Разберем ситуацию, в которой индивидуальный предприниматель на ОСНО приобрел у поставщика два монитора, оплатил их с расчетного счета ИП и получил документы с реквизитами прослеживаемости. Один монитор используется в офисе, а второй находится дома и предназначен для личного использования предпринимателя.
Сразу отделим две разные задачи: учет НДС и расходов ИП и прослеживаемость товаров. Эти правила связаны между собой, но не совпадают полностью. Нельзя автоматически считать, что любой монитор из документов с РНПТ нужно либо полностью включить в книгу покупок, либо обязательно показать в отдельном отчете о прослеживаемости.
По монитору, который действительно используется в предпринимательской деятельности, примите входной НДС к вычету при выполнении общих условий: монитор принят к учету, имеется корректный счет-фактура или УПД, а сам монитор предназначен для операций, облагаемых НДС.
Отразите сведения по офисному монитору в книге покупок. На основании книги покупок данные попадут в раздел 8 декларации по НДС. Отдельный отчет об операциях с прослеживаемыми товарами при обычной покупке у поставщика — плательщика НДС, как правило, не потребуется.
По монитору, который изначально приобретается для личного домашнего использования, не заявляйте вычет входного НДС и не включайте его стоимость в профессиональный налоговый вычет ИП по НДФЛ.
Не подавайте отдельный отчет о прослеживаемости только потому, что второй монитор приобретен для личных целей. Само наличие РНПТ в документах поставщика еще не означает обязанность покупателя сдавать специальный отчет.
Если оба монитора указаны в одном счете-фактуре, не уменьшайте вручную РНПТ, количество и стоимость прослеживаемого товара произвольным образом. Разберем далее, как правильно отразить частичный вычет по одному документу.
Начнем с основной проверки. Не каждый монитор автоматически является прослеживаемым товаром только из-за своего наименования. Для прослеживаемости одновременно важны код товара, его происхождение и включение в перечень, утвержденный Правительством РФ.
Мониторы могут относиться к прослеживаемым товарам по соответствующим кодам ТН ВЭД ЕАЭС и ОКПД 2. В большинстве практических ситуаций признаком прослеживаемости будет наличие в электронном счете-фактуре или УПД поставщика следующих реквизитов:
регистрационного номера партии товара — РНПТ;
единицы измерения товара;
кода единицы измерения;
количества прослеживаемого товара;
стоимости прослеживаемого товара без НДС.
Если поставщик уже указал РНПТ и другие сведения о прослеживаемости в документах, обычно это означает, что он признает монитор прослеживаемым и передает покупателю необходимые реквизиты. Однако не переписывайте эти данные механически в любые документы. Сначала определим, для каких налоговых целей используется каждый монитор.
Не путайте РНПТ с регистрационным номером декларации на товары. РНПТ — это самостоятельный реквизит национальной системы прослеживаемости. Его не нужно самостоятельно формировать из таможенной декларации, сокращать, делить или заменять номером ГТД. Используйте РНПТ именно в том виде, в котором он указан в полученном счете-фактуре или УПД.
Рассмотрим главный критерий. Для НДС и расходов решающее значение имеет не адрес, по которому находится монитор, и не сам факт оплаты с расчетного счета ИП. Определяющим является фактическое использование в предпринимательской деятельности.
Поэтому домашний монитор может относиться к одному из двух разных вариантов.
Монитор находится дома, но используется для работы ИП. Например, предприниматель ведет учет, созванивается с клиентами, работает с заказами, администрирует сайт, готовит документы, проводит консультации или выполняет иную деятельность из домашнего кабинета. В таком случае домашний адрес сам по себе не лишает ИП права учесть монитор в деятельности.
Монитор используется только для личных, семейных и бытовых целей. Например, он нужен для игр, просмотра фильмов, личной переписки, обучения членов семьи или иных задач, не связанных с бизнесом ИП. В таком случае стоимость монитора и входной НДС нельзя относить к предпринимательской деятельности.
Проанализируем ситуацию из вопроса именно как второй вариант: офисный монитор используется в деятельности, а домашний монитор предназначен для личного использования предпринимателя. Тогда для налогового учета эти два монитора нужно разделить.
По офисному монитору выполним обычный порядок учета входного НДС. Если монитор приобретен для операций, облагаемых НДС, принят к учету и имеется надлежащим образом оформленный счет-фактура или УПД, заявите входной НДС к вычету.
Разберем порядок действий по шагам.
Примите монитор к учету как имущество, используемое в деятельности ИП.
Сохраните первичные документы поставщика: договор, счет, УПД или накладную, счет-фактуру, платежное поручение, документы о приемке и иные подтверждения приобретения.
