа, состава нарушения и конкретных обстоятельств.
Не следует считать штраф неизбежным автоматически. Налоговая инспекция должна зафиксировать нарушение, оформить материалы налогового контроля и вынести решение в установленном порядке. Если организация получит требование, акт либо решение о привлечении к ответственности, необходимо внимательно проверить:
Отсутствие выручки, операций по счету, договоров с покупателями либо фактической хозяйственной деятельности не означает автоматически отсутствие отчетности по страховым взносам.
Если в организации числится директор, который является застрахованным лицом, сведения о нем обычно необходимо отражать в отчетности. В рассматриваемой ситуации организация уже указала в РСВ выплаты директору в размере МРОТ. Это означает, что в разделе 3 расчета должны быть отражены персональные данные директора и суммы выплат по месяцам квартала.
Рассмотрим логику заполнения отчетности:
Не следует ориентироваться только на отсутствие деятельности. Для целей страховой отчетности важнее наличие работников, договоров с физическими лицами, начислений, статуса застрахованных лиц и обязанностей страхователя.
Перед тем как считать вопрос закрытым, проверим, что РСВ действительно содержит все сведения, которые могли бы быть включены в персонифицированные сведения за январь и февраль.
В первую очередь необходимо убедиться, что по директору заполнен раздел 3 РСВ. В этом разделе должны быть указаны персональные данные застрахованного лица и сведения о выплатах за каждый месяц квартала.
Рассмотрим, что нужно сопоставить:
Если по директору в РСВ отражена заработная плата в размере МРОТ, необходимо отдельно проверить, как она распределена по месяцам. Например, если в РСВ указана общая сумма выплат за квартал, но в разделе 3 отсутствует разбивка по январю, февралю и марту, необходимо проверить корректность заполнения расчета.
При необходимости исправления подают уточненный РСВ. После сдачи РСВ корректировка персонифицированных сведений за соответствующий квартал не является обычным способом исправления ошибок.
Предположим, в ООО работает только директор. Организация не ведет деятельность, однако трудовой договор с директором действует, и ему начисляется заработная плата.
Допустим, за январь, февраль и март директору начислено по 27 093 рубля. Тогда в разделе 3 РСВ должны быть отражены выплаты по каждому месяцу квартала:
В такой ситуации персонифицированные сведения за январь должны были содержать сумму 27 093 рубля, а сведения за февраль — также 27 093 рубля. За март отдельные персонифицированные сведения можно не направлять, если РСВ за I квартал представлен в срок и содержит раздел 3.
Если РСВ уже принят, налоговый орган видит информацию о директоре и выплатах за январь, февраль и март. Поэтому повторно направлять сведения за январь и февраль после РСВ не требуется.
Если налоговая инспекция направит требование, уведомление, акт либо решение, не следует отвечать формально. Рассмотрим порядок действий по шагам.
В пояснениях можно указать, что данные о физическом лице и выплатах за январь и февраль содержатся в разделе 3 РСВ за I квартал. Также можно отметить, что отдельная подача персонифицированных сведений после представления РСВ не требуется и может повлечь отказ в приеме формы.
При этом не следует утверждать, что РСВ безусловно заменяет персонифицированные сведения за первый и второй месяцы квартала. Такой вывод не соответствует разъяснениям ФНС о последнем месяце квартала. Более корректно указать, что отчетность по лицу и выплатам фактически имеется у инспекции в принятом РСВ, а представить отдельную форму после РСВ невозможно или нецелесообразно.
Уточненный РСВ потребуется, если в первоначальном расчете обнаружены ошибки, которые влияют на персональные сведения, суммы выплат, базу по страховым взносам либо сумму исчисленных взносов.
Например, уточненный РСВ потребуется в следующих случаях:
Если первоначальный РСВ заполнен верно, уточненный расчет подавать не нужно. Не следует подавать уточненный РСВ только из-за того, что ранее не были представлены персонифицированные сведения за январь и февраль.
Чтобы не повторять ситуацию в следующих кварталах, установим внутренний график подготовки отчетности. Удобно формировать персонифицированные сведения сразу после расчета заработной платы за месяц и не переносить подготовку отчета на срок сдачи РСВ.
Рассмотрим рекомендуемую последовательность работы:
Аналогичный порядок применяем в течение года:
В программах 1С для ведения учета заработной платы и формирования отчетности обычно используют регламентированные отчеты. Для рассматриваемой задачи необходимо контролировать два отчета:
Персонифицированные сведения о физических лицах;Расчет по страховым взносам.Перед отправкой РСВ необходимо проверить, что сведения в разделе 3 соответствуют данным кадрового учета и начислений. Особое внимание уделим персональным данным директора, реквизитам СНИЛС, суммам начисленной оплаты труда и помесячной разбивке выплат.
В учете 1С полезно сверить данные документов начисления заработной платы с данными, которые попадают в отчет. Необходимо убедиться, что в регистрах учета отражены корректные сведения о сотруднике, его статусе застрахованного лица и начислениях за каждый месяц.
При отсутствии специальных доработок не требуется создавать программный код для решения этой задачи. Вопрос решается корректным ведением кадровых данных, начислений и регламентированной отчетности.
Сформулируем итоговый вывод.
Если РСВ за I квартал 2026 года уже принят налоговой инспекцией и в его разделе 3 корректно отражены сведения о директоре и выплаты за январь, февраль и март, отдельно подавать персонифицированные сведения за январь и февраль после РСВ не нужно.
При этом важно понимать, что РСВ официально заменяет отдельные персонифицированные сведения прежде всего за последний месяц квартала — март. За январь и февраль первоначальная обязанность по представлению отдельных сведений существовала, поэтому риск штрафа за просрочку формально сохраняется.
Если инспекция направит требование или вынесет решение о штрафе, необходимо проанализировать документ, проверить корректность принятого РСВ и подготовить пояснения о том, что необходимые сведения уже отражены в разделе 3 расчета по страховым взносам.
Если ошибок в РСВ нет, повторно направлять персонифицированные сведения после принятия расчета не следует. Если ошибки обнаружены, исправим их путем подачи уточненного РСВ.
Информация носит справочный характер