Рассмотрим ситуацию, когда ООО на общей системе налогообложения выводит из эксплуатации монитор, который относится к прослеживаемым товарам. Такой монитор может числиться как основное средство, как малоценное оборудование или как имущество, стоимость которого уже списана на расходы, но которое продолжает контролироваться за балансом.
В этой ситуации нельзя ограничиться только бухгалтерским списанием. Необходимо одновременно решить четыре задачи:
Главное правило: списание монитора с бухгалтерских счетов и фактическая утилизация монитора — это не одно и то же событие. Для прослеживаемости значение имеет не сам факт списания в учете, а фактическое выбытие товара из оборота, например передача специализированной организации для утилизации, уничтожения, обезвреживания или захоронения.
Сначала проверим, есть ли у монитора реквизиты прослеживаемости. Мониторы входят в перечень отдельных импортных товаров, подлежащих национальной системе прослеживаемости, если они соответствуют кодам ТН ВЭД ЕАЭС, включенным в утвержденный перечень.
Признаком прослеживаемого монитора обычно является наличие регистрационного номера партии товара — РНПТ. Такой номер может быть указан в электронном счете-фактуре, универсальном передаточном документе или в уведомлении об имеющихся остатках прослеживаемых товаров.
Разберем возможные ситуации.
Проверим документы поступления. Найдите электронный УПД, счет-фактуру, таможенную декларацию или уведомление об остатках. Если РНПТ отсутствует, не следует самостоятельно придумывать номер или указывать произвольные сведения.
Если монитор ранее был учтен как прослеживаемый, его реквизиты должны быть сохранены в программе. В «1С:Бухгалтерии предприятия» сведения о прослеживаемом оборудовании могут храниться в регистрах учета прослеживаемости и быть связаны с документами поступления, принятия к учету или списания объекта.
Очень важно разделить два этапа.
Первый этап — бухгалтерское списание. Организация принимает решение, что монитор больше не пригоден для эксплуатации: он сломан, морально устарел, не подлежит ремонту, экономически невыгоден для восстановления или заменен новым оборудованием.
Второй этап — фактическое выбытие из оборота. Монитор передается специализированной организации, которая осуществляет обращение с отходами, либо направляется на переработку, обезвреживание, утилизацию или уничтожение.
С точки зрения системы прослеживаемости простое списание монитора с бухгалтерского учета не прекращает его прослеживаемость. Если монитор остается у организации на складе, хранится как неисправное оборудование, разбирается на запасные части без изменения первоначальных характеристик либо ожидает передачи подрядчику, он продолжает учитываться как прослеживаемый товар.
ФНС отдельно разъясняла, что списание сломанного монитора с бухгалтерских счетов из-за поломки или морального износа не является основанием для прекращения прослеживаемости. Поэтому такую операцию не нужно отражать в отчете об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости.
Не формируйте отчет по прослеживаемости только потому, что монитор списан с баланса. Отчет потребуется в момент фактической утилизации, уничтожения, обезвреживания, захоронения или иной операции, которая прекращает прослеживаемость.
Перед оформлением документов выясним причину выбытия. От причины зависит состав внутренних документов, порядок отражения расходов и дальнейшие действия с оборудованием.
Наиболее распространенные причины списания монитора:
Не используйте формулировку «списать по причине износа» без детализации, если монитор фактически передается на утилизацию. Лучше зафиксируйте конкретную причину: неисправность, невозможность ремонта, нецелесообразность восстановления, повреждение матрицы, отсутствие изображения, несовместимость с оборудованием или моральное устаревание.
Такая детализация поможет обосновать списание перед аудиторами, налоговыми органами, собственниками компании и экологическими контролирующими органами.
Порядок списания зависит от того, как монитор был принят к учету. Рассмотрим три основных варианта.
Монитор может быть основным средством в бухгалтерском учете, если он предназначен для использования более 12 месяцев, способен приносить экономические выгоды и соответствует лимиту стоимости, установленному учетной политикой организации для признания основных средств.