Зафиксируйте деловое назначение монитора. Для этого можно оформить внутренний документ, например акт передачи в офис, распоряжение ИП о вводе в эксплуатацию или иной документ, подтверждающий использование в работе.
Зарегистрируйте счет-фактуру в книге покупок в том налоговом периоде, когда возникает право на вычет.
Проверьте, что в записи книги покупок заполнены сведения о прослеживаемости: РНПТ, код единицы измерения, количество и стоимость прослеживаемого товара без НДС.
Сформируйте декларацию по НДС. Данные книги покупок должны попасть в раздел 8 декларации.
Не нужно отдельно вручную переносить информацию из накладной в декларацию, если учет ведется в типовой конфигурации 1С и документы введены корректно. Обычно данные формируются из зарегистрированного счета-фактуры и книги покупок.
Сам факт установки монитора в офисе не прекращает его прослеживаемость. Постановка на учет, ввод в эксплуатацию, перемещение между кабинетами, закрепление за сотрудником или использование в работе не являются самостоятельными основаниями для подачи отчета об операциях с прослеживаемыми товарами.
Рассмотрим обычный вариант: ИП на ОСНО приобретает монитор у поставщика — плательщика НДС, получает счет-фактуру с РНПТ и принимает НДС к вычету. В такой ситуации отдельный Отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости обычно не подается.
Покупка отражается через книгу покупок и декларацию по НДС. Для плательщика НДС сведения о приобретении прослеживаемого товара при обычной облагаемой операции передаются в составе НДС-декларации, а не через отдельный отчет.
Отдельный отчет по прослеживаемости предназначен для специальных случаев. Например, он может потребоваться, когда плательщик НДС приобретает прослеживаемый товар у лица, которое не является плательщиком НДС, применяет освобождение от НДС или использует специальный налоговый режим. Также отдельный отчет применяется для некоторых операций прекращения или возобновления прослеживаемости, а также для операций, не являющихся объектом обложения НДС или освобожденных от НДС.
Поэтому не делайте вывод только по наличию РНПТ. Сначала определите статус поставщика и характер операции. Если поставщик выставил обычный счет-фактуру с НДС, а ИП регистрирует его в книге покупок, применяйте порядок через декларацию по НДС.
Теперь рассмотрим второй монитор. Если он с самого начала предназначен для личных, семейных и бытовых нужд предпринимателя, не связанных с бизнесом, не включайте его стоимость в расходы, связанные с предпринимательской деятельностью.
ИП на ОСНО уменьшает налоговую базу по НДФЛ на профессиональные налоговые вычеты. В состав таких вычетов включаются документально подтвержденные расходы, непосредственно связанные с извлечением доходов от предпринимательской деятельности. Личный монитор этому критерию не соответствует.
Одновременно не заявляйте по нему вычет входного НДС. Для вычета НДС недостаточно того, что монитор оплачен с расчетного счета ИП или указан в счете-фактуре. Товар должен быть предназначен для операций, облагаемых НДС. Личное использование такого назначения не образует.
Таким образом, по домашнему личному монитору применяйте следующий подход:
не включайте стоимость монитора в профессиональный вычет ИП по НДФЛ;
не принимайте входной НДС к вычету;
не формируйте отдельный отчет о прослеживаемости только из-за факта покупки;
не отражайте монитор как имущество, используемое в предпринимательской деятельности, если фактически он таким имуществом не является;
сохраните документы поставщика и зафиксируйте корректное разделение деловой и личной части покупки во внутреннем учете.
Оплата с расчетного счета ИП не превращает личную покупку в предпринимательский расход автоматически. Денежные средства предпринимателя и его личные средства не разделяются так же строго, как имущество организации и имущество ее учредителя. Однако для налогового учета необходимо доказать, что приобретение связано с деятельностью ИП. По личному монитору такого обоснования нет.
Разберем важную техническую деталь. Формулировка «включите счет-фактуру частично» верна только в части суммы НДС, принимаемой к вычету, и стоимости, относящейся к деятельности. Но при прослеживаемости нельзя просто произвольно уменьшить реквизиты РНПТ, количество и стоимость прослеживаемого товара.
Если в одном счете-фактуре указаны два монитора, один из которых используется в деятельности, а второй — для личных целей, необходимо разделить:
сумму НДС, которую ИП вправе принять к вычету;
стоимость имущества, относимую к предпринимательской деятельности;
сведения о прослеживаемости, которые должны соответствовать исходному счету-фактуре поставщика.
