Разберем ситуацию, когда индивидуальный предприниматель на ОСНО приобрел новый монитор для офиса, а прежний монитор, купленный в 2016 году, больше не использует и хранит в коробке. При этом по старому монитору ранее не подавались уведомления об остатках товаров, подлежащих прослеживаемости, и не формировался РНПТ.
Сам факт покупки нового монитора не обязывает списывать старый монитор, подавать отчет о его выбытии или объяснять налоговой инспекции, куда он делся. Новый монитор и старый монитор являются разными объектами имущества. Закон не устанавливает правило, по которому приобретение нового оборудования автоматически означает выбытие, продажу, утилизацию или передачу прежнего оборудования.
Рассмотрим подробнее, в каких случаях по старому монитору действительно потребуется оформить документы по прослеживаемости, когда достаточно оставить его на хранении и как действовать, если предприниматель решит использовать монитор дома.
Для правильного решения не будем смешивать несколько разных вопросов: учет имущества у ИП, налоговый учет расходов, НДС и национальную систему прослеживаемости товаров.
Прослеживаемость не означает, что налоговая инспекция должна знать о каждом перемещении монитора внутри офиса, квартиры, склада или кладовой. Система прослеживаемости предназначена для фиксации определенных операций с импортными товарами, включенными в специальный перечень.
В рамках прослеживаемости основным идентификатором выступает РНПТ — регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости. Он отражается в электронных счетах-фактурах, УПД, уведомлениях и отчетности в случаях, установленных законодательством.
При этом старый монитор может одновременно рассматриваться в нескольких аспектах:
как имущество предпринимателя, которое фактически находится у него в собственности;
как основное средство или малоценное имущество, если оно использовалось в предпринимательской деятельности;
как товар, подлежащий прослеживаемости, если его код и происхождение подпадают под действующий перечень;
как личное имущество гражданина, поскольку ИП не является отдельным юридическим лицом по отношению к самому предпринимателю.
Поэтому не будем автоматически считать, что перенос монитора с офисной антресоли домой равен продаже, безвозмездной передаче или утилизации. Это разные хозяйственные ситуации и для них применяются разные правила.
Само слово «монитор» еще не дает окончательного ответа. Для прослеживаемости необходимо проверить код товара по ТН ВЭД ЕАЭС, его происхождение и соответствие перечню товаров, подлежащих прослеживаемости.
В перечень включаются отдельные виды мониторов, проекторов и телевизионных приемников. Как правило, речь идет о товарах группы с кодом ТН ВЭД ЕАЭС 8528. Однако для практической работы не будем определять статус оборудования только по названию в накладной или по бытовому описанию.
Проверим следующие документы по старому монитору:
накладную, товарный чек или иной документ 2016 года;
счет-фактуру, если она оформлялась;
техническую документацию с моделью и характеристиками;
сведения о стране происхождения, если они сохранились;
код ТН ВЭД ЕАЭС, если он указан в документах поставщика.
Если старый монитор приобретался в 2016 году, отсутствие в его документах РНПТ не является ошибкой. Система прослеживаемости начала применяться позднее, поэтому в старых первичных документах такого реквизита просто не могло быть.
При этом отсутствие РНПТ в документах 2016 года не означает автоматически, что старый монитор нельзя будет продать, передать или утилизировать в будущем. Если перед такой операцией будет установлено, что монитор относится к прослеживаемым товарам, сначала потребуется оформить уведомление об остатках.
Отдельно учтем, что не все компьютерные устройства относятся к прослеживаемым товарам. Например, моноблок, ноутбук, системный блок и монитор могут иметь разные коды ТН ВЭД ЕАЭС и разные правила учета. Поэтому не будем переносить статус одного устройства на другое только потому, что они используются в составе одного рабочего места.
Покупка нового монитора означает только то, что предприниматель приобрел еще один объект имущества. Она не подтверждает выбытие старого монитора и не создает обязанность подавать в налоговую инспекцию объяснения о его судьбе.