С 2022 года в бухгалтерском учете не установлен единый обязательный стоимостной лимит для основных средств. Организация вправе самостоятельно определить такой лимит в учетной политике с учетом существенности информации для отчетности.
Например, в учетной политике ООО может быть установлено, что основными средствами признаются объекты стоимостью более 100 000 рублей, более 50 000 рублей или иной суммы, определенной организацией.
Если монитор принят к учету как основное средство, его стоимость обычно отражается на счете 01, а начисленная амортизация — на счете 02.
Перед списанием проведем следующие действия:
Если монитор полностью самортизирован, его остаточная стоимость равна нулю. Однако даже в этом случае списание необходимо оформить документально, поскольку оборудование продолжает числиться как объект учета до момента ликвидации.
Если остаточная стоимость есть, она обычно включается в прочие расходы организации при списании, если выбытие обосновано и подтверждено документами.
Монитор может быть признан малоценным оборудованием, если организация в учетной политике установила, что имущество стоимостью ниже определенного лимита не признается основным средством в бухгалтерском учете.
В таком случае стоимость монитора может быть списана на расходы сразу при передаче в эксплуатацию. При этом организация обычно продолжает контролировать наличие такого имущества за балансом или в количественном учете.
В «1С:Бухгалтерии предприятия» для такого учета может использоваться механизм малоценного оборудования и запасов, а также забалансовый счет МЦ.04 или иные настройки, предусмотренные используемой версией программы и учетной политикой.
В этой ситуации бухгалтерская стоимость может быть уже списана, но сам монитор физически существует. Поэтому при его выбытии необходимо списать количество и снять объект с забалансового контроля.
Разберем порядок действий:
Списание стоимости малоценного монитора при передаче в эксплуатацию не означает, что его можно выбросить без документального оформления.
Иногда монитор еще не введен в эксплуатацию и учитывается как товар, материал или оборудование, предназначенное для установки. Например, организация приобрела мониторы для оснащения рабочих мест, но часть оборудования оказалась неисправной до передачи сотрудникам.
В такой ситуации монитор может числиться на счете 10, 41 или ином счете учета запасов. Порядок списания зависит от причины выбытия.
Если монитор поврежден, не пригоден для использования и передается на утилизацию, оформите списание запасов, акт о порче или иной внутренний первичный документ. Затем зафиксируйте передачу отхода специализированной организации.
Если монитор планируется отремонтировать, не списывайте его окончательно. Передайте оборудование в ремонт и сохраните реквизиты прослеживаемости до момента фактического выбытия или реализации.
Для правильного оформления списания сформируйте комплект документов. Унифицированные формы можно использовать, но организация также вправе применять собственные формы первичных документов, если в них содержатся обязательные реквизиты.
Рассмотрим минимальный комплект документов.
В акте списания укажите инвентарный номер, марку, модель, серийный номер, первоначальную стоимость, сумму амортизации, остаточную стоимость, причину списания и решение комиссии.
Если монитор является прослеживаемым товаром, дополнительно укажите РНПТ, код ТН ВЭД ЕАЭС, единицу измерения и количество. Это позволит связать внутренний акт с данными, которые затем нужно будет отразить в отчете об операциях с прослеживаемыми товарами.
Рассмотрим пример формулировки причины списания:
Монитор неисправен: отсутствует изображение, выявлено повреждение матрицы, ремонт экономически нецелесообразен. Объект признан непригодным для дальнейшего использования и подлежит передаче специализированной организации для утилизации.
Для морально устаревшего оборудования можно использовать формулировку:
Монитор технически работоспособен, но не соответствует требованиям рабочих процессов и не используется в деятельности организации. Комиссия приняла решение о передаче объекта на реализацию, безвозмездную передачу либо утилизацию в зависимости от фактического способа выбытия.
Не используйте одну и ту же формулировку для разных ситуаций. Если монитор исправен и его можно продать, передать сотруднику или передать другой организации, это не утилизация. В этом случае применяются правила реализации или безвозмездной передачи, а прослеживаемость прекращается или продолжается в зависимости от конкретной операции.