ФНС разъясняла порядок регистрации счетов-фактур, по которым вычет НДС заявляется частично. Если счет-фактура регистрируется в книге покупок для частичного вычета, сведения о прослеживаемом товаре в графах 16–19 книги покупок указываются полностью в соответствии со счетом-фактурой. Это касается РНПТ, единицы измерения, количества и стоимости прослеживаемого товара без НДС.
Следовательно, не уменьшайте вручную количество прослеживаемого товара в графах книги покупок только потому, что часть НДС по счету-фактуре не принимается к вычету. Иначе данные книги покупок могут перестать соответствовать сведениям, переданным продавцом через электронный документооборот.
Посмотрим на условный пример.
Поставщик выставил один УПД на два монитора:
монитор № 1 — РНПТ 10000000000000000000000000000001, количество 1 штука, используется в офисе;
монитор № 2 — РНПТ 10000000000000000000000000000002, количество 1 штука, используется дома для личных целей.
По монитору № 1 заявите вычет НДС при соблюдении общих условий. По монитору № 2 вычет НДС не заявляйте. Однако если единый счет-фактура регистрируется в книге покупок именно как документ с частичным вычетом, сведения о прослеживаемом товаре переносите в соответствии с требованиями к графам 16–19 книги покупок, а не корректируйте вручную под сумму вычета.
В такой ситуации присутствие сведений о втором мониторе в реквизитах прослеживаемости не означает, что ИП принял его стоимость в расходы или заявил по нему НДС к вычету. Это разные показатели.
Рассмотрим практический алгоритм для уже совершенной покупки. Не меняйте документы задним числом и не просите поставщика оформить фиктивную розничную продажу, если фактически он продал оба монитора ИП по одному договору и одному УПД.
Проверьте, выделены ли мониторы отдельными строками в УПД или счете-фактуре.
Определите, какой именно монитор используется в офисе. Зафиксируйте его серийный номер, инвентарный номер при наличии и место эксплуатации.
Зафиксируйте, что второй монитор не используется в предпринимательской деятельности и НДС по нему к вычету не принимается.
Отразите в налоговом учете только ту часть стоимости и НДС, которая относится к офисному монитору.
При регистрации единого счета-фактуры в книге покупок не искажайте реквизиты прослеживаемости. Проверьте порядок заполнения граф 16–19 по данным исходного документа.
Перед сдачей декларации сопоставьте сведения в книге покупок, счет-фактуре и декларации по НДС.
Если оба монитора указаны в одной строке документа с количеством 2, задача становится сложнее. В такой ситуации особенно важно не делить РНПТ и количество произвольно. Проверьте, как типовая конфигурация 1С формирует запись книги покупок при частичном вычете по прослеживаемому товару. При необходимости оформите внутреннюю бухгалтерскую справку с расчетом суммы НДС, относящейся к офисному монитору.
Для будущих покупок разумнее сразу разделять деловую и личную часть. Например, оформляйте офисный монитор на ИП с полноценным комплектом документов для учета, а личный монитор приобретайте как физическое лицо для личного использования. Тогда не придется разделять один счет-фактуру, один УПД и реквизиты прослеживаемости.
Разберем еще один важный вопрос. В правилах прослеживаемости предусмотрены случаи прекращения прослеживаемости, в том числе при реализации или безвозмездной передаче товара физическому лицу для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с предпринимательством.
Однако ситуация, когда ИП сам приобрел монитор и решил использовать его дома лично, не всегда тождественна продаже или безвозмездной передаче другому физическому лицу. Индивидуальный предприниматель и физическое лицо — это один и тот же гражданин, а не два разных юридических лица.
Поэтому не оформляйте фиктивную продажу самому себе, не составляйте искусственный УПД на передачу от ИП физическому лицу и не указывайте вымышленную выручку. Такие действия могут создать больше вопросов, чем решить.
Если личное назначение второго монитора было определено сразу при покупке, безопаснее не принимать его к вычету, не включать в профессиональные расходы и хранить документы как подтверждение фактических обстоятельств покупки.
Если же монитор первоначально был принят к учету для бизнеса, НДС по нему уже заявлен к вычету, а затем предприниматель перестал использовать его в деятельности и перевел исключительно в личное пользование, ситуация требует отдельного анализа. В таком случае:
оформите внутренний акт о прекращении использования монитора в предпринимательской деятельности;
зафиксируйте дату, с которой монитор используется только лично;
проверьте, требуется ли восстановление ранее принятого к вычету НДС с учетом конкретных обстоятельств приобретения и использования;
проверьте порядок учета остаточной стоимости, если монитор учитывался как амортизируемое имущество;
оцените вопрос отражения операции в прослеживаемости по действующей редакции правил и по официальным разъяснениям налогового органа.