Не будем исходить из логики «купил новый — значит старый обязан исчезнуть из учета». Предприниматель может использовать несколько мониторов одновременно, держать один монитор как резервный, использовать оборудование для другого рабочего места, хранить его до ремонта или оставить в запасе.
Старый монитор может законно находиться:
на складе;
на антресоли в офисе;
в кладовой;
в резерве на случай поломки основного оборудования;
на ремонте;
в личном пользовании предпринимателя;
в ожидании продажи, передачи или утилизации.
Пока монитор просто хранится и остается в собственности предпринимателя, не будем оформлять фиктивное выбытие. Не потребуется направлять уведомление о снятии с остатков только потому, что оборудование перестали использовать ежедневно.
В системе прослеживаемости нет самостоятельного отчета «о снятии с остатка» из-за замены старого оборудования новым. Уведомление об остатках и отчет об операциях решают другие задачи: они фиксируют наличие товара перед определенными операциями и отражают операции, которые действительно были совершены.
Если старый монитор лежит в коробке, не продан, не утилизирован, не передан другому лицу и не вывезен за пределы России, не будем формировать отчет только ради формального закрытия вопроса.
Особенность старого монитора заключается в том, что он был приобретен в 2016 году, то есть до начала действия национальной системы прослеживаемости товаров.
Для таких объектов действует важное правило: уведомление об остатках не нужно направлять сразу после обнаружения старого имущества. Срок подачи такого уведомления не ограничен конкретной календарной датой.
Уведомление об остатках потребуется подготовить не просто потому, что старый монитор существует, а до совершения операции с ним, если эта операция требует отражения в системе прослеживаемости.
Рассмотрим логику по шагам:
Проверим, относится ли старый монитор к прослеживаемым товарам по коду ТН ВЭД ЕАЭС и происхождению.
Убедимся, что монитор действительно находится в собственности предпринимателя.
Определим, планируется ли операция с монитором: продажа, передача, утилизация, экспорт, вывоз в государство ЕАЭС или иное выбытие.
Если операция не планируется, не будем подавать уведомление только из-за факта хранения имущества.
Если операция планируется, оформим первичный документ о наличии монитора и сформируем уведомление об остатках до даты операции.
После получения РНПТ оформим документы по конкретной операции: электронный счет-фактуру, УПД, отчет об операциях или сведения в декларации по НДС.
Таким образом, старый монитор может продолжать находиться на антресоли без отдельного отчета. Главное — не забыть о прослеживаемости, если в будущем будет принято решение его реализовать, подарить, списать или передать на утилизацию.
Уведомление об остатках товаров, подлежащих прослеживаемости, понадобится тогда, когда старый монитор соответствует условиям прослеживаемости и предприниматель начинает операцию, которую необходимо отразить в системе.
Подготовим уведомление об остатках, прежде всего, в следующих ситуациях:
при продаже старого монитора организации или другому ИП;
при продаже физическому лицу, если операция должна отражаться в прослеживаемости;
при безвозмездной передаче монитора другому лицу;
при передаче на утилизацию, уничтожение или захоронение;
при передаче товара в переработку, если операция оформляется как выбытие в рамках правил прослеживаемости;
при вывозе монитора в государство — член ЕАЭС;
при иных операциях, после которых товар прекращает находиться в собственности предпринимателя или прекращает прослеживаться по установленным правилам.
Не будем подменять уведомлением об остатках обычную инвентаризацию. Инвентаризация нужна для подтверждения фактического наличия имущества, а уведомление об остатках нужно для получения РНПТ перед дальнейшей операцией с прослеживаемым товаром.
Для подготовки уведомления можно использовать инвентаризационную опись, акт инвентаризации, бухгалтерскую справку или иной первичный документ, который подтверждает наличие монитора в собственности предпринимателя.
Если старый монитор числится в учете как основное средство и полностью самортизирован, это не препятствует оформлению уведомления об остатках. В таком случае остаточная балансовая стоимость может быть равна нулю. Сам факт полной амортизации не означает, что монитор перестал существовать физически или перестал быть объектом прослеживаемости.