Если монитор учитывается как основное средство, обычно сначала переносим его стоимость на субсчет выбытия, затем списываем начисленную амортизацию и остаточную стоимость.
Конкретные проводки зависят от рабочего плана счетов организации и настроек программы. В общем виде операция может быть отражена следующим образом:
Например, если первоначальная стоимость монитора составляет 60 000 рублей, начисленная амортизация — 52 000 рублей, остаточная стоимость — 8 000 рублей, то при ликвидации в бухгалтерском учете нужно списать первоначальную стоимость, начисленную амортизацию и отразить остаточную стоимость в расходах.
Если в результате разборки получены пригодные материалы, например кабели, крепления, металлические элементы или иные материальные ценности, комиссия должна оценить их возможную стоимость. Такие материалы приходуются отдельно. При этом сам монитор как прослеживаемый товар не перестает быть прослеживаемым только потому, что его решили разобрать.
Если разборка приводит к переработке, уничтожению или изменению первоначальных физических характеристик товара, необходимо отдельно оценить момент прекращения прослеживаемости и отразить операцию в отчете.
Для налога на прибыль порядок зависит от того, признавался ли монитор амортизируемым имуществом в налоговом учете.
В налоговом учете амортизируемым имуществом обычно признается объект, который используется для извлечения дохода, имеет срок полезного использования более 12 месяцев и первоначальную стоимость более установленного лимита.
Для налога на прибыль стоимостной критерий амортизируемого имущества составляет 100 000 рублей. Поэтому возможна ситуация, когда монитор признается основным средством в бухгалтерском учете, но не признается амортизируемым имуществом в налоговом учете.
Рассмотрим пример.
ООО установило в учетной политике для бухгалтерского учета лимит основных средств 50 000 рублей. Монитор стоимостью 70 000 рублей учитывается как основное средство в бухгалтерском учете. Однако для налога на прибыль его стоимость меньше 100 000 рублей, поэтому в налоговом учете расходы могут быть признаны единовременно при вводе в эксплуатацию.
В такой ситуации бухгалтерское списание монитора не обязательно создает аналогичный расход в налоговом учете, потому что стоимость объекта могла быть уже учтена ранее.
Если монитор признавался амортизируемым имуществом и на дату ликвидации имеет остаточную стоимость, такую стоимость обычно можно учесть в составе внереализационных расходов при условии документального подтверждения ликвидации.
Для подтверждения расходов особенно важны:
Если монитор списывается без документов и фактически исчезает из организации, расходы могут быть признаны необоснованными, а у проверяющих может возникнуть вопрос о возможной реализации или безвозмездной передаче имущества.
ООО на ОСНО обычно является плательщиком НДС. Поэтому при списании монитора необходимо отдельно проанализировать вопрос ранее принятого к вычету входного НДС.
Если монитор использовался в облагаемой НДС деятельности и входной НДС был принят к вычету правомерно, само списание по причине физического износа, поломки или морального устаревания не всегда означает необходимость восстановления НДС.
Однако риск возрастает, если организация не может подтвердить фактическое выбытие монитора, не оформляет акты, не передает оборудование на утилизацию и не объясняет, куда физически исчез объект.
Чтобы снизить риск споров, оформите документы последовательно: решение комиссии, акт списания, договор на утилизацию, передачу подрядчику и акт утилизации.
Если монитор реализуется сторонней организации, это уже не списание, а реализация. В таком случае необходимо оформить продажу, начислить НДС, сформировать электронный счет-фактуру или УПД с реквизитами прослеживаемости и отразить операцию в декларации по НДС.
Если монитор передается безвозмездно, необходимо отдельно оценить последствия по НДС и налогу на прибыль. Не оформляйте безвозмездную передачу как утилизацию, если фактически монитор передан другой организации для использования.
Монитор является электронным оборудованием. В нем могут содержаться пластик, стекло, металлы, печатные платы, кабели, электронные компоненты и иные материалы, которые не следует выбрасывать вместе с обычными бытовыми отходами.