Не смешивайте первоначальную личную покупку и последующий вывод имущества из бизнеса. В первом случае НДС и расходы изначально не принимаются. Во втором случае может потребоваться корректировка ранее сформированного налогового учета.
Чтобы не пропустить обязанность, рассмотрим основные ситуации, при которых плательщик НДС может сдавать специальный отчет вместо отражения сведений через книгу покупок или книгу продаж.
Приобретение прослеживаемого товара у продавца, который не является плательщиком НДС, применяет освобождение от НДС или использует специальный налоговый режим.
Приобретение товара у физического лица, если такая операция подпадает под правила прослеживаемости.
Прекращение прослеживаемости по основаниям, для которых правила предусматривают представление отчета.
Возобновление прослеживаемости товара, если ранее она была прекращена, а затем товар снова вовлекается в оборот.
Операции с прослеживаемым товаром, не являющиеся объектом обложения НДС или освобожденные от НДС, если для них предусмотрен отчетный порядок.
При обычной покупке у плательщика НДС с получением электронного счета-фактуры и принятием НДС к вычету ориентируйтесь на книгу покупок и раздел 8 декларации по НДС. Не дублируйте одну и ту же операцию одновременно в книге покупок и специальном отчете без оснований.
Если отдельный отчет требуется, его представляют в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Для обычной покупки офисного монитора у поставщика — плательщика НДС эта обязанность обычно не возникает.
Рассмотрим графы книги покупок, которые особенно важны для прослеживаемого товара. Помимо обычных реквизитов счета-фактуры, продавца, стоимости приобретения и суммы НДС, по прослеживаемому товару проверяйте специальные графы 16–19.
В графе 16 указывается РНПТ.
В графе 17 указывается код единицы количественного учета товара.
В графе 18 указывается количество товара.
В графе 19 указывается стоимость прослеживаемого товара без НДС.
Сверяйте эти сведения с первоначальным счетом-фактурой или УПД поставщика. Не заменяйте РНПТ номером таможенной декларации, не округляйте количество и не исключайте реквизиты только потому, что часть НДС по документу не принимается к вычету.
Проверим также общий принцип: в книге покупок должен быть отражен вычет, на который ИП действительно имеет право. Личный монитор не должен увеличивать сумму НДС к вычету. При этом сведения по прослеживаемости должны оставаться достоверными и согласованными с документами продавца.
Рассмотрим стандартный порядок работы в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия. Для решения такой задачи обычно не требуется доработка конфигурации, программный код или создание собственных методов. Используйте штатные документы и регистры программы.
Названия разделов могут незначительно отличаться в зависимости от релиза программы, но логика учета будет одинаковой.
Проверьте, включена ли функциональность учета прослеживаемых товаров в настройках программы.
В карточке номенклатуры проверьте признак прослеживаемости и корректность классификационных реквизитов товара.
Введите документ Поступление (акты, накладные, УПД) и перенесите сведения из документов поставщика.
Проверьте заполнение РНПТ по каждой позиции. Не вводите номер вручную без сверки с электронным УПД или счетом-фактурой.
Зарегистрируйте Счет-фактура полученный, если он оформляется отдельным документом.
По офисному монитору отразите принятие НДС к вычету.
По личному монитору не формируйте вычет входного НДС и не относите стоимость на расходы, связанные с деятельностью.
Сформируйте документ Формирование записей книги покупок, если он используется в вашей схеме учета.
Проверьте отчет Книга покупок, включая специальные графы по прослеживаемости.
Сформируйте Декларация по НДС и проверьте раздел 8 до отправки отчетности.
Если программа предлагает сформировать Отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости, не отправляйте его автоматически. Сначала выясните, есть ли именно тот вид операции, для которого отчет предусмотрен правилами. Для обычного приобретения у поставщика — плательщика НДС, отраженного в книге покупок, такой отчет обычно не нужен.
Внутри 1С полезно разделить два объекта учета: офисный монитор можно отразить как имущество, используемое в деятельности, а личный монитор — как покупку, не участвующую в формировании НДС-вычета и профессиональных расходов. Не пытайтесь решить вопрос только настройкой одной галочки в документе поступления. Сначала определите экономическое назначение имущества, а уже затем настраивайте учет.
Рассмотрим, какими документами можно подтвердить, что один монитор действительно используется в деятельности ИП. Закон не устанавливает единственную обязательную форму внутреннего документа, поэтому используйте документы, которые отражают реальные обстоятельства работы.