Если старый монитор раньше вообще не отражался в системе прослеживаемости, не нужно формировать корректировочное уведомление. Корректировочное уведомление применяется тогда, когда предприниматель уже подавал первоначальное уведомление и позднее обнаружил ошибку, неполноту сведений или неверное количество товара.
Не будем использовать корректировочное уведомление как способ списать монитор с учета. Корректировка не заменяет фактическую операцию по продаже, утилизации или иной передаче имущества.
Если монитор продолжает находиться в собственности и просто хранится, не будем отправлять уведомление с нулевым количеством только для того, чтобы формально убрать его из списка остатков. Нулевое количество может использоваться при исправлении ошибочно поданного уведомления, но не должно заменять реальное оформление выбытия товара.
При реальном выбытии оформим документы, соответствующие причине выбытия. Например, при утилизации потребуется акт списания или акт передачи специализированной организации, а при продаже — договор, накладная, УПД или иной документ реализации.
Если предприниматель решит продать старый монитор, сначала определим, относится ли он к прослеживаемым товарам. Если относится и ранее РНПТ не присваивался, до продажи потребуется направить уведомление об остатках.
После получения РНПТ оформим реализацию в зависимости от покупателя и применяемого режима налогообложения.
Для ИП на ОСНО, являющегося плательщиком НДС, продажа прослеживаемого монитора обычно оформляется электронным счетом-фактурой или электронным УПД с реквизитами прослеживаемости.
В документе должны присутствовать следующие сведения:
регистрационный номер партии товара — РНПТ;
код количественной единицы измерения;
условное обозначение единицы измерения;
количество товара в количественной единице;
стоимость прослеживаемого товара.
При обычной реализации, облагаемой НДС, сведения о прослеживаемом товаре отражаются в книге продаж и затем попадают в декларацию по НДС. В такой ситуации не будем одновременно дублировать одну и ту же реализацию в отдельном отчете об операциях, если законодательство предусматривает отражение операции через декларацию по НДС.
Если продажа осуществляется физическому лицу для личных нужд, порядок оформления документов будет отличаться от обычной сделки между двумя предпринимателями. Однако сам факт продажи физическому лицу не отменяет необходимость корректно отразить выбытие прослеживаемого товара.
Не будем продавать старый монитор по обычной бумажной накладной без проверки статуса прослеживаемости. Если товар прослеживаемый, отсутствие РНПТ и электронного документа может создать риск ошибок в НДС-документообороте и в сведениях, передаваемых в налоговый орган.
Если старый монитор неисправен, морально устарел или не нужен, предприниматель может его утилизировать. Но не будем считать, что выбросить монитор в мусор — это то же самое, что правильно оформить его выбытие.
Для утилизации подготовим первичный документ, который подтвердит причину списания. В зависимости от ситуации это может быть акт технического состояния, акт списания, акт передачи специализированной организации или иной документ, подтверждающий утилизацию оборудования.
Если монитор относится к прослеживаемым товарам и по нему ранее не получался РНПТ, сначала направим уведомление об остатках. Затем отразим операцию выбытия в порядке, предусмотренном для утилизации или уничтожения товара.
Для ИП на ОСНО важно учитывать, что отдельные операции с прослеживаемыми товарами не отражаются в книге покупок или книге продаж по НДС. В частности, утилизация, захоронение, передача в переработку и некоторые иные операции могут потребовать представления отдельного отчета об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости.
Отчет по операциям с прослеживаемыми товарами подается за квартал, в котором была совершена соответствующая операция. Не будем ждать годовой отчетности или следующей инвентаризации. Срок представления такого отчета обычно определяется как не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом операции.
Если монитор еще работоспособен, но предприниматель просто не хочет его использовать, не будем оформлять утилизацию без фактического уничтожения, передачи специализированной организации или иной подтвержденной причины. Формальное списание имущества при сохранении его в личном пользовании может вызвать вопросы к достоверности документов.
Рассмотрим ситуацию, когда предприниматель решает забрать старый монитор домой и использовать его лично.