Кроме того, отдельные компоненты оборудования могут содержать драгоценные металлы. Поэтому при списании мониторов необходимо проверить техническую документацию изготовителя, паспорт оборудования, сведения поставщика и внутренние правила учета имущества.
Если организация использует оборудование, содержащее драгоценные металлы, необходимо организовать их учет и передачу в соответствии с требованиями к обращению с таким имуществом. На практике для обычных мониторов организация часто передает оборудование специализированному подрядчику, который осуществляет разборку, переработку и дальнейшее обращение с компонентами.
Рассмотрим, как выбрать подрядчика.
В договоре с подрядчиком желательно прямо указать, что монитор передается не для дальнейшей продажи и не для использования, а для утилизации, обезвреживания, переработки или уничтожения.
В акте приема-передачи укажите:
После завершения работ запросите у подрядчика акт утилизации, акт обезвреживания, акт уничтожения или иной документ, который подтверждает, что монитор действительно выбыл из оборота.
Акт списания внутри организации не заменяет акт утилизации от специализированной организации.
Теперь разберем самую важную часть — прекращение прослеживаемости.
Прослеживаемость товара прекращается не при любом бухгалтерском движении, а в случаях, прямо предусмотренных правилами национальной системы прослеживаемости. Среди таких случаев — утилизация, уничтожение, обезвреживание, захоронение, передача в производство или переработку, фактический вывоз товара за пределы России, реализация физическому лицу для личных нужд, недостача при инвентаризации и иные предусмотренные основания.
Если монитор сломался и организация только списала его с бухгалтерского учета, но продолжает хранить на складе, прослеживаемость не прекращается.
Если монитор передан подрядчику именно для утилизации, уничтожения или обезвреживания, прослеживаемость прекращается. В этом случае необходимо отразить операцию в отчете об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости.
Для утилизации монитора применяется код вида операции 02 — захоронение, обезвреживание, утилизация или уничтожение товара, подлежащего прослеживаемости.
Рассмотрим последовательность действий.
02.Отчет по операции утилизации представляется не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, в котором монитор был фактически передан на утилизацию или был уничтожен.
Например, если монитор передан специализированной организации 18 мая, операцию нужно отразить в отчете за второй квартал. Срок представления отчета — не позднее 25 июля.
ООО на ОСНО обычно отражает операции с прослеживаемыми товарами в декларации по НДС через книги покупок и продаж. Однако это не означает, что отчет об операциях с прослеживаемыми товарами никогда не требуется.
При обычной реализации прослеживаемого товара плательщик НДС отражает сведения в электронном счете-фактуре или УПД, книге продаж и декларации по НДС.
Но операции, которые не отражаются в книге покупок или книге продаж декларации по НДС, например утилизация, уничтожение, передача в переработку, недостача или безвозвратная утрата, могут потребовать представления отдельного отчета об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости.
Поэтому ООО на ОСНО при фактической утилизации монитора должно проверить необходимость формирования именно отчета по прослеживаемости, даже если организация регулярно представляет декларации по НДС.
Не путайте отражение покупки или продажи монитора в декларации по НДС с отражением его утилизации. Утилизация не является обычной реализацией и для нее применяется отдельный код операции в отчете по прослеживаемости.
Если монитор был приобретен давно, до введения системы прослеживаемости, и РНПТ ранее не получали, перед утилизацией может потребоваться уведомление об имеющихся остатках товаров, подлежащих прослеживаемости.
Уведомление об остатках необходимо представить до совершения операции с прослеживаемым товаром. После обработки уведомления ФНС присваивает РНПТ, который затем указывается в отчете об операциях.
Разберем пример.
ООО приобрело монитор в 2020 году. Монитор использовался как оборудование рабочего места, РНПТ в документах отсутствует. В 2026 году монитор сломался и организация решила передать его подрядчику на утилизацию.
Перед передачей не следует сразу оформлять отчет с пустым РНПТ. Сначала необходимо определить, относится ли монитор к прослеживаемому товару, и при необходимости сформировать уведомление об остатках. После получения РНПТ организация передает монитор на утилизацию и отражает выбытие в отчете с кодом операции 02.