распоряжение ИП о приобретении монитора для рабочего места;
акт ввода монитора в эксплуатацию;
акт передачи монитора в офис или на конкретное рабочее место;
инвентарная карточка, если монитор учитывается как основное средство;
служебная записка или иной внутренний документ, подтверждающий необходимость оборудования для деятельности;
договор аренды офиса, если монитор установлен в арендованном помещении;
документы, подтверждающие использование монитора при оказании услуг, работе с клиентами, ведении учета или выполнении заказов.
Не нужно создавать искусственный документооборот. Достаточно, чтобы документы были последовательными, содержали реальные сведения и подтверждали связь приобретения с деятельностью ИП.
По личному монитору также полезно сделать внутреннюю отметку, что он не применяется в бизнесе. Это поможет не допустить ошибочного включения стоимости и НДС в налоговый учет при последующей проверке документов.
Рассмотрим альтернативный вариант. Допустим, монитор находится дома, но предприниматель использует его для удаленной работы: ведет бухгалтерию, принимает заказы, готовит отчеты, работает с контрагентами, подключается к рабочим сервисам и выполняет иные предпринимательские задачи.
В таком случае не делайте вывод о личном использовании только из-за домашнего адреса. Проанализируйте фактическое назначение оборудования. Если монитор используется в деятельности, можно рассматривать его как имущество, связанное с бизнесом, при соблюдении обычных требований к расходам и вычету НДС.
Тогда порядок будет ближе к офисному монитору:
подтвердите использование в предпринимательской деятельности;
примите монитор к учету в составе имущества ИП;
заявите вычет НДС при выполнении условий Налогового кодекса;
отразите сведения о прослеживаемости в книге покупок и декларации по НДС;
не подавайте отдельный отчет только из-за того, что монитор находится дома.
Место нахождения имущества не равно его назначению. Домашний кабинет может быть рабочим местом ИП, а офисный монитор может оказаться неиспользуемым. Для налогообложения оценивайте реальную связь с доходной деятельностью.
Посмотрим на ошибки, которые чаще всего возникают при покупке прослеживаемых товаров для смешанных целей.
Принимать к вычету весь НДС по одному счету-фактуре. Не заявляйте вычет по личному монитору только потому, что он включен в общий УПД с офисным оборудованием.
Списывать личный монитор в расходы ИП. Не включайте стоимость имущества для личного использования в профессиональный налоговый вычет по НДФЛ.
Считать РНПТ номером декларации на товары. Используйте тот РНПТ, который указан в документах поставщика.
Делить РНПТ вручную. РНПТ является идентификатором партии товара. Не создавайте из него сокращенные или новые номера.
Исключать из граф 16–19 часть данных произвольно. При частичном вычете соблюдайте правила отражения реквизитов прослеживаемости в книге покупок.
Подавать отдельный отчет по каждой покупке прослеживаемого товара. Сначала проверьте, предусмотрен ли такой отчет именно для вашей операции.
Оформлять продажу самому себе. Не создавайте фиктивную реализацию от ИП физическому лицу для формального прекращения прослеживаемости.
Ориентироваться только на способ оплаты. Расчетный счет ИП подтверждает факт платежа, но не доказывает деловую направленность покупки.
Подведем итог и разберем последовательность действий, которая позволит корректно оформить покупку двух мониторов.
Проверьте документы поставщика и убедитесь, что указаны корректные РНПТ и остальные реквизиты прослеживаемости.
Определите фактическое назначение каждого монитора.
По офисному монитору подтвердите использование в предпринимательской деятельности и примите НДС к вычету при соблюдении общих условий.
Отразите офисный монитор в книге покупок и проверьте заполнение граф 16–19.
Сформируйте декларацию по НДС. Сведения о покупке должны попасть в раздел 8 через книгу покупок.
По личному домашнему монитору не заявляйте НДС к вычету и не включайте его стоимость в профессиональные расходы ИП.
Не сдавайте специальный отчет о прослеживаемости только из-за покупки личного монитора, если отсутствуют специальные основания для такого отчета.
Если оба монитора находятся в одном счете-фактуре, разделите суммы для целей вычета, но не искажайте реквизиты прослеживаемости.
Для следующих покупок разделяйте деловое и личное приобретение документально уже на этапе оформления заказа.
Таким образом, по офисному монитору используйте обычный порядок: книга покупок, раздел 8 декларации по НДС и корректное заполнение реквизитов прослеживаемости. По личному монитору не заявляйте НДС к вычету и не включайте его стоимость в расходы ИП. При одном общем счете-фактуре разделяйте именно налоговый вычет и предпринимательские расходы, а сведения о РНПТ отражайте в соответствии с правилами прослеживаемости и исходными документами поставщика.
Информация носит справочный характер