С гражданско-правовой точки зрения ИП и физическое лицо — это один и тот же субъект. Индивидуальный предприниматель не создает отдельное юридическое лицо и не становится самостоятельным собственником по отношению к самому себе.
Поэтому не будем оформлять физическое перемещение старого монитора домой как продажу самому себе. Не нужно заключать договор купли-продажи между ИП и гражданином, если это один и тот же человек. Не потребуется выставлять себе счет-фактуру или УПД только потому, что монитор перенесли из офиса домой.
Само перемещение монитора в квартиру предпринимателя не является основанием для подачи отчета о снятии с остатка в системе прослеживаемости. Пока монитор не продан, не передан другому лицу, не утилизирован и не вывезен в рамках операции, не будем создавать в системе фиктивное выбытие.
Однако не будем забывать о налоговом учете. Если после переноса домой монитор больше не используется в предпринимательской деятельности, необходимо прекратить учитывать последующие расходы, связанные с его использованием в бизнесе.
Например, не будем включать в предпринимательские расходы ремонт, модернизацию, обслуживание, доставку или иные затраты по монитору, если фактически он используется только дома для личных целей.
Если старый монитор учитывается как основное средство и по нему еще начисляется амортизация для целей налогообложения, отдельно проанализируем момент прекращения использования в предпринимательской деятельности. Не будем продолжать учитывать амортизацию как предпринимательский расход после того, как оборудование окончательно переведено в личное пользование.
Если при покупке монитора ранее принимался к вычету НДС, не будем автоматически делать вывод о необходимости восстановления НДС только по факту перемещения оборудования домой. Налоговые последствия зависят от конкретных обстоятельств: периода приобретения, характера использования, ранее принятого вычета, остаточной стоимости, способа учета и дальнейшей судьбы имущества.
В такой ситуации разделим два вопроса:
для системы прослеживаемости — была ли операция, требующая уведомления или отчета;
для НДС и расходов ИП — продолжает ли монитор использоваться в предпринимательской деятельности и есть ли основания корректировать налоговый учет.
Не будем смешивать эти вопросы. Отсутствие обязанности подать отчет по прослеживаемости не означает автоматически отсутствие любых налоговых последствий, но и покупка нового монитора сама по себе не создает обязанность пересчитывать прошлые расходы по старому оборудованию.
Если предприниматель окончательно решил оставить старый монитор для дома, рекомендуем зафиксировать решение внутренним документом. Для ИП такой документ не всегда является обязательным, но он поможет подтвердить логику учета при проверке и не смешивать личное имущество с предпринимательским.
Оформим внутреннюю справку, акт или распоряжение в произвольной форме. В документе укажем дату, модель монитора, инвентарный номер при его наличии, причину прекращения использования в бизнесе и новый статус имущества.
Внутренний документ можно сформулировать следующим образом: монитор прекращает использоваться в предпринимательской деятельности и остается в собственности индивидуального предпринимателя для личного использования.
Не будем называть такой документ актом реализации, если продажи не было. Не будем указывать покупателя, цену реализации, НДС или РНПТ, если отсутствует реальная сделка.
Если предприниматель ведет карточки основных средств или внутренний реестр оборудования, обновим место хранения и отметим прекращение использования в деятельности. Если монитор не числился как основное средство, достаточно сохранить документы о первоначальной покупке и при необходимости внутреннюю справку.
Теперь отдельно рассмотрим новый монитор. В вопросе указано, что он является прослеживаемым товаром, но поступил по бумажной накладной.
Сначала выясним, в каком качестве приобретался монитор. Здесь возможны два варианта.
Первый вариант: монитор куплен у поставщика для предпринимательской деятельности, а поставщик знал, что покупатель — ИП. В такой ситуации при реализации прослеживаемого товара между участниками оборота обычно требуется электронный счет-фактура или электронный УПД с реквизитами прослеживаемости.
Обычная бумажная накладная может подтверждать передачу товара, но сама по себе не всегда обеспечивает выполнение требований по прослеживаемости. Особенно важно проверить наличие РНПТ, кода количественной единицы и количества товара.
Если поставщик передал только бумажную накладную, рекомендуем не создавать РНПТ самостоятельно через уведомление об остатках. При обычной покупке у поставщика РНПТ должен поступить вместе с корректно оформленным электронным документом от продавца.
В такой ситуации выполним следующие действия:
сохраним бумажную накладную и иные документы, полученные при покупке;
запросим у поставщика электронный счет-фактуру или электронный УПД;
проверим наличие РНПТ по позиции монитора;
сверим количество, единицу измерения, наименование и стоимость товара;
проверим корректность РНПТ через сервис проверки регистрационного номера партии товара;
отразим поступление в учете только после получения корректного комплекта документов.
Второй вариант: монитор куплен в розницу как физическим лицом без указания предпринимательского статуса. В такой ситуации продавец мог оформить кассовый чек, товарный чек или бумажную накладную в порядке розничной продажи. Электронный счет-фактура в адрес ИП может не оформляться, если покупатель не выступал как участник предпринимательской сделки.
Но не будем считать, что розничная покупка автоматически освобождает от последующих правил прослеживаемости. Если такой монитор в будущем будет продан, передан или утилизирован как прослеживаемый товар, может возникнуть необходимость предварительно оформить уведомление об остатках для получения РНПТ.
Поэтому сначала определим фактическую модель сделки: покупался ли монитор как оборудование для бизнеса у поставщика или как обычный розничный товар для личного использования.
Если ИП применяет ОСНО и является плательщиком НДС, покупка прослеживаемого монитора у поставщика обычно отражается через полученный электронный счет-фактуру или УПД.
Не будем сдавать отдельный отчет об операциях с прослеживаемыми товарами только из-за обычного поступления монитора, если сведения корректно отражаются в документах по НДС и в налоговой декларации.
При покупке нового монитора проверим:
правильно ли указан продавец;
совпадает ли наименование монитора с накладной;
указан ли РНПТ;
верно ли отражены количество и единица измерения;
корректно ли зарегистрирован полученный счет-фактура;
есть ли основания для вычета НДС;
действительно ли монитор будет использоваться в предпринимательской деятельности.
Если новый монитор принимается к учету как основное средство, не будем забывать, что его учет в составе основных средств не прекращает прослеживаемость. Использование оборудования в офисе, включение его в рабочее место или закрепление за сотрудником не уничтожает РНПТ и не отменяет правила, которые будут применяться при последующей продаже или утилизации.
Программный код 1С для решения такой задачи не требуется. Здесь важнее правильно оформить первичные документы, реквизиты прослеживаемости и регламентированную отчетность.
В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» для работы с новым монитором обычно используют документ Поступление (акт, накладная, УПД) и документ Счет-фактура полученный. В них необходимо проверить реквизиты прослеживаемости, полученные от поставщика.
Для старого монитора, по которому потребуется получить РНПТ перед продажей или утилизацией, в программе применяется документ Уведомление об остатках товаров, подлежащих прослеживаемости.
Для отражения операций, которые не попадают в книгу покупок или книгу продаж по НДС, используется регламентированная форма Отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости.
Если операция должна попасть в НДС-отчетность, проверим заполнение Декларация по НДС, книги покупок и книги продаж. Для прослеживаемых товаров особенно важно, чтобы программа перенесла РНПТ, количественную единицу и количество в соответствующие строки отчетности.
Не будем создавать документ Списание ОС, Списание товаров или иной документ выбытия только потому, что старый монитор заменили новым. Такой документ должен соответствовать реальному событию: поломке, ликвидации, передаче в утилизацию, продаже или иной подтвержденной операции.
Если монитор просто хранится, не будем вводить в 1С фиктивный документ списания. Если монитор перенесен домой и остается собственностью предпринимателя, не будем оформлять реализацию самому себе.
Предприниматель в 2016 году купил монитор для работы. В 2026 году он приобрел новый монитор для офиса. Старый монитор рабочий, но больше не нужен и хранится в коробке на антресоли.