Если монитор не относится к товарам, включенным в перечень прослеживаемых, уведомление и отчет по прослеживаемости не требуются. В этом случае достаточно корректно оформить бухгалтерское списание и утилизацию электронного оборудования.
Не всегда неисправный монитор нужно утилизировать. Рассмотрим два варианта.
Первый вариант — монитор передается в ремонт и после ремонта возвращается в организацию. В этом случае прослеживаемость не прекращается, так как товар не выбыл из оборота. Не нужно отражать передачу в ремонт как утилизацию.
Второй вариант — обслуживающая организация заменяет неисправный монитор на новый и забирает старый монитор для дальнейшей утилизации. В этом случае необходимо внимательно изучить договор и документы подрядчика.
Если подрядчик забирает старый монитор именно для последующей утилизации, операция отражается в отчете по прослеживаемости с кодом 02. Основанием могут служить акт обслуживания, акт приема-передачи, акт утилизации или иной первичный документ, составленный подрядчиком.
Если подрядчик забирает монитор для ремонта, переработки или использования запасных частей, квалификация операции может быть иной. Не указывайте код утилизации без документального подтверждения, что монитор действительно передан для уничтожения, обезвреживания или утилизации.
Если монитор не сломан и не передан подрядчику, а просто отсутствует при инвентаризации, это не утилизация. В таком случае нужно оформить результаты инвентаризации, объяснения материально ответственного лица и решение о взыскании ущерба либо списании недостачи.
Для системы прослеживаемости недостача, выявленная при инвентаризации, является отдельным основанием прекращения прослеживаемости. Для нее применяется иной код операции, а не код утилизации.
Поэтому не оформляйте недостачу как утилизацию только для того, чтобы закрыть РНПТ. Это приведет к недостоверным сведениям в отчете.
Разберем алгоритм при недостаче:
В «1С:Бухгалтерии предприятия» способ оформления зависит от того, как монитор учитывается в программе.
Если монитор является основным средством, используйте документ Списание ОС. Перед проведением документа проверьте карточку основного средства, первоначальную стоимость, амортизацию, остаточную стоимость, подразделение, материально ответственное лицо и инвентарный номер.
Документ Списание ОС обычно помогает отразить выбытие объекта, списать начисленную амортизацию и сформировать бухгалтерские записи по остаточной стоимости.
Если монитор числится как малоценное оборудование, используйте документ Списание материалов из эксплуатации. Такой документ позволяет снять оборудование с забалансового учета и зафиксировать прекращение его использования.
Если монитор учитывается как запас, материал или товар, используйте документ Списание товаров либо иной документ списания запасов, предусмотренный используемой конфигурацией и выбранным видом учета.
После оформления бухгалтерского документа не забудьте отдельно проверить регистры прослеживаемости. В зависимости от версии программы сведения могут отражаться в регистрах, связанных с прослеживаемыми товарами, основными средствами или малоценным оборудованием.
Для работы с отчетностью по прослеживаемости используйте раздел Отчеты и регламентированный отчет Отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости.
Разберем общий порядок заполнения отчета в программе:
Отчеты.Отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости.02.Если программа не заполняет отчет автоматически, не спешите вводить данные вручную без проверки. Сначала убедитесь, что в карточке монитора сохранены РНПТ, количество и другие реквизиты прослеживаемости.
В отдельных конфигурациях сведения о прослеживаемом основном средстве могут храниться в регистре ПрослеживаемыеОС или в аналогичном регистре учета прослеживаемых объектов. Название регистра зависит от версии программы и используемой конфигурации.
Рассмотрим пример.
ООО на ОСНО приобрело импортный монитор стоимостью 48 000 рублей, в том числе НДС. Монитор был принят к учету как малоценное оборудование и передан сотруднику для работы. Его стоимость списана в расходы при передаче в эксплуатацию, а сам объект числится на забалансовом счете учета малоценного имущества.
Через два года у монитора перестало работать изображение. Системный администратор проверил оборудование и установил, что матрица повреждена, а ремонт стоит дороже нового монитора аналогичного класса.
Комиссия оформила акт осмотра и приняла решение списать монитор. Руководитель утвердил решение комиссии.
Далее организация выполнила следующие действия:
Списание материалов из эксплуатации и сняла монитор с забалансового учета.02.В этом примере бухгалтерское списание выполнено отдельно от прекращения прослеживаемости. Именно такая последовательность позволяет избежать ошибки, когда РНПТ закрывают в момент списания с забалансового счета, хотя монитор еще физически находится у организации.
ООО приобрело профессиональный монитор стоимостью 180 000 рублей и учло его как основное средство. На дату списания первоначальная стоимость составляет 180 000 рублей, амортизация — 160 000 рублей, остаточная стоимость — 20 000 рублей.
Комиссия установила, что монитор получил механическое повреждение при перемещении, матрица не подлежит восстановлению, дальнейшая эксплуатация невозможна.
Организация оформляет акт списания основного средства и документ Списание ОС. В бухгалтерском учете списывается первоначальная стоимость объекта, начисленная амортизация и остаточная стоимость.
После этого монитор временно хранится в помещении для списанного оборудования. В этот момент прослеживаемость еще не прекращается, потому что монитор не передан на утилизацию.
Через неделю монитор передан специализированной организации. После получения акта утилизации ООО формирует отчет по прослеживаемости с кодом 02.
Таким образом, дата бухгалтерского списания и дата прекращения прослеживаемости могут не совпадать.
Первая ошибка — считать, что поломка автоматически прекращает прослеживаемость. Поломка не прекращает прослеживаемость сама по себе. Пока монитор физически остается у организации, он продолжает быть объектом контроля.
Вторая ошибка — отражать в отчете по прослеживаемости бухгалтерское списание без фактической утилизации. Такой отчет может содержать недостоверные сведения, если монитор продолжает находиться на складе или у сотрудника.
Третья ошибка — выбрасывать монитор как обычный бытовой мусор. Электронное оборудование требует отдельного подхода к утилизации и документального подтверждения передачи.
Четвертая ошибка — не проверять наличие РНПТ. Если монитор является прослеживаемым товаром, для отражения утилизации нужен корректный регистрационный номер партии товара.
Пятая ошибка — не получать акт утилизации от подрядчика. Одного договора и акта приема-передачи недостаточно, если необходимо подтвердить, что оборудование действительно выбыло из оборота.
Шестая ошибка — оформлять исправный монитор как утилизированный, хотя он фактически передан другой организации для дальнейшего использования. В такой ситуации необходимо оформлять реализацию, безвозмездную передачу или иную фактическую операцию.
Седьмая ошибка — не отражать остаточную стоимость в расходах при ликвидации основного средства. Если монитор имеет остаточную стоимость, проверьте, правильно ли она списана в бухгалтерском и налоговом учете.
Восьмая ошибка — не снимать малоценный монитор с забалансового учета. Даже если стоимость оборудования уже списана ранее, необходимо отразить его фактическое выбытие.
Если прослеживаемый монитор сломан или морально устарел, сначала оформите решение комиссии и бухгалтерское списание в зависимости от способа учета объекта: как основное средство, малоценное оборудование или запас.
Само списание с бухгалтерского баланса или забалансового учета не прекращает прослеживаемость. Монитор продолжает считаться прослеживаемым, пока он физически находится у организации и не передан на переработку, обезвреживание, уничтожение или утилизацию.
Для полного завершения операции передайте монитор специализированной организации, получите акт приема-передачи и акт утилизации. После фактической утилизации сформируйте отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости, с кодом операции 02.
Если РНПТ у старого монитора отсутствует, до утилизации проверьте необходимость направления уведомления об имеющихся остатках для получения регистрационного номера партии товара.
Правильная последовательность действий выглядит так: решение комиссии → бухгалтерское списание → передача специализированной организации → акт утилизации → отчет по прослеживаемости.
Информация носит справочный характер