С введением системы прослеживаемости товаров многие организации столкнулись с проблемой: как корректно оформить выбытие (продажу или списание) основных средств (ОС), которые были приобретены много лет назад. Ситуация осложняется, если база данных была свернута, и первичные документы о поступлении отсутствуют, а в справочнике Основные средства нет привязки к номенклатуре или кодам ТН ВЭД. Разберем по шагам, как подготовить программу 1С к работе с такими объектами и успешно получить регистрационные номера партий товаров (РНПТ) от ФНС.
Проанализируем текущее законодательство: если основное средство включено в перечень прослеживаемых (например, мониторы, холодильники, погрузчики), то при его продаже юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю мы обязаны выставить электронный счет-фактуру или УПД с указанием РНПТ. Это требование касается и тех объектов, которые были куплены до 1 июля 2021 года.
В современных релизах 1С:Бухгалтерия (начиная с 3.0.103) реализован специализированный механизм учета именно для ОС. Рассмотрим, какие настройки и действия нам потребуются для легализации остатков старых ОС в системе прослеживаемости.
Первым делом нам необходимо подготовить справочник Основные средства. Поскольку старые ОС могли быть заведены без учета прослеживаемости, нам нужно вручную или с помощью групповой обработки заполнить критически важные реквизиты. Выясним, какие поля за это отвечают:
Проанализируем ситуацию, если ОС является составным. Например, сервер, в состав которого входит прослеживаемый монитор. В этом случае в карточке ОС в разделе Прослеживаемость можно указать комплектующие, каждая из которых будет иметь свой РНПТ.
Чтобы получить РНПТ на остатки старых ОС, нам не нужно создавать "фейковую" номенклатуру, как это предлагалось в ранних версиях программы. Рассмотрим современный алгоритм через помощник получения РНПТ:
Перейдем в раздел Отчеты — Прослеживаемость — Помощник получения РНПТ. Этот инструмент автоматически анализирует остатки на счетах 01 и 03, у которых установлен признак прослеживаемости, но не заполнены номера РНПТ.
Разберем по шагам создание документов из помощника:
Инвентаризация прослеживаемых основных средств. В табличную часть попадут все объекты, требующие получения номера.Прослеживаемые основные средства со статусом "Требуется получение РНПТ".Уведомление об остатках прослеживаемых товаров.После этого уведомление необходимо отправить в ФНС через сервис 1С-Отчетность. В течение суток (обычно быстрее) налоговая пришлет квитанцию с присвоенным номером РНПТ. После получения ответа статус документа изменится на "РНПТ присвоен", и номер автоматически запишется в систему.
Посмотрим на ситуацию "под капотом" программы. Вся магия прослеживаемости ОС строится на специальном регистре накопления Прослеживаемые основные средства. Выясним, как он работает:
Поступление ОС, Принятие к учету ОС или Уведомление об остатках (после получения ответа от ФНС).Передача ОС.Если при попытке провести продажу ОС вы получаете ошибку "Не списано 1 РНПТ", это означает, что по данному регистру нет остатка. Проверьте записи регистра через Функции для специалиста. Для исправления ситуации необходимо убедиться, что документ получения РНПТ проведен и номер в нем заполнен.
В общем модуле ПрослеживаемостьБП за получение этих данных отвечает функция ПолучитьОстаткиПоОС. Проанализируем пример логики, которую использует система при проведении документа:
// Пример упрощенной логики проверки остатков РНПТ для ОС
Процедура ПроверитьОстаткиРНПТ(Отказ, ДокументСсылка)
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| Остатки.РНПТ,
| Остатки.КоличествоОстаток
|ИЗ
| РегистрНакопления.ПрослеживаемыеОсновныеСредства.Остатки(&МоментВремени, ОсновноеСредство = &ОС) КАК Остатки";
Запрос.УстановитьПараметр("МоментВремени", ДокументСсылка.МоментВремени());
Запрос.УстановитьПараметр("ОС", ДокументСсылка.ОсновноеСредство);
// ... дальнейшая проверка количества
КонецПроцедуры
Когда РНПТ получен и числится в регистре, мы можем приступить к оформлению продажи. Разберем важные нюансы:
Важно: Бумажный счет-фактура при продаже прослеживаемого ОС юридическому лицу является нарушением. Исключение составляют только продажи физическим лицам для личных нужд или экспорт.
Рассмотрим ситуацию, когда бухгалтеру неизвестны точные данные о поступлении 2015 года. В уведомлении об остатках в качестве документа-основания разрешается указывать Инвентаризационную опись или Бухгалтерскую справку с текущей датой. ФНС принимает такие уведомления для легализации "старых" объектов.
Если вы столкнулись с тем, что в старой базе (до свертки) объект был разделен на части, а в новой — объединен, проанализируйте фактический состав объекта. Если внутри есть хотя бы один прослеживаемый компонент (например, ЖК-панель в станке), всему объекту нужно присвоить признак прослеживаемости и получить РНПТ на этот компонент.
Выясним, что делать при списании ОС (утилизации). В этом случае мы также получаем РНПТ на остатки, а факт выбытия отражаем в Отчете об операциях с прослеживаемыми товарами. Документ Списание ОС в 1С при заполнении данных о РНПТ сделает необходимые записи в регистры для автоматического формирования этого отчета в конце квартала.
Таким образом, мы видим, что современный функционал 1С позволяет прозрачно и удобно работать с прослеживаемыми основными средствами, даже если они были приняты к учету задолго до появления новых требований законодательства.