В этой ситуации последовательно выполним следующие действия:
Проверим документы по новому монитору и запросим у поставщика электронный УПД или счет-фактуру с РНПТ, если покупка совершалась как предпринимательская.
Примем новый монитор к учету в зависимости от его стоимости, срока полезного использования и правил учета у ИП.
Не будем списывать старый монитор только из-за покупки нового.
Не будем подавать уведомление об остатках по старому монитору, пока он просто хранится и операции с ним не совершаются.
Сохраним документы 2016 года, если они имеются, поскольку они помогут определить происхождение и статус монитора в будущем.
Если будет принято решение продать или утилизировать старый монитор, сначала проверим его статус по прослеживаемости и при необходимости оформим уведомление об остатках.
Теперь рассмотрим другой вариант. Предприниматель решил не хранить старый монитор, а продать его другой организации.
В этом случае не будем сразу оформлять обычную накладную. Сначала определим код товара и статус прослеживаемости. Если монитор относится к прослеживаемым товарам, направим уведомление об остатках, получим РНПТ, затем оформим электронный УПД или электронный счет-фактуру с реквизитами прослеживаемости.
Еще один вариант: предприниматель решил передать старый монитор на утилизацию. В этом случае подготовим акт списания и документ от организации-утилизатора, а затем отразим выбытие в отчетности по правилам прослеживаемости.
Если же предприниматель забрал старый монитор домой для личного использования, не будем создавать продажу самому себе. Зафиксируем прекращение предпринимательского использования внутренней справкой и прекратим учитывать дальнейшие расходы по монитору как расходы бизнеса.
Покупка нового монитора сама по себе не означает, что налоговая инспекция автоматически потребует объяснить судьбу старого. Не существует требования, по которому ИП обязан сдавать отчет о каждом старом устройстве после покупки нового.
Однако вопросы могут возникнуть при наличии противоречий в документах или в налоговом учете. Например, если предприниматель регулярно покупает дорогое оборудование, заявляет расходы или вычеты НДС, но не может подтвердить его использование в деятельности.
Чтобы снизить риски, не будем допускать следующих ситуаций:
оформлять расходы по личному оборудованию как предпринимательские;
принимать к вычету НДС по товарам, которые сразу приобретаются для личных нужд;
реализовывать прослеживаемый монитор без РНПТ и электронных документов, если они обязательны;
списывать работоспособный монитор как утилизированный, но фактически продолжать им пользоваться;
не хранить документы о покупке нового монитора;
не проверять реквизиты прослеживаемости в документах поставщика;
смешивать личные и предпринимательские расходы без подтверждающих документов.
Если старый монитор куплен давно, полностью самортизирован или его стоимость уже давно учтена в расходах, сама по себе покупка нового оборудования не требует пересчитывать прошлые периоды. Но не будем использовать старый монитор в личных целях и одновременно продолжать учитывать расходы на него как на рабочее имущество.
Подведем итог. Старый монитор, приобретенный ИП в 2016 году, не нужно списывать, снимать с остатков или отражать в специальном отчете только потому, что был куплен новый монитор.
Пока старый монитор лежит на антресоли и остается в собственности предпринимателя, не происходит операция, которая сама по себе требует подачи уведомления об остатках или отчета по прослеживаемости.
Если старый монитор относится к прослеживаемым товарам и предприниматель позднее решит его продать, передать другому лицу, утилизировать или совершить иное выбытие, сначала потребуется оформить уведомление об остатках и получить РНПТ.
Если предприниматель заберет монитор домой для личного использования, не нужно оформлять продажу самому себе и не нужно подавать отчет о выбытии только из-за перемещения монитора. Но следует прекратить учитывать дальнейшие расходы по нему как предпринимательские и отдельно оценить последствия для амортизации и НДС, если монитор продолжал числиться в налоговом учете.
По новому монитору, приобретенному для бизнеса, рекомендуем обязательно проверить документы поставщика. Если монитор прослеживаемый и покупка оформлена как предпринимательская, необходимо получить электронный счет-фактуру или электронный УПД с РНПТ и другими реквизитами прослеживаемости.
Информация носит справочный